Разница между расходами на заработную плату и выплатой заработной платы такая же, как и между счетом расходов и счетом обязательств.

Расходы по заработной плате — это заработная плата, полученная сотрудником в течение периода, независимо от того, выплачивается она компанией или нет. Другими словами, это все расходы, понесенные компанией в течение периода.Например, если вы читаете отчет о прибылях и убытках с 1 января по 31 декабря 2021 года, то в строке расходов на заработную плату, показанных в доходе, указаны все расходы, понесенные компанией.

Например, зарплата официанта в отделении KFC после того, как он проработает весь год. Счет расходов по заработной плате является номинальным и закрывается в отчете о прибылях и убытках.

Задолженность по заработной плате — это счет обязательств, на котором хранится остаток всей невыплаченной заработной платы. Если расходы на заработную плату в течение года составляют 100 000 000 долларов США, но из этой суммы в конце года было выплачено только 80 000 000 долларов США, тогда должна быть выплачена другая сумма в размере 20 000 000 долларов США.

Каждой компании не нужно вести счет к выплате заработной платы, потому что некоторые компании платят своим сотрудникам в конце каждого месяца, поэтому в этой ситуации в конце месяца нет никаких обязательств.

Короче говоря, разница между расходами на заработную плату и выплатой заработной платы заключается в том, что расходы на заработную плату представляют собой общие расходы за период, в то время как подлежащая выплате заработная плата — это только сумма причитающегося вознаграждения.

У нас также есть дополнительный пример с записями журнала, чтобы проиллюстрировать это.

Задолженность по заработной плате классифицируется как счет текущих обязательств в разделе текущих обязательств в балансе. К этому счету также применимы все общие правила бухгалтерского учета.

Когда расходы на заработную плату признаны, но компания еще не выплатила своим сотрудникам, должны быть записаны следующие записи журнала:

Dr Расходы на заработную плату XXXX

Cr Заработная плата к выплате XXXX

И если зарплата выплачивается своему персоналу, то должны быть зарегистрированы следующие записи в журнале:

Dr Заработная плата XXXX

Cr Денежные средства или банк XXXX

Расходы по заработной плате — это счет отчета о прибылях и убытках, и он фиксирует все расходы по заработной плате, которые происходят в течение период или год.Однако счет к выплате заработной платы — это балансовый счет, на котором указывается только невыплаченная сумма.

Как и другие счета пассивов, увеличение заработной платы к оплате записывается в кредит, а при его уменьшении — по дебету. Учет отличается от учета активов или расходов и имеет тот же эффект, что и выручка и капитал.

Заработная плата по сравнению с начисленными расходами по заработной плате:

Начисленные расходы по заработной плате отличаются от заработной платы к выплате.Компания знает точную сумму платежа, которая должна быть выплачена, и фактически понесенная в рамках подлежащей выплате заработной платы.

Однако начисленные расходы компании на заработную плату — это расходы, которые компания должна понести на основании их наилучшей оценки. Однако компания пока не знает точную сумму понесенных убытков. Компании необходимо оплатить расходы.

Типы счетов

Расходы по заработной плате — это счет отчета о прибылях и убытках. Иногда это учитывается по себестоимости проданных товаров, стоимости услуг или эксплуатационных расходов в зависимости от того, как персонал задействован в работе.

Заработная плата и начисленные расходы по заработной плате являются балансовым счетом и отражаются в разделах текущих обязательств. Этот счет уменьшается, когда компания производит выплаты своим сотрудникам.

Можно ли считать задолженность по заработной плате долгосрочным обязательством?

Обычно эта сумма выплачивается в течение 12 месяцев с момента окончания финансового отчета за год, и обычно не более этого срока. Таким образом, расходы на заработную плату не классифицируются как долгосрочные обязательства.Если между компанией и персоналом нет договоренности о том, что расходы на заработную плату оплачиваются в течение более 12 месяцев. Невыплаченная сумма на отчетную дату, которая будет выплачена более чем через 12 месяцев с этой даты, классифицируется как долгосрочные обязательства.

Передайте записи журнала и сделайте счет в бухгалтерской книге следующие транзакции Abdan & Co 30 ^-го января 2019 года.

Начальный баланс заработной платы к выплате составляет 30 000 долларов США.

1. Общие расходы на заработную плату за январь составляют 20 000 долларов США. Из них 10 000 долларов США выплачиваются 30 января, а оставшаяся сумма остается невыплаченной.
2. В течение месяца выплачивается 5000 долларов США из заработной платы за предыдущий месяц.
3. Заработная плата на 30 ^-е января до сих пор не выплачена из-за нехватки наличных денег в офисе на сумму 2000 долларов США.

Записи в журнале:

1)

Dr.Расходы на заработную плату $ 20,000

Кр. Денежные средства $ 10,000

Кр. Заработная плата к выплате $ 10,000

2)

Доктор Заработная плата к выплате $ 5,000

Кр. Денежные средства $ 5,000

3)

Расходы на заработную плату доктора $ 2,000

Кр. Заработная плата к выплате $ 2,000

Главная книга по заработной плате :

Баланс Abdan & Co покажет остаток в 37000 долларов на счетах заработной платы и заработной платы к выплате текущие обязательства.Большинство крупных компаний дополнительно делят счет к выплате заработной платы по демографии или отделу, чтобы получить более четкое представление об их счете к выплате заработной платы.

Но для малых и средних организаций одной учетной записи более чем достаточно для записи всей их кредиторской задолженности, связанной с их сотрудниками.

Должен ли бонус к выплате включаться в заработную плату?

С точки зрения бухгалтерского учета, Bonbus Payable также включается в ту же учетную классификацию, что и заработная плата.И в большинстве случаев это также рассматривается с налоговой точки зрения. Поэтому, когда компания решила выплатить премию своим сотрудникам, тогда эти счета должны рассматриваться как расходы на премию в соответствии с классификацией расходов на заработную плату, а затем одновременно признаваться к оплате в балансе.

Что делать, если зарплата, подлежащая выплате впоследствии, не выплачивается персоналу? Как это учитывать

Как мы уже говорили, подлежащая выплате заработная плата — это сумма, которую субъекты платят сотрудникам за услуги, которые они предоставляют компании.И эта сумма будет выплачена в течение 12 месяцев. В большинстве случаев в течение 1 месяца. Но иногда эту сумму не нужно платить по разным причинам компании и персонала.

Это может быть из-за перерасчета, неправильного расчета, неявки персонала и по другим причинам.

Предполагая, что вывод заключается не в выплате персоналу, невыплаченная сумма должна быть сторнирована из суммы к оплате, а затем признана в качестве прочего дохода или зачета с расходами по заработной плате текущего периода. Мы не должны касаться расходов, которые уже были учтены в предыдущем периоде, если предыдущий период был закрыт или проверен.

Принципы бухгалтерского учета II: Обязательства по заработной плате

Чистые выплаты и обязательства по удержанию

Удержания из заработной платы включают обязательные и добровольные удержания, санкционированные каждым сотрудником. Удержанные суммы представляют собой обязательства, поскольку компания должна выплатить удержанные суммы соответствующему третьему лицу. Суммы не отражают расходы работодателя. Работодатель просто действует как посредник, собирая деньги с сотрудников и передавая их третьим лицам.

Обязательные вычеты. Эти вычеты производятся по федеральным подоходным налогам и, если применимо, подоходным налогам штата и местным налогам. Удерживаемые суммы основаны на заработке сотрудника и установлены удерживаемых надбавок. Удерживаемые надбавки обычно основаны на количестве освобождений, которые работник будет требовать в своей налоговой декларации, но могут быть скорректированы в зависимости от предполагаемых налоговых обязательств работника. Сотрудник должен заполнить форму W-4, разрешающую количество удержаний, прежде чем работодатель сможет обработать платежную ведомость.Работодатель удерживает суммы подоходного налога на основе надбавок, установленных каждым сотрудником, и налоговых таблиц, предоставленных государством. Работодатель выплачивает удержанные суммы в налоговую службу (IRS). Помимо подоходного налога, FICA требует удержания из заработной платы сотрудников федеральных программ социального обеспечения и льгот Medicare. Этот вычет обычно называют налогами FICA. Налоги FICA удерживаются работодателем и депонируются вместе с федеральными подоходными налогами в финансовом учреждении.

Добровольные отчисления. Эти вычеты санкционированы сотрудниками и могут включать суммы для покупки акций компании, пенсионных вложений, вкладов на сберегательный счет, выплат по ссудам, членских взносов, благотворительных взносов, взносов на медицинское, стоматологическое страхование и страхование жизни, а также алименты.

Чистая зарплата. Чистая заработная плата — это валовая заработная плата работника за вычетом обязательных и добровольных отчислений. Это сумма, которую работник получает в день выплаты жалованья, так называемая «оплата на дом».”Запись для учета начисления заработной платы включает увеличение (дебет) расходов по заработной плате для валового дохода сотрудников, увеличения (кредиты) на отдельные счета для каждого типа удерживаемых обязательств и увеличение (кредит) на счет обязательств по заработной плате, например, причитающаяся заработная плата для чистой заработной платы сотрудников.

Для некоторых транзакций используются специальные журналы. Однако все компании используют общий журнал.

Когда работники получают заработную плату, делается запись об уменьшении (дебетовании) остатка на счете заработной платы и уменьшении (кредитовании) денежных средств.

Работодатель несет ответственность за уплату трех налогов, связанных с заработной платой:

• Налоги FICA.
• Федеральный налог на безработицу (FUTA).
• Государственный налог по безработице (SUTA).

Налоги FICA, уплачиваемые работодателями, равны налогам FICA, уплачиваемым работниками. Запись по расходам работодателя по налогам на заработную плату для фонда заработной платы от 28 февраля будет включать увеличение (кредиты) обязательств по налогам FICA в размере 250 долларов США (работодатель должен соответствовать сумме, уплаченной сотрудниками), налоги FUTA в размере 26 долларов США (0.8% × 3268 долларов) и налоги SUTA в размере 176 долларов (5,4% × 3268 долларов). Сумма увеличения (дебета) к расходу по налогу на заработную плату определяется путем сложения сумм трех обязательств.

Счета к оплате и ваш бизнес

• Счета к оплате — это счета, которые компания должна оплатить.
• Некоторые примеры кредиторской задолженности относятся к услугам по уборке, униформе персонала и канцелярским товарам.
• Три этапа кредиторской задолженности: покупка заказа, получение заказа и отправка счета-фактуры поставщика.

Кредиторская задолженность — это счета и другие долги, которые предприятие должно оплатить. Фактически, единственное, что платит бизнес, что не считается кредиторской задолженностью, — это платежная ведомость. Все остальное попадает в эту категорию, что делает его важным аспектом вашего бизнеса.

«Точность и полнота финансовой отчетности компании зависят от процесса расчета кредиторской задолженности», — сказал Гарольд Аверкамп, основатель и автор веб-сайта с консультациями по бухгалтерскому учету Accounting Coach.«Эффективность и результативность процесса обработки кредиторской задолженности также повлияет на состояние денежных средств компании, кредитный рейтинг и отношения с поставщиками».

Внедрение надежной системы кредиторской задолженности предоставит точную финансовую информацию, необходимую для планирования как на краткосрочную, так и на долгосрочную перспективу. Вот что вам нужно знать о том, как справляться с долгами своего бизнеса.

Примеры кредиторской задолженности

Вот несколько примеров кредиторской задолженности, согласно Investopedia:

• Клининговые услуги: Одним из примеров кредиторской задолженности является то, когда компания нанимает стороннюю компанию для оказания своих услуг по уборке.В этом случае компания должна отправлять ей регулярные платежи в обмен на быстрое и надежное обслуживание.
• Униформа для персонала: Другой пример кредиторской задолженности — это когда компания нанимает другую компанию для создания своей униформы. В этом случае многим компаниям приходится постоянно заказывать униформу для новых сотрудников и заменять униформу, которая была повреждена или утеряна существующими сотрудниками.
• Канцелярские товары : Еще одним ярким примером кредиторской задолженности являются канцелярские товары.Многие компании покупают канцелярские товары оптом и устанавливают автоматические заказы в зависимости от частоты их использования. Поэтому у них часто есть незавершенные платежи этим компаниям, чтобы обеспечить эффективный рабочий процесс.
• Санитария : Наконец, многие предприятия должны платить за вывоз мусора и вторсырья. Эти услуги обычно еженедельные.

Отслеживание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность, иногда сокращенно A / P, отслеживается ежемесячно для многих малых предприятий, но по мере роста бизнеса лучше сделать это еженедельной задачей, чтобы воспользоваться скидками на раннюю оплату и разрешить любые кредиты из-за возврата инвентаря.Удобно вести учет кредиторской задолженности в случае возникновения каких-либо споров по оплате, чтобы напоминать бизнесу о текущих или неоплаченных счетах или в качестве доказательства расходов в налоговое время. Эти записи можно вести вручную или с помощью бухгалтерского программного обеспечения. [Прочитать статью по теме: Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса]

Работа с кредиторской задолженностью требует большого внимания к деталям. Каждый счет необходимо проверить на точность, дату выставления счета и дату платежа, а затем правильно ввести в главную книгу или бухгалтерское программное обеспечение.Основываясь на нашем исследовании, вот несколько общих советов по настройке вашей кредиторской задолженности и облегчению процесса:

• По возможности работайте с исходным счетом . Некоторые счета отправляются в электронном виде. При использовании электронных счетов-фактур, чтобы избежать ошибок, распечатайте счет-фактуру один раз, а затем сохраните электронное письмо, чтобы избежать путаницы.
• Всегда использовать одну и ту же систему ввода. У каждого поставщика есть своя собственная система выставления счетов, но назначение номера счета в вашей системе должно быть согласованным.Определите метод, например использование начальных нулей, и придерживайтесь его.
• Введите каждый счет отдельно. Это включает несколько ежемесячных счетов от одного и того же поставщика. В случае возникновения спора вы захотите легко отследить его в своей системе.
• Получите подтверждение счета от соответствующего лица перед его вводом. Лицо, утверждающее счет, должно отличаться от того, кто его вводит. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и самостоятельно ведете бухгалтерский учет, это может быть невозможно, но, тем не менее, у вас должен быть четкий процесс утверждения и подачи заявок.Ведите надежные записи, чтобы поддержать каждого.
• Ищите скидки за досрочную оплату, чтобы сэкономить деньги. Может сложиться к концу года. Некоторые поставщики предлагают небольшой процент от счета-фактуры, если вы оплачиваете его в течение определенного периода времени с даты счета-фактуры, например, в течение 10 дней. Если вы обычно работаете с кредиторской задолженностью только один раз в месяц, подумайте о системе, в которой вы определяете возможности получения скидки за досрочную оплату при получении счета и оплачиваете их отдельно от ежемесячной кучи.

Денежный поток важен для малого бизнеса. Надежная система мониторинга и оплаты кредиторской задолженности дает вам четкое представление о ваших расходах по сравнению с вашими доходами, что позволяет принимать более взвешенные бизнес-решения.

Процесс расчетов с поставщиками

Это этапы процесса расчетов с поставщиками в соответствии с Untapped:

• Заказ на поставку : Чтобы инициировать процесс, отдел закупок компании или организации отправляет заказ на поставку по адресу продавец.
• Отчет о получении : Оттуда, когда компания получила товар или услугу, они создают отчет о получении, в котором документируется отгрузка, включая любые проблемы, повреждения и т. Д.
• Счет-фактура поставщика : Наконец, счет-фактура отправлено продавцом для запроса средств. Как только кредиторская задолженность получает счет, им дается определенное время, чтобы оплатить все или часть затрат в случае дорогостоящих товаров и услуг.

Дополнительные ресурсы

Дополнительную информацию о работе с кредиторской задолженностью можно найти в следующих статьях:

Все, что вы должны знать о кредиторской задолженности

У большинства предприятий денежный поток включает расходы и доходы.Об этих транзакциях может заботиться один человек или целый отдел. Независимо от того, насколько велика или мала кредиторская задолженность, является важной частью финансовой системы компании. Вам следует знать несколько аспектов кредиторской задолженности.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность обычно определяется как текущее финансовое обязательство. Обычно это деньги, которые компания должна одному или нескольким своим продавцам или поставщикам. Согласно Less Accounting, эффективность системы кредиторской задолженности в любой организации влияет на репутацию и финансовую стабильность компании.Кредиторская задолженность иногда рассматривается как платежи по краткосрочным долгам.

Важно понимать разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность — это актив, который бизнес может получить от своих клиентов. Процесс кредиторской задолженности начинается с регистрации всех счетов и фактур. Вам нужно будет точно регистрировать все в бухгалтерской книге компании. Вы можете сделать это в реальной книге, в Интернете или и то, и другое. Затем выписываются чеки и отправляются поставщикам.Записи снова обновляются, чтобы отразить это.

Каковы обязанности по счетам к оплате?

Есть несколько обязанностей, за которые человек несет ответственность в области кредиторской задолженности. Вместо одного человека в более крупных компаниях обычно есть целый отдел, отвечающий за конкретные бухгалтерские обязанности. Ниже перечислены основные работы и обязанности по счетам к оплате.

• Платежи поставщикам — Сюда могут входить предварительно одобренные покупки или проверочные покупки.Вы должны своевременно платить поставщикам и немедленно записывать все транзакции. Deloitte заявляет, что другие обязанности в этой категории включают выбор поставщиков и переговоры. Это может означать переговоры о более выгодных ценах и увеличение выплат.

• Выплаты сотрудникам — Это будет включать проверку любых отчетов о расходах сотрудников. Вы будете платить сотрудникам после проверки отчетов. Затем вы будете записывать эти транзакции в отдельную бухгалтерскую книгу.

• Командировочные расходы — Кредиторская задолженность обычно участвует в обработке транзакций, связанных с поездками.Компания может хранить эту учетную запись и информацию вместе с выплатами сотрудникам. У крупного бизнеса может быть отдельный счет и бухгалтерская книга для путешествий.

• Внутренние платежи — Работа с мелкой наличностью или оплата канцелярских принадлежностей являются примерами внутренних платежей. Сюда также могут входить небольшие платежи, которые не происходят на регулярной основе.

Какая квалификация необходима сотрудникам для выполнения этой работы?

Точная квалификация, необходимая для выполнения позиции в сфере кредиторской задолженности, будет зависеть от конкретных обязанностей и типа бизнеса.Хотя для некоторых должностей может быть достаточно диплома об окончании средней школы и обучения на рабочем месте, большинство компаний, вероятно, захотят, чтобы сотрудник имел диплом о высшем образовании в области бухгалтерского учета, финансов или бизнеса. В Discover Accounting перечислены несколько общих квалификационных требований, необходимых для работы с кредиторской задолженностью.

• Math Skills — Для работы с кредиторской задолженностью сотрудники должны обладать отличными математическими навыками и навыками решения проблем. Еще один необходимый навык — управление большими объемами данных.

• Навыки работы с компьютером — Необходимо иметь опыт работы с бухгалтерским программным обеспечением и электронными таблицами. Также важно разбираться в электронных счетах и ​​работать с ними. Популярное в настоящее время программное обеспечение включает Quickbooks, Freshbooks и Wave. Знание того, как использовать технологии, может помочь вам обойти задачи, выполняемые вручную.

• Детально ориентированный — Даже малейшее несоответствие может привести к катастрофическим результатам в любой бухгалтерской или бухгалтерской позиции.Правильность чисел — не единственный аспект, требующий внимания к деталям. Сохранение точной информации и данных для поставщиков имеет решающее значение. Также необходимо систематизировать все ваучеры, счета и другие документы.

• Хороший характер — Вам следует провести проверку биографических данных по каждой позиции кредиторской задолженности. Сотрудники этого отдела будут иметь доступ к финансам организации. Важно, чтобы кто бы ни занимал эту должность, сохранял конфиденциальность всей информации.Это некоторые из причин, по которым нужно проводить проверку данных сотрудников.

Какие советы по управлению кредиторской задолженностью?

Когда дело доходит до управления всеми учетными записями в бизнесе, существует множество движущихся частей. Не всегда легко поддерживать бесперебойную работу всего. Вот несколько советов и стратегий, которые помогут обеспечить эффективное ведение счетов к оплате.

• Упростите процесс — Сохранение всего максимально простым сведет к минимуму вероятность ошибок.Один из важных способов сделать это — ограничить количество проверок. Это включает оплату счетов, печать чеков и их размещение в бухгалтерской книге. Даже для более крупных компаний достаточно двух раз в месяц.

• Максимально используйте технологии — Это означает больше, чем просто использование программного обеспечения для бухгалтерского учета. Когда дело доходит до выбора типа или бренда, важно не следовать за толпой. Сотрудники, работающие с кредиторской задолженностью, должны регулярно проходить обучение и подготовку. Это позволит руководителям отдела принимать оптимальные технологические решения.

• Обзор регулярно — GrowthForce заявляет, что регулярный обзор необходим. Это будет включать использование аналитики и расширенной отчетности. Более частое рассмотрение может помочь улучшить денежный поток и уменьшить количество проблем с соблюдением нормативных требований. Он также может лучше отслеживать все платежи и счета.

• Уменьшение мошенничества — Чем крупнее компания, тем выше вероятность того, что сотрудник сможет ускользнуть от вершины. Остерегайтесь «подставных продавцов». Нечестный сотрудник создает фиктивную компанию, а затем взимает плату за услуги, которые никогда не оказывались.Due предлагает создать в компании «разделение властей». Это означает, что ни один человек не может устанавливать новые обязательства перед поставщиком и производить платежи.

• Ранний старт — Плата за просрочку платежа — это не только пустая трата денег, но и может произвести плохое впечатление. Последнее, что нужно компании, — это репутация неоплачиваемой вовремя по счетам. Важно отметить, что компания не хочет платить слишком рано. Особенно это актуально для малого бизнеса. Важно иметь наличные на случай непредвиденных расходов.

Важно обеспечить тщательный мониторинг всех счетов, независимо от того, работает ли на этой должности один человек или целый отдел. Сильный отдел кредиторской задолженности имеет решающее значение для успеха любого бизнеса.

Счета к оплате — это расходы?

Что такое кредиторская задолженность?

Строго говоря, бизнес-термин «кредиторская задолженность» относится к обязательству, когда компания должна деньги одному или нескольким кредиторам. Некоторые люди ошибочно полагают, что кредиторская задолженность относится к повседневным расходам основной деятельности компании, однако это неправильное толкование этого термина.

Кредиторская задолженность отображается на балансе компании. Расходы показаны в отчете о прибылях и убытках.

Ключевые выводы

• Кредиторская задолженность — это счет в главной бухгалтерской книге, который отражает обязательство компании выплатить краткосрочную задолженность своим кредиторам или поставщикам.
• Кредиторская задолженность — это обязательства, которые еще не были оплачены, а также расходы или обязательства, которые уже были оплачены с целью получения дохода.
• Кредиторская задолженность является важной частью оборотного капитала и будет анализироваться в рамках управления оборотным капиталом.

Счет ответственности и счет расходов

Лучший способ отличить обязательства от расходов — это проанализировать прошлые и будущие действия. Обязательства — это обязательства, которые еще не были оплачены, расходы — это обязательства, которые уже были оплачены с целью получения дохода.

Обязательства отображаются в балансе компании, который представляет собой четкую и понятную картину финансового положения компании за определенный период времени.Обязательства традиционно регистрируются во вспомогательной книге «Счета к оплате» в момент выставления счета на оплату. «Подтвержденный» просто означает, что счет-фактура утвержден к оплате и был зарегистрирован в главной бухгалтерской книге как непогашенное обязательство, по которому платежная операция все еще находится в стадии разработки. Такую кредиторскую задолженность часто называют «торговой кредиторской задолженностью».

Счета пассивов включают проценты по ссудам от кредиторов. Счета пассивов включают проценты по ссудам от кредиторов, известные как «проценты к уплате», а также любые налоговые обязательства, накопленные компанией, которые известны как «налоги к уплате».«Это не часть кредиторской задолженности.

Как правило, задолженность перед кредиторами должна быть выплачена в короткие сроки, около 30 дней или меньше. Самое главное, что эти платежи не включают вексель. Например, ипотечные обязательства не будут сгруппированы с кредиторской задолженностью, потому что к ним действительно прилагается простой вексель. По этой причине ипотечные обязательства относятся к категории «векселей к оплате», ни одна из них не классифицируется как кредиторская задолженность.

«Расходы» отображаются в отчете о прибылях и убытках компании, в котором перечислены доходы и расходы, чтобы показать чистую прибыль за определенный период.Примером расходной транзакции могут быть любые затраты, понесенные в то время, когда продавец пытается получить доход в сетевой поездке. Эти расходы могут включать проживание, обеды для клиентов, аренду автомобилей, бензин, канцелярские товары и мультимедийные материалы, используемые для презентаций.

Меры логистического отслеживания

Неудивительно, что отслеживание кредиторской задолженности может быть сложной и обременительной задачей. По этой причине компании обычно нанимают бухгалтеров и бухгалтеров, которые часто используют передовое бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания счетов-фактур и потока исходящих денег.

Эти обязанности по отслеживанию экспоненциально усложняются для крупных фирм, имеющих несколько направлений бизнеса, и для крупных производителей продукции, которые производят множество единиц складского учета (SKU). Для таких организаций бухгалтерский персонал все больше полагается на использование специализированных решений по автоматизации счетов к оплате — часто называемых «ePayables» — для упрощения процессов за счет автоматизации бумажных и ручных элементов, связанных с согласованием счетов-фактур организации.

Как выявить и избежать мошенничества с кредиторской задолженностью в 2021 году

Организации теряют около пяти процентов дохода ежегодно в результате мошенничества. Это эквивалентно 4,5 триллиона долларов убытков во всем мире. Мошенничество с кредиторской задолженностью — это мошенничество, при котором используются финансовые средства, уходящие из бизнеса, для кражи денег у операторов или поставщиков. В 2019 году 81 процент организаций стали жертвами мошенничества с платежами.

Хотя многие из этих видов мошенничества трудно обнаружить, вы можете установить элементы управления, чтобы помочь обнаружить или предотвратить их.Продвинутое бухгалтерское программное обеспечение может помочь, но есть также множество методов обнаружения, которые легко реализовать даже для предприятий с ограниченным бюджетом.

Что такое мошенничество с кредиторской задолженностью?

Мошенничество с кредиторской задолженностью относится к преступной деятельности, связанной с исходящими платежами от компании. Примеры включают схемы выставления счетов, мошенничество с чеками и мошенничество с откатами.

Некоторые случаи мошенничества с кредиторской задолженностью являются преступлениями при возможности, в то время как другие связаны со сложными схемами с участием нескольких игроков.Преступления могут быть совершены внутри страны или за ее пределами.

• Внутренний: Внутреннее мошенничество с кредиторской задолженностью затрагивает сотрудника или группу сотрудников и считается одним из видов профессионального мошенничества (также известного как мошенничество на рабочем месте). Большинство этих случаев, таких как мошенничество с чеками и двойные платежи, подпадают под ярлык «незаконного присвоения активов», что, по сути, означает, что сотрудник ворует у организации.
• Внутренний / внешний: Другие схемы сосредоточены вокруг своего рода сотрудничества между сотрудником и внешней стороной.Они подпадают под категорию коррупции, хотя некоторые формы коррупции также могут рассматриваться как незаконное присвоение активов и наоборот.
• Внешний: Наконец, некоторые виды мошенничества с кредиторской задолженностью не связаны напрямую с сотрудниками и совершаются внешними сторонами, такими как поставщики или мошенники, выдающие себя за поставщиков. Эти схемы обычно основаны на том, что персонал, работающий с кредиторской задолженностью, становится жертвой мошенничества, например, фишинговой атаки.

Согласно отчету ACFE для наций за 2020 год, отделы кредиторской задолженности участвуют в 14 процентах всех случаев профессионального мошенничества.Типичное дело о мошенничестве длится 14 месяцев, в результате чего средний убыток составляет 8 300 долларов в месяц. И многие годы остаются незамеченными. Например, схемы, включающие расчет заработной платы, подделку чеков и платежей, возмещение расходов и выставление счетов, длились в среднем 24 месяца.

Также в отчете следует отметить, что мошенничество со счетами и начислением заработной платы в небольших организациях в два раза чаще встречается по сравнению с более крупными компаниями. Фальсификация чеков и платежей в четыре раза выше.

Каковы основные виды мошенничества с кредиторской задолженностью?

Мошенничество с кредиторской задолженностью может принимать самые разные формы.Вот некоторые из основных, о которых следует знать.

Схемы выставления счетов

Схемы выставления счетов включают в себя мошенничество со счетами. В более сложных схемах вы можете увидеть комбинацию нескольких мошенничеств с выставлением счетов, часто с небольшой коррупцией, добавленной для хорошей меры.

Отчет ACFE за 2020 год показал, что схемы выставления счетов могут быть дорогостоящими, в результате чего средний убыток составляет 100000 долларов.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных видов мошенничества при выставлении счетов, на которые следует обратить внимание:

• Завышение счетов: Поставщик завышает сумму задолженности, и это остается незамеченным отделом кредиторской задолженности.
• Переплата: Сотрудник может переплатить поставщику и оставить себе возвращенный остаток.
• Фальшивый счет: Сотрудник выставляет счет за товары или услуги (от законного или поддельного поставщика), которые не были доставлены, и принимает оплату за себя. Бывший сотрудник Honda в Огайо использовал эту тактику, чтобы вывести компанию из 750 000 долларов.
• Дублирующие платежи по счету: Счет оплачивается дважды. Затем либо у поставщика есть кредит (чтобы сотрудник мог оставить себе следующий платеж), либо поставщик возвращает второй платеж, а сотрудник берет его себе.
• Сквозные схемы: Поставщик и сотрудник работают вместе по схеме завышения счетов, переплаты, ложных счетов или дублирования счетов. Сотрудник получает часть средств.
• Скрытые личные покупки: Сотрудник использует деньги компании для оплаты личных расходов.
• Поддельный поставщик: Сотрудник создает поддельный счет поставщика и отправляет деньги себе. Женщина из Орегона использовала эту технику для хищения более 4,5 миллионов долларов у инвестиционной компании Weyerhaeuser.

Мошенничество с откатом

Схемы отката возможны, когда сотрудник имеет некоторое влияние на выбор поставщика или покупку продукта. Сотрудник убеждает компанию пойти с конкретным поставщиком или приобрести конкретный продукт или услугу и получает от продавца некую «откат». Это может быть денежная или другая форма, например кредит или подарок.

В аналогичных схемах фактическая отдача может отсутствовать, но имеет некоторый конфликт интересов .Например, компания-поставщик может нанять или управляться семьей или другом виновного сотрудника. Хотя конфликт интересов сам по себе не является преступлением, он может нарушать политику компании и открывать двери для различных видов мошенничества, включая схемы выставления счетов и «откатов».

Подделка чеков

Как следует из названия, мошенничество с чеками подразумевает подделку чеков. Преступники могут использовать несколько разных тактик. Один из них — взять законный чек и изменить имя получателя платежа или сумму.Другой вариант — просто использовать новый чек для личных расходов и выдать его за служебный.

ACFE обнаружил, что в случаях, связанных с подделкой чеков и платежей, средний убыток составляет 110 000 долларов.

ACH мошенничество

Автоматизированная клиринговая палата (ACH) — это центральная сеть, обрабатывающая электронные переводы средств. Если у сотрудника или хакера есть доступ к этим файлам, они могут изменить платежную информацию таким образом, чтобы на их счет было зачислено средств, а не на счет продавца.Они также могут создать нового получателя со своими собственными данными.

Исследование AFP Payments Fraud and Control Survey за 2019 год показало, что количество случаев мошенничества с ACH быстро растет. В 2018 году 20 процентов организаций столкнулись с мошенничеством через ACH по сравнению с 13 процентами в 2017 году. За тот же период мошенничество через ACH увеличилось с 28 процентов до 33 процентов.

Мошенничество с возмещением расходов

Многие компании возмещают сотрудникам расходы на любое количество мероприятий, включая поездки, мероприятия и развлечения для клиентов.И многие компании не слишком строги в отношении процесса утверждения расходов. Это оставляет сотрудникам возможность заявлять о дублирующих, фальшивых или завышенных расходах или скрывать некоторые личные расходы.

В других случаях сотрудник может потребовать покупки, совершенной с его личной карты, но затем вернуть товар для возврата.

Фишинговые схемы

Хотя многие из схем, которые мы рассмотрели до сих пор, связаны с сотрудниками и / или поставщиками, схемы фишинга обычно осуществляются третьей стороной вне соглашения между компанией и поставщиком, обычно выдавая себя за поставщика.

Схема фишинга представляет собой тип атаки компрометации деловой электронной почты (BEC) и часто включает в себя целенаправленные электронные письма, в которых используется социальная инженерия, чтобы убедить получателя разглашать информацию или переводить средства. Но мошенничество может быть менее прямым, часто включает несколько сторон и электронные письма . Некоторые вообще не используют электронную почту, а вместо этого используют телефон или текстовое сообщение.

Согласно отчету о преступлениях в Интернете за 2019 год Центра рассмотрения жалоб на преступления в Интернете (IC3) ФБР, в 2019 году было подано 23 775 жалоб на BEC.В совокупности это привело к убыткам на общую сумму более 1,7 миллиарда долларов. Более того, AFP обнаружило, что в 2018 году BEC затронула 80% организаций. В 2015 году этот показатель составлял 64 процента.

В 2010 году Advance Publications была обманута с помощью мошенничества, состоящего из простого электронного письма, почти на 8 миллионов долларов.

И еще одна изощренная схема мошенничества со счетами, Эвалдас Римашаускас из Литвы обманул Google и Facebook на 100 миллионов долларов. Мошенничество включало выдачу себя за компанию (тайваньскую Quanta Computer), с которой ведут дела Facebook и Google, и отправку фишинговых писем с просьбой направить средства на банковский счет Римашаускаса.

Если компании такого размера могут стать жертвами таких крупномасштабных схем, это не сулит ничего хорошего малым предприятиям, которым не хватает опыта и средств контроля для предотвращения атак.

Как обнаружить и предотвратить мошенничество с кредиторской задолженностью

Хотя многие схемы кредиторской задолженности трудно обнаружить, в целом предприятия не предпринимают достаточных усилий для их предотвращения. ACFE сообщает, что почти треть мошенничества можно объяснить отсутствием контроля.

Неэффективные процессы и ручной ввод данных остаются главной проблемой, связанной с кредиторской задолженностью.По данным Beanworks, 71% опрошенных организаций считают это серьезной проблемой.

Если вы хотите оставаться на шаг впереди и наращивать защиту от мошенничества с кредиторской задолженностью, ниже приведены некоторые шаги, которые вы можете предпринять.

Вот как избежать мошенничества с кредиторской задолженностью:

1. Проверить детали счета
2. Применить закон Бенфорда
3. Следите за счетами чуть ниже утвержденных сумм
4. Монитор украденных чеков
5. Проверить новых поставщиков и изменения информации
6. Остерегайтесь работающих или испытывающих трудности сотрудников
7. Проведение внеплановых проверок
8. Рассмотрите возможность инвестирования в технологии
9. Обеспечить лучшую подготовку
10. Наличие официальных механизмов отчетности

Давайте рассмотрим их подробнее.

1. Проверить реквизиты счета

Это может показаться очень простой инструкцией, но исследование, проведенное в Великобритании в 2018 году, показало, что половина предприятий подвергаются ненужному риску мошенничества со счетами. Только половина респондентов заявили, что они просматривают детали электронного счета-фактуры с запросом онлайн-оплаты.

В рамках одной из самых масштабных схем мошенничества со счетами на дату , Amazon была обманута на 26 миллионов долларов. Схема заключалась в манипулировании системами поставщиков Amazon, но в конечном итоге была обнаружена средствами контроля компании.

Вот несколько простых проверок, которые можно выполнить вручную или с помощью автоматизированной системы:

• Обратите внимание на необычно большой объем счетов, крупные платежи или высокие или низкие цены
• Монитор округленных долларовых сумм
• Сканирование дубликатов платежей
• Выполните нечеткое сопоставление (ищите близкие совпадения в деталях счета)
• Расследование счетов-фактур с отсутствием ключевых деталей
• Остерегайтесь бесплатных адресов электронной почты, таких как адрес Gmail (у большинства крупных поставщиков будет собственное доменное имя)
• Ищите адрес продавца, который выглядит как домашний адрес
• Монитор схожих названий поставщиков (одно может быть законным, а другое — поддельным)
• Внимательно изучите счета-фактуры, выглядящие непрофессионально или выглядящие так, как будто они были фотокопированы
• Перекрестная проверка файлов поставщиков и сотрудников на наличие любой совпадающей информации, такой как адрес, номер телефона, идентификационный номер налогоплательщика или банковская информация.

2. Применить закон Бенфорда

Закон Бенфорда уже давно используется бухгалтерами в качестве инструмента для выявления мошенничества. Этот закон предсказывает частоты, с которыми каждая цифра будет появляться в качестве ведущей цифры в наборе данных. Хотя он часто применяется к наборам данных бухгалтерского учета, таким как суммы счетов-фактур, закон Бенфорда может применяться к другим наборам чисел, например, к ценам на акции и населению города.

Ожидается, что цифра «1» будет самой распространенной и будет появляться как первая цифра более 30 процентов времени.Цифра «9» с наименьшей вероятностью появится в качестве первой цифры, она опережает всего 4,6 процента цифр.

Если вы начнете замечать закономерность, противоречащую закону Бенфорда, это может быть признаком того, что вам следует продолжить расследование.

Имейте в виду, что применимо только к большим наборам данных . Минимум 50 номеров, но желательно больше 500.

3. Следите за счетами чуть ниже утвержденных сумм

Средства контроля кредиторской задолженности часто включают ограничения на суммы, разрешенные определенным сотрудникам.Мошенничество часто можно обнаружить, выполнив поиск сумм чуть ниже этих пределов авторизации.

Например, если сотруднику разрешено санкционировать платежи на сумму до 10 000 долларов, вы можете обратить внимание на необычно большое количество платежей чуть меньше этой суммы .

Конечно, более сообразительный мошенник мог бы варьировать суммы, чтобы избежать обнаружения таким образом, но вполне вероятно, что жадность возьмет верх, и они захотят максимизировать свою прибыль от каждой мошеннической транзакции.

4.Монитор украденных чеков

Если вы отслеживаете номера чеков, простой способ обнаружить пропущенные чеки — это поискать пропущенные номера.

Один из способов определить недостающие чеки — сверить кредиторскую задолженность с ежемесячными банковскими выписками. Если в номерах чеков есть пробелы, это необходимо изучить дополнительно.

Вы также можете автоматизировать систему, чтобы сравнить ваш чековый регистр с вашей кредиторской задолженностью и выписками по счету, создав трехсторонний контроль.

5. Проверка новых поставщиков и изменение информации

Приведенное выше исследование в Великобритании показало, что 39% опрошенных заявили, что не стали бы проверять детали, если бы бухгалтер попросил их внести комиссию на другой банковский счет, чем обычно. И это несмотря на то, что 49,3 миллиона фунтов стерлингов было потеряно из-за мошенничества со счетами в Великобритании в первой половине 2018 года.

Важно правильно проверять каждого нового поставщика, добавляемого к вашей кредиторской задолженности. В рамках проверки вы должны сверить данные о сотрудниках с данными поставщика.Кроме того, следует проверять любые изменения информации о продавце, особенно изменения банковской информации.

Запрос поставщика на добавление или изменение банковского счета всегда должен требовать подтверждающего телефонного звонка или другого подтверждения человеком. Обратите внимание, что вам следует избегать использования контактных данных, указанных в счете. Мошеннические счета-фактуры могут легко содержать поддельный номер телефона, поэтому вы можете просто позвонить мошеннику для проверки. Вместо этого найдите контактную информацию поставщика в прошлых записях или в поиске в Интернете.

6. Обращайте внимание на работающих или испытывающих трудности сотрудников

Это может показаться очевидным, но многие мошенники были пойманы за то, что слишком показно распоряжались своими деньгами. Для растратчиков нет ничего необычного в покупке новых домов, автомобилей и предметов роскоши, таких как дорогая одежда или аксессуары. Регулярный отпуск также может быть верным признаком того, что что-то не так.

ACFE обнаружило, что 42 процента сотрудников, причастных к профессиональному мошенничеству, живут не по средствам.