Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.

Как получить трудовую книжку впервые

Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:

1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
   Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.

3. некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Как получить трудовую книжку при её потере

Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

• либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
• либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

Получаем трудовую книжку при увольнении

По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.

Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.

Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.

Как получить трудовую книжку без увольнения

По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.

Работник не возвращает взятую трудовую

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,

подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

Как получить еще одну трудовую книжку

Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.

Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.

Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.

Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему

Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.

В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.

Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае

Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

1. Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
2. Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
3. Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.

assistentus.ru

Какой срок выдачи трудовой книжки при увольнении согласно законодательству

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан вернуть увольняющемуся сотруднику трудовую книжку в последний день его работы в данной организации. Исключением является ситуация, когда фактически сотрудник не работал, а за ним сохранялась только средняя зарплата. К моменту возврата в ней уже должна быть внесена информация о причине увольнения.

В записи должна быть ссылка на приказ об увольнении, а также на статью Трудового Кодекса или иного федерального закона. Указание недостоверных сведений грозит работодателю административным наказанием. Работнику целесообразно сразу проверить правильность информации, внесенной в трудовую книжку.

Трудовая книжка выдается под роспись в специальном журнале. Если подпись отсутствует, то выдачу работодатель доказать не сможет, а работник имеет право потребовать выплату компенсации.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

Некоторые факты

Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г., если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

• ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
• серия и номер трудовой книжки;
• право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
• срок действия документа;
• образец подписи доверенного лица;
• подпись доверителя.

Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.

Ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку возврата выдачи трудовой при расторжении трудового договора. Так, если книжка не была выдана в срок или в нее была внесена некорректная информация, работник имеет право получить компенсацию в размере утраченного заработка за период, когда он не имел возможности трудоустроиться.

Работнику при нарушении его прав необходимо обратиться в территориальное подразделение инспекции по труду. Если проверка инспектора подтвердит нарушения работодателя, ему будут выданы предписания, а также наложен штраф.

В таком случае задержкой будет считаться время со дня увольнения по дату, в которую происходила отправка «трудовой». Для подтверждения получения документа работникам нужно отправить посылку заказным письмом с уведомлением.

Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб.

Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

• конечная дата действия трудового соглашения с женщиной был продлен до окончания беременности или отпуска в связи с беременностью и родами;
• причиной увольнения стал прогул, а именно отсутствие работника не менее 4 часов подряд без уважительной причины;
• работнику было вынесено наказание в виде тюремного заключения.

Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении

Отказ сотрудника от получения трудовой книжки

При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки. В такой ситуации этот факт должен быть оформлен письменно в виде акта. Обязательным является присутствие и подпись на документе третьих лиц, в частности представителей профсоюзных организаций.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

otdelkadrov.online

Выдача трудовой книжки при увольнении 2018

Одна из обязанностей кадровой службы – выдача трудовой книжки при увольнении. При этом в документе обязательно должны быть все необходимые записи, последняя из которых заверяется печатью организации.

Трудовым законодательством для этого установлены определенные сроки, несоблюдение которых считается нарушением прав работников.

По мнению законодателя, это лишает уволенного сотрудника возможности трудится (ст. 234 ТК РФ). Рассмотрим, как необходимо действовать работодателю, чтобы  не нарушить закон, и как быть работнику, если это все же произошло.

Правила

Трудовая книжка — один из обязательных при трудоустройстве документов.

Он передается вновь принятым сотрудником специалисту-кадровику, или оформляется непосредственно в организации (ст. ТК РФ).

На протяжении всей трудовой деятельности книжка хранится в сейфе у работодателя, который обязан вносить в нее ряд записей:

• о трудоустройстве;
• о произведенных переводах;
• о повышении квалификации;
• о всех поощрениях;
• об увольнении.

В 2018 г. никаких изменений в положениях ст. 66 ТК РФ, регламентирующих обязанности работодателя и в Правилах заполнения книжек не произошло. Их ведение и хранение также обязательно.

На руки владельцу трудовая книжка выдается исключительно для ознакомления с записями в ней и при увольнении.

Законодательство

Трудовая книжка  — это главный документ, которым работник может подтвердить свой стаж (ст. 66 ТК РФ). Несмотря на то, что в течение последних лет неоднократно поднимался вопрос о ее отмене, пока наличие этого документа обязательно.

Сведения, находящиеся в трудовой книжке, закон относит к персональным данным, то есть к тайне.

С этим связаны требования к организации хранения документов: в сейфе, с ограничением к ним доступа.

Все записи вносятся сотрудником, в обязанности которого приказом передано ведение трудовых книжек. Кроме него знакомиться с содержанием записей имеют право сам работник, руководитель компании и проверяющий из Трудинспекции.

Как правильно заполнить?

Заполнение Трудовых книжек детально регламентировано соответствующими Правилами.

Увольнение — это последняя запись, которую делает текущий работодатель.

После нее возможна лишь запись о новом трудоустройстве или, в исключительном случае, о корректировке ранее внесенных сведений.

Образец записи

Запись об увольнении в трудовой книжке обязательно должна содержать указание на основания для ее внесения, то есть на один из пунктов ст. 77 ТК РФ. Например, запись об увольнении по желанию самого работника будет содержать отсылку к п. 3. ч. 1 данной статьи.

Увольнение за нарушение дисциплины, такое как прогул, оформляется с упоминанием п. 6 ч.1 ст. 81 ТК РФ. 

Образец записи в трудовой книжке об увольнении здесь.

Печать

Запись об увольнении обязательно заверяется печатью работодателя, за исключением тех случаев, когда закон допускает для работодателя работу без нее.

Закон допускает проставление в трудовой книжке именно печати организации, а не кадровой службы.

Такое правило действует с 2008 года, отменив существовавшую ранее альтернативу. 

Кто расписывается?

Запись об увольнении заверяется двумя подписями. Со стороны работодателя это может быть сам руководитель или же работник, заполняющий трудовые книжки согласно приказу. Перед подписью указывается должность, а после нее — расшифровка фамилии.

Сам работник также подписывает трудовую книжку после того, как проверить полноту и правильность внесенных в нее данных.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовым законодательством устанавливается, как и когда выдается трудовая книжка при увольнении работника. Как правило, это последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ).

Вместе с трудовой сотрудник также получает и другие необходимые документы:

• копии приказов;
• справку 2-НДФЛ;
• характеристику;
• рекомендательное письмо и т. п.

Выдача трудовой книжки — обязанность работодателя. Работник же может отказаться от своего права на ее получения.

Сроки

Закон обязывает работодателя строго соблюдать сроки возврата трудовых книжек. В последний рабочий день она должна быть выдана на руки. Это значит, что все необходимые записи, подписи и печати в нее вносятся заблаговременно.

Исключение — подпись самого работника. Она проставляется непосредственно в момент передачи ее в руки владельца.

О получении трудовой книжки он также расписывается специальном журнале, который ведет работодатель.

Доверенному лицу

Если работник не может лично присутствовать  в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении на работе, он вправе поручить ее получение своему доверенному лицу.

Но для этого потребуется сначала оформить у нотариуса доверенность, в которой указать, что в полномочия представителя входит не только получение самого документа, но и  выполнение необходимых подписей.

Обычная доверенность для выдачи трудовой не подойдет.

Отказ от получения

Злоупотребление своим правом допускается и со стороны работника, например, если он считает свое увольнение несправедливым. В таком случае он может отказываться забирать трудовую книжку, вынуждая работодателя совершать правонарушение.

Однако на такой случай законом предусмотрен механизм защиты прав работодателя.

Если сотрудник в последний день работы не явился в отдел кадров за трудовой книжкой, ему направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости это сделать. Факт отправки и дата подтверждаются полученной на почте квитанцией.

С момента ее получения считается, что  работодатель выполнил свою обязанность перед работником и тот не сможет объяаить о нарушении своих прав. 

Возможна ли отправка по почте?

Если работник не может забрать свою трудовую по уважительной причине, связанной с жизненными обстоятельствами, допустимо отправить ему документ почтой. Для этого необходимо получить письменное согласие. Оно может быть выражено в заявлении об увольнении или позднее.

Если это сделано не было, то работодатель запрашивает такое согласие при  направлении уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Действия при удержании книжки работодателем

Если все разумные сроки,  когда должны выдать документы прошли, то у работника появляется право требовать защиты своих прав. Ведь без трудовой книжки он не может официально трудоустроиться в новом месте, а следовательно — лишается средств к существованию.

Для того, чтобы заставить нерадивого работодателя исполнить свои обязанности, есть две возможности:

• обратиться с жалобой в Трудинспекцию или прокуратуру;
• подать иск в суд.

Оба пути имеют свои плюсы и минусы. По жалобе в надзорную инстанцию будет проведена проверка, и за все выявленные нарушения работодатель будет наказан. Но кроме своей трудовой книжки и морального удовлетворения уволенный сотрудник ничего не получит.

Обращение в суд более хлопотно и затратно, но в результатом скорее всего станет денежная компенсация.

Ответственность

Для работодателя, задерживающего выдачу трудовой книжки по любой причине, Трудовым кодексом предполагается материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ).

Он обязан выплатить ту зарплату, что мог бы получить работник, если бы не бы лишен такой возможности, по причине отсутствия у него необходимого документа.

Если же бывший сотрудник докажет, что своими действиями работодатель причинил ему, помимо финансовых потерь, моральный вред, то придется компенсировать и его.

Кроме того, за нарушение трудовых прав своих сотрудников компании-нанимателю грозит ответственность административная. При проверке ГИТ будет выписан штраф, основанием для которого станет ст. 5.27 КоАП.

На видео о выдаче трудовой книжки

nam-pokursu.ru

Выдача трудовой книжки при увольнении

20 ноября 2015

Просмотров: 1310

Выдача трудовой книжки при увольнении имеет некоторые нюансы, однако они должны быть в обязательном порядке учтены работодателем. Эти нюансы изложены и закреплены в нормативах Трудового Кодекса. Исполнение всех нормативов Закона о труде способно избавить любое предприятие от возможных проблем при проведении проверок и способствовать плодотворному рабочему процессу. Среди одного из обязательных и неоспоримых нормативов является ведение, контроль и выдача трудового документа работнику при его увольнении. Поэтому если факт хранения документа в специальном месте, куда закрыт доступ случайным субъектам, понятен, то процесс заполнения и выдачи трудовых книг может содержать определенные тонкости и нюансы.

Процесс выдачи трудовой книжки

Если инициатива прекращения рабочих отношений исходит от руководителя, то работнику должны передать для ознакомления приказ относительно своего увольнения, где будет указана причина окончания сотрудничества, которая и будет отображена в соответствующем документе. Если же инициатором выступает сотрудник, то причиной окончания трудовых отношений будет его заявление и именно оно будет считаться поводом прекращения трудовых отношений. Какой бы ни была причина увольнения, она должна быть отображена в приказе по предприятию и предоставлена уволенному сотруднику для обязательного ознакомления.

Согласно действующему законодательству, порядок выдачи документа предусматривает, что уволенный сотрудник обязан получить трудовую книжку на руки непосредственно в день увольнения. При этом не стоит забывать, что день увольнения считается рабочим днем (если у сотрудника нет оправдательных документов на данный день в виде заявления), и поэтому он должен быть засчитан в сроки общего стажа и запись об этом должна присутствовать в документе.

Трудовая книжка должна пройти обязательную процедуру предварительной подготовки перед ее выдачей. Такая подготовка включает в себя правильное заполнение книжки сотрудником отдела кадров предприятия. При этом здесь должна отображаться не только информация о названии должности и сроках ее выполнения, но и следующие пункты:

• прохождение курсов повышения квалификации (если таковые имелись), которые будут свидетельствовать о профессиональном росте;
• внутреннее перемещение внутри одного предприятия, когда сотрудник в течение определенного времени совмещает две должности в одной компании;
• внешнее совмещение, во время которых специалист может выполнять работы в разных компаниях, но необходимо зафиксировать эти данные в одной трудовой книжке.

Все записи в трудовой книжке должны присутствовать в полном объеме, при этом они должны быть подтверждены приказами по предприятию, подписями сотрудника отдела кадров и руководителя и утверждены печатью. В случае наличия исправлений в записях они обязательно должны быть подтверждены подписями и печатями ответственных лиц.

Получение трудовой книжки

Получение сотрудником данного документа должно подкрепляться его распиской, номер которой фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек на предприятии. После этого запись о факте выдачи отображается в личной карте работника и удостоверяется его подписью. Начиная с этого момента, вся ответственность о сохранности документа лежит уже на физическом лице и все возможные претензии к предприятию будут необоснованными.

Каждый работодатель обязан помнить, что он не имеет права задерживать выдачу документа сотруднику даже при наличии неразрешенных материальных вопросов. Поэтому возможные вопросы возмещения материального ущерба или несданной специальной одежды сотрудником должны решаться непосредственно перед увольнением.

Неоспоримым поводом для сотрудника получить на руки трудовую книжку является его увольнение, но бывают случаи, когда в оригинале требуются документы на определенный срок для предоставления в государственные органы (Пенсионный фонд или ФМС). Тогда работнику отдела кадров нужно взять с работника расписку, в которой будет указана причина и сроки взятия документа, или же специалист предприятия может лично предоставить трудовой документ в требуемые организации. После отсутствия надобности в оригинале документа он возвращается в отдел кадров для дальнейшего хранения.

Очень важно помнить, что выдача книжки (как на время, так и на постоянной основе) должна осуществляться непосредственно ее владельцу и получение документа третьими лицами возможно только в случае наличия юридически оформленной доверенности.

Выдача без доверенности возможна только при смерти сотрудника, потому что тогда документ выдается по запросу родственникам на основании свидетельства о смерти (о чем в книжке делается запись).

Возможные нарушения в формате сотрудник-работодатель

Очень часто возникают ситуации отсутствия работника или он выражает отказ в получении трудового документа. Чтобы обезопасить себя и решить данный вопрос, руководство предприятия может отправить сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в отдел кадров или дать письменное разрешение на отправление документа по почте. Со дня отправки такого уведомления компания снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу документа.

Бывают случаи конфликтного прекращения отношений между работником и работодателем. Поэтому при получении письменного уведомления субъект, не согласный с формулировкой или считающий запрос неактуальным (письмо не оформлено должным образом или информация содержится недостоверная), может сделать опись полученного запроса, и его должен утвердить сотрудник почты.

В таких ситуациях как бывший сотрудник, так и предприятие должны обезопасить себя от нарушения законодательной базы государства. А при немотивированном отказе предприятия выдать работнику требуемый трудовой документ последний имеет полное право обратиться в органы социальной защиты. При этом в случае признания вины предприятие должно будет оплатить сотруднику вынужденные прогулы и, возможно, даже возместить моральный ущерб.

Выдача трудовой книжки при увольнении будет простой задачей при соблюдении всех норм действующего законодательства, а процесс расставания предприятия с бывшим сотрудником станет легким и безболезненным. Он не доставит проблем обеим сторонам, оставляя чувство взаимной благодарности и приятного сотрудничества в прошлом.

Похожие статьи

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Похожие статьи

vseobip.ru

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка – это бланк, содержащий сведения о трудоустройстве сотрудника. Предъявление при устройстве на работу и выдача трудовой книжки при увольнении работника обязательны. Руководителю важно располагать полной и официальной информацией о деятельности нанимаемого человека.

Оформление расторжения трудового соглашения регулируется ст. 84.1 ТК РФ.

Как выдается трудовая

Порядок, предусмотренный законодательством, выглядит таким образом:

1. Трудовая и запрашиваемые копии других бумаг выдаются исключительно по причине увольнения.
2. Срок выдачи согласно законодательству России – последний рабочий день сотрудника (ПП РФ от 16.04.2003 № 225).
3. Если нет возможности отдать трудовую на руки сотруднику, работодатель вправе послать ему заказное письмо и уведомление по фактическому адресу с просьбой забрать документ. Также допускается получить письменное согласие работника на пересылку ТК по почте.
4. Если сотрудник дал разрешение на почтовое отправление документов, то работодатель со дня отсылки письма больше не несет ответственность за то, что задерживает возвращение книжки.
5. В противном случае она пребывает на сохранении в кадровом отделе вплоть до того момента, пока сотрудник не заберет ее. Не востребованная работником или его доверенным лицом трудовая книжка может сохраняться не менее 75 лет.

Что нужно сделать руководителю

Правила позволяют работодателю точно выполнить действия по оформлению прекращения договора найма и выдаче бумаг. Для этого ему необходимо:

• Тщательно проверить личное дело сотрудника.
• Вставить в трудовую запись об увольнении, его причине, проставить реквизиты приказа, если он существует. Порядковый номер проставляется в графе 1, дата – во второй. Третья графа содержит сведения об увольнении, четвертая – информацию об изданном приказе.
• Внести отметку о приеме на работу, если таковая не была вписана вовремя.
• Поставить печать и подпись директора.
• Выдать книжку работнику. Предполагается одновременный полный денежный расчет.

В сведениях об увольнении необходимо ссылаться на статью ТК РФ, на основании которой происходит прекращение действия трудового соглашения.

Факт выдачи книжки обязательно сопровождается подтверждающей подписью работника.

Если работник написал заявление о том, что он хочет использовать оставшиеся дни оплаченного отпуска, отдых предоставляется с последующим обговоренным увольнением. Дата выдачи трудовой книжки смещается и приходится на заключительный трудовой день, предшествующий уходу в отпуск.

Выдача по доверенности

Передача документов по доверенности по закону допускается. Доверенное лицо вправе получить трудовую книжку, предъявив нотариально заверенную бумагу. В ней указываются сведения о доверителе и получателе, а также о личных документах родственников или сторонних лиц. Описывается характер действий, и предъявляются образцы подписей. В доверенность вписываются сроки, в течение которых она действительна. Получатель трудовой книжки оставляет расписку о выдаче, закрепляя акт передачи.

Заключение

Руководитель должен выдать трудовую книжку бывшему сотруднику в последний день его пребывания на работе. Если в этот день сотрудника не было на месте, то закон предусматривает еще два способа: отправку почтой и передачу через сторонних лиц. Это позволит избежать задержек, за которые работодатель может понести ответственность.

zhazhda.biz

Трудовые книжки: правила выдачи при увольнении

Елена Пеняева,
консультант по налогам и сборам
ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ»

Начинаем публиковать серию материалов о трудовых
отношениях. Первый посвящен оформлению трудовых
книжек при увольнении.

В день прекращения трудового договора производится окончательный расчет, работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, а также по его письменному заявлению в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы), выписка из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. При выдаче сотруднику на руки трудовой книжки с него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, и вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая тоже удостоверяется его подписью.
Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (в последнем случае составляется акт, подписанный свидетелями) и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку это допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1 ТК РФ).

!Обратите внимание
На практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт от работодателя, но в нем не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и т. п.).
Для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности отстоять свою позицию в суде рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Кроме того, законодатель дополнил перечень случаев, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а именно:
1) при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ;
2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.
Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», а также статье 234 ТК РФ при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя тот обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя, требуя компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда нужно еще доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и т. д. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация (статья 237 ТК РФ).
Также в случае задержки выдачи трудовой книжки работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Затруднения с выдачей трудовой книжки

Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения, связанные с выдачей трудовой книжки.
Законодателем установлено,
что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только
в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа. Например, Пенсионный фонд Российской Федерации для назначения пенсии, ОВИР при оформлении загранпаспорта и др.
Необходимо заметить, что за сохранность трудовых книжек отвечает сотрудник, ответственный за ведение и хранение, и при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. Как же поступать в такой ситуации?
Министерством труда Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это довольно проблематично, а если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому вопреки требованиям закона на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа. Но тем не менее этот срок должен быть проставлен.
Нередко трудовую книжку просят выдать для снятия нотариально заверенной копии. С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов. Есть два варианта. Можно, как уже говорилось, выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок. Или же работник отдела кадров должен самостоятельно обратиться к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку сотрудника. Согласно закону второй вариант более правильный.

!Обратите внимание
При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать ее третьим лицам (родным, друзьям, коллегам) или переслать с курьером.
Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается лишь в случае смерти работника. Тогда основанием для ее выдачи будут служить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим, и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров и подшиты в личное дело работника. В книге движения трудовых книжек требуется сделать запись, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
В соответствии с пунктом 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Отказ от получения трудовой книжки

На практике возможна ситуация, когда работник отказывается получать трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, он считает, что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

!Обратите внимание
В соответствии со статьей 233 ТК РФ выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации его вины нет, сотрудник сам отказался от получения трудовой книжки, поэтому не вправе рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать специалистам кадровой службы документировать такой отказ работника в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется обратиться в суд с иском о признании работника безвестно отсутствующим. На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником трудовой договор. В трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим». Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при ее отсутствии организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.
Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Исправительные записи не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Наиболее часто встречающаяся ситуация — изменение анкетных данных. Например, причиной может служить вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и т. д. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных о фамилии, имени, отчестве, дате рождения предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее инструкция № 69).
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Причем одного документа недостаточно. Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.
Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности довольно распространенная ситуация. Например, человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 инструкции № 69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. Если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то тогда заполняются пустые строки.
Часто специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

!Обратите внимание
Законодательство (а именно инструкция № 69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки из-за ее небольшого размера.

www.bossmag.ru