экспедиция — специалисты (специалист) подразделения суда, получающие корреспонденцию из почтовых отделений связи, фельдъегерской связи, специальной связи, по каналам электронной связи (в том числе из специальных сервисов на сайте суда), от граждан и организаций, и отправляющие исходящую корреспонденцию;

dokipedia.ru

О новых требованиях к организации делопроизводства в арбитражных судах — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В 2013 году арбитражная система России стала первой в мире по уровню раскрытия информации о деятельности судов. В значительной степени этому способствовала автоматизация судопроизводства и сопутствующий этому переход делопроизводства на электронную платформу. Цементирующей основой изменений стала принятая Пленумом ВАС РФ Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах, в которой появился ряд новелл, важных для всех сторон судебного процесса.

Сервисный аппарат ВАС РФ работает с высоким КПД. На сегодняшний день электронными системами охвачены все стороны деятельности арбитражных судов. Целый ряд электронных сервисов успешно доставляет участникам судебного процесса информацию по делу (о событиях на этапе рассмотрения, о принятых судебных актах, о процедурах обжалования и др.). Еще одна электронная линейка услуг позволяет через интернет подать электронное заявление, ходатайство, жалобу в суд или обжаловать действия судей.

ВАС РФ приложил немало усилий к тому, чтобы электронное правосудие стало как можно доступнее для всех граждан страны. На этом пути ему пришлось решать не только внутренние задачи, но и расплетать клубок социальных проблем, главной из которых стала проблема цифрового неравенства, то есть разной доступности цифровых технологий в различных регионах и социальных группах. Для этого электронные услуги пересадили на почву мобильных устройств. Через каналы мобильной связи гражданин смог обращаться к суду, работать с сервисами ВАС РФ и мобильной картотекой арбитражных дел, а также участвовать в заседании с помощью средств видео-конференц-связи.

В конце прошлого года арбитражные суды получили долгожданный документ, который закрепил существовавшую практику и представил некоторые процессуальные новеллы. Постановление «Об утверждении инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной, кассационной инстанций)», принятое 25 декабря 2013 года Пленумом Высшего арбитражного суда РФ, ждали на протяжении пяти лет. Это первый широкоформатный «снимок» переходного периода в отечественном правосудии. В документе объемом 400 страниц, содержащем постановления, приказы, методические рекомендации и письма, определены как общие нормы делопроизводства, так и специальные правила, классифицированные в зависимости от судебных инстанций (арбитражных судов первой, апелляционной и кассационной инстанций, а также специализированного Суда по интеллектуальным правам).

Способы организации делопроизводства в арбитражных судах

Одной из главных новелл Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (далее – Инструкция) явилось утверждение моделей организации делопроизводства, которые фактически сложились в арбитражной системе, но регулировались разрозненными актами. Первая схема делопроизводственной работы предполагает, что процессуальные документы по делу поступают судье от единого подразделения делопроизводства после их регистрации. После того как он совершает с ними необходимые процессуальные действия, документы возвращаются для обработки в то же подразделение. Такая система называется централизованной, поскольку судья ведет работу с документами лишь в периоды процессуальной активности по делу. Все вспомогательные обязанности ложатся на плечи сотрудников централизованного подразделения, подчиняющегося руководителю аппарата арбитражного суда.

Другой способ организации делопроизводства в арбитражном суде – децентрализованный. В рамках этой модели у судьи в распоряжении находится несколько сотрудников. Как правило, в так называемый «Офис судьи» входят помощник судьи и секретарь судебного заседания. В некоторых случаях к ним примыкает специалист-делопроизводитель, выполняющий обработку документов и основные делопроизводственные задачи. Все операции после регистрации документов осуществляются в пределах этого судебного мини-офиса – вплоть до их передачи в архив. При этом ответственность по делопроизводству целиком лежит на судье.

Делопроизводство в арбитражном суде может быть 

организовано централизованно, децентрализованно 

и по смешанной модели

Кроме этого, инструкция закрепляет за арбитражными судами возможность применения смешанной модели организации делопроизводства. Функции распределяются между централизованным подразделением и усеченным «Офисом судьи», состоящем из судьи и его помощника. Вспомогательную работу, включая обязанности секретаря судьи судебного заседания, на себя берут обособленные подразделения суда.

Как выбрать модель организации делопроизводства в арбитражном суде? Эксперты рекомендуют руководствоваться не столько личными предпочтениями, сколько объективными параметрами. При выборе следует учесть размер суда, его территориальную удаленность, конфигурацию зданий, расположение подразделений в рамках одного здания и т.п. Например, для «Офиса судьи» необходимо соблюдение принципа пространственной целостности. В обратном случае существует риск того, что делопроизводственный процесс будет хромать на обе ноги.

Электронный документ – старший брат бумажному 

Согласно Инструкции, единственным возможным местом подготовки проектов судебных актов признается система автоматизации судопроизводства. Использование данной системы является обязательным при подготовке судебных актов судьями арбитражных судов и их помощниками. Таким образом обеспечивается принцип первичности электронного документа. Бумажный документ создается только после подписания в системе электронного оригинала.

Онлайн-сервис «Мой Арбитр» позволяет подавать

документы в арбитражные суды

в электронном виде

Это исключает возможность расхождения электронного (опубликованного) судебного акта с документом на бумажном носителе, что в свою очередь сказывается на высоком доверии к электронным сервисам. Положительной стороной первичности электронного документооборота также является тот факт, что публичную информацию электронных сервисов можно использовать для юридически значимых действий.

Помимо этого, новыми правилами разрешается использовать любое количество информации, полученной от стороны, в том числе путем копирования, при подготовке проектов судебных актов. Стороны вправе представить проекты судебных актов по тем или иным делам, рассматриваемым арбитражными судами, а суды – брать во внимание эти проекты полностью или частично.

Выдача оригиналов органам следствия и дознания

Наряду с хранением документов и организацией их учета в разных инстанциях, важным вопросом для арбитражных судов остается взаимодействие с различными государственными органами, в том числе органами следствия и дознания, судами общей юрисдикции, а также офисами Уполномоченного по правам человека и Уполномоченного по правам предпринимателей. С принятием Инструкции суды вправе выстраивать с ними отношения, ссылаясь на ее нормы как общеобязательное постановление Пленума ВАС РФ.

До окончания судебной процедуры значимые для  
рассмотрения дела документы не могут быть  
переданы третьим лицам

Основным принципом признается целостность и нерушимость арбитражного дела и невозможность передачи его другому лицу вне зависимости от целей и задач, которые это лицо преследует. Например, в отношении органов следствия и дознания действует принцип преимущества судебного разбирательства перед любыми иными процессуальными формами, включая процедуры дознания и следствия. На практике это означает, что до окончания судебной процедуры значимые для рассмотрения дела документы не могут быть переданы третьим лицам. После завершения процесса оригиналы документов при необходимости могут быть отправлены в органы дознания и следствия.

Данная норма ни в коей мере не препятствует предоставлению информации, необходимой для органов следствия и дознания. Представители этих органов вправе ознакомиться с любыми материалами судебного дела, сделать выписки, провести экспертизу и иные манипуляции, но на территории арбитражного суда. По запросу сотрудники суда заверят копии любых документов для выполнения соответствующими органами их должностных функций.

Судья по вызову

Особенно стоить отметить нововведения, связанные с проведением судебных заседаний посредством видео-конференц-связи. В соответствии с новыми требованиями, в арбитражных судах должен вестись электронный реестр видеозаседаний.

Помимо этого, предусмотрена норма, согласно которой сеансы с использованием видео-конференц-связи могут проводиться в нерабочее время суда, который выступает в роли организатора. К примеру, для судов с существенной разницей между часовыми поясами (Москва – Владивосток) теперь может быть найден временной интервал, оптимальный для обеих сторон. При этом необходимо, чтобы арбитражный суд (организатор встречи) дал свое согласие на участие в судебном процессе в нерабочее время.

Проведения заседаний с использованием видео-конференц-связи возлагается на дежурных судей. Это новое понятие в арбитражном процессе. Отмечается, что суды должны установить график дежурств судей, ответственных за проведения видеозаседаний.

* * *

Несмотря на огромный путь, проделанный ВАС РФ для создания современной системы делопроизводства, полный отказ от бумажного документооборота, являющийся приоритетной задачей арбитражной системы, откладывается на будущее. Поскольку проблема цифрового не равенства сохраняется, каждый гражданин имеет право выбрать, каким способом взаимодействовать с арбитражными судами – бумажным или электронным. В обоих случаях он может быть уверен в том, что его обращение, заявление, ходатайство или жалоба будут иметь статус полноценного юридического документа.

НААР.РУ ©

naar.ru

Инструкция по делопроизводству в Федеральном арбитражном суде Поволжского округа

приказом Председателя
Федерального арбитражного суда
Поволжского округа
от «6» апреля 2009 г. № 97
(с изм. от 12.05.2009 №06/05-131,
от 17.09.2009 №06-05/258)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в ФАС ПО (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом «Об арбитражных судах в Российской Федерации» от 28.04.1995 №  1-ФКЗ, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами по делопроизводству и судопроизводству, Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.03.2004 №  27 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом руководителя Федеральной архивной службы. России от 27.11.2000. №  68, основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденная приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №  263, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражного суда.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства в ФАС ПО, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями суда.

1.3. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями суда. Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел делопроизводства.

Для удобства пользования в Инструкции используются следующие термины:

• «экспедиция» – специалисты (специалист) подразделения суда, получающие корреспонденцию из отделений связи, от граждан, организаций и отправляющие исходящую корреспонденцию;
• «группа регистрации» – специалисты (специалист), получающие документы из экспедиции и регистрирующие их в базе данных автоматизированной информационной системы.
• «отдел делопроизводства» – структурное подразделение арбитражного суда (канцелярия суда), занимающееся делопроизводством, в состав которого входят указанные выше специалисты;
• «специалисты судебного состава» – работники суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства в судебных коллегиях, составах, а также у конкретных судей.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела делопроизводства суда.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут председатели судебных составов и начальники структурных подразделений.

1.4. Ответственный за делопроизводство (начальник отдела делопроизводства), назначенный приказом председателя ФАС ПО, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

1.5 На специалиста по делопроизводству структурного подразделения возлагаются следующие обязанности:

• учет и оформление входящей корреспонденции и документов, поступающих на исполнение;
• учет и оформление исходящей корреспонденции и документов из структурного подразделения;
• отправка исполненных документов через отдел делопроизводства;
• ведение необходимой справочно-информационной работы;
• подготовка и передача документов в архив суда;
• подготовка предложений по номенклатуре дел структурного подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;
• периодическая проверка наличия документов, находящихся на исполнение у работников структурного подразделения;
• информирование руководителя структурного подразделения о сроках исполнения поручений и документов.
• выполнение другой работы по поручению руководителя структурного подразделения.

1.6. На специалиста судебного состава возлагаются следующие обязанности:

• оформление судебных дел и документов для передачи их в экспедицию;
• формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;
• ведение необходимой справочно-информационной работы;
• формирование электронных кассационных производств;
• периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнение у судей, помощников судей, работников судебного состава;
• своевременное внесение данных о перерывах в АИС «Судопроизводство»;
• своевременное оформление аншлага судебных дел;
• подготовка зала судебного заседания к судебному разбирательству;
• надлежащее оформление командировочных удостоверений сторон, участвующих в деле;
• выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

Контроль за исполнением возлагается на специалиста, ответственного за организацию делопроизводства в судебном составе.

1.7. Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется специалистами судебных составов и помощниками судей, права и обязанности которых определяются должностными инструкциями.

1.8. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по письменному распоряжению председателя коллегии, судебного состава, начальника подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются назначенному исполнителю.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по все числящиеся за ними дела и документы.

Передача документов из одного судебного состава в другой осуществляется группой регистрации отдела делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

1.9. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

• поступающие судебные дела и документы регистрируются в группе регистрации отдела делопроизводства в день их поступления в ФАС ПО;
• выдача судебных дел и документов производится по реестру установленной формы под расписку помощнику судьи или специалисту делопроизводства судебного состава в тот же день с указанием даты и времени получения;
• сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся помощниками судей и специалистами отдела делопроизводства в АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело»;
• исходящая корреспонденция из ФАС ПО отправляется только через экспедицию суда.

Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители структурных подразделений суда, судебных коллегий и составов, помощники судей и специалисты делопроизводства.

1.10. Сведения, содержащиеся в служебных документах, являются конфиденциальными и используются только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства ФАС ПО.

1.11. Судьи и работники ФАС ПО несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случаях утраты дел или документов помощники судей специалисты делопроизводства обязаны уведомить в письменном виде начальника отдела делопроизводства. Начальник отдела делопроизводства немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю ФАС ПО или его заместителю, курирующему отдел делопроизводства, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата.

По факту утраты дел или документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается решение.

1.12. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов.

1.13. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

II. Организация документооборота и передачи информации

2.1. Организация документооборота

2.1.1. Движение документов в ФАС ПО от момента его подготовки, создания, регистрации и исполнения до передачи в архив или уничтожения образует документооборот.

2.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ФАС ПО, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях ФАС ПО и должностными инструкциями работников суда. 

2.2. Организация доставки документов

2.2.1. Доставка документов в ФАС ПО осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

Доставка корреспонденции в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей и посылок, а также печатных изданий осуществляется с помощью почтовой связи.

2.2.2. Факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения поступают  по каналам электронной связи. 

2.3. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.3.1. Корреспонденция, поступающая в ФАС ПО способами, указанными в разделе 2.2, а также от представителей юридических лиц и граждан, принимается канцелярией суда в течение всего рабочего дня. При этом документы, адресованные председателю ФАС ПО, передаются в секретариат председателя.

При подаче документов заявителем лично специалист, принимающий их, проставляет на втором экземпляре заявления (копии) штамп с полным наименованием арбитражного суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.

2.3.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров сортировщика почтового отделения, которые хранятся в соответствующих нарядах экспедиции.

Специалистами экспедиции доставленные почтовые отправления сортируются по регионам, судебные дела комплектуются по количеству томов.

Поступившие судебные дела и документы, прилагаемые к делу с отсканированными копиями, передаются из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.

При поступлении документов специалисты отдела делопроизводства сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.

Конверты прилагаются к документам.

2.3.3. В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении или описи дела документов, повреждении документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела делопроизводства. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (Приложение № 1).

2.3.4. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в суде.

2.3.5. Канцелярия отдела делопроизводства сортирует поступившую корреспонденцию по категориям:

• кассационные жалобы;
• заявления об обжаловании решений, действий (бездействия) судебных приставов-исполнителей;
• заявления, связанные с исполнением судебных актов;
• заявления о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам;
• заявления об оспаривании решений третейских судов;
• дополнительные материалы к судебным делам;
• законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.

Письма и документы сортируются по категориям:

• материалы к судебным делам;
• письма для руководства;
• документы с грифом «Для служебного пользования», и регистрируются в отделе делопроизводства.

2.3.6. На полученном документе специалисты отдела делопроизводства проставляют регистрационный штамп арбитражного суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля — на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа. Регистрационный штамп включает в себя наименование суда, дату регистрации и входящий регистрационный номер в виде порядкового номера относительно регистрации документа в соответствующем журнале.

Регистрационный штамп ставится на каждом отдельно оформленном документе.

Регистрация поступающих в суд документов производится в АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело».

2.3.7. Материалы к судебным делам, включающие в себя ходатайства, отзывы на кассационные жалобы, дополнительные материалы к судебным делам, передаются судье, в производстве которого находится соответствующее дело, под расписку помощника судьи или специалиста делопроизводства в журнале установленной формы.

Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада руководству суда, регистрируются в ЭОС «Дело» вместе с отсканированными копиями и передаются под расписку в секретариат председателя суда. После принятия председателем ФАС ПО решения по документу работник секретариата вводит в ЭОС «Дело» фамилию назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ специалисту канцелярии отдела делопроизводства.

Специалист канцелярии под расписку в журнале передачи документа передает оригинал или электронную копию документа исполнителю или помощнику исполнителя.

Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации направляются в секретариат председателя суда.

Федеральные законы и нормативные правовые акты, поступающие в ФАС ПО, после их регистрации передаются в секретариат председателя суда.

Тексты федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в отдел информатизации и технического обслуживания ФАС ПО для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов и подразделений арбитражного суда.

Документы с грифом «Для служебного пользования» регистрируются в ЭОС «Дело» и передаются работникам подразделений суда под расписку.

2.3.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку специалистами отдела делопроизводства с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.

Учет поступивших факсограмм и электронных сообщений ведется работниками секретариата председателя суда, отдела делопроизводства и помощниками заместителей председателя суда.

2.3.9. Все возвращенные уведомления по судебным делам регистрируются в АИС «Судопроизводство». Также регистрируются письма, возвращенные отделениями связи с указанием причины возврата.

2.3.10. На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

2.3.11. При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.3.12. Оригинал документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются электронные копии.

2.3.13. Ввиду сокращенных сроков рассмотрения ходатайств об обеспечении иска, о приостановлении исполнения судебных актов документы, содержащие такие ходатайства, подлежат немедленной передаче из экспедиции в канцелярию отдела делопроизводства. После регистрации в день получения они передаются судье, в производстве которого находится дело под расписку помощника судьи или специалиста делопроизводства в журнале установленной формы.

Процессуальные сроки исчисляются с момента регистрации судебного дела специалистами группы регистрации отдела делопроизводства.

Страницы: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

faspo.arbitr.ru

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах российской федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)

Постановлением Пленума

Высшего Арбитражного Суда

Российской Федерации

от 25 декабря 2013 г. N 100
ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ (ПЕРВОЙ, АПЕЛЛЯЦИОННОЙ И КАССАЦИОННОЙ ИНСТАНЦИЙ)
Введение
1. Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана на основе Федерального конституционного закона от 28.04.1995 N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ, Кодекс), иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы делопроизводства и судопроизводства, приказов и распоряжений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (далее — ВАС РФ), а также в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с учетом положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 N 477 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 N 751).

2. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их подготовки и оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печати и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов.

Перечень арбитражных судов Российской Федерации (далее — арбитражные суды, суды), их индексы и адреса официальных сайтов представлены в приложении N 1 к Инструкции.

3. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражных судов и повышения его эффективности путем унификации, а также применения систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

4. В состав понятия «делопроизводство в арбитражном суде» входят все этапы прохождения документов, как судебных, так и организационных с момента их поступления (создания) до момента передачи на постоянное хранение или уничтожение в установленном порядке.

5. Структура делопроизводства в каждом конкретном арбитражном суде зависит от структуры суда, штатной численности судей, количества рассматриваемых ими дел.

Выделяются две основные системы в арбитражном суде: централизованная и децентрализованная.

Централизованная система делопроизводства предполагает, что все операции с судебным делом от его первичного формирования до подшивки документов, нумерации страниц, отслеживания доставки корреспонденции сторонам осуществляются специализированным подразделением суда, отвечающим за ведение делопроизводства (общим отделом/отделом делопроизводства) (далее — подразделение делопроизводства). Судья получает дело для осуществления процессуальных действий, по окончании каждого из которых дело вновь передается в подразделение делопроизводства для обработки и пополнения поступающими документами.

Децентрализованная система, также именуемая системой «офис судьи», предполагает, что все операции с делом осуществляются помощниками судей и специалистами судебных составов, составляющих в совокупности «офис» каждого конкретного судьи или нескольких судей. В рамках данной системы материалы/дело из подразделения делопроизводства суда после его регистрации поступает к судье в том виде, в котором оно получено от стороны или из суда нижестоящей инстанции, все дальнейшие операции с делом (за исключением регистрации поступающих в дело документов) осуществляются судьей и его помощниками/специалистами. Каждому офису судьи в суде присваивается порядковый номер. Внутренний учет поступающих в офис судьи судебных дел и документов осуществляется путем ведения журналов движения судебных дел и документов, при этом используется принцип сквозной нумерации поступивших в течение года судебных дел.

Судебное дело возвращается в подразделение делопроизводства только после окончания его рассмотрения либо для целей передачи в вышестоящую инстанцию, либо для целей помещения на хранение в архив суда.

Система делопроизводства выбирается судом самостоятельно и распространяется на процесс делопроизводства суда в целом. Использование различных систем делопроизводства в рамках одного суда (в различных коллегиях суда, судебных составах) не допускается.

В соответствии с выбранной арбитражным судом системой делопроизводства, штатной численностью работников, технической оснащенностью возможны различные подходы к решению судами некоторых организационных вопросов делопроизводства. В этом случае, с учетом требований Инструкции, суд разрабатывает дополнительную инструкцию по делопроизводству, описывающую данные особенности. Текст такой инструкции не должен противоречить действующему законодательству и настоящей Инструкции. После утверждения инструкции председателем арбитражного суда она подлежит опубликованию на сайте арбитражного суда и размещению на портале арбитражных судов Российской Федерации.

6. Вне зависимости от выбранной арбитражным судом системы делопроизводства организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются подразделением делопроизводства суда.

7. Автоматизация делопроизводства обеспечивается совокупностью автоматизированных систем, эксплуатируемых арбитражными судами:

Системы автоматизации судопроизводства (САС) — информационные системы, обеспечивающие автоматизацию процессов судебного делопроизводства. В арбитражных судах используются две системы: автоматизированная информационная система «Судопроизводство» (АИС «Судопроизводство») и Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).

Системы автоматизация делопроизводства (САД) — информационные системы, обеспечивающие автоматизацию процессов общего делопроизводства. В арбитражных судах используются три системы: система «Дело», автоматизированная информационная система «Делопроизводство» (АИС «Делопроизводство»), система электронного документооборота ВАС РФ (СЭДО).

Информационная система «Картотека арбитражных дел» (КАД) — информационная система, обеспечивающая автоматический централизованный сбор информации о движении судебных дел из арбитражных судов и их представление в сети Интернет. В КАД размещается в полном объеме вся информация о судебном деле, а также тексты всех судебных актов, за исключением текстов судебных актов, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. КАД является основным местом размещения текстов судебных актов арбитражных судов Российской Федерации в сети Интернет.

Информационная система «Банк решений арбитражных судов» (БРАС) — информационная система, обеспечивающая представление судебных актов, завершающих рассмотрение судебных дел.

Информационная система «Календарь судебных заседаний» — информационная система, обеспечивающая оперативное представление информации о судебных заседаниях, назначенных на заданную дату, и перерывах в судебных заседаниях. В информации указываются судья, принявший судебный акт о назначении судебного разбирательства, время и место проведения судебного заседании, наименования сторон, участвующих в деле.

Информационная система «Система подачи жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов» (СПЖ) — система, предназначенная для подачи в арбитражные суды, включая ВАС РФ, жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов. Подача иных заявлений, ходатайств, жалоб посредством данной системы невозможна.

Использование судами систем автоматизации является обязательным. Порядок работы с системами автоматизации определяется регламентами работы пользователей данных систем; регламенты утверждаются приказом арбитражного суда и обязательны для исполнения всеми судьями, федеральными гражданскими служащими и служащими арбитражного суда.

Данные САС и САД считаются первичными, а сведения, содержащиеся в журнально-карточных системах учета арбитражных судов, носят лишь вспомогательный характер.

8. Автоматизация делопроизводства, осуществляемая на основе использования вышеназванных систем, обеспечивает решение следующих задач:

регистрация, учет и контроль движения документов;

унификация состава и оформления документов;

единообразное отражение данных на автоматизированных рабочих местах исполнителей;

расчет статистических и иных данных, в том числе ведение статистических карт судебных дел;

ведение и обновление баз данных;

программное формирование документов, в том числе алфавитных, регистрационно-контрольных и статистических картотек;

оперативный поиск информации в базах данных систем;

информационное взаимодействие всех структурных подразделений суда;

автоматическое размещение информации о судебных делах и судебных актов, а также ведение электронных судебных дел осуществляется в КАД и БРАС, доступ к которым предоставляется с официальных сайтов арбитражных судов Российской Федерации. Размещение информации в КАД является обязательным, ответственность за размещение информации в КАД несет суд, являющийся источником этой информации, контроль за размещением осуществляет председатель этого суда;

автоматизация процесса обмена информацией (в том числе электронными делами) между судами, как в информационных, так и в процессуальных целях;

обеспечение возможности выведения на бумажный носитель информации, содержащейся в системе автоматизации, в виде журналов, реестров, карт и форм, предусмотренных настоящей Инструкцией и локальными актами ВАС РФ.

9. Вся информация по судебным делам, первичные документы по которым поступили в суд в бумажном виде, размещенная в электронном виде в системах автоматизации, должна точно соответствовать материалам судебного дела. Объем прав работников суда на изменение сведений в регистрационной карточке дела регламентируется должностными регламентами работников арбитражного суда, а также регламентом/регламентами систем автоматизации, и зависит от служебных полномочий того или иного работника.

По решению председателя арбитражного суда в суде могут действовать одновременно как системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам. При этом все предусмотренные Инструкцией журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись судом в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем изготовления (распечатывания) их из систем автоматизации.

10. В структуре делопроизводства арбитражного суда особо выделяется организация работы архива.

Деятельность архива суда организуется в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов Российской Федерации (далее — Правила), разрабатываемыми в соответствии с Федеральным конституционным законом от 28.04.1995 N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», АПК РФ и утверждаемыми приказом ВАС РФ.

11. С требованиями Инструкции и Правил должны быть ознакомлены все работники суда. Ознакомление может осуществляться как с бумажной, так и с электронной копией Инструкции и Правил, с обязательной фиксацией факта такого ознакомления в системе автоматизации делопроизводства суда, в журнале ознакомления или иным принятым в суде способом.

Порядок работы с документами, предусмотренный Инструкцией и Правилами, обязателен для судей, помощников судей и работников аппарата суда, которые несут персональную ответственность за соблюдение их требований, сохранность судебных дел, бланков строгой отчетности и служебных документов.

Действие Инструкции и Правил не распространяется на работу с документами, обращение которых регламентируется Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне».

12. В Инструкции используются следующие основные понятия:

руководство суда — председатель арбитражного суда и его заместители, руководитель аппарата — администратор арбитражного суда, руководитель секретариата председателя суда, управляющий делами суда;

экспедиция — специалисты (специалист) подразделения суда, получающие корреспонденцию из почтовых отделений связи, фельдъегерской связи, специальной связи, по каналам электронной связи (в том числе из специальных сервисов на сайте суда), от граждан и организаций, и отправляющие исходящую корреспонденцию;

группа регистрации — специалисты (специалист), получающие входящие документы из экспедиции, регистрирующие их в системах автоматизации делопроизводства или судопроизводства и производящие перерегистрацию документов, полученных из судебных составов и подразделений;

группа оформления и выдачи исполнительных листов — специалисты (специалист), осуществляющие хранение, учет, оформление и выдачу сторонам исполнительных листов;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в арбитражных судах;

подразделение делопроизводства — структурное подразделение арбитражного суда (канцелярия суда, служба делопроизводства и т.п.), в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию судебных дел, документов, жалоб, ходатайств и т.п.; отправку документов и дел; хранение дел и документов; а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в арбитражном суде;

специалисты делопроизводства судебного состава — работники судебного состава суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства в судебных коллегиях, судебных составах;

специалисты делопроизводства подразделения суда — работники структурных подразделений суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, содержащий документы непроцессуального характера, формируемые в арбитражных судах, с указанием сроков их хранения;

дело по номенклатуре — дело структурного подразделения суда с исполненными организационно-распорядительными документами, имеющее свои заголовок и номер по сводной номенклатуре дел арбитражного суда;

материалы судебного дела — заявления, жалобы, ходатайства, письменные доказательства, в том числе заключения экспертов, объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, имеющих значение для правильного разрешения дела, а также протоколы судебных заседаний и судебные акты, принятые судом по делу. Материалами судебного дела могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные документы и/или электронные образы документов;

материальный носитель аудио-, видеозаписи судебного заседания (отдельного процессуального действия) — оптический диск (диск CD-R(RW), DVD-R(RW), Blue-Ray), на котором записана информация о ходе судебного заседания (отдельного процессуального действия) и который обеспечивает возможность сохранения этой информации в неизменном виде;

бумажный экземпляр документа — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе и снабженный необходимыми реквизитами;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

регистрация документа — присвоение документу постоянного регистрационного номера и фиксация даты данного события;

регистрационная карточка документа (далее — РК) — набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства суда;

filling-form.ru

Упрощенное делопроизводство в арбитражном суде

Упрощенное производство в арбитражном процессе

Далее в проекте закреплены еще два важных срока. Первый из них — это срок, определяемый судом для раскрытия сторонами доказательств. Данный срок не может быть менее 15 дней со дня вынесения определения о принятии искового заявления, заявления к производству (ч. 2 ст. 228 проекта). Данный срок имеет пресекательный характер: проект специально оговаривает невозможность представления доказательств за пределами установленного срока для предоставления доказательств, указывая, что сторона не имеет права ссылаться в своих объяснениях и возражениях на доказательства, которые не были раскрыты в установленный срок.

Проект же оставляет возможность для кассационного обжалования лишь при условии наличия безусловных оснований к отмене, перечисленных в ч. 4 ст. 288 АПК РФ, и только если решение обжаловалось в апелляционном порядке, или если арбитражный суд отказал в восстановлении пропущенного срока на подачу апелляционной жалобы.

Статья 227 АПК РФ: практика применения статей 29-ой главы АПК РФ

1. Суд рассматривает дело без вызова сторон, после истечения установленного им для предоставления доказательств и важных сведений.
2. Не проводится предварительное заседание.
3. Суд рассматривает только доказательства собранные в назначенный им срок.
4. Протокол не ведется и правила отложенного делопроизводства не применяются.

Несмотря на то, что заседание не проводится все документы внимательно изучаются судом и сам характер действий предшествующих вынесению решений ничем не отличается от того, что присутствует при обычном делопроизводстве. А это означает, что стороны должны внимательно следить за событиями и предоставлять в суд правильно оформленные документы. Во многом это становится залогом того, что справедливость восторжествует.

Что такое упрощенное делопроизводство в арбитражном суде

Москвы Понедельник — четверг 9.00 — 18.00 Пятница 9.00 — 16.45 Прием исковых заявлений Понедельник — четверг 9.00 — 14.00 Пятница и предпраздничные дни 9.00 — 13.00 Обед 13.00 — 13.45 Прием дополнительных документов Понедельник — четверг 9.00 — 16.00 Пятница и предпраздничные дни 9.00 — 15.00 Обед 13.00 — 13.45 Выдача исполнительных листов Понедельник — четверг 9.30 — 17.00 Пятница и предпраздничные дни 9.30 — 16.00 Обед 13.30 — 14.30 Справочная служба: (495) 600-96-96; приемная председателя суда: (495) 600-96-16; пресс-служба: (495) 600-96-13. Историческим прототипом арбитражных судов в дореволюционной России являлись коммерческие суды, в компетенцию которых входило рассмотрение торговых и вексельных споров, а также дел о торговой несостоятельности.

По искам, основанным на представленных истцом документах, устанавливающих денежные обязательства ответчика, которые ответчиком признаются, но не исполняются, и (или) на документах, подтверждающих задолженность по договору, за исключением дел, рассматриваемых в порядке приказного производства; 2. По требованиям, основанным на совершенном нотариусом протесте векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта, за исключением дел, рассматриваемых в порядке приказного производства.

Упрощенное производство: взгляд ВАС РФ

Высшие арбитры также уточнили, что стороны и третьи лица в пределах срока, установленного судом (абз. 2 ч. 3 ст. 228 АПК РФ), вправе направлять в суд ходатайства, которые, в свою очередь, в течение трех дней появятся в ограниченном доступе на сайте суда. Любой участник дела вправе высказать по ним свое мнение в письменной форме. Соответствующий документ нужно направить в суд. В том числе это можно сделать в электронном виде через систему «Мой Арбитр» – https://my.arbitr.ru/ (Документы по делам / Заявления и ходатайства).

Н е так много времени прошло с 24 сентября, когда вступили в силу изменения в АПК РФ, касающиеся процедуры рассмотрения дел в порядке упрощенного производства. За это время уже накопился ряд вопросов, на которые оперативно ответил Пленум ВАС РФ в постановлении от 08.10.2012 № 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства». Ознакомимся с позицией высших арбитров, чтобы ничто не мешало «свободному плаванию» в рамках упрощенного производства. Ведь все арбитражные суды будут руководствоваться именно этими разъяснениями.

Упрощенное делопроизводство в арбитражном суде

Решение по делу, рассматриваемому в порядке упрощенного производства. Решение арбитражного суда по делу, рассматриваемому в порядке упрощенного производства, принимается немедленно после разбирательства дела путем подписания судьей резолютивной части решения и приобщается к делу. Решение публикуется на сайте суда в картотеке дел, не позднее следующего дня после принятия. Судья составит мотивированное решение, только если Вы подали в арбитражный суд письменное заявление о выдачи мотивированного решения, в течение 5 дней со дня размещения решения на сайте суда.

Представители от истца и ответчика вызываться в судебные заседания не будут. Срок рассмотрения дела в упрощенном производстве. Дела в порядке упрощенного производства рассматриваются судьей единолично в срок, не превышающий 2-х месяцев со дня поступления искового заявления в суд. Какие дела относятся к упрощенному производству?

Упрощенное производство в арбитражном процессе: понятие, сроки

Разбирательство, как выше было сказано, осуществляется без приглашения сторон. Рассмотрение дел в упрощенном производстве выполняется уполномоченным лицом единолично. При этом информация и материалы размещаются на официальном сайте инстанции в рамках режима ограниченного доступа в течение 5 дней с даты принятия заявления. Упрощенное производство в гражданском процессе, а также по экономическим спорам не предполагает проведения предварительного слушания. В ходе разбирательства не предусматривается ведение протокола, а также отложение заседания.

Необходимо сказать, что при установлении длительности указанных периодов следует учесть время на доставку корреспонденцией почтовой службой, а также общую продолжительность разбирательства спора по сокращенной схеме. Промежуток между днями, когда заканчиваются 1-й и 2-й сроки, не должен быть меньше 15 дн.

Упрощенный порядок судопроизводства

С 1 июня вступают в силу очередные серьезные изменения в действующем процессуальном законодательстве. Думаю,что моим читателям полезно знать эти нововведения. Благовещенский городской суд постарался проинформировать благовещенцев о этих изменениях. Теперь и мой черед.

Отсчет сроков осуществляется от даты вынесения указанного определения, сроки текут одновременно. Период между датами окончания указанных сроков не может составлять менее 15 дней. Представление доказательств по истечении первого из указанных сроков не допускается. Суд может принять доказательства, поступившие с нарушением срока, только при условии, что срок пропущен по уважительной причине, и только до принятия решения по делу. По истечении указанных сроков суд исследует представленные доказательства и принимает решение по делу. При рассмотрении дела не применяются правила о ведении протокола, об отложении разбирательства дела, о проведении предварительного судебного заседания.

Актуальные вопросы упрощенного делопроизводства в арбитражном процессе

Упрощенное производство в арбитражном процессе 24 сентября 2012 года вступили в силу поправки в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации, внесённые Федеральным законом от 25 июня 2012 года № 86-ФЗ в связи с совершенствованием упрощённого производства (далее – Федеральный закон от 25 июня 2012 года № 86-ФЗ, Закон). О том, какие изменения произошли и для чего они вводятся, рассказывает председатель Арбитражного суда Республики Бурятия Владислав Иванов.

Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их подготовки и оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печати и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов.

Упрощенное делопроизводство в Арбитражных судах Крыма и Севастополя

Депутатами Государственной думы РФ, от фракции «Единая Россия», предложено внести упрощение в делопроизводство, осуществляемое арбитражными судами Крыма. Теперь судьи имеют право приёма документов написанных украинским языком, не заверяя их перевод. Над проектом закона работал Владимир Плигин вместе с депутатами Дмитрием Вяткиным и Вячеславом Лысаковым.

Согласно поправкам, при отсутствии у сторон дела возражений по вопросам текстовой части документов, то у суда есть право приобщать их к делу, не требуя при этом заверять их перевод нотариусом. Однако, такие правила будут относиться только к тем документам, которые были получены в Крыму, до того момента, когда Крым вошёл в состав России. Такое условие установлено законом.

Порядок упрощенного делопроизводства

Для получения доступа к сервисам Вам необходимо авторизоваться или зарегистрироваться Судопроизводство Сервис предназначен для подачи электронных заявлений, ходатайств и жалоб по гражданским и уголовным делам. Заявления искового, особого искового, особого производства Апелляционная (частная) жалоба Ходатайство о пересмотре судебного акта в кассационном порядке Пересмотр судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам Заявление об отмене заочного решения Заявление об отмене судебного приказа Заявление об отмене решения, вынесенного в упрощенном порядке Отзыв Ходатайство Встречный иск Заявление об обеспечении иска Заявление замечание на протокол судебного заседания Заявление на выдачу копий судебных актов Заявление на апостилирование Заявление о выдаче дубликата исполнительного листа Заявление о выдаче исполнительных листов на принудительное исполнение решений арбитража, третейского суда и иностранных судов Заявление о направлении исполнительного листа в органы юстиции Заявление о восстановлении пропущенного срока Проверка чека оплаты Для получения доступа к сервисам Вам необходимо авторизоваться или зарегистрироваться Отправка писем Сервис предназначен для отправки писем в судебные органы, не относящиеся к судопроизводству и обращениям граждан. Для получения доступа к сервисам Вам необходимо авторизоваться или зарегистрироваться Подача обращений Сервис предназначен для отправки обращений в Судебные органы РК в соответствии с Законом РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц». Для получения доступа к сервисам Вам необходимо авторизоваться или зарегистрироваться Апостилирование официальных документов, исходящих из судебных органов Данный сервис предназначен для получения копии судебных актов для проставления апостиля.

В этом случае прежде всего возникает вопрос о том, каким образом заверяется доверенность. Ответ на этот вопрос дифференцирован в зависимости от того, кто является доверителем — физическое или юридическое лицо. По общему правилу для удостоверения доверенности доверителю — физическому лицу достаточно лишь поставить под ней свою подпись.