Запись о присвоении разряда в трудовую книжку: Запись в трудовой книжке о присвоении разряда

Содержание

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о присвоении разряда

Содержание статьи

Занесение записей и исправлений в трудовую книжку регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению. Также в этих нормативных документах указано, как сделать запись в трудовую книжку о присвоении разряда, класса или категории. При неправильном заполнении трудовой книжки или внесении изменений в нее у сотрудника, которому она принадлежит, могут возникнуть проблемы с последующим трудоустройством или начислением пенсионного пособия.

Основные правила, которых стоит придерживаться в процессе заполнения трудовой книжки

  • Все записи в трудовую книжку работника заносятся на основании соответствующего приказа или распоряжения работодателя в недельный срок, кроме записи об увольнении.
  • Записи в трудовой книжке обязательно должны в точности соответствовать текстам соответствующих приказов или распоряжений.
  • Даты записей проставляются арабскими цифрами.
  • В трудовой книжке запрещается делать какие-либо сокращения или зачеркивания. Пункты статей, сами статьи, приказы указываются полностью, без сокращений (например, пункт 1 части 2 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • Все записи должны быть внесены на русском языке. При необходимости они могут быть продублированы языком, который установлен республикой как второй государственный. В новых Правилах и Инструкции нет четких рекомендаций по заполнению трудовой книжки двумя языками, поэтому принято вносить запись на втором языке сразу после основной записи с полным дублированием и аналогичным оформлением.
  • Работодатель обязан уведомлять сотрудника о каждой внесенной записи в трудовую книжку. При этом соответствующая отметка должна быть сделана в карточке сотрудника и заверена его подписью.

Как сделать запись о квалификационной категории или присвоении разряда


При поступлении на работу в трудовой книжке сотрудника производится запись, в которой должна быть указана дата приема на работу, дата и номер приказа (распоряжения), должность и квалификация работника. В случае, когда сотруднику в период работы на предприятии присваивается новая квалификационная категория (разряд, класс), отметка об этом должна быть занесена в трудовую книжку в установленном порядке.

При внесении записи о присвоении разряда или категории необходимо придерживаться следующей последовательности:

  1. В первой графе проставляется порядковый номер записи. Нумерация записей должна идти в порядке очереди и исключать пропущенные номера.
  2. Во вторую графу вносится дата учетной записи, которая должна соответствовать дате приказа (распоряжения) или не превышать недельный срок с даты выдачи документа.
  3. Далее в третьей графе вносится запись непосредственно о присвоении нового разряда или квалификации.
  4. В четвертой графе вносится отметка о приказе (распоряжении), который является основанием для внесения записи. Обязательно указывается его дата и номер.

В случае присвоения сотруднику новой профессии, специальности с определенным уровнем квалификации или класса (разряда) в трудовой книжке работника обязательно производится запись, устанавливающая данный факт.

Не сделана запись о присвоении разряда: что делать?

Иногда в процессе трудового делопроизводства выясняется, что в трудовую книжку не была внесена запись о присвоении сотруднику квалификации или разряда (класса). В данной ситуации по инициативе работника или сотрудника, отвечающего за оформление трудовых книжек, выявившего нарушение, соответствующая запись может быть внесена по факту обнаружения ошибки.

Для этого необходимо:

  • Поднять кадровый приказ, подтверждающий присвоение сотруднику квалификационной категории или разряда, на основании которого будет произведена запись в трудовую книжку.

В случае его отсутствия требуется оформить в установленном порядке такой документ. Без его наличия вносить запись запрещено.

  • Внести пропущенную запись. Номер записи отмечается в порядке имеющейся нумерации.

В графе №2 должна быть указана дата фактического присвоения уровня квалификации или разряда (в случае отсутствия в трудовой книжке записи об увольнении). В Правилах заполнения и Инструкции по ведению трудовых книжек отсутствуют четкие указания по сохранению хронологии записей, поэтому изменение данной хронологии не является нарушением.

  • В ситуации, когда в трудовую книжку уже внесена отметка об увольнении сотрудника, запись о присвоении разряда (квалификации, класса) еще можно внести (за исключением случаев, когда следующей внесена запись о принятии на работу на другое предприятие).

Пропущенная запись вносится следующим за последним порядковым номером. Во второй графе вносится дата, соответствующая дате последней записи (дате увольнения). В графе №3, кроме информации о присвоении квалификации, указывается фактическая дата ее присвоения. В четвертой графе в установленной форме указывается ссылка на подтверждающий документ. Данная отметка в трудовой книжке должна быть отдельно заверена печатью предприятия (отдела кадров) и подписью ответственного лица.

Порядок оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов

 

Порядок оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов

   Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях и поощрениях).
   Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:
   — у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;
   — у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.
   Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуация, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудовую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подлежит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликвидации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.
При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), отсутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправления в сведениях о работе и т. п.
Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа.
Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Заполнение титульного листа

   В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность.
При оформлении трудовой книжки вносятся следующие сведения о работнике:
   а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
   б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Заполнение сведений о работнике
   Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
  
Фамилия, имя и отчество
(полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность гражданина РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ
с 14-летнего возраста.
При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверяющий личность, например: военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения.
Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике оформления трудовых книжек значительным количеством ошибок.
Нередки случаи написания фамилии, имени и отчества работника «на слух», без строго соответствия данным паспорта («классическим» примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья, отчества Геннадиевна и Геннадьевна).
Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, замена их инициалами, что абсолютно недопустимо (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист.
В таком случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акт. Наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем. Неточности в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсий, поэтому работники вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года),
например: дата рождения 9 апреля 1962 года, в трудовой книжке должно быть записано — 09.04.1962.
Запись об уровне образования осуществляется только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:
   — аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпускников XI (XII) классов;
   — диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).
Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, зачетной книжкой или студенческим билетом).
На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа — «Профессия, специальность».
При заполнении этой строки нужно учитывать следующее:
   — диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности», как это указано в дипломе специалиста;
   — гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или выполняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности;
Многие не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда — типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии (по отраслям)» записывают квалификацию «экономист»).
Надо отметить, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться «без каких-либо сокращений» (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе.
   Профессия — это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций. Например, строитель, врач, преподаватель и т.д.
   Специальность — это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей.
Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.
Например,
   строитель: плотник, каменщик, маляр;
   врач: терапевт, хирург, педиатр.
   Квалификация — это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих — специальным образованием.
О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста
   Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой начала работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней).
Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка («__»____20__г.), явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты. Потому графу «Дата заполнения» трудовой книжки можно заполнить в любом из этих вариантов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
   В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Однако последняя подпись должна быть проставлена «разборчиво», что не вполне соответствует самому определению термина «подпись» как «собственноручной росписи» (по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).
В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают указание: «подпись — разборчиво» (ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию).
В связи с этим можно порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.
Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации.
Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной

нужно ли присваивать порядковый номер записи в трудовой книжке — Дайджесты новостей

Вопрос: В трудовую книжку необходимо внести запись, а именно: присвоение высшей квалификационной категории тренеру — преподавателю. Нужно ли присваивать порядковый номер в трудовой книжке в данном случае? Спасибо!

Сообщаю Вам следующее:

При внесении записи о присвоении квалификационной категории записи необходимо присвоить порядковый номер (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Подборка документов из Систем КонсультантПлюс:

 

Документ 1

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.


Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» {КонсультантПлюс}

 

Документ 2

 

См.:

«Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни».

См. также другие формы из книги «Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни».

 

 

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
07 25 03 2013 Присвоена вторая квалификационная категория по должности «учитель» Приказ от 25.03.2013 N 17-кв


{Форма: Трудовая книжка. Присвоение работнику квалификационной категории (образец заполнения) («Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни», «АйСи Групп», 2016) {КонсультантПлюс}}

 

Ответ подготовил эксперт Систем  КонсультантПлюс Гадисламова Ирина Мидхатовна

Ответ актуален на 12.03.2019 г.

«Трудовые книжки» (продолжение)

«Трудовые книжки» (продолжение)

Во второй части семинара, посвященного работе с трудовыми книжками, будет подробно рассмотрен порядок оформления новой трудовой книжки и внесения и исправления записей в трудовые книжки.

Ведущий семинара

Дмитрищук Светлана Анатольевна

  • Эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, сертифицированный бизнес-тренер, автор публикаций в специализированных изданиях.
  • Опыт руководства кадровыми службами крупнейших государственных и коммерческих предприятий
  • Высшее образование по управлению персоналом.
  • Автор серии семинаров «Новое в трудовом законодательстве», «Трудовой договор», «Трудовые книжки: сложные вопросы», получивших наивысшую оценку членов Кадрового клуба «Кадры в порядке»

Видео семинара

План семинара

  1. Заведение работнику новой трудовой книжки
  • Как оформить выдачу новой трудовой книжки и как оплатить
  • Заполнение чистого бланка трудовой книжки – оформление титульного листа
  • Ошибки и исправления

Рассмотрим нюансы:

две трудовые книжки у работника, трудовые книжки колхозников, можно ли брать чистый бланк трудовой книжки у работника, удерживать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты.

  • Организация хранения трудовых книжек
  • Внесение записей в трудовую книжку:
    • о приеме
    • о переводе
    • об изменении наименования должности
    • о переименования или изменения организационно — правовой формы организации
    • о работе по совместительству
  • Исправление неверных записей в трудовой книжке, внесение изменений:
    • Внесение изменений и исправлений на титульный лист трудовой книжки
    • Внесение изменений и исправлений в раздел «Сведения о работе»
    • Внесение в трудовую книжку записей о стаже работника на основании представленных работником справок и иных документов
  • Оформление дубликата, выдача вкладыша
  • Выдача трудовой книжки на руки работнику
  • Работа с трудовой книжкой при увольнении:
    • Внесение записей о прекращении трудового договора по различным основаниям
    • Направление работнику уведомления
    • Выдача трудовых книжек работникам филиалов

    Рассмотрим нюансы:

    если потерянная трудовая книжка работника нашлась, запись о переводе с совместительства на основную работу, временный перевод стал постоянным, переименование должности, присвоение квалификационного разряда, трудовой договор расторгнут или прекращен, выдача трудовой книжки работника родственникам, доверенному лицу.

  • Ответственность работодателя за нарушение законодательства о ведении и хранении трудовых книжек.
    • Нарушение сроков выдачи трудовых книжек
    • Внесение записи об основании прекращения трудового договора не соответствующей трудовому законодательству
    • Административная ответственность за нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек

    ИНФОРМАЦИЯ О СЕРТИФИКАТАХ

    Теперь у вас есть возможность не только прослушать семинар, но и бесплатно получить сертификат участника, который подтвердит ваш профессиональный рост и пригодится вам для общения с нынешним и будущими работодателями.

    Если вы находитесь в Москве, вы можете получить сертификаты непосредственно в нашем офисе (бесплатно).

    Для отправки сертификатов в другие регионы вам необходимо будет оплатить стоимость почтовых расходов.

    Также мы можем выслать вам скан вашего сертификата по электронной почте (бесплатно).

    Для получения сертификатов любым из указанных способов, вам необходимо выслать на электронный адрес [email protected] письмо с темой «Сертификат», в котором указать:

    • Ваше ФИО полностью
    • Название семинара(-ов), который вы прослушали  
    • Способ получения сертификата: самовывоз из офиса, отправка почтой, в электронном виде
    • Для отправки почтой — почтовый адрес с индексом 

     

    ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

    23.03.2016

    Бизнес-центр «Ямское поле»

    Регистрация обязательна. Количество мест ограничено.

    Бесплатно

    Регистрация на семинар

    Повышение квалификации в электронной трудовой книжке

    Изначально идея электронных трудовых книжек состояла в переводе сведений о трудовой деятельности человека в цифровой формат. Однако в процессе перехода выяснилось, что некоторые данные в ЭТК все-таки не попадают. Расскажем, отражается ли повышение квалификации в электронной трудовой книжке.

    Какие сведения о сотруднике попадают в ЭТК

    Электронная трудовая книжка – информация о работнике, которая аккумулируется в сервисах ПФР из отчетов СЗВ-ТД, предоставляемых работодателями.

    Форма СЗВ-ТД введена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. П. 2.5.3 Порядка ее заполнения приводит перечень мероприятий, которые находят отражение в отчете:

    Кадровые мероприятия

    Суть

    ПРИЕМ

    Наем сотрудника

    ПЕРЕВОД

    Перевод на другую постоянную должность, работу

    ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ

    Изменение названия работодателя

    УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)

    Получение сотрудником новой профессии, квалификации с указанием категории (класса, разряда, чина и т.п.)

    УВОЛЬНЕНИЕ

    Прекращение трудовых отношений

    ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)

    Лишение сотрудника права занимать некоторые должности или вести некоторые виды деятельности согласно судебному решению

    Получается, что повышение квалификации относится к обстоятельствам, которые фиксируются в ЭТК.

    Читайте также: В какой программе вести электронные трудовые книжки

    Повышение квалификации: электронная трудовая книжка

    Если сотрудник прошел повышение квалификации и ему установлен соответствующий разряд, класс и т.п., информация об этом передается в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД. При этом важно учесть, что в ЭТК данные сведения вносятся только в случае, когда соответствующая квалификация присваивается работнику самим работодателем. Присвоение квалификации учебным заведением по итогам обучения в СЗВ-ТД отражать не надо (письмо Минтруда № 14-0/10/В-1704 от 05.03.2020).

    Учитывая, что такие данные не относятся к случаям приема на работу или увольнения, срок их представления – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло повышение квалификации работника.

    Ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает порядок подачи отчета:

    • если численность работников 25 человек и больше – только электронно по ТКС с использованием усиленной ЭЦП;
    • если работников меньше – отчет можно подавать электронно или на бумажном бланке.

    Читайте также: Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

    Повышение квалификации: электронная трудовая книжка – пример

    Мельникова М.А. с 2018 года работает в ООО «СтройИнвест» юрисконсультом. Должностных изменений до 2020 года не происходило.

    В августе 2020 года работница прошла курсы повышения квалификации, а в сентябре по итогам аттестации работодателем ей была присвоена 2 категория.

    Поскольку отчет подается на данную сотрудницу впервые, работодатель отразит в нем сведения о работе по состоянию на 01.01.2020 (прием на работу в 2018 году), а также информацию о присвоении квалификации. Отчет СЗВ-ТД в данном случае будет выглядеть так:

    Электронная трудовая книжка и записи о поощрениях

    Записи в бумажной трудовой книжке о поощрениях и награждениях накапливались в особом разделе. Подобная информация в электронном формате по форме СЗВ-ТД в ПФР не передается, т.к. она не включена в перечень п. 2.5.3 Постановления № 730п.

    Теперь сведения о поощрениях найдут место только в бумажных трудовых книжках, если работник подал соответствующее заявление с просьбой продолжить заполнение трудовой на бумажном бланке.

    Но в любом случае данные о награждениях занесут в личную карточку сотрудника.

    Заключение

    Повышение квалификации – одно из мероприятий, отражаемых в электронной трудовой книжке.

    Поощрения и награждения не относятся к разряду данных, фиксируемых в ЭТК. Подобные сведения подлежат внесению лишь в личную карточку и бумажный бланк трудовой книжки.

    Скачать актуальный бланк формы СЗВ-ТД можно по ссылке.

    Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

    Новости социальной поддержки

    Порядок подачи и рассмотрения электронных обращений граждан

    Обращение, направленное на официальный сайт Министерства по электронной почте, должно содержать фамилию, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, суть обращения (далее — Интернет-обращение).

    Интернет-обращение, поступившее на официальный сайт по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», административным регламентом предоставления министерством труда и социальной защиты населения Ставропольского края государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее — Административный регламент). По электронному адресу, указанному в обращении направляется уведомление о приеме обращения.

    Для приема Интернет-обращения заявителя в форме электронного сообщения применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем, реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа. Адрес электронной почты заявителя (законного представителя) и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

    Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения, помимо указанных оснований, в пункте 2.9 Административного регламента, также являются:

    • отсутствие адреса (почтового или электронного) для ответа;
    • поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;
    • некорректность содержания электронного сообщения.

    Ответ заявителю на Интернет-обращение может направляться как в письменной форме, так и в форме электронного сообщения.

    Заявителю гарантируется не разглашение без его согласия сведений, содержащихся в Интернет-обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина. Информация о персональных данных заявителей хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

    Интернет-обращения представляются руководству Министерства для рассмотрения. На наиболее часто задаваемые вопросы периодически публикуются ответы руководителей Министерства. Ваш вопрос, заданный в Интернет-обращении может быть опубликован на сайте в обезличенной форме.

    Закрыть

    Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой — Российская газета

    С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии «трудовой»? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей «РГ — Неделя».

    Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

    Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

    Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

    Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

    Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

    Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

    В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.

    В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

    Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

    Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

    Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

    Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

    Где гарантии от утечек

    А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.

    Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

    Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

    Для тех, кто привык к бумаге

    Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

    Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

    Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

    Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

    А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

    Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

    К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

    Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

    Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

    Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

    Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

    Как быть совместителям

    Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

    Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

    Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

    Куда вписывать награды

    Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

    Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».

    Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

    Разрешите доложить

    Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

    Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

    В каких случаях нужно подождать

    Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

    Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

    Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

    Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

    О чем не пишут в книжках

    Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?

    Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

    Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

    Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

    Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Фото: Никита Митюнин

    Личный вопрос

    Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

    Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

    Глава Задания и тесты

    1.5 Назначения и тесты главы

    Чтобы оценить ваше понимание материала, рассматриваемого в этой главе, выполните следующие задания.

    Практические занятия (обзор навыков)

    Базовый месячный бюджет медицинского офиса (всесторонний обзор)

    Стартовый файл: Глава 1 CiP Упражнение 1

    Сложность: Уровень 1

    Создание и поддержание бюджета — обычная практика во многих профессиях.Бюджеты играют решающую роль, помогая бизнесу или домашнему хозяйству контролировать расходы. В этом упражнении вы создадите бюджет для гипотетического медицинского кабинета, изучив навыки, описанные в этой главе. Начните упражнение с открытия файла с именем Chapter 1 CiP Exercise 1.

    Ввод, редактирование и управление данными

    1. Активируйте все местоположения ячеек на листе Sheet1, щелкнув левой кнопкой мыши кнопку «Выбрать все» в верхнем левом углу листа.
    2. На вкладке «Главная» ленты установите стиль шрифта Arial, а размер шрифта — 12 пунктов.
    3. Увеличьте ширину столбца A, чтобы были видны все записи в диапазоне A3: A8. Поместите указатель мыши между буквой A и буквой B столбца A и столбца B. Когда указатель мыши изменится на двойную стрелку, щелкните левой кнопкой мыши и перетащите ее вправо, пока ширина символа не станет 18,00.
    4. Введите Квартал 1 в ячейку B2.
    5. Используйте Автозаполнение для заполнения заголовков в диапазоне C2: E2. Активируйте ячейку B2 и поместите указатель мыши на маркер заливки. Когда указатель мыши изменится на черный знак плюса, щелкните левой кнопкой мыши и перетащите его в ячейку E2.
    6. Увеличьте ширину столбцов B, C, D и E до 10,14 символа. Выделите диапазон B2: E2 и нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты. Щелкните параметр «Ширина столбца», введите 10,14 в диалоговом окне «Ширина столбца», а затем нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Ширина столбца».
    7. Введите слова Бюджет медицинского офиса в ячейку A1.
    8. Вставьте пустой столбец между столбцами A и B. Активируйте любую ячейку в столбце B. Затем щелкните стрелку раскрывающегося списка кнопки «Вставить» на вкладке «Главная» ленты. Щелкните параметр «Вставить столбцы листа».
    9. Введите слова Бюджетные затраты в ячейку B2.
    10. Установите ширину столбца B на 13,29 символа.

      Форматирование и основные диаграммы

    11. Объединить ячейки в диапазоне A1: F1. Выделите диапазон и нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на вкладке «Главная» ленты.
    12. Внесите следующие изменения формата в диапазон A1: F1: полужирный; курсив; изменить размер шрифта на 14 пунктов; измените цвет заливки ячейки на Морской, Акцент 5, Темнее 50%; и измените цвет шрифта на белый.
    13. Увеличьте высоту строки 1 до 24.75 баллов.
    14. Выровнять заголовок листа по центру в диапазоне A1: F1 по вертикали. Активируйте диапазон, а затем нажмите кнопку «Выровнять по центру» на вкладке «Главная» ленты.
    15. Отрегулируйте следующий формат диапазона A2: F2: жирный; и измените цвет заливки ячейки на Желто-коричневый, Фон 2, Темнее 10%.
    16. Установите выравнивание в ячейке B2 на перенос текста. Активируйте расположение ячейки и нажмите кнопку «Перенести текст» на вкладке «Главная» ленты.
    17. Скопируйте ячейку C3 и вставьте содержимое в диапазон D3: F3.
    18. Скопируйте содержимое диапазона C6: C8, выделив диапазон и нажав кнопку «Копировать» на вкладке «Главная» ленты. Затем выделите диапазон D6: F8 и нажмите кнопку «Вставить» на вкладке «Главная» ленты.
    19. Рассчитайте общий бюджет заработной платы на все четыре квартала. Активируйте ячейку B3 и щелкните стрелку вниз на кнопке Автосумма на вкладке Формулы на ленте.В раскрывающемся списке выберите «Сумма». Затем выделите диапазон C3: F3 и нажмите клавишу ENTER на клавиатуре.
    20. Скопируйте содержимое ячейки B3 и вставьте его в диапазон B4: B8.
    21. Отформатируйте диапазон B3: F8 со знаком доллара США и нулевыми десятичными знаками.
    22. Сортировка данных в диапазоне A2: F8 на основе значений в столбце «Четвертый квартал» в порядке возрастания. Выделите диапазон A2: F8 и нажмите кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные» на ленте.Выберите квартал 4 в раскрывающемся списке «Сортировать по» и выберите от наименьшего к наибольшему в раскрывающемся списке «Порядок». Щелкните кнопку ОК.
    23. Добавьте вертикальные и горизонтальные линии в диапазон A1: F8. Выделите диапазон и щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой «Границы» на вкладке «Главная» ленты. В раскрывающемся списке выберите вариант «Все границы».
    24. Измените имя вкладки листа Sheet1 на «Бюджет». Дважды щелкните вкладку рабочего листа, введите слово Бюджет и нажмите клавишу ВВОД.
    25. Вставьте круговую диаграмму, используя данные в диапазоне A2: B8. Выделите диапазон и нажмите кнопку Pie на вкладке Insert на ленте. Щелкните первый вариант в списке (вариант «Пирог»).
    26. Щелкните и перетащите диаграмму так, чтобы верхний левый угол оказался в центре ячейки h3.
    27. Добавьте метки к диаграмме, щелкнув параметр «Макет 1» в списке «Макеты диаграммы» на вкладке «Дизайн» на ленте. Убедитесь, что диаграмма активирована, щелкнув ее один раз, прежде чем искать опцию Layout 1 Chart Layout.

      Печать

    28. Измените ориентацию рабочего листа бюджета, чтобы он печатал альбомную, а не книжную.
    29. Настройте соответствующие параметры так, чтобы рабочий лист бюджета печатался на одном листе бумаги.
    30. Добавьте заголовок к листу бюджета, который показывает дату в верхнем левом углу и ваше имя в центре.
    31. Добавьте нижний колонтитул к листу бюджета, который показывает номер страницы в правом нижнем углу.
    32. Используйте команду «Сохранить как» на вкладке «Файл» на ленте, чтобы сохранить книгу, добавив свое имя перед именем текущей книги (т. Е. « ваше имя Глава 1 CiP Упражнение 1»).
    33. Закройте книгу и Excel.

    Рисунок 1.66 Завершенное упражнение по медицинскому бюджету

    Маркетинг специальной женской одежды

    Стартовый файл: Глава 1 CiP Упражнение 2

    Сложность: Уровень 2

    Основным видом деятельности специалистов по маркетингу является анализ динамики демографических изменений населения в определенных регионах.Это особенно важно для специализированных розничных магазинов, ориентированных на определенную возрастную группу населения. В этом упражнении используются навыки, описанные в этой главе, для анализа гипотетических демографических тенденций. Решения, которые могут быть приняты с помощью такой информации, включают в себя, где открывать новые магазины, следует ли закрывать и открывать существующие магазины в других сообществах или следует скорректировать ассортимент продукции. Цель этого упражнения — использовать навыки, представленные в этой главе, для анализа гипотетических демографических тенденций для розничного торговца модной одеждой.

    1. На листе Sheet1 введите 2008 год в ячейку B3.
    2. Используйте Автозаполнение, чтобы заполнить с 2009 по 2012 годы в диапазоне C3: F3.
    3. Измените стиль шрифта на Arial и размер шрифта на 12 пунктов для всех местоположений ячеек на листе Sheet1.
    4. Объедините и центрируйте ячейки в диапазоне A1: F1.
    5. Внесите следующие корректировки форматирования в диапазон A1: F1: полужирный; курсив; изменить цвет заливки ячейки на оливково-зеленый, акцент 3, светлее 60%; измените размер шрифта на 14 пунктов.
    6. Введите название этого рабочего листа в диапазоне A1: F1 в две строки. Первая строка должна читать Тенденции населения по возрастным группам . Вторая строка должна читать для региона 5 .
    7. Увеличьте высоту строки 1, чтобы заголовок был виден.
    8. Удалить строку 2.
    9. Увеличьте высоту строки 2 до 21 пункта.
    10. Отформатируйте значения в диапазоне B3: F6 так, чтобы запятая отделяла каждую тысячу разрядов от нуля десятичных знаков.
    11. Выполните необходимые настройки, чтобы удалить все знаки решетки (####), которые могли появиться после форматирования значений.
    12. Сортировка данных в диапазоне A2: F6 на основе значений за 2008 год от наибольшего к наименьшему.
    13. Введите слово Всего в ячейку A7.
    14. Увеличьте высоту строки 7 до 22,50 пункта.
    15. Отформатируйте диапазон A7: F7, чтобы записи выделялись полужирным шрифтом и курсивом.
    16. В ячейке B7 добавьте сумму, которая суммирует значения в диапазоне B3: B6.Отформатируйте значение с помощью нуля десятичных знаков и запятой для каждой тысячи разрядов.
    17. Скопируйте содержимое ячейки B7 и вставьте его в диапазон C7: F7.
    18. Добавьте вертикальные и горизонтальные линии в диапазон A1: F7.
    19. Добавьте очень жирную оранжевую рамку по периметру диапазона A1: F7.
    20. Вставьте столбчатую диаграмму, используя данные в диапазоне A2: F6. Выберите формат двухмерного столбца с накоплением.
    21. Переместите столбчатую диаграмму так, чтобы верхний левый угол оказался посередине ячейки A8.
    22. Переименуйте вкладку рабочего листа Sheet1 в Population Trends.
    23. Настройте соответствующие параметры так, чтобы рабочий лист «Тенденции населения» печатался на одном листе бумаги.
    24. Добавьте заголовок к рабочему листу Population Trends, который показывает дату в верхнем левом углу и ваше имя в центре.
    25. Сохраните книгу, добавив свое имя перед именем текущей книги (например, « ваше имя Глава 1 CiP, Упражнение 2»).(Подсказка: вам нужно будет сохранить как.)
    26. Закройте книгу и Excel.

    Рисунок 1.67 Завершенное упражнение «Демографические тенденции»

    Проверка целостности

    Стартовый файл: Глава 1 IC Упражнение 1

    Сложность: Уровень 3

    Цель этого упражнения — проанализировать рабочий лист, чтобы определить, есть ли какие-либо недостатки целостности. Сначала прочтите сценарий ниже.Затем откройте файл, связанный с этим упражнением, и проанализируйте рабочие листы, содержащиеся в книге. Вы найдете рабочий лист в книге под названием AnswerSheet . Этот рабочий лист следует использовать для любых письменных ответов, необходимых для этого упражнения.

    Сценарий

    Ваш коллега предоставляет вам данные о продажах в книге Excel, которую вы собираетесь использовать для встречи с начальником по стратегии продаж. Рабочая тетрадь была прикреплена к электронному письму, в котором были указаны следующие моменты.

    • Данные представляют собой самые продаваемые товары компании в прошлом году по отношению к долларам продаж.
    • Я получил данные от аналитика в моем отделе, который настоял на включении данных о затратах по каждой позиции. Однако я этого не вижу. Возможно, вам придется вручную ввести это самостоятельно. Я включил стоимость каждой позиции ниже.
    • Исходные данные, которые я получил, находятся на Листе 1. Я скопировал эти данные и вставил их в Sheet2. Я подумал, что вы могли бы захотеть увидеть это в разобранном виде.
    • Данные о стоимости товара:

      Арт. Стоимость
      Черный плоский 35,00 $
      Браслет 30,00 $
      Коричневый насос 25 долларов.00
      Маргаритка с принтом 40,00 $
      Серая полоса 110,00 $
      Трикотажное трикотажное изделие 80,00 $
      Темно-синяя полоска 125,00 $
      Шерсть темно-синяя 135 долларов.00
      Кварцевые часы 80,00 $
      Сандалии 45,00 $
      Желто-коричневый 115,00 $
      Кольцо с топазом 50,00 $

    Переуступка

    1. Тщательно проанализируйте данные в этой книге.Было бы удобно использовать эти данные на встрече с начальником? Используйте лист ответов в этой книге, чтобы кратко перечислить любые проблемы, которые у вас есть по поводу этих данных.
    2. Если необходимо ввести информацию о стоимости, введите ее в лист Sheet1. Если нет, укажите причину в листе ответов .
    3. Исправьте все проблемы и внесите необходимые изменения в эту книгу.
    4. Сохраните книгу, добавив свое имя перед именем текущей книги.

    Применение навыков Excel

    Задание в этом разделе требует, чтобы вы применили навыки, представленные в этой главе, для достижения поставленной цели. Сначала прочтите задание, а затем откройте файл и выполните указанные требования. Когда вы выполните задание, сохраните файл, добавив свое имя перед текущим именем книги.

    Стартовый файл: Глава 1 Назначение AES 1

    Сложность: Уровень 3

    Рабочая книга для этого назначения содержит данные плана продаж по месяцам для категорий товаров, проданных гипотетическим розничным продавцом одежды.Используйте навыки, описанные в этой главе, для достижения перечисленных ниже пунктов.

    1. Показать общую сумму плана продаж в долларах рядом с каждой категорией в столбце B.
    2. Вместо того, чтобы показывать план продаж в долларах по месяцам, рассчитайте плановые доллары для каждого квартала (см. Следующий рисунок, «Макет продаж по кварталам»). Каждому кварталу присваиваются следующие месяцы:

      • Квартал 1: февраль, март и апрель
      • Квартал 2: май, июнь и июль
      • Квартал 3: август, сентябрь и октябрь
      • Квартал 4: ноябрь, декабрь и январь
    3. Показать общий план на каждый квартал.
    4. Сортировка категорий товаров на основе общей суммы плана продаж в долларах.
    5. Добавьте любые дополнительные улучшения форматирования, которые упростят чтение рабочего листа.

    Рисунок 1.68 Планировка продаж по кварталам

    Тест навыков главы

    Стартовый файл: тест навыков по главе 1

    Сложность: Уровень 2

    Ответьте на следующие вопросы, выполнив навыки в стартовом файле, необходимые для этого теста.Ответьте на каждый вопрос в том порядке, в котором он появляется. Если вы не знаете ответа, переходите к следующему вопросу. Перед началом этого теста откройте стартовый файл, указанный выше.

    1. На листе Sheet1 введите слово Totals в ячейку C14.
    2. Отформатируйте все ячейки листа Sheet1 в стиле шрифта Arial и размером шрифта 12 пунктов.
    3. Установите ширину символа для столбцов от A до G равной 12,71.
    4. Измените запись в ячейке B2, чтобы она читалась как «Номер позиции.”
    5. Используйте Автозаполнение, чтобы заполнить содержимое ячейки B3 в диапазоне B4: B13.
    6. Скопируйте содержимое ячейки A3 и вставьте его в диапазон A4: A8.
    7. Удалить столбец F.
    8. Отформатируйте диапазон A1: F2, чтобы текст был полужирным.
    9. Задайте выравнивание в диапазоне A2: F2 для переноса текста.
    10. Измените цвет заливки ячеек в диапазоне A1: F1 на Красный, Акцент 2, Темнее 25%.
    11. Внесите следующие изменения шрифта в диапазон A1: F1: установите белый цвет шрифта, добавьте курсив и установите размер шрифта на 14.
    12. Объедините и центрируйте ячейки в диапазоне A1: F1.
    13. Введите название этого рабочего листа в диапазоне A1: F1. Заголовок должен состоять из двух строк. Первая строка должна читать Отчет о состоянии . Во второй строке следует читать Продажи и запасы по позиции .
    14. Увеличьте высоту строки 1, чтобы был виден весь заголовок.
    15. Вставьте пустую строку над строкой 14.
    16. Отформатируйте значения в диапазоне C3: C13 со знаком доллара США и двумя десятичными знаками.
    17. Отформатируйте значения в диапазоне E3: F13 с нулевыми десятичными знаками и запятой в каждой тысячной позиции.
    18. В ячейке E15 используйте автосумму, чтобы вычислить сумму значений в диапазоне E3: E14.
    19. Добавьте вертикальные и горизонтальные линии к диапазону A1: F15.
    20. Добавьте жирную границу по периметру диапазона A1: F15.
    21. Вставьте столбчатую диаграмму, используя данные в диапазоне D2: E13.
    22. Переместите диаграмму так, чтобы верхний левый угол оказался посередине ячейки h3.
    23. Отсортируйте данные в диапазоне A2: F13 на основе значений в столбце «Продажи в единицах». Отсортируйте значения в порядке убывания или от наибольшего к наименьшему.
    24. Вставьте новый пустой лист в книгу.
    25. Удалить лист 3.
    26. Переместите Sheet4 перед Sheet2, чтобы рабочие листы располагались в следующем порядке: Sheet1, Sheet4 и Sheet2.
    27. Переименуйте вкладку рабочего листа Sheet1 в «Отчет о состоянии».
    28. Измените ориентацию листа отчета о состоянии, чтобы он печатал альбомную, а не книжную.
    29. Отрегулируйте соответствующие настройки, чтобы рабочий лист отчета о состоянии печатался на одном листе бумаги.
    30. Добавьте заголовок к листу отчета о состоянии, в котором дата отображается в верхнем левом углу, а ваше имя — в центре.
    31. Добавьте нижний колонтитул к листу отчета о состоянии, который показывает номер страницы в правом нижнем углу.
    32. Сохраните книгу, добавив свое имя перед названием текущей книги (например, « ваше имя Глава 1 Тест навыков»).(Подсказка: вы будете использовать «Сохранить как».)
    33. Закройте книгу и Excel.

    Импорт или связывание данных в книге Excel

    Перенести данные из книги Excel в базы данных Access можно разными способами. Вы можете скопировать данные из открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу или создать ссылку на лист из базы данных Access.

    В этом разделе подробно объясняется, как импортировать данные Excel из настольных баз данных Access или связать их с ними.

    Что ты хочешь сделать?

    Общие сведения об импорте данных из Excel

    Если ваша цель — сохранить некоторые или все данные из одного или нескольких листов Excel в Access, вам следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных Access создает копию данных в новой или существующей таблице без изменения исходного листа Excel.

    Общие сценарии импорта данных Excel в Access

    • Вы давно пользуетесь Excel, но в дальнейшем хотите использовать Access для работы с этими данными.Вы хотите переместить данные на листах Excel в одну или несколько новых баз данных Access.

    • Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но иногда вы получаете данные в формате Excel, которые необходимо объединить с вашими базами данных Access. Вы хотите импортировать эти листы Excel в свою базу данных по мере их получения.

    • Вы используете Access для управления своими данными, но еженедельные отчеты, которые вы получаете от остальной части вашей команды, представляют собой книги Excel.Вы хотите упростить процесс импорта, чтобы гарантировать, что данные импортируются в вашу базу данных каждую неделю в определенное время.

    Если вы впервые импортируете данные из Excel

    • Невозможно сохранить книгу Excel в качестве базы данных Access. Excel не предоставляет возможности для создания базы данных Access из данных Excel.

    • Когда вы открываете книгу Excel в Access (в диалоговом окне Открыть файл измените поле списка Файлы типа на Файлы Microsoft Office Excel и выберите нужный файл) Access создает ссылку на книгу вместо импорта своих данных.Связывание с книгой принципиально отличается от импорта рабочего листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. В разделе «Связывание с данными в Excel» далее в этой статье.

    Импорт данных из Excel

    Шаги в этом разделе объясняют, как подготовить и запустить операцию импорта, а также как сохранить настройки импорта в качестве спецификации для последующего повторного использования. По мере продвижения помните, что вы можете импортировать данные только с одного листа за раз.Вы не можете импортировать все данные из всей книги одновременно.

    Подготовьте рабочий лист

    1. Найдите исходный файл и выберите лист, содержащий данные, которые вы хотите импортировать в Access. Если вы хотите импортировать только часть листа, вы можете определить именованный диапазон, включающий только те ячейки, которые вы хотите импортировать.

      Определите именованный диапазон (необязательно)

      1. Переключитесь в Excel и откройте лист с данными, которые вы хотите импортировать.

      2. Выберите диапазон ячеек, содержащих данные, которые вы хотите импортировать.

      3. Щелкните правой кнопкой мыши в выбранном диапазоне, а затем нажмите Назовите диапазон или Определите имя .

      4. В диалоговом окне Новое имя укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите ОК .

        Помните, что вы можете импортировать только один рабочий лист за раз во время операции импорта. Чтобы импортировать данные с нескольких листов, повторите операцию импорта для каждого листа.

    2. Просмотрите исходные данные и примите меры, описанные в этой таблице.

      Элемент

      Описание

      Количество столбцов

      Число исходных столбцов, которые вы хотите импортировать, не может превышать 255, поскольку Access не поддерживает более 255 полей в таблице.

      Пропуск столбцов и строк

      Рекомендуется включать в исходный лист или именованный диапазон только те строки и столбцы, которые вы хотите импортировать.

      Строки Вы не можете фильтровать или пропускать строки во время операции импорта.

      Столбцы Вы не можете пропустить столбцы во время операции, если вы решили добавить данные в существующую таблицу.

      Табличный формат

      Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если рабочий лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, содержимое ячейки помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а остальные поля остаются пустыми.

      Пустые столбцы, строки и ячейки

      Удалите все ненужные пустые столбцы и пустые строки на листе или в диапазоне.Если на листе или в диапазоне есть пустые ячейки, попробуйте добавить недостающие данные. Если вы планируете добавить записи в существующую таблицу, убедитесь, что соответствующее поле в таблице принимает нулевые (отсутствующие или неизвестные) значения. Поле будет принимать значения NULL, если для его свойства поля Required задано значение No , а значение свойства ValidationRule не предотвращает значения NULL.

      Значения ошибок

      Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #NUM и #DIV , исправьте их перед началом операции импорта.Если исходный лист или диапазон содержат значения ошибок, Access помещает нулевое значение в соответствующие поля таблицы. Дополнительные сведения о способах исправления этих ошибок см. В разделе «Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями» далее в этой статье.

      Тип данных

      Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит данные одного и того же типа в каждой строке.Access сканирует первые восемь исходных строк, чтобы определить тип данных полей в таблице. Мы настоятельно рекомендуем убедиться, что в первых восьми исходных строках не смешиваются значения разных типов данных ни в одном из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

      Кроме того, перед началом операции импорта рекомендуется форматировать каждый исходный столбец в Excel и назначать каждому столбцу определенный формат данных. Форматирование настоятельно рекомендуется, если столбец содержит значения разных типов данных.Например, столбец FlightNo на листе может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы избежать пропущенных или неправильных значений, выполните следующие действия:

      1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите Формат ячеек .

      2. На вкладке Номер в разделе Категория выберите формат.Для столбца FlightNo вы, вероятно, выберете Текст .

      3. Нажмите ОК .

      Если исходные столбцы отформатированы, но по-прежнему содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, операция импорта может по-прежнему пропускать значения или неправильно преобразовывать значения. Для получения информации об устранении неполадок см. Раздел Устранение неполадок с отсутствующими или неверными значениями.

      Первый ряд

      Если первая строка на листе или именованном диапазоне содержит имена столбцов, вы можете указать, что Access обрабатывает данные в первой строке как имена полей во время операции импорта. Если исходный рабочий лист или диапазон не включают имена, рекомендуется добавить их в источник перед началом операции импорта.

      Примечание: Если вы планируете добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца точно соответствует имени соответствующего поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится ошибкой. Чтобы увидеть имена полей, откройте таблицу в представлении «Дизайн» в Access.

    3. Закройте исходную книгу, если она открыта.Если оставить исходный файл открытым, это может привести к ошибкам преобразования данных во время операции импорта.

    Подготовить целевую базу данных

    1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортированные данные. Убедитесь, что база данных не предназначена только для чтения и что у вас есть разрешения на внесение изменений в базу данных.

      -или-

      Если вы не хотите хранить данные ни в одной из существующих баз данных, создайте пустую базу данных.Для этого:

      Щелкните вкладку Файл , щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных .

    2. Перед тем, как начать операцию импорта, решите, хотите ли вы сохранить данные в новой или существующей таблице.

      Создание новой таблицы Если вы решили сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит в нее импортированные данные.Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезаписывает содержимое таблицы импортированными данными.

      Добавить к существующей таблице Если вы выберете добавление данных в существующую таблицу, строки на листе Excel будут добавлены в указанную таблицу.

      Помните, что большинство сбоев во время операций добавления происходит из-за того, что исходные данные не соответствуют структуре и настройкам полей целевой таблицы.Чтобы избежать этого, откройте целевую таблицу в режиме конструктора и проверьте следующее:

      • Первая строка Если первая строка исходного рабочего листа или именованного диапазона не содержит заголовков столбцов, убедитесь, что положение и тип данных каждого столбца на исходном листе совпадают с положением и типом данных соответствующего поля в таблице. Если первая строка содержит заголовки столбцов, порядок столбцов и полей не обязательно должен совпадать, но имя и тип данных каждого столбца должны точно соответствовать таковым в соответствующем поле.

      • Отсутствующие или лишние поля Если одно или несколько полей на исходном листе не существуют в целевой таблице, добавьте их перед началом операции импорта. Однако, если таблица содержит поля, которых нет в источнике, вам не нужно удалять эти поля из таблицы, если они принимают нулевые значения.

        Совет: Поле будет принимать значения NULL, если для его свойства Required установлено значение No , а значение свойства ValidationRule не предотвращает значения NULL.

      • Первичный ключ Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный рабочий лист или диапазон должен иметь столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортированная запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в целевой таблице, операция импорта отображает сообщение об ошибке.

      • Индексированные поля Если для свойства Индексировано поля в таблице задано значение Да (без дубликатов) , соответствующий столбец на исходном листе или в диапазоне должен содержать уникальные значения.

        Перейдите к следующим шагам, чтобы запустить операцию импорта.

    Начать операцию импорта

    1. Расположение мастера импорта / связывания немного отличается в зависимости от вашей версии Access. Выберите шаги, соответствующие вашей версии Access:

      • Если вы используете последнюю версию Access или Access 2019 с подпиской на Microsoft 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и ссылка щелкните Новый источник данных > Из файла > Excel .

      • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните Excel .

      Примечание: Вкладка Внешние данные недоступна, если не открыта база данных.

    2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — Таблица Excel » в поле « Имя файла » укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые вы хотите импортировать.

      -или-

      Нажмите Обзор и используйте диалоговое окно Открыть файл , чтобы найти файл, который вы хотите импортировать.

    3. Укажите, как вы хотите хранить импортированные данные.

      Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных . Вам будет предложено назвать эту таблицу позже.

      Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите Добавить копию записей в таблицу и выберите таблицу из раскрывающегося списка.Этот параметр недоступен, если в базе данных нет таблиц.

      Чтобы установить связь с источником данных путем создания связанной таблицы, см. Раздел «Связывание с данными в Excel» далее в этой статье.

    4. Нажмите ОК .

      Запустится мастер импорта электронной таблицы, который проведет вас через процесс импорта. Переходите к следующему набору шагов.

    Используйте мастер импорта электронной таблицы

    1. На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые вы хотите импортировать, а затем нажмите Далее .

    2. На второй странице мастера щелкните Показать рабочие листы или Показать именованные диапазоны , выберите рабочий лист или именованный диапазон, который вы хотите импортировать, а затем щелкните Далее .

    3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите Далее .

      Если вы импортируете данные в новую таблицу, Access использует эти заголовки столбцов для именования полей в таблице. Вы можете изменить эти имена во время или после операции импорта. Если вы добавляете данные в существующую таблицу, убедитесь, что заголовки столбцов на исходном листе точно соответствуют именам полей в целевой таблице.

      Если вы добавляете данные в существующую таблицу, сразу переходите к шагу 6. ​​Если вы добавляете данные в новую таблицу, выполните оставшиеся шаги.

    4. Мастер предложит вам просмотреть свойства поля. Щелкните столбец в нижней половине страницы, чтобы отобразить свойства соответствующего поля. При желании выполните одно из следующих действий:

      • Просмотрите и при необходимости измените имя и тип данных поля назначения.

        Access просматривает первые восемь строк в каждом столбце, чтобы предложить тип данных для соответствующего поля.Если столбец на листе содержит разные типы значений, такие как текст и числа, в первых восьми строках столбца, мастер предлагает тип данных, который совместим со всеми значениями в столбце — чаще всего текстовые данные тип. Хотя вы можете выбрать другой тип данных, помните, что значения, несовместимые с выбранным вами типом данных, будут либо игнорироваться, либо неправильно преобразовываться в процессе импорта. Дополнительные сведения о том, как исправить отсутствующие или неправильные значения, см. В разделе Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями далее в этой статье.

      • Чтобы создать индекс для поля, установите Индексированный на Да .

      • Чтобы полностью пропустить исходный столбец, установите флажок Не импортировать поле (Пропустить) .

        Нажмите Далее после завершения выбора параметров.

    5. На следующем экране укажите первичный ключ для таблицы.Если вы выберете Разрешить Access добавить первичный ключ , Access добавит поле AutoNumber в качестве первого поля в целевой таблице и автоматически заполнит его уникальными значениями идентификатора, начиная с 1. Нажмите Далее .

    6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. В поле Импорт в таблицу введите имя таблицы. Если таблица уже существует, Access отображает запрос с вопросом, хотите ли вы перезаписать существующее содержимое таблицы.Нажмите Да , чтобы продолжить, или Нет , чтобы указать другое имя для целевой таблицы, а затем нажмите Готово , чтобы импортировать данные.

      Если Access удалось импортировать некоторые или все данные, мастер отображает страницу, на которой отображается состояние операции импорта. Кроме того, вы можете сохранить детали операции для будущего использования как спецификацию . И наоборот, если операция полностью завершилась неудачно, Access отобразит сообщение Произошла ошибка при попытке импортировать файл .

    7. Нажмите Да , чтобы сохранить сведения об операции для будущего использования. Сохранение деталей поможет вам повторить операцию позже, без необходимости каждый раз проходить через мастер.

    См. Раздел Сохранение сведений об операции импорта или экспорта в качестве спецификации, чтобы узнать, как сохранить ваши данные для сохранения вашей спецификации.

    См. Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта, чтобы узнать, как запустить сохраненную спецификацию импорта или связывания.

    См. Раздел Планирование спецификации импорта или экспорта, чтобы узнать, как запланировать запуск задач импорта и связывания в определенное время.

    Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями

    Если вы получили сообщение Ошибка при попытке импортировать файл , операция импорта полностью завершилась неудачно. И наоборот, если операция импорта отображает диалоговое окно, предлагающее сохранить сведения об операции, операция смогла импортировать все или некоторые данные.В сообщении о состоянии также упоминается имя таблицы журнала ошибок, которая содержит описание любых ошибок, возникших во время операции импорта.

    Важно: Даже если сообщение о состоянии указывает на полностью успешную операцию, перед началом использования таблицы необходимо просмотреть содержимое и структуру таблицы, чтобы убедиться, что все выглядит правильно.

    В следующей таблице описаны действия, которые можно предпринять для исправления отсутствующих или неправильных значений.

    Совет: Если во время поиска и устранения результатов вы обнаружите лишь несколько пропущенных значений, вы можете добавить их в таблицу вручную. И наоборот, если вы обнаружите, что целые столбцы или большое количество значений либо отсутствуют, либо не были импортированы должным образом, вам следует исправить проблему в исходном файле. После устранения всех известных проблем повторите операцию импорта.

    Выпуск

    Разрешение

    Графические элементы

    Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и изображения, импортировать нельзя.Добавьте их в базу данных вручную после завершения операции импорта.

    Расчетные значения

    Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячеек, но не основная формула. Во время операции импорта вы можете указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например Number.

    ИСТИНА или ЛОЖЬ и -1 или 0 значений

    Если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, Access создает поле Да / Нет для столбца и вставляет в это поле значения -1 или 0.Однако, если исходный лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца. Вы можете изменить тип данных поля на Да / Нет во время операции импорта, чтобы избежать этой проблемы.

    Многозначные поля

    При импорте данных в новую таблицу или добавлении данных в существующую таблицу Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (; ).Список значений рассматривается как одно значение и помещается в текстовое поле.

    Усеченные данные

    Если данные в столбце таблицы Access усечены, попробуйте увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если это не решит проблему, данные в числовом столбце в Excel слишком велики для размера поля целевого поля в Access.Например, в поле назначения для свойства FieldSize может быть задано значение Byte в базе данных Access, но исходные данные содержат значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и попробуйте импортировать снова.

    Формат отображения

    Может потребоваться установить свойство Формат для определенных полей в представлении конструктора, чтобы значения правильно отображались в представлении таблицы.Например:

    • В поле Да / Нет отображается -1 и 0 в режиме таблицы после завершения операции импорта. Чтобы исправить это, после завершения операции импорта установите для свойства Формат поля значение Да / Нет , чтобы вместо этого отображались флажки.

    • Длинные и средние даты могут отображаться в Access как короткие даты. Чтобы исправить это, откройте целевую таблицу в представлении «Дизайн» в Access и установите для свойства Формат поля даты значение Длинная дата или Средняя дата .

    Примечание: Если исходный рабочий лист содержит форматированный текст, например полужирный, подчеркнутый или курсив, текст импортируется, но форматирование теряется.

    Повторяющиеся значения (ошибка нарушения ключа)

    Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые не могут быть сохранены в поле первичного ключа целевой таблицы или в поле, для которого для свойства проиндексировано задано значение Да (без дубликатов) .Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите попытку импорта.

    Дата отклонения на 4 года

    Поля даты, импортированные из листа Excel, могут быть отключены на четыре года. Excel для Windows использует систему дат 1900 (в которой серийные номера находятся в диапазоне от 1 до 65 380), что соответствует датам с 1 января 1900 года по 31 декабря 2078 года.Однако в Excel для Macintosh используется система дат 1904 года (в которой серийные номера находятся в диапазоне от 0 до 63 918), что соответствует датам с 1 января 1904 года по 31 декабря 2078 года.

    Перед импортом данных измените систему дат для книги Excel или после добавления данных выполните запрос на обновление, который использует выражение [ имя поля даты ] + 1462 для исправления дат.

    Нулевые значения

    Вы можете увидеть сообщение об ошибке в конце операции импорта о данных, которые были удалены или потеряны во время операции, или когда вы открываете таблицу в режиме таблицы, вы можете увидеть, что некоторые значения полей пусты.Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь исходных строк содержат значения разных типов данных, откройте исходный рабочий лист и выполните следующие действия:

    • Отформатируйте исходные столбцы.

    • Переместите строки так, чтобы первые восемь строк в каждом столбце не содержали значений разных типов данных.

    • Во время операции импорта выберите соответствующий тип данных для каждого поля.Если тип данных неверен, вы можете увидеть нулевые или неправильные значения во всем столбце после завершения операции импорта.

    Предыдущие шаги могут помочь минимизировать появление нулевых значений. В следующей таблице перечислены случаи, в которых вы по-прежнему будете видеть нулевые значения:

    Отсутствующие значения относятся к типу …

    При импорте в …

    И тип поля назначения -…

    Решить …

    Текст

    Стол новый

    Дата

    Замените все текстовые значения значениями даты, а затем повторите попытку импорта.

    Текст

    Существующий стол

    Число или дата

    Замените все текстовые значения значениями, соответствующими типу данных поля назначения, а затем повторите попытку импорта.

    Значения даты заменены числовыми значениями

    Вы увидите кажущиеся случайными пятизначные числа вместо фактических значений даты в следующих ситуациях:

    • Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения дат в последующих строках.Эти значения даты будут преобразованы неправильно.

    • Исходный столбец содержит значения даты в некоторых из первых восьми строк, и вы попытались импортировать его в числовое поле. Эти значения даты будут преобразованы неправильно.

      Чтобы избежать этого, замените значения даты числовыми значениями в исходном столбце и попробуйте импортировать еще раз.

      Иногда, если столбец, который содержит в основном значения даты, также содержит несколько текстовых значений, все значения даты могут отображаться как кажущиеся случайными пятизначными числами.Чтобы этого избежать, замените текстовые значения значениями даты, а затем повторите попытку импорта.

    Числовые значения заменены значениями даты

    Вы увидите кажущиеся случайными значения даты вместо фактических числовых значений в следующих ситуациях:

    • Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках.Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

    • Исходный столбец содержит числовые значения в некоторых из первых восьми строк, и вы попытались импортировать его в поле даты. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

    Чтобы избежать этого, замените числовые значения значениями даты в исходном столбце, а затем повторите попытку импорта.

    Кроме того, вы можете просмотреть таблицу журнала ошибок (указанную на последней странице мастера) в режиме таблицы.В таблице есть три поля — Ошибка, Поле и Строка. Каждая строка содержит информацию об определенной ошибке, а содержимое поля «Ошибка» должно помочь вам в устранении проблемы.

    Строки ошибок и подсказки по устранению неполадок

    Ошибка

    Описание

    Усечение поля

    Значение в файле слишком велико для значения свойства FieldSize для этого поля.

    Ошибка преобразования типа

    Значение на листе — неправильный тип данных для этого поля. Значение может отсутствовать или отображаться неверно в поле назначения. См. Предыдущую таблицу для получения дополнительной информации о том, как устранить эту проблему.

    Нарушение ключа

    Значение первичного ключа этой записи является дубликатом — оно уже существует в таблице.

    Ошибка правила проверки

    Значение нарушает правила, установленные с помощью свойства ValidationRule для этого поля или для таблицы.

    Нулевое значение в обязательном поле

    В этом поле недопустимо пустое значение, поскольку для свойства Требуется для поля установлено значение Да .

    Нулевое значение в поле AutoNumber

    Импортируемые данные содержат значение Null , которое вы пытались добавить в поле AutoNumber.

    Не поддающаяся анализу запись

    Текстовое значение содержит символ-ограничитель текста (обычно двойные кавычки).Каждый раз, когда значение содержит символ-разделитель, этот символ должен быть дважды повторен в текстовом файле; например:

    Диаметр 4 1/2 «»

    Верх страницы

    Ссылка на данные в Excel

    Связывая базу данных Access с данными в другой программе, вы можете использовать инструменты запросов и отчетов, предоставляемые Access, без необходимости хранить копию данных Excel в своей базе данных.

    При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, которая связана с исходными ячейками. Любые изменения, которые вы вносите в исходные ячейки в Excel, отображаются в связанной таблице. Однако вы не можете редактировать содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, отредактировать или удалить данные, вы должны внести изменения в исходный файл.

    Распространенные сценарии связывания с листом Excel из Access

    Обычно вы связываете лист Excel (вместо импорта) по следующим причинам:

    • Вы хотите и дальше хранить данные на листах Excel, но при этом иметь возможность использовать мощные функции запросов и отчетов Access.

    • Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но данные из внешних источников, с которыми вы работаете, находятся на листах Excel. Вы не хотите хранить копии внешних данных, но хотите иметь возможность работать с ними в Access.

    Если вы впервые устанавливаете ссылку на лист Excel

    • Невозможно создать ссылку на базу данных Access из Excel.

    • Когда вы связываете файл Excel, Access создает новую таблицу, которую часто называют связанной таблицей . В таблице показаны данные на исходном листе или в именованном диапазоне, но на самом деле они не хранятся в базе данных.

    • Невозможно связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных. Это означает, что вы не можете добавлять данные в существующую таблицу, выполняя операцию связывания.

    • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

    • Любые изменения, которые вы вносите в данные в Excel, автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы в Access доступны только для чтения.

    • Когда вы открываете книгу Excel в Access (в диалоговом окне File Open измените поле списка Files of Type на Microsoft Excel и выберите нужный файл), Access создаст пустую базу данных и автоматически запустится Мастер создания ссылок на электронные таблицы.

    Подготовьте данные Excel
    1. Найдите файл Excel и рабочий лист или диапазон, содержащий данные, на которые вы хотите создать ссылку. Если вы не хотите ссылаться на весь лист, подумайте об определении именованного диапазона, который включает только те ячейки, на которые вы хотите создать ссылку.

      Создайте именованный диапазон в Excel (необязательно — полезно, если вы хотите связать только некоторые данные рабочего листа)

      1. Переключитесь в Excel и откройте рабочий лист, на котором вы хотите определить именованный диапазон.

      2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые вы хотите создать ссылку.

      3. Щелкните правой кнопкой мыши в выбранном диапазоне и выберите Назовите диапазон или Определите имя .

      4. В диалоговом окне Новое имя укажите имя диапазона в поле Имя , а затем нажмите ОК .

        Обратите внимание, что вы можете ссылаться только на один рабочий лист или диапазон одновременно во время операции связывания. Чтобы связать данные в нескольких местах книги, повторите операцию связывания для каждого листа или диапазона.

    2. Просмотрите исходные данные и примите меры, описанные в следующей таблице:

      Элемент

      Описание

      Табличный формат

      Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат.Если диапазон включает объединенные ячейки, содержимое ячейки помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а остальные поля остаются пустыми.

      Пропуск столбцов и строк

      Вы не можете пропустить исходные столбцы и строки во время операции связывания. Однако вы можете скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после того, как вы импортировали их в Access.

      Количество столбцов

      Число исходных столбцов не может превышать 255, поскольку Access не поддерживает более 255 полей в таблице.

      Пустые столбцы, строки и ячейки

      Удалите все ненужные пустые столбцы и пустые строки на листе или диапазоне Excel.Если есть пустые ячейки, попробуйте добавить недостающие данные.

      Значения ошибок

      Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте их перед началом операции импорта. Обратите внимание: если исходный лист или диапазон содержат значения ошибок, Access вставляет нулевое значение в соответствующие поля таблицы.

      Тип данных

      Вы не можете изменить тип данных или размер полей в связанной таблице. Перед тем, как начать операцию связывания, вы должны убедиться, что каждый столбец содержит данные определенного типа.

      Мы настоятельно рекомендуем отформатировать столбец, если он содержит значения разных типов данных.Например, столбец FlightNo на листе может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы избежать пропущенных или неправильных значений, выполните следующие действия:

      1. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек .

      2. На вкладке Номер в разделе Категория выберите формат.

      3. Нажмите ОК .

      Первый ряд

      Если первая строка на листе или именованном диапазоне содержит имена столбцов, вы можете указать, что Access должен обрабатывать данные в первой строке как имена полей во время операции связывания.Если на листе нет имен столбцов или если конкретное имя столбца нарушает правила именования полей в Access, Access назначает допустимое имя каждому соответствующему полю.

    3. Закройте исходный файл, если он открыт.

    Подготовить целевую базу данных
    1. Откройте базу данных, в которой вы хотите создать ссылку.Убедитесь, что база данных не предназначена только для чтения и что у вас есть необходимые разрешения для внесения в нее изменений.

    2. Если вы не хотите сохранять ссылку ни в одной из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: Щелкните вкладку Файл , щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных . Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Новый .

    Теперь вы готовы начать операцию связывания.

    Создать ссылку
    1. Расположение мастера импорта / связывания немного отличается в зависимости от вашей версии Access. Выберите шаги, соответствующие вашей версии Access:

      • Если вы используете последнюю версию Access или Access 2019 с подпиской на Microsoft 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и ссылка щелкните Новый источник данных > Из файла > Excel .

      • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните Excel .

      Примечание: Вкладка Внешние данные недоступна, если не открыта база данных.

    2. В диалоговом окне Получить внешние данные — Таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.

    3. Выберите Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем нажмите ОК .

      Запустится мастер связывания электронной таблицы, который проведет вас через процесс связывания.

    4. На первой странице мастера выберите рабочий лист или именованный диапазон и нажмите Далее .

    5. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите Первая строка содержит заголовки столбцов .Access использует эти заголовки столбцов для именования полей в таблице. Если имя столбца включает определенные специальные символы, его нельзя использовать в качестве имени поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что Access назначит допустимое имя для поля. Нажмите OK , чтобы продолжить.

    6. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите Готово . Если таблица с указанным вами именем уже существует, вас спросят, хотите ли вы перезаписать существующую таблицу или запрос.Щелкните Да , если вы хотите перезаписать таблицу или запрос, или щелкните Нет , чтобы указать другое имя.

      Access пытается создать связанную таблицу. Если операция завершится успешно, Access отобразит сообщение Завершена таблица связывания . Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться, что вы видите правильные данные во всех полях.

      Если вы видите значения ошибок или неверные данные, необходимо устранить неполадки с исходными данными.Для получения дополнительной информации о том, как устранить ошибки в значениях ошибок или неверных значениях, см. Следующий раздел.

    Верх страницы

    Устранение неполадок #Num! и другие неверные значения в связанной таблице

    Даже если вы получили сообщение Завершено связывание таблицы , вам следует открыть таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в строках и столбцах отображаются правильные данные.

    Если вы видите ошибки или неверные данные в любом месте таблицы, примите правильные меры, как описано в следующей таблице, а затем попробуйте установить связь еще раз.Помните, что вы не можете добавлять значения непосредственно в связанную таблицу, потому что таблица предназначена только для чтения.

    Выпуск

    Разрешение

    Графические элементы

    Графические элементы на листе Excel, такие как логотипы, диаграммы и изображения, не могут быть связаны в Access.

    Формат отображения

    Может потребоваться установить свойство Формат для определенных полей в представлении «Дизайн», чтобы гарантировать правильное отображение значений в представлении таблицы.

    Расчетные значения

    Результаты вычисляемого столбца или ячеек отображаются в соответствующем поле, но вы не можете просмотреть формулу (или выражение) в Access.

    Усеченные текстовые значения

    Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы.Если вы по-прежнему не видите все значение, это может быть связано с тем, что значение длиннее 255 символов. Доступ может ссылаться только на первые 255 символов, поэтому вам следует импортировать данные, а не ссылаться на них.

    Сообщение об ошибке переполнения числового поля

    Связанная таблица может показаться правильной, но позже, когда вы запустите запрос к таблице, вы можете увидеть сообщение об ошибке Переполнение числового поля .Это может произойти из-за конфликта между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, которые хранятся в этом поле.

    ИСТИНА или ЛОЖЬ и -1 или 0 значений

    Если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, Access создает поле Да / Нет для столбца в связанной таблице. Однако, если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца, и вы не сможете изменить тип данных соответствующего поля в Таблица.Если вы хотите, чтобы поле Да / Нет в связанной таблице, убедитесь, что исходный столбец содержит значения ИСТИНА и ЛОЖЬ.

    Многозначные поля

    Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (;). Список значений будет рассматриваться как одно значение и помещаться в текстовое поле.

    #Num!

    Access отображает #Num! значение ошибки вместо фактических данных в поле в следующих ситуациях:

    • Если исходный столбец содержит несколько числовых значений или значений даты в столбце, который содержит в основном текстовые значения, числовые значения и значения даты не импортируются.

    • Если исходный столбец содержит несколько текстовых значений в столбце, который содержит в основном числовые значения, текстовые значения не импортируются.

    • Если исходный столбец содержит несколько текстовых значений в столбце, который в основном содержит значения даты, текстовые значения не импортируются.

    Чтобы минимизировать количество экземпляров нулевых значений в таблице, выполните следующие действия:

    1. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значений разных типов данных.

    2. Отформатируйте столбцы на листе Excel.

    3. Во время операции связывания выберите правильный тип данных для каждого поля. Если тип данных неверен, результирующий столбец может содержать только #Num! значения для всех строк данных.

    Числовые значения вместо значений даты

    Если вы видите кажущееся случайным пятизначное число в поле, проверьте, содержит ли исходный столбец в основном числовые значения, но также включает несколько значений даты.Значения даты, которые отображаются в числовых столбцах, неправильно конвертируются в число. Замените значения даты числовыми значениями, а затем попробуйте установить связь еще раз.

    Значения даты вместо числовых значений

    Если вы видите кажущееся случайным значение даты в поле, проверьте, содержит ли исходный столбец в основном значения даты, но также включает несколько числовых значений.Числовые значения, которые отображаются в столбцах даты, неправильно конвертируются в дату. Замените числовые значения значениями даты, а затем попробуйте установить связь еще раз.


    Начало страницы

    Ручное редактирование оценок и переопределений оценок в Moodle | UMass Amherst Information Technology

    На этой странице описывается, как вводить оценки непосредственно в отчете Grader , как редактирование оценок таким образом вызывает переопределения и как включать или отключать переопределения оценок и блокировки.

    Чтобы изменить все оценки для одного учащегося или все оценки для одного элемента оценки, вы также можете работать с вкладкой Единый вид журнала успеваемости (см. Редактирование оценок для отдельных учащихся или занятий в Moodle).

    Редактирование и переопределение оценок в отчете оценщика вручную

    Moodle позволяет вводить или редактировать оценки непосредственно в отчете оценщика . Этот метод отличается от оценивания представленных материалов в рамках действия, например задания. Для получения дополнительной информации см. Присвоение оценок в Moodle.

    1. Выберите Управление курсом (черный значок шестеренки, вверху справа), откроется панель Управление курсом .
    2. На панели Управление курсом в разделе Оценка выберите Отчет оценщика . Откроется страница отчета оценщика .
    3. В журнале успеваемости на вкладке отчета оценщика щелкните Включить редактирование (вверху справа).
      (щелкните, чтобы увеличить)
      Ячейки оценок изменятся, чтобы отобразить поле ввода, и в верхней части страницы появится сообщение, поясняющее, что если другой оценщик этого курса обновит журнал оценок, пока вы редактируете оценки, ваши изменения будут потеряны:

      Уведомление: изменения, внесенные на эту страницу, не могут быть сохранены, если записи журнала оценок обновляются другим пользователем или в другом окне браузера, пока эта страница открыта.

    4. Найдите столбец, который вы хотите отредактировать или переопределить. Вручную вводите оценки в пустые ячейки таблицы или редактируйте оценки, уже записанные для определенных действий (например, викторин и т. Д.).
    5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить изменения или нажмите Введите на клавиатуре. Если вы редактировали оценки, связанные с действием Moodle, Moodle выделит ячейки оранжевым цветом, чтобы показать, что оценка была отменена.
      Примечание : Если другой оценщик вашего курса обновил журнал успеваемости, когда вы включили редактирование в журнале успеваемости, как только вы попытаетесь сохранить изменения, вы увидите красное сообщение для каждого столбца и имени пользователя:

      Оценка введенный для [ColumnName] для [UserName] был проигнорирован, потому что он был недавно обновлен кем-то другим.

    Изменение оценок на странице единого просмотра

    1. Выберите Управление курсом (черный значок шестеренки, вверху справа), откроется панель Управление курсом .
    2. На панели Управление курсом в разделе Оценка выберите Отчет оценщика . Откроется страница отчета оценщика .
    3. Каждый заголовок столбца и строки содержит значок Единое представление ().Чтобы просмотреть и отредактировать страницу Single View :
      • Для учащегося щелкните значок карандаша справа от имени учащегося .
      • Чтобы получить оценку, щелкните значок карандаша в заголовке столбца элемента оценки .
      Откроется страница оценок, на которой будут показаны все оценки учащегося или все учащиеся по элементу оценки.
    4. В столбце Переопределить оценку (слева) установите флажки для элементов, которые вы хотите оценить.Вы можете выбрать отдельные поля или в заголовке столбца щелкнуть Все , чтобы сделать все оценки доступными для редактирования.
      Примечание : элементы ручной оценки не требуют этого шага, все остальные, для которых не выбран Переопределить оценку , будут пропущены.
    5. Внизу страницы под таблицей установите флажок Выполнить массовую вставку .
    6. В раскрывающемся меню:
      Чтобы вводить оценку только в пустые ячейки, выберите Пустые оценки .
      Чтобы ввести оценку во все ячейки, выберите Все оценки .
    7. Введите оценку, которую хотите поставить, в поле Вставьте значение .
      Примечание : Все записи должны быть числовыми. Эта функция не работает с элементами оценок, отмеченными шкалой или буквой.
    8. Нажмите Сохранить , чтобы сохранить изменения оценок. Появится подтверждающее сообщение. Щелкните Продолжить , чтобы обновить страницу оценки Single View .
    9. Когда вы вернетесь к отчету оценщика , переопределенные элементы оценок будут отображаться с оранжевым фоном и помечены как «Переопределено», чтобы указать, что оценки были отредактированы в журнале оценок.
      Примечание : Если вы ввели ошибочные оценки и хотите начать заново, см. Раздел «Удаление переопределений из элементов оценок» ниже.

    Работа с несколькими грейдерами

    Только один оценщик (инструктор или ассистент) может вручную вводить оценки в журнал успеваемости. Moodle не позволит вам сохранить изменения в журнале успеваемости, который был обновлен кем-то другим после того, как вы открыли страницу для редактирования. Это сделано для предотвращения конфликтов оценок и непреднамеренных переопределений, если журнал оценок одновременно используют несколько оценщиков.

    Чтобы избежать этой проблемы:

    • Не открывайте экраны оценок в нескольких окнах на своем компьютере. Например, не включайте редактирование в журнале оценок Отчет оценщика в одном окне браузера, при вводе оценок на экране отправки задания или при оценке сообщений форума в другом окне браузера.

    • Если несколько человек должны будут вручную вводить оценки в журнале оценок курса, мы рекомендуем вам согласовать план оповещения друг друга, когда вы вводите оценки и когда вы завершаете сеанс выставления оценок.

    Примечание : более одного оценщика могут безопасно оценивать Moodle Assignments одновременно, если они работают со страницы отправки задания , оценивают по одному ученику за раз и не используют функцию Быстрая оценка . Дополнительные сведения см. В разделах «Ввод оценок и обратная связь по одному заданию за раз».

    О коррекции оценок

    Переопределения запускаются, когда вы вручную редактируете оценки для действий Moodle, таких как Викторины , Форумы , Задания или Категория Всего в журнале успеваемости.После сохранения эти элементы будут выделены оранжевым цветом, и для них будет отображаться красный текст «Переопределено», что указывает на то, что оценка заменена . Переопределение предотвращает дальнейшее обновление оценки вне журнала оценок.

    Переопределение оценок происходит с несколькими типами действий в журнале успеваемости:

    • Редактирование итоговых показателей категории или курса в журнале успеваемости
      При редактировании ячеек в вычисляемом столбце , таком как Итого по категории , вычисляемый столбец будет переопределен и не будет пересчитываться, если оценивать элементы в категории изменены.
    • Ручная оценка заданий Moodle из журнала оценок
      Если вы вручную редактируете оценки в журнале успеваемости для такого действия, как Викторина , Задание или Форум , оценки будут отменены и больше не будут обновляться автоматически, если изменен из-за пределов журнала оценок (например, если оценка викторины переоценивается или задание оценивается со страницы «Представление задания »).
    • Изменение оценок со страницы оценок
      Чтобы внести изменения на странице Оценка , пользователи должны сначала установить флажок Переопределить оценку .На этой странице также есть столбец с флажками Исключить из итогов .
    • Импорт оценок из электронной таблицы
      Если вы импортируете оценки за действие или категорию Moodle из электронной таблицы, оценки будут помечены как переопределенные и больше не будут автоматически обновляться, если оценки были изменены извне журнала оценок (например, если Тест
      переоценивается, или Задание оценивается со страницы Отправка задания ).

    Во всех этих случаях переопределенные оценки можно изменить из отчета оценщика путем дальнейшего ручного редактирования, но они не изменятся, если оценки будут обновлены где-то еще в курсе.

    Примечание. Оценки также могут быть заблокированы , то есть значение не может быть изменено, даже если в отчете Grader включено редактирование. Блокировки включаются путем редактирования настроек в журнале оценок (см. Ниже) и не активируются при редактировании одной оценки.

    Причины отмены или блокировки оценок

    • Вы больше не хотите, чтобы оценки обновлялись заданиями.
    • Вы хотите переопределить оценку, полученную в викторине.
    • Вы не хотите, чтобы помощники учителя меняли оценки после определенного срока.

    Возможные проблемы при переопределении или блокировке оценок

    • Переопределено Вычисляемые столбцы не обновляются автоматически при внесении изменений в элементы оценок.
    • Если оценка переопределена в отчете оценщика , вы не сможете изменить оценку или отредактировать комментарии на экране оценки активности, если не отключите переопределение / разблокировку оценки.

    Блокировка / разблокировка столбца оценок

    Чтобы предотвратить дальнейшие изменения для всего столбца, вы можете заблокировать этот столбец и сохранить текущие отображаемые оценки.

    1. Откройте отчет оценщика и щелкните Включите редактирование (зеленый значок карандаша, вверху справа). Ячейки оценок изменятся, и в них появится поле ввода, а в таблице появятся значки настроек.
    2. В строке Элементы управления щелкните Изменить () непосредственно под заголовком столбца.Откроется экран Редактировать элемент оценки .
    3. В разделе «Элемент оценки » выберите или отмените выбор Заблокировано , затем нажмите Сохранить изменения . Отчет оценщика перезагрузится, отражая внесенные изменения (например, цвет выделения или редактирования полей).

    Включение / отключение отмены или блокировки для одного класса учащегося

    Если вы отмените переопределение или снимите блокировку, оценки вернутся к значению, записанному в действии, или, для вычисляемого столбца, к вычисленному значению.

    1. Откройте отчет оценщика и щелкните Включите редактирование (зеленый значок карандаша, вверху справа).
    2. Щелкните Изменить () рядом с переопределенной оценкой. Откроется страница Редактировать оценку .
    3. Установите или снимите флажок Переопределено и / или Заблокировано , затем щелкните Сохранить изменения . Когда загружается отчет оценщика , дисплей изменится, чтобы указать состояние (т. Е. Ранее переопределенные оценки не будут выделены, или заблокированные оценки не будут редактироваться, когда редактирование включено).

    Примечание : Чтобы освободить перебор для всех оценок для элемента оценки, используйте инструмент Single View (см. «Редактирование оценок для отдельных учащихся или заданий в Moodle»).

    Исключить оценки из расчетов категорий

    На странице Изменить оценку можно исключить элементы оценок из расчета оценок для определенных действий. Это можно использовать, чтобы освободить учащегося от оцениваемого задания или показать учащимся оценку за задание (например,g., практический тест и т. д.), которые не будут учитываться при их окончательной оценке.

    Если оценка исключена, она не будет частью вычисления агрегирования, выбранного для категории. Он также будет исключен из всех выбранных вами Отбросьте самые низкие настройки категории . После сохранения эти элементы будут выделены оранжевым цветом, а в красном тексте будет отображаться «Исключено», что означает, что оценка исключена .

    Примечание : Элемент оценки, который исключен из расчета категории, также исключается из общей суммы курса .

    1. Откройте отчет оценщика и щелкните Включите редактирование (зеленый значок карандаша, вверху справа).
    2. Щелкните Изменить () рядом с оценкой, которую вы хотите исключить. Откроется страница Редактировать оценку .
    3. Выберите Excluded , затем нажмите Сохранить изменения . Когда отчет Grader загружается, исключенная оценка будет отмечена.

    Что такое телефонный номер?

    Всем печатным или бумажным копиям книг в библиотеке присваивается телефонный номер, который обычно находится на корешке книги.Номер для вызова обозначает, о чем книга, и действует как адрес книги на полках или стопках библиотеки. Поскольку книги на полках расположены в порядке номеров телефонов, вы найдете книги на похожие темы, расположенные рядом друг с другом.

    В библиотеке SFU мы используем систему классификации Библиотеки Конгресса (LC). Телефонные номера LC состоят из букв и цифр и выглядят примерно так:

    PR 8923 W6 L36 1990 c.3

    Прочтите номер вызова слева направо.Первая часть телефонного номера, PR 8923 , состоит из комбинации одной или двух букв и числа, обозначающего конкретную предметную область.

    Следующая часть, W6 L36 , определяет конкретное название в пределах диапазона книг по этой теме, 1990 — дату публикации, а c.3 указывает, что это третья копия в библиотеке.

    Если у вас есть телефонный номер для вашей книги (или другого предмета), вы можете использовать ссылку на план этажа в записи каталога книги, чтобы узнать, где книга может быть найдена в библиотеке.

    Или проверьте эти карты библиотеки SFU, чтобы найти местоположение.

    Как найти телефонный номер на полке

    1. Начните с поиска первой буквы вашего телефонного номера. В приведенном выше примере номера для звонков, начинающиеся с буквы P, находятся на 5-м этаже W.A.C. Библиотека Беннета в Бернаби.
    2. Номера для вызова, начинающиеся с одной буквы, идут перед номерами для вызовов со второй буквой, например: P перед PA, затем PB, PC и так далее до PR.
    3. Как только вы окажетесь в правильной буквенной области (в данном примере PR), книги будут отсортированы по номерам, например.г .: PR 8923 идет после PR 90 и до PR 9000.
    4. Следующая часть номера вызова читается как десятичная, например: PR 8914 J46 1992 предшествует PR 8914 J6
    5. Во многих книгах указывается также год издания. В данном примере это 1990 год. Это поможет вам найти нужное издание, если их несколько.

    Чтобы просмотреть общую предметную область, вы можете начать с поиска телефонного номера книги или книг по вашей теме, а затем посмотреть на полки поблизости.

    Или вы можете использовать такие инструменты, как Схема классификации Библиотеки Конгресса, чтобы получить более конкретные подклассы для просмотра, например: BC для логики; МП для обучения музыке и учебы; QP по физиологии.(Обратите внимание, что это все еще большие категории, и в зависимости от размера библиотеки, в которой вы выполняете поиск, вы можете быть ошеломлены результатами!)

    Система классификации Библиотеки Конгресса делит предметы на 21 очень широкую категорию:

    A — Общие работы
    B — Философия, психология, религия
    C — История — Цивилизация
    D — История — Общие (не для США)
    E — История США
    F — Краеведение США и история Латинской Америки
    G — География, антропология , Отдых
    H — Общественные науки
    J — Политология
    K — Закон
    L — Образование
    M — Музыка
    N — Изобразительное искусство
    P — Язык и литература
    Q — Наука
    R — Медицина
    S — Сельское хозяйство
    T — Технологии
    U — Военная наука
    V — Военно-морская наука
    Z — Информационная наука

    Навигация по классам | Справка Blackboard


    Вкладка «Студенты»

    Просматривайте информацию о ваших учениках и их участии в вашем курсе на вкладке «Студенты».

    1. Измените свой взгляд. С легкостью переходите между оцениваемыми элементами и вкладкой «Учащиеся», чтобы просматривать задания по выставлению оценок и самую последнюю информацию о своих учащихся.
    2. Просмотр информации об учащемся. Просмотрите список учащихся вместе со столбцами для идентификатора учащегося, имени пользователя, последнего доступа и общей оценки. Для столбца Общая оценка вам необходимо настроить общую оценку, чтобы оценки отображались в таблицах оценок. Общая оценка отображается в виде оценки или процента; вы можете выбрать, как он будет отображаться.Вы можете отсортировать список в порядке возрастания, убывания или по умолчанию, щелкнув значок стрелки заголовка соответствующего столбца.
    3. Поиск студента. Для достижения наилучших результатов ограничьте поиск несколькими буквами, именем или фамилией. Вы также можете выполнять поиск по идентификатору студента и имени пользователя, если последнее видимо в вашем учебном заведении.
    4. Установите свой вид. Используйте меню Элементов на странице, чтобы выбрать, сколько строк учеников показывать на странице.
    5. Перемещение по списку. Используйте меню вверху или внизу страницы для перехода к предыдущей и следующей страницам в списке учеников.
    6. Размещение и сообщения: выберите трехточечное меню в конце каждого ряда учеников, чтобы просмотреть или создать приспособления для конкретного ученика или отправить прямые сообщения.

    Вы также можете отсортировать список по столбцу, выбрав значок стрелки рядом с именем столбца. Каждый раз, когда вы выбираете значок стрелки, он будет меняться, показывая список студентов в порядке возрастания, убывания или по умолчанию.

    Если вы не видите никакой информации в столбце «Имя пользователя», вы можете попросить совета у администратора.В вашем учреждении могут действовать политики защиты конфиденциальности.

    Выберите имена учащихся, чтобы просмотреть их работы на странице индивидуальных оценок учащихся. В столбце Статус вы можете увидеть выполненную работу, элементы, требующие оценки, и оценки, которые нужно опубликовать. Вы также можете просматривать оставленные вами оценки и отзывы, создавать условия для проживания и отправлять личные сообщения.

    Вы можете выбрать элементы, которые нужно оценить, и откроется отправка.

    Если вы выставляете оценку непосредственно на странице оценок учащихся, ярлык «Переопределить» не отображается в этом представлении. Ярлык «Переопределить» отображается на странице отправки элемента.


    Отправлять сообщения из списка учеников

    Из списка студентов вы можете отправить сообщение любому, кто участвует в вашем курсе.

    Выберите трехточечное меню в правом конце ряда учеников. Выберите опцию «Сообщение студенту». Панель сообщений откроется в правой части экрана.

    Сообщения, которые вы отправляете из списка учеников, также отображаются на странице «Сообщения».

    Вы можете отправить копию сообщения курса по электронной почте. Студенты могут видеть, читать и действовать в соответствии с важными объявлениями и сообщениями курса, когда они получают копию в своих почтовых ящиках. Копии электронной почты доставляются только в том случае, если получатели имеют действительные адреса электронной почты в своих профилях Blackboard Learn. При выборе этого параметра все получатели сообщения получают копию сообщения электронной почты.

    Получатели могут просматривать ваше сообщение в своих почтовых ящиках, но не смогут отправить электронное письмо для ответа.

    Если вы выберете имя учащегося из списка, вы попадете на страницу «Оценки учащихся». В правом верхнем углу вы можете нажать кнопку «Отправить сообщение», откуда вы также можете отправить сообщение этому ученику.

    Подробнее об отправке сообщений


    Добавить жилье из списка студентов

    Вы можете установить размещение для отдельных студентов. Вы можете освободить студентов от сроков сдачи экзаменов или ограничений по времени. Используйте приспособления, чтобы помочь студентам продвигаться по курсу, даже если у них могут быть трудности с некоторыми требованиями.

    Выберите трехточечное меню в правом конце ряда учеников. Выберите вариант размещения. В правой части экрана откроется панель «Приспособления».

    Если вы выберете имя учащегося из списка, вы попадете на страницу «Оценки учащихся». Рядом с именем студента вы можете выбрать трехточечное меню, из которого вы также можете открыть панель «Размещение» для этого ученика.

    После того, как вы создадите для студента приспособления, перед его именем появится фиолетовая отметка, указывающая на то, что у него есть приспособления.

    Вы также можете предоставить отдельному учащемуся исключение для определенного теста или задания. Исключение составляют дополнительные попытки или расширенный доступ, даже если оценка скрыта от других учащихся. Исключение отменяет две настройки, примененные ко всем остальным только для этой конкретной оценки.

    Подробнее об исключениях для оценки

    Неформальное объяснение терминологии библиотеки — Стандарты семантической сети

    Это общедоступная вики. Если вы хотите что-то добавить (включая добавление терминов, которые вы хотели бы, чтобы кто-то определил), вам необходимо получить учетную запись вики W3C, доступную для всех.См. Ссылку слева под «запросом учетной записи».

    MulDiCat: Многоязычный словарь каталогизации

    Многоязычный словарь терминов и понятий каталогизации содержит определения многих терминов и понятий, используемых сообществом каталогизаторов библиотек. Определения взяты из авторитетных источников. Термины и определения доступны на английском и многих других языках.

    100, 245 и т. Д.

    Когда библиотекари говорят трехзначными числами, они используют имена полей MARC для данных в записях библиотеки.Когда упоминается группа полей, «X» используется для обозначения «любой цифры». Итак, «6ХХ» относится к любому полю в диапазоне 600–699. MARC использует поля от 001 до 899, а диапазон 9XX зарезервирован для локального использования.

    Некоторые общие поля:

     * 100 поле автора
    * 245 поле заголовка
    * 260 издатель, место публикации и дата
    * 300 нумерация страниц, размер и т. Д.
    * 6XX предметных областей, из которых 650 предназначены для актуальных тем и являются наиболее распространенными
    * 7XX называется «добавленными записями», это все дополнительные авторы, заголовки и другая информация, не являющаяся частью основной записи.* 856 поле, которое содержит URL-адрес онлайн-версии ресурса или тесно связанную информацию, такую ​​как оглавления, которые находятся в Интернете.
     

    точка доступа

    На основе каталога карт точкой доступа был любой элемент записи, в результате которого карта была добавлена ​​в каталог для доступа. Точки доступа — это заголовки, расположенные в каталоге в алфавитном порядке. Концепция точки доступа была перенесена в компьютерный каталог программного обеспечения. В этих каталогах пользователь вводит строку с привязкой слева, и ему возвращается экран с отсортированными по алфавиту записями каталога, которые появляются до и после этой строки.Термин «точка доступа» иногда используется для обозначения любой части библиографической записи, доступной для поиска, в частности, когда речь идет о полевом поиске в OPAC.

    добавлена ​​запись

    Любой заголовок, не включенный в основную запись. На традиционной библиотечной карточке добавленные записи были найдены в самом низу карточки и представлены там, где были внесены дополнительные карточки в каталог карточек. Добавленные записи — это точки доступа в каталоге.

    аналитическая запись

    Это то, что библиотеки называют библиографической записью для статьи в журнале, журнале или газете или для главы в книге.Как правило, библиотеки каталогизируют только «целое»: книгу или журнал. Когда они каталогизируют какие-либо части этого целого, это называется «анализом», т.е. аналитическим входом в каталог. Библиотеки производят несколько таких аналитических записей; каталогизация журнальных статей выполняется компаниями-индексаторами и продается библиотекам в качестве услуг (помните «Руководство для читателей» в вашей местной библиотеке?).

    Англо-американские правила каталогизации (AACR, AACR2)

    Записи библиотеки

    создаются с использованием очень подробного набора правил, которые точно определяют, какие данные включены и как они представлены.Текущие правила в США, Великобритании и Канаде — это англо-американские правила каталогизации, второе издание, последнее издание было пересмотрено в 2005 г. (ISBN 978-0-8389-3555-2 (с вкладышами)). Ведется работа по созданию преемника этих правил под названием Resource Description and Access (RDA).

    авторитетный контроль

    См. Пока [1]. [поправь меня!]

    телефонный номер

    Номер для звонка — это номер, который вы видите на корешке книги, который сообщает вам, где книгу можно найти на полках библиотеки.Термин «номер для звонка» восходит к временам, когда библиотеки закрывали стопки, и пользователи должны были запрашивать (или «требовать») книгу, используя этот номер. Телефонный номер идентифицирует книгу. Сегодня в большинстве библиотек номер телефона берется из системы классификации и представляет собой основную тему книги. Это также уникальный идентификатор для этого физического тома в этой библиотеке, хотя эта роль идентификатора была частично заменена библиотеками штрих-кодов, которые размещаются на книгах и используются системами обращения.

    перевозчик

    Средство хранения ресурса знаний, в отличие от содержимого, которое является интеллектуальным содержимым ресурса. См .: Платформа RDA / ONIX для категоризации ресурсов, версия 1.0, август 2006 г.

    номер класса

    На протяжении 19 века библиотеки экспериментировали с систематизацией своих книг по темам, используя системы классификации. Книгам присваивается «номер класса» (хотя в некоторых системах используются буквы или комбинации букв и цифр).Используя номера классов, книги можно размещать на полках в порядке классификации, создавая таким образом коллекцию, которую можно просматривать по темам. При этом номер класса позволяет разместить книгу на полке. Две часто используемые системы классификации — это десятичная классификация Дьюи и классификация Библиотеки Конгресса.

    содержание

    Интеллектуальное содержимое ресурса, в отличие от носителя , , который является носителем для хранения содержимого.См .: Платформа RDA / ONIX для категоризации ресурсов, версия 1.0, август 2006 г.

    продолжающийся ресурс

    Ресурсы, которые публикуются не сразу, а с течением времени, обычно называются журналами или «сериалами». Текущая библиотечная терминология для них — «продолжающийся ресурс». Сюда входят ресурсы, которые публикуются с течением времени и вносят изменения на месте, например веб-сайты или публикации с отрывными листами, которые получают страницы обновлений. Он также включает ежегодники и другой контент, который публикуется на регулярной основе.Таким образом, ежегодный альманах или справочник, такой как Physician’s Desk Reference , может рассматриваться библиотекой как постоянный ресурс.

    фирменный автор

    В некоторых случаях автором считается корпорация. Это касается определенных правительственных документов и отчетов, выпускаемых организациями и корпорациями. В случае материалов конференции сама конференция указывается в качестве автора в библиографических записях библиотеки.

    Язык контекстных запросов (CQL)

    См. [2] пока [улучшите меня]

    Десятичная классификация Дьюи (DDC)

    Разработанная в конце 1800-х годов, DDC представляет собой библиотечную классификационную систему, в которой используются числа в диапазоне 000–999, причем каждое число может быть разделено иерархически с использованием десятичных знаков.DDC широко используется в публичных библиотеках США, а также в библиотеках некоторых колледжей и университетов. DDC теперь публикуется OCLC.

    выражение (FRBR)

    «Выражение» — это одна из четырех сущностей иерархической модели библиографического ресурса в FRBR. Он определяется как «интеллектуальная или художественная реализация произведения в форме буквенно-цифровых, музыкальных или хореографических обозначений, звука, изображения, объекта, движения и т. Д. Или любой комбинации таких форм». Выражение следует непосредственно за словом «работа», и, в случае текстов, это произведение, выраженное на каком-то языке.Библиотечное сообщество борется с абстрактными концепциями работы и выражения, и фактическая разделительная линия между ними и то, как они могут быть определены в библиографической практике, неясны.

    подача / не подача

    Документация библиотеки

    может относиться к «файловым» или «нефилированным» частям записи. Термин «регистрация» происходит от тех дней, когда в каталоге карточек были внесены записи. В вычислительной среде можно было бы использовать термин «сортировка» вместо «регистрация». Некоторые поля в записи MARC, особенно заголовки, позволяют каталогизатору указывать до 9 символов начала строки, которые следует игнорировать при регистрации.Таким образом, заголовок, начинающийся с «The», имеет значение 4 (t, h, e, плюс пробел). Значение обычно сохраняется в позиции индикатора в поле.

    Правила внесения в каталог карточек заключались не только в алфавитно-цифровом порядке, и для заполнения в правильном порядке требовалось человеческое суждение. Например, числа были поданы так, как если бы они были написаны по буквам. Это означает, что книга «1984» будет записана как «тысяча девятьсот восемьдесят четыре». Чтобы еще больше запутать ситуацию, числа были поданы с использованием слов языка текста.Итальянский перевод «1984» будет оформлен как «mille novecento ottanta quattro» и, таким образом, весьма далек от английской версии. С появлением онлайн-каталогов библиотеки стали принимать прямой буквенно-цифровой порядок сортировки заголовков.

    Функциональные требования к библиографическим записям (FRBR)

    FRBR — это концептуальная модель библиографических статей, использующая модель сущности / отношения. FRBR был впервые выпущен в 1998 году как продукт Исследовательской группы ИФЛА по функциональным требованиям к библиографическим записям.Это первая такая модель, разработанная в сообществе каталогизаторов библиотек. FRBR ограничивается данными в библиографическом описании. Существуют связанные функциональные требования к авторитетным данным (FRAD).

    общее обозначение материала (GMD)

    GMD — это общее заявление о физическом типе ресурса, которое появляется в квадратных скобках после названия, например:

    Название: 12 разгневанных мужчин [видеозапись]

    Он определяется правилами международного стандартного библиографического описания и англо-американскими правилами каталогизации.

    товарная позиция

    Другой термин из дней каталога карточек, «заголовок» относится к любой части библиографической записи, которая приведет к отдельной записи карточки в каталоге. Заголовки были написаны или напечатаны вверху каждой карточки и представляли названия, авторов, темы и серии. В карточном каталоге большинства предметов, хранящихся в библиотеке, было от 6 до 8 карточек, по одной на каждый заголовок. Сегодняшние библиографические записи по-прежнему содержат поля для тех же элементов данных, и часто их все еще называют «заголовками».»

    Обратите внимание, что эта библиотечная практика, которая имеет много преимуществ с точки зрения управления и использования авторитетных данных, обеспечивает дополнительный уровень косвенности в данных, как обсуждалось в суррогатном элементе.

    владений

    Библиотеки называют предметы, которыми они владеют, «фондами». Когда вы смотрите в каталог библиотеки, чтобы увидеть, какие книги или DVD-диски есть в библиотеке, вы смотрите на каталог фондов библиотеки.

    интегрированная библиотечная система (ILS)

    ILS относится к библиотечным системам, в которых все компоненты используют единую библиографическую базу данных.Компоненты ILS включают онлайн-каталог, закупки и учет фондов, контроль и регистрацию серийных выпусков, распространение (выдачу во временное пользование) и другие функции управления библиотекой.

    Межбиблиотечный абонемент

    Библиотеки

    имеют сложную систему партнерских отношений, в рамках которой они будут одалживать предметы из одной библиотеки в другую для постоянного пользования. В зависимости от страны это может координироваться на региональном или национальном уровне. Таким образом, фонды всех местных библиотек доступны каждому в этом регионе или стране, даже если они находятся в небольших регионах с ограниченным библиотечным обслуживанием.

    Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА)

    Как следует из названия, ИФЛА — всемирная организация, в которую входят библиотечные ассоциации всех стран, а также многие библиотеки. ИФЛА координирует многие библиотечные мероприятия, поддерживает развитие библиотек во всем мире и является органом стандартизации глобальных библиотечных стандартов, таких как ISBD и FRBR.

    Международное стандартное библиографическое описание (ISBD) и пунктуация ISBD

    ISBD — это стандарт, разработанный ИФЛА для обеспечения единообразия каталогизации национальных библиотек мира.ISBD охватывает все опубликованные материалы, которые могут храниться в библиотеках, такие как мультимедийные ресурсы, карты и компьютерные данные. В странах, использующих AACR, обычно можно услышать, что ISBD называют стандартом пунктуации, и это тоже так. Пунктуацию ISBD можно рассматривать как ранний стандарт разметки текста, который помещает определенные знаки препинания в печатную библиотечную запись для обозначения полей. Пунктуация ISBD предназначена для помощи читателю при отображении библиотечной записи, но также должна обеспечивать возможность машинного анализа библиотечных данных, когда они представлены в текстовой, а не в полевой форме.

    Международный стандартный библиографический номер (ISBN)

    ISBN — это номер продукта издателя, который используется в цепочке поставок книг с 1968 года. Каждая опубликованная книга, являющаяся отдельным продуктом, получает свой собственный ISBN. Это означает, что версия в твердом переплете и версия в мягкой обложке одной и той же книги будут иметь разные номера ISBN, потому что это разные продукты с разными качествами, такими как размер, вес и цена. Библиотечные записи содержат ISBN там, где это возможно, но многие книги в библиотеках были опубликованы до того, как ISBN стал стандартом.Хотя может показаться, что каждая библиотечная запись должна иметь только один ISBN, библиотечные записи часто будут иметь ISBN как для издания в твердой, так и для мягкой обложки, так что библиотекам не нужно добавлять отдельную запись в свою базу данных для каждой из них. Кроме того, некоторые многотомные работы имеют номера ISBN на каждом томе, и одна запись библиотеки может представлять все тома со всеми номерами ISBN.

    товар

    С точки зрения библиотеки, «элемент» — это реальный физический том. Тем не менее, «предметность» становится неясной, когда, например, группа журналов, каждая из которых имеет отдельный штрих-код, объединяется в том для хранения на полках.Концепция элемента важна, потому что это уровень, на котором библиотеки проводят инвентаризацию, сообщают о подсчете фондов библиотеки и ежегодном увеличении запасов и предоставляют во временное пользование. «Единица» — это самый низкий и самый конкретный уровень описания библиографического ресурса FRBR.

    библиотека

    Под библиотекой

    в этом отчете понимается совокупность информационных ресурсов, созданных для определенного сообщества и предоставляющих услуги на основе этих ресурсов. В этом определении библиотеки могут быть общедоступными или частными, большими или маленькими и не ограничены какими-либо конкретными типами ресурсов.В то время как обнаружение и доставка ресурсов являются важными услугами, сохранение ресурсов — это ключевая деятельность библиотеки, которая не входит в задачи небиблиотечных учреждений, и поэтому ей следует уделять особое внимание.

    Классификация Библиотеки Конгресса (LCC)

    LCC — это система классификации библиотек. Он использует комбинацию букв и цифр и тематически делит библиотеку на 21 основной класс. В отличие от Дьюи, классификационный номер не является иерархическим по своей природе, что означает, что такой номер, как HV21, не обязательно подчиняется HV2, и что HV21 и HV24 могут не быть связаны с таксономической точки зрения.LCC используется и поддерживается в Библиотеке Конгресса, а также во многих университетских и крупных публичных библиотеках в США и других странах.

    Контрольный номер Библиотеки Конгресса (LCCN)

    LCCN представляет собой запись в каталоге, созданную Библиотекой Конгресса. Он начался как номер карточки LC в 1906 году, когда Библиотека Конгресса распечатала и продала карточки библиотекам, которые они могли использовать в своих каталогах. LCCN идентифицирует метаданные для ресурса, а не сам ресурс.

    основная запись

    Исходя из практики каталогизации книг и карточек, каждая библиографическая запись представлена ​​одним автором и одним заголовком в начале записи, хотя другие авторы и заголовки могут присутствовать в записи на второстепенной позиции. Основная запись создает единообразное отображение для записей библиотечного каталога и, по мнению некоторых, служит идентификатором ресурса.

    проявление

    Термин из FRBR, «проявление» — это фактически произведенный ресурс, такой как книга, музыкальный компакт-диск или фильм на DVD.В современной публикации манифестации часто производятся массово, и данные, относящиеся к воплощению, действительны для всех элементов этого печатного продукта (например, все они имеют одинаковое название, имя издателя, разбивку на страницы). Для книг проявление идентифицируется ISBN.

    MARC

    MARC — это общее обозначение формата записи, используемого во многих западных библиотеках и разработанного как стандарт ANSI в конце 1960-х годов. Термин «MARC» происходит от «Машинно-читаемой каталогизации» и может использоваться для обозначения формата записи, определенного в стандарте, экземпляра библиотеки того формата записи, который делает конкретный выбор, и стандарта содержимого для создания библиографических записей в этом стандарте. формат.Текущее определение стандарта формата записи — ISO 2709. Библиотечный экземпляр стандарта MARC, а также стандарт содержания поддерживаются Библиотекой Конгресса. Текущая версия стандарта библиотеки называется MARC 21. Существует множество вариантов стандарта, наиболее распространенным из которых является UNIMARC.

    OCLC

    OCLC Online Computer Library Center, Inc. является некоммерческой, членской, компьютерной библиотечной и исследовательской организацией; он был включен в 1967 как некоммерческий библиотечный центр колледжа Огайо.OCLC является основным поставщиком услуг метаданных в США, но более 27 000 библиотек в 86 странах и территориях используют услуги OCLC. OCLC поддерживает самую большую базу данных (WorldCat) библиографических записей в мире, а также информацию (фонды), по которой библиотеки владеют этими элементами. Библиотеки подписываются на службы OCLC для библиографических записей, для управления запросами межбиблиотечного абонемента и, в последнее время, в качестве пользовательского интерфейса для коллекций некоторых библиотек.

    Номер OCLC

    Каждой записи в WorldCat присваивается номер OCLC.Этот номер обычно представляет собой опубликованный элемент, который можно найти во многих библиотеках. Теоретически каждая опубликованная книга (или музыкальный CD, или DVD, или другой ресурс библиотеки) будет иметь одну запись в WorldCat с номером OCLC. Когда библиотека использует OCLC для своей каталогизации, запись в базе данных библиотек обычно сохраняет номер OCLC для записи, которая была загружена из OCLC, который может использоваться как глобальный уникальный идентификатор для записи и может использоваться для связи с другими записи для того же библиографического ресурса.

    онлайн-каталог общего доступа (OPAC)

    OPAC — это термин, обозначающий интерфейс компьютеризированного каталога, используемый библиотечной публикой. По сути, это замена карточного каталога.

    В записях библиотеки разбиение на страницы состоит из шаблона разбивки на страницы (римские цифры, арабские цифры и т. Д.) И записи наивысшего числа, используемого для каждого шаблона: xii, 356 p. Хотя это дает представление об общем количестве страниц, это не точная мера общего количества, поскольку он не включает ненумерованный титульный лист или пустые страницы.Пагинация может быть записана на листов, а не на страниц. (Лист — это физическая страница с двумя сторонами, тогда как при разбивке на страницы обычно обе стороны получают номер страницы.) Когда произведение находится в нескольких томах, данные библиотеки обычно просто записывают количество томов (например, 3 v. ) и не количество страниц или нумерация страниц каждого тома.

    ссылки

    Ссылки — это указатель от одной записи в каталоге к другой. Есть два типа ссылок: посмотреть и посмотреть также.Контрольные точки просмотра от точки входа (заголовок или термин), которая не авторизована для использования (по существу, «altLabel»), до авторизованной формы (например, «prefLabel»), имеющей то же значение. (Пример: «Бродячие собаки см. Дикие собаки».) См. Также ссылки — это связь между двумя разрешенными заголовками или терминами, которые, как определил каталогизатор, могут представлять интерес для пользователей, просматривающих тот или иной термин. . (Пример: «Клеменс, Самуэль Лангхорн , см. Также Твен, Марк».) Эти два были по сути единственными отношениями между ресурсами, которые существовали в каталоге карточек.

    Описание ресурсов и доступ (RDA)

    Правила каталогизации, пришедшие на смену AACR2, RDA стали доступны в 2010 году в виде онлайн-продукта RDA Toolkit на основе подписки. RDA, по крайней мере частично, основывается на концепциях FRBR.

    Поиск / получение по URL-адресу (SRU)

    См. [3] пока [улучшите меня]

    серийный

    Элементы, которые публикуются с течением времени отдельными частями, называются «сериалами».«Обычными сериалами являются журналы, газеты и журналы. Другие публикации, которые библиотеки считаются сериальными, включают справочники, публикуемые ежегодно (например,« Настольный справочник врача »,« Фермерский альманах »). Недавно библиотеки начали использовать термин« продолжающийся ресурс »в качестве общего термина для описания этих предметов и другие ресурсы, публикуемые на постоянной основе.

    сведения об ответственности

    «Сведения об ответственности» — это строка символов, которая следует за заголовком в записи каталога библиотеки, обычно перед ней стоит косая черта («/»).В случае книг и других печатных материалов содержание заявления об ответственности берется непосредственно с титульного листа ресурса и может выглядеть примерно так: «Автор Джон Смит с иллюстрациями Мэгги Джонс». Его роль — показать пользователю, как ресурс описал себя на титульной странице.

    суррогат

    Каталог библиотеки — это суррогат фактического собрания. Он состоит из кратких представлений предметов в коллекции библиотеки. Запись в библиотечном каталоге — это суррогат элемента с ключевой информацией, описывающей элемент, такой как автор, название, информация о публикации и физические характеристики.В каталоге также размещаются элементы в тематическом представлении знаний с использованием предметных рубрик и классификационных номеров. Эти тематические сущности добавляют еще один уровень косвенности: библиотеки создают искусственные системы организации знаний для целей описания, которые сами по себе считаются объектами первого порядка. В терминах Семантической паутины [1] http://libris.kb.se/resource/bib/9800324 идентифицирует книгу «объект реального мира»: ее значение dc: creator относится к автору книги, а не к Шведской библиотеке, которая хранит библиографические данные.Но http://viaf.org/viaf/95152561, авторитетный элемент, напрямую не идентифицирует реального человека. Он идентифицирует кластер авторитетных имен, созданный VIAF, что в конечном итоге приводит к ресурсу, представляющему самого человека (http://viaf.org/viaf/24604287/#foaf:Person). См. [2] для краткого обсуждения этого.

    [1] http://www.w3.org/TR/cooluris/#semweb

    [2] http://www.w3.org/TR/2005/WD-swbp-skos-core-guide-20051102/#secmodellingrdf

    титульный лист

    Издавна при печати существовала традиция включать страницу в начале книги, которая содержит название, автора (ов), издателя и часто дату публикации.На этой странице также могут быть перечислены другие ключевые участники, такие как переводчики или иллюстраторы. На обратной стороне этой страницы («оборотная сторона») обычно есть такие детали, как информация об авторских правах, ISBN, а для публикаций в США на ней может быть «каталогизация в публикации (CIP) Библиотеки Конгресса». Определенная информация в библиографической записи библиотеки точно транскрибируется с титульного листа, так что запись функционирует как суррогат этой страницы. В частности, эти элементы взяты непосредственно с титульной страницы: заголовок, сведения об ответственности, место публикации, название издателя, дата.

    начертаний

    «Трассировки» — это терминология из карточного каталога. До появления печатных карточек (в которых каждая карточка содержала всю библиографическую информацию) существовала первичная карточка, внизу которой был список всех заголовков, которые должны были быть внесены в каталог для этого библиографического элемента. К ним относятся добавленные авторы, статьи о сериях и предметные записи. Эта карта служила контрольной картой для предмета; если элемент был изъят из библиотеки, на этой карточке будут перечислены все карточки, которые необходимо удалить из каталога, чтобы библиотекарь мог «проследить» их по каталогу.В электронных каталогах этот термин может использоваться для обозначения набора добавленных записей в библиографической записи.

    работа

    Один из наименее понятных терминов в библиографической вселенной, «работа», обычно используется для обозначения отдельной книги или ресурса. В области культурных комментариев термин «работа» может использоваться для обозначения всего интеллектуального результата человека (например, «работа Томаса Манна охватывает три десятилетия …». Однако «работа» приобрела формальное значение, когда кто-то говорит в контексте FRBR и относится к отдельному творению на самом общем уровне.Таким образом, если обратиться к работе Der Zauberberg, , она включает все версии, печатные издания и переводы творения Манна. Произведение по определению абстрактно в определении FRBR.

    WorldCat

    WorldCat — это объединенный каталог (объединенный библиотечный каталог, описывающий коллекции ряда библиотек), в котором перечислены коллекции глобальных кооперативных членов OCLC. Он создается и поддерживается совместно участвующими библиотеками.

    Библиотечное сообщество разработало множество стандартов, с помощью которых могут быть представлены (мета) данные (записи с информацией о таких объектах, как книги).Проблема с отображением доступных стандартов в этом отчете заключается в том, что для описания этих стандартов используются разные термины как в библиотеке, так и в сообществах связанных данных. Например, Dublin Core по-разному называют набором элементов метаданных, схемой, словарем (RDF). Для ясности и простоты чтения мы последовательно используем следующие три термина для описания типов стандартов. Цель состоит не в том, чтобы обеспечить герметичную классификацию, а только в том, чтобы предоставить интуитивно понятные термины, которые улучшают удобочитаемость.

    Обратите внимание, что многие стандарты, такие как предметные рубрики Библиотеки Конгресса, могут рассматриваться как подпадающие под несколько категорий ниже в зависимости от контекста в которых они используются. В этом отчете мы устанавливаем стандарты к категориям на основе их «типичного» использования.

    Набор элементов метаданных или Набор элементов

    Подобные термины : словарь RDF, схема (RDF), онтология.

    Набор элементов метаданных определяет классы сущностей и атрибуты (элементы) сущностей.Обычно набор элементов метаданных не определяет библиографические объекты, а предоставляет элементы, которые будут использоваться другими для описания таких объектов.

    Примеры : Dublin Core определяет такие элементы, как Creator и Date (но DC не определяет библиографические записи, в которых используются эти элементы). FRBR определяет такие сущности, как Работа и Проявление, а также элементы, которые связывают и описывают их. MARC21 определяет элементы ( полей, ) для описания библиографических записей и авторитетных источников.

    Ошибки :

    • MARC21 также определяет списки кодов , например для стран и организаций. Они используются как значения в записях, поэтому эти списки кодов следует классифицировать как словари значений.

    Словарь значений

    Подобные термины : тезаурус, список кодов, схема классификации, предметные заголовки, таксономия, контролируемый словарь, авторитетный файл, цифровой географический справочник, концептуальная схема, система организации знаний.

    Словарь значений определяет концепции (темы, художественные стили, авторы), которые используются в качестве значений элементов в записях метаданных. Обычно словарь ценностей определяет не библиографические ресурсы, такие как книги, а концепции, относящиеся к библиографическим ресурсам (люди, языки, страны и т. Д.). Это «строительные блоки», с помощью которых можно строить записи метаданных. Многие библиотеки требуют определенных словарей значений в качестве обязательных для выбора значений для конкретного элемента метаданных (например, значения для Dublin Core Creator следует выбирать из VIAF).Таким образом, словарь значений представляет собой «закрытый список» допустимых значений для элемента.

    В фактических записях метаданных используемые значения могут быть литералами, кодами или идентификаторами (включая URI), если они относятся к определенному понятию в словаре значений.

    Примеры : LCSH определяет темы книг, Тезаурус по искусству и архитектуре определяет а.о. художественные стили, VIAF определяет органы власти, GeoNames определяет географические местоположения (например, города).

    Ошибки

    • В большинстве случаев словарь значений повторно использует элементы метаданных из таких стандартов, как DC, ISO 2788 или SKOS.В некоторых случаях словарь значений также определяет новые элементы метаданных. Например, GeoNames определяет элементы для координат, названий и почтовых индексов мест. Точно так же VIAF определяет элементы для описания властей (корпораций, людей). Тогда можно было бы сказать, что GeoNames и VIAF — это наборы элементов метаданных. Чтобы предотвратить эту путаницу, мы называем все GeoNames словарем значений, а его наборы элементов — набором элементов GeoNames.
    • Мы классифицируем VIAF и GeoNames как словари значений вместо наборов данных, потому что они широко используются (или предназначены для использования) в качестве словарей значений при создании записей в других наборах данных, в то время как их элементы метаданных широко не используются повторно (как DC элементы).Мы признаем, что это различие зависит от роли, которую играет набор данных / словарь, а не от присущих ему характеристик. Наша точка зрения действительно спорна, но достаточна для целей нашего отчета.

    Набор данных

    Подобные термины : коллекция, набор записей метаданных.

    Набор данных — это набор структурированных метаданных — описаний вещей, например, книг в библиотеке. Записи библиотеки состоят из утверждений о вещах, где каждое утверждение состоит из элемента («атрибута» или «отношения») объекта и «значения» для этого элемента.Используемые элементы обычно выбираются из набора стандартных элементов, таких как Dublin Core. Значения для элементов либо берутся из словарей значений, таких как LCSH, либо представляют собой значения в виде произвольного текста.

    Обратите внимание, что в контексте связанных данных наборы данных не обязательно состоят из четко идентифицируемых «записей» (см. Запись в разделе «Записи»).

    Пример : в записи может быть элемент Subject, взятый из Dublin Core, и значение для Subject, взятое из LCSH.

    Ошибки :

    • Как «наборы структурированных метаданных», наборы элементов и словари могут рассматриваться как наборы данных.В этом отчете проводится прагматичное, основанное на использовании различие между наборами структурированных метаданных, в частности, об элементах или концепциях, и наборами структурированных метаданных обо всех других вещах в мире (здесь называемых наборами данных).
    • в некоторых случаях отдельные записи в наборе данных сами используются как значения в записях из другого, отдельного набора данных. Например, Жак Деррида написал книгу, в которой есть комментарий к книге Мартина Хайдеггера. Книга Деррида принадлежит Национальной библиотеке Франции (BnF) и, следовательно, внесена в набор данных BnF; Книга Хайдеггера принадлежит Deutsche Nationalbibliothek (DNB) и аналогичным образом записана в наборе данных DNB.Сотрудники BnF могут указать в записи книги в наборе данных BnF, что книга Деррида предлагает комментарий к книге Хайдеггера в наборе данных DNB. Утверждение в записи Деррида может включать свойство Dublin Core Subject со ссылкой на запись Хайдеггера в наборе данных DNB в качестве значения. В этом случае мы все равно будем рассматривать наборы данных BnF и DNB как наборы данных, а не словари значений.
    • VIAF, GeoNames и другие словари значений можно рассматривать как определяющие записи (с использованием элементов и значений метаданных), поэтому их можно рассматривать как наборы данных.Ниже мы объясним, почему мы не классифицируем их как наборы данных.

    % PDF-1.4 % 3387 0 объект > эндобдж xref 3387 91 0000000016 00000 н. 0000003851 00000 н. 0000004002 00000 п. 0000004672 00000 н. 0000004854 00000 н. 0000004920 00000 н. 0000005035 00000 н. 0000006228 00000 н. 0000007354 00000 н. 0000008509 00000 н. 0000009664 00000 н. 0000010690 00000 п. 0000011335 00000 п. 0000011420 00000 п. 0000011972 00000 п. 0000012609 00000 п. 0000013581 00000 п. 0000013970 00000 п. 0000014083 00000 п. 0000014382 00000 п. 0000014778 00000 п. 0000015748 00000 п. 0000016285 00000 п. 0000016797 00000 п. 0000017323 00000 п. 0000017851 00000 п. 0000018403 00000 п. 0000018925 00000 п. 0000019908 00000 п. 0000020067 00000 н. 0000319527 00000 н. 0000319578 00000 н. 0000322508 00000 н. 0000322739 00000 н. 0000325669 00000 н. 0000325748 00000 н. 0000411255 00000 н. 0000414185 00000 н. 0000414236 00000 п. 0000414315 00000 н. 0000715514 00000 н. 0000715565 00000 н. 0000718495 00000 н. 0000718716 00000 н. 0001017089 00000 п. 0001017168 00000 п. 0001021737 00000 п. 0001024412 00000 п. 0001024491 00000 п. 0001131712 00000 п. 0001131762 00000 п. 0001134692 00000 п. 0001134770 00000 п. 0001135009 00000 пн 0001135263 00000 п. 0001135320 00000 п. 0001135404 00000 п. 0001135483 00000 п. 0001237235 00000 п. 0001237285 00000 п. 0001240215 00000 п. 0001240294 00000 п. 0001240512 00000 п. 0001240769 00000 п. 0001240826 00000 п. 0001240910 00000 п. 0001240989 00000 п.

    alexxlab

    *

    *

    Top