Пример служебная записка про инвентаризацию

Служебная записка по инвентаризации образец

Служебная записка на проведение инвентаризации

Проводится силами сотрудников ТТ. ПРОМЕЖУТОЧНАЯ, ВНУТРЕННЯЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

Как правильно написать служебную записку по инвентаризации

Если за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе.

Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

Объяснительная по недостаче товара

Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия.

Она должна включать в себя 2 части:

Служебная записка на проведение инвентаризации

Алексеева сорвала проведение семинара.

(Директор по управлению) и проведены в её кабинет, для проведения предварительного ознакомления.

Примерно в 0:00 мы присоединились к начавшейся инвентаризации.

Пример служебная записка про инвентаризацию

Объяснительная при недостаче после инвентаризации образец В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер.

Образец приказа о возмещении материального ущерба с работника или

Служебная записка на списание ТМЦ

Служебное письмо на проведение инвентаризации

Мартышкина специалист хозяйственного отдела В.Я.

Жмуркина специалист финансового отдела Н.В.

Корпатко специалист финансового отдела Д.В.

Служебная записка о проведении инвентаризации в главном управлении Госадмтехнадзора Московской области

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 1,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

О проведении инвентаризации

Текст служебной записки состоит из обоснования — изложения причин составления — и предложения, просьбы, заявки и т.п.

• Разное: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
• «Служебная записка о проведении инвентаризации в главном управлении Госадмтехнадзора Московской области».doc

• Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

• Договоры
• Все документы

Служебная записка по инвентаризации образец

Пример служебной записки о результатах инвентаризации

Она строго регламентирована и сопровождается составлением целого пакета документов.

1. Объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
2. Фактическую – это утверждение факта опоздания;

Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки.

Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;

Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик».

Мною была обнаружена недостача товара.

Количество привезённого товара не соответствовало документам.

Служебная записка по результатам инвентаризации образец —

До 400 мы находлибось на местности торгового центра, осуществляя наблюдение.

 Пока длится проверка сообщения о преступлении, администрация предприятия может установить причины и размер ущерба.

Шапки приказов опускаем, потому как не в них суть и переходим непосредственно к телу.

Все эти крутые юристы ничего не знают, не соображают, решить ничего не способны. ДРУГИЕ НОВОСТИ ПО ТЕМЕ:

Пример служебная записка про инвентаризацию

Служебная записка на проведение инвентаризации

Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета.

В процессе беседы, нам был представлен Зам.

Генерального директора г-н , который охотно присоединился к нашей беседе.

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее.

Служебная записка должна быть принята к исполнению и. заключение аудитора, акт инвентаризации;; письменные и устные.

о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-233) и ознакомить с.

При проведении инвентаризации важно помнить следующее.

По результатам служебного расследования составляется акт, в котором.

Он отказался представить разъяснение, о чем был составлен акт (приложение n 6).

Предыдущая статьяСледующая статья © Юридическая консультация онлайн

Служебная записка на проведение инвентаризации

Проводится силами сотрудников ТТ.

Такие инвентаризации проводятся путем полного или частичного(по некоторым позициям) снятия фактических остатков.

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее.

В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по.

На практике не редко используется докладная записка, образец вы.

Как правильно написать служебную записку по инвентаризации

Оглавление: Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации.

Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.

Обязательными реквизитами документа является: Наименование компании.

При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О.

Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Предыдущая статьяСледующая статья © Юридическая консультация онлайн

Служебное письмо на проведение инвентаризации

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя. Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специльном журнале.

Написать докладная записка по итогам инвентаризации

Таковых должно быть не меньше трех человек.

После составления акт передается в бухгалтерию.

Для этого оформляются различные акты порчи и недостач.

Служебные записки образцы по итогам инвентаризации

Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Образец докладной записки о результатах инвентаризации

Один из них — это приказ по результатам инвентаризации.

Объяснительная записка по недостаче на складе Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика.

Служебные записки образцы по итогам инвентаризации

Служебная записка по итогам инвентаризации

Пример служебная записка про инвентаризацию

Как часто проводится инвентаризация

Приказ по результатам инвентаризации

Пример докладной записки по вопросу инвентаризации

Образец приказа по результатам инвентаризации

Где и как хранить документ

Готовый, подписанный всеми заинтересованными лицами и учтенный бланк следует хранить строго определенным образом.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.

Как написать докладную записку правильно

В нем указываются такие сведения:

Здесь осуществляется сверка документа, после чего он направляется на подпись руководителю.

Это позволяет взыскать ущерб с виновника. Однако бухгалтер обязан знать, как списать недостачу в любой ситуации.

Служебные записки образцы по итогам инвентаризации

Образец объяснительной записки понадобится Вам, если по каким-то причинам пришлось объяснять перед руководством свои неправильные действия. Click here to Но помните, что взаимный зачет излишков и. Объяснительная записка образец по причине плохого самочувствия. Объяснительная по недостаче товара Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам. Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней.Все необходимые документы прилагаю. В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания.

Образец служебной записки по инвентаризации

• Приказ по результатам инвентаризации
• Что делать при недостаче при инвентаризации
• Как написать докладную записку правильно
• Докладная записка по итогам инвентаризации
• Служебная записка по итогам инвентаризации
• Докладная записка по результатам инвентаризации
• Написать докладная записка по итогам инвентаризации

Пример докладной записки по вопросу инвентаризации Внимание Причины возникновения Если в результате инвентаризации выявлена недостача, это может быть обусловлено:

• производственными издержками и особенностями обращения;
• издержками за счет виновных лиц;
• издержками при отсутствии виновных лиц либо при невозможности доказать виновность оных в суде.

Исходя из причины, различается способ списывания суммы недостачи в расходы.

Пример служебной записки о результатах инвентаризации

В процессе таковой ревизуется и удостоверяется документально наличие имущества, его состояние и оценка. Помимо обязательной инвентаризации руководство организации вправе проводить дополнительные проверки, самостоятельно определяя их количество в отчетном году. Служебная записка по итогам инвентаризации Проводится инвентаризационная проверка посредством пересчитывания, перевеса, измерения материальных ценностей:

• в производственном обращении;
• в составе кассы;
• на складском хранении;
• в торговом обращении.

При инвентаризации достигают и некоторых дополнительных целей: Выявляют неиспользуемые объекты Для их последующей реализации Обнаруживают ценности С несоответствующим сроком годности либо подпорченные товары Проверяют обеспечение Сохранности имущества Инвентаризационная проверка может быть полной (сплошной) либо частичной (выборочной).

Написать докладная записка по итогам инвентаризации

Главная / Без рубрики / Форма докладной записки по инвентаризации Написать докладная записка по итогам инвентаризации Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже.Оформляется он по форме №ТОРГ-16. Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.
Главное условие, чтобы виновник был лицом материально-ответственным. Компенсирование недостачи может осуществляться как посредством единоразового внесения виновником недостающей суммы, так и путем постепенного высчета нанесенного ущерба из зарплаты виновного сотрудника. Докладная записка на сотрудника Например: О необходимости перевода учащегосяДовожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В.

Внимание В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию. Обязательными реквизитами документа является:

1. Наименование компании.
2. ФИО директора, должность.
3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
4. Наименование документа – «Объяснительная записка».

Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.

Дата составления и подпись.

Пример объяснительной записки: После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.

Форма докладной записки по инвентаризации

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время. Служебная записка по итогам инвентаризации Причем сотрудник отказаться не вправе, в течение двух рабочих дней он обязан предоставить докладную записку на имя непосредственного начальника либо главного руководителя. Записка может составляться от руки или быть напечатанной.Главное, чтобы присутствовала личная подпись подателя и расшифровка инициалов от руки.
Оформляется сей документ на официальном бланке организации. Докладная записка подается вместе с актом проведенных работ. В ней указывается непосредственно факт, послуживший причиной создания документа (выявление недостачи при проверке) и причины возникшей ситуации (почему образовалась недостача).

Советник

Важно

Докладная записка об излишках зап частей после инвентаризации О невыполнении должностных обязанностей Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.Главный метролог (подпись) П.К.

Желтковский Докладная записка о некорректном поведении сотрудника Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте.

Приказ по результатам инвентаризации

• информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
• отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
• инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.

• Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:

• внешняя – направляется руководству другого учреждения;
• внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Доскладная записка о некорректном проведении инвентаризации

Инфо

Выявленные недостачи отображаются в бухучете на дату проведения инвентаризационной проверки. Докладная записка по результатам инвентаризации При обнаружении недостачи бухгалтер готовит справку-расчет на сумму недостачи с необходимыми проводками. Бухгалтерские проводки зависят от причины возникновения недостачи: Дт94 Кт01 (07, 10, 41, 43, 50) Для отображения суммы обнаруженной недостачи Дт20 Кт94 При списывании недостачи в пределах норм естественной убыли (недостача учитывается в составе производственных издержек) Дт73 Кт94 Списывание недостачи за счет виновного лица Дт91.2 Кт94 При невозможности обнаружить виновное лицо или образовании недостачи вследствие форс-мажорных обстоятельств (недостача относится к прочим расходам) Безусловно, чаще всего недостача возникает по вине материально-ответственных лиц.

Это позволяет взыскать ущерб с виновника.

Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации. Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С.

приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. Образец докладной записки о результатах инвентаризации Инвентаризация – процедура, которая время от времени проводится практически во всех организациях. Она строго регламентирована и сопровождается составлением целого пакета документов. Один из них — это приказ по результатам инвентаризации.
Как проходит инвентаризация и зачем она нужна Инвентаризация имущества, числящегося на балансе предприятия, – важнейшее мероприятие в деятельности фирмы.

Служебные записки образцы по итогам инвентаризации

В крупных предприятиях она может проходить не один день, в небольших – несколько часов. Обычно это мероприятие востребовано при продаже имущества, передаче его в аренду, лизинг, при выкупе и т.д. Также это контрольное мероприятие необходимо при смене материально-ответственных сотрудников и если в организации были установлены факты краж, злоупотреблений и т.п.
незаконных действий. Кто проводит Для инвентаризации приказом директора компании назначается специальная комиссия. Объяснительная записка по недостаче на складе Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа.

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец, бланк

В процессе эксплуатации многие вещи растрачиваются или становятся негодными к потреблению. К ним относятся сырье, инструментальная база, предметы обихода, материалы.

Исключение этих объектов из бухгалтерского учета и баланса называется списанием. Начало процесса исходит из служебной записки на списание материальных ценностей.

Содержание статьи

Зачем списывать ТМЦ

Списание ТМЦ требуется для того, чтобы их реальное количество пребывало в полном соответствии со сведениями, предоставленными в рамках бухгалтерского учета. Причины этого действия могут быть различными.

Чаще они списываются в связи с истечением срока годности, поломкой, порчей. Процедура осуществляется на основании инструкции, которая предварительно разрабатывается организацией. Все сотрудники, несущие материальную ответственность, должны подтвердить факт заблаговременного ознакомления с документом.

Заполнением первичной документации, связанной со списанием ТМЦ, традиционно занимается сотрудник, являющийся ответственным за проверку сведений, содержащихся в отчетности.

Чаще к этим специалистам относятся сотрудники бухгалтерии. В случае обнаружения со стороны материально ответственного лица дефектов необходимо осуществить инвентаризацию.

Инициирование ее проведения возможно только после обращения с письмом в адрес руководителя. Для этого и оформляется соответствующая служебная записка.

Необходимость составления документа и содержание

Служебная записка — документ, который имеет внутренний или внешний характер, исходя из основных выполняемых функций. Чаще бумага адресуется вышестоящему сотруднику со стороны подчиненного работника и содержит просьбу, предложение или замечание. Записка носит объяснительный, докладной, пояснительный, аналитический характер.

Документ включает проблемы технического или хозяйственного характера, описательную часть по возникшим спорным моментам, объяснение, которого требует начальство. Ключевое отличие этой документации от других форм бумаг состоит в том, что в ней происходит не только обсуждение сути проблемы, но и имеется детальное описание, а порой и варианты решения поставленной задачи.

Среди рядовых сотрудников нередко возникает вопрос касательно того, обязательно ли оформлять служебку или можно сделать обращение посредством устной формы. Однако это не дает никакой гарантии касательно того, будет ли результат.

Что касается письменного обращения, оно является официальным, вне зависимости от адресата и содержания. Поэтому все прошения, жалобы, замечания и предложения следует оформлять на бумаге, особенно, если они адресуются начальству.

Правила оформления бланка

Каждая организация имеет разработанную систему, по которой осуществляется списание материальных активов. В крупных организациях эту работу выполняет отдельная комиссия.

В небольших операции осуществляются по надобности разными сотрудниками. Но везде требуется определенное оформление посредством специальной документации. Записка обязательно должна включать набор сведений:

1. Реквизиты. Традиционно они включают сведения о дате, номере и наименовании, которое раскрывает тематику документа. В рамках небольших организаций используется только дата. В крупных компаниях делопроизводителем указывается номер, осуществляется специальная регистрация в журнале.
2. Адресат-получатель. В его роли выступает директор или заместитель, обеспечивающий решение вопросов по формированию материальных ценностей.
3. Прошение. Оно подразумевает списание перечисленных материальных ценностей.
4. ТМЦ. Здесь идет о речь об израсходованных товарно-материальных ценностях, пришедших в негодность. Обычно пункт оформляется в виде таблицы, включающей данные о номерах строчек, названиях предметов, количествах, инвентарных номерах, балансовой стоимости.
5. Основания. Требуется отметить, какие документы подтверждают необходимость осуществления мероприятий. В частности, используется акт проверки, соответствующее решение комиссии, заключение экспертизы.
6. Материально ответственное лицо. Данные должны содержаться о нем и о подразделении, в рамках которого используются эти ценности.
7. Временной период. Учитывается интервал, за который осуществлялся расход. Он зависит от конкретных правил, имеющихся на предприятии. Чаще всего это месяц, квартал.
8. Приложения. Совместно с запиской происходит передача копий документов, на базе которых и будет осуществляться данная мера.
9. Автор. Указывается ФИО, подпись и должность составителя бумаги. Оформление записки производится силами материально ответственного специалиста или руководителя подразделения, исходя из правил, установленных в компании.
10. Согласование. В процессе оформления принимают участие как минимум два сотрудника. Один из них – материально ответственное лицо, второй – начальник. Первым подписывается записка, а второй визирует соответствие сведений действительности.

Документы для скачивания (бесплатно)

Далее документ направляется адресату, который должен его либо утвердить, либо отказать. Впоследствии бумага следует в бухгалтерию, в которой баланс будет приведет в соответствие.

Рапорт о передаче материальных ценностей

Прием-передача материальных ценностей – обязательная процедура в процессе смены их владельца, руководителя, материально ответственного сотрудника. Поэтому все ТМЦ подлежат передачи «из рук в руки», что оформляется документальным способом и подлежит описанию в рамках бухгалтерского баланса.

В процессе составляется специальный рапорт – документ, подтверждающий факт передачи. Он включает фактически тот же набор данных, что и служебная записка, и передается ответственным лицам.

Написание служебных записок в другую организацию

Порой на практике возникают ситуации, в которых служебная записка является документом внешнего типа. Распространены случаи составления документа в адрес другой организации. Это позволяет компаниям обмениваться информацией и отправлять друг другу просьбы, претензии и прочие уведомления. Оформление проходит в произвольной форме, и они включают копии необходимых бумаг.

Чаще оформление происходит на имя директора, старшего руководителя. Если с контрагентом ведутся переговоры, оформляются 2 экземпляра. Второй хранят до момента разрешения спора.

Таким образом, служебная записка – важный документ, свидетельствующий о формировании определенного уведомления со стороны сотрудника в адрес руководителя. С ее помощью можно решить большое количество юридических задач и определиться с базовыми нюансами.

Подробности по оформлению списания средств — ниже на видео.

Образец приказа о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация:

• Состав инвентаризационной комиссии,
• Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства,
• Срок проведения – дата начала и окончания,
• Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др.,
• Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Теперь очередь примера приказа о проведении инвентаризации.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

« 24 » октября 2014 г.                                                                                    № 137

г. Липецк

О проведении инвентаризации

1. Провести инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств по состоянию на 1 ноября  2014 года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель       заместитель руководителя ОРГАНИЗАЦИИ К.А. Кокошников
Члены комиссии:  специалист финансового отдела В.Н. Енукидзе
                           специалист хозяйственного отдела В.Я. Ночников
                           специалист отдела информатизации В.Д. Печенкин

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель     заместитель руководителя ОРГАНИЗАЦИИ К.А. Кокошников
Члены комиссии: специалист финансового отдела О.С. Мартышкина
                         специалист хозяйственного отдела В.Я. Ночников
                         специалист общего отдела Л.А. Уфимочкина

4. Для проведения инвентаризации денежных средств на лицевых счетах в УФК по Липецкой области, расчетов с поставщиками и подрядчиками и другими дебиторами и кредиторами по обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета … … … (перечисляют), по администрируемым доходам в разрезе кодов бюджетной классификации доходов бюджетов Российской Федерации, назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель       заместитель руководителя ОРГАНИЗАЦИИ К.А. Кокошников
Члены комиссии:  заместитель начальника финансового отдела А.Ф. Жмуркина
                           специалист финансового отдела Н.В. Корпатко
                           специалист финансового отдела Д.В. Ярошкина

5. К инвентаризации приступить 1 ноября 2014 года и окончить 20 ноября 2014 года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее 22 ноября 2014 года.

6. Финансовому отделу (Лукашанская Д.С.) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до 29 ноября 2014 года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до 30 ноября  2014 года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, 30 октября 2014 года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя ОРГАНИЗАЦИИ Кокошникова К.А.

Руководитель                                                                                                  В.В. Табуретка

В представленный пример можно вносить свои дополнения или наоборот упростить его. Необходимо только, чтобы приказ содержал все данные, перечисленные в начале статьи. Членов комиссии указывают в алфавитном порядке (не по старшинству занимаемой должности). В приказах по основной деятельности инициалы относительно фамилии располагают так, как показано в образце.

Вот другой образец приказа о проведении инвентаризации материальных запасов в связи с перераспределением должностных обязанностей.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ПЕРЕПЕЛКА»
(ООО «Перепелка»)

ПРИКАЗ

« 16 » августа 2014 г.                                                                                             № 68

г. Воркута

О проведении инвентаризации материальных запасов

В связи с перераспределением должностных обязанностей между работниками хозяйственного отдела п р и к а з ы в а ю:

1. Провести инвентаризацию материальных запасов (бумаги, бланков не строгой отчетности) по состоянию на 19 августа 2014 г. у специалиста хозяйственного отдела Ядригиной Г.Р.

2. Для проведения инвентаризации назначить комиссию в составе:

Председатель       заместитель директора Т.П. Кочерыжка
Члены комиссии:  специалист финансового отдела А.П. Жмеркина
                           специалист хозяйственного отдела Н.Л. Корепатко

3. К инвентаризации приступить 19 августа 2014 г. и окончить 19 августа 2014 г.

4. Материалы  по  результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее 22 августа 2014 г.

5. Возложить материальную ответственность за получение, хранение, учет, отпуск бумаги и бланков не строгой отчетности с 22 августа 2014 г. на специалиста хозяйственного отдела Крыжовник П.П.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника финансового отдела Квасцову С.А.

Директор                                                                                                       Ф.Т. Фруктов

Скачать образец приказа о проведении инвентаризации. На основании представленных образцов легко составить необходимый приказ об инвентаризации, подходящий к конкретной ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 24 комментария

Оформление выявленных при инвентаризации излишков имущества

Излишки — это хорошо или плохо?

Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).

Инструкцию о проведении инвентаризации ТМЦ для вас подготовил «КонсультантПлюс». Воспользуйтесь пробным бесплатным доступом к системе, чтобы ничего не упустить в своей работе.

С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.

С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.

Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.

То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.

Но если уж они выявлены, следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).

Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.

Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации

По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.

Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных  приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.

Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.

Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).

Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.

При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.

Крупные излишки

В процессе инвентаризации иногда выявляются не только излишки материалов, но и «дополнительные» основные средства. Здесь сразу вспоминается один из профессиональных анекдотов.

В компании «Х» построили котельную за счет неучтенных средств. Потом спохватились: нужно же ставить на баланс, при проверке ведь не скроешь. Находчивый главбух решил воспользоваться проводимой инвентаризацией и включил в акт следующий пункт: «В ходе инвентаризации на территории предприятия обнаружена котельная».

На практике неучтенные котельные встречаются нечасто, а вот излишки по более мелким объектам основных средств вполне могут быть обнаружены при проверке, особенно на крупных предприятиях со сложной структурой и системой учета.

В общем случае обнаруженный объект основных средств оценивается так же, как и объект материальных запасов, т. е. по рыночной стоимости (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н).

Может возникнуть ситуация, когда объект ОС стоит на балансе, но в учете не отражена произведенная модернизация (достройка и т. п.). В этом случае следует оценить затраты на проведение работ и увеличить на них стоимость объекта ОС. Для оценки затрат можно использовать информацию о стоимости аналогичных работ, имеющуюся у компании, либо прибегнуть к услугам оценщика.

При всех вариантах оценки ОС и ТМЦ не нужно «автоматически» использовать имеющуюся информацию о ценах по аналогичному имуществу. Следует учитывать фактическое состояние и степень износа конкретных объектов, выявленных в качестве излишков.

Порядок оприходования выявленных излишков

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. Это специальные документы, заполняемые в случае выявления отклонений между фактическими и учетными данными.

Подпишитесь на рассылку

Формы ведомостей (как и других документов, необходимых для проведения инвентаризации) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.

Эти документы содержат информацию обо всех обнаруженных отклонениях, как в большую, так и в меньшую сторону. Рассмотрев их, руководитель организации принимает решение об отражении отклонений в учете. Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, при обнаружении излишков вариант может быть только один — оприходование.

Особым случаем является так называемая пересортица. Она возникает, если при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Этот порядок установлен п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.

Приказ (распоряжение) на оприходование излишков

Для учета выявленных «дополнительных» объектов руководитель издает распоряжение (приказ) об оприходовании излишков при инвентаризации. Форма такого приказа постановлением 88 не утверждена, поэтому предприятия разрабатывают ее самостоятельно. Для того чтобы можно было достоверно отразить данные в учете, приказ (или приложение к нему в случае большого количества позиций) должен содержать следующую информацию:

1. Наименования материальных ценностей в разрезе видов.
2. Стоимость за единицу, количество и общую стоимость по каждому виду (под стоимостью здесь понимается рыночная цена, определенная в соответствии с предыдущим разделом).
3. Для основных средств и нематериальных активов — срок полезного использования. При его определении следует учитывать состояние объекта (степень износа).

На основании сличительных ведомостей и приказа осуществляется отражение излишков в бухгалтерском и налоговом учете.

Образец приказа на оприходование излишков при инвентаризации можно скачать в начале статьи.

Проводка и сроки оприходования излишков в бухучете

Выявленные при инвентаризации излишки имущества относятся на прочие доходы (счет 91.1). Корреспондирующий счет зависит от того, какой именно вид ценностей приходуется:

Дт 01 (08, 10, 41, 43, 50) Кт 91.1.

Если инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годового отчета, то проводка по выявленным излишкам материалов в результате инвентаризации делается не позднее отчетной даты, т. е. 31 декабря соответствующего года.

В других случаях (например, при смене МОЛ) проводку нужно сделать в том же месяце, в котором была завершена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При каких условиях излишки относятся на доходы в налоговом учете

С точки зрения налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами (п. 20 ст. 250 НК РФ). Их следует оценивать по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ.

Готовое решение К+ поможет правильно учесть внереализационные доходы при расчете налога на прибыль. Получите бесплатный онлайн-доступ для изучения материала.

Таким образом, в общем случае налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.

Отдельно следует рассмотреть ситуацию с пересортицей, точнее с ее зачетом. Понятие «пересортица» в НК РФ не содержится, поэтому с точки зрения налоговых органов ее зачет нельзя учитывать при определении базы по налогу на прибыль.

Налоговики считают, что налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем в соответствии с подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ отнести недостачу на затраты можно, только если отсутствие виновных лиц документально подтверждено решением государственного органа.

Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.

Арбитражная практика по данному вопросу в последние годы складывается не в пользу налогоплательщиков, особенно после определения ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12. Однако отдельные суды поддерживают позицию налогоплательщиков и после выхода указанного определения (постановления ФАС Уральского округа от 02.04.2014 № Ф09-822/14 по делу № А60-23529/2013 и ФАС Московского округа от 22.03.2013 № Ф05-1953/13 по делу № А40-68073/2012).

Принимая решение о зачете пересортицы в целях налогового учета, налогоплательщик должен быть готов защищать свою позицию в суде.

***

Выявленный при инвентаризации излишек имущества отражается в сличительных ведомостях. Излишки приходуются по рыночным ценам на основании приказа руководителя. В бухгалтерском учете они относятся к прочим доходам, в налоговом — к внереализационным. В стандартной ситуации бухгалтерский и налоговый учет в этой части совпадают, отклонения могут возникать только при зачете пересортицы. Датой оприходования является отчетная дата или день завершения инвентаризации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Служебная записка на приобретение, покупку

Служебные записки на приобретение бывают разными: на приобретение (покупку, закупку) канцтоваров, оборудования, мебели, спецодежды и др.

Общие замечания

1. Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
2. Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
3. Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.

Составление записки на покупку спецодежды

Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.

Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому. Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды.

В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству. Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация. Это актуально при отстаивании своих прав в суде.

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную  записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

ОБРАЗЦЫ

Пример 1

Представленные образцы ниже можно скачать либо заполнить по аналогии.

Образец (скачать в формате Word)

Также по аналогии можно написать:

• служебную записку на приобретение материалов;
• служебную записку на приобретение принтера;
• служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.

Пример 2

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде.

Пример 3

Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации.

Пример 4

Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

Образец акта инвентаризации наличных денежных средств

Оборот денег через счета предприятий довольно серьёзно регламентирован законами и нормативными документами государственных надзорных служб.

 

Ещё более строгие правила касаются оборота наличности через кассу предприятия.

 

 

Инвентаризация наличных денег

 

Каждый рубль, который находится в кассе предприятия, и попал туда законным путём, должен быть подтвержден документально.

 

То есть руководителю компании, чтобы ответить на вопрос, сколько наличных денег находится в кассе предприятия, не обязательно посетить такую кассу и физически пересчитать наличность.

 

Можно просто запросить справку на основе подтверждающих документов у главного бухгалтера и узнать требуемую сумму. Та же ситуация и с тратами наличности из кассы компании. Каждая трата должна иметь оправдательный документ.

 

А вот как раз контроль за деятельностью работников кассы и соответствия количества наличности в кассе суммам, отражённым в финансовых документах, и проводится инвентаризация наличных денежных средств.

 

А именно физический пересчёт наличности и сопоставление получившейся суммы сумме отражённой документально.

 

 

Проведение и составление акта инвентаризации наличных денежных средств

 

Акт инвентаризации наличных денежных средств – это отчёт о проведении инвентаризационных действий с указанием сумм.

 

Акт составляется и подписывается специалистами, которые волей руководителя определены в состав инвентаризационной комиссии. Обычно это сотрудники, которые в компании отвечают за финансовый учёт. О проведении такой процедуры составляется приказ.

 

После физического пересчёта наличности, проверки всех документов, которые оправдывают нахождение денег в кассе предприятия, делается вывод о результатах работы кассира.

 

Так как кассир – должность материально ответственная, то при отрицательном результате инвентаризации – недостаче, ответственность за возмещение суммы недостачи будет возложена именно на кассира, как ничего хорошего не влечёт и нахождение в кассе наличных, которые не зафиксированы ни в одном документе.

 

Такой факт свидетельствует о ненадлежащем уровне работы кассира и, в свою очередь, может стать основанием для дисциплинарного наказания.

 

Образец акта о инвентаризации обязательно должен быть вручен кассиру, в кассе которого процедура проводилась.

 

При категорическом несогласии с результатами проверки, решение комиссии вполне можно оспорить в общем порядке через суд. Также через суд, на основании акта и сама организация вправе взыскать недостачу, которую допустил кассир, при нежелании последнего добровольно отвечать да допущенные ошибки в работе.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец акта инвентаризации наличных денежных средств, вариант которого можно скачать бесплатно.

Как обеспечить надлежащее сокращение запасов — AccountingTools

Процесс инвентаризации в значительной степени зависит от стационарных запасов. Это означает, что в процессе подсчета не может быть движения инвентаря на складскую территорию или из нее, а также не может быть перемещения каких-либо связанных документов. Если не следовать этому основному правилу, вам будет очень трудно определить истинную стоимость конечных запасов, потому что во время подсчета количества менялись.Эта статья содержит образцы процедур, которые применимы в большинстве ситуаций для обеспечения надлежащего отсечения на конец периода всех перемещений, связанных с запасами. Процедуры охватывают приемные, центральные склады и зону хранения готовой продукции. Это:

Приемка и осмотр при получении

• Никакие документы или детали не будут отправляться в центральные склады после 11:00 утра 26 октября. Это позволит оформить документы и разместить запасы.

• Начиная с 15 октября, все получатели, обработанные приемными инспекциями, должны иметь штамп «До инвентаризации.”

Центральные магазины

• Поступления . Все документы по деталям, полученные при приемке, должны быть переданы в обработку данных до 16:30. Пятница, 26 октября.

• Выпуски . Документы по всем вопросам, связанным с открытием заказов и незавершенными работами, должны быть завершены и отправлены на обработку данных до 16:30 пятницы, 26 октября. По вопросам для заказов на продажу документы и детали должны находиться в зоне подготовки или отгрузки. область до 15:30 P.М., Пятница, 26 октября.

Площадка готовой продукции

• Складская площадь . Если детали не будут отправлены до 15:30 пятницы, 26 октября, они будут сохранены как часть инвентаря на складе.

• Поступления . Поступления в зону готовой продукции должны быть получены и документы отправлены на обработку данных до 16:30 пятницы, 26 октября. Управляющий складом должен убедиться, что все готовые единицы хранятся должным образом и что все связанные с этим документы переданы на обработку данных до 11:00 А.М. Отсечка.

• Выпуски . Что касается вопросов для заказов на продажу, то карточка выпуска и детали должны быть в зоне подготовки или отгрузки до 11:00 утра пятницы, 26 октября. Для вопросов по заказам и номерам работ все документы по вопросам незавершенного производства должны быть при обработке данных до 16:30, пятница, 26 октября.

Предыдущие процедуры предназначены для компаний, использующих традиционные бумажные транзакции, которые централизованно регистрируются в базе данных инвентаризации.Если используется более продвинутая система, в которой персонал по управлению материальными потоками вводит транзакции непосредственно в базу данных инвентаризации либо через местные терминалы небольшими партиями, либо индивидуально с помощью радиочастотных сканеров, вы можете вводить транзакции всего за несколько секунд до начала инвентаризации. считать. Таким образом, передовые системы ввода данных позволяют компании минимизировать период времени, в течение которого запасы нельзя перемещать во время инвентаризации.

Связанные курсы

Бухгалтерский учет
Как проводить аудит запасов

Как написать деловую памятку [бесплатный шаблон PDF]

Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .В этой статье рассказывается, как написать заметку, выбрать правильный формат и как закрыть.

Что такое внутренняя памятка?

Термин «служебная записка» на самом деле излишен, поскольку служебная записка (или меморандум) всегда является внутренним документом.

Пример формата памятки

Служебные записки часто пишутся на фирменных бланках. Чтобы начать напоминание, опустите на 1,5 дюйма от верхнего края бланка и добавьте поле «Кому».

Примечание автора: объем служебной записки не должен превышать двух страниц.

Кому: Имя человека и должность в организации
Откуда: Ваше имя Дата: Месяц, День, Год
Тема: Будьте очень конкретны

(ПРИМЕЧАНИЕ: в памятке нет приветствия, как в письме или электронном письме.)

Предлагаю купить или арендовать фургон, который будет использоваться в качестве мобильного книжного магазина. Мы могли бы использовать этот фургон для увеличения продаж в отдаленных городах и деревнях по всему штату, куда не проникают наши розничные магазины.( Прямое и краткое введение, в котором лаконично резюмируется суть меморандума.)

Обоснование для фургона (информативный заголовок)
В течение некоторого времени мы знали, что во многих небольших городах по всему штату нет надлежащих книжных магазинов, но экономическая ситуация такова, что мы не сможем открыть полноценный филиал и работать с ним с прибылью. Тем не менее, мы могли позволить себе снабдить фургон книгами и использовать его в течение нескольких дней в разных небольших городах по всему штату.Как вы, вероятно, знаете, законы этого штата позволяют нам довольно легко и недорого получить лицензию на ведение бизнеса в масштабах штата. ( Предоставляет читателю краткую, но полную справочную информацию и информацию о возможностях реализации.)

При надлежащей предварительной рекламе мы сможем вызвать большой интерес к этой инициативе. Мне кажется, что эта идея имеет много достоинств из-за той гибкости, которую она нам предлагает. Например, мы можем адаптировать продолжительность нашего пребывания к размеру города и объему создаваемого бизнеса.Кроме того, мы можем настроить наш инвентарь в соответствии с потребностями и интересами конкретных регионов. (Дополнительная убедительная информация.)

Действия Запрос
Водитель фургона будет действовать как продавец, и у нас, конечно же, будут копии нашего полного каталога, чтобы также можно было принимать заказы по почте. Пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете об этом предложении. Если хотите, я могу изучить этот вопрос подробнее и составить смету затрат и продаж. (Четкое закрытие, требующее конкретных действий.)

Формат памятки PDF Пример

Онлайн-лаборатория письма Университета Пердью опубликовала этот загружаемый пример в формате PDF. Это еще один убедительный пример правильного форматирования.

Обратите внимание на формат:

• Весь текст выравнивается по левому краю страницы. Ни один из первых абзацев не имеет отступа. В деловых документах используется формат с выравниванием по левому краю, а в академическом формате отступ первого абзаца.
• Текст с одинарным интервалом между строками.
• Между абзацами двойной интервал

Как закончить записку

Обратите внимание, что в служебной записке нет заключительной подписи, как в деловом письме или деловом письме.

Лучшее завершение записки — это четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.

Памятка против письма против электронной почты

• Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .
• Деловое письмо передает информацию за пределы организации.
• Электронная почта используется как внутри, так и за пределами организации.

инвентаризация данных | resources.data.gov

Тематические исследования и примеры

Пример использования Департамента транспорта: Реестр корпоративных данных

В ответ на Директиву об открытом правительстве DOT разработало стратегический план действий по инвентаризации и выпуску ценной информации через данные.правительственный портал. В соответствии с меморандумом президента о соблюдении нормативных требований Департамент продолжал усилия по созданию реестра данных, предлагая всеобъемлющий план, который был признан образцом для подражания другим ведомствам.

Источник

Департамент транспорта

Ключевые слова

инвентаризация данных

Формат

PDF (5 страниц)

См. Все ресурсы в тематических исследованиях и примерах>

Управление данными и управление

Данные.gov Dashboard

Панель управления Data.gov — это веб-сайт, позволяющий федеральным агентствам, промышленности, широкой общественности и другим заинтересованным сторонам просматривать подробную информацию о том, как федеральные агентства продвигаются по реализации Федеральной политики открытых данных.

Просмотреть все ресурсы в разделе Управление данными и управление>

Стандарты данных

Как использовать рекомендации по схеме метаданных Project Open Data для документирования и перечисления наборов данных агентства и интерфейсов прикладного программирования (API) для хостинга в агентстве.gov / data и в настоящее время используется на data.gov

Документирование API

Дополнительные инструкции по использованию руководств по схеме метаданных открытых данных проекта для документирования интерфейсов прикладного программирования (API) в файлах data.json для хостинга на сайте agency.gov/data.

Предоставляет дополнительную информацию и ресурсы, чтобы помочь агентствам во внедрении схемы метаданных открытых данных проекта v1.1. Сопоставляет поля из текущей версии DCAT-US v1.1 с предыдущей версией схемы (v1.0), а также с другими схемами (CKAN API, DCAT и Schema.org).

См. Все ресурсы в разделе Стандарты данных>

Инструменты для работы с данными

ЦКАН

Сеть комплексного архива знаний (CKAN) — это мощная система управления данными с открытым исходным кодом, которая делает данные доступными, предоставляя инструменты для упрощения публикации, совместного использования, поиска и использования данных.Каталог Data.gov основан на CKAN, технологии, которая используется на многих государственных сайтах открытых данных. Inventory.data.gov — это отдельный экземпляр CKAN, размещенный в GSA в той же инфраструктуре, что и каталог Data.gov.

Валидатор JSON

JSON Validator используется для проверки data.json вашего агентства на соответствие требуемой федеральной схеме метаданных. Этот веб-инструмент предоставляет три способа проверки данных.json: путем проверки общедоступного URL-адреса, загрузки файла json или вставки необработанного JSON в форму.

inventory.data.gov

Inventory.data.gov — это инструмент для федеральных агентств для создания и публикации каталогов метаданных. Для доступа к этой ссылке требуется вход в систему MAX.

Просмотреть все ресурсы в разделе Инструменты для работы с данными>

Руководство

Циркуляр OMB A-130: Управление информацией как стратегическим ресурсом

Информационный бюллетень Управления управления и бюджета, который устанавливает общую политику планирования, составления бюджета, руководства, приобретения и управления федеральной информацией, персоналом, оборудованием, фондами, ИТ-ресурсами и вспомогательной инфраструктурой и услугами.От 28 июля 2016 г.

См. Все ресурсы в разделе «Руководство»>

Развитие навыков

Как использовать Inventory.Data.Gov

Руководство для веб-семинара по использованию inventory.data.gov, которое охватывает все, что вам нужно знать об этом простом в использовании инструменте и о том, как он может быть полезен для соблюдения вашим агентством политики открытых данных.Подготовлено Университетом DigitalGov по инициативе Управления общих служб.

Inventory.data.gov Руководство

Подробная информация о том, как начать работу с inventory.data.gov, от создания учетной записи пользователя до использования ее функций для управления наборами данных и экспорта data.json.

См. Все ресурсы в разделе Развитие навыков>

Управление инвентаризацией и создание отчетов [шаблоны]

Компании любого размера должны иметь возможность отчитываться о финансовых показателях, выпуске продукции и продажах, а также других данных.

Наличие точных и своевременных номеров поможет вам принимать обоснованные решения и обеспечивать бесперебойную работу. Вот почему отслеживание запасов играет ключевую роль в розничной, оптовой и производственной деятельности.

Владельцы бизнеса должны держать продукты на складе, не тратя деньги на огромные складские запасы.

Для этого вам нужны точные цифры, чтобы понять, когда пора делать повторный заказ и каким должно быть количество повторного заказа. Шаблоны в вашем инвентаре и продажах могут даже помочь вам спрогнозировать будущий спрос, чтобы вы могли составить соответствующий бюджет и при необходимости запустить рекламные акции.

Вся эта информация поступает из наличия правильной системы инвентаризации и ее регулярной оценки. Это позволяет создавать отчеты об инвентаризации, которые четко показывают, что у вас есть и что вам нужно.

Прежде чем углубляться в подробности, давайте вернемся к основам: что такое отчет о запасах и как отчеты о запасах могут упростить ведение вашего бизнеса в сфере электронной коммерции?

Что такое инвентарный отчет?

Отчет о запасах — это сводная информация о количестве запасов, имеющихся у предприятия в данный момент времени.Отчет о запасах — это физический или электронный документ с номерами, представляющими продукт, который вы можете продать сейчас, инвентарь, который вы заказываете, или инвентарь, который вам нужен для внутреннего использования.

Хорошие отчеты о запасах содержат актуальную информацию с высоким уровнем детализации и используют визуальные эффекты, чтобы было ясно, сколько единиц данного товара имеется на складе. Отчеты о запасах помогают избежать чрезмерного заказа или исчерпания запасов, когда клиенты покупают ваши продукты в Интернете.

Отчеты об инвентаризации

полезны — и необходимы — во многих отношениях.

Для чего используются отчеты об инвентаризации?

Отчеты о запасах

помогут вам вести свой бизнес, не прерывая и не ломая банк. Они могут помочь вам сократить расходы и снизить риск того, что товар закончится. Отчетность по инвентаризации может показаться лишним временем или бумажной работой, но она может сэкономить вам массу денег и ненужных усилий.

Управление запасами

Одним из самых распространенных способов использования отчетов о запасах является управление запасами. Вы должны знать, что у вас есть, чтобы не закончиться до того, как заказы клиентов будут выполнены.Слишком поздний заказ приводит к отсутствию товаров на складе и потере продаж. Если вы заказываете слишком много товаров слишком рано, ваши деньги ограничиваются, увеличивается риск повреждения инвентаря и требуется больше места для складирования. Точная отчетность о запасах сообщает вам, когда ваши запасы достигают точки повторного заказа, чтобы вы могли вовремя пополнять запасы.

Учет запасов (на складах)

Если у вас большой объем запасов и большой объем продаж, вам необходимо отслеживать расположение ваших запасов на складе (ах), который вы используете для выполнения заказов.Отслеживание SKU по месту хранения инвентаря и поддержание всего в порядке может упростить вашу работу, предотвращая ненужное перемещение, двойное обращение с продуктами и даже потерю инвентаря.

Вам также могут помочь:

• Следите за товарами, заказанными в течение определенного диапазона дат
• При заказе у более чем одного поставщика
• Выявить затронутые продукты в случае отзыва
• Если необходимо вернуть поврежденный товар

Если ваши запасы скоропортящиеся или регулярно меняются в стоимости, вам может потребоваться отслеживать местоположение в соответствии с правилами инвентаризации FIFO (первым пришел — первым ушел) или LIFO (последний пришел — первым ушел).

Инвентарная категоризация

В зависимости от вашей отрасли может быть несколько способов категоризации вашего инвентаря. Глядя на гору картонных коробок, может быть очень непонятно, что к чему.

Список товаров в каждой категории, который обновляется в режиме реального времени, позволяет отслеживать запасы по мере их перемещения по цепочке поставок. Например, производителям часто необходимо отслеживать запасы сырья, товаров в процессе или запасов, готовых к продаже. Оценка запасов каждой категории или шага является необходимой частью отслеживания стоимости проданных товаров для целей налогообложения и учета запасов.

Когда товар окажется в вашем центре выполнения, вам нужно будет отслеживать каждый продукт по мере поступления, размещения, комплектации для заказа, упаковки в коробку и отправки покупателю.

Как написать отчет об инвентаризации

Вы можете создать базовый отчет по инвентаризации в Excel или Google Таблицах для отслеживания инвентаря; Однако это не позволяет автоматизировать обновления и представляет собой только моментальный снимок в определенный момент времени. Лучшая практика для создания отчетов о запасах — это подключение систем, которые используют данные о вашей цепочке поставок и заказах клиентов (подробнее об этом ниже).

Вот шаги для создания базового отчета инвентаризации, который требует обновления вручную.

1. Создайте столбец для инвентарных товаров

Подобно шаблону инвентарного листа, создайте список предметов в инвентаре, используя вертикальный столбец. Это должно быть сделано на уровне артикула (то есть, если у вас есть красная рубашка четырех размеров, вы должны перечислить каждый размер в общей сложности четыре записи, а не одну) и может быть записано как имя артикула. Чем больше у вас SKU, тем сложнее и трудоемче это будет.

2. Создайте столбец для описаний

Опишите элементы в другом столбце. Если у вас есть различные цвета, размеры и т. Д., Вы можете предоставить здесь больше контекста или подробностей, чтобы проверить, что делает его уникальным продуктом для целей отчетности и отслеживания запасов.

3. Назначьте цену для каждого товара

Укажите цену каждого предмета, чтобы вы могли быстро определить общую стоимость вашего инвентаря и стоимость каждого предмета на основе цены и количества. В зависимости от вашего бизнеса вам может потребоваться отслеживать закупочную или производственную стоимость отдельно от продажной цены.Оценка запасов также может помочь вам рассчитать затраты на хранение запасов.

4. Создайте столбец для остатка запасов

Затем добавьте столбец для отслеживания количества единиц товара на складе. В этот столбец будут добавлены новые заказы на покупку и заказы на продажу, чтобы убедиться, что номер актуален.

5. Выберите временные рамки

Как часто вы решите обновлять отчет об инвентаризации, будет зависеть от ваших потребностей. Чем выше объем продаж, тем чаще вы будете его обновлять, поскольку ваши цифры могут быстро меняться.

Частота также будет зависеть от того, сколько страхового запаса у вас есть. Если у вас есть запасы запасов между точкой повторного заказа и нулем, вы можете обойтись менее частыми обновлениями. Просто помните, что чрезмерный страховой запас увеличивает ваши расходы.

Отчетность по запасам для электронной торговли

Розничный магазин со складским помещением требует отслеживания запасов, но их потребности сильно отличаются от потребностей владельца бизнеса электронной коммерции, когда дело доходит до управления запасами.

В отличие от физического бизнеса, покупки в электронной торговле совершаются в нерабочее время и со всех уголков мира.Это может повысить риск того, что у компаний электронной коммерции, которые набирают обороты, закончится товар, когда клиент готов сделать заказ.

Владельцы бизнеса электронной коммерции должны уменьшить вероятность этого. Уровни инвентаризации следует обновлять как можно чаще, чтобы обеспечить точные и полные числа. Единственный способ вести точный инвентарный запас — это использовать автоматизированную систему, которая синхронизируется с программным обеспечением вашей точки продаж и обновляет ваш инвентарь при каждой продаже. Таким образом, вы всегда будете точно знать, что у вас есть, и сможете вовремя повторно заказать товары или расходные материалы.

Автоматизируйте отчетность с помощью ShipBob

ShipBob упрощает процесс для продавцов электронной коммерции за счет точной отчетности о запасах. ShipBob подключается к вашему магазину электронной коммерции и обрабатывает выполнение электронной коммерции за вас. Весь ваш инвентарь хранится на любой комбинации складов ShipBob по всей территории Соединенных Штатов, и они обрабатывают отчеты о запасах на месте и в Интернете.

При синхронизации с вашей платформой электронной торговли отчеты о запасах обновляются в режиме реального времени, чтобы точно отражать то, что у вас есть на складе, каждую минуту.Вы можете получить доступ к подробным отчетам с диаграммами и графиками, которые помогут вам с первого взгляда увидеть свои акции. Ознакомьтесь с расширенными функциями отчетов ShipBob, чтобы узнать больше и увидеть, как отчеты о запасах могут выглядеть для вашего бизнеса.

С помощью ShipBob вы можете отслеживать запасы в нашей сети выполнения заказов на одной панели управления:

Скачать бесплатно шаблоны инвентаризационных отчетов

Если вы готовы создавать свои собственные отчеты для отслеживания запасов, начните с наших бесплатных шаблонов отчетов по инвентарю, представленных ниже.

Вы можете настроить их в соответствии с вашим уникальным бизнесом и продуктами.

Какое решение подходит вам?

Создание отчетов о запасах вручную может быть идеальным решением для малых предприятий с низким объемом продаж. Если у вас есть возможность следить за уровнем запасов и обновлять достаточно часто для обеспечения точности, отчет на основе электронной таблицы может быть всем, что вам нужно. Используйте шаблоны выше, чтобы создать свой собственный прямо сейчас.

Если у вашего бизнеса большой объем продаж, он продает онлайн через автоматизированную платформу или быстро растет, автоматическое отслеживание запасов — ваш лучший выбор.ShipBob предлагает идеальное решение для сохранения ваших товаров на складе, поможет вам сократить расходы и избежать потерь продаж. Чтобы узнать больше об услугах по выполнению заказов ShipBob, включая решения для полного инвентаризации, запросите ценовое предложение.

Формы полного обзора RTP

Предложения для рассмотрения в течение 2020-2021 гг. Были повышены до статуса ассоциированного: 2016-2017 гг. Политика продвижения APM 327

Чтобы запросить рекламный случай или раннее владение / продвижение , щелкните здесь , чтобы заполнить форму запроса.

Для добавления работы в репозиторий библиотеки CSU ScholarWorks

Формы (обратите внимание, что некоторые из них больше не нужны для eWPAF)

Требуется

• Образец меморандума заведующего кафедрой Word

Информационная / Дополнительно

• Соглашение об именах eWPAF для файлов Word

• Контрольный список файла WPAF : Word PDF

Больше не требуется

• Титульная страница / Титульная страница: Word
• Binder Spine: Word
• Журнал доступа: Word PDF
• Содержание: Word PDF
• Заявка RTP: PDF
• Подпись на испытательном плане Страница: PDF

• Форма рекомендации по хранению: PDF
• Форма владения и продвижения по службе: PDF
• Форма только для продвижения: PDF

Шаблон плана испытательного срока — переработанная версия, осень 2018: PDF

Изменен, чтобы иметь: оглавление, стандартный шрифт и форматы заголовков, перемещенную цель и история в начале, добавлена ​​страница информации о факультете и приложение.

Добавление материалов после установленного срока (CBA 15)

Размещение материалов по истечении установленного (ых) срока (ов), установленного Президентом каждый год:
а) ограничен материалами, которые стали доступны после истечения крайнего срока,
и
б) подлежат утверждению для включения Советом университета по вопросам удержания и владения и продвижение (UBRTP).Преподаватели, подающие дополнительные материалы, должны сначала подать запрос (в любое время до решения Провоста). в Управление по работе с факультетами для маршрутизации.

После утверждения для включения UBRTP, материалы, вставленные таким образом, должны быть возвращены в комитет первоначальной оценки. для обзора, оценки и комментариев перед рассмотрением на последующих уровнях обзора.

Это положение не влияет на запросы о дополнительной информации или разъяснениях от комитетов или администраторов, рекомендации, причины, отзывы и т. д., помещенный в WPAF в соответствии с университетскими процедурами в нормальный ход процесса RTP.

Как создать кредитовое авизо с учетом инвентаризации — Документация i21

Кредитовое авизо

может повлиять или не повлиять на запасы. Опция, которая управляет этим, — это Влияние на инвентаризацию на экране кредитового авизо. Новый экран кредитового авизо по умолчанию не влияет на инвентарь.

Ниже приведены шаги по созданию кредитового авизо без влияния на запасы.

1. Открыть продажи | Счета меню . Если записи еще нет, откроется новый экран счета-фактуры.
2. Если отображается сетка поиска, нажмите кнопку New , чтобы открыть новый экран «Счет-фактура».
3. Выберите Кредитовое авизо на Введите поле со списком. Обратите внимание, что кнопка флажка «Влияние на инвентаризацию» будет отображаться под областью информации об элементе в нижней части экрана.По умолчанию отмечен, оставьте как есть.
4. При необходимости заполните данные заголовка. Необходимые данные: Клиент, Местоположение, Счет, Кому, Условия и Валюта.
   1. Выберите источник . Возможны следующие варианты: Стандартный, Программное обеспечение, Доставка в резервуар и Предварительный.
   2. Выберите клиента .
   3. Выберите другое местоположение , Счет на , Доставка на , Условия и Валюта , если необходимо. Но не оставляйте эти поля пустыми.
   4. Введите другие данные, которые вы считаете необходимыми. См. Счет-фактуру | Описание поля | Заголовок Details поможет вам в заполнении полей.
5. Добавьте детали в сетку. См. Счет | Описание поля | Сетка Details поможет вам в заполнении полей. Обратите внимание, что UOM является обязательной деталью.
   Заполните поля Позиция № , Отправлено , Ед. Изм. , Цена и другие поля, необходимые для обеспечения их соответствия кредит-ноте клиента.
   
   Сетка также позволит вам ввести разных товаров , для которых нет записи о позиции инвентаризации. Вы можете сделать это, не выбирая номер позиции, а просто вводя ее описание, отгрузку и цену, а также другие необходимые сведения.
   

6. Нажмите кнопку Сохранить . Обратите внимание, что поле Счет-фактура № будет заполнено уникальным номером, сгенерированным системой.

   Вы можете пропустить сохранение записи, если транзакция должна быть проведена сразу, поскольку она будет сохранена автоматически.

   Вот пример записи.
   
   Давайте посмотрим записи GL, когда эта запись будет опубликована. Нажмите кнопку «Резюме». Обратите внимание на затронутые аккаунты.
   

15,4 и 16,1

1. Открыть Продажи | Счета меню . Если записи еще нет, откроется новый экран счета-фактуры.
2. В сетке поиска нажмите кнопку New , чтобы открыть новый экран «Счет-фактура». Вы заметите, что некоторые поля, такие как Тип , Местоположение , Счет-фактура Дата , Срок, Дата отгрузки и Валюта уже заполнены по умолчанию.
3. Выберите Кредитовое авизо на Введите поле со списком.
4. При необходимости заполните данные заголовка. См. Кредитовое авизо | Описание поля | Заголовок Details поможет вам в заполнении полей. Обратите внимание, что требуются следующие сведения: «Клиент», «Местоположение», «Получатель счета», «Кому», «Условия» и «Валюта».
5. Добавьте сведения в сетку. См. Кредитовое авизо | Описание поля | Сетка Details поможет вам в заполнении полей. Обратите внимание, что UOM является обязательной деталью.
   Заполните поля «Номер позиции», «Отгружено», «Единицы измерения», «Цена» и другие поля, чтобы убедиться, что они подходят для кредитового авизо клиента.
   
   Сетка также позволит вам ввести разных товаров , для которых нет записи о позиции инвентаризации. Вы можете сделать это, не выбирая номер позиции, а просто вводя ее описание, отгрузку и цену, а также другие необходимые данные.
   

6. Нажмите кнопку Сохранить . Обратите внимание, что поле Счет-фактура № будет заполнено уникальным номером, сгенерированным системой.

   Вы можете пропустить сохранение записи, если транзакция должна быть проведена сразу, поскольку она будет сохранена автоматически.

   Вот образец кредитового авизо.
   

15,3

Ниже приведены шаги по созданию кредитового авизо.

1. Открыть продажи | Счет-фактура меню . Если записи еще нет, откроется новый экран счета-фактуры.
2. В сетке поиска нажмите кнопку Новая панель инструментов , чтобы открыть новый экран «Счет-фактура».Вы заметите, что некоторые поля, такие как Тип , Местоположение , Счет-фактура Дата , Почта, Дата отправки и Валюта , уже заполнены по умолчанию.
3. При необходимости заполните данные заголовка. См. Кредитовое авизо | Описание поля | Детали заголовка, которые помогут вам в заполнении полей. Обратите внимание, что требуются следующие сведения: «Клиент», «Местоположение», «Получатель счета», «Кому», «Условия» и «Валюта».
4. Добавьте сведения в сетку.См. Кредитовое авизо | Описание поля | Детали сетки, которые помогут вам в заполнении полей. Обратите внимание, что обязательными деталями являются единицы измерения и цена.
   Заполните поля «Номер позиции», «Единицы измерения», «Отгружено», «Цена» и другие поля, чтобы убедиться, что они подходят для кредитового авизо клиента.
   
   Сетка также позволит вам ввести разных товаров , для которых нет записи о позиции инвентаризации. Вы можете сделать это, не выбирая товарный номер, а просто вводя его описание, отгрузку и цену, а также другие необходимые данные..
   

5. Нажмите кнопку Сохранить . Обратите внимание, что поле Счет-фактура № будет заполнено уникальным номером, сгенерированным системой.

   Вы можете пропустить сохранение записи, если транзакция должна быть проведена сразу, поскольку она будет сохранена автоматически.

   Вот образец кредитового авизо.
   

15,2

Ниже приведены шаги по созданию кредитового авизо.

1. Открыть продажи | Меню кредитовых авизо .Если записи еще нет, откроется новый экран кредитового авизо.
2. В сетке поиска нажмите кнопку Новая панель инструментов , чтобы открыть новый экран. Вы заметите, что некоторые поля, такие как Тип счета , Местоположение , Счет-фактура Дата , Дата публикации , Валюта и Дата отправки , уже заполнены по умолчанию.
3. Введите необходимые данные заголовка. См. Кредитовое авизо | Описание поля | Детали заголовка, которые помогут вам в заполнении полей.
4. Введите необходимые данные сетки. Заполните поля «Номер позиции», «Единицы измерения», «Заказано», «Отправлено» и другие поля, чтобы убедиться, что они подходят для кредитового авизо клиента. Обратите внимание, что перед выбором номера позиции вам необходимо выбрать Location , чтобы отфильтровать элементы по местоположению.
   
   Сетка также позволит вам вводить разные товары, для которых нет записи о номенклатуре запасов. Вы можете сделать это, не выбирая номер товара, а просто вводя его описание, заказ, отправку и цену.См. Кредитовое авизо | Описание поля | Детали сетки, которые помогут вам в заполнении полей.
   

5. Нажмите кнопку Сохранить . Обратите внимание, что поле Счет-фактура № будет заполнено уникальным номером, сгенерированным системой.

   Вы можете пропустить сохранение записи, если транзакция должна быть проведена сразу, поскольку она будет сохранена автоматически.

   Вот образец кредитового авизо.
   

15,1

Ниже приведены шаги по созданию и разноске кредитового авизо.

1. Откройте меню «Дебиторская задолженность »> «Действия»> «Кредитовое авизо» . Если записи еще нет, откроется новый экран «Кредитовое авизо», а затем перейдет к шагу 3. Если есть существующие записи, откроется « Search Credit Memo ». Если отображается экран поиска, перейдите к шагу 2.
2. Если отображается экран поиска, нажмите кнопку New на панели инструментов , чтобы открыть новый экран. Вы заметите, что некоторые поля, такие как Тип счета , Местоположение , Счет-фактура Дата , Дата публикации , Валюта и Дата отправки , уже заполнены по умолчанию.
3. Введите данные заголовка. Список вкладки Details> Заголовок полей указан в Кредитовом авизо.
4. Введите детали сетки. Заполните поля «Местоположение», «Номер позиции», «Единицы измерения», «Заказано», «Отправлено» и другие поля, чтобы убедиться, что они подходят для кредитового авизо клиента. Обратите внимание, что перед выбором номера позиции вам необходимо выбрать Location , чтобы отфильтровать элементы по местоположению.
   
   Сетка также позволит вам вводить разные товары, для которых нет записи о номенклатуре запасов.Вы можете сделать это, не выбирая номер товара, а просто вводя его местоположение, описание, заказ, отправку и цену. Список вкладок Details> Сетка Details указан в Кредитовом авизо.
   

5. Нажмите кнопку Сохранить . Обратите внимание, что поле Номер счета-фактуры будет заполнено уникальным номером, сгенерированным системой.

   Вы можете пропустить сохранение записи, если транзакция должна быть проведена сразу, поскольку она будет сохранена автоматически.

   Вот образец кредитового авизо.
   

Вопросы внутреннего контроля и процедуры инвентаризации

Внутренний контроль

Внутренний контроль за запасами особенно важен, поэтому мы защищаем его от краж и растраты.

Эффективная структура внутреннего контроля для инвентаризации включает организационный план компании и все процедуры и действия, необходимые для:

• Защитите свои активы от краж и растраты.
• Обеспечение соблюдения политики компании и федерального законодательства.
• Оцените производительность всего персонала, чтобы обеспечить эффективную работу.
• Обеспечьте точные и надежные операционные данные и бухгалтерские отчеты.

Защитить активы

Компании защищают свои активы с помощью (1) разделения обязанностей сотрудников, (2) распределения конкретных обязанностей для каждого сотрудника, (3) смены должностных обязанностей сотрудников и (4) использования механических устройств.

Разделение обязанностей сотрудников Разделение обязанностей требует, чтобы кто-либо, кроме сотрудника, ответственного за охрану актива, вел бухгалтерские записи для этого актива.Кроме того, сотрудники разделяют ответственность за связанные транзакции, так что работа одного сотрудника служит проверкой работы других сотрудников.

Когда компания разделяет обязанности сотрудников, это сводит к минимуму вероятность того, что сотрудник сможет украсть активы и скрыть кражу. Например, сотрудник не может украсть товарно-материальные запасы компании и оставить кражу незамеченной, если только кто-то другой не внесет изменения в инвентарные записи для покрытия недостачи. Чтобы изменить записи, сотрудник, крадущий инвентарь, должен также вести инвентарные записи или находиться в сговоре с сотрудником, который ведет инвентарные записи.

Назначение конкретных обязанностей каждому сотруднику Когда ответственность за определенную рабочую функцию возлагается на одного сотрудника, этот сотрудник отвечает за выполнение определенных задач. В случае возникновения проблемы компания может быстро определить ответственного сотрудника.

Когда компания дает каждому сотруднику определенные обязанности, она может отследить потерянные документы или определить, как была записана конкретная транзакция. Кроме того, сотрудник, ответственный за данную задачу, может предоставить информацию об этой задаче.Ответственность за конкретные обязанности дает людям чувство гордости и важности, что обычно заставляет их стремиться к тому, чтобы делать все, что в их силах.

Ротация рабочих заданий сотрудников Некоторые компании меняют служебные задания, чтобы удержать сотрудников от участия в долгосрочных схемах кражи у них. Сотрудники понимают, что если они украдут у компании, следующие сотрудники, назначенные на их должности, могут обнаружить кражу.

Часто компании придерживаются политики, согласно которой все сотрудники должны брать ежегодный отпуск.Эта политика также препятствует воровству, потому что многие нечестные схемы терпят крах, когда сотрудник не занимается этой схемой на ежедневной основе.

Использование механических устройств Компании используют несколько механических устройств для защиты своих активов. Сканеры штрих-кодов затрудняют для сотрудников кражу инвентаря и изменение документов и записей компании.

Точные и надежные инвентарные записи

Компании должны вести полный и точный бухгалтерский учет.Лучший способ обеспечить такую ​​бухгалтерскую отчетность — это нанять и обучить компетентных и честных людей. Периодически руководители оценивают работу сотрудника, чтобы убедиться, что он следует политике компании. Неточные или неадекватные бухгалтерские записи служат приглашением к воровству со стороны нечестных сотрудников, поскольку кражу легче скрыть.

Один или несколько бизнес-документов поддерживают большинство бухгалтерских операций. Эти исходные документы являются неотъемлемой частью структуры внутреннего контроля.Для оптимального контроля исходные документы должны быть пронумерованы по порядку.

Поскольку первичные документы служат документом деловых операций, время от времени фирмы проверяют действительность этих документов. Например, чтобы просмотреть транзакцию покупки, они проверяют документы, используемые для записи транзакции, на соответствие надлежащим учетным записям. Когда бухгалтерия регистрирует транзакцию покупки, она должна получить копии следующих четырех документов:

• Заявка на покупку — это письменный запрос сотрудника компании в отдел закупок на закупку определенных товаров.

	ПОКУПКА ТРЕБОВАНИЕ	№ . 2416
	BRYAN ОПТ КОМПАНИЯ	Дата : 20 ноября
Фр .: Отдел автозапчастей
Кому : Отдел закупок	Предлагаемый поставщик: Wilkes Radio Company
Приобретите следующие позиции:
Описание	Номер позиции	Кол-во	Ориентировочная цена
	Арт.5868–24393	200	$ 50 за единицу
Причина запроса:		Заполняется в отдел закупок:
Заказ клиента		Датировано заказано 29 ноября
Baier Company		Номер заказа на поставку N-MS
		Утверждено R.S.T.

• Заказ на поставку — это документ, отправляемый из отдела закупок поставщику с просьбой отгрузить товары или другие товары покупателю.

	ЗАКАЗ НА ПОКУПКУ	№	Н-145
	БРАЙАН ОПТОВАЯ КОМПАНИЯ	Дата: 21 ноября
	476 Мейсон-стрит	Отправлено: 20 декабря
	Детройт, Мичиган 48823
Кому: Wilkes Radio Company
2515 West Peachtree Street
Атланта, Джорджия 30303
Отправить по адресу: выше		Запрошенные условия FOB:	Назначение
		Условия скидки: 2/10, n / 30
Пожалуйста, отправьте товар из фольги;
Описание	Номер позиции	Кол-во	Цена За единицу	Общая сумма
TrueTone стерео радио	Арт.5868-24393	200	$ 50	10 000 долл. США
Заказал: Джейн Найт	Пожалуйста, укажите номер заказа на всех
	счет-фактура и отгрузка.

• Счет-фактура — это выписка, отправляемая поставщиком покупателю с просьбой об оплате отгруженных товаров.

	СЧЕТ	№ счета-фактуры 1574 Дата: 15 декабря
	WILXES RADIO COMPANY Западная Пичтри-стрит, 2515, Атланта, Джорджия 30303
Приказ клиента №	Н-14С
Продано: Bryan Wholesale Co.
Адрес: 475 Mason Street
Детройт, Мичиган 4S823
Условия: 2/10, н / 30, FOB пункт назначения	Дата отгрузки: 15 декабря
	Поставщик: Nagel Trucking Co.
Описание	Номер позиции	Кол-во	Цена за единицу	Общая сумма
	Арт. № 5868-24393	200	$ 50	10 000 долл. США
		Итого		$ 10

• Отчет о получении — это документ, подготовленный отделом получения, показывающий описания и количество всех товаров, полученных от поставщика в конкретной отгрузке.Копия заказа на поставку может служить в качестве отчета о получении, если заказанное количество не указано. Затем, поскольку сотрудники отдела приема не знают, какое количество ожидать, они будут более точно подсчитывать полученное количество.

Эти четыре документа вместе служат разрешением на оплату товаров и должны сверяться с бухгалтерскими записями. Без этих документов компания может не оплатить законный счет, оплатить фиктивные счета или оплатить счет более одного раза.Компании могут осуществлять надлежащий внутренний контроль только путем периодической проверки исходных документов деловых операций с бухгалтерскими записями этих операций.

К сожалению, даже несмотря на то, что компания реализует все эти функции в своей структуре внутреннего контроля, кражи все же могут происходить. Если сотрудники нечестны, они обычно могут найти способ украсть у компании, таким образом обойдя даже самую эффективную структуру внутреннего контроля. Следовательно, компании должны иметь адекватное страхование активов от несчастных случаев.Эта страховка возмещает компании потерю неденежного актива, такого как специализированное оборудование.

Системы управления запасами

Система управления запасами — это серия процедур, часто выполняемых с помощью компьютерного программного обеспечения, которые отслеживают продвижение активов через инвентаризацию. Например, предположим, что определенное количество сырья приобретено компанией. Когда компания получает этот материал, сумма должна быть отмечена в системе управления запасами. Поскольку материал перерабатывается в товары для перепродажи, количество используемого сырья должно вычитаться из «запасов сырья», а количество товаров, полученных в результате процесса, должно добавляться к «запасам готовой продукции».По мере продажи каждого готового изделия «запас готовой продукции» должен уменьшаться на эту сумму.

Преимущество правильно используемой и поддерживаемой системы управления запасами заключается в том, что она позволяет руководству знать, сколько запасов у него имеется в любой момент времени.

Физическая инвентаризация

Инвентаризация запасов — это способ убедиться, что система управления запасами компании является точной, а также проверка на предмет потери или кражи товаров.Подробный физический подсчет всех запасов компании обычно проводится до выпуска балансовой ведомости компании, чтобы гарантировать, что компания точно сообщает об уровнях запасов.

Количество циклов

Компании обычно проводят циклический подсчет периодически в течение отчетного периода, чтобы убедиться, что информация в их системе управления запасами верна. Чтобы провести циклический подсчет, аудитор выберет небольшое подмножество инвентаря в определенном месте и посчитает его в определенный день.Затем аудитор сравнит подсчет с соответствующей информацией в системе управления запасами. Если счетчики совпадают, дальнейшие действия не предпринимаются. Если числа различаются, аудитор предпримет дополнительные шаги, чтобы определить, почему числа не совпадают.

Подсчет циклов отличается от традиционной инвентаризации в том смысле, что полная инвентаризация может прекратить работу на объекте, в то время как все предметы подсчитываются одновременно. Подсчет циклов менее мешает повседневным операциям, обеспечивает постоянную оценку точности инвентаризации и выполнения процедур и может быть настроен так, чтобы сосредоточиться на элементах с более высокой стоимостью, с большим объемом движения или которые имеют решающее значение для бизнес-процессов.Подсчет циклов должен выполняться только на объектах с высокой степенью точности инвентаризации.

Какие средства внутреннего контроля могли помешать бывшему сотруднику Smucker украсть 4,1 миллиона долларов в течение 16 лет?

В октябре 2014 года бывшему сотруднику Smucker Марку Керши было предъявлено обвинение в хищении у компании J.M. Smucker более 4,1 миллиона долларов в течение 16 лет.

Керши был главным авиамехаником в ангаре компании в аэропорту Акрон-Кантон в Огайо с 1990 года до его увольнения Смакером в 2013 году.С 1997 года и до тех пор, пока он не покинул Smucker, Керши выставил Smucker счет на сумму более 4,1 миллиона долларов, используя созданную им вымышленную сущность. Он выставил счет Смакеру за несуществующие детали и / или работу, которую он сам фактически выполнял в рамках своих обязанностей наемного работника. Большинство этих счетов были на сумму менее 10 000 долларов, которые сам Керши был уполномочен утверждать. Наблюдатель Керши утвердил несколько счетов на сумму более 10 000 долларов, основываясь на своем доверии к Керши.

Чтобы реализовать свою схему ложного выставления счетов, Керши открыл почтовый ящик в Лейк-Тауншип, штат Огайо, используя вымышленное имя организации Aircraft Parts Services Co (APS).Затем он (как APS) выставлял Smucker счет-фактуру, используя непоследовательные номера счетов, поэтому казалось, что APS выставляет счета и другим компаниям.

Керши использовал вырученные средства для покупки и обслуживания двух самолетов, нескольких автомобилей и оплаты своего дома.

Керши в конце концов поймали в конце 2012 года, когда три чека, выписанные Смакером в адрес APS, на общую сумму 44 000 долларов не были обналичены.