Служебная записка и докладная разница: Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Содержание

Чем отличается докладная записка от служебной

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

заголовка;
даты составления;
ФИО и должности лица, которому направляется документ;
текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

к содержанию ↑

Сравнение

Главное отличие докладной записки от служебной в том, что первый документ адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы, а второй — одними сотрудниками другим или же направляется руководством в адрес подчиненных структур и сотрудников. Кроме того, докладная записка может направляться от одной фирмы к другой, а служебная, как правило, используется только во внутреннем документообороте компании.

Структура обоих источников может совпадать — часто бывает, что различия между ними сводятся только к названию, а также к соотношению полномочий составителя и адресата.

Определив, в чем разница между докладной и служебной запиской, отразим выводы в таблице.

к содержанию ↑

Таблица

Докладная записка	Служебная записка
Что общего между ними?
Оба документа могут иметь одинаковую структуру (существенно отличаться только названием, соотношением полномочий составителя и адресата)
В чем разница между ними?
Адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы	Адресуется одними сотрудниками другим, руководством — подчиненным структурам и работникам
Может использоваться компанией для переписки с другим юридическим лицом (как правило, вышестоящей структурой в рамках группы компаний)	Практически всегда используется только во внутреннем документообороте компании

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки | Записки хорошего секретаря

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить. Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:
Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:
1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.
2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.
3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
Дата написания
ФИО, должность составителя, его подпись.

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

определение, цели написания и правила оформления. Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

«Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

Документ составляется на фирменном бланке организации.
Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Объяснительная записка

Кому пишется: руководителю.

Образец объяснительной записки

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

Обратите внимание!

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в . Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

С уважением,

Финансовый директор

Максимов Максим Максимович (подпись).

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

причину, по которой вы хотите его заменить;
тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
дата, подпись.

Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

Сотрудник создает служебку.
Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Аллюрова А.А., 10-А класс.
Галопов Г.Г., 9-Б класс.
Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Источники

https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/
https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103
https://pravoved.ru/journal/sluzhebnaya-zapiska/
https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/chto-takoe-sz.html
https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/
https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya
https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-sluzhebnuyu-zapisku
https://www.syl.ru/article/147474/mod_chto-takoe-slujebnaya-zapiska-i-dlya-chego-ona-nujna

[свернуть]

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Служебные записки. В каких случаях можно точно отказаться от бумаги? | Статья

Предлагаю обсудить вопрос возможности автоматизации процессов работы со служебными записками и как следствие понять можно ли отказаться от их оформления в бумажном виде.

Начнем с того, что служебная записка, как документ, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) не фигурирует. Таким образом служебная записка не относится к унифицированным формам документов и в какой-то степени можно сказать, что она не имеет официального статуса.

С другой стороны, Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «Служебная записка» в следующей формулировке: «Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

В этом же Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации есть еще два термина:

Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.

Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок.

Что же нам «говорит» ОКУД по терминам «Докладная записка» и «Объяснительная записка»? А там мы находим всего две формы документов:

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041).
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

Теперь посмотрим, что говорится про сроки хранения таких документов.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с указанным Перечнем для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от вида служебной или докладной записки. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Данный перечень активно используется при составлении номенклатуры дел, но тут следует помнить, что данный Перечень официально не действует, т.к. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан не вступившим в силу (подробнее можно почитать тут).

Складывается следующая картина.

Тут выявляется некоторая нестыковка в документах, которые предназначены для наведения порядка в управленческой документации. Будем считать эти пробелы не такими серьезными и что они не приведут к каким-либо серьезным разногласиям при использовании этих терминов и будем надеяться, что в дальнейшем эти нестыковки будут устранены.

Для себя подытожим

Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

Под термином «Служебная записки» иногда могут пониматься и докладные и объяснительные записки.
Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок.
Требования о необходимости согласования служебной записки и порядке согласования не определены. Организация, государственный орган или орган местного самоуправления для себя сами в праве определять и регулировать процесс работы со служебными записками.
Для служебных записок определены сроки хранения, в т.ч. и для хранения на электронных носителях.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что каких-либо ограничений для перевода служебных записок полностью в электронный вид нет.

Сложности при автоматизации процесса работы со служебными записками

Ограничения, вызванные внутренними регламентами

На одном из проектов столкнулись с ситуацией, что некоторые виды служебных записок, после согласования, нужно с подписями передавать в бухгалтерию. Чаще бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса, т.е. будут автоматизированы не все виды служебных записок. Еще хуже будет, если такие служебные записки будут выявлены при проведении опытной эксплуатации. Это может привести к негативу у пользователей системы, когда они начнут согласовывать документы в системе и на завершающей стадии всплывает вопрос о живых подписях. В данном случае, если при проведении исследования появляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

Не автоматизировать. Плохой для внедренца вариант.
Автоматизируем согласование, но в конце собираем живые подписи. Не очень хороший вариант, т.к. увеличится нагрузка на пользователей.
Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу). Хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде (в случае использования ЭП в тексте служебной записки подписей вообще может не быть).

Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу), готовится редакция с простановкой штампа о согласовании в электронном виде. Тоже хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде с таким штампом.

При выборе 3-го или 4-го варианта в большинстве случаев при автоматизации процессов потребуется корректировка внутренних регламентов, ну или в крайнем случае, в приказе на проведение опытной эксплуатации нужно будет четко обозначить автоматизацию таких служебных записок. Заказчик должен понимать, что в дальнейшем нужно утвердить в нормативных документах изменения в процессе согласования таких служебных записок.

Некорректный выбор основного документа для согласования

Бывает, что на проектах сталкиваемся со следующей ситуацией. Готовится служебная записка с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка должна быть просто сопроводительным документом. Список и порядок согласования в этом случае должен определяться от проектной документации. При автоматизации процессов такие ситуации нужно выявлять и четко разделять, какой документ отправляется на согласование, а кокой является сопроводительным при согласовании. От этого будет зависеть весь процесс (от создания документа и до передачи его на хранение).

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

«Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Как составить докладную записку?

Документ составляется на фирменном бланке организации.
Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Служебная записка в доу образец. Составление и оформление докладных и служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Важные особенности и формулировки

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

Сотрудник создает служебку.
Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Аллюрова А.А., 10-А класс.
Галопов Г.Г., 9-Б класс.
Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации , благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.

Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.

Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы . Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.

Служебные записки носят справочно-информационный характер . Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.

Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.

Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения :

В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.

Стоит отметить, что служебная записка может быть не только объяснительной, но и докладной. Например, в первом случае документом обеспечивается между сотрудниками организации связь на горизонтальном уровне – начальник структурного подразделения готовит на имя другого начальника структурного подразделения служебную записку.

Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.

Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки , то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.

В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.

В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.

Кто может писать

Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.

Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.

Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня . Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.

В том случае, когда рядовые работники направляют записки начальству, то они рассматриваются в качестве докладных. Отправитель должен понимать, что только правильно составленный документ позволит ему добиться выполнения озвученной в нем просьбы. Именно поэтому вся информация должна излагаться очень кратко, но емко.

В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.

Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора . В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.

В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели :

размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.

Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.

Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.

Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела , в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.

Как правило, каждый субъект предпринимательской деятельности должен иметь журнал учета внутренней документации. В противном случае старательно составленная записка может легко затеряться среди плотного потока документов.

Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:

Берется листок бумаги, формата А4.
В верхнем углу, с правой стороны, создается шапка. В первой строчке указывается полное наименование субъекта предпринимательской деятельности. В следующей строчке пишется Фамилия, Имя и Отчество того сотрудника, кому адресовано обращение. В третьей строчке пишется ФИО и должность работника, который составляет служебную записку.
Пропускается несколько строк и по центру пишется название документа. В нижней строчке указывается дата составления и регистрационный номер, который должен соответствовать записи из учетного регистра. В обязательном порядке пишется город, в котором официально зарегистрирован субъект предпринимательской деятельности, у которого трудится составитель записки.
Через строчку пишется короткое заглавие документа, составитель тезисно должен обозначить проблему, о которой будет вестись речь.
Во второй части записки необходимо описать суть возникшей проблемы. Крайне важно отметить имеющих к ней отношение ответственных лиц, с указанием ФИО и занимаемых должностей.
Предлагаются варианты решения вопроса.
В нижней части документа проставляется подпись составителя с указанием его ФИО и должности.

При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции . Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.

Состав, форма, типы

Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:

аналитические;
пояснительные;
докладные;
объяснительные.

Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования . Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.

В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.

С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне . В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.

Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации . На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.

Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.

Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка , так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.

Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.

Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов .

При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы :

Документ оформляется в свободной форме.
Должна быть четко описана суть проблемы.
Следует указать все пути решения.
Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).

Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты :

В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы :

Служебная записка может иногда выполнять функции внешнего документа. Таким способом сотрудничающие между собой субъекты предпринимательской деятельности обмениваются информацией.
В данном случае служебная записка рассматривается в качестве документального подтверждения просьбы или претензии со стороны одного делового партнера к другому.
Документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме.
К записке может прилагаться сопроводительная документация, подтверждающая изложенную информацию.
Составлять необходимо два экземпляра, один передается компании-партнеру, а второй остается у другой организации. На втором экземпляре адресат должен поставить мокрую печать, дату и подпись, а также указать регистрационный номер.
Храниться такой документ должен до тех пор, пока возникшая ситуация полностью не разрешится.
Если компания-партнер дала письменный ответ на полученное обращение, то его следует зарегистрировать и хранить вместе со служебной запиской.

Бывает ли электронный вариант

Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.

Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись .

В том случае, когда работник изложил свои мысли на бумажном носителе информации, он может отсканировать бланк и отправить его на электронную почту своей организации. Если он будет использовать при отправке личный почтовый ящик, зарегистрированный на его имя, то необходимость в подписи служебки отпадет.

Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы :

При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
Название документа должно размещаться по центру листа.

Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.

Значимость документа

Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.

Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.

Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.

Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.

Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.

После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики . Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.

Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом . Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.

Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы :

Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.

Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.

Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
Наименование документа и его номер.
Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

В чем разница между меморандумом и меморандумом? — Mvorganizing.org

Без категории

В чем разница между меморандумом и меморандумом?

Меморандум широко известен как меморандум. Записки — это письменные внутренние средства связи для обмена информацией, касающейся повседневных функций в организациях. По словам Лесикара и Петтита, «Меморандум — это форма писем, написанных внутри компании».

Что буквально означает меморандум?

1: также неофициальная запись: письменное напоминание.2: неофициальная письменная запись соглашения, которое еще не стало официальным. 3а: неформальное дипломатическое (см. Дипломатический смысл 2) общение.

Каковы две основные части памятки?

Памятка состоит из двух частей: идентифицирующей информации вверху и самого сообщения. Вверху укажите, для кого написана памятка, кто ее отправляет, тему и дату. Тема письма служит заголовком заметки.

Что такое меморандум?

Юридический меморандум является наиболее формальным, отточенным и исчерпывающим письменным документом для отчета о результатах вашего юридического исследования.Он обобщает и анализирует соответствующий закон и применяет его к конкретной фактической ситуации. На практике меморандум может быть важным документом для дела или дела.

Сколько 15-минутных приращений в час?

Таблица преобразования — минуты в сотые доли часа Введите время в Oracle Self Service как сотые доли часа. Например, 15 минут (¼ часа) равно. 25, 30 минут (½ часа) равно.

Какая десятичная дробь равна 40 минутам в часе?

0,667

Какой процент составляет 4 часа в день?

Итак, 4 часа 30 минут в день в процентах равны 18.75%.

Какой процент составляет 30 минут в день?

18,75%

Сколько стоит 100 долларов в день в час?

Преобразование 100 долларов в год в другую единицу времени

Преобразование	Блок
Заработная плата за две недели	100 долларов в год — это 3,85 доллара за 2 недели
Еженедельная заработная плата	100 долларов в год — это 1,92 доллара в неделю
Дневная зарплата	100 долларов в год это 0,38 доллара в день
Почасовая зарплата	100 долларов в год — это 0 долларов.05 в час

Сколько стоит 100 долларов в час?

Преобразование 100 долларов в час в другую единицу времени

Преобразование	Блок
Годовая зарплата	100 долларов в час — это 195000 долларов в год
Месячная заработная плата	100 долларов в час — 16 250 долларов в месяц
Заработная плата за две недели	100 долларов в час составляет 7500 долларов за 2 недели
Еженедельная заработная плата	100 долларов в час — это 3750 долларов в неделю

Значение, значение и разница между служебной запиской и деловой перепиской

Меморандум широко известен как меморандум.Буквальное значение слова «меморандум» — это примечание, помогающее запоминать. Записки — это письменные внутренние средства связи для обмена информацией, касающейся повседневных функций в организациях.

Согласно Lesikar and pettit, «Меморандум — это форма писем, написанных внутри компании».

Согласно Стюарт и Кларк , «Заметки используются для связи с другими сотрудниками, независимо от того, где сотрудники могут находиться в той же организации.

Согласно S. Taylor , «Памятка — это письменное общение одного человека с другим (или группой людей) в рамках одной организации».

Итак, меморандум или служебная записка — это внутренняя короткая заметка или письмо, в которых происходит обмен информацией между начальством и подчиненными или же указание сотрудников в организационной структуре.

Преимущества служебной записки

Мы знаем, что меморандум служит различным целям. Это обычное средство писательского общения внутри организации.Основные преимущества памяток обсуждаются ниже:

1. Экономия времени: Мы видим, что организации могут использовать печатные памятки. Поскольку он обычно печатается, его черновик занимает меньше времени.

2. Меньше формальностей: Никаких формальностей при составлении меморандума не требуется, обычно внутренний адрес, приветствие и приветственное завершение в нем опускаются.

3. Поддержание хороших отношений: Это может помочь поддерживать хорошие отношения между начальником и подчиненными, потому что здесь отсутствует командирское отношение.

4. Низкая стоимость: Стоимость общения через памятку ниже, чем у других.

5. Ссылки: Памятка — это письменный документ. Таким образом, его можно использовать для будущих ссылок.

6. Информируйте о решениях и действиях: Основная цель памятки — информировать о решениях и действиях. Для этого он должен быть написан вышестоящей инстанцией.

7. Запрос решений и действий: Цель памятки — запросить решения и действия.Для этого он может быть составлен подчиненным.

8. Предоставьте информацию: Еще одна важная цель памятки — предоставить информацию с одного уровня на другой в рамках бизнеса.

9. Оставьте кого-то действия: Памятка также написана, чтобы напомнить кому-то о действии, если это необходимо.

10. Другое: Выдача приказов и инструкций, предоставление ответов, предоставление предложений, представление неформального отчета, решение проблем.

Недостатки служебной записки

Есть несколько ограничений или недостатков служебных записок:

1. Ограниченное применение: Это не широко используемое средство связи. Меморандум в основном используется в коммерческих фирмах. Он поддерживает связь только между сотрудниками одной фирмы независимо от расстояния.

2. Отнимает время: Отправка в удаленный филиал или офис занимает время.

3. Дорого: Поскольку обычно памятка представляет собой распечатанную форму, она стоит дороже, чем другие средства.Иногда огромные напечатанные памятки остаются неиспользованными.

4. Отсутствие формальности: Обеспечивает только неформальное общение.

5. Отсутствие пояснений: Памятка написана в краткой форме. Так что смысл этого не может быть понят читателю.

6. Менее важно для читателя: Поскольку это неформальное средство общения, оно может быть менее важным для читателя.

7. Не подходит для неграмотных: Служебная записка — это один из видов письменного общения.Итак, неграмотные люди не могут это прочитать и понять.

Рекомендации по написанию эффективных служебных записок или составлению служебных записок

Чтобы упростить общение между офисами, пожалуйста, придерживайтесь следующих правил написания:

• Обобщите выводы во вводном параграфе

• Укажите основа для заключения во вводном абзаце

• Начинайте каждый последующий абзац с тезиса

• Подтвердите тезис в теле абзаца

• Будьте краткими

• Знайте аудиторию

• Избегайте жаргона

• Оставайтесь объективными

• Используйте активные глаголы

• Предвидьте контраргументы

• Предоставьте «

» 9112 • 9118 9118 9000

• Пронумеровать страницы

• Заканчивается заключительным абзацем

Различия между служебными записками и деловыми письмами

1. Заметки никогда не отправляются за пределы компании или организации, но письма могут быть отправлены получателям внутри организации или за ее пределами.

2. Информация в памятке краткая и по существу. Памятка будет посвящена только самым актуальным вопросам. Но письма, с другой стороны, более подробны и часто содержат больше подробностей о важных вопросах, которые необходимо сделать или решить.

3. Записки очень короткие; письма обычно длиннее записок.

4. Записки обычно отправляются получателю (ям) курьером организации, но письма обычно помещаются в конверты и отправляются по почте.

5. Записки не содержат адресов, но деловые письма должны содержать адреса. В деловом письме должны быть указаны как адрес отправителя, так и адрес получателя.

6. Письмо может быть более личным, чем записка.

7. И последнее, но не менее важное: характеристики служебных записок существенно отличаются от характеристик деловых писем.

8. Вышеупомянутые общие различия между служебными записками и деловыми письмами. И записки, и письма часто используются в каждой хорошо организованной бизнес-организации.

Разница между деловой памяткой и деловым письмом | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 28 января 2019 г.

Деловые записки — это внутренние документы, отправляемые сотрудникам для передачи информации о компании, в то время как деловые письма — это внешние коммюнике, часто связанные с коммерческой деятельностью или потребностями клиентов, или с запросом к поставщику или государственное агентство.Форматирование каждого из них разное, и изучение того, как правильно создавать каждый, поможет вам более эффективно передавать свое сообщение.

Деловые записки для сотрудников

«Памятка» — это сокращение от «меморандум», которое относится к напоминанию или уведомлению о важном элементе. Записки часто рассылаются, чтобы уведомить сотрудников о встрече или новой политике, которая, по мнению компании, достаточно важна, чтобы гарантировать большее, чем распространение молвы. Заметки часто бывают неформальными, с меньшим вниманием к структуре, форматированию, грамматике и, в случае напечатанных заметок, качеству бумаги.

Деловые письма, отправленные за пределами компании

Письма — это более официальные документы, отправляемые людям за пределами вашей компании. Они могут включать запросы на информацию или разъяснения от государственного учреждения; ответы на жалобы или запросы клиентов; или презентации или предложения поставщикам, клиентам или средствам массовой информации. Письма обычно пишутся на высококачественной бумаге, а не на копировальной бумаге, и тщательно вычитываются, чтобы избежать даже малейшей ошибки.

Заголовки, используемые в заметках и письмах

Записка не обязательно должна быть на бланке компании или содержать название вашей компании, логотип, адрес или другие элементы, которые обычно встречаются на фирменных бланках.Памятка часто включает заголовок в верхней левой части бумаги, который включает четыре строки, обозначающие, кто отправляет записку, кто ее получает, тему, которую охватывает записка, и дату.

Письмо обычно пишется на канцелярских принадлежностях, а дата указывается под бланком в левой части страницы. Пустая строка разделяет дату и адрес получателя, который включает имя, должность и адрес получателя. После еще одной пустой строки появляется приветствие, например: «Уважаемый мистер.Смит ».

Содержание, используемое в письмах и меморандумах

В меморандуме в первом предложении указывается цель коммюнике, за которым следует информация, вкратце указывающая на то, кто, что, где, почему, когда и как составило содержание. В записке, которая часто предшествует встрече или делается краткое объявление, можно найти мало поддержки или подробностей. Если компания должна объявить подробные или сложные новости, она проведет конференцию или предоставит более подробный отчет. Получатели служебной записки могут связаться с отправителем служебной записки или руководителем, если им потребуется дополнительная информация.

Письмо начинается с причины написания, а затем указывается причина. В письме обычно содержится больше подробностей, поддержки и обоснования, чем в записке, поскольку автору письма часто приходится продавать или отвечать на вопрос.

Завершение служебной записки или письма

Записка не суммирует и не резюмирует содержание, часто заканчиваясь призывом к действию, например, просьбой к читателю внести дату предстоящей встречи в свой календарь или выполнить рекомендованное действие в служебной записке.Письмо часто заканчивается заключением, выражением благодарности, просьбой к читателю связаться с автором и включает имя и титул отправителя. Многие письма содержат постскриптум или постскриптум, которые помогают выделить один факт или информацию.

Разница между памяткой и письмом (со сравнительной таблицей)

Последнее обновление: , 26 марта 2020 г. , Surbhi S

Меморандум или, вкратце, служебная записка — это точная официальная заметка, используемая для информирования, направления или консультирования членов внутри одной организации.Однако бизнес имеет дело с рядом внешних сторон, таких как клиенты, клиенты, поставщики, государственные учреждения, производители, общества и т. Д., Для которых используется другой инструмент связи, называемый деловым письмом. Под письмом понимается краткое сообщение, отправленное компанией физическому или юридическому лицу, которое является посторонним.

Крупным корпорациям требуется эффективная система для оперативной передачи информации и сообщений внутри организации и за ее пределами. В этом контексте телефон является одним из самых простых и удобных способов мгновенного общения, но когда дело доходит до доказательств, лучше всего считаются письменные способы связи.Письменные записи включают служебные записки, заметки, письма, циркуляры и приказы, которые используются организацией.

В данной статье делается попытка пролить свет на разницу между запиской и письмом.

Содержание: меморандум против письма

Сравнительная таблица
Определение
Ключевые отличия
Заключение

Сравнительная таблица

Основа для сравнения	Памятка	Письмо
Значение	Памятка — это короткое сообщение, написанное неформальным тоном для распространения информации внутри офиса.	Письмо — это тип устного сообщения, которое содержит сжатое сообщение, передаваемое стороне, не связанной с бизнесом.
Природа	Неформально и лаконично	Формально и информативно
Обменяется между	отделами, подразделениями или вышестоящими-подчиненными внутри организации.	Два бизнес-дома или между компанией и клиентом.
Длина	Короткая	Сравнительно длинная
Подпись	Подпись в служебной записке не требуется.	Письмо подписано отправителем.
Связь	Один ко многим	Один к одному
Содержание	Разрешено использование технического жаргона и личного местоимения.	Используются простые слова и пишутся от третьего лица.

Определение памятки

Меморандум — это сокращение от меморандум, что означает примечание или запись для любого использования в будущем. Это короткое сообщение, используемое как средство неформального общения внутри организации для передачи информации в письменной форме.Он может называться скорее служебным сообщением, служебным меморандумом или служебной перепиской, чем меморандумом.

Основная цель служебных записок — распространение бизнес-политик, процедур или связанных с ними официальных деловых операций. Они написаны в единой для всех перспективе и могут служить различным целям, таким как передача новостей, направлений и информации нескольким получателям, призыв людей к действию или встречи.

В памятке можно использовать неформальный тон и личные местоимения.Нет необходимости использовать приветствие и приветственное закрытие.

Определение буквы

Деловое письмо можно определить как форму письменного сообщения, которое содержит длинное сообщение, адресованное стороне, не связанной с организацией, то есть поставщику, покупателю, производителю или клиенту. Он начинается с приветствия, написанного профессионально от третьего лица и дополненного подписью.

Отношения между отправителем и получателем играют важную роль в определении общего стиля, в котором написано письмо.Они используются по ряду причин, таких как запрос информации или обратной связи, размещение заказа, подача жалоб или претензий, запрос чего-либо или принятие последующих мер.

Письмо печатается, набирается или пишется на фирменном бланке, который содержит сведения о компании, такие как название, адрес, логотип и т. Д. Поскольку деловые письма служат доказательством для обеих заинтересованных сторон, поэтому оно должно быть вежливым и вежливым. и уважительно, чтобы получить немедленный ответ.

Ключевые различия между Memo и Letter

Пункты, представленные ниже, объясняют разницу между памяткой и письмом:

Памятку можно определить как короткое сообщение, написанное неформально для передачи определенной информации членам организации.И наоборот, письма можно понимать как средство устного общения, содержащее краткое сообщение, адресованное стороне, не связанной с бизнесом.
В заметке используется неформальный тон, и она прямо по делу. С другой стороны, письма очень формальны и содержат много информации.
Меморандум используется внутри организации в том смысле, что он обменивается между двумя отделами или подразделениями или отправляется менеджером для информирования подчиненных. В отличие от этого, использование письма носит внешний характер, так как он обменивается между двумя коммерческими домами или между компанией и клиентом.
Что касается длины, то буквы длиннее, чем в заметке.
В служебной записке не требуется подписи, так как она используется внутри организации. Однако письмо должно быть должным образом подписано тем, кто его отправляет.
Записки написаны, чтобы проинформировать или направить отдел или ряд сотрудников по определенному вопросу, и поэтому они обычно пишутся от одного до всех, например, для массовых коммуникаций. Напротив, письма являются частными, поскольку они адресованы определенной стороне или клиенту, поэтому это форма межличностного общения один на один.
В заметках часто используются технические жаргоны, а также личные местоимения. В отличие от букв, в письмах не используются технические жаргоны и термины, которые нелегко понять. Причем буквы пишутся от третьего лица.

Заключение

Памятка — это важный инструмент делового общения, который используется для передачи определенной информации множеству людей, работающих в одной организации. Он играет большую роль в записи повседневной деловой активности и может использоваться для справок в будущем.

Напротив, письма считаются лучшим способом письменного общения, который можно использовать для передачи или поиска информации внешней стороне. Это помогает убедить получателя поступить согласно воле писателя.

Разница между памяткой и письмом (с таблицей) — спросите любую разницу

Несмотря на то, что термины довольно схожи, между запиской и письмом есть большая разница. Среди людей бытует неправильное представление о том, что они оба одинаковые, поскольку и письмо, и памятка выполняют одну и ту же функцию.Но теперь ясно и подтверждено, что они оба отличаются друг от друга.

Записка против письма

Разница между запиской и письмом заключается в том, что записка — это неформальный способ общения между людьми, но с помощью письма общение становится простым как формальным, так и неформальным способом.

Меморандум или меморандум — это сообщение, которое люди обычно используют в офисе. Памятка обычно полезна во внутреннем деловом общении. Практически дает ответы и информацию.Это длинное письменное сообщение от одного отдела другому отделу фирмы или компании.

Письмо — это способ общения, при котором передается письменное сообщение от одного человека к другому. Это общение, которое хранит информацию, и это может быть как в формальной, так и в неформальной форме. Человек пишет их, чтобы предоставить информацию, передает сообщения другому человеку или сообщает о ситуации другого человека.

Таблица сравнения меморандума и письма (в табличной форме)

Параметр сравнения	Меморандум	Письмо
Значение	Памятка обычно является деловым сообщением, используемым для деловые цели — общаться между одним отделом и другим или одной фирмой с другим.	Письмо — это режим связи, целью которого является передача сообщений или информации или объяснение ситуаций от одного к другому.
Длинное	Заметка обычно представляет собой короткое сообщение, которое обычно передается от одного человека к другому.	Письмо — это короткое или длинное сообщение, которое передается от одного человека к другому.
Характер общения	Памятка — это неформальный способ общения с людьми.	Это можно сделать как формально, так и неформально.
Обмен данными	Записка обменивается между коллегами в организации.	Письмо обменивается между клиентами компании или между друзьями или от сотрудника к руководству организации.
Релевантно	Заметка по существу, так как это очень небольшое сообщение для общения.	Письмо не так актуально по сравнению с памяткой.
Подпись	Заметка не требует подписи в конце сообщения.	Письмо требует подписи в конце сообщения.
Написание содержимого	Для общения в сообщении использовалось больше технических терминов.	Он использовал простые термины для общения.

Меморандум или меморандум — это письменный способ общения, полезный для бизнеса или офиса. Memo использовала формат заметок, отчетов, писем или папок для общения между коллегами. Обычно он используется для внутренней коммуникации в фирме.Памятка написана от одного человека ко всем другим людям с точки зрения того, как донести сообщение до аудитории; это не общение один на один. Памятка может информировать члена группы о мероприятии компании, предоставлять информацию о данном проекте команде или информировать сотрудника о действиях компании.

Памятка предназначена для предоставления информации о событии в компании или призыва к его действию. Он соответствует формату четкого заголовка, который указывает, кто отправил квитанцию, заголовки, данные человеком, дату и тему, а затем сообщение или информацию от человека, обсуждение темы и, наконец, резюме. .Обычно он следует за форматом написания введения, текста и заключения. Напротив, все они присутствуют в памятке и указывают на четкую цель.

Заголовок дает основную тему, затем обсуждение темы завершается и длится заключение. Обычно это объявление, которое человек говорит от имени организации. Он может содержать объявление, отзыв или юридический документ, который может отражать политику или процедуры организации и может упоминать существующую или новую политику сотрудника.

Письмо — это письменный способ общения, написанный от руки или напечатанный на белом листе. Его можно отправить по почте или по почте; это разговор между сторонами один на один. В настоящее время электронная почта, текстовые сообщения и другие способы коммуникации стали нормой, а написание писем — устаревшей модой. До сих пор формальное общение осуществляется посредством писем. В то же время важный способ общения осуществляется посредством писем, как и сопроводительное письмо о приеме на работу, или напоминание из банка, или письмо о зачислении из колледжа.

Два основных типа письма — это формальное письмо и неформальное письмо. Другими типами написания писем являются деловые письма, официальные письма, социальные письма, циркулярные письма и служебные письма. Это происходит в форматах и формах, с добавлением заметок, писем и открыток. Письмо обычно пишется между другом, семьей и любовником, что известно как неформальное написание писем, а обмен письмами между клиентами известен как написание официальных писем.

Основные различия между Памятка и письмо

Письменное и экспресс-письмо не являются устными сообщениями.
Памятка — это неформальный характер общения, используемый для внутреннего разговора в бизнесе. С другой стороны, письма формальны и неформальны в общении, что помогает обмениваться словами от клиентов или отправлять сообщения друзьям.
Записка, написанная человеком, более важна, так как сообщение очень короткое, а буквы длиннее записки.
Это не общение один на один, а письма — это межличностное общение один на один, поскольку оно является частным.
При написании служебной записки подпись не требуется, в то время как подпись требуется при написании письма.
Memo использует технические термины при написании контента, а letter использует простые термины при написании контента.

Оба способа общения осуществляются в основном в офисе, в то время как внедрение технологий сделало рукописные письма менее популярными. До сих пор для банковских целей при подаче заявления в школу мы должны написать письмо.

Оба метода коммуникации одинаково полезны, поскольку один используется для внутреннего общения в бизнесе, а другой — для внешнего общения в бизнесе.Теперь, когда говорится об основном различии, мы можем отличить записку от письма.

Ссылки

https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/089331898
04003
https://www.jstor.org/stable/20189278

Каковы сходства и различия между буквами и памятка? — Цвета-NewYork.com

В чем сходство и различие между письмом и запиской?

Сравнительная таблица

Основа для сравнения	Памятка	Письмо
Длина	Короткий	Сравнительно длинный
Подпись	Подпись в служебной записке не требуется.	Письмо подписано отправителем.
Связь	Один ко многим	Один к одному
Содержание	Использование технического жаргона и личного местоимения разрешено.	Используются простые слова, написанные от третьего лица.

В чем сходство и различие служебной записки и делового письма?

Деловые записки — это внутренние документы, отправляемые сотрудникам для передачи информации о компании, а деловые письма — это внешние коммюнике, часто связанные с коммерческой деятельностью или потребностями клиентов, либо с запросом к поставщику или государственному учреждению.

В чем разница между меморандумом и меморандумом?

В чем разница между меморандумом и фирменным бланком?

Фирменный бланк может использоваться или не использоваться в служебной записке.В отличие от деловых писем, детали обычно ограничены, но прямо по делу. С точки зрения структуры памятка считается четко определенной, поскольку в ней используются заголовок и маркированный список для выделения важной информации.

В чем сходство электронной почты и письма?

Некоторое сходство между написанием письма от руки и отправкой электронной почты заключается в том, что и рукописные письма, и электронные письма отправляют приветствия, беседы, приветствия и отправляют уведомления о событиях, информацию о семье и деловых ситуациях.

Как написать хорошую памятку?

Как написать памятку

Добавьте заголовок. Название заметки короткое и по существу, и всегда помещается вверху страницы.
Обязательно укажите дату.
Укажите, кто получит памятку с помощью «Кому»
Объясните, кто «от кого» записка
Добавьте ясную тему.
Напишите тело.
Завершите сделку хорошим закрытием.

Как написать записку покупателю?

Как написать деловую памятку

Укажите цель памятки во вводном абзаце.
Будьте лаконичны и используйте позитивный язык.
Сообщите сообщение напоминания в строке темы.
Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

Как написать финансовую записку?

Руководство для финансового авизо

Добавьте заголовок. Заголовок будет предметом обсуждения в записке.
Сохраняйте конфиденциальность. В финансовой записке могут обсуждаться активы и обязательства компании.
Изложите ключевые моменты.
Предоставьте точные данные.

Как написать маркетинговую записку?

Сосредоточьтесь на главной теме или цели вашего меморандума. Не говорите расплывчато или слишком широко… .Технические данные

Получатели. Используйте полные имена получателей и укажите всех, кто должен получить меморандум.
Лицо или подразделение, выпустившее служебную записку. Ваше имя и отдел должны быть четко указаны.
Дата.
Тема.

Что такое шаблон памятки?

Не путать с меморандумом о частном размещении или кредитным авизо, служебное письмо — это тип делового письма, используемого в основном для внутреннего общения в компании, организации или учебном заведении. …

Что такое служебная записка или меморандум?

Здесь вы узнаете значение служебной записки или меморандума или что такое служебная записка или меморандум? Меморандум широко известен как «меморандум». Буквальное значение слова «меморандум» — это примечание, помогающее запоминать.Записки — это письменные внутренние средства связи для обмена информацией, касающейся повседневных функций в организациях.

По словам Лесикара и петтита , «Меморандум — это форма писем, написанных внутри компании».
Согласно Стюарту и Кларку , «Заметки используются для связи с другими сотрудниками, независимо от того, где сотрудники могут находиться в той же организации».
Согласно С. Тейлору , «Памятка — это письменное общение одного человека с другим (или группой людей) в рамках одной организации.

Итак, меморандум или служебная записка — это внутренние короткие заметки или письма, в которых информация обменивается между владельцами бизнеса, начальством и подчиненными или между исполнительными отделами сотрудников в организационной структуре.

Преимущества служебной записки

Мы знаем, что меморандум служит различным целям. это обычное средство делового общения внутри организации. Основные преимущества памяток обсуждаются ниже:

Экономия времени: Мы видим, что многие организации используют печатные памятки.Поскольку он обычно печатается, его черновик занимает разумное время.
Меньше формальностей: Никаких формальностей при составлении меморандума не требуется, обычно включают адрес, приветствие и комплимент, в нем опускается закрытие.
Поддерживает хорошие отношения: Это может помочь поддерживать хорошие отношения между начальником и подчиненными, потому что здесь отсутствует командирское отношение.
Статьи по теме
Низкая стоимость: Стоимость связи с помощью памятки ниже, чем у других.Фактор стоимости форматов черновой памятки дешевле и рентабельнее.
Ссылки: Памятка — это письменный документ. Таким образом, его можно использовать для будущих ссылок. Он обеспечивает внимательное рассмотрение предмета и дает подробный и краткий отчет.
Информируйте о решениях и действиях: Основная цель памятки — информировать о решениях и действиях. Для этого он должен быть написан вышестоящим органом. Примером этого является уделение пристального внимания заметкам поверенного.
Запрос решений и действий: Цель памятки — запросить решения и действия. Для этого он может быть составлен подчиненным. Обращение к агентским заметкам даст хорошую информацию о целях независимых агентств.
Предоставьте информацию: Другая важная цель памятки — предоставить информацию с одного уровня на другой в рамках бизнеса. Пересылка сообщений от юриста агентства агентам является примером этой цели.
Напомнить кому-либо о действии: Памятка также написана, чтобы напоминать кому-либо о действии, если это необходимо. Он служит дополнительным руководством для справочных целей о прошлых событиях.
Другое: Выдача приказов и инструкций, предоставление ответов, предоставление предложений, представление неформального отчета, решение проблем, предоставление отчета о расходах и предоставление дополнительных ресурсов.

Недостатки служебных записок

Есть несколько ограничений или недостатков служебных записок:

Ограниченное применение: Это не широко используемое средство связи.Меморандум в основном используется в коммерческих фирмах. Он поддерживает связь только между сотрудниками одной фирмы независимо от расстояния.
Отнимает много времени: Отправка в удаленный филиал или офис требует времени.
Дорого: Поскольку обычно памятка представляет собой заранее напечатанную форму, она стоит дороже, чем другие средства. Иногда огромные напечатанные памятки остаются неиспользованными.
Отсутствие формальности: Обеспечивает только неформальное общение. Формат меморандума не поддерживает высокий уровень формальности.
Отсутствие объяснения: Памятка написана в краткой форме. Так что смысл этого может быть не понятен читателю.
Менее важно для читателя: Поскольку это неформальное средство общения, оно может быть менее важным для читателя. Только этот тип отчета cont
Не подходит для неграмотных людей: Служебная записка — это один из видов письменного общения. Итак, неграмотные люди не могут это прочитать и понять.