3. Алгоритм написания сопроводительного письма

Главное в написании сопроводительных писем — уметь правильно показать свою экспертизу в контексте каждой компании и вакансии. Вот действия, которые вам в этом помогут.

1. Изучите исходную вакансию.

   Что в ней важно? Первое, что вы должны сделать, выделить из описания вакансии, какую информацию о кандидате хочет получить работодатель и определить подходите ли вы под их требования. Главный принцип отклика – максимальное соответствие всем пунктам в разделе описания вакансии «Требования к кандидату». Трудно переоценить важность этого принципа, особенно если рекрутеры четко структурировали свой запрос и попросили вас сначала изучить вакансию, а потом делать отклики.

   N!B! На что здесь стоит обратить особое внимание?

   На основании чего вы решаете, что подходите на ту или иную вакансию?
   Если вакансия интересна соискателю, то он не может реально оценить свои компетенции на соответствие требованиям вакансии. И что пиши, что объясняй — очень редко, кто это до конца понимает. Вот, только в случае, если в описании вакансии требуется свободное владение иностранным языком, а его нет, такие соискатели становятся Homo sapiensс и понимают, что у них шансов очень мало или практически нет. Но, почему-то, когда требуется опыт работы в определенной сфере или профильное высшее образование, мало кто уделяет этому обстоятельству должного внимания и не считает это главным критерием отбора. Это ошибочное восприятие своего неверного позиционирования на рынке труда в дальнейшем и приводит к разочарованиям и отказам.
   Поэтому, выпишите все требования вакансии по пунктам и решите, стоит ли вам тратить время на отклик, если ваши шансы равны нулю.

2. Объясните по пунктам, почему подходите на вакансию.

   Далее в сопроводительном письме в том же порядке опишите себя с точки зрения того, что хочет увидеть в кандидате работодатель. Можете использовать схему: «Я соответствую в том-то, потому что…». К своим заявлениям по возможности добавляйте доказательства: примеры, факты, объяснения. Предоставьте ровно эту информацию и ничего больше.

3. Придерживайтесь структуры.

   Меньше всего на свете рекрутерам нравиться читать письма, в которых растекаются мыслью по древу — их сразу закрывают. Так что составляйте письмо по плану:
   1. Приветствие
   2. Вступление
   3. Основная часть
   4. Завершение
   5. Контакты

4. Проверьте себя, все ли вы учли.

   Не добавили ли вы информацию, которую вас не просили. Не стоит перечислять о своих заслугах в областях, о которых вас не спрашивают. В вакансии четко изложены требования, которые компания предъявляет к соискателю. Поэтому нужно перечислить, в чем вы им соответствуете. Больше ничего их не интересует, и не надо пытаться дополнить еще чем-то, что никак не относится к этому списку. Не усложняйте себе работу. Это кажется таким очевидным для всех сотрудников Hr, но почему-то соискатели думают как-то по-другому.

4. Примеры сопроводительных писем

Позиция: 

Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию ассистент аналитика.
Я очень рада возможности участвовать в конкурсе в такой компании, как «Х», которая входит в список 50-ти самых крупных частных компаний России и является одной из ведущей в области потребительских товаров повседневного спроса. Мне важна стабильность компании, а Ваша компания даже во время кризиса открыла два новых направления и развивает собственные марки «Х» и «Y».
Считаю, что я подходящий кандидат и смогу успешно справиться с обязанностями, описанными в вакансии. Вот почему:

• Умею анализировать большой объем информации в условиях решения разноплановых задач. Мне нравится работать с цифрами, по точным дисциплинам у меня были высокие баллы в Вузе.
• Стараюсь находить нестандартные решения, чтобы повысить качество, при этом сократив время на выполнение поставленных задач.
• Знаю основы деловой переписки, этики и культуры бизнес-общения.
• Уровень владения английским языком — Upper-Intermediate, умею переводить и адаптировать тексты.
• Продвинутый пользователь MS Outlook, Word, Excel, Power Point, умею составлять презентации, анализировать и визуализировать данные в Excel.

Высокий уровень самоорганизации, внимание к деталям и отличные навыки коммуникации помогут мне стать продуктивным ассистентом.
Буду признательна Вам за прочтение моего резюме.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

Позиция: менеджер по работе с корпоративными клиентами

Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании «Х»!
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «Менеджер по работе с корпоративными клиентам».
Имею более 5-ти лет опыта работы в сфере продаж, из них 3 года на рынке B2B: продажи крупным корпоративным клиентам. За период работы в компании «ХХХ» вышел на новый профессиональный уровень и очень благодарен компании за получение опыта работы с крупными клиентами. Признавался лучшим продавцом продукта, как за объемы продаж, так и за самую крупную сделку.
Обладаю навыками ведения переговоров на С-уровне. Владею технологиями и навыками продаж, экспертными знаниями в заключении крупных сделок. Способен аналитически мыслить и прогнозировать, разрабатывать и осваивать стратегии внедрения с учетом специфики корпоративного клиента. Умею самостоятельно осуществлять поиск клиентов и ориентироваться на потребности клиентов. При этом стремлюсь устанавливать прочные деловые и личные контакты, что позволяет успешно увеличивать объемы заключенных договоров после первой продажи.
Одна из моих сильных сторон — умение работать в команде. Я добиваюсь высоких результатов за счет построения рабочей сети контактов, что помогает мне эффективно взаимодействовать со всеми смежными отделами в компании.

Буду рад получить приглашение на собеседование, где я смогу более подробно рассказать о своем профессиональном опыте.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

Здравствуйте, Ирина!
Меня зовут Иван Иванов. Пишу Вам по поводу вакансии «Редактор-копирайтер» в компанию «ХХХ».
Умею писать пресс-релизы, статьи, тексты для промостраниц, обучающие сценарии и сценарии для видеороликов, готовить рассылки, редактировать интерфейсы и чужие статьи. Могу создавать маркетинговые тексты о сложных программных продуктах.
Имею опыт работы в сфере аналитики мобильных приложений и веб-аналитики 4 года. К тому же в качестве подработки занимался копирайтингом в свободное от учебы время. Владею общепринятой терминологии в области интернет-технологий и пользовательских интерфейсов. Моя целевая аудитория: веб-аналитики, разработчики мобильных приложений и интернет-маркетологи. Люблю разбираться в технологиях и умею описывать сложные вещи на технические темы простыми словами, способен работать в сжатые сроки. Готов выполнить тестовые задания.

С надеждой на приглашение на собеседование.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

Позиция:

Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «интернет-маркетолог».
Имею опыт работы более 6-ти лет самостоятельного ведения рекламных компаний, продвижения мобильных приложений, SEO, SMM, контент-маркетинг, партизанский маркетинг, Email-маркетинг.
Отлично знаю инструменты веб-аналитики (Google Analytics, Яндекс. Метрика), умею анализировать и разрабатывать системы показателей эффективности: аудит источников трафика, настраивать цели, сегменты, события, рассчитывать эффективность рекламных кампаний, входящего трафика и ключевых показателей сайта.
К работе подхожу творчески, использую весь дополнительный арсенал инструментов интернет-маркетинга, ищу новые способы и источники онлайн-продвижения, мониторинга и тестирования онлайн-инноваций.

Заранее спасибо за проявленный интерес к моему резюме.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «PR-менеджер».
Имею высшее образование по специальности «Реклама и связи с общественностью», опыт работы в сфере маркетинга более 5-ти лет на позиции PR-менеджера в компании, занимающейся разработкой мобильных приложений для B2С рынка.
Владею навыками информационного сопровождения нового продукта, включая написание текстов, организацию интервью и клиентских мероприятий, распространение пресс-релизов в отраслевые СМИ, поиск и модерирование публикуемой информации на сторонних ресурсах. Обладаю навыками SMM продвижения и инструментами аналитики PR активностей.
Ключевые компетенции:
• разработка, запуск и продвижение бренда;
• анализ эффективности каналов продаж и продвижения;
• продвижение в СМИ и социальных сетях;
• организация и проведение крупных ивентов;
• знания маркетинговых/рекламных/PR-инструментов и технологий, принципов планирования PR-кампаний.
• продвинутый пользователь графических программ: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Corel Draw.
Готов работать с полной самоотдачей, осваивать новые знания и постоянно самосовершенствоваться, чтобы стать частью команды в Вашей компании

Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме, и с нетерпением буду ждать Вашего ответа.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

5. Что делать, если вы не подходите по критериям отбора?

Но вам очень хочется и есть огромное желание, силы и энергия биться за эту вакансию. Шансы есть только в том случае, если это вакансия для молодых специалистов. Тогда стоит попробовать откликнуться на эту вакансию несмотря ни на что. Ставка делается на то, что вы молоды, готовы обучаться и работать за меньшие деньги. Да и энтузиазм еще никто не отменял. Как говорил Джон Рокфеллер, первый «долларовый» миллиардер в истории человечества: «Я скорее найму человека с энтузиазмом, чем того, который все знает». Также больше всего рекрутеры любят, когда у молодого специалиста есть страсть к своему делу. Плюс ваша настойчивость и упорство смогут преодолеть все препятствия и сделать невозможное возможным.
Однако, обычным письмом уже не обойтись — вам не поможет сопроводительное письмо. Вы сможете привлечь внимание к своей персоне с помощью мотивационного письма. Тогда вам стоит постараться и потратить намного больше времени и усилий, чтобы написать такое письмо. 

6. Что такое мотивационное письмо?

Мотивационное письмо (англ. motivational letter, сокр. ML) – небольшое эссе на тему «Почему я хочу к вам попасть и почему я идеальный кандидат», которое  отправляется вместе с пакетом документов для поступления в Вуз или в магистратуру,  на получение гранта или стипендии, на стажировку, для отбора в консалтинговые компании, в BIG4, а также если очень хочется молодому специалисту попасть в компанию-мечты.  Мотивационное письмо также является ключевым документом в процессе поступления в иностранный университет. В требованиях к поступающим оно может также называться на английском языке: personal statement или statement of purpose.

Мотивационное письмо может быть действительно объемным: от 1 до 2-х листов формата А4.

Мотивационное письмо является не только важной частью отбора кандидатов, но по нему далее будут задавать вопросы на интервью.

7. Алгоритм написания мотивационного письма

В мотивационном письме нужно раскрыть ответы на 3 вопроса очень подробно.

1.  Почему эта профессия?
2.  Почему этот ВУЗ/компания?
3.  Почему Я?

Расскажите, почему вы выбрали такую профессию. Объясните свой выбор: когда и почему вас заинтересовала эта сфера. Например, если на желаемой должности требуется высокий уровень организации и лидерские качества, то можете написать, что в школе/Вузе вы были организатором кейс-клуба, а потом поняли, что вам нравится следить за порядком и контролировать работу других. Так вы осознали, что вам идеально подойдет роль менеджера проектов.

Пример для event-менеджера: «В свободное от учебы время я работала помощником арт-директора в Выставочном центре. В мои обязанности входило: встреча гостей, помощь в организации и оформлении мероприятий, контроль за выполнением подготовки к мероприятиям, участие в разработке дизайна афиш/флаеров и т.д. Я открыла для себя совершенно другой мир, и решила, что хочу заниматься этим профессионально. Я сразу осознала, как важно понимание того, что актуально сейчас, и уметь обсуждать с профессионалами разные темы на их языке, чтобы они понимали. Поэтому я слежу за новостями, изучаю тенденции и стараюсь быть в курсе всего, что происходит. Также работаю над развитием художественного вкуса и стиля, расширяю свой кругозор в данной сфере».

Как известно, людей привлекают не шаблонные фразы, а текст, который вызывает у них эмоции. Если вы расскажете какую-нибудь интересную или интригующую историю о том, как вы заинтересовались своей профессией, то сможете привлечь внимание рекрутера, и вас выберут среди других кандидатов, даже если вы не соответствуете каким-то критериям отбора. Не нужно просто писать, что вы любите свою работу и вам нравится эта профессия — лучше объясните, почему и как вас заинтересовала эта сфера.

Объясните, почему вы хотите работать в этой компании или чем вас заинтересовал Вуз.

Для выпускников/студентов: постарайтесь дать ответы на следующие вопросы:

• Почему вы выбрали именно этот Вуз/курс?
• Как вы узнали об этом Вузе/курсе?
• Какие были ваши критерии выбора?
• Почему вас интересует эта специализация?
• Есть ли конкретные преподаватели/специалисты, у которых вы хотели бы учиться?
• Чем вас привлекает структура курса?
• Что, по вашему, отличает этот вуз от других? (выдающиеся исследования, качество преподавания, стажировки на базе международных компаний и т.д.)

Для стажировки/специалистов: ответьте на вопросы:

• Чем вас привлекла эта работа?
• Что в ней кажется вам наиболее интересным?
• Почему вы выбрали именно эту компанию?
• Что особенного в деятельности этой компании?
• Почему она для вас важна?
• Совпадает ли миссия компании с вашими ценностями?
• Какое у вас сложилось впечатление о компании и коллективе?
• Нашли ли вы для себя преимущества работы в компании? Если да, то какие?
• В чем ваша мотивация?

Можно использовать такую структуру ответа:
«Вашу компанию я выбрал по двум причинам.
Во-первых,…
Во-вторых,…..»

N!B! Не используйте шаблонные фразы и общие формулировки, которые не несут конкретной информации.

Вот так плохо:
«Ваша компания мне интересна тем, что я вижу для себя огромные возможности проявить себя, применить накопленный опыт и знания для улучшения позиций и популяризации продукции вашей компании на рынке. Очень ценю принятые в компании корпоративные стандарты и ценности. Поэтому и решил участвовать в конкурсе на эту вакансию и уверен, что мой опыт будет ценным».

Вот так уже лучше:
«Ваша вакансия привлекла меня содержанием работы. Обязанности соответствуют моему опыту. Я умею хорошо работать с digital инструментами, настроить аналитические инструменты и организовать работу с подрядчиками. Мне хочется применить весь свой опыт в таком безусловно интереснейшем и социально полезном проекте. Когда я стал искать информацию о компании на вашем сайте, то был приятно удивлен, узнав, что ваша компания первая стала использовать технологию «Х» и мое желание работать у вас стало еще больше».

А вот так хорошо:
Примеры, как можно написать про свою мотивацию работать в западных компаниях с матричной системой подчинения и хорошей корпоративной школой:

• «Я знаю, что в Вашей компании существует матричная система управления, что дает Вам, как большой корпорации, возможность более гибко управлять персоналом. Это значит, что я буду подчиняться не одному боссу, а смогу коммуницировать с боссом босса, потому что помимо функциональных линеек подчинения (маркетинг, продажи, финансы и т.д.) есть проектные группы. Мне это даст возможность общаться на прямую с ТОП-менеджерами, быстрее учиться и входить в состав нескольких рабочих групп. Я смогу быстро набраться опыта и стать профи в этой сфере».
• «С момента поступления в Вуз я поставил для себя цель попасть на стажировку в Вашу компанию. В Вашей компании сконцентрированы лучшие корпоративные международные практики, которые вырабатывались десятилетиями, а это значит, что я научусь структуре, глубокому пониманию предмета и впитаю в себя опыт зарубежных коллег. А также смогу получить необходимые знания и высокий уровень профессиональных компетенций. К тому же хорошая корпоративная школа — фундамент для развития моей дальнейшей карьеры».

А вот как это может выглядеть для компании «МТС»:

• «МТС получила высшую оценку среди российских компаний как работодатель для молодежи. У Вас реализуется множество интересных и сложных проектов. От своих коллег знаю, что компания предпочитает тривиальному подходу нестандартные и инновационные способы коммуникации, такие как деловые игры в ведущих вузах, тренинги личностного роста, участие в дебатах, мастер-классы от руководителей МТС, совместные проекты с бизнес-школами и др. Также очень заинтересовало обучение, которое вы предоставляете — можно проходить тренинги очно, дистанционно, в Корпоративном университете и у наставников. К тому же существует возможность ротации для приобретения новых навыков и разнообразного опыта в смежных отделах. Для меня очень важно, что Вы помогаете детям из детских домов, обучаете пенсионеров безопасному поведению в сети и принимаете активное участие в большом количестве волонтерских организаций. Я уже два года являюсь волонтером движения «Название», которое занимается очисткой мусора в городских парках».

И еще хорошие примеры:

• «Ваша компания не стоит на месте, реализуя различные проекты в финансовой сфере в области автоматизации. При этом Ваша компания предоставляет качественную и квалифицированную поддержку. Тем самым работа компании направлена не только на развитие, но и на повышение эффективности работы новых и старых клиентов. Меня привлекает возможность работать в новом проекте, связанным с автоматизацией процессов. Для меня эта сфера близка и очень интересна. Так как за время работы в предыдущей компании накопил опыт по настройке и установке различного класса оборудования, которые используются и в Вашей компании».
• «Ваш центр один из крупнейших лабораторно-диагностических центров в России. При этом Ваша компания не стоит на месте, расширяя предоставляемые услуги, развивая новые технологии, а также реализуя проекты в научно-исследовательской деятельности мирового уровня. Я считаю, что работа в Вашей компании станет лучшим шагом для меня в развитии профессиональной деятельности, а также смогу быть полезен своим опытом в службе технической поддержки и управления ИТ-проектами».
• «Ваша компания имеет безупречную репутацию. В первую очередь мне близки цели компании, которые во главу угла ставят надежность, управляемость и прибыльность своих партнеров. Также компания не останавливается на достигнутом, привлекая новых партнеров и пользуясь новыми технологиями. «ХХХ» входит в топ-5 компаний в рейтинге «Крупнейшие поставщики ИТ в рознице 2016», а также получает награды за самые инновационные проекты в направлении ИТ. Помимо этого, мне интересна сфера, в которой работает компания. Вы предлагаете новые решения для бизнеса разного профиля на рынке e-commerce и всегда действуете на опережение. Кроме того, я знаком с Вашей продукцией. Проходя стажировку в компании «ХХХ» в отделе техподдержки, продукция Вашей компании была одна из основных видов оборудования, используемых при работе. ТОП-менеджеры компании отметили высокий уровень технических характеристик с т.з. ввода в эксплуатацию на первом этапе и качественную поддержку службы сервисного центра. Компания смогла в полной мере осуществить переход на передачу данных онлайн, сократив финансовые и временные затраты.
  Я считаю, что Ваша компания станет лучшим шагом для меня в развитии профессиональной деятельности, а я буду полезен своим опытом в службе технической поддержки и управления ИТ-проектами».

Для выпускников/студентов: постарайтесь ответить на следующие вопросы:

• Как ваше образование соотносится с выбранной специализацией?
• Какой была ваша успеваемость?
• Получали ли вы какие-либо стипендии?
• Какие у вас есть знания по предмету, полученные во время предыдущего обучения, подготовки научной работы или проекта, прохождения стажировок?
• Есть ли у вас навыки, которые понадобятся в обучении?
• Был ли у вас опыт волонтёрства в этой области?
• Есть ли у вас увлечения, посещаете ли вы внеклассные занятия, которые связаны с выбранной специальностью?
• Кто ваш учитель? (наставник, пример для подражания).

Для стажировки/специалистов:

• Был ли у вас профессиональный опыт или опыт волонтёрства в этой области?
• Какое образование вы получили и как оно соотносится с вашей профессией.
• Какими навыками вы владеете?

Для всех:
Раскройте свою личность: расскажите об увлечениях и интересах, о профессиональных и личных качествах. Какие сильные стороны вы хотели бы отметить?

N!B! При наличии обязательно добавьте: научно-исследовательские интересы, персональные и совместные публикации, стипендии и награды, дипломы, выступления, создание презентаций, обучение и опыт работы, технические навыки, языки, рекомендации, отзывы.

Хобби и список качеств, которые нужно включить, зависит от выбранной области. Они должны соответствовать вашей профессии. Например такие хобби, как шахматы будут полезны для аналитической работы, футбол – для работы в управлении проектами, и т.д. Но есть универсальные качества, которые ценятся во всех сферах. 

Список наиболее востребованных качеств:

• Работа в команде
• Проактивность
• Лидерские качества
• Коммуникативность
• Многозадачность
• Ориентированность на достижение результата
• Стрессоустойчивость
• Тайм-менеджмент
• Коммуникабельность
• Клиентоориентированность
• Креативность
• Высокая обучаемость
• Внимательности к деталям
• Аналитический склад ума
• Дисциплинированность, пунктуальность
• Ответственность

Также важно не просто перечислять качества, а приводить доказательства. Подтверждайте их фактами: участие в исследовательских проектах, публикации в научной литературе, победы в профессиональных конкурсах, стартапы, волонтёрская деятельность.

Вот примеры вопросов, ответив на которые в мотивационном письме вы сможете показать, что владеете этими навыками.
Блок вопросов по ТОП-навыкам:

• Приведите пример того, как вы работали над решением общей командной задачи (на прошлом месте работы, во время учебы в институте – если опыт работы отсутствует).
• Какая цель стояла лично перед вами? Перед всей командой?
• Как было организовано взаимодействие? Какие функции в команде вы выполняли? Почему именно их взяли на себя?
• Какие сложности возникали в процессе совместной
  работы? Какие действия вы предпринимали для их разрешения? Каков был результат?
• Бывает ли так, что коллеги (одногруппники) обращаются к вам за помощью? Приведите пример. Как вы поступаете? Почему действуете именно так? Как это отражается на вашей собственной деятельности?
• На своем текущем месте работы (учебы) – кого Вы можете назвать своей командой?
• Что вы как член команды делаете для того, чтобы работа команды была эффективной?
  Приведите пример.
• Известно ли вам, какие трудности возникают в работе у ваших партнеров по команде?
  Случается ли вам это учитывать в своей работе? Каким образом?

После чтения вашего мотивационного письма у рекрутера должно сложиться впечатление о вас, как о кандидате, который не только знает о важности этих навыков, но и подтверждает примерами, что умеет работать в команде, понимает, что перед всеми участниками команды стоит общая цель. Знает, что его личные задачи «работают» на решение задач всей команды. Знает о проблемах и задачах партнеров по команде. Конструктивно взаимодействует с другими, не провоцирует конфликты. Оказывает помощь своим партнерам по команде, проявляя инициативу и т.д.

Вот пример для специалиста с небольшим опытом работы:

«Хочу присоединиться к участию в разработке интересного проекта, чтобы помочь выстроить эффективную систему и решать непростые задачи. Я умею выявлять проблемы клиентов и постоянно работаю над тем, как улучшить проект. Беру на себя ответственность и четко понимаю, какие ресурсы понадобятся при работе над проектом. Обладаю достаточно высоким уровнем логики и анализа. Также понимаю, какие метрики нужно использовать для оценки эффективности и качества работы. Имею тягу к постоянной оптимизации, автоматизации и избавлению от рутины. Умею и люблю работать с людьми, организовывать коллектив, мотивировать других на эффективную и качественную работу. Имею опыт работы в анализе обращений пользователей, сборе и анализе статистики и метрик удовлетворенности, разработке новых параметров оценки качества работы, составлении простых и понятных текстов для раздела Вопрос-Ответ, инструкций и памяток для сотрудников.
Также хочу отметить, что очень люблю свою работу и обладаю высокой мотивацией делать классные вещи, умею слушать и слышать клиента. Обладаю такими качествами, как самостоятельность в постановке целей и задач без контроля сверху, независимость, умение решать любые проблемы, изыскивая нужные ресурсы. Мои основные мотиваторы в работе: вызов, значимость и личностный рост».

N! B! Логические связи в письме должны быть четко выстроены. Каждый аргумент должен быть раскрыт, вы должны четко объяснить ответ на каждый вопрос. Используйте для соединения предложений слова: более того, таким образом, как, кроме того, когда, где, также, во-первых, во-вторых, …. Например,
Я подаю заявку на программу ………. в университет ………., так как всегда интересовался ………. Мой интерес к этой области впервые возник, когда ……….
Я также принял участие в проекте ……….

Пример мотивационного письма на стажировку в крупную юридическую компанию.

    Уважаемый HR-менеджер компании «ХХХ»!
     Меня зовут И. Ф. Я хочу подать заявку на вакансию стажера. Я заканчиваю 3-ый курс бакалавриата МГУ по специальности „Юриспруденция“. Средний бал — 4.9/5.0, академический рейтинг — 98%. В мае 2018 года защищаю дипломную работу на тему «Название диплома». Также в этом учебном году завершаю обучение по программе переводчика английского языка в сфере деловой коммуникации в НИУ ВШЭ.
     Я хочу стать частью команды одной из ведущих международных юридических фирм. В 2016 году я посетила семинар в Вашей компании, в ходе которого увидела высокий уровень корпоративной культуры и поддержки между сотрудниками внутри команды. Считаю, что стажировка в Вашей компании предоставит мне возможность получения опыта работы в юриспруденции и станет наилучшим стартом моей карьеры. Я смогу применить свои знания на практике и принять участие в работе над сложными и масштабными проектами в тесном взаимодействии с лучшими юристами в сфере предпринимательского права (указать специализацию/направление).
    Также я использую любую возможность для развития навыков, которые необходимы в профессиональной деятельности юриста. Во время обучения я принимала активное участие в различных конференциях, конкурсах и соревнованиях. Результатом участия стали публикации моих статей в журнале «Название», сборниках по итогам конференций в МГУ. В 2018 году на 8-ом ежегодном конкурсе студенческих эссе на тему «Название», мое эссе на английском языке вошло в список победителей. Я получила награду – прохождение курса «Название курса» при «Название Вуза», который я успешно закончила.
    Одним из ключевых моментов моей студенческой активности является работа в клубе «Название». С 2017 года и по настоящее время состою в команде организаторов клуба. Мы отвечаем за подготовку презентаций и выступлений спикеров – известных практикующих юристов. Также я получила хороший опыт работы в команде, когда участвовала в Кубке Москвы – соревнование по решению бизнес-кейсов, в котором было очень четкое разделение ролей в команде.
    Опыт работы в роли помощника юриста в юридическом отделе компании «Название» помог мне понять, с какими проблемами сталкивается компания на ежедневной основе и осознать важность того, какую роль играет слаженная работа всех сотрудников и их эффективного взаимодействия. Также я получила представление о том, как выстроены бизнес-процессы в юридической фирме. Проходила стажировку в таких компаниях, как «Х», «Y», «Z».
Активное участие в различных мероприятиях и прохождение практики в юридических фирмах помогло мне развить следующие навыки: сбор данных и анализ информации, написание процессуальных документов, решение актуальных бизнес-задач, поиск аргументов и контраргументов, подготовка презентаций, а также получила опыт публичных выступлений и защиты своей позиций перед судьями/практикующими арбитрами.
    Имею успешный опыт проведения презентаций и работы с информационными системами «Гарант» и «Консультант», продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook). English: С2, legal English.

Готова работать с полной самоотдачей, осваивать новые знания и постоянно самосовершенствоваться, чтобы стать частью команды в Вашей компании.
Меня могут рекомендовать: генеральный директор компании «ХХХ», профессор Ф. И .О., степень, декан факультета Ф. И. О.

Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме, и с нетерпением буду ждать Вашего ответа.

С уважением,

Контакты

Пример мотивационного письма студента на стажировку в ВУЗ.

Здравствуйте, Ирина Владимировна!

Меня зовут И. Ф. Профессор кафедры «ХХХ» при университете «ZZZ» посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки. Я студент бакалавриата на кафедре машиностроения НИУ ВШЭ. Я получаю степень бакалавра с двойной специализацией, поэтому я также изучаю электротехнику. Этим мотивационным письмом хотел бы выразить свою заинтересованность в прохождении стажировки в Политехническом университете в качестве студента летом 2018 года и хочу подать заявку на прохождение практики в рамках программы «ХХХ». 
Мой средний бал — 4.8/5.0, академический рейтинг — 98%.
В качестве самого интересного для меня предмета во время учебы я хотел бы отметить курс по системной динамике и управлению, который посещал в течение последнего семестра. Курс дал мне прочные теоретические знания в области управления и позволил мне улучшить свои навыки в этой научной области. Считаю, что Политехнический университет — отличная возможность для достижения этой цели. Поэтому хотел бы пройти летнюю стажировку, которая, как мне кажется, может помочь мне узнать много нового в моей специализации, и я смогу расширить свои навыки. Считаю, что я быстро учусь, и не сдаюсь легко, когда сталкиваюсь с трудными проблемами. Умею работать под давлением и держать свои эмоции под контролем. Научился правильно воспринимать негативную обратную связь, так как понимание своих слабых сторон дает возможность работать над ними.
В приложении резюме и аттестат.
С нетерпением жду встречи с Вами и обсуждения моего заявления более подробно.

С уважением,

Контакты

Пример мотивационного письма специалиста на вакансию офис-менеджера в крупную компанию.

Уважаемый менеджер по подбору персонала компании «Х»!
Рада, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию офис-менеджера.
Имею опыт работы 5 лет на позиции офис-менеджера. Быть помощником руководителя — это то, что мне нравится больше всего. Я люблю свою работу. А значит, меня не пугают трудные люди, переработки, амбициозные задачи, высокие требования. Администрирование — это сфера, где я чувствую себя как рыба в воде. Я работала в компаниях с разной структурой, поэтому я смогу легко вписаться в любую корпоративную систему управления.
Могу добиваться результата, как работая в команде, так и выполняя самостоятельную работу. Благодаря моей открытости и хорошим навыкам коммуникации с разными типами людей я всегда нахожу для себя новые интересные проекты и задания, что дает мне опыт работы одновременно над несколькими проектами на высоком уровне. Стремлюсь ставить амбициозные задачи, чтобы всегда расти в профессиональном плане.
Мои основные сильные стороны: построение и поддержание взаимоотношений внутри компании, создание благоприятной рабочей атмосферы, оперативное решение вопросов и проблем, создание целостной системы в организации работы и оптимизации бизнес-процессов. Спорные и конфликтные ситуации стараюсь решать с позиции «win-win». 
Меня рекомендуют как надежного и лояльного компании сотрудника. Я никогда не принимала предложения от конкурентов компаний, в которых работала. Горжусь тем, что мне не приходилось покидать компанию по причине того, что кто-то был недоволен моим подходом или качеством моей работы. Владею свободно английским языком. 
Готова предоставить рекомендации и отзывы, указанные в моем резюме.

Надеюсь на приглашение на собеседование, если решите, что я подхожу для этой работы.

С нетерпением буду ждать ответа. В приложении полное резюме.

С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email

Пример мотивационного письма выпускника на стажировку в компанию.

Уважаемый HR-менеджер компании «ХХХ»!

  Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию стажера младшего тестировщика.
  Заинтересован в работе в Вашей компании, так как хочу использовать свои знания и умения, полученные в Вузе и иметь возможность получить обширный практический опыт в сфере IT в управлении данными. Я стремлюсь стать лучшим в своей области и хочу работать в компании, в которой буду иметь возможность развивать свои навыки, заниматься интересными проектами и работать с людьми, у которых мне будет чему поучиться.
    Ваша компания имеет безупречную репутацию. «Х» входит в топ-5 компаний в рейтинге «Крупнейшие поставщики ИТ в рознице 2017», а также получает награды за самые инновационные проекты в направлении ИТ-сервисы. Вы предлагаете новые решения для бизнеса разного профиля на рынке e-commerce и всегда действуете на опережение. Кроме того, я знаком с Вашей продукцией. Я проходил стажировку в компании «ХХХ» и при работе над проектом «Замена кассовых аппаратов согласно 54-ФЗ» было использовано оборудование Вашей компании. Топ-менеджеры компании отметили высокий уровень технических характеристик с точки зрения ввода в эксплуатацию на первом этапе и качественную поддержку службы сервисного центра.
   В настоящее время я заканчиваю обучение в Государственном университете систем управления и радиоэлектроники на факультете «Информатика и вычислительная техника» по направлению «Программное обеспечение средств вычислительной техники и автоматизированных систем». В 2017 году прошел профессиональную переподготовку по специализации «Прикладное программирование и базы данных».
    Имею опыт разработки документов для тестирования и анализа качества покрытия функционала тестами; работы с разными bug-tracking, включая пользовательскую документацию и бизнес-описание функционала, ручного функционального тестирования программного обеспечения, в т. ч. в области тестирования веб-приложений. Знаю основы автоматизации тестирования на уровне запуска готовых тестов, принципы процессов разработки ПО, основы сетей и баз данных. Умею писать тестовые сценарии на основе требований; составлять SQL-запросы.
    Могу описать себя в трех словах: аналитик, исследователь и организатор. Одной из моих сильных сторон является умение работать в режиме многозадачности с большими базами данных. Этот навык я приобрел благодаря ежедневному выполнению разных задач в режиме строгого дедлайна. Самое главное качество, которое я выработал в себе за время учебы — это стрессоустойчивость. Я умею правильно реагировать на любую ситуацию — для начала я ее анализирую, а потом пытаюсь найти альтернативное решение, помогающее выйти из кризисной ситуации. Также умею решать разноплановые задачи, рационально распределять и планировать свое время. Регулярно повышаю свои знания по ключевым программным продуктам.
     Я считаю, что Ваша компания станет лучшим шагом для меня в развитии профессиональной деятельности, а я смогу быть полезен. Меня могут рекомендовать: декан кафедры «ZZZ», генеральный директор компании «ХХХ». Готов предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.

    В приложении — полное резюме.
    Буду рад продолжить общение, если я Вам подхожу.

     Приложение: Название резюме: Стажер_Младший тестировщик_ Имя Фамилия.docх

С уважением,
телефон
ссылка на соцсеть (по желанию)
телеграм/вотсап (по желанию)
почта

Разумеется, эти примеры не являются универсальным вариантом, поэтому вам нужно составить свое индивидуальное мотивационное письмо, следуя советам в этой статье.

Подведем итог. Если вы так и не поняли, в чем главное отличие CL от ML, объясняю по принципу КиЯ: коротко и ясно.

Если у вас нет времени и вы не столь сильны в навыках делового письма, то можете воспользоваться моими услугами по написанию продающего резюме, сопроводительного и мотивационного письма. Узнать детали оказания услуги можно на сайте: www.raisasorokina.ru

Еще две важные темы. Не проходите мимо.

9. Как правильно отправить сопроводительное и мотивационное письмо по почте и не вызвать раздражение у HR?

Основа деловой переписки – сделать удобно для адресата письма. Для этого потребуется дополнительное время на проверку. Но это того стоит.
По письму сразу можно определить, что соискатель писал в спешке, на скорую руку. Наспех составленное письмо: опечатки, ошибки, слова прописными буквами, отсутствие запятых, сплошной текст без деления на абзацы. А это проявление неуважения к читателю письма. Раздражает их даже не то, что вы неграмотны, а то, что вы не потрудились найти время на написание письма, а значит вы не мотивированы на эту вакансию. Письмо должно быть наполнено уважением и персональным вниманием, а не напоминать массовую рассылку. Рекрутер считывает такие письма сразу. Знаете, что он с ними делает? Отправляет в корзину. Поэтому удостоверьтесь, что письмо имеет надлежащий вид. Когда вы закончили с его содержанием, уделите еще немного внимания оформлению, чтобы ваше письмо соответствовало общепринятым нормам письменного делового общения и легко читалось.

Десять базовых правил касательно формата и отправки писем по почте:

1. Укажите тему письма. Тема должна быть информативной, нужны детали, которые помогут определить сразу вашу цель запроса. Например, Мотивационное письмо на позицию стажера «ХХХ».
2. Не используйте Caps Lock в названии и тексте. Например, РЕЗЮМЕ.
3. Проверьте адрес почты. Необычный адрес почты может создать неверное представление о человеке. Не используйте непрофессиональный email. ML и CL – это деловые письма, так что и адрес электронной почты также должен соответствовать деловому этикету. Поменяйте email, типа: [email protected], [email protected] на профессиональный email с вашим настоящим именем и фамилией. По возможности не используйте цифры. Например, raisa.sorokina@…..com. 
4.  Имя отправителя. Проверьте обязательно в настройках почты, как выходит ваше имя отправителя. 

    5. Обращение. В деловых письмах приветствие принято писать на отдельной строке и в конце ставить восклицательный знак. Например:

• Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
• Уважаемый Дмитрий!

N!B! Cлово «уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой. Сравните:

• Здравствуйте, Дмитрий!

В этом примере после слова «здравствуйте» нужна запятая, так как оно не входит в состав обращения. 

Нельзя использовать в качестве приветствия: «Доброго времени суток!»

     6. Вступление. Примеры фраз сразу после обращения в начале письма: 

• Меня очень заинтересовала вакансия Вашей компании.
• Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию ….
• Меня зовут Раиса Сорокина. Пишу Вам по поводу места на стажировку в ….
• Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «YYY».
• Я хочу попасть на стажировку в Вашу фирму, так как считаю, что…
• Профессор кафедры «ХХХ» при университете «ZZZ» посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе…. 

       7. Формат вложений. Не забудьте приложить файл с документами – не торопитесь. Прикрепите резюме в двух форматах PDF и DOCX и даже можно уточнить почему. Например: «Во вложении два формата резюме, чтобы Вы смогли выбрать удобный формат для чтения». 

     8. Название файла. Также называйте свой файл с умом. Файл «Резюме_Коуч_Раиса_Сорокина» легко отличить от других безымянных файлов «Резюме», которые приходят рекрутеру от соискателей. Пример: Приложение: Название резюме: Стажер_Младший тестировщик_ Имя Фамилия.docх

    9. Завершение письма. Примеры фраз:

• Буду очень признателен, если Вы не оставите мое резюме без внимания.
• Буду рад рассказать более подробно о своем профессиональном опыте и потенциале при встрече.
  В приложении — полное резюме.
• Если мое образование и навыки вас заинтересуют, я с радостью расскажу о себе на собеседовании.
• Буду рад продолжить общение, если я Вам подхожу.
• Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме, и с нетерпением буду ждать Вашего ответа.
• Очень надеюсь, что Вам будет интересна моя кандидатура на данную вакансию.
• Буду очень рад попасть к Вам на собеседование и, возможно, стать частью Вашей команды.
• Если мое резюме Вас заинтересует, я буду рад ответить на Ваши вопросы на собеседовании.
• Буду очень рад, если Вы рассмотрите во мне потенциального кандидата на эту должность.
• Буду рад возможности представить себя на собеседовании.

    10. Подпись. «С уважением,» пишется на одной строке, имя и фамилия – на следующей. Точка в конце не ставится. Можно добавить другие каналы связи, например телеграм, вотсап, страницу в соцсети линкедин. Пример:

С уважением,
Раиса Сорокина

телефон
ссылка на соцсеть (по желанию)
телеграм/вотсап (по желанию)
почта

Если выполните все 10 пунктов перед тем, как отправите письмо – все это создаст ощущение тщательно продуманного письма. Теперь вы заслужили потратить время hr-менеджера на изучение вашего письма и резюме.

10. Как напомнить о себе рекрутеру, если так и не получили ответа?

Написание повторного письма тому же рекрутеру – это непростая задача. Как сделать так, чтобы не показаться назойливым и не навредить себе, сделав еще хуже. Хотя, что может быть хуже того, чем находиться в томительном ожидании ответа. Я за то, что лучше попытаться что-то предпринять, но сделать это правильно. А не так, как в известном крылатом выражении В. С. Черномырдина: «Хотели как лучше, а получилось как всегда». Так что используйте в качестве образца следующий пример. 

Пример повторного обращения:

«Здравствуйте, Ирина!
Меня зовут Иван Иванов. Я уже писал Вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивым.
Я откликался на вакансию менеджера по управлению данными, которая была размещена 15 мая на сайте hh.ru, и переживаю, что Вы уже остановили отбор кандидатов. Поэтому прошу Вас рассмотреть мое резюме, конечно, если у Вас появится такая возможность. Если ждать еще, то боюсь, что могу не успеть и вакансия закроется.
С благодарностью,

Контакты».

Такое напоминание выглядит вежливым и не назойливым. Соискатель не давит на рекрутера, не принуждает его к изучению письма и резюме, а вежливо просит рассмотреть его на открытую вакансию. Тем самым проявляя свой интерес и мотивацию к работе в их компании.

Примеры формулировок для повторного письма:

• Спасибо Вам за организацию встречи с руководителем. Наконец-то я попал на собеседование в компанию, в которой всегда мечтал работать. Не получил от Вас обратной связи по итогам прохождения собеседования 12 мая на позицию «ХХХ». Очень переживаю, как все прошло. Возможно, нужно предоставить дополнительную информацию касаемо моего опыта в проектах …. Напишите, пожалуйста, если от меня нужны детали работы над этими проектами.
• Я понимаю, что это займет у Вас время, и моя просьба может показаться слишком навязчивой и неуместной. Поэтому приношу свои извинения, если мое письмо вызовет у Вас негативные эмоции.

Понятно, что подбирать соответствующие фразы для написания письма нужно будет под каждого адресата с учетом вашей текущей ситуации. Тем не менее примеры в этой статье помогут вам сделать это правильно. 

Удачи!

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Как написать правильное сопроводительное письмо

Кому можно не писать сопроводительное письмо?
Правильно написанное сопроводительное письмо — это хороший способ выделиться из множества кандидатов, это реклама вашего резюме.

Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.

Что писать в письме, если в резюме и так все написано?
Вот то, чего точно писать не стоит: «Я хочу работать у вас» или «Я коммуникабельная и легко обучаемая». Это пустые слова. Ваша же задача — объяснить потенциальному работодателю, чем вы ему выгодны. Внимательно перечитайте вакансию. Найдите сайт компании или другой источник информации о возможном работодателе. Что из вашего опыта работы, из ваших навыков может быть полезно именно этой компании? В чем ваша ценность именно для этого работодателя? Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.

Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?
Да, но только если сама работа связана с креативом. Но даже в этом случае придерживайтесь норм деловой переписки. Будьте осторожны с неоднозначными шутками, с вольными обращениями в духе «Приветствую вас, сотрудники ООО «Эдельвейс»». В большинстве вакансий, размещенных на Superjob.ru, есть информация о контактном лице — менеджере по персоналу, который курирует вакансию. Лучше всего адресовать сопроводительное письмо именно ему. «Добрый день, Елена!»; «Уважаемый Игорь Анатольевич!» — обычные формулировки вполне подойдут. Если таких сведений нет, напишите просто «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.

В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Пример эффективного сопроводительного письма
«Уважаемая Ирина Ивановна!
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
тел. +8 *** *** ** **».

Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?
Оно не должно быть слишком длинным: максимум — 2—3 коротких абзаца, не более чем полстраницы текста. Рекрутеру некогда читать поэмы в стиле «жизнь и приключения менеджера по продажам», так что будьте лаконичны.

Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.

Удачи в поисках работы!

Примеры формата деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети. Составление настоящего письменного делового письма и обеспечение его профессионального формата может показаться устаревшим, но все же для владельцев малого бизнеса это как никогда важно.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться.Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, отмеченные буквами, достаточно важны для компании и становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки.Неправильно отформатированное официальное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать:

• Сопроводительные письма
• Благодарственные письма
• Письма с жалобами
• Письма о корректировке

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

• Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, является описанием того, что прилагается, и описанием того, что получатель должен с этим делать.
• Благодарственные письма. Они отлично подходят для создания сетей и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и останавливаться на достигнутом. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
• Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
• Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
• Письма с плохими новостями. Ключ к плохим новостям — смягчить удар.В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
• Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
• Заметки .Эти заметки часто используются для распространения важных новостей и директив внутри компании. Их цель — быть быстрыми и точными при общении.
• Поздравительные письма. Идея с этими типами букв состоит в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
• Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
• Письмо-запрос. Ключ к этим типам писем — просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
• Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
• Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата стандартного делового письма

Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и в приветствии, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные форматы букв выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны располагаться между предложениями через один интервал, чтобы на странице было больше места. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих способностей и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Форматы бизнес-писем с отступом и блочные

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос.Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, если вы на что-то жалуетесь, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но слева все не выровнено.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

• Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
• Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
• При написании писем-жалоб используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
• При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
• При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повлиять на эффективность написания делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словаре и тезаурусе в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным или пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить его по назначению.

Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете подумать об использовании формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, потому что он предлагает профессиональный вид, а также является информативным. Канцелярские товары с фирменными бланками похожи на веб-сайт компании: они указывают на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное письмо с благодарностью намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Формат делового письма и пример

Есть много разных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей профессиональной карьере.От сопроводительных писем до рекомендательных писем — составление чистого, удобочитаемого делового письма может помочь вам четко изложить идеи. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать деловое письмо профессиональным и подходящим для аудитории вашего письма.

Деловые разделы делового письма

Правильно оформленное деловое письмо должно содержать следующие разделы:

1. Ваша контактная информация
2. Дата
3. Контактная информация получателя
4. Открытие приветствия
5. Тело
6. Заключительное приветствие

7. Ваша подпись

1.Ваша контактная информация

В левой части делового письма вы должны указать свою контактную информацию:
Имя Фамилия
Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Телефон

2. Дата

Добавить пробел после вашей контактной информации, а затем добавьте дату вашего письма:

Месяц, День Год

3. Контактная информация получателя

Добавьте пробел после даты делового письма, а затем добавьте контактную информацию получателя:

Имя Фамилия
Адрес
Город, Штат Почтовый индекс
Телефон

4.Открытие приветствия

Добавьте пробел после контактной информации получателя, а затем выберите приветствие, чтобы открыть деловое письмо. Общие приветственные приветствия в открывающем деловом письме включают:

Подробнее: Написание приветствия для писем: советы и примеры

5. Тело

Тело делового письма — это то место, где вы выражаете цель своего общения, а обычно нет. длиннее трех-четырех абзацев.

• Параграф 1: Открытие

• Параграф 2: Аргумент

• Параграф 3: Закрытие

6.Заключительное приветствие

Добавьте пробел после текста письма, а затем выберите приветствие, чтобы закрыть деловое письмо. Обычные заключительные деловые письма-приветствия включают:

• С уважением,
• С уважением,
• Сердечно,
• С уважением,
• С уважением,

• Спасибо,

По теме: Как написать деловое письмо-приветствие (С советами и примерами)

7.Подпись

Добавьте две строчки и подпишите свое полное имя. В следующей строке выведите свое имя и фамилию.

Подпись
Имя Фамилия

Как отформатировать деловое письмо

При форматировании делового письма удобство чтения должно быть вашим главным приоритетом. От выбора стиля шрифта до корректировки полей вы должны убедиться, что ваше письмо чистое, четкое и легко читаемое. При форматировании делового письма следует учитывать несколько факторов:

1.Выберите профессиональный размер и стиль шрифта.

Решая, какой шрифт выбрать для делового письма, следует обратить внимание на чистоту и удобочитаемость. Хотя может показаться заманчивым выбрать стилистический шрифт, который персонализирует письмо, вашей аудитории может быть трудно читать. Они должны как можно быстрее получить необходимую информацию из вашего письма.

Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

• Arial
• Avenir
• Calibri
• Corbel
• Garamond
• Georgia
• Gill Sans
• Helvetica
• Open Sans
• Roboto

• Times New Roman

При выборе размера шрифта следует учитывать наименьший размер, при котором документ будет легко читаться.Ваш шрифт должен быть от 10 до 12 баллов. Шрифты размером менее 10 пунктов будут трудночитаемы, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

2. Включите разделы для всей необходимой информации

При разработке макета вашего делового письма имейте в виду всю необходимую информацию, которая обычно включается в профессиональный документ. Обычно деловое письмо включает в себя следующую информацию вверху:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, адрес, номер телефона, электронная почта)
• Дата

• Контактная информация получателя (имя, должность, Компания, адрес компании)

За этой информацией следует приветствие, затем текст, после чего ставится закрытие и подпись.При составлении делового письма обязательно укажите всю необходимую информацию.

Подробнее: 7 частей делового письма

3. Обратите внимание на интервалы и поля

Промежутки играют важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело удобочитаемым и профессиональным. Не забудьте поставить пробелы между элементами в верхней части вашего письма (ваша контактная информация, дата и их контактная информация), а затем еще один пробел, чтобы начать ваше письмо.

В абзацах основного текста письмо должно быть разделено на один интервал, чтобы получился чистый, но читаемый документ. Вы должны поставить пробел между каждым абзацем и до и после закрытия. Лучше всего выровнять всю букву по левой стороне страницы, а не по центру или по правому краю. Это упрощает просмотр аудитории.

Обычно профессиональный документ имеет поля в один дюйм. Для деловых писем целесообразно, чтобы поля были немного больше обычного (до одного с четвертью дюйма).

4. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

В начале письма вы должны соответствующим образом обратиться к получателю. Если вы не знаете получателя, уместно включить общее приветствие, например «Кого это может касаться», или обратиться к ним по названию должности, например, «Уважаемый финансовый директор».

Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались только кратко, вам следует включить более правильное приветствие, например, «Уважаемый г-н.(Фамилия) » или « Уважаемая г-жа (Фамилия) ». Если вы знаете получателя, не стесняйтесь приветствовать его по имени.

Выберите краткое и подходящее завершение в конце письма, например: «С уважением», «С уважением», или «Всего наилучшего», , за которыми следует ваше имя, фамилия и должность. Вы должны поставить пробел между закрытием и своим именем.

Пример формата делового письма

Вот пример формата делового письма, которое вы можете использовать при составлении собственного делового письма:

Roshni Duttaa Gomez
Sr.Руководитель проекта
Asomtech Solutions
42/08, Bose Road
Калькутта, Западная Бенгалия, Индия
050 2948 2948
[email protected]

1 июля 2019 г. Рам Прасад
Старший аналитик данных
Clouddatanow Tech
101 Solanki Street
Канчан Марг, Калькутта, Западная Бенгалия

Настоятельно рекомендую Уважаемый Рам Прасад, 9

За время, проведенное вместе, Аашна проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, меня сразу же впечатлила Аашна, но за то время, пока мы работали вместе, ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Меня впечатляют не только ее технические навыки. С Аашной было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание и внимание к деталям также были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверен, что Аашна отлично подойдет Clouddatanow Tech. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете от соискателя, но также быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 050 2948 2948. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает только снимок ее талантов и достижений, я буду рад подробнее рассказать о моем времени работая с ней.

С уважением,
Roshni Dutta
Старший менеджер проекта

Шаблон формата делового письма

Вот шаблон формата делового письма, который вы можете использовать при форматировании делового письма:

Дата

Полное имя получателя
Профессиональное звание
Компания
Почтовый адрес
Город, штат Почтовый индекс
Телефон
Адрес электронной почты

Последний адрес получателя Имя,

Вводный параграф

Пояснительный параграф

Заключительный параграф

С уважением,
Подпись

Полное имя Фамилия

Подробнее: Шаблоны для деловых писем (с советами)

15 типов деловых писем и когда Для их использования

Деловые письма важны • инструмент коммуникации в профессиональных условиях.Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявки на вакансию до убедительного коммерческого письма или официального заявления об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них, а также советы, как эффективно написать собственное.

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5.Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Типы деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и когда их использовать:

1. Сопроводительные письма
2. Рекомендательные письма
3. Продолжение интервью вверху писем
4. Письма-предложения
5. Коммерческие письма
6. Благодарственные письма
7. Письма об отставке
8. Благодарственные письма
9. Письма с жалобами
10. Письма с извинениями
11. Служебная записка
12. Приветственные письма
13. Письма-запросы
14. Письма с объявлениями

15. Письма о прекращении действия

1.Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.

Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:

Контактная информация

В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.

Приветствие

Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».

Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например, «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться устаревшим или обезличенным.

Цель письма

Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии, и что вас интересует в их организации.

Квалификационные навыки

В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в резюме, чтобы предоставить более подробные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.

Заключение

Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, побуждающий читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.

Другие типы сопроводительных писем включают:

Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)

2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо написано от имени другого профессионала для проверки их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, получение высшего образования или другой профессиональной возможности.

Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:

Связь с рекомендацией

В письме должно быть указано родство лица, делающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает автору право выступать от имени заявителя.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.

Оценка квалификации кандидата

Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификация в этом разделе должна соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.

Примеры

Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.

Заключительное заявление

Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.

К другим типам рекомендательных писем относятся:

По теме: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

3.Письма о ходе собеседования

После собеседования на открытую вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за его время и продемонстрировать свой интерес к работе.

Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:

Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или тема для разговора, которая вас заинтересовала. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.

Навыки, связанные с должностью: Дополнительное письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.

Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.

Связанные: Примеры электронного письма после собеседования

4. Письма с предложениями

Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.

Письмо с предложением должно включать следующее:

• Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.

• Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.

• Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы приступите к работе. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.

• Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую заработную плату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.

• Срок принятия: Это дата, до которой вы должны ответить на письмо с предложением.

Связано: Как принять предложение о работе

5. Рекламные письма

Цель коммерческого письма — представить клиенту услугу или продукт. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

Коммерческое письмо часто включает следующее:

Описание продукта или услуги

Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.

Стоимость

Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.

Призыв к действию

Предоставьте читателю инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, до которой они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.

Связано: 15 хорошо оплачиваемых должностей в продажах

6. Благодарственные письма

Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать в себя следующее:

• Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.

• Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.

• Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.

К другим типам благодарственных писем относятся:

По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим

7.Заявления об увольнении

Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уйти в отставку. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.

Заявление об увольнении часто включает следующее:

Заявление об увольнении

Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.

Причина увольнения

В зависимости от вашей ситуации вы можете упомянуть, почему вы увольняетесь, чтобы ваш работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.

Даты

Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.

Спасибо

Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — профессиональная вежливость, которая может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.

Другие типы писем об увольнении включают:

Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры

8. Благодарственные письма

Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы целесообразно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.

Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:

Приветствие: Начните письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.

Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.

Подробности из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными подробностями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.

Вежливое закрытие: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например «мои наилучшие пожелания», «еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.

Другие типы благодарственных писем включают:

По теме: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)

9. Письма с жалобами

Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.

Компоненты письма с жалобой включают:

Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.

Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.

Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.

Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.

10. Письма с извинениями

Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.

Письмо с извинениями должно включать следующее:

Признание ошибки

Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и признайте последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то другого.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

Искренние извинения

Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.

Ваш план решения проблемы

Заверьте получателя, что вы сделаете все, что в ваших силах, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)

11. Офисный меморандум

Офисный меморандум или деловой меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.

Служебные служебные записки должны включать:

Четкая и прямая тема: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет распространена среди сотрудников на бумаге, вы все равно можете указать краткую тему письма в верхней части письма.

Цель памятки: Укажите цель памятки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и используйте позитивный язык.

Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы выделить информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.

Подробнее: Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

12. Приветственные письма

Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом, в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:

Теплое приветствие

Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.

Персонализированная информация

Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, объясните, почему вы так взволнованы, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.

Важные сведения о вашем бизнесе

Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать, в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.

Другие типы приветственных писем включают:

Подробнее: Как написать приветственное письмо

13.Письма-запросы

Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.

Письма-запросы должны включать:

Объяснение запроса

Начните свое письмо с четкого и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.

Подтверждающая документация

Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.

Крайний срок для ответа

Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.

К другим типам писем с запросами относятся:

14. Письма с объявлениями

Деловое письмо с объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы объявить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо, как правило, короткое и написано в виде официальной заметки.

Письма с объявлениями должны включать:

Вводный абзац с объявлением

Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.

Дополнительные сведения

Далее в письме следует более подробно разъяснить ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.

Специфика

Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую ​​как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.

К другим типам писем-объявлений относятся:

15. Письма об увольнении

Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении контракта».

Письма об увольнении должны включать:

Уведомление о дате увольнения

Во-первых, проинформируйте сотрудника о прекращении его работы и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую потенциальную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.

Причины увольнения

Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.

Компенсация и льготы в будущем

Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.

Следующие шаги

Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя по персоналу, чтобы направлять любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.

Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)

Семь частей делового письма

Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:

1.Контактная информация

Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается бумажная копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.

2. Строка темы

Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.

3. Приветствие

Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым вы уже установили отношения, вы можете использовать его имя.

4. Введение

Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете или что вы запрашиваете об открытой позиции.

5. Подробная информация

В теле вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.

6. Заключение

Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.

7. Подпись

Подпись может быть такой простой, как указание вашего имени, так и сложной, как указание ваших учетных данных и сертификатов.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Подробнее: 7 частей делового письма

Советы по деловому письму

Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:

• Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
• Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки тайм-менеджмента потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
• Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправите ли вы его по электронной или обычной почте.
• Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
• Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменные бланки, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты.При письме компаниям в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает обращаться к вам, используйте мисс. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублок. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Как написать письмо с извинениями: 5 шагов с шаблонами и примерами

В мире нет компании, которая делает это правильно каждый раз.

Ошибки случаются, что-то идет не так или недопонимание создает неидеальную ситуацию для ваших сотрудников или ваших клиентов.

Это часть человеческого бытия.

Но хотя мы не можем ожидать, что все будет всегда идеально, это не значит, что ваша аудитория не возлагает на вас высоких ожиданий как от бренда. Когда что-то идет не так, как планировалось, важно, как вы отреагируете.

Большинство людей умеют прощать. Однако большинство людей также ожидают извинений.И они не просто хотят слышать общее «, нам очень жаль». Они ждут извинений, которые что-то значат.

Итак, как выглядит хорошее письмо с извинениями? Продолжайте читать, чтобы узнать:

🔍 Как вы собираетесь отправить письмо с извинениями? Воспользуйтесь нашим бесплатным контрольным списком, который поможет вам выбрать правильный инструмент коммуникации для вашего бизнеса.

Что такое письмо с извинениями?

Письмо с извинениями может показаться само собой разумеющимся. Это письмо с извинениями.

Но для ваших клиентов письмо с извинениями означает гораздо больше. Если вы отправите своим клиентам письмо с извинениями, это даст им понять, что вы заботитесь о них, что вы обращаетесь к ним, чтобы исправить свою ошибку, и вы гарантируете, что ошибка больше не повторится.

Письмо с извинениями может принимать разные формы. Это может быть электронное письмо, сообщение, переданное через звонок или видео, или заявление, опубликованное на веб-сайте. Длина письма и то, как оно рассылается клиентам, обычно зависит от серьезности проблемы, но мы поговорим об этом чуть позже.

Самая важная вещь, которую должно сделать письмо с извинениями, — это установить связь с вашим клиентом. Он может распространяться массово, но когда ваш покупатель читает его, он должен казаться персонализированным — как будто он был написан специально для них.

Вот как это сделать.

Искусство извинения

Извинения не всегда просты. Они не всегда возникают естественным образом, особенно когда кто-то не признает, что сделал что-то не так.

Вот когда мы получаем полу-извинения, например, Прошу прощения, если ваши чувства были задеты или Мне жаль, но вы не понимаете.

Хотя эти извинения могут технически сказать, что извините, они не кажутся искренними. На самом деле они могут чувствовать себя униженными или пренебрежительными, что может еще больше оттолкнуть расстроенных клиентов. Если вы не получили много негативной реакции из-за своей первой ошибки, неосторожное извинение может привлечь еще больше негативного внимания.

Вспомните рекламу Peloton, выпущенную во время курортного сезона 2019 года, где жене был подарен один из их модных спин-байков от мужа.Рекламу высмеяли за то, что в ней была изображена уже подтянутая женщина на пути к фитнесу.

Но настоящая реакция была вызвана извинениями Peloton. Представитель компании сказал, что вместо того, чтобы согласиться с проблемами, возникшими у некоторых зрителей в отношении рекламы, они «разочарованы тем, как некоторые неверно истолковали рекламу».

Излишне говорить, что людям это извинение не понравилось. Он возлагает вину на них за то, что они «не поняли», вместо того, чтобы признать, в чем компания могла ошибиться, даже если сам бренд не считает, что они сделали что-то не так.

Итак, как правильно извиниться? Давайте поработаем над некоторыми шагами.

Как написать хорошее письмо с извинениями и поделиться им за 5 шагов

Чтобы написать хорошее письмо с извинениями, может потребоваться определенная практика, но вот пять шагов, которые нужно выполнить, чтобы начать работу.

1. Дайте себе время собраться с мыслями.

Когда происходит ошибка или клиент выражает свое недовольство, вы можете быстро отреагировать. Вы хотите защитить себя или начать извиняться, чтобы начать исправлять ситуацию.

Хотя вы, конечно, не хотите слишком долго ждать, прежде чем дать ответ, вы также не хотите отвечать слишком быстро. Если вы переживаете эмоционально, расстроены или сбиты с толку по поводу того, что произошло и почему ваши клиенты недовольны, вы сначала должны найти время, чтобы успокоиться, собрать факты и придумать решение.

Эмоциональные реакции, особенно гневные, могут привлечь внимание по совершенно неправильным причинам. Если вы чувствуете, что защищаетесь в своем ответе, вы рискуете походить на Peloton — как будто вы считаете, что ваш клиент ошибается из-за того, что расстроен.

Дайте себе время собраться с мыслями, будь то всего несколько минут или целый день. Тем не менее, сделайте своим приоритетом быстрый ответ, но дайте себе время, необходимое для того, чтобы сформулировать хорошо продуманный ответ.

2. Взгляните на ситуацию с точки зрения клиента.

Помните, когда вы были ребенком, вас спросили: , как бы вам понравилось, если бы кто-то сделал это с вами? Поставить себя на место другого человека — отличное упражнение на сочувствие, которое поможет сделать ваше письмо с извинениями сильнее.

Если вы смотрите на ситуацию только со своей точки зрения, может быть трудно понять, почему ваш клиент расстроен. А поскольку вы находитесь у власти, вы, вероятно, знаете больше о закулисных решениях, которые привели к ошибке, поэтому вы можете быть предвзятым к критике.

Подумайте, как бы вы себя чувствовали, если бы бренд, который вам нравился, действовал так же, как вы. Независимо от того, выпустили ли вы глухую рекламу или представители службы поддержки не хотели помогать в решении проблемы, поставьте себя на мгновение на место клиентов.

Как бы вы себя чувствовали? Что конкретно вас волнует? Что сделало бы ситуацию снова «правильной»?

Если это поможет, составьте список всех моментов, которые вы хотели бы услышать как покупатель. Затем вы можете использовать этот список при составлении письма с извинениями, чтобы ничего не упустить.

3. Расскажите, что пошло не так, но не оправдывайтесь.

Может быть тонкая грань между объяснением того, что пошло не так, и оправданием. Хотя ваши клиенты, вероятно, хотят знать серию событий, которые привели к ошибке, им не нужно слышать, кто на самом деле виноват и почему не на самом деле ваша вина.

Возможно, вам не понравится , поделится реальным объяснением того, что произошло с вашими клиентами, но они оценят это, если вы это сделаете.

Объяснение должно быть кратким и по существу. Не делитесь больше, чем нужно, но убедитесь, что вы делитесь достаточным количеством информации, чтобы не было похоже, что вы пытаетесь что-то скрыть. На этом этапе ваша цель — восстановить доверие аудитории, поэтому постарайтесь быть максимально прозрачными.

4. Предложите решение.

Ваши клиенты хотят знать, что вы слышали их жалобы, понимаете, откуда они исходят, и работаете над решением проблемы.

Если ваша ошибка стоит вашим клиентам денег или времени, предложите им вернуть долг или сделайте скидку на их следующую покупку. Даже если вы не можете вернуть им время, вы можете приложить добросовестные усилия, чтобы компенсировать им потраченное время.

Сделайте все возможное, чтобы загладить вину. Если ошибка произошла в результате более серьезной проблемы, сообщите аудитории, что вы делаете, чтобы исправить проблему, и убедитесь, что это больше не повторится.

5. Поделитесь своим письмом с нужным человеком (или людьми).

Теперь, когда вы приложили усилия, чтобы написать убедительное письмо с извинениями, вы хотите убедиться, что оно попадет перед нужной аудиторией.

Если вы столкнулись с небольшими, относительно рутинными происшествиями (например, с завышенной ценой или задержкой доставки), вы можете разослать эти персональные письма с извинениями один на один. Вы можете передать это сообщение, когда клиент обратится за поддержкой по телефону или через чат.

Когда это происходит, важно иметь правильные инструменты, которые упростят распространение или отправку письма с извинениями.Это означает налаживание связи с клиентами любым удобным для них способом.

Для индивидуальной переписки такой комплексный инструмент коммуникации, как RingCentral Engage Digital ™, может гарантировать, что вы общаетесь с недовольными клиентами способом, который соответствует их потребностям. С RingCentral Engage Digital, если рассерженный клиент отправляет жалобы по электронной почте, а также яростно пишет вам в Твиттере, вы можете объединить эти идентификаторы, чтобы получить полное представление о жалобах клиента:

Когда вы будете готовы ответить со своим письмом с извинениями, вы можете легко отправить его, используя предпочитаемый клиентом метод связи. Возможно, клиенту действительно нужен быстрый телефонный звонок и подтверждение по электронной почте, чтобы он знал, что настоящий человек признает его проблему.

В некоторых случаях вам может потребоваться публично поделиться своим письмом с извинениями. После большой неудачи — той, которая становится вирусной в социальных сетях или привлекает внимание СМИ — вам, вероятно, нужно будет найти способы как можно быстрее донести свое сообщение до как можно большего числа людей.

В настоящее время социальные сети, пресс-релизы или заявления, отправленные по электронной почте, могут стать отличным способом массового распространения вашего письма с извинениями.

5 типов писем с извинениями (с примерами)

Вам нужно вдохновение, чтобы начать писать письмо с извинениями? Вот пять разных типов писем с извинениями и примеры писем от других брендов.

1. Письмо клиенту с извинениями за ошибку

Ошибки охватывают довольно широкий круг вещей, от отправки покупателю не того товара до того, что у вас закончился самый продаваемый товар из-за ошибки в цепочке поставок — как, например, то, что случилось с ресторанами KFC в Великобритании.

После того, как закончилась курица — основной продукт в ресторане быстрого питания — примерно 900 заведений были вынуждены временно закрыться. Чтобы извиниться, бренд принес извинения по каналам цифровых СМИ, а также в некоторых газетах и ​​журналах.

KFC признали свою ошибку, но при этом немного повеселились. В конце концов, их несчастный случай вызвал некоторые неудобства для клиентов, но легкое раздражение, вызванное тем, что вы не получили вашу любимую жареную курицу, можно довольно легко простить.