Если командировка приходится на выходной день. Как оплатить?
Если вы хотите знать все о расчетах с персоналом по оплате труда и разобрать на практике сложные случаи, регистрируйтесь на онлайн-курс Контур.Школы.Обратимся к мнению контролирующих органов, изложенному в письмах.
Как оплачиваются выходные в командировке:
позиция Минтруда России
В Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337 сказано: «…дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания». Этот порядок подтверждается и судебной практикой.
Позиция Минтруда России: день отправления в командировку и день возвращения из нее в выходной день следует оплатить по нормам ст. 153 ТК РФ, в которой говорится: работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Оплата выходных в командировке: судебная практика
Обратимся к Решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663. Несколько слов об истории дела.
Гражданин обратился в суд с иском о признании недействительными абзацев 1 и 3 п. 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Заявитель указал, что оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.
Представители заинтересованных лиц Минфина и Минтруда России возражали против удовлетворения заявленных гражданином требований. В суде они пояснили, что положения оспариваемого нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству Российской Федерации и не нарушают права работников, направляемых в служебные командировки.
Когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Трудовой кодекс РФ в ст. 153 предусматривает оплату труда в выходные и нерабочие праздничные дни. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Верховный суд вынес решение отказать гражданину в заявленном иске и указал, что при отправлении работника в командировку или возвращении из нее в выходной день следует руководствоваться нормами ст. 153 ТК РФ.
Выходит, ситуация не совсем понятна. Делаем выводы:
- Выплаты, произведенные согласно ст. 153 ТК РФ, относятся к компенсационным выплатам, входящим в состав заработной платы. Заработная плата является вознаграждением за труд. И ключевое слово здесь именно «труд». Поездку в поезде или перелет в самолете вряд ли можно считать временем, когда работник выполняет работу.
- Заработная плата выплачивается на основании документов, подтверждающих количество отработанного работником времени. Возникает вопрос: как определить количество часов, которые следует оплатить в двойном размере, и на основании какого документа?
Не менее важный вопрос: возможно ли включить выплаты, произведенные по нормам ст. 153 ТК РФ за дни выезда в командировку в выходной день, в расходы по налогу на прибыль? Для ответа на данный вопрос обратимся к Письму Минфина России от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862.
Выходные в командировке: как учесть при расчете налога на прибыль?
Минфин рекомендует следующее: если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Аналогичное разъяснение дано и в Письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564. Данное Письмо выпущено совместно с Письмом Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800. Обратите внимание, что это Письмо размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».
Можно ли оплатить дни отправления работника в командировку или возвращения из нее в выходные дни из среднего заработка?
На данный счет есть позиции отдельных специалистов и постановления судов, что да, можно оплатить такие дни исходя из среднего заработка. Например, согласно Постановлению ФАС Дальневосточного округа от 22.09.2010 по делу № А59-183/2010, за время командировки сохраняется средний заработок, а не производится оплата за фактически отработанное время.
Оплата данных дней исходя из среднего заработка также вызывает вопросы. Обратимся к п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Здесь говорится, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Ключевыми здесь являются слова «за все дни работы по графику». То есть если по графику у работника выходной день, то имеется ли возможность выплачивать за данные выходные дни средний заработок?
Как же возместить работнику потерянный выходной день?
Работник, выезжая в командировку в выходной день или возвращаясь из нее, теряет свой выходной день. И это время, конечно же, каким-то образом следует работнику возместить.
Если организация принимает решение возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере), следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты возможно включить только в случае:
- если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни. В противном случае включить в расходы данные выплаты не получится;
- если указанные выплаты соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данное мнение высказано в Письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.
Напомню, согласно п. 1 ст. 252 ТК РФ в расходы по налогу на прибыль возможно включить выплаты, которые будут одновременно соответствовать следующим критериям: выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными.
Если организация принимает решение возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка, то здесь возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах.
Принимая решение о возмещении работнику указанных выходных дней, работодателю следует помнить:
- В локальных нормативных актах разрешено закреплять только условия, не противоречащие действующему законодательству.
- Зарплата выплачивается только за фактически отработанное время и на основании документа, в котором ведется учет рабочего время. Согласно ст. 139 ТК РФ заработная плата (оплата труда) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты, надбавки и иные выплаты) и стимулирующие выплаты. К компенсационным выплатам относятся в том числе и выплаты за работу в выходные и праздничные дни.
- Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику. Основанием является п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Как оплачивать командировку в выходной день
Важная командировка может случиться в любой день. А чтобы к началу недели оказаться в пункте назначения или, наоборот, вернуться, уезжать иногда приходится в воскресенье. Я часто слышу от клиентов вопрос: «Наши сотрудники уезжают в командировку в воскресенье и едут из дома в аэропорт заранее. Как считать и оплачивать этот день?»
Выясним, является ли командировка в выходной день рабочим временем. Статья 91 Трудового кодекса (TK) напоминает, что рабочим временем является период, когда сотрудник на основании правил внутреннего трудового распорядка и условий трудового договора должен исполнять свои обязанности. А в ст. 166 кодекса указано, что командировка – это поездка по заданию работодателя и именно он определяет, когда надо выехать и вернуться. Следовательно, день приезда и отъезда в командировку необходимо считать рабочим временем.
С выплатами сложнее. Статья 153 ТК говорит об оплате в двойном размере за работу в выходной, если не дается отдельный день отдыха. Но здесь же упомянут и второй вариант – за работу в выходной человек получает одинарную оплату, а дополнительный отдых не оплачивается. Право выбора за работником, и компания на это повлиять не может. Тем не менее варианты компенсации лучше описать в локальных актах, например в положении о командировках.
Двойная оплата. Если вы оплачиваете сотруднику работу в выходной, еще раз обратите внимание на ст. 153 ТК. Для расчета можно применять дневную или часовую ставку, но конкретный размер устанавливается локальным актом компании – вы определяете, оплачивать работу по двойной ставке за полный день или за каждый час. Пример: сотрудник поехал в командировку в воскресенье в 19.00. Что выгоднее – оплачивать весь воскресный день или время нахождения в пути? Если оплата почасовая и сотрудник приедет к месту назначения в 6 утра, вам надо заплатить ему за 11 часов в дороге. Если же установить дневную ставку за выходной, то придется платить двойной тариф за весь день. То есть при почасовой схеме оплачиваются часы в пути, а при дневной – весь день. Поэтому предлагаю посчитать и оценить, какие расходы будут в том или ином случае. Как ни странно, возможно, оплата всего дня целиком будет для работодателей более выгодной.
День отдыха вместо двойной оплаты. Альтернатива двойной оплате – день отдыха и оплата за выходной в одинарном размере. Законодатели считают, что, когда сотрудник работает или находится в пути в выходной, он не отдыхает. Если он все-таки отдыхал, то получает оплату в одинарном размере. Если же он жертвует ради работы выходным днем и дополнительно не отдыхает, он должен получить двойную оплату. Поэтому надо реализовать его право на отдых, и это отдельно не оплачивается.
Однако в России часто происходит по-другому: сотрудник работает в выходной, потом берет отгул, который ему оплачивают как обычный рабочий день. Во время проверки Государственной трудовой инспекции компания показывает документы и расписывается в нарушении. Она получает требование оплатить сотруднику выходной день. Поэтом лучше установить законную схему с оплатой выходного и предоставлением дня отдыха, чем не оформить сначала документы на отгулы, а потом заявить об этом инспекторам.
Если же уик-энд – рабочее время для сотрудника в соответствии с его графиком, в эти дни за ним сохраняется средний заработок. Это следует из параграфа 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749. При этом средний заработок сохраняется за весь день независимо от того, сколько часов сотрудник находился в пути.
Точная дата дня отдыха. Норма закона описана так, что приоритетной компенсацией считается двойная оплата, а день отдыха можно дать только по желанию работника. Значит, требуется письменное согласие сторон. Но для его оформления надо знать дату будущего отдыха, чтобы сохранить производственный процесс в отсутствие работника. Закон не уточняет, должен ли сотрудник сообщать эту дату. По моему мнению, если в заявлении день не указан, работодатель может не давать отгул и оплатить работу в выходной в двойном размере. В то же время для привлечения к работе в праздник или выходной необходимо согласие сотрудника на основании ст. 113 ТК. Если сотрудник будет недоволен предложенным видом компенсации, он может отказаться от работы в выходной или праздник.
Как оплатить работнику выезд в командировку или возвращение из нее в выходной день?
По материалам системы Консультант Плюс
Ответ. День выезда в командировку (возвращения из нее) в выходной оплатите, как работу в выходной, в частности: каждый час, проведенный работником в пути, оплатите не менее чем в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Какой вариант выбрать, зависит от желания работника. Исключение — если с ним заключен срочный трудовой договор до двух месяцев (тогда отгул он выбрать не может). Законом не установлено, как подсчитывать время, проведенное в пути, поэтому рекомендуем прописать это, например, в Положении о командировке и учитывать все затраченное работником на поездку в выходной день время, включая, например, время ожидания посадки на рейс. В любом случае выплатите за этот день суточные.
Обоснование. Время, затраченное работником на проезд к месту командировки и обратно, относится к периоду командировки.
Пунктом 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о служебных командировках), определено, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Таким образом, день отъезда, приезда работника в командировку в выходной день, а также привлечение его к работе в выходной день необходимо компенсировать по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ.
Так, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере, в том числе работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день.
Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 часов до 24 часов) ((Письмо Минтруда России от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).
Таким образом, если работник выезжает в командировку в выходной, оплатите ему этот день, как работу в выходной, в частности: каждый час, проведенный работником в пути в этот день, оплатите не менее чем в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула.
Работник сам выбирает вид компенсации. Исключение — те, у кого срочный трудовой договор до двух месяцев.
Они выбрать отгул не вправе. В любом случае за этот день выплатите работнику суточные.
Такие выводы следуют из ч. 1, 3, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ, п. п. 4, 5, абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, Решения Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ2002-663, писем Минтруда России от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110 и от 13.10.2017 № 14-2/В-921.
Порядок определения количества часов, проведенных работником в пути, законом не урегулирован, поэтому желательно зафиксировать такой порядок, например, в Положении о командировке.
Рекомендуем при этом засчитывать в указанное время не только часы с момента отправления транспортного средства до его прибытия вместо назначения, но и все затраченное работником на поездку в выходной день время, включая, например, время проезда до вокзала или аэропорта, регистрации и ожидания посадки на рейс.
Обычно это занимает немало времени, и, если вы не компенсируете его, как работу в выходной, возможен спор, в котором контролирующие органы или суд могут занять сторону работника.
Суточные при этом возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения о в служебных командировках (п. 11 указанного Положения).
Если работник возвращается из командировки в выходной, оплатите ему этот день в том же порядке, который предусмотрен и для оплаты выезда в командировку в выходной.
Выезд в командировку в выходной день
Наиболее неоднозначным вопросом в командировочных расходах на сегодняшний день остается вопрос об оплате дня выезда/возвращения работника в командировку в выходной день.
По мнению Минтруда РФ, изложенному, в частности, в письме от 25.12.2013 № 14-2-337, выезд (возвращение) в командировку в выходной день подлежит оплате согласно ст.153 ТК РФ в не менее чем двойном размере. При этом, по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания.
Данное мнение подтверждается имеющейся арбитражной практикой, в частности, Решением Верховного суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663 и Апелляционным определением Московского городского суда от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012.
Вместе с тем, по моему мнению, данный вывод не совсем верен.
Анализ ТК РФ и «Особенностей направления работников в служебные командировки», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), показывает следующее:
1) ст.166 ТК РФ: Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
То есть, целью и сущностью командировки является продолжение трудовой функции путем выполнения служебного поручения. Но командировка, как таковая, разделяется на два периода, относящиеся согласно ст.91 ТК РФ к рабочему времени:
- время в пути по проезду туда и обратно;
- время нахождения непосредственно в месте командировки.
Но во время нахождения в пути работник не работает и не выполняет служебное поручение. Исходя из чего, можно предположить, что требование об оплате труда при работе в выходные дни командировки, установленное п.5 Положения № 749 не распространяется на время в пути.
2) ст. 167, 168 ТК РФ: при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в т.ч. суточные. При этом, согласно п.9 Положения № 749 средний заработок сохраняется за период нахождения в командировке, а так же за дни нахождения в пути за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. То есть, Положение № 749 разделяет понятия нахождения в командировке и время в пути, оплачиваемые по среднему заработку только за рабочие дни, установленные в командирующей организации. Аналогично данные понятия разделяются в п.11 Положения № 749, устанавливающим обязанность работодателя по выплате суточных за каждый день нахождения в командировке и дни нахождения в пути, в т.ч. за выходные и праздничные дни.
Таким образом, можно сделать вывод, что выезд (возвращение) в командировку в выходной день не является работой в выходной день и подлежит компенсации только в размере суточных.
Однако, исходя из ст.106 ТК РФ направление работника в командировку в выходной нарушает его право на отдых, поскольку он не может использовать это время по своему усмотрению. То есть, направление работника в командировку в выходной (праздничный) день возможно только с его личного согласия. При этом, в целях компенсации неполноценного отдыха работника, по моему мнению, целесообразно гарантировать работнику предоставление взамен другого выходного дня. Указанную норму целесообразно закрепить в локальном нормативном акте, например, в Положении по Командировкам.
Подтверждением данной точки зрения являются:
- Служебный распорядок центрального аппарата Федеральной службы по труду и занятости, утвержденный Приказом Роструда от 02.04.2007 № 94-К;
- Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденный Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Под установленным порядком Минтруд РФ и вышеуказанные суды по умолчанию понимают нормы ст.153 ТК РФ, устанавливающей порядок оплаты работы в выходной день. Однако при этом не учитывается, что ст.153 ТК РФ устанавливает прежде всего оплату в двойном размере именно работу в выходной день, а не подготовку к работе в виде выезда, и во вторых — выходной день взамен одинарной оплаты предоставляется только по желанию работника. В данном же случае изначально устанавливается только предоставление выходного дня и при этом не оговаривается возможность его замены оплатой в двойном размере. То есть установленный порядок, по моему мнению, подразумевает предоставление выходного дня не безусловно в любой день, а на основании заявления работника и соответствующего приказа руководителя согласно ст.128 ТК РФ. При этом, данный и другие аналогичные выходные дни на основании ст. 121 ТК РФ будут включаться в стаж работы, дающей право на очередной оплачиваемый отпуск.
Вместе с тем, по моему мнению, в принципе, возможна замена предоставления другого выходного дня оплатой в установленном в организации порядке, закрепленном в локальном нормативном акте, на основании ст. 57 ТК РФ, предоставляющей возможность включать в трудовой договор условия, не предусмотренные ТК РФ и не ухудшающие положение работника. При этом, согласно п.25 ст.255 НК РФ данная оплата будет учитываться для целей налогообложения как другие виды расходов, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором.
Откройте доступ к закрытой части «Клерка» с подпиской «Премиум». Получите сотни вебинаров и онлайн-курсов, безлимитные консультации и другой закрытый контент для бухгалтеров.
Успейте подписаться со скидкой 20% до 15.10.2021. Подробнее про «Премиум» тут.
Как оплачивать отъезд из командировки в выходной день
Вопрос:
Сотрудник находится в командировке и выезжает к месту жительства по окончании командировки в выходной день (в субботу) в 18 часов вечера. Время в пути составит 2 часа. Как оплачивать ему этот день: 2 часа в пути в двойном размере (он не хочет брать выходной) либо время с 00:00 до 20:00 (время прибытия к месту жительства)? То есть 20 часов в двойном размере? Не признают ли данные выплаты не уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль?
Ответ:
Необходимо оплачивать в двойном размере 20 часов. Объясним почему.
Согласно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
В связи с этим существуют две позиции. Некоторые правоприменители полагают, что сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные дни, Положением не предусмотрено (письмо Роструда от 20.06.2013 № ПГ/5136-6-3). При этом в соответствии с 153 ст. ТК РФ оплата труда производится в случае, если сотрудник работал в выходные дни. Получается, что если работник находился в пути, а не трудился – ни средний заработок, ни оплата труда ему за этот день не положены.
Вместе с тем существует противоположная позиция: во-первых, стоит учитывать, что сотрудник направляется в командировку не по своему усмотрению, а в служебных целях. Во-вторых, согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки днем приезда из командировки считается дата прибытия транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т.д.) в место постоянной работы, вне зависимости от того, на какой день недели (выходной или рабочий) выпадает день приезда. Кроме того, в дни командировки работник обязан выполнять служебные обязанности, и указанные дни в силу ст. 106 ТК РФ не могут входить во время отдыха работника, что подтверждает необходимость учитывать такой день в составе рабочего времени. Данная позиция также подтверждается судебной практикой (Апелляционные определения Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015, Орловского областного суда от 27.08.2015 по делу № 33-1791/2015, Кассационное определение Томского областного суда от 20.01.2012 по делу № 33-10/2012). По желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день.
С 29.06.2017 ст. 153 ТК РФ дополнена ч. 3, установившей, что оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной день приходится часть рабочего дня, то в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной день (от 0 часов до 24 часов).
Следовательно, если поезд прибывает в 20:00 в субботу (сотрудник отбывает в 18:00 и 2 часа находится в пути) – оплачивать необходимо 20 часов в двойном размере.
Исходя из разъяснений ФНС РФ, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно — к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций (письмо ФНС РФ от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).
В письме поясняется, что указанные затраты были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Это означает, что организация вправе учесть расходы при налогообложении прибыли, если необходимость выезда из командировки к месту жительства будет надлежащим образом документально подтверждена. Если же обосновать необходимость выезда в выходной день невозможно, командировочные расходы не следует учитывать при расчете налога на прибыль.
Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА
Командировка в выходной: вопросы оформления и оплаты
Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение
20192020
НомерЛюбой
Электронная версия
Работодатель настаивает, что работник должен выехать в командировку в выходной день (воскресенье)
Вопрос: Работодатель настаивает, что работник должен выехать в командировку в выходной день (воскресенье). Работник не против, но хочет, чтобы взамен выходного дня, проведенного в пути, ему был предоставлен другой день отдыха в период командировки. Правомерно ли это? Обязан ли работодатель выполнить требование работника?
Ответ: По нашему мнению, работник вправе требовать предоставления выходного дня взамен выходного дня, проведенного в пути, только после окончания командировки. Однако стоит отметить, что работодатель может быть поставлен в безвыходное положение работником, который воспользуется своим правом отказаться выезжать в командировку в выходной день, так как на выезд в командировку в выходной день и нахождение в пути в выходной день необходимо его согласие (ч. 5 ст. 113 Трудового кодекса РФ). Тем самым работодатель будет вынужден пойти на соглашение с работником о предоставлении ему выходного дня в период командировки.
Обоснование: Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”. В части, не противоречащей трудовому законодательству, продолжает действовать Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР” (далее – Инструкция).
В Письме Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 указано, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата указанных выходных дней командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно к этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания. Данный порядок подтверждается и судебной практикой (см. Апелляционные определения Московского городского суда от 28.08.2012 по делу N 11-14545/2012, Ярославского областного суда от 05.03.2012 по делу N 33-903/2012, Кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу N 33-3776/11).
Согласно абз. 3 п. 8 Инструкции с учетом позиции Верховного Суда РФ в Решении от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663 в случаях, когда по распоряжению работодателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Установленный порядок – это ст. 153 ТК РФ. Согласно этой статье по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.
Таким образом, по нашему мнению, работник вправе требовать предоставления выходного дня взамен выходного дня, проведенного в пути, только после окончания командировки.
Однако стоит отметить, что работодатель может быть поставлен в безвыходное положение работником, который воспользуется своим правом отказаться выезжать в командировку в выходной день, так как на выезд в командировку в выходной день и нахождение в пути в выходной день необходимо его согласие (ч. 5 ст. 113 Трудового кодекса РФ). Тем самым работодатель будет вынужден пойти на соглашение с работником о предоставлении ему выходного дня в период командировки.
Получение максимальной отдачи от деловых поездок
Время в пути
ЦидоС первым или вторым выстрелом в руках многие из нас начинают испытывать непривычный оптимизм по поводу открытия. Нас заперли в закрытом помещении уже полтора года, и теперь, похоже, у нас, наконец, появится шанс слезть с диванов и выйти за дверь. И хотя «путешествие возвращается» может быть немного преувеличением, похоже, что сейчас хорошее время, чтобы снова подумать о том, чтобы снова стать мобильным.У владельцев бизнеса есть несколько преимуществ, когда они максимально используют свои путешествия, поэтому сегодня я хочу рассказать об основах повышения ценности деловых поездок.
Не забудьте обыкновенное и необходимое
Прежде чем мы конкретно перейдем к путешествиям, я хочу еще раз вернуться к двум важным словам относительно деловых вычетов — обычных и необходимых. Эти два слова лежат в основе того, как IRS определяет коммерческие расходы. Но они могут иметь в виду не то, что вы думаете.
«Обычные» в этом контексте означает тип расходов, которые обычно несет такой бизнес, как ваш. Например, составители налоговых деклараций обычно платят за программное обеспечение, страховку от халатности и непрерывное образование. Поскольку это обычное дело и принято в профессии, они считаются обычными расходами.
Однако этот момент может сильно зависеть от бизнеса. Для налоговых инспекторов не принято вычитать грудные имплантаты в качестве вычета для бизнеса. Но для танцоров в стриптиз-клубах? Это отдельная история.Несмотря на то, что мой бизнес по составлению налогов не может вычесть эти расходы, стриптизерша в клубе в городе может.
Необходима другая часть уравнения. Я до сих пор не уверен, почему IRS использует именно это слово, поскольку оно означает «полезный и подходящий для вашей торговли или бизнеса», а не обязательный или необходимый, как вы могли ожидать. Если расходы полезны, вы можете считать их коммерческими расходами.
Вычитаем командировочные
В частности, для деловых поездок вычитаемые расходы — это обычные и необходимые расходы на поездку вдали от дома по работе.Вашим «домом» в данном случае является весь город или район, в котором вы работаете или где у вас есть основное место работы, и это не обязательно может быть то место, где вы живете. Если у вас нет постоянного или основного места работы из-за характера вашей работы, то вашим налоговым домом может быть то место, где вы регулярно проживаете. Вы должны находиться вдали от налогового дома на период, значительно превышающий обычный рабочий день, и вам необходимо выспаться или отдохнуть, чтобы удовлетворить потребности вашей работы во время отсутствия.
При определении вашего основного места ведения бизнеса IRS учитывает такие факторы, как общее время, которое вы обычно проводите в каждом месте, уровень вашей деловой активности на каждом участке и то, является ли ваш доход от каждого места значительным или незначительным.
Вычитаемые командировочные расходы вдали от дома включают, помимо прочего, следующие расходы:
- Путешествуйте самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между домом и местом работы. (Если вам предоставят билет или вы едете бесплатно в результате частого путешествия или аналогичной программы, ваши расходы равны нулю.)
- Тарифы на такси или другие виды транспорта между: (a) аэропортом или вокзалом и вашим отелем, (b) отелем и местом работы ваших клиентов, клиентами, местом деловых встреч или временным местом работы.
- Перевозка багажа и образцов или демонстрационных материалов между вашим постоянным и временным местом работы.
- Использование вашего автомобиля в командировке. Вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега, а также связанные с бизнесом сборы и плату за парковку.Если вы арендуете автомобиль, вы можете вычесть из расходов только ту часть, которая используется для бизнеса.
- Проживание и питание, не связанное с развлечениями.
- Химчистка и прачечная.
- Деловые звонки во время деловой поездки. (Это включает деловое общение с помощью факсимильного аппарата или других устройств связи.)
- Чаевые, которые вы платите за услуги, связанные с любыми из этих расходов.
- Прочие аналогичные обычные и необходимые расходы, связанные с вашей деловой поездкой.(Эти расходы могут включать в себя проезд до делового обеда и обратно, гонорары государственной стенографистки, плату за аренду компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера.)
Вместо того, чтобы вести учет расходов на питание и вычитать фактическую стоимость, вы обычно можете использовать стандартное пособие на питание, которое варьируется в зависимости от того, куда вы путешествуете. Вычет за деловые обеды обычно ограничивается 50% невозмещенной стоимости, но в 2021 и 2022 годах вы можете вычесть 100%, если вы покупаете еду в ресторане.Вы не можете вычесть чрезмерные или экстравагантные расходы или расходы на личные нужды.
См. Публикацию 463 для получения дополнительной информации о том, что подлежит вычету, а что нет.
Комбинация деловых и личных поездок
Как я уже упоминал выше, вы можете вычесть только те суммы, которые являются обычными и необходимыми для бизнеса. Однако знание правил вычета командировочных позволит вам использовать бизнес-отпуск, который также может быть использован в личных целях.
Путешествие внутри страны
Предположим, вы путешествуете по Соединенным Штатам, чтобы совмещать работу и отдых.В этом случае вы можете вычесть 100% расходов на поездку в пункт назначения и обратно, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом. Что делает деловую поездку «связанной прежде всего с вашим делом»? Как и в случае с вашим налоговым домом, IRS в качестве определяющего фактора уделяет внимание тому, сколько времени вы тратите на каждый вид деятельности. Предположим, вы уезжаете на десять дней и проводите семь дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете у бассейна. Это в первую очередь считается деловой поездкой, и вы можете вычесть общую стоимость проезда до места назначения и обратно.
Вы также можете вычесть проживание, 50% расходов на питание (или потенциально 100% в 2021 и 2022 годах) и другие квалифицированные деловые расходы за те дни, которые вы проводите в бизнесе, но только в той степени, в которой вы понесли бы расходы, если бы поездка была исключительно по делам. Дни в пути считаются рабочими днями, как и выходные, праздничные или другие резервные дни, если они приходятся на дни, посвященные работе, и возвращаться домой не имеет смысла.
Если вместо этого вы проводите больше времени на отдыхе, чем на работе (скажем, семь дней отдыха и три дня встреч с клиентами), никакие расходы на поездку в пункт назначения и обратно не будут считаться вычетом.Но вы можете списать любые расходы, которые у вас есть в пункте назначения, которые будут квалифицироваться как бизнес-вычеты. Если, например, когда вы навещаете друзей в Орегоне и находясь там, вы приглашаете клиента на обед, чтобы обсудить дела, ваш транспорт к клиенту и обратно, а также стоимость еды будут считаться вычитаемыми бизнес-расходами. .
Если ночевка в субботу вечером позволяет сэкономить на стоимости авиабилета, вы можете вычесть 50% расходов на питание, проживание и другие связанные с бизнесом расходы, понесенные за дополнительную ночь.Это связано с тем, что бизнес-цель проживания заключается в сокращении транспортных расходов.
Поездки за границу
Когда пункт назначения находится за границей, вы должны распределять свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы тратите на деловую и личную деятельность. Однако есть несколько случаев, когда правило распределения не применяется.
Например, если вы находитесь за пределами страны в течение семи дней подряд или меньше (не считая дня, когда вы покинули страну).S., но считая день вашего возвращения в США), то вам не нужно делать перерасчет. Это означает, что вы можете прилететь в Германию на четырехдневную встречу и осмотреть достопримечательности в течение двух дней и вычесть свои дорожные расходы.
Правило распределения также не применяется, если вы находитесь за пределами США более недели, но потратили менее 25% своего времени на личные дела. (В этой ситуации, как ни странно, и день вашего отъезда, и день вашего возвращения считаются рабочими днями.) Вы также освобождаетесь от требования распределения, если у вас нет существенного контроля над организацией поездки.
Если вы путешествуете за пределы США в основном в отпуск, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Но если вы потратите некоторое время на посещение профессиональных семинаров или программу повышения квалификации, вы можете вычесть регистрационные сборы и другие расходы, которые непосредственно связаны с вашим бизнесом.
Прочие передовые методы
Документ, документ, документ: Поскольку правила могут быть немного запутанными, а количество времени, которое вы тратите на бизнес и личную деятельность, очень велико, лучше вести журнал для обоснования своей деловой активности.Запись должна включать даты отъезда и возвращения, количество дней, проведенных в командировке, и причину поездки. Кроме того, перед отъездом может быть полезно обрисовать план поездки и задокументировать свои планы. Эта документация поможет подтвердить деловую цель поездки.
Возьмите с собой семью, но не вычитайте личные расходы: Вы можете поехать на бизнес-конференцию, взять с собой семью и вычесть общую стоимость поездки туда и обратно.Вы бы все равно понесли эти расходы. Если вы решите лететь, вычетом подлежит только ваш авиабилет. Возможно, вам также придется внести некоторые изменения, когда вы делите номер в отеле с семьей. Вы можете вычесть только ту стоимость, которую вы заплатили бы за одноместный, а не за двухместный номер. Обычно это более половины стоимости. Просто помните, что любые случайные личные поездки в рамках поездки — например, посещение семьи или дополнительная поездка — являются личными расходами, не подлежащими вычету.
Франшиза не означает бесплатность: Как всегда, помните, что возможность удержания чего-либо в качестве коммерческих расходов не делает это бесплатным.Вы все еще тратите деньги. Поэтому убедитесь, что это деньги, которые вы бы потратили в противном случае.
Деловые поездки: что я могу вычесть?
- • * Вы можете вычесть 100 процентов расходов на деловые поездки, за исключением еды и развлечений, которые подлежат вычету только на 50 процентов.
- * Командировочные расходы нельзя считать чрезмерными, расточительными или ненужными. Например, пособие на питание в размере 30 долларов в день будет считаться обычным, а питание в пятизвездочных ресторанах — нет.
- * Командировки по делам вне дома, длящиеся более года, рассматриваются IRS на неопределенный срок и, следовательно, не подлежат налоговому вычету.
- * Ваша поездка должна быть связана с действующим бизнесом. Вы не имеете права на вычет командировочных расходов, если вы путешествуете с целью открыть новый бизнес или приобрести его. Эти расходы будут считаться начальными расходами и не связаны с путевыми расходами.
Как вы решаете, будет ли день в пути личным или деловым?
Будет ли поездка преимущественно деловой или личной, зависит от фактов и обстоятельств.Количество времени, затрачиваемого на личные дела, по сравнению с количеством времени, затрачиваемым на действия, непосредственно связанные с бизнесом, является важным фактором при определении того, является ли поездка преимущественно деловой или личной.
Если ваша поездка в основном связана с личными причинами, но вы ведете дела во время отсутствия, вы можете вычесть только те расходы, которые напрямую связаны с бизнесом.
Вы можете вычесть все свои командировочные расходы, если ваша поездка была полностью связана с бизнесом. Если ваша поездка в основном деловая, но также включает в себя некоторые личные поездки, вы можете вычесть только командировочные расходы, связанные с бизнесом.
Что считается рабочим днем?
Обычно рабочий день составляет не менее четырех часов и одной минуты, чтобы считаться рабочим днем.
Дни, проведенные в пути к месту работы и обратно, считаются рабочими днями. Выходные и праздничные дни считаются рабочими, если они приходятся на рабочие дни. Например: вы путешествуете из Сан-Франциско на Ямайку для деловых встреч, которые начинаются во вторник и заканчиваются в среду следующей недели.Вы считаете субботу и воскресенье рабочими днями, даже если проводите эти дни на пляже. С другой стороны, если встречи завершились в пятницу и вы провели выходные на пляже, вы считаете эти дни личными днями без франшизы.
Если ваше присутствие в определенном месте требуется для конкретной и добросовестной деловой цели, этот день считается рабочим днем, независимо от времени, потраченного на работу. Например: вы живете в Сан-Франциско, но вам нужно лично поехать в Вашингтон, округ Колумбия, чтобы подписать контракт.Подписание контракта занимает 30 минут. День рабочий.
У вас также есть рабочий день, если вы едете в офис с намерением вести дела, но не можете вести этот бизнес по независящим от вас обстоятельствам. Например: вы едете в Диснейуорлд на семинар. Руководитель семинара заболел, семинар не проводится. Вы идете в Epcot на день. День рабочий. (Ваш билет Epcot не подлежит вычету, если вы отдельно не квалифицируете его для вычета на развлечения, но остальные ваши расходы на питание и проживание квалифицируются как бизнес-вычеты, потому что ваш обратный рейс — на следующий день.
Вот пример совмещения личного путешествия с командировкой. Вы работаете в Атланте и отправляетесь в командировку в Новый Орлеан. По пути домой вы останавливаетесь в Мобиле, чтобы навестить родителей. Вы тратите 1996 долларов за 9 дней отсутствия дома на дорогу, питание, проживание и другие дорожные расходы. Если бы вы не остановились в Mobile, вас бы не было всего 6 дней, и ваша общая стоимость составила бы 1696 долларов. Вы можете вычесть 1 696 долларов США за поездку, включая стоимость проезда туда и обратно в Новый Орлеан и обратно.
Почему так важно отнести день к рабочему дню?
- Если день классифицируется как рабочий день, то вычеты за дневные расходы (проживание, питание и т. Д.) Подлежат вычету.
- При классификации рабочих дней учитывается поездка, которая в основном является деловой, и вычитается стоимость поездки к месту назначения и обратно.
Могу ли я заплатить семье или друзьям за проживание в бизнесе?
Да, вычет расходов на проживание в командировке, если вы проживаете с родственником или другом менее 15 дней, вычитается компанией.Например, вы поедете в командировку в город, где живут ваши мама и папа? В таком случае вы могли бы платить справедливую арендную плату за то, чтобы оставаться в их доме, и арендная плата, которую вы платите маме и папе, могла бы не облагаться налогом для них.
1. Вам необходимо заплатить коммерческую (справедливую) арендную плату маме и папе.
- Необходимо получить квитанцию; налоговое законодательство требует квитанций для всех налоговых вычетов за проживание.
- Ваши мама и папа собирают арендную плату как не облагаемый налогом доход, потому что они арендовали свой дом менее чем на 15 дней в течение налогового года.
- Если вы платите физическому лицу арендную плату на сумму более 600 долларов в течение налогового года, вы должны предоставить ему (и IRS) форму 1099.
- Мама и папа не получают вычетов на аренду вам своей комнаты для гостей. Согласно правилу «менее 15 дней» налоговое законодательство полностью игнорирует как доходы, так и расходы. Мама и папа сообщают об арендном доходе из формы 1099 в своем приложении E за год, затем, поскольку сумма не облагается налогом, они должны вычесть эту сумму в разделе расходов в приложении E и добавить подтверждающее заявление: «Налогоплательщики арендовали свои личное проживание менее 15 дней в течение налогового года.Такая арендная плата освобождена от налога в соответствии с разделом 280A IRS ».
Могу ли я вычесть путевку для моего супруга?
Дорожные расходы могут быть вычтены для супруга (или лица, сопровождающего налогоплательщика), если:
- Физическое лицо является сотрудником налогоплательщика
- Имеет добросовестную (подлинную) цель путешествия с налогоплательщиком
Вы все равно можете взять с собой супруга (-а) в поездку, даже если он не является сотрудником, но расходы, связанные с их поездкой, НЕ подлежат вычету.
Как я могу вычесть расходы на поездку за границу?
Все расходы на поездки за пределы США вычитаются, если поездка полностью посвящена деловой деятельности. Если причина поездки в основном не по коммерческим причинам, например, из-за отпуска, НИКАКИЕ командировочные расходы не подлежат вычету. Если основной целью поездки является деловая поездка, но некоторое время тратится на личные дела, командировочные расходы, как правило, необходимо пропорционально распределить путем деления количества рабочих дней на общее количество дней в пути.Но даже если время тратится на некоммерческую деятельность, поездка считается полностью деловой, если выполняется одно из следующих условий:
- Налогоплательщик не имеет существенного контроля над организацией поездки. Самозанятый человек обычно имеет существенный контроль над организацией поездки.
- Налогоплательщик находился в командировке за пределами США в течение недели или меньше. Не считайте день отъезда из США, а считайте день возвращения.
- Менее 25% от общего времени поездки было потрачено на некоммерческую деятельность. Для этого посчитайте дни отъезда и возвращения.
- Налогоплательщик может установить, что отпуск не был основным соображением при поездке.
Конвенции круизных судов
Вы можете вычесть до 2000 долларов США на человека в год, если вы отправляетесь в круиз и проводится бизнес-конференция. Семинар должен иметь прямое отношение к торговле или бизнесу налогоплательщиков, и судно должно быть американским, а все порты, которые он посещает, находятся в пределах США.С.
Если расходы, указанные в квитанции, относятся к еде или развлечениям, вычет составляет только 50%. Однако, если расходы не указаны отдельно, стоимость вычитается на 100%.
Фактические затраты по сравнению с суточными
В некоторых ситуациях более выгодно использовать суточные IRS для покрытия ваших дорожных расходов. Это опубликованные IRS расценки на питание, проезд и проживание по регионам (см. Публикацию IRS 1542). Например, если вы обнаружите, что не тратите много на питание, суточные могут дать вам более высокий вычет за день, чем фактические расходы.Если вы подаете налоговую декларацию как собственник или как корпорация, в которой вам принадлежит более 10 процентов, вы не можете использовать суточные для проживания, требуются фактические квитанции.
Требуется подтверждение поездки
В любом случае важно не забывать всегда хранить свои квитанции, чтобы иметь возможность оправдать расходы, если вас когда-либо проверит. Налогоплательщики должны вести дневник, путевой лист или аналогичные записи, а также документальные свидетельства (например, квитанции, аннулированные чеки) для подтверждения суммы, времени, места и деловой цели расходов.Для расходов на проезд и развлечения (кроме проживания) квитанции не требуются для расходов ниже 75 долларов США. Однако ваш авторитет возрастет, если у вас есть вся документация о поездке. Также важно иметь книги, брошюры или раздаточные материалы для посещаемых конференций. Необходимо вести записи с указанием времени, места, деловых целей и суммы каждого отдельного расхода.
Как видите, вычеты на поездки могут сбивать с толку. Если у вас есть конкретная ситуация в поездке, которую вы хотели бы обсудить, позвоните в Admin Books за помощью.
Налоговые правила при наличии в командировке паспорта
Посмотреть все | Информационный бюллетень за август 2016 г., выпуск
I Если вы много путешествуете по делам, вы можете совершать некоторые международные поездки, а также поездки внутри Соединенных Штатов. Путешествуя за границу, вы можете добавить к поездке несколько дополнительных дней для отдыха и осмотра достопримечательностей.
Имейте в виду, что налоговые правила для зарубежных деловых поездок отличаются от налоговых правил для внутренних поездок.
Каждый раз, когда вы проводите время в отпуске в зарубежной командировке, общее правило гласит, что вы должны распределять все свои командировочные расходы, включая транспортные расходы, между рабочими и личными днями.
Хорошая новость: Вы можете воспользоваться двумя лазейками и вычесть все ваши зарубежные транспортные расходы, несмотря на то, что гласит общее правило.
Вот что вам нужно знать.
Воспользуйтесь «правилом одной недели».” Если ваша командировка длится одну неделю или меньше, вы можете автоматически вычесть 100 процентов транспортных расходов (включая стоимость проезда на самолет и проезд в аэропорт и обратно). Это верно даже тогда, когда вы на самом деле проводите большую часть времени в отпуске. Исключительно для того, чтобы выяснить, имеете ли вы право на недельную лазейку, не учитывают день вашего ухода. Но делают отсчитывают день вашего возвращения.
Конечно, вы также можете вычесть из своего кармана ежедневные расходы на проживание (включая отели, такси, чаевые и 50 процентов питания) за все рабочих дней , пока вы находитесь за пределами страны.Вы не можете вычесть ваши дневные расходы на проживание в дни отпуска.
К счастью, определение рабочего дня довольно либерально. Например:
- Количество дней в пути.
- Считаются выходные и праздничные дни между рабочими днями.
- Между рабочими днями можно включать промежуточные рабочие дни.
- Вы также можете сосчитать любые дней ожидания , когда ваше присутствие физически необходимо по деловым причинам — независимо от того, действительно ли вы призваны на работу в эти дни.
- Наконец, вы можете считать дни, когда намереваетесь работать, но не можете по независящим от вас причинам (например, трудности с транспортировкой, вызванные погодными условиями или террористическим актом).
Как видите, эти инструкции довольно удобны для налогоплательщиков. Но имейте в виду, что , основная причина вашей поездки, все равно должна быть связана с бизнесом. В противном случае нет. ваших транспортных расходов не подлежат вычету.
Воспользуйтесь «правилом 25 процентов». Очевидно, что некоторые заграничные командировки длятся больше недели. Возможно, вам удастся воспользоваться еще одной лазейкой — правилом 25 процентов. Если вы соответствуете требованиям, вы можете еще раз вычесть 100 процентов своих транспортных расходов и все свои ежедневные наличные расходы на проживание в рабочие дни (с учетом 50-процентного ограничения на питание).
Хитрость здесь в том, чтобы убедиться, что вы тратите на отпуск на меньше , чем 25 процентов своего общего количества дней. Для этого вы можете считать день отъезда и день возвращения рабочими днями.Вы также можете подсчитать все другие типы рабочих дней, перечисленные ранее. Во многих случаях соблюдать правило 25 процентов несложно.
Проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом, если у вас есть какие-либо вопросы о вычетах на деловые поездки.
Авторские права 2016
Как превратить отпуск в списание налогов
Погодите, говорите вы — IRS осуждает требование о расходах на отпуск в качестве вычетов для бизнеса. Но вы можете немного поиграть в командировку и сохранить все в полном порядке.Вот как соблюдать правила при сохранении пакета в налоговой декларации.
Что считается деловой поездкой
Это критерии, которым вы должны соответствовать, чтобы соответствовать определению IRS и иметь право на вычеты.
1. Основная цель поездки должна быть деловой. Вы должны проводить большую часть своих дней вдали от работы, например, встречаться с клиентами. Дни, которые вы проводите в пути к месту назначения и обратно, считаются рабочими днями, поэтому выполнить это требование проще, чем кажется.
Например, вы можете прилететь в Гонолулу в понедельник, посетить конференцию со вторника по четверг, отправиться на пляж в пятницу и субботу и улететь домой в воскресенье. Это будет считаться 5 рабочими днями и 2 выходными.
1. Поездку нужно планировать заранее. Напишите подробный маршрут и то, что вы будете делать каждый день. Поставьте отметку времени заблаговременно до вашего отъезда; например, вы можете отправить его коллеге по электронной почте.
2. Поездка должна быть не в ваш «налоговый дом».Другими словами, вы должны покинуть место, где работает ваш бизнес, дольше обычного.
3. Поездка должна быть для «обычных и необходимых» мероприятий. Например, вам может понадобиться арендовать автомобиль на время вашего пребывания, но не обязательно арендовать автомобиль класса люкс. Здесь есть много места для интерпретации, но лучше не пытаться напирать на нее, тем более что штрафы IRS могут быть значительными.
Различные правила для международных поездок
Поездка за пределы США предлагает еще больше возможностей для отпускных скидок.
1. Вам нужно проводить только 25% своего дня в бизнесе.
2. Если вы тратите на работу менее 25% своего времени, вы все равно можете делать вычеты, но только в процентах от общей стоимости. Например, если вы проводите 1 день из 5-дневной поездки в Италию по делам, это 20% вашего времени, и вы можете вычесть 20% стоимости авиабилета.
Что можно вычесть
Это расходы, которые вы можете списать, если соответствуете критериям деловой поездки.
1.Путешествие: 100% тарифов на самолет, поезд, автобус или другой транспорт, а также аренда автомобилей.
2. Жилье: 100% рабочих дней. Если вы правильно составите свой маршрут, вы также сможете списать выходные дни, разместив их между рабочими днями.
Например, вы можете прилететь в Орландо в четверг, у вас будет рабочий день в пятницу, посетить Диснейленд в субботу и воскресенье, у вас будет еще один рабочий день в понедельник и вылететь домой во вторник. Поскольку было бы нерентабельно летать туда и обратно каждый рабочий день, выходные, на которые вы остановились, будут считаться рабочими днями.
1. Еда и развлечения: 50% всех блюд и развлечений, специально предназначенных для ведения бизнеса или связанных с поездкой в пункт назначения и обратно. Сохраняйте квитанции и хорошие записи на случай, если IRS попросит.
Когда приходят семья или друзья
Вы не можете напрямую вычесть их расходы. Однако во многих случаях они могут ездить на ваших фалдах дешевле, чем полная стоимость.
1. Прокат автомобиля: если это такая же «обычная и необходимая» машина, которую вы бы взяли напрокат, если бы были одни, ничто не говорит о том, что в машине не может быть других людей.
2. Проживание: вы можете вычесть часть расходов в отеле, которую вы заплатили бы за одноместный номер. Например, если вы бы потратили 100 долларов на одноместный номер, путешествуя один, но у вас есть двойная сумма на 150 долларов со своей второй половинкой, вы все равно можете списать 100 долларов.
Когда ваша поездка не может считаться деловой
Возможно, вы проводите большую часть своих дней в отпуске и случайно встречаетесь с клиентом, пока находитесь там. Или, может быть, вы не получили необходимую документацию, подтверждающую ваше заявление о том, что это была командировка.
Вы по-прежнему можете списать 50% расходов на питание и развлечения, потраченные на деловые цели. Однако вы не можете вычесть расходы на проезд или проживание.
Нужна дополнительная помощь с вычетом расходов на отпуск? Наша команда онлайн-бухгалтерии и бухгалтерского учета готова ответить на любые ваши вопросы и правильно подать налоговую декларацию, чтобы вы получали все списания, на которые у вас есть право.
Всякая работа и отсутствие развлечений делают вас скучным владельцем бизнеса. Так что продолжайте и найдите время для R&R.Ты заслуживаешь это!
Налоговые последствия совмещения командировок и поездок на отдых
* Эта функция предоставлена Массачусетским обществом профессиональных бухгалтеровНАЛОГОВЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ СОВМЕЩЕНИЯ БИЗНЕСА И ОТДЫХА
Если вы думаете о том, чтобы совместить приятное с полезным, добавив несколько дней отпуска к своей деловой поездке, Массачусетское общество бухгалтеров-консультантов призывает вас потратить время на то, чтобы понять налоговые последствия.Хотя налоговое законодательство разрешает вычеты за деловую часть поездки, вы должны нести бремя личных расходов. Также имейте в виду, что правила налоговой службы (IRS) различаются в зависимости от того, является ли ваш пункт назначения внутренним или иностранным. Вот что вам следует знать по данным CPA, прежде чем завершать какие-либо бронирования.
ВЫЧИСЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ПОЕЗДКОВ
Путешествуя по США и совмещая деловую и личную деятельность, вы можете вычесть 100% путевых расходов к месту назначения и обратно, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.Проживание, 50% расходов на питание и другие квалифицированные деловые расходы также вычитаются за дни, которые вы проводите в командировке, но только в той степени, в которой они были бы понесены, если бы поездка была исключительно деловой.
Не существует жестких правил, позволяющих определить, является ли ваша поездка в основном деловой или развлекательной. Однако CPA обычно соглашается, что определяющим фактором является то, сколько времени вы тратите на каждое действие. Например, если вы проводите шесть дней в командировке и три дня в отпуске, вы можете вычесть полную стоимость проезда до места назначения и обратно, даже если последние три дня вы проводите на пляже.При расчетах дни в пути считаются рабочими.
Поменяйте местами распределение между делом и отдыхом (три дня в командировке и шесть дней в отдыхе), и никакие из ваших путевых расходов не будут считаться вычетом. Однако вы можете списать любые расходы, понесенные вами в пункте назначения, которые будут квалифицироваться как бизнес-вычеты. Если, например, когда вы и ваша семья отдыхаете в Калифорнии, вы приглашаете клиента на обед, чтобы обсудить дела, ваш транспорт в офис клиента и обратно и 50% стоимости еды будут квалифицироваться как вычитаемые бизнес-расходы.
Если ночевка в субботу вечером приводит к более низкой стоимости авиабилетов и чистой экономии затрат, вы можете вычесть 50% расходов на питание, проживание и других связанных с бизнесом расходов, понесенных за дополнительную ночь. Это связано с тем, что деловая цель проживания заключается в сокращении транспортных расходов.
КОГДА БИЗНЕС ПРИВОДИТ ВАС ЗА ГРАНИЦУ
Когда пункт назначения находится на чужом берегу, вы должны распределять свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы тратите на бизнес и личную деятельность.Однако при поездках за границу из этого правила действуют несколько исключений.
Во-первых, вам не нужно соблюдать правило распределения, если вы находились за пределами страны в течение семи или менее дней (не считая дня, когда вы покинули США, но считая день вашего возвращения в США). Это означает, что вы можете прилететь в Лондон на четырехдневную встречу и осмотреть достопримечательности в течение двух дней, а ваши командировочные расходы вычитаются.
Правило распределения также не применяется, если вы находились за пределами США более недели, но потратили менее 25% своего времени на некоммерческую деятельность.(В этом случае и день вашего отъезда, и день вашего возвращения считаются рабочими днями.) Кроме того, вы освобождаетесь от требования распределения, если у вас не было существенного контроля над организацией поездки.
Если вы не соответствуете этим требованиям, налоговое законодательство требует, чтобы вы распределяли свои командировочные расходы между вашей деловой и личной деятельностью для определения суммы вычета.
КОГДА СЕМЬЯ ПРИСОЕДИНЯЕТСЯ К ВАМ
Упакуйте семью в машину для деловой поездки / отпуска, и вы можете вычесть общую стоимость поездки туда и обратно.Налоговое законодательство признает, что вы понесли бы те же расходы, если бы путешествовали один, и, следовательно, разрешает вычет.
Если вы летите в пункт назначения, вычетом подлежит только ваш авиабилет. Когда вы делите номер в отеле с членами семьи, вы можете вычесть сумму, которую вы заплатили бы за одноместный, а не за двухместный номер. Обычно это более половины стоимости. Например, если отель взимает 160 долларов за двухместный номер и 140 долларов за одноместный, вы можете вычесть 140 долларов за одинарный тариф, а не половину двойного тарифа (80 долларов).Обязательно попросите отель указать единую ставку в вашем счете.
УЧЕТ КЛЮЧ
Имейте в виду, что IRS уделяет пристальное внимание вычетам, требуемым для деловых поездок. CPAs рекомендуют вам вести журнал для обоснования вашей деловой активности. Укажите даты отъезда и возвращения, количество дней, проведенных в командировке, и причину поездки. Вы также можете проконсультироваться с CPA перед поездкой, чтобы определить ваше право на определенные вычеты.
Можно ли вычесть деловую поездку, если она совмещена с отпуском? | Weaver
В это время года многие думают о летних каникулах. Если вы путешествуете по делам, сочетание деловой поездки с отпуском, чтобы компенсировать часть расходов за счет налогового вычета, может показаться привлекательным. Но действуйте осторожно, иначе вы не сможете получить ожидаемый вычет.
Общие правила
Командировочные расходы потенциально подлежат вычету, если поездка находится в пределах Соединенных Штатов, а расходы являются «обычными и необходимыми» и напрямую связаны с бизнесом.(Транспортные расходы за границу также могут вычитаться, но применяются более строгие правила, чем обсуждаемые здесь.)
В настоящее время владельцы бизнеса и самозанятые потенциально имеют право вычитать командировочные расходы. В соответствии с Законом о сокращении налогов и занятости сотрудников больше не могут вычитать такие расходы. Потенциальные вычеты, обсуждаемые ниже, предполагают, что вы являетесь владельцем бизнеса или работаете не по найму.
Бизнес против удовольствия
Транспортные расходы до места вашей деловой активности и обратно могут вычитаться на 100%, если основная причина поездки — деловая, а не развлекательная.Но если отпуск является основной причиной вашего путешествия, как правило, нет. этих расходов не подлежат вычету.
Количество дней, потраченных на работу по сравнению с отдыхом, является ключевым фактором при определении того, является ли основной причиной внутренних поездок бизнес:
- Дни в пути считаются рабочими, как и выходные и праздничные дни — , если приходится на дни, посвященные работе, и возвращаться домой было бы непрактично.
- Дни ожидания (дни, когда необходимо ваше физическое присутствие) также считаются рабочими днями, даже если вас не вызывают на работу в эти дни.
- Любой другой день, в основном посвященный деловой активности в обычное рабочее время, также считается рабочим днем.
У вас должна быть возможность заявить, что бизнес был основной причиной поездки по стране, если рабочие дни превышают личные дни.
Собственные расходы
Какие транспортные расходы вы можете вычесть? Проезд в аэропорт отправления и обратно, авиабилеты, плата за багаж, советы, такси и т. Д. Также учитываются расходы на поездку по железной дороге или вождение вашего личного автомобиля.
По прибытии в пункт назначения ваши наличные расходы в рабочие дни полностью вычитаются. Примеры этих расходов включают проживание, питание (с учетом правила отказа в размере 50%), сборы за семинары и конференции, а также проезд в такси. Расходы за личные дни не подлежат вычету.
Имейте в виду, что вычетом подлежат только расходы на себя. Вы не можете вычесть расходы на членов семьи, путешествующих с вами, за исключением случаев, когда они являются сотрудниками вашего предприятия и путешествуют с добросовестной деловой целью.
Обоснование критично
Обязательно соберите доказательства делового характера вашей поездки и храните их в налоговой отчетности. Например, если ваша поездка направлена на встречи с клиентами, запишите все в свой ежедневник и скопируйте страницы для своего налогового файла. Если вы посещаете собрание или семинар, сохраняйте программу и делайте заметки, чтобы показать, что вы посещали занятия. Вы также должны надлежащим образом обосновать все вычитаемые вами расходы.
К вычету командировочных расходов применяются дополнительные правила и ограничения.Свяжитесь с нами, если у вас возникнут вопросы.
© 2018
Командировочные расходы, оплачиваемые работодателями
Командировочные расходы — это расходы, которые сотрудник несет во время командировок компании. Бизнес компании может включать, например, конференции, выставки, деловые встречи, встречи с клиентами, ярмарки вакансий, тренинги и коммерческие звонки.
Расходы могут включать проживание, компенсацию личного пробега на автомобиле, перелеты, наземный транспорт, чаевые посыльным, питание, чаевые официантам, обслуживание номеров и другие непредвиденные расходы, с которыми сотрудник может столкнуться в дороге.
Расходы, которые возмещает организация, указаны в политике компании в отношении деловых поездок. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что такие различные расходы, как химчистка и абонемент в тренажерный зал, могут быть покрыты сотрудникам, находящимся в длительных поездках, в дополнение к ожидаемым транспортным расходам, проживанию и питанию.
Командировочные расходы сотрудников, работающих по долгосрочным контрактам
При использовании долгосрочного жилья для путешествующих сотрудников многие работодатели также предоставляют возможности для посещения семьей сотрудника, когда сотрудник находится в длительных поездках по делам.Когда сотрудника направляют в другую компанию на временной основе, работодатели иногда оплачивают посещение семьи сотрудника через определенные промежутки времени. Это предохраняет бремя удаленной работы от неблагоприятных последствий для семейных отношений.
Работодатели стремятся предоставить выгодные варианты для сотрудников, которые находятся вдали от дома и семьи в течение длительных периодов времени. Вам необходимо воспользоваться любыми привилегиями на поездки, которые предлагает ваш работодатель, чтобы укрепить моральный дух и преданность сотрудников.
Развлечение клиентов на конференциях, торговых звонках и посещениях объектов — это еще один возмещаемый расход, но знайте политику своей компании, чтобы не превышать лимитов, установленных на расходы на развлечения. Например, компании часто устанавливают ограничение на то, что вы можете потратить на то, чтобы пригласить клиента на обед.
Также ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении начисления миль авиакомпаний. Различается. Некоторые компании позволяют сотрудникам накапливать авиационные мили, которые они затем могут использовать для личных семейных поездок.У других накапливается банк путевых миль, которые они используют для покрытия дополнительных деловых поездок сотрудников. Опять же, очень важно знать политику вашей компании.
Как работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников?
Обычно организации оплачивают командировочные расходы сотрудников этими тремя способами.
Корпоративные кредитные карты
Кредитные карты выдаются сотрудникам, которым приходится часто путешествовать по делам. Сотрудники могут взимать большую часть расходов, которые они несут в командировке, с кредитной карты компании.Для возмещения непредвиденных расходов, таких как чаевые и фаст-фуд, сотрудники должны будут заполнить отчет о расходах по возвращении из поездки.
Платежные карты удобны для сотрудников, поскольку им не нужно привозить наличные для оплаты деловых расходов до возмещения расходов. Тем не менее, узнайте о политике вашей компании; вам все равно может потребоваться сдать квитанции и другую подтверждающую документацию, даже если вы списываете эти расходы с кредитной карты.
наличными:
Организации, не имеющие кредитных карт компании, требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет о возмещении расходов по каждой статье, пока сотрудник находится в разъездах.Обычно они требуют квитанций и некоторого уровня обоснования каждого расхода.
Лишь изредка организация просила сотрудников заплатить за дорогостоящие вещи, такие как авиабилеты, и добиваться возмещения позже. Заказ на покупку компании или кредитная карта компании позволят оплатить крупные расходы авансом. Но сотрудники часто вынуждены оплачивать повседневные командировочные расходы наличными из своего кармана, которые позже возмещаются.
Суточные
Суточные — это суточные в размере определенной суммы денег, которые выдается сотруднику для покрытия всех расходов.Сотрудник несет ответственность за разумный выбор командировочных расходов в рамках параметров суммы денег, которые ему или ей выделяются ежедневно.
Некоторые компании платят напрямую за транспорт и жилье, но выплачивают командировочным сотрудникам суточные на все другие расходы, включая питание и наземный транспорт. Известно, что сотрудники недооценивают расходы, чтобы удержать лишние деньги из суточных. Компании обычно позволяют это.
Знайте политику своего работодателя в отношении командировочных расходов
Сотрудникам, которые путешествуют по делам, рекомендуется быть в курсе политики компании в отношении командировок и затрат, покрываемых для возмещения расходов.Расходы, выходящие за рамки политики, обычно не возмещаются и не покрываются.
Квитанции требуются большинству компаний, за исключением тех, которые выплачивают суточные. У вашей компании также, вероятно, есть форма, которую, как они ожидают, сотрудники будут использовать для возврата командировочных расходов.
Чтобы не упустить возмещаемые расходы, сотрудникам часто дается крайний срок, к которому они должны подать отчет о расходах и сдать соответствующие квитанции. У финансового отдела есть инструкции, которые помогут ему оставаться в курсе.
Если у вас есть вопросы о том, что составляет соответствующие командировочные расходы в вашей организации, обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Вы же не хотите тратить деньги и получать сюрприз позже.
Работодатели используют командировки в качестве поощрения сотрудников
Некоторые работодатели начали использовать командировки в качестве стимула для сотрудников. Когда сотрудники вознаграждаются поездками от своей компании за достижение цели, поощрительные поездки повышают как лояльность сотрудников, так и вовлеченность на рабочем месте.