Образец график работы работника: Образец графика работы 2020 и 2021

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Индивидуальный график работы сотрудника (образец)

В трудовом законодательстве понятие «индивидуальный график работы» отсутствует, но это не означает, что работодатель не может установить для сотрудника режим работы, отличный от режима остальных работников. Что нужно учесть, составляя индивидуальный график работы сотрудника, расскажем далее.

Когда может применяться индивидуальный график

Индивидуальный график, как правило, обусловлен личными или семейными обстоятельствами, когда работник не может трудиться в стандартном режиме. Инициатором установления особого графика зачастую является сам работник, и если работодатель согласен, стороны договариваются об индивидуальном распорядке рабочего дня.

Закон позволяет работодателю самостоятельно определять ситуации, в которых допустимо применение индивидуального режима работы. Такой рабочий график может определяться, например, для внешних совместителей, или для должностей, которые не требуют постоянного нахождения сотрудника в офисе (курьеры, уборщицы, и т.п.). В любом случае его введение является изменением условий труда, поэтому он должен быть согласован сторонами трудовых отношений и зафиксирован в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуации, в которых можно установить индивидуальный режим работы, весьма разнообразны, например:

Работник учится на дневном отделении ВУЗа, в связи с чем может присутствовать на работе только во второй половине дня. В этом случае его индивидуальный график работы будет учитывать график учебный, при этом можно установить неполное рабочее время.

Личные обстоятельства не позволяют сотруднику находиться на работе ежедневно или в общеустановленные часы. Его индивидуальный график может предусматривать неполную рабочую неделю, либо гибкий режим работы. При гибком графике (когда время начала и окончания рабочего дня для работника четко не установлено), для учета отработанных часов следует предусмотреть возможность фиксации времени его прихода на работу и ухода (например, в специальном журнале или с помощью электронного пропуска).

В ряде случаев работодатель обязан выполнить пожелание работника об установлении ему индивидуального режима работы наряду с неполным рабочем временем. Это касается (ст. 93 ТК РФ): одного из родителей ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), лиц, ухаживающих за больными родственниками (при наличии соответствующего медзаключения), беременных женщин. При этом их индивидуальный график должен учитывать условия производственного процесса у конкретного работодателя.

Так, индивидуальный график работы сотрудника, имеющего детей до 14 лет, может включать неполное рабочее время (например, 6 часов в день) и режим работы в удобные работнику часы (например, с 10-00 ч до 16-00 ч.).

Читайте также: Табель учета рабочего времени

Оформление индивидуального графика

Индивидуальный режим может быть установлен работнику на любом этапе:

при заключении трудового договора – индивидуальный график отражается в договоре, при этом его условия следует привести и в приказе о приеме на работу;
когда работник уже трудится (независимо от длительности отношений с работодателем) – в этом случае индивидуальный режим работы устанавливают на основании заявления работника и фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

График, действующий лишь для конкретного сотрудника, может устанавливаться как на определенный срок, так и на неограниченный период.

Как можно отразить в трудовом договоре индивидуальный график работы сотрудника? Образец примерных формулировок может быть следующим:

При неполном рабочем дне — «Работнику устанавливается неполный рабочий день со следующим графиком работы: понедельник-четверг – время работы с 14-00 ч. до 18-00 ч., пятница – время работы с 12-00 ч до 16-00 ч. Выходные дни — суббота, воскресенье».
При неполной рабочей неделе — «Работнику устанавливается неполная рабочая неделя и индивидуальный график работы: рабочие дни – понедельник — четверг, время работы с 10-30 ч. до 19-00 ч., перерыв на обед с 14-00 до 14-30 ч.; выходные дни – пятница, суббота, воскресенье».
При гибком графике – «Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: рабочие дни – понедельник – пятница; время обязательного присутствия на рабочем месте – ежедневно с 14-00 ч. до 16-00 ч.; время начала и окончания работы – на усмотрение работника; общее время работы – 8 часов в день. Время обеденного перерыва составляет 45 мин. и в продолжительность рабочего времени не включается. Выходные дни – суббота, воскресенье».

образец заполнения с учетом специфики деятельности предприятия

Напряженный ритм современной жизни требует, чтобы многие производства работали круглосуточно. С необходимостью перевода работы с односменного варианта на двухсменный и даже трехсменный часто сталкиваются и небольшие фирмы, когда выполнение важного заказа требует оптимизации рабочего времени. Однако не всегда составленный график отвечает всем требованиям законодательства. Как составить образец графика работы, вы узнаете в данной статье.

График работы: требования нормативной базы

Как известно, право на труд является основным из прав граждан государства. И как неотъемлемая часть прав и свобод гражданина, независимо от его положения и статуса, это право охраняется государством. Но это только с одной стороны.

Нормы права, регулирующие составление графика работы

С другой стороны, работник в процессе реализации этого права часто сталкивается с ситуацией, когда предлагаемая работа имеет свои специфические характеристики, например, необходимость работы в две смены или переход на трехсменную систему, или даже круглосуточный режим работы. Такой вариант, как правило, предлагается во время начала правовых отношений между работодателем и наемным работником в виде подписания трудового договора.

В дальнейшем в процессе исполнения служебных обязанностей работник и работодатель используют для урегулирования всех вопросов, связанных с учетом рабочего времени, прядка смен и графика работы существующее на сегодняшний день законодательство, в котором прописывается в том числе варианты рабочего времени.

В число законодательных актов, регулирующих распределение рабочего времени, специфику посменной работы, а также условий отдыха прежде всего следует отнести Трудовой кодекс. В статьях этого сборника законов определяются все основные моменты, связанные с составлением графика работы.

Однако, сам кодекс не раскрывает такие специфические моменты, как другие права граждан и способы их реализации. Здесь нужно указать, что граждане могут обладать особыми правами и статусом, который государством не внесен в Трудовой кодекс, но при этом работник имеет гарантированную льготу или преимущество. К этим документам относятся законодательные акты, регулирующие работу:

несовершеннолетних граждан;
граждан, имеющих различные степени инвалидности;
тех, кто совмещает работу и учебу;
матерей, воспитывающих детей в неполных семьях;
женщин в период беременности;
работников, имеющих статус ветеранов труда;
работников, задействованных на вредных и тяжелых производствах;
работников, работающих вахтовым методом.

Отраслевые коллективные договоры, в которых на основании законодательства и прописывается все моменты, связанные с режимами и графиками работы, также определяют нормативы рабочего времени.

Режимы работы

Понятие режима работы введено Трудовым кодексом. Это понятие раскрывает основные виды графиков производственной деятельности персонала в процессе трудового времени, которые могут быть установлены администрацией предприятия, при этом они нисколько не противоречат законодательству.

Режимы работы: ненормированный рабочий день

Такой компромисс, как выбор режима рабочего времени, позволяет создать для персонала наиболее комфортные условия производственной деятельности, а работодателю — обеспечить максимальное задействование трудящихся в производстве.

Согласно Трудовому кодексу в коллективном трудовом договоре между коллективом и работодателем могут быть учтены и реализованы на практике следующие варианты режима работы:

Односменный или обычный режим работы.
Режим, при котором рабочий день может быть ненормированный — режим ненормированного рабочего времени.
Режим, при котором учитываются все пожелания работника и для которого устанавливается гибкий режим рабочего времени.
Вариант, при котором производственные задания выполняются несколькими сменами работников в период определенной части суток или круглосуточно — сменный режим работы.
Режим вахтовой работы.
Вариант, при котором рабочее время дробится на несколько отрезков — режим дробленого рабочего дня.

Обычный режим характеризуется работой в дневное время во время полной загрузки 5 или 6 дней в неделю. Для такого режима работы устанавливается рабочая неделя с выходным или двумя выходными и нормативное количество рабочих часов.

Для такой односменной работы кроме основного режима рабочего времени возможно привлечение персонала и в дополнительное время — сверхурочные часы, которые при острой необходимости производства по решению работодателя отрабатываются работниками.

Ненормированный режим работы в основном применяется к управленческому персоналу и предусматривает выполнение как своих непосредственных обязанностей, так и обязанностей, делегированных им руководством в плане контрольно-ревизионных поручений.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает организацию трудовой деятельности с учетом интересов и запросов работника. Правда, это не означает что нормативное количество рабочего времени при этом не будет выполнено. Работник хоть и имеет право при этом графике самостоятельно изменять начало и конец работы, но норму часов обязательно должен выполнить.

Сменная работа включает в себя организацию производственного процесса таким образом, чтобы максимально эффективно задействовать все производственные мощности и трудовые ресурсы для выполнения производственных задач. Сменная работа обычно объявляется на какой-то период. Особенностью нормирования этого вида режима выступает обязательное соблюдение установленной законодательством нормы времени для 5- или 6-дневной рабочей недели.

Кроме этого, для сменного режима разрабатывается график, когда работники выполняют производственные задания, чередуясь между собой и переходя из смены в смену.

Необходимость введения сменного графика

Урегулирование вопроса переводом работника в смены закреплено в ст.103 Трудового кодекса. Согласно документу, делать это возможно при возникновении объективных обстоятельств, сложившихся на производстве:

если технологический режим производства не укладывается в одну смену;
существует необходимость увеличить нагрузку на оборудование с целью его более рационального использования.

Когда введение сменного графика — это необходимость

Принцип сменного графика работы предусматривает задействование на выполнении одних и тех же производственных заданий групп персонала на протяжении нормального по продолжительности времени работы. Таким образом, составляя документ, необходимо учитывать прежде всего потребности производства в выполнении наиболее важных процессов.

Разбивка рабочего времени по сменам и составление сменного графика работы относится к компетенции администрации предприятия и не требует согласования с другими органами, это прямая обязанность работодателя. Все этапы составления, согласования и утверждения графика, должны быть сделаны заблаговременно, чтобы к моменту введения в действие документа все технологические процессы были переведены в нужный режим, а персонал получил уведомление о переходе на посменную работу.

Согласно законодательству, согласование графика, его целесообразности и привлечения дополнительного персонала для работы посменно обязательно должно пройти в представительном органе рабочих предприятия. Кроме этого, вопросы, которые могут касаться сменной модели работы, должны быть отражены в коллективном договоре. При отсутствии такого органа сменный график обязательно доводится до всего персонала в виде нормативного акта предприятия, утвержденного администрацией.

Порядок оформления

График работы, в каком бы виде он ни был составлен, является официальным документом, а значит на него распространяются все требования, связанные с порядком оформления документов.

Опытные кадровики и бухгалтера требуют, чтобы график был оформлен с обязательным выполнением их требований, особенно это касается учета ночных работ, дополнительных работ, переработки во время выходных и праздничных дней. Но это касается финального варианта документа с отображением всего персонала, задействованного на производстве, тех кто трудится посменно во время сдачи его для начисления зарплаты.

Предварительно график составляется с учетом всех возможных требований и условий производства, связанных с необходимостью задействования оборудования и персонала. Разработка подобного документа должна учитывать в первую очередь возможность выполнения плана-задания на имеющемся оборудовании персоналом без возможных производственных аварий.

В график обязательно должны быть включены все обязательные производственные процессы, в том числе и техническое обслуживание оборудования. Просто привлечение для работы в 2-3 смены персонала без полной загрузки оборудования смысла не имеет, тем более что по условиям оплаты работа в ночные смены и выходные оплачивается в большем размере.

Составление графика на период или утверждение решения о переходе на постоянный сменный режим должно учитывать нормативные показатели рабочего времени для каждой профессии, индивидуальные качества работников и в итоге не должно влиять на годовой баланс трудового времени.

Для предприятий, загрузка которых меняется в зависимости от поступающих заказов и не требующих предельно жесткого технологического ритма процесса производства, возможен вариант временного введения сменного режима работы. В таком случае обязательно рассчитывается, чтобы был баланс рабочего времени.

И как выход, возможно привлечение персонала на сверхурочные работы вместо введения полноценной второй смены. Законодательство при этом допускает, что работник будет занят на работе дополнительные 4 часа с соответствующими условиями оплаты.

Но в то же время привлечение персонала на подобные мероприятия нельзя делать 2 дня подряд. Проводя расчет графика, включая в него сверхурочные часы, руководителю нужно ориентироваться и в годовой норме этого вида работ. Она составляет не больше 120 часов в год на одного сотрудника.

О суммированном учете рабочего времени смотрите этот видеоматериал:

При составлении документа нужно учитывать:

Факторы, влияющие на условия работы — закрепленные законодательством условия труда по профессии и спискам вредности производства.
Наличие у сотрудников индивидуальных льгот, подтвержденных соответствующими документами.
Гарантии, которые защищены законодательством относительно условий труда — продолжительность трудового времени во время смены, количество перерывов в работе, времени, необходимого для отдыха во время рабочей смены и для приема пищи.
Время для междусменного отдыха.
Порядок перехода в другие смены и смена рабочего графика.

Образец, как составить график работы

Планирование производства сталкивается с необходимостью рационального распределения ресурсов, в том числе и персонала. Одним из вариантов наглядного отображения такого распределения выступают графики работы или графики сменности.

По сути, график сменности — это расписание, обозначающее, когда работник должен выходить на работу и когда ее заканчивать, исходя из того, в какую смену ему пришлось трудиться. Удобство сменного графика как отчетного документа заключается в том, что по нему очень легко получить всю информацию, касающуюся участия каждого в общем результате работы.

При планировании сменного режима учитывается и такой фактор, как порядок чередования смен. Для персонала, привлекаемого к работе посменно, обычно применяется два вида чередования смен:

Прямой — когда смены меняются в порядке возрастания.
Обратный — замены рабочих смен в обратном порядке из первой в третью, из третьей во вторую.

Правила составления графика работы

Алгоритм составления сменного расписания заключается в распределении ресурсов предприятия таким образом, чтобы максимально эффективно использовать и промышленное оборудование, и работников для выполнения поставленных задач.

Специального бланка графика смен в законодательстве сегодня не предусмотрено, поэтому в большинстве случаев это результат работы управленческого персонала, но здесь существенную помощь могут оказать современные компьютерные технологии планирования.

При составлении сменного графика работы вручную берется во внимание:

временной период, на который составляется график;
минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
какой порядок выхода работников для работы;
длительность по времени каждой рабочей смены, четкое определение времени начала работы и окончания;
обязательные перерывы во время смены, как технологические, так и вызванные условиями охраны труда работников — на обед, на отдых;
режим ежедневного отдыха между сменами;
обязательный еженедельный отдых для работников;
определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

Для составления графика на сегодняшний день используются как новые документы и методические рекомендации, так и те, что были разработаны еще в период Советского Союза, например, метод рекомендованный Госкомтруда СССР 1988 года.

Введение в действие

Процесс перевода предприятия на посменную работу, кроме технологического имеет еще и управленческие аспекты, которые важно учитывать как в процессе составления документа, так и на протяжении введения его в действие. Сменный график, по сути, — это только один из документов, который разрабатывается на предприятии. Кроме него, необходимо разработать и внедрить целую систему работы, охватывающую буквально все стороны жизнедеятельности предприятия.

Введение в действие сменного графика работы начинается с момента разработки и согласования его проекта со всеми подразделениями, участвующими в производственном цикле. Отдельно график согласовывается с представительным органом работников предприятия.

На завершающем этапе он подписывается ответственным за разработку должностным лицом и утверждается руководителем предприятия, сам график может быть узаконен как приложение к приказу по предприятию о смене режима работы.

После подписания соответствующего распоряжения и до введения его в действие не позднее чем за 1 месяц график должен быть доведен под подпись всем работникам предприятия.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как составить сменный и скользящий график работы на месяц и на неделю

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов. Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

40 часовой;
36 часовой;
30 часовой;
24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

на режиме работы (времени функционирования предприятия;
на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) – это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Например. Детский сад работает по 12-часовому режиму – с 7.00 до 19.00. Педагоги детского сада должны начать свой день в 6.50, завершить в 19.10. Время работы педагогов не дублирует работу дошкольной организации. Соблюдение требований законодательство неукоснительно выполняется: т.е. время выполнения трудовых обязанностей педагогом (8 часов, 7,2 часа) выполняется строго. Отдельный работник обязан выполнять часовую норму, установленную для его рабочего места.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах – 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.
Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Табличный график работы

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

табличный;
программный;
диаграммный.

Диаграммный график работы

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.
График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

Статья была полезна?

5,00 (оценок: 1)

Как пишется заявление на изменение графика работы? Образец и правила заполнения

Юридическая консультация > Административное право > Оформление документов > Как пишется заявление на изменение графика работы? Образец и правила заполнения

Отношения между работником и работодателем регулируются правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или трудовым договором, если условия труда данного работника отличаются от всех остальных сотрудников данной организации.

Если возникла необходимость изменить график рабочего времени, нужно знать, как правильно оформить эти изменения в зависимости от того, в каком документе прописан график.

Изменение рабочего графика по инициативе работника

Заявление на изменение графика работы — первый шаг

Если по семейным обстоятельствам или другим причинам возникла необходимость изменить график работы, сотрудник может попросить об этом руководство с помощью заявления.

Оно рассматривается, после чего руководитель структурного подразделения примет решение о согласии или об отказе. Причин для изменения графика может быть множество:

Смена места жительства, в результате чего работнику стало труднее добираться до работы.
Появление ребенка в семье. Если работница выходит из декрета, она может договориться с руководством о новых условиях труда.
Изменение материального положения, из-за чего приходится искать подработки и т. д.

Изменение графика возможно, если для работодателя важно не время присутствия на рабочем месте, а результат труда.

Для документального оформления новых условий работник пишет заявление на изменение графика работы, образец включает следующую информацию:

В шапке документа указываются данные руководителя организации, а также ФИО и должность сотрудника. Указывается название структурного подразделения (если оно есть).
После названия документа работник вписывает формулировку: «Прошу изменить режим моего рабочего времени» и указывает прежний и новый режим. Например, 5-дневная неделя продолжительностью 40 часов меняется на неполную 5-дневную неделю с общей продолжительностью работы 30 часов с сокращением рабочего дня до 6 часов. Указывается причина изменения графика.
Необязательно расписывать ее подробно, обычно сотрудник пишет «По семейным обстоятельствам» или «В связи с изменением места жительства» и т. д. Подробные причины можно изложить непосредственному начальству устно. Указывается характер изменения графика – временный или постоянный. Если оно является временным, нужно указать срок изменения времени работы.
Ставится подпись с расшифровкой и дата заполнения заявления.
Ниже пишут слово «Согласовано» и указывают данные начальника подразделения, который согласует новые условия труда.
Если у работодателя нет возражений, заявление согласуется, данные передаются в кадровую службу и в бухгалтерию.
После этого с работником оформляется дополнительное соглашение, с указанием нового рабочего времени.

Изменение рабочего графика по инициативе работодателя

Заявление на изменение графика работы: образец

Иногда возникает необходимость поменять рабочий график сотрудников одного подразделения или всего предприятия. К примеру, производство переводится на круглосуточный режим, и необходимо ввести новые смены, или часть сотрудников нужно перевести на работу сутки через трое. Естественно, такие условия могут не понравиться части работников, и нужно правильно оформить документы о переводе на новый график или увольнении, чтобы избежать взаимных претензий.

По ТК РФ, работодатель обязан уведомить сотрудников об изменении рабочего графика минимум за 2 месяца. Можно оформить коллективное уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись или разослать персональные уведомления для каждого сотрудника с указанием его нового графика. Если кто-то отказывается ставить подпись под уведомлением, об этом составляется акт.

Персональные уведомления составляются в двух экземплярах, причем на том, что остается у работодателя, обязательно ставится отметка о вручении с подписью работника. Эта мера предосторожности позволяет избежать претензий о несвоевременном уведомлении сотрудников о переводе на новый график.

В любом случае работодатель не имеет права принуждать сотрудников работать по новому графику. К его разработке необходимо привлекать представителей профсоюза, если он есть на предприятии. Все изменения в правилах трудового распорядка должны быть согласованы с руководителем профсоюза или другого органа, представляющего интересы работников в организации.

Работодатель издает приказ о переводе на новый график. Если работник согласен, он либо ставит свою подпись в приказе с подтверждением согласия, либо пишет заявление на имя руководства. После этого в двух экземплярах оформляется дополнительное соглашение с новым графиком: один остается работодателю, второй – работнику.

Можно ли уволить сотрудника при отказе?

Изменение графика работы — не повод для увольнения!

Если работник не согласен на новые условия труда, работодатель обязуется предложить ему все имеющиеся на предприятии вакансии, соответствующие его квалификации. Вакантные должности необходимо предлагать только в письменной форме, все они должны находиться в данной местности.

Если сотрудника не устраивает ни одна из предложенных вакансий, и он не согласен работать по новому графику, его можно уволить по ст. 77 ТК РФ (отказ работника от должности в связи с изменениями в трудовом договоре). В этом случае предприятие обязуется выплатить ему выходное пособие в размере двухнедельного заработка.

Важно: предлагать нужно в том числе нижестоящие должности, без этого увольнение будет признано незаконным, и суд обяжет восстановить сотрудника на рабочем месте.

При правильном оформлении документации перевод части сотрудников или всего коллектива на новый график пройдет без проблем и взаимных претензий работодателя и сотрудников.

Чтобы узнать, как оформить режим рабочего времени сотрудников, посмотрите видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ВКонтакте

Класс

Руководство по шаблонам графиков сотрудников (примеры включены)

Расписания сотрудников содержат письменные записи для справки как для сотрудников, так и для их руководителей. Они являются жизненно важным аспектом инфраструктуры производительности бизнеса. Для удобства многие компании используют шаблон расписания сотрудников для определения часов и смен. В этой статье мы объясняем, что такое шаблон расписания сотрудников, как создать шаблон расписания сотрудников, пример шаблона расписания сотрудников и ответы на часто задаваемые вопросы о шаблонах расписаний сотрудников.

Связано: Планирование сотрудников: как составить график работы для вашей команды

Что такое шаблон графика сотрудников?

Шаблон расписания сотрудников — это календарь, в котором перечислены все сотрудники и часы, на которые они должны работать. Шаблоны расписания сотрудников можно легко заполнить, чтобы все сотрудники знали свое ожидаемое рабочее время. График работы сотрудников помогает всем членам организации оставаться организованными и обеспечивать соблюдение всех смен.

Существует множество типов шаблонов графиков сотрудников, соответствующих различным предприятиям и отраслям. Некоторые из них организованы по времени, например, еженедельные, двухнедельные или ежемесячные графики, в то время как другие включают оценку оплаты на основе рабочих часов для каждого сотрудника. Тип шаблона, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, будет зависеть от потребностей ваших сотрудников.

Связано: Как составить ежедневный график работы

Как создать шаблон расписания сотрудников

Создайте пустую электронную таблицу.
Вставить заголовки столбцов.
Введите имена сотрудников.
Определите время работы.
Сохранить как новый документ.
Поделитесь графиком.

1. Создайте пустую электронную таблицу

Начните с открытия новой электронной таблицы на вашем компьютере. Назовите его «Шаблон расписания сотрудников». Сохраните новую таблицу.

2. Вставьте заголовки столбцов

Первым заголовком столбца будет «Сотрудник». Следующие заголовки столбцов будут рабочими днями, которые необходимо заполнить.Если вы создаете недельное расписание, включите рабочие дни недели (с датами) в заголовки столбцов. Добавьте, если вы составляете расписание на две недели или месяц. Некоторые шаблоны включают заголовок «Общее количество часов» в последнем столбце, а некоторые также подсчитывают оплату. Вы можете включить эти элементы, если они будут полезны вашим сотрудникам.

3. Введите имена сотрудников

Имена сотрудников будут заполнены в первом столбце под заголовком «Сотрудник». Напишите имена в алфавитном порядке, чтобы ваши сотрудники могли легко находить их имена.

4. Определите время работы

Заполните остальные столбцы соответствующими сменами. Включите либо название смены, либо конкретные часы, в которые человек должен работать. Подсчитайте количество назначенных часов и заполните столбец «Общее количество часов», если вы включили его в шаблон расписания вашего сотрудника.

5. Сохранить как новый документ

После заполнения шаблона расписания сотрудников сохраните электронную таблицу как новый документ.Таким образом, ваш шаблон будет доступен для следующего раунда планирования, сохраняя при этом записи о прошлых графиках сотрудников.

6. Поделитесь расписанием

Многие компании размещают расписание где-нибудь на рабочем месте, а также делятся им в цифровом виде. Определите, что лучше всего работает для ваших сотрудников, и убедитесь, что все они имеют легкий доступ к расписанию сотрудников. Предупредите их, когда он будет опубликован, чтобы они знали, что нужно его проверить.

Связано: 10 идей для повышения вовлеченности сотрудников

Примеры

Вот несколько примеров расписаний, которые вы можете использовать при создании собственного:

Еженедельное расписание сотрудников

	Воскресенье	Понедельник	вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота
Сотрудник	1/1	1/2	1/3	1/4	1/5	1/6	1/7
Алексей	10-6	10-6	10-6	10-6	10-6
Эллисон	12-8	12-8	12-8
Бретань		10-6	10-6	10-6	10-6		10-6
Дэнни	12-8		12-8	12-8	12-8
Элеонора		12-8				12-8
Фонда	10-6		10-6	10-6		10-6	10-6
Гэри		12-8				12-8	12-8

### Еженедельный график сотрудников с общим количеством часов

	Воскресенье	Понедельник	вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Часы
Сотрудник	1/1	1/2	1/3	1/4	1/5	1/6	1/7
Алексей	10-6	10-6	10-6	10-6	10-6			40
Эллисон	12-8	12-8	12-8					24
Бретань		10-6	10-6	10-6	10-6		10-6	40
Дэнни	12-8		12-8	12-8	12-8			32
Элеонора		12-8				12-8		16
Фонда	10-6		10-6	10-6		10-6	10-6	40
Гэри		12-8				12-8	12-8	24
Всего часов								216

### Еженедельный график сотрудников со сменами

	Воскресенье	Понедельник	вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота
Сотрудник	1/1	1/2	1/3	1/4	1/5	1/6	1/7
Алексей	Первая	Первая	Первая	Третий	Третий
Эллисон	Второй	Второй	Второй		Второй	Второй
Бретань		Третий	Третий	Третий	Третий		Третий
Дэнни	Второй		Второй	Первая	Второй	Первая
Элеонора		Третий	Третий	Первая		Первая	Третий
Фонда	Первая		Второй	Второй		Второй	Первая
Гэри		Третий	Первая		Первая	Первая	Первая

Часто задаваемые вопросы

Вот несколько часто задаваемых вопросов о шаблонах расписания сотрудников:

Как узнать, какой тип шаблона нужен моему бизнесу?
Что такое график 4 2?
Какие бывают типы графиков работы?
Могу ли я автоматизировать свой шаблон?

Как узнать, какой тип шаблона нужен моему бизнесу?

Начните с определения того, какой тип шаблона удовлетворит потребности ваших сотрудников.Решите, следует ли вам планировать краткосрочное (по одной неделе за раз) или долгосрочное (по месяцам). Спросите своих сотрудников, не хотят ли они увидеть общее количество часов в неделю. Узнайте, хотят ли ваши сотрудники, чтобы их зарплата рассчитывалась по графику сотрудников. Получив эту информацию, выполните следующие действия для создания шаблона расписания сотрудников для конкретного предприятия:

Создайте пустую электронную таблицу.
Вставить заголовки столбцов.
Введите имена сотрудников.
Определите время работы.
Сохранить как новый документ.
Поделитесь графиком.

Что такое график 4-2?

График 4-2 — это график, используемый для сменной работы, при которой четыре бригады работают 12-часовыми сменами.

Какие существуют типы графиков работы?

Есть много типов графиков работы. Некоторые из них включают полный рабочий день, неполный рабочий день, гибкую смену, фиксированный график и смены по очереди. Все это можно проиллюстрировать на шаблоне расписания сотрудников.

Могу ли я автоматизировать свой шаблон?

Многие программы для работы с электронными таблицами позволяют создавать раскрывающиеся меню, чтобы сделать планирование более эффективным. Например, если ваши сотрудники работают в одну из трех смен, вы можете создать раскрывающееся меню для каждого дня с названиями трех смен, чтобы вы могли быстро щелкнуть и назначить, а не печатать.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры.К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худшего и использования лучших инструментов для работы. В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем приступить к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда во вторник запланировано несколько крупных заказов на вечеринки.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный рабочий график. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает ведущим, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хорош повар на своем рабочем месте, это не значит, что он умеет работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
Недостаточный или избыточный график сотрудников. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваших сотрудников счастливыми, обеспечивая при этом максимальную эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, пожалуй, самая основная часть создания рабочего графика. Настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватило на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

Имя сотрудника
Соответствующие навыки
Сертификаты
Статус полной или частичной занятости
Ограничения сверхурочной работы
Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в иначе важном сдвиге, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Сочетание одних из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность при любых сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод общения в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, в котором используется эта технология всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

Составить график и перенести личные обязательства
Торговые смены
Найти замену
Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — с облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения и запросы на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что относится к вашему бизнесу. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени в зависимости от конкретной ситуации, но вы всегда должны учитывать такие вещи, как трудовой стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (выслугу лет и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, поддерживает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

Рассмотрите возможность для начала назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на ваших сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ уменьшить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить столь же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам нужно будет найти кого-нибудь для работы.Это такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда мы и получаем поговорку: «Самые продуманные планы мышей и людей…», чтобы обозначить тот факт, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то все равно может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вам нужно. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с помощью программы, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на том, чтобы составить наилучшее возможное расписание.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управлять рестораном или любым другим бизнесом всегда будет нелегко.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

Бесплатные шаблоны расписания сотрудников Excel и инструкции

Использование бесплатных шаблонов расписаний сотрудников Excel экономит время, поскольку никому не нужно создавать их вручную. Работодатели могут выбирать из множества шаблонов в зависимости от своего рабочего времени и схемы расписания, например однодневный, еженедельный, круглосуточный и сменный.

Если вы хотите упростить планирование сотрудников, мы рекомендуем использовать самое популярное программное обеспечение для планирования, например Homebase. Его шаблоны помогут вам избежать сверхурочного расписания и упростят отслеживание доступности, свободного времени и настроек расписания вашей команды. Кроме того, как только вы составите свое расписание, вы можете повторять его еженедельно. Homebase предлагает план Free Forever для предприятий, работающих только в одном месте.

Посетить базу

Чтобы помочь вашим сотрудникам составить график, мы предоставили бесплатные шаблоны расписания сотрудников, которые вы можете загрузить и настроить.Каждый из них можно изменить с помощью базовых навыков работы с электронными таблицами, таких как добавление строк и столбцов или форматирование в Excel или Google Sheets.

1. Шаблон ежедневного расписания для составления расписания сотрудников

Используйте это ежедневное расписание, когда вам нужно распределить сотрудников по дням с конкретной информацией, которая им будет нужна каждый час или смену. Этот однодневный график отлично подходит для предприятий сферы обслуживания, которые назначают сотрудников на определенные виды работы в течение дня и хотят указать перерыв и время обеда.Чего в этом ежедневном расписании не хватает, так это способа показать сотрудникам, в какие дни они должны работать в течение всей недели; однако вы можете добавить в электронную таблицу отдельную вкладку для каждого дня.

Изменение шаблона ежедневного расписания сотрудников

Чтобы использовать этот шаблон ежедневного сотрудника, загрузите его копию. Затем вы можете ввести имена своих сотрудников и их роли. Затем вручную введите время начала и окончания каждого дня. Вы также можете указать, какую роль или работу они будут выполнять.Шаблон встроен в электронную таблицу, и вы можете вставить дополнительные строки, если вам нужно запланировать более десятка сотрудников.

2. Шаблон еженедельного расписания для стандартных рабочих недель

Используйте этот шаблон еженедельного расписания сотрудников, если у вас есть сотрудники, которые работают в обычное рабочее время, например, в магазине розничной торговли или обслуживания, который открыт пять, шесть или семь дней в неделю. Если ваша компания работает в субботу или воскресенье, вы можете указать эти часы. В противном случае для обычного расписания офисной команды вы можете удалить столбцы выходных дней.

Изменение шаблона еженедельного расписания сотрудников

Чтобы использовать шаблон еженедельного расписания сотрудников, загрузите его копию и сохраните на свой компьютер или общий диск. Этот шаблон немного сложнее, чем шаблон ежедневного расписания, поскольку он позволяет вам вводить время начала и окончания для каждого человека на целую неделю. Вы сможете сразу увидеть общее количество часов, в течение которых сотрудники должны работать. Шаблон еженедельного расписания сотрудников помогает избежать сверхурочной работы, а также гарантирует, что вы не будете превышать или занижать график своих сотрудников, работающих неполный рабочий день.

3. Шаблон круглосуточного расписания для предприятий, работающих круглосуточно

Этот круглосуточный график сотрудников может помочь обслуживающим предприятиям, таким как поставщики услуг по уходу за пожилыми людьми, службы безопасности или производственные фирмы, которые работают в несколько смен, отслеживая сотрудников в течение всей семидневной рабочей недели. Это также может гарантировать, что рабочие не будут перегружены и у вас будет страховое покрытие в любое время дня.

Изменение шаблона круглосуточного расписания сотрудников

Этот шаблон добавляет возможность круглосуточного планирования сотрудников.Он содержит недельное расписание в одной таблице. Этот шаблон расписания сотрудников 24/7 дает вам возможность указать должностную роль каждого сотрудника с помощью раскрывающегося меню. Как и в других шаблонах, вы можете добавлять строки и столбцы с помощью Google Таблиц или Excel, чтобы настроить его для своей работы.

Поскольку этот шаблон немного сложнее, мы предоставили четыре шага в таблицах, которые вам нужно будет выполнить, чтобы настроить свои рабочие роли:

Выберите диапазон ячеек, который нужно изменить.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Проверка данных».

Критерии должны быть в «Списке товаров». Добавьте название каждой позиции в список (через запятую).
Щелкните Сохранить.

4. Шаблон графика смен для ресторанов и магазинов

Большинство предприятий розничной торговли и общественного питания назначают сотрудников на определенное время дня или смены. Например, вашему ресторану, вероятно, потребуется больше персонала во время обеда и ужина, чем во второй половине дня.Точно так же небольшой туристический магазин может быть более загружен в полдень. Этот график легко учитывает эти смены и позволяет вам добавлять больше людей в то время, когда ваш бизнес более загружен. Кроме того, вы можете добавить подробную информацию о каждой смене сотрудника, например о должности или назначенной рабочей станции.

Изменение шаблона графика смены

После того, как вы загрузили шаблон графика смены, вы можете изменить имена рабочих ролей, введя их в каждую ячейку. Точно так же вы можете изменить названия своих смен — например, смена 1, смена 2 или смена 3 — путем замены существующего текста (завтрак, обед, ужин).Вы также можете настроить цвета, добавить строки для дополнительных сотрудников и добавить столбцы для дополнительных смен; например, планирование только четырех часов в смену.

Вы можете создавать расписания сотрудников в большинстве приложений для обработки текстов, таких как MS Word и Google Docs. Вы просто воспользуетесь табличной функцией, добавив дни вверху и имена сотрудников слева. Вот несколько шаблонов расписания MS Word для начала.

Контрольный список шаблона расписания сотрудников Excel

Как минимум, ваш шаблон расписания сотрудников в Excel должен содержать информацию о том, когда ваши сотрудники запланированы и на какой должности они будут работать.Например, у вас может быть официант, который днем работает в баре по воскресеньям, а в другие дни — в столовой. Или, возможно, один из ваших продавцов будет работать в последнюю смену только по понедельникам.

Ваш шаблон расписания сотрудников должен включать:

Срок: Ваше расписание должно соответствовать вашей рабочей неделе. Например, при розничной торговле с понедельника по субботу, скорее всего, будет использоваться шестидневный шаблон расписания.
Смены: Рабочие дни обычно делятся на смены, например, утренняя часть дня в ресторане или открытая смена для розничного магазина.
Часы: Вам нужно указать время начала и окончания дня или смены каждого сотрудника, а также количество часов, которое они запланированы на данный день или неделю.
Имена сотрудников: В шаблоне расписания потребуется место для включения имени каждого сотрудника в расписании. Например, если вы составляете расписание с понедельника по пятницу, вам нужно будет указать имена всех сотрудников, которые будут работать в течение недели.
Расположение: Будет полезно, если сотрудники знают, где они будут работать.Например, у вас может быть один рабочий на учете, а другой будет работать на складе.
Роли: Работникам нравится знать, что им поручат делать. Например, если сотрудник обычно работает в сфере электроники и занимается продажами, но у него запланирован четырехчасовой стенд на выставке, это полезно знать.

Если вы включите приведенную выше информацию, у вас будет шаблон расписания сотрудников, который сможет удовлетворить потребности вашего малого бизнеса в одном месте с небольшой командой.Когда ваша команда вырастет или вам нужно будет запланировать сотрудников в нескольких местах, вам может понадобиться программное обеспечение для планирования.

Совместное использование шаблона расписания вашего сотрудника с персоналом

Наиболее очевидным преимуществом совместного использования расписаний сотрудников с вашим персоналом является то, что каждый может иметь доступ к расписанию. При желании вы можете сделать расписание доступным для редактирования, чтобы ваши сотрудники могли добавлять свои имена в смены, которые им нужны.

Вот как поделиться шаблоном рабочего графика с помощью Google Таблиц:

Щелкните Поделиться в правом верхнем углу.
Добавьте адреса электронной почты людей, у которых есть разрешение на редактирование.
Оставьте сообщение, информирующее людей, когда период редактирования закончится.
Щелкните Отправить.

Разделяя доступ к шаблону расписания сотрудников, ваша команда может быть довольна своим рабочим временем, а вы сохраните контроль над окончательным расписанием. Вы сделаете это без беспорядка и путаницы с распечатками, электронными письмами или постерами, и каждый будет иметь доступ к расписанию с любого компьютера, планшета или смартфона.

Сколько стоит шаблон расписания сотрудников

Хорошая новость заключается в том, что наши четыре шаблона расписания сотрудников Excel, перечисленные выше, бесплатны. Вы просто загружаете и настраиваете их в соответствии с вашими требованиями к расписанию. Фактически, многие приложения для планирования также предоставляют бесплатные шаблоны, тогда как другие предлагают программное обеспечение для планирования совершенно бесплатно для малых предприятий.

Вот затраты, которые вы можете понести при использовании шаблона расписания сотрудников Excel:

Программа для работы с электронными таблицами: Если вы составляете расписание в Excel, вам понадобится программа MS Excel.Цены начинаются от 1,99 доллара за пользователя в месяц. Альтернативой является бесплатное использование Google Таблиц.
Ваше время: Использование шаблона — это ручной процесс, и каждый раз, когда у вас есть изменение (сотрудник запрашивает перерыв или смену), вам нужно время, чтобы обновить и повторно отправить его.
Коммуникационные инструменты: Вам понадобится способ сообщить сотрудникам о вашем расписании и изменениях — например, учетная запись электронной почты или служба обмена текстовыми сообщениями. Многие из них бесплатны.

Многие приложения для учета рабочего времени и посещаемости предлагают бесплатные шаблоны расписания сотрудников.Если вы составляете график смен для работников розничной торговли или ресторана, Homebase — отличный вариант, потому что он предоставляет вашим сотрудникам бесплатное приложение для планирования, хронометража и общения. Пока вы создаете расписание только для одного места, оно навсегда остается бесплатным. Получите бесплатную учетную запись Homebase и приложение для планирования для неограниченного числа пользователей.

Посетить базу

Альтернативы шаблону расписания сотрудников Excel

Программа и приложения для планирования сотрудников

— отличная альтернатива использованию шаблонов расписания сотрудников вручную или в Excel.Помимо функций планирования с возможностью перетаскивания и предварительно созданных шаблонов, такие инструменты, как Homebase и When I Work, предлагают базовые функции управления отпусками и связи с сотрудниками, которые позволяют вам и вашим сотрудникам синхронизироваться в режиме реального времени.

Вот отличные альтернативы шаблону расписания сотрудников:

Homebase обеспечивает планирование сотрудников, обмен сообщениями между сотрудниками, смену смены и запросы на отгулы. Это бесплатно для одного места и включает в себя функцию, позволяющую сохранить ваше расписание в виде шаблона.Он также предлагает приложение с функцией чата, которое позволяет вам общаться как один на один, так и со всей командой сразу. Отзывы о Homebase тоже довольно солидные. Зарегистрируйтесь на Homebase бесплатно для вашего местоположения.

When I Work предлагает программное обеспечение для составления расписания сотрудников, приложение для общения, запросы и утверждения о перерывах в работе, а также панель управления менеджером. Это довольно доступно для компаний со штатом до 100 сотрудников по цене 2 доллара за сотрудника в месяц. Малые предприятия, использующие метод «Когда я работаю», высоко оценивают его.Убедитесь в этом сами, прочитав наш обзор «Когда я работаю».

Square Appointments лучше подходят для предприятий, которые планируют своих сотрудников на основе работы с клиентами, например, салон, консалтинговая фирма или терапевты. Что приятно в нем, так это то, что он связан с POS, поэтому после завершения обслуживания клиентов они могут платить через приложение. Один рабочий календарь предоставляется бесплатно, а стоимость двух-пяти календарей составляет 50 долларов в месяц. Вот наш полный обзор Square Appointments.

Zenefits, предлагающая 14-дневную бесплатную пробную версию, — это программное обеспечение для управления персоналом, которое выходит далеко за рамки простого шаблона расписания.Он включает инструменты планирования сотрудников и управление данными сотрудников, хронометраж, выплаты сотрудникам и расчет заработной платы. Если вы ищете комплексное решение для сотрудников малого бизнеса, начиная с 10 долларов в месяц на сотрудника (8 долларов при подписке на годовой план), Zenefits — отличный вариант. Ознакомьтесь с нашим обзором Zenefits.

Другие инструменты планирования

В дополнение к бесплатным шаблонам расписания сотрудников Excel, которые вы можете скачать выше, вы обнаружите, что многие программные инструменты для составления расписаний и хронометража имеют бесплатные встроенные инструменты расписания.Кроме того, большинство из них позволит вам настроить и сохранить свой шаблон, чтобы вам не приходилось воссоздавать его из недели в неделю — это полезно, когда члены вашей команды работают в обычную смену.

Ниже приведены различные типы программного обеспечения для планирования, включая поставщиков, предлагающих шаблоны расписания для сотрудников:

Инструменты планирования сотрудников, такие как «Когда я работаю», упрощают планирование. Они работают за счет того, что вы предварительно загружаете данные своих сотрудников в программное обеспечение с соответствующей информацией, такой как их должность и адрес электронной почты.Затем вы составляете и обновляете свое расписание онлайн с помощью инструментов перетаскивания. Большинство из них позволяют публиковать график работы вашего сотрудника по электронной почте или в приложении, и сотрудники обычно могут запрашивать изменения в Интернете.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени, такое как Homebase, действует как виртуальные часы для вашего бизнеса. Большинство из них также предоставляют инструменты планирования, чтобы вы могли видеть, какими будут ваши затраты на рабочую силу, или управлять своими сверхурочными затратами. После того, как график составлен, сотрудники используют его, чтобы приходить и уходить в каждую смену, и вы можете запрограммировать его так, чтобы не приходить раньше времени, тем самым экономя ваши деньги.

Если вы используете современную POS-систему, например Square, у вас, вероятно, есть исторические данные о продажах. Вы можете фильтровать эти записи по неделям, дню и даже смене. Имея доступ к этой информации, вы сможете заранее точно предсказать свои кадровые потребности. Некоторое программное обеспечение POS предоставляет инструменты планирования и может даже иметь такие функции, как прогноз погоды, которые могут повлиять на ваши кадровые потребности.

Если ваши сотрудники работают по расписанию на основе встреч с клиентами, например, для уборки, парикмахерской или тату-салона, вы можете обнаружить, что это программное обеспечение для планирования встреч, такое как Square Appointments, работает лучше, чем таблица.Программное обеспечение часто может ежедневно управлять расписанием отдельных сотрудников и отделов, а некоторые даже принимать платежи от клиентов.

Некоторые новые инструменты управления проектами, такие как monday.com, предоставляют готовые шаблоны расписания для отслеживания ваших сотрудников и обеспечения того, чтобы все были на одной странице в отношении того, кто выполняет каждую работу в вашем бизнесе. Эти шаблоны лучше всего подходят для составления расписаний на основе задач, например, для планирования работы подрядчиков на строительной площадке или для проектировщиков расписания для маркетинговой кампании для клиентов.

Многие инструменты диаграмм и диаграмм предоставляют готовые шаблоны, включая расписания сотрудников, которые вы можете изменять с помощью цветов, логотипа и изображений. Это может быть лучше всего, когда вы составляете расписание мероприятий, например для конференции, и хотите иметь возможность делиться ежедневным или еженедельным расписанием с участниками, а также отслеживать, какие члены команды и где будут.

Для быстрого и удобного расписания рассмотрите возможность использования общего календаря, такого как Google или Outlook. Это позволяет всем пользователям видеть, кто и где работает.Они лучше всего подходят для офисных сотрудников или небольших компаний, которые хотят, чтобы все видели, кто чем занимается (например, кто на совещаниях, кто с клиентами или кто посещает тренинги). Однако, когда у вас несколько сотрудников в одной смене, просмотр в формате календаря может быть затруднен.

Законодательство о распределении трудовых ресурсов для сотрудников

При составлении расписания сотрудников следует учитывать множество законов о труде; однако не все применимо к вашему бизнесу. Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата о труде, согласно которым вы должны хранить различные документы о заработной плате, включая табели учета рабочего времени и графики.

Хотя в настоящее время нет федеральных законов о прогнозировании расписания, они есть в некоторых штатах и населенных пунктах. Например, в Калифорнии действуют очень специфические законы о труде, которые регулируют часы работы, уведомления о графике работы и прогнозируемую оплату.

Имейте в виду также, что существует федеральное правило сверхурочной работы, которое требует, чтобы все часы, отработанные сверх 40 в семидневный период, оплачивались по повременной и половинной ставке. Чтобы снизить расходы, назначьте почасовую работу сотрудникам максимум 40 часов в неделю. Вам также необходимо будет хранить копии всех записей расписания сотрудников в течение как минимум двух лет.

Всегда полезно заранее уведомлять сотрудников об их графиках, чтобы они могли планировать соответственно. Предоставление вашим сотрудникам достаточного количества времени до публикации графика работы позволяет им лучше управлять своей повседневной жизнью.

Итог

Планирование сотрудников — важная часть ведения малого бизнеса. Наши бесплатные шаблоны расписания сотрудников избавят вас от необходимости строить свое расписание с нуля. Хорошо составленный график, вероятно, поможет вам снизить текучесть кадров и количество прогулов.Кроме того, это может повысить продуктивность команды. Все это означает больше денег на вашем банковском счете в конце дня.

Чтобы облегчить себе жизнь и вывести планирование сотрудников на новый уровень, воспользуйтесь помощью программного обеспечения для планирования, такого как Homebase. Он позволяет вам составлять график сотрудников, позволяет сотрудникам приходить на работу и отслеживать время в пути с помощью удобного мобильного приложения. Имея только одно место, ваш малый бизнес будет иметь право на вечный бесплатный план.

Посетить базу

Шаблон рабочего расписания

— Шаблон еженедельного графика смены сотрудников, дата

Информация о шаблоне рабочего графика

Этот простой шаблон рабочего расписания сотрудников позволяет создавать и распечатывать еженедельных сотрудников. графики смен с настраиваемым днем начала.Используйте его, чтобы запланировать до 20 сотрудников и 9 смен. Рабочие часы и затраты на рабочую силу автоматически рассчитываются на основе введенные вами сменные назначения и ставки оплаты труда.

Этот шаблон расписания еженедельной смены сотрудников предназначен только для планирования сотрудников. одну неделю за раз. Как шаблон электронной таблицы, он ограничен возможностями Excel. Если ваши потребности в составлении расписания — это нечто большее, чем просто создание еженедельного графика работы, вы должен нажмите здесь, чтобы загрузить и попробуйте наши Программное обеспечение для планирования сотрудников Snap Schedule 365 бесплатно 30 дней.

Чтобы использовать этот шаблон расписания еженедельной смены сотрудников, вам понадобится Microsoft® Excel. 2007 г.

Есть лучший способ составить график для ваших сотрудников. Смотри как.

Больше бесплатных шаблонов расписания сотрудников

Обширная коллекция сменных планов Snap Schedule охватывает подавляющее большинство потребностей в составлении расписания для сменных графиков. организации, такие как больницы, медицинские центры, полицейские и пожарные департаменты, общественные агентства по безопасности, колл-центры, службы помощи / поддержки, а также производство / производство компании.Некоторые из этих планов смен также реализованы в электронной таблице Microsoft® Excel. шаблоны и доступны для загрузки с веб-сайта Microsoft Office.com. Щелкните здесь, чтобы просмотреть шаблоны расписания на Office.com.

26+ бесплатных шаблонов расписания работы сотрудников (Word

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся все менеджеры; однако лишь немногим из них удалось этого добиться. График работы включает дни дня и время недели; сотрудник должен работать на рабочем месте.График работы сотрудников варьируется в зависимости от различных факторов, таких как должность, тип работы и продолжительность работы.

Независимо от того, полагаетесь ли вы на онлайн-инструменты или используете такие инструменты, как Excel, или просто используете ручку и бумагу, вы должны помнить о различных вещах.

Как работает график сотрудников

В процессе приема на работу организация будет определять график работы сотрудника. График обычно устанавливается с заранее определенными рабочими часами, чтобы помочь сотруднику точно знать, когда и как долго он будет работать каждую неделю.

График работы отличается от одной организации к другой. Это связано с различной политикой, применяемой организациями. Гибкие графики работы позволяют сотрудникам определять способ работы и дают им возможность составлять свой график.

Работодатель может решить использовать старомодный метод планирования, при котором он вручную определяет график работы своих сотрудников на бумаге или с помощью компьютерной электронной таблицы или календаря. Однако большинство авторитетных организаций предпочитают использовать программное обеспечение и приложения для составления расписаний, которые намного удобнее устанавливать расписания сотрудников.

Содержание рабочего графика

График работы должен содержать:

Имя или должность сотрудника
Дата
Неделя
Время суток
Начало и окончание смены
Выходные дни

Типы сотрудников График работы

Работодатели могут использовать разные типы графиков работы. Некоторые из них включают:

График работы «9-5»

Это один из наиболее часто используемых графиков работы в большинстве организаций сегодня.Требуется, чтобы сотрудники работали с понедельника по пятницу с 9 до 17 часов. график работы с 9 до 5 обычно называют «нормальным рабочим временем», поскольку все сотрудники, занятые полный рабочий день, должны работать в одну и ту же смену каждый день рабочей недели в соответствии с графиком, в то время как сотрудники, занятые неполный рабочий день, могут быть обязаны работать однако по утрам или после обеда часы их работы остаются фиксированными.

Сменный график работы возникает, когда работодатель решает разделить день на смены и распределяет сотрудников по установленным периодам работы.Иногда эти смены могут меняться день за днем или от недели к неделе — эти смены называются чередующимися графиками, в то время как в другое время сотрудник может быть нанят только для работы в определенную смену — этот тип смены называется фиксированным графиком.

Работодатели также могут решить, что их рабочие места открываются раньше и закрываются поздно, при этом сотрудники работают посменно в течение дня, чтобы покрыть дневную рабочую нагрузку. Это называется измененным графиком смен. Например, у сотрудника может быть смена с 7 а.м. до 16:00, а у другого сотрудника может быть смена с 13:00. до 22:00

Сменный график работы особенно распространен в медицине, где многие медсестры и врачи работают вахтовым методом. Другие профессии, которые работают по сменному графику работы, включают: правоохранительные органы, транспорт, военные и розничные магазины. График сменной работы может включать двенадцатичасовую смену в неделю, смену дневной и ночной смен или четырехдневную работу в одну смену, а затем три выходных дня перед переходом в другую смену.

Гибкие графики работы становятся все более популярными в корпоративных сетях. Гибкий график работы — это когда работодатель позволяет сотруднику приходить в любое время, когда он хочет, при условии, что он выполняет восемь часов работы каждый день.

У других компаний, однако, другой, но по-прежнему гибкий график работы. Например, компания может позволить сотруднику прийти на работу в любое время с 8 до 11 часов и уйти в любое время с 16 часов. и 19:00 Сотрудникам также может быть разрешено взять выходной в течение рабочей недели, если они согласны прийти в выходные.

График работы с частичной и полной занятостью

Многие могут определить штатного сотрудника как человека, который работает 40 часов в неделю. Закон о справедливых трудовых стандартах предусматривает 40-часовой порог, прежде чем работодатели должны будут платить сверхурочную заработную плату работникам, не освобожденным от уплаты налогов. В зависимости от мнения работодателя, полный рабочий день можно определить как восемь часов работы с понедельника по пятницу.

Сотрудником, работающим неполный рабочий день, можно определить человека, который работает 30 или менее часов в неделю.Однако у работодателей нет однозначного способа провести различие между работой с неполным и полным рабочим днем. Некоторые работодатели рассматривают сотрудников, которые работают 34-37,5 часов в неделю, как сотрудников, занятых полный рабочий день, в то время как некоторые рассматривают тех, кто работает 30 часов или меньше, как сотрудников, работающих неполный рабочий день, тем самым делая любого, кто работает более 30 часов, штатным сотрудником по умолчанию. .

Бесплатные шаблоны и примеры

betterteam.com

smartsheet.com

Какие законы регулируют графики работы?

Кроме требований Закона о детском труде, которые ограничивают продолжительность рабочего времени для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, нет никаких других федеральных законодательных требований, регулирующих графики работы или часы, которые сотрудник может назначать для работы.

В разных штатах может быть разное законодательство, регулирующее графики работы сотрудников. Например, в Нью-Йорке розничным компаниям с более чем 20 сотрудниками не разрешается нанимать своих сотрудников на работу «по вызову». Они должны предоставить вам график работы не менее чем за 72 часа до его начала. Другие правила могут включать: размещение графика работы на вашем рабочем месте, включая даты, время начала и окончания смены, а также место (а) всех смен в графике работы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели обязаны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за время, отработанное более 40 часов. Кроме того, существует федеральное законодательство и законодательство штата, которое регулирует количество сверхурочных, которые могут работать некоторые сотрудники

Шаблон расписания сотрудников в Документах Google: создание базового расписания

Благодаря компьютерам дни, когда сотрудники составляли графики работы с помощью ручки и бумаги, прошли. А благодаря Интернету есть и более простые способы распространять расписания среди сотрудников.Облачные электронные таблицы, такие как шаблон расписания сотрудников в Документах Google, являются одним из очевидных методов создания расписаний сотрудников.

Если вы никогда не использовали электронные таблицы для создания расписания, мы покажем вам основы. Вот как создать в таблице базовое 8-часовое расписание смен на 5 дней в неделю.

Создание 8-часового графика смен в Excel или Таблицах

Самым популярным инструментом для создания электронных таблиц на протяжении многих лет была программа Microsoft Excel. Однако не у всех есть доступ к нему, поскольку Microsoft Office не доступен бесплатно.Однако есть много отличных бесплатных альтернатив.

Наверное, лучшая бесплатная альтернатива на данный момент — это Google Docs ’Sheets. Одним из основных преимуществ перед другими программами для работы с электронными таблицами является тот факт, что Google Docs полностью работает в облаке. Все, что вы создаете, уже хранится в сети, и поэтому их легче распространять.

Если у вас есть Microsoft Excel, вы можете создать расписание в этой программе. Тем не менее, было бы лучше перенести электронную таблицу в Google Docs, потому что это значительно упрощает совместное использование и распространение расписания среди ваших сотрудников.

Использование шаблона расписания сотрудников Google Документов

Еще одна замечательная особенность Документов Google заключается в том, что они предлагают множество готовых шаблонов на выбор, особенно когда речь идет о деловых документах. Чтобы сэкономить время на создании шаблона расписания сотрудников с нуля, в Документах Google есть отличный шаблон расписания, который вы можете легко настроить в соответствии со своими потребностями.

Чтобы использовать шаблон расписания сотрудников Документов Google, перейдите на свой Google Диск, нажмите кнопку «Создать», а затем перейдите в Google Таблицы> Из шаблона.

Прокрутите общую галерею шаблонов, найдите раздел «Личные» и выберите шаблон «Расписание».

Чтобы установить правильную неделю, для которой вы хотите создать расписание своего сотрудника, щелкните ячейку даты (C2) и установите правильную дату.

Самый простой способ затем создать график 8-часовой смены для ваших сотрудников — просто выбрать ячейки для этого периода времени и затем заполнить их, чтобы было ясно, когда и до когда они будут работать.

Выберите блок, который вы создали на понедельник, а затем скопируйте и вставьте этот блок в соответствующие ячейки до конца рабочей недели.

Ваш заполненный шаблон расписания сотрудников в документации Google должен теперь выглядеть примерно так:

Распространение расписания Документов Google среди сотрудников

Чтобы отправить новое недельное расписание своему сотруднику, нажмите кнопку «Поделиться» и введите адрес электронной почты этого сотрудника.

Обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своему сотруднику.Вы хотите, чтобы расписание было доступно только для чтения, чтобы сотрудник не мог редактировать свои смены.

Создание расписания сотрудников с помощью программного обеспечения для составления расписания сотрудников

Использование Microsoft Excel или шаблона расписания сотрудников Google Docs для создания и распространения расписаний, безусловно, является серьезным шагом вперед по сравнению с ручкой и бумагой. Однако доступны более специализированные и расширенные параметры. Облачные платформы планирования работы сотрудников произвели революцию в этом процессе и упростили, как никогда, создание и распространение точных графиков работы среди сотрудников.

Чтобы увидеть, насколько легко использовать программное обеспечение для планирования работы сотрудников, давайте создадим 8-часовой график смены в течение 5 дней в неделю с помощью программного обеспечения для планирования сотрудников Humanity.

Сначала найдите сотрудника, которого хотите запланировать, и щелкните дату, для которой вы хотите создать смену, чтобы начать процесс.

Просто установите рабочее время (с 10:00 до 18:00) и нажмите «Создать смену».

Теперь щелкните вновь созданную смену, чтобы отредактировать ее.

Нажмите «Параметры повтора», установите желаемую частоту (пн — пт), когда вы хотите, чтобы функция повтора закончилась (16 июля), а затем нажмите «Установить для повтора!» и сохраните изменения смены.

Всего за несколько кликов вы создали 8-часовой график смены сотрудников на 5 дней в неделю.

При нажатии кнопки «Опубликовать» вверху автоматически отправляется новое расписание вашему сотруднику по электронной почте и SMS.

Используя программное обеспечение для планирования работы сотрудников, вы можете создавать и распределять еженедельный график работы сотрудников примерно за пять щелчков мышью и не более 15 секунд. Более того, вы можете усовершенствовать процесс планирования, заранее планируя предстоящие бизнес-потребности.

Добро пожаловать в будущее!

Как эффективно планировать рабочее время сотрудников (включая бесплатные шаблоны) — Clockify Blog

Исследования показывают, что менеджеры тратят около 3,14 часа в неделю на создание рабочих графиков, что соответствует примерно 20% рабочего времени менеджера. Это может показаться небольшим количеством времени, но качество и эффективность рабочего графика, тем не менее, являются важнейшими предпосылками успешной рабочей недели.

Итак, если вы менеджер, вам нужно следить за тем, чтобы ваш график работы был эффективным — и, возможно, вы задаетесь вопросом:

Как лучше всего спланировать часы работы сотрудников?

Каков идеальный график работы?

Когда должен быть опубликован график работы?

Как правильно распределить график сотрудников?

Могу ли я назначить сотрудников вне их доступности?

В этой статье вы найдете ответы на эти вопросы и узнаете о других моментах, которые необходимо учитывать при планировании рабочего времени сотрудников.Вы также найдете 6 бесплатных шаблонов рабочего расписания, которые вы можете скачать прямо сейчас, чтобы упростить планирование ваших сотрудников на подходящее рабочее время.

Перейти к бесплатно загружаемым шаблонам графиков работы:

Краткое знакомство с графиками работы

Прежде чем мы углубимся в вопрос о том, как эффективно планировать время сотрудников, давайте рассмотрим основы графиков работы: что они собой представляют, почему они полезны для бизнеса и какие типы графиков работы вы можете реализовать.

Какой график работы?

График работы (также известный как график или список) — это список, в котором подробно и систематизирована информация о сотрудниках, например:

Время работы
Смена
Рабочие места
Обязанности в период, охватываемый графиком
Прочая информация о сотрудниках

Процесс создания расписания называется составлением расписания и обычно выполняется менеджером.Для многих видов бизнеса требуются расписания, в том числе:

Розничные магазины
Производственные мощности
Рестораны и кафе
Колл-центры
Компании с группами поддержки клиентов / пользователей
Компании, в которых работают фрилансеры
Предприятия, в которых работают сезонные рабочие

Почему важно составить график работы

Обширный график работы имеет свою долю преимуществ как для крупного, так и для малого бизнеса:

Обеспечивает эффективную работу

Когда сотрудники понимают свое рабочее время и свои обязанности, а также место работы (в случае, если они выполняют полевые работы), они могут максимизировать свою продуктивность.

Надлежащее расписание работы позволяет руководителям учитывать ожидаемое рабочее время сотрудников, а затем сравнивать их с запросами сотрудников на отбор отгрузки, чтобы гарантировать отсутствие дублирования.

Искореняет идею фаворитизма

График работы делает смены прозрачными, поэтому члены команды могут видеть смены / задачи каждого и понимать, что (надеюсь) никто не получает лучшие смены / задачи каждый раз.

Это поможет вам лучше управлять своим временем и уложиться в сроки

Правильное управление временем важно для поддержания высокой производительности, а графики работы помогают лучше организовать вашу рабочую нагрузку, тем самым повышая вашу продуктивность.Более того, если у вас будут хорошо организованы все задачи, вы сможете преодолеть любые сроки и всегда держать рабочую нагрузку под контролем.

Помогает сотрудникам найти баланс между работой и личной жизнью

Когда сотрудники знают, когда у них график работы, они могут планировать и сбалансировать свои рабочие обязанности, а также встречи с врачом, личные поручения и семейные дела. Это также помогает снизить уровень стресса.

Снижает текучесть кадров

Сотрудники, у которых низкий уровень стресса и которые чувствуют, что их ценят так же, как их коллеги, с меньшей вероятностью уйдут с работы.

Помогает повысить уровень удовлетворенности клиентов / клиентов

Хорошо продуманный график помогает поддерживать рабочий процесс как часы, что увеличивает вероятность того, что клиенты или клиенты получат ожидаемое качество обслуживания. Это, в свою очередь, увеличивает их удовлетворенность и увеличивает вероятность того, что они станут постоянными клиентами / клиентами.

Какие бывают типы графиков работы?

Мы выделяем 12 основных типов графиков работы:

1.Штатный график

При полном рабочем графике сотрудники работают от 35 до 40 часов в неделю. Обычно он привязан к должностям, объем и тип нагрузки которых требует наличия штатных специалистов. Многие штаты США требуют, чтобы сотрудники, работающие по графику полный рабочий день, получали вознаграждение. Большинство таких сотрудников работают одинаковое количество дней в неделю и одинаковое количество часов в день. Однако их точные часы работы могут быть фиксированными (например, с 9:00 до 17:00) или гибкими (например, 8 часов в день, без фиксированного порядка).

🔹 Пример: Внутренний дизайнер должен работать 40 часов в неделю, 8 часов в день, с понедельника по пятницу.

2. График неполный рабочий день

При графике неполного рабочего дня сотрудники работают меньше, чем эквивалентный график полной занятости, предписанный компанией (например, в компаниях, которые считают 35 часов в неделю полной занятостью, все, что меньше, считается неполным рабочим днем). Обычно это связано с должностями, тип рабочей нагрузки которых позволяет выполнять ее нескольким сотрудникам, работающим неполный рабочий день, или объем работы которых не требует полной занятости.Сотрудники с графиками неполного рабочего дня могут не получать вознаграждения, обычно связанные с работой на полную ставку. Такое расписание может быть постоянным (например, с 9:00 до 14:00 каждый рабочий день) или более неустойчивым (например, с 8:00 до 13:00 с понедельника по среду + 13:00 — 18:00 по субботам и Воскресенье).

🔹 Пример: Хозяйка ресторана, которая работает в общей сложности 25 часов в неделю в самое загруженное время дня.

3. Фиксированный график

У фиксированного расписания есть расписание с одинаковым количеством рабочих дней и часов в неделю.Может использоваться для любого типа бизнеса, который требует от сотрудников совместной работы или обслуживания клиентов / клиентов в определенные часы работы. Фиксированный график может включать работу с полной или частичной занятостью.

🔹 Пример: Группа специалистов по персоналу, которые работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00.

4. Гибкий график

Гибкий график предписывает сотруднику работать определенное количество часов в день в качестве минимального требования (например,г. 6 часов). Но фактические часы будут зависеть от времени прибытия сотрудника на рабочее место (например, сотрудник приезжает в понедельник в 8:00, а затем работает до 14:00. Но во вторник она прибывает в 9:00, а затем работает до 15:00). Такое расписание может быть полным или неполным. Может использоваться для любого типа бизнеса, который НЕ требует от сотрудников совместной работы или обслуживания клиентов / клиентов в определенные часы работы.

🔹 Пример: Специалист службы поддержки должен работать с понедельника по пятницу по 8 часов в день с момента прибытия в офис.

5. Плавающий график

Плавающий график включает фиксированную основную часть (сотрудник находится в распоряжении работодателя) и переменную «плавающую» часть (сотрудник может выбирать свое время начала и окончания в течение рабочего дня). На практике плавающие расписания используются уже некоторое время. Но они получили правовую основу только с введением закона «Гибкость и работоспособность» (FWW-act) — по крайней мере, в Бельгии.

🔹 Пример: Техник по обслуживанию должен заменить жизненно важную часть машины для мороженого после каждых 20 000 галлонов мороженого, что происходит каждые две недели.В то время как техническое обслуживание машины для мороженого — это фиксированное задание, которое происходит каждые две недели, технический специалист по обслуживанию выполняет другие работы между этими периодами.

6. Посменный график

Посменный график обычно применяется на предприятиях, которые работают по 10 и более часов в день. Если бизнес работает круглосуточно и без выходных, обычно используется трехсменный подход: сотрудники всегда работают или по очереди работают в первую смену (утренняя смена), вторую смену (дневную смену) и третью смену (ночная смена).

🔹 Пример: 3 работника АЗС, которые по очереди работают в три смены (с 7:00 до 15:00; с 15:00 до 23:00; с 23:00 до 7:00) с понедельника по Четверг.

7. Сезонный график

Сезонный график может быть посменным, гибким, фиксированным, неполным или полным, но он ограничен определенным сезоном или периодом времени (например, сезон зимних отпусков в ноябре и декабре).

🔹 Пример: Два Санта-Клауса должны работать в торговом центре в течение ноября и декабря в две смены ( Смена 1: 8:00 — 14:00; Смена 2: 14:00 — 8:00 вечера).

8. График сверхурочной работы

График сверхурочной работы подразумевает работу больше стандартных 40 часов в неделю. В зависимости от дня или продолжительности сверхурочной работы, а также от штата США, в котором работает сотрудник, сверхурочная работа оплачивается либо 1.5. или удвоить обычные ставки для сотрудников — это относится только к сотрудникам, на которых не распространяется Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

🔹 Пример: Официант должен работать 45 часов в неделю — 5 дополнительных запланированных часов считаются сверхурочными.

9. Сжатое расписание

Сжатый график предполагает отработку традиционных 35-40 часов в неделю, но меньшее количество дней.

🔹 Пример: Мойщик окон должен работать 40 часов в неделю, 10 часов в день (7:00 — 17:00) с понедельника по четверг.

10. Вращающийся график

Чередующийся график обычно привязан к посменной работе. Сотрудникам назначаются смены на основе заранее определенного шаблона, обычно еженедельно или ежедневно.

🔹 Пример: Врач скорой помощи должен работать 12-часовую дневную смену по понедельникам и субботам и 12-часовую ночную смену по вторникам и воскресеньям. По средам, четвергам и пятницам выходной.

11. Разделенный график

Разделенное расписание включает в себя анализ рабочего дня по трем отдельным точкам:

Работает несколько часов за один присест
Перерыв на несколько часов
Работает еще несколько часов после «перерыва»

🔹 Пример: Таксист должен работать с 5:00 до 9:00, сделать перерыв с 9:00 до 14:00, а затем снова работать с 14:00 до 19:00. .

12. График дежурства

График дежурства подразумевает, что сотрудники доступны в определенное время суток или дни в целом, когда они могут или не могут быть вызваны на работу.

🔹 Пример: Пожарный, который должен работать по вызову, должен находиться в 5 минутах ходьбы от пожарного депо в запланированные дни.

Как лучше всего составлять графики работы?

Для эффективного планирования рабочего времени сотрудников вам потребуется:

Найдите время, чтобы понять свою команду
Найдите время, чтобы понять рабочую нагрузку
Отслеживание времени прихода и ухода сотрудников
Следуйте набору правил для справедливого планирования сотрудников
Создание эффективной системы командного взаимодействия
Опубликовать график работы минимум за 7 дней
Избегайте распространенных ошибок планирования
Уважайте рабочие предпочтения и просьбы о отпуске как можно больше
Назначьте как минимум одного первоклассного сотрудника в смену
Вовлечение сотрудников в процесс планирования
Используйте шаблоны графика работы для ускорения процесса планирования

Давайте подробно рассмотрим каждый пункт.

# 1: Найдите время, чтобы понять свою команду 👨‍👩‍👧‍👦

Вы можете подумать, что для успеха достаточно иметь достаточное количество людей во время смены. Но вам также необходимо убедиться, что это нужных человек для типа задач, объема работы, времени суток или типа клиентов.

Итак, первый реальный шаг в создании эффективных графиков работы — это знать свою команду. Составьте список с подробным описанием их:

Соответствующие навыки
Личные качества, такие как настойчивость, работоспособность или надежность
Сертификаты, соответствующее образование, опыт работы
Их статус занятости ( Работают ли они полный или неполный рабочий день? )
Тип личности ( Экстраверты или интроверты? )
Рабочие привычки, особенно если у вас гибкий график, и некоторые сотрудники имеют привычку приходить раньше, чем другие

С таким списком вы сможете выбрать идеальных товарищей по команде для каждой смены / задачи.

🔹 Пример: Поручение экстравертированному разработчику полного стека, который обычно приходит позже и заканчивает работу позже, с помощью ежедневного звонка в 17:00 с клиентом, который только начинает свой рабочий день из-за разница часовых поясов.

# 2: Найдите время, чтобы понять рабочую нагрузку 🚚

Теперь, когда вы понимаете навыки, качества и черты каждого члена вашей команды, пришло время проанализировать рабочую нагрузку и ресурсы, которые у вас есть для ее выполнения.

Сначала составьте график рабочих дней и часов, которыми будет располагать команда.Например, если вы работаете по гибкому 8-часовому графику с понедельника по пятницу, у каждого члена команды будет по 40 часов для выполнения своей работы (при условии, что они никогда не работают сверхурочно).

Затем определите часы наибольшей нагрузки — это время, когда у вас будет больше всего работы, и вам, вероятно, понадобится больше людей на месте происшествия.

🔹 Пример: ИТ-бизнес, поддерживающий популярное приложение для кулинарии в США с простыми рецептами для занятых профессионалов, будет иметь увеличенное количество пользовательских запросов в то время, когда ожидается, что большинство пользователей приложения будут использовать приложение (e .г. после 17:00, когда указанные занятые специалисты начинают приходить домой и планировать ужин). В соответствии с этим, бизнес всегда должен планировать большее количество специалистов службы поддержки клиентов в это время.

В качестве альтернативы, если у вашего предприятия нет загруженного времени, лучше всего строить свой график с учетом приоритетов, то есть наиболее важных и / или наиболее срочных задач.

🔹 Пример: ИТ-бизнес, работающий по гибкому графику, может захотеть, чтобы все его лучшие разработчики и специалисты по обеспечению качества находились в офисе / были связаны с командой в режиме онлайн в то время, когда у вас запланировано серьезное исправление ошибки.

# 3: Отслеживайте время прихода и ухода сотрудников ⏰

Учет времени прибытия и ухода сотрудников имеет решающее значение для любого бизнеса, который работает сверхурочно . В конце концов, сотрудники должны регистрировать все сверхурочные часы, чтобы получить надлежащую компенсацию и обеспечить соблюдение предприятием действующих норм рабочего времени.

Тем не менее, любой другой тип графика, от посменного до гибкого, также может извлечь выгоду из отслеживания рабочего времени — сотрудники получают четкий журнал своего рабочего времени , чтобы служить доказательством , что они фактически отработали в установленное время.

В соответствии с этим, прежде чем настраивать свои рабочие графики, вам также необходимо проинструктировать своих сотрудников, как отслеживать время их прихода и ухода. Для этой цели вы можете использовать приложение для учета рабочего времени сотрудников, такое как Clockify.

С Clockify вы сможете определять свои проекты и задачи, назначать задачи членам команды, а затем указывать указанным членам команды свое рабочее время двумя разными способами:

1. Отслеживая время в режиме таймера — просто попросите всех запустить / остановить таймер, когда они начинают / заканчивают работу над назначенным заданием / сегодняшней сменой.

2. Регистрируя время после работы вручную, также двумя разными способами:

1. В ручном режиме — просто попросите всех вручную добавить продолжительность каждой назначенной задачи / смены.

2. В расписании — просто попросите всех добавить продолжительность смены для каждого дня в недельном расписании. Все введенное время впоследствии можно будет просматривать в визуальных и еженедельных отчетах — вы можете использовать эти данные для анализа посещаемости сотрудников, а затем работать над созданием еще более удобных графиков в будущем. Если вы также определяете почасовые ставки для сотрудников, вы можете использовать данные Clockify для расчета заработной платы, поскольку заработок сотрудников будет автоматически рассчитываться на основе времени, в течение которого сотрудники отслеживаются, и их соответствующих почасовых ставок.

# 4: Следуйте набору правил для справедливого планирования сотрудников ⚖️

Законы о прогнозном планировании (также известные как законы о справедливом планировании) предписывают соблюдать определенные методы планирования, чтобы избежать непредсказуемых графиков работы, которые не позволяют сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Несмотря на то, что только несколько городов США в настоящее время принимают их (например, Нью-Йорк, Сан-Франциско и Сиэтл), и только некоторые отрасли (например, общественное питание, розничная торговля и гостиничный бизнес), 10 правил расписания, предписанных этими законами, могут стать отличным дополнением. для любой календарной практики:

Правило № 1 — Предоставление «добросовестной оценки» графиков всех новых сотрудников.

Правило № 2 — Попросите сотрудников указать свое рабочее время / день и предпочтения относительно местоположения.

Правило № 3 — Заранее уведомляйте сотрудников об их графиках работы.

Правило № 4 — Предложите дополнительные часы существующим сотрудникам, прежде чем нанимать кого-то нового.

Правило № 5 — Уведомлять сотрудников об изменениях в их графике работы.

Правило № 6 — Предлагайте дополнительную оплату за изменения в расписании, которые вам пришлось внести без своевременного уведомления.

Правило № 7 — Обеспечьте период отдыха между двумя сменами сотрудников, если только упомянутый сотрудник не согласился работать в течение этого времени.

Правило № 8 — Сохраняйте записи предыдущих расписаний для использования в будущем.

Правило № 9 — Разместите список прав, связанных с расписанием, на рабочем месте и / или разместите в легкодоступном Интернете.

Правило № 10 — Не мстите сотруднику за попытку обеспечить соблюдение прав сотрудника, связанных с расписанием.

# 5: Создайте эффективную систему командного взаимодействия 💬

Одним из ключей к продуктивности команды и правильному управлению временем сотрудников является обеспечение того, чтобы команда всегда чувствовала себя связанной и хорошо информированной о последних разработках, обновлениях или изменениях ожидаемого рабочего процесса или рабочей нагрузки.

Итак, убедитесь, что вы всегда сообщаете о любых изменениях, связанных с графиком работы, и дайте сотруднику возможность обратиться к вам со своими собственными вопросами и запросами, в ответ:

Вы всегда захотите уведомить сотрудников, как только вы закончите и разместите последний график работы.
Возможно, вам потребуется уведомить людей об обновлениях расписания в последнюю минуту или о неожиданных дополнительных обязательствах.
Члены вашей команды могут захотеть сообщить вам, что они поменяли смены или взяли на себя дополнительные задачи, что может повлиять на дальнейшее планирование.

Конечно, для управления всей этой связью вам потребуется создать хорошо организованную систему связи, которая может включать:

📲 Текстовые сообщения

📞 Телефонные звонки

📧 Электронная почта

🗨️ Приложения для чата

💻 Онлайн-видеовстречи

После этого очень важно, чтобы ваши рабочие графики регулярно обновлялись, чтобы отражать то, что было сообщено и согласовано между вами и вашей командой.

🔹 Пример: Менеджер ресторана отправляет график работы персоналу за 7 дней до начала, в пятницу утром, через групповой чат. Любые изменения и смены смены затем предлагаются в групповом чате и официально запрашиваются по электронной почте. После этого менеджер обновляет рабочие графики с утвержденными запросами и изменениями и снова отправляет окончательную версию через групповой чат, вечером в пятницу.

# 6: Опубликуйте график работы минимум за 7 дней до 🕛

В соответствии с Законом о занятости 2019 года (и в соответствии с правилом № 3 Закона о справедливом распределении кадров) работодатели должны опубликовать новые графики работы за 7–14 дней до первой запланированной смены.

Таким образом, вы также оставите достаточно времени, если кто-то:

необходимо составить график (или перенести) личные обязательства в соответствии с новым графиком работы
хочет найти замену или поменять смены (вы можете позволить сотрудникам обмениваться сменами или иметь систему замены)
хочет поговорить с вами о днях или времени, когда они работают (возможно, вы всегда назначаете сотруднику X время и дни, которые никогда не подходят для него)

# 7: Избегайте распространенных ошибок планирования ⚠️

При планировании убедитесь, что вы не указали:

1.Сотрудники с двойным графиком, у которых двойная ответственность, но в разные смены

🔹 Пример: Человек, который работает одновременно хозяйкой отеля и автобусом, случайно попадает в двойное расписание.

2. Составьте график сотрудников для вакансий, для заполнения которых они не были обучены.

🔹 Пример: Шеф-повар буфета в роскошном ресторане должен выполнять обязанности шеф-повара по жарке.

3. Занижайте или перевыполняйте график своих сотрудников с точки зрения их рабочего времени.

🔹 Пример: Сотруднику, занятому неполный рабочий день, назначено слишком много смен, или сотруднику, работающему полный рабочий день, запланировано слишком мало смен.

4. Занижайте или перевыполняйте график своих сотрудников с точки зрения ожидаемой рабочей нагрузки.

🔹 Пример: Вы понимаете, что в коктейль-баре во время счастливого часа не хватает персонала.

# 8: Уважайте рабочие предпочтения и просьбы о отпуске как можно больше 🌴

Высокая удовлетворенность сотрудников означает более высокую производительность.И лучший способ получить высокую удовлетворенность сотрудников — это дать им понять, что их слышит руководство.

Итак, если некоторые сотрудники предпочитают работать в определенные часы или дни, разместите их, если можете.

Или, когда сотрудник просит отгула, по возможности обязать его выполнить.

Более того, вы всегда должны внедрять четкую систему для сотрудников, запрашивающих предпочтительное время и свободное время. Таким образом, вы сделаете утверждения / отклонения запросов прозрачными и дадите понять, что фаворитизма нет.

# 9: Назначьте как минимум одного первоклассного сотрудника в смену

🏆

Если ваш бизнес работает посменно, убедитесь, что в каждую смену входит хотя бы один из ваших лучших игроков с точки зрения соответствующих навыков, знаний, опыта и личных качеств сотрудников. Это в значительной степени улучшит качество смены, но также улучшит качество обслуживания клиентов. Более того, менее опытным сотрудникам (особенно недавно принятым на работу) будет на кого равняться с точки зрения стандартов работы или обращаться за поддержкой в случае необходимости.

Наличие одного из ваших лучших сотрудников особенно актуально в напряженное время, когда вы хотите, чтобы кто-то надежный на месте происшествия «тянул» рабочую нагрузку и вдохновлял других товарищей по команде, чтобы они не отставали.

🔹 Пример: Назначение надежного специалиста по общественному питанию для работы с кассовым аппаратом, обслуживания клиентов и складирования запасов в обеденное время в деловом районе города.

# 10: Вовлеките сотрудников в процесс планирования ✅

Вероятно, вы не хотите тратить время на постоянное обновление рабочего графика, потому что ваши сотрудники всегда просят о смене смен или продлении сроков.

Чтобы свести это к минимуму, вы можете стремиться вовлекать сотрудников в процесс создания графиков работы в той мере, в какой вы сочтете нужным.

1. Попросите кого-нибудь помочь вам в составлении расписания

Коллеги с большей вероятностью поймут, что их коллеги думают об их расписаниях, поэтому, если кто-то «изнутри» будет напрямую помогать вам с расписаниями, будет оптимальным решением. Так вы узнаете, есть ли у членов вашей команды:

довольны назначенным сроком
в идеале хотелось бы иметь больше или меньше расписания на неделю
предпочитают другие дни или время для своего расписания

2.Попросите команду заполнить диаграммы доступности

С помощью диаграммы доступности все, что нужно сделать сотрудникам, — это отметить дни, когда они доступны для работы в течение определенной недели. Позже вы будете использовать эти данные для создания возможных графиков работы.

🔹 Пример: Вы назначили кого-то на первую смену, но этот человек в это время не может работать. Вы просматриваете таблицу доступности и находите следующего подходящего сотрудника, отметившего свою доступность в нужное время.Вы даже можете обнаружить, что у вас есть резервная копия для своей резервной копии, если доступно большее количество сотрудников.

3. При планировании вне доступного времени сначала проконсультируйтесь по телефону

Иногда, несмотря на все усилия, которые команда приложила для построения диаграммы доступности, вам все равно нужно назначить кого-то вне времени их доступности.

🔹 Пример: Возможно, в вашем ресторане устраивают большой праздник, и вам понадобится вся помощь. Или, возможно, в вашем приложении возникла непредвиденная ошибка, и вам нужно вызвать вашего инженера полного цикла, чтобы он помог вам выйти из ее отпуска.

Чрезвычайные ситуации случаются, но важно, как к ним подойти. Если возможно, всегда старайтесь найти человека, который будет меньше всего беспокоиться, работая вне его / ее идеального времени доступности.

🔹 Пример: Из двух лучших вариантов, которые у вас есть, лучше позвонить человеку, который недоступен из-за посещения спа-салона, чем человеку, который находится в больнице, беспокоясь о своем больном отце.

В любом случае лучше всего позвонить соответствующему человеку, объяснить ситуацию и отнестись к просьбе вежливо.Надежный, добросовестный сотрудник выполнит вашу просьбу, если это возможно (но проявите понимание, если это объективно невозможно, например, у человека в это время назначен важный визит к врачу) и будет признателен за то, что высказал свое мнение по этому поводу.

# 11: Используйте шаблоны рабочего графика, чтобы ускорить процесс планирования 📄

Предыдущие 10 пунктов предназначены для того, чтобы помочь вам эффективно планировать время сотрудников, но шаблоны расписания помогут вам сделать процесс планирования более быстрым и точным.Вот 6 шаблонов рабочего графика, которые вы можете использовать сейчас бесплатно.

🔷 Шаблон формы занятости сотрудника

О чем это?

Шаблон формы доступности сотрудников позволяет команде указать количество дней, в течение которых они могли бы идеально прийти на работу и / или дежурить по вызову. Просто попросите сотрудников отметить свою доступность галочкой (Google Таблицы) или знаком «X» (Excel).

Кроме того, вы можете распечатать формы и попросить сотрудников заполнить их ручкой.

Позже вы можете использовать эти индивидуальные формы доступности сотрудников для создания возможных графиков.

Лучшее для чего и для кого?

Эта форма планирования идеально подходит для любого типа бизнеса, который вращается вокруг планирования.

🔽 Загрузите классический шаблон формы доступности сотрудников в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон формы доступности сотрудников для совместного использования в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон формы занятости сотрудников в формате PDF

🔷 Шаблон ежедневного графика работы

О чем это?

Шаблон ежедневного рабочего графика позволяет вам планировать рабочее время сотрудников вместе с соответствующими задачами на каждый рабочий день.Просто укажите сотрудника, отдел сотрудников, дату запланированного дня и добавьте галочку (Google Таблицы) или «X» (Excel) рядом с каждым часом, на который они запланированы работать.

Как вариант, вы можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон идеально подходит, если вы предпочитаете планировать рабочее время и задачи на ежедневной основе. Чтобы соответствовать правилу составления расписания работы как минимум за 7 дней, вы можете комбинировать это более подробное, ориентированное на задачи расписание с расписаниями, охватывающими более длительный период времени.

🔽 Загрузите классический шаблон ежедневного графика работы в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон ежедневного расписания работы в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон ежедневного рабочего графика в формате PDF

🔷 Шаблон еженедельного графика работы

О чем это?

Шаблон еженедельного графика работы позволяет еженедельно планировать рабочие дни для сотрудников вместе с соответствующими сменами на каждый день. Просто добавьте имена сотрудников и добавьте «X» под каждым днем, на который они должны работать.

Версии шаблона для Google Sheet и Excel также рассчитывают ежедневную статистику на одного сотрудника в виде:

, сколько раз в неделю отдельные сотрудники были запланированы на работу
, сколько раз они должны были работать в Первую, Вторую, Третью или Разделенную смену (если применимо).

Вы также можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Если ваши сотрудники работают в разные смены, имеют сверхурочную работу или имеют особые инструкции относительно их графиков, вы можете уточнить это под строкой каждого сотрудника.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон идеально подходит, если вы предпочитаете планировать рабочие дни на еженедельной основе и / или платить своим сотрудникам еженедельно.

🔽 Загрузите классический шаблон еженедельного расписания работы в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон еженедельного расписания работы в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон еженедельного графика работы в формате PDF

🔷 Шаблон расписания работы на две недели

О чем это?

Шаблон двухнедельного графика работы позволяет планировать рабочие дни для сотрудников вместе с соответствующими сменами на каждый день на двухнедельной основе.Просто добавьте имена сотрудников и добавьте «X» под каждым днем, на который они должны работать.

Версии шаблона для Google Sheet и Excel также рассчитывают ежедневную статистику на одного сотрудника в виде:

сколько раз отдельные сотрудники должны были работать в течение двух недель
, сколько раз они должны были работать в Первую, Вторую, Третью или Разделенную смену (если применимо).

Вы также можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон идеально подходит, если вы предпочитаете планировать рабочие дни раз в две недели и / или платить своим сотрудникам раз в две недели.

🔽 Загрузите классический шаблон расписания работы на две недели в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон расписания работы на две недели в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон расписания работы на две недели в формате PDF

🔷 Шаблон ежемесячного графика работы

О чем это?

Шаблон ежемесячного графика работы позволяет планировать рабочие дни для сотрудников вместе с соответствующими сменами для каждой календарной даты на ежемесячной основе.Просто добавьте имена сотрудников и добавьте «X» под каждой датой, по которой они должны работать.

Версии шаблона для Google Sheet и Excel также рассчитывают ежедневную статистику на одного сотрудника в виде:

, сколько раз в месяц отдельные сотрудники должны были работать по графику
, сколько раз они должны были работать в Первую, Вторую, Третью или Разделенную смену (если применимо).

Вы также можете распечатать расписание и заполнить его ручкой.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон идеально подходит, если вы предпочитаете планировать рабочие дни на ежемесячной основе и / или платить своим сотрудникам ежемесячно.

🔽 Загрузите классический шаблон расписания работы на месяц в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон ежемесячного расписания работы в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон ежемесячного графика работы в PDF

🔷 Шаблон годового графика работы

О чем это?

Шаблон годового графика работы позволяет вам запланировать 5 сотрудников на один год (или несколько недель или месяцев).Просто назовите своих сотрудников и свяжите каждого с символом («x1», «x2», «x3», «x4», «x5»). Напишите соответствующий символ (например, «x1» для сотрудника 1) рядом с соответствующей датой, чтобы назначить сотрудника.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон идеально подходит, если ваша команда работает по чередующемуся графику или управляет сезонными рабочими. Это также может быть отличным выбором, если вы предпочитаете просматривать и планировать рабочие недели в более крупном масштабе.

🔽 Загрузите классический шаблон годового графика работы в Excel

🔽 Загрузите онлайн-шаблон годового расписания работы в Google Таблицах

🔽 Загрузите распечатанный шаблон годового графика работы в формате PDF

Завершение

Эффективное планирование рабочего времени сотрудников не должно быть проблемой — если вы внедрите правильную систему планирования, которая включает:

Понимание вашей команды и рабочей нагрузки
Наличие у сотрудников учета рабочего времени
Обеспечение справедливого и своевременного планирования работы
Общение со всем
Как избежать распространенных ошибок планирования
Максимальное уважение к рабочим предпочтениям и просьбам о перерывах в работе
Строительные смены вокруг лучших сотрудников
Вовлечение сотрудников в процесс планирования

Кроме того, следование шаблону расписания не только ускорит процесс, но и обеспечит его методичное выполнение.