Какие нужны данные для выставления счета физическому лицу: Как выставить счет на оплату от ооо физическому лицу

Содержание

инструкция по заполнению — ЮKassa

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
Данные об НДС.
Срок оплаты счета (опционально).
Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

наименование товара/услуги;
количество;
единица измерения;
ставка НДС или акциза;
сроки оплаты;
способ передачи (отгрузки) товара;
общая сумма с НДС;
сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
наименование продавца, его банковские реквизиты;
наименование покупателя, банковские реквизиты;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в ЮKassa.
Счета можно выставлять и физическим лицам, через ЮKassa это делается за несколько кликов.

образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

Название ИП.
ИНН предпринимателя.
Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
Количество товаров или услуг.
Цена за единицу и общая стоимость.
Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Юрист, автор статей на юридическую тематику. Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».

Документ об образовании.

Требования к счету на оплату

Что такое счет и зачем он нужен?

Счет это документ, который выписывает продавец товаров или лицо, оказавшее услугу. Счет адресован покупателю или получателю услуг.
Выставляя счет, продавец / поставщик услуг может требовать оплату от покупателя / получателя услуг (счет может являться также и требованием оплаты).
В бухгалтерском учете счет служит как оправдательный документ, на основании которого бухгалтер делает проводки, рассчитывает налоги (например, налог на добавленную стоимость и подоходный налог с предприятия).
Счет также является одним из документов, которые подтверждают совершение сделки.

Основные реквизиты счета.

Счет должен содержать как минимум следующую информацию:

Данные от продавце / поставщике услуг:
- Название (например, название коммерсанта) или имя, фамилия (если продавце / поставщик услуг является физическим лицом).
- Регистрационный номер или персональный код (если автор документа является физическим лицом).
- Юридический адрес или место жительства продавца / поставщика услуг.
Данные о покупателе / получателе услуг:
- Название (или имя, фамилия).
- Регистрационный номер, если покупателя / получателя услуг согласно закону нужно регистрировать (например, ООО, ИК, АО). Физическому лицу нужно указать персональный код (если такой присвоен).
- Адрес / юридический адрес. Для физического лица нужно указать адрес декларированного места жительства.
Общие данные о счете:
- Название вида документа (например, счет, налоговый счет).
- Дата выставления документа.
- Регистрационный номер счета. Нужно указать как минимум порядковый номер в рамках календарного года (для НДС счета существуют дополнительные требования). Перед регистрационным номером нужно написать сокращение «Nr.».
Общие данные о сделке:
- Описание сделки. Например, в примечаниях можно указать «поставка (продажа) товара» или «оказание услуг».
- Основания для хозяйственной сделки (например, данные о договоре, на основании которого выставляется счет).
- Если счет выписан о продаже товара, тогда нужно указать адрес места выдачи и доставки товара.
Данные о товарах / услугах:
- Название товара / услуги.
- Единица измерения и количество (объем). Например, продавая товары, единица измерения может быть «штуки» и количество, — это количество проданных штук. По отношению к услугам, единицей измерения может быть «услуга», «час».
- Цена одной единицы. Например, цена одной штуки, килограмма или метра, или цена за один час.
- Оценка хозяйственной сделки в денежном выражении. Сумма цен всех товаров и услуг, указанных в счете. Обычно указывается как «Сумма до налогов».
- Предоставленные скидки, если такие есть.
- Совершая сделки с акцизными товарами (например, топливо, алкоголь, табак), нужно указывать дополнительные реквизиты. Требования к реквизитами предусмотрены в нормативных актах, которые применяются по отношению к соответствующему виду товаров.
Начисленные налоги (налоги, которые применяются к сделкам, указанным в счете). Сумму налогов нужно начислять от суммы всех товаров / услуг, указанных в счете. К сделкам может применяться: налог на добавленную стоимость, налог на природные ресурсы, акцизный налог.
Оценка хозяйственной сделки вместе с налогами. Это сумма, которую покупатель / получатель услуг платит продавцу / поставщику услуг.
Подпись. Документ собственноручно подписывает лицо, у которой есть такие права (например, правление ООО или уполномоченное лицо, на основании доверенности).
По отношению к электронно подготовленными счетами предусмотрены исключения.
В счете также нужно указать должность и расшифровку подписи соответствующего лица.

Счет должен быть на латышском языке (можно использовать более одного языка, но счет должен содержать информацию на латышском языке).
Продавец / поставщик услуг на счете может указать свои бухгалтерские проводки (номера бухгалтерских счетов и суммы).

Электронно подготовленный счет.

Это счет, который подготовлен с помощью компьютера и сохранен в электронной форме. Например, продавец товаров или поставщик услуг на компьютере подготавливает счет и отправляет счет на электронную почту покупателя / получателя услуг. Счет не распечатывается. После отправления счет хранится на компьютере, в электронной форме. Нужно обеспечить возможность распечатать такой счет.
Электронно подготовленный счет должен соответствовать вышеуказанным требованиям. Исключением является подпись.

Если счет подготовлен в электронной форме (компьютером), тогда счет можно подписать электронной подписью (например, используя eparaksts.lv).
Лицо, которое выставляет счет и получатель счета может договорится о подписании электронных документов такой электронной подписью, которая не является надежной электронной подписью. Обе стороны могут создавать электронные данные и договориться, что соответствующие данные будут использоваться как электронная подпись. Но такое соглашение должно быть в письменной форме и собственноручно подписанная, или в электронной форме и подписанная с электронной подписью.

Согласно статьи 7.¹ закона О Бухгалтерском учете, счет (без подписи), полученный от других лиц, можно использовать как оправдательный документ в следующих случаях:

Если совершение сделки, указанной в соответствующем счете подтверждает другой внешний документ (полученный от других лиц) и данный внешний документ имеет юридическую силу. Например, стороны заключили договор от купле-продаже товаров, продавец выставляет счет, покупатель оплачивает данный счет.
В таком случае дополнительно к счету существует документ, подтверждающий оплату, и есть договор купли — продажи.

Если упомянутое требование (условие) не возможно исполнить (не возможно получить другой внешний документ, подтверждающий совершение сделки), тогда совершение сделки может подтвердить ответственное лицо предприятия в соответствии с процедурой, установленной руководителем предприятия. Руководитель утверждает порядок (указание, инструкцию), согласно которой подтверждается совершение сделок, а также руководитель назначает (утверждает) лица, которые имеют права подтверждать совершение сделок.
Например, предприятие в интернете загрузило программу, получило счет, но счет еще не оплачен (оплата будет на следующем месяце). В таком случае единственный документ, — это счет, и ответственное лицо предприятия подтверждает, что сделка состоялось.

Дополнительные реквизиты счета налога на добавленную стоимость (НДС).

Реквизиты перечислены в 125. и следующих статьях закона О налоге на добавленную стоимость.
В большинстве случаев дополнительные реквизиты следующие:

Порядковый номер одной или нескольких серий. Порядковый номер уникально идентифицирует счет. Руководитель предприятия в бухгалтерских организационных документах предусматривает условия по созданию порядкового номера для счета.

НДС номер продавца товара / поставщика услуг.
НДС номер (если есть) покупателя / получателя услуг.
Дата поставки товара / оказания услуг или дата, когда оплата получена авансом, если дата отличается от даты выставления счета.
Ставка НДС (например, 21%, 12%, 0%).
Если к сделке не применяется стандартная ставка НДС (21%), тогда ссылка на статью закона, основание для не применения стандартной ставки НДС.
Дополнительная информация по отношению к некоторым видам сделок. Например, если товар поставляется / услуги оказывается лицу с НДС номером другой страны Европейского Союза. Также, строительным услугам, поставкам мобильных телефонов, планшетных компьютеров и др.

Нормативные акты, связанные с счетами.

Требования к реквизитам счета предусмотрены в нескольких пунктах (например, пункт 7.¹, 7.²) указаний Кабинета министров Указания о ведении и организации бухгалтерского учета, а также в статье 7 и 7.¹ Закона о бухгалтерском учете.

Также нужно соблюдать требования, которые предусмотрены в Законе о юридической силе документов (4.статья), указаний Кабинета министров Порядок разработки и оформления документов (например 3.глава) и в Законе электронных документов (например, 2.часть 3 статьи).

В 125. статье и других статьях Закона о налоге на добавленную стоимость предусмотрены требования к НДС счету (счету, который выписывает лица, регистрированные в регистре НДС облагаемых лиц).

Более распространенные виды счетов.

Счет за оказанные услуги и проданные товары. Такой счет выписывает продавец / поставщик услуг. Покупателю / получателю услуг, согласно такому счету и договору с продавцом / поставщиком услуг нужно заплатить сумму, указанную в счете.
Счет проформа — это документ, в котором продавец указывает товары, которые продавец готов продать покупателю за определенную цену и на определенных условиях. Проформа обычно используется в трансграничной торговле. В отдельных случаях счет — проформа используется и как авансовый счет. Также счет — проформу можно использовать, чтобы сообщить таможенным учреждениям стоимость товара.
В проформе указывается название товара, объем, цена, сумма, а также сумма налогов.
Проформа не считается документом, подтверждающим доставку (продажу) товара, поэтому проформу не нужно проводить (регистрировать) в бухгалтерских регистрах.
Кредитный счет выписывает продавец / поставщик услуг, например, в случаях, когда уменьшается цена товаров / услуг. А также, в случаях, когда покупатель отдает товар (часть товара) продавцу.

Правомерно ли требование бухгалтера юридического лица выставить счет на физическое лицо?

Правомерно ли требование бухгалтера юридического лица выставить счет от физического лица?

Вопрос:

Заключен договор между юридическим лицом и физическим лицом гражданско-правового характера на оказание услуг, юр. лицо налоговый агент удерживает НДФЛ.

Предусмотрен порядок оплаты с предоплатой, окончательным расчетом. Главный бухгалтер юридического лица требует выставление счёта физическим лицом….
Никогда не сталкивались с тем, что физ.лицо, не являясь предпринимателем, выставляет счёт на оплату, но появилось такое требование, что просят выставить счёт, необходимы разъяснения по этому вопросу, с физического лица требуют выставление счёта на предоплату, в то время как ни договором, ни законом это не предусмотрено. Правомерны ли данные требования? нормативная база по данному вопросу, какую силу имеет данный счёт?

Ответ:

Обязанности по выставлению счетов на оплату законодательство не устанавливает даже для юридических лиц и ИП. Ни гражданское ни налоговое законодательство не рассматривают такой документ в качестве обязательного, не устанавливает требований к его форме и порядку применения.

Счет на оплату является документом, который применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа, то выставлять счет на оплату не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных счетов.

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 Гражданского кодекса РФ). Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 781 ГК РФ).

Договором возмездного оказания услуг может быть установлено, что исполнитель-физлицо получает аванс (предоплату).

В Письме Минфина России от 21.07.2017 N 03-04-06/46733 разъясняется, что суммы предварительной оплаты (аванса), полученные физическим лицом — подрядчиком в налоговом периоде по гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг), включаются в доход налогоплательщика данного налогового периода независимо от того, в каком налоговом периоде будет произведен окончательный расчет после подписания акта выполненных работ (оказанных услуг).

В Письме Минфина России от 28.08.2014 N 03-04-06/43135 указано, что датой получения дохода, полученного в виде аванса по договору об оказании услуг, является дата поступления денежных средств по сделке независимо от даты оказания услуг.

При этом ни в Налоговом кодексе ни в разъяснениях финансового ведомства не говорится о том, что исполнитель по договору – физическое лицо должен предоставлять заказчику счет на выплату аванса (предоплаты).

Таким образом, в рассматриваемом случае требование главного бухгалтера неправомерно, поскольку нормативные документы не предусматривают выставления счета на оплату, в том числе и физическим лицом. Первичным учетным документом счет не является, он лишь содержит предложение об оплате и платежные реквизиты. Счет не является обязательным документом, но может быть предусмотрен договором. Если ГПД с физлицом содержит условие об авансе (предоплате), основанием для выплаты аванса является именно договор.

Ответ подготовил эксперт «Альвенты» Наталья Лукьяненко с использованием системы КонсультантПлюс.
Информация актуальна на 19.08.2020.

Ответ подготовлен на основе следующих документов из системы КонсультантПлюс:

Готовое решение: Как выставлять счета на оплату (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

{Вопрос: Какие документы необходимо оформлять при оплате товара в безналичной форме по договору поставки? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}}

{Вопрос: Какие документы необходимо оформлять при оплате товара в безналичной форме по договору поставки? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}

Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте.

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

Предмет договора: какой результат сделки.
Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
Права и обязанности сторон: как происходит работа.
Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены. Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Нужен ли счет для оплаты договора физическим лицом

Иногда слушатели, который платят за свое образование самостоятельно, задают вопрос, на основании чего они должны оплачивать услугу, и нужен ли им счет.

Начнем сразу с ответа: Слушатели оплачивают услугу на основании договора, вносят в графу “Основание” такие данные, как номер договора со всеми буквами и цифрами, а также указывают дату заключения договора и свои ФИО.

А счет физическому лицу для оплаты услуг по договору не нужен, и наша бухгалтерия счета физическим лицам не выписывает.

Теперь объясним, почему этот так.

Счет (речь идет именно о счете, а не о счете-фактуре) не является ни налоговым, ни бухгалтерским документом. Он выполняет лишь контрольную, управленческую функцию.

Счет выставляется, как правило, для руководителя предприятия, который на этом документе ставит свою визу: «Оплатить» (как вариант: «оплатить до 20 января», «оплатить после 20 марта»). Таким образом, благодаря этой бумажке, руководитель предприятия может контролировать финансовые потоки организации. Потому что с точки зрения менеджмента не совсем правильно, когда бухгалтерии целиком и бесконтрольно отдан на откуп вопрос корпоративных расходов.

И именно поэтому большинству организаций сегодня достаточно скана счета, полученного от контрагента. Оригинал просят лишь единицы организаций, потому что, как уже говорилось выше, счет не является бухгалтерским или налоговым документом. Требование оригинала счета – это лишь внутреннее решение организации.

Если услугу (в нашем случае – образовательную) вы как физическое лицо оплачиваете самостоятельно, вы сами принимаете решение (разумеется, на основании договора и графика платежей, указанного в нем), когда вам оплачивать свое обучение. – Вам нет необходимости ставить резолюцию на собственном счете, прежде чем решиться оплатить эту услугу (ну разве что, ваша жена увидит счет и будет проинформирована, что часть семейного бюджета ушла на ваше образование, а не на билет в цирк).

В каких случаях счет нужен обязательно?

Счет нужен обязательно лишь в одном случае. Если в договоре, который вы подписали, есть строка о том, что оплата происходит на основании выставленного счета. Выставлен счет – вы производите оплату. Нет счета – нет и основания для оплаты.

Во всех остальных случаях, если в договоре прописана сумма, прописан график платежей, физическому лицу счет не нужен.

Более подробно с бухгалтерским учетом вы можете познакомиться, пройдя программу профессиональной переподготовки “Бухгалтерский учет в бюджетной сфере”

Как отправить груз транспортной компанией

Для того чтобы сдать груз для дальнейшей перевозки:

Закажите забор груза у отправителя или привезите груз на терминал

Существуют два варианта отправки груза — либо привезите груз на наш терминал своими силами, либо закажите забор груза от адреса отправителя. Для заказа перевозки с забором груза воспользуйтесь формой заявки.

Если вы привезёте груз самостоятельно, выберите наиболее удобный для вас терминал, уточните адрес и график работы терминала.

Просим вас соблюдать меры предосторожности при сдаче/получении грузов на наших терминалах – держите дистанцию 1,5-2м и пользуйтесь средствами индивидуальной защиты.

1. Передайте груз приемосдатчику

На терминале «Байкал Сервис» на складе вас встретит приемосдатчик. Он примет груз, взвесит и измерит его, проверит корректность маркировки (на упаковке каждого места сдаваемого груза должна содержаться легко читаемая информация о городе назначения и наименование или фамилия получателя), а также определит необходимость дополнительной упаковки. Внесет все данные в талон на погрузку и передаст его вам для дальнейшего оформления перевозки в офисе.

2. Обратитесь в офис для оформления перевозки

В офисе бухгалтеру-кассиру необходимо передать документы для дальнейшего оформления перевозки.

Если отправитель юридическое лицо, то необходимы следующие документы:

Заполненный талон на погрузку (выдается после передачи груза на склад).
Данные об отправителе груза.
Прием груза для перевозки производится только при наличии сопроводительных документов на груз.
В случае сдачи груза руководителем организации, последний предъявляет документ удостоверяющий личность* и документ, подтверждающий полномочия (копия решения или протокол о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).
Представителю юридического лица (индивидуального предпринимателя) при сдаче груза и оформлении документов необходимо обязательно предъявить документ, удостоверяющий личность* или водительское удостоверение. От представителей ИП работающих без печати предоставляется нотариально заверенная доверенность.
В экспедиторских документах, оформляемых при приеме груза к перевозке, в качестве «грузоотправителя» указывается организация, фактически отправляющая груз (при наличии доверенности на представителя). Иное лицо может быть указано отправителем при наличии доверенности на право распоряжения грузом от собственника груза.
Данные о получателе груза и его контактный телефон.
Если получатель груза физическое лицо, то указывается фамилия, имя и отчество получателя и, по желанию, его паспортные данные.
Если получатель юридическое лицо, то в обязательном порядке необходимо предоставить ИНН и КПП получателя (для индивидуальных предпринимателей — только ИНН).

Документы, подтверждающие принадлежность груза и его оценочную стоимость.

Отправитель	Получатель	Документы, подтверждающие принадлежность груза и его оценочную стоимость
Юридическое лицо	Юридическое лицо или Физическое лицо	Товарные накладные (ТОРГ-12), счет-фактура или иные документы на груз, содержащие его наименование, характер, свойства и стоимость*
Перевозка между филиалами одного юридического лица		Накладные на внутреннее перемещение груза (ТОРГ-13, М-11, М-12, М-15, 15-ОН) с синей печатью организации
Физическое лицо	Физическое лицо	Товарные чеки, кассовые чеки или опись груза (при отсутствии документов)

* Например, универсальный передаточный документ (УПД), отгрузочная спецификация, сертификат, свидетельство и т. д.

В случае отсутствия в документах оценочной стоимости при оформлении сдачи груза лично генеральным директором, директором, действующим на основании устава общества, лично ИП или их представителями, данные лица предоставляют один из документов, удостоверяющий личность / водительское удостоверение / действующий заграничный паспорт гражданина РФ и ставят подпись в акте приема-сдачи груза, составленном на месте.

Если отправитель физическое лицо, то необходимы следующие документы:

Заполненный талон на погрузку (выдается после передачи груза на склад).
Данные об отправителе груза.
При сдаче груза и оформлении документов физическому лицу (грузоотправителю) необходимо обязательно предъявить документ, удостоверяющий личность или водительское удостоверение.
Прием груза для перевозки производится при наличии документов на груз. В случае отсутствия документов физическое лицо обязано сообщить во время оформления документов о характере груза и его свойствах.
Физические лица могут отправлять груз только от своего имени либо от имени своего представителя при наличии нотариальной доверенности от собственника груза.
Данные о получателе груза и его контактный телефон.
Если получатель груза физическое лицо, то указывается фамилия, имя и отчество получателя и, по желанию, его паспортные данные.
Если получатель юридическое лицо, то в обязательном порядке необходимо предоставить ИНН и КПП получателя (для индивидуальных предпринимателей — только ИНН).
Документ, подтверждающий оценочную стоимость груза.
Расходные накладные (ТОРГ-14) с синей печатью организации, товарные чеки.
При отсутствии сопроводительных документов, груз оформляется к перевозке, как личные вещи, данные фиксируются в экспедиторской расписке и заверяются подписью отправителя.
Сотрудник транспортной компании также вправе попросить грузоотправителя открыть упаковку и, в присутствии клиента, провести осмотр внутренних вложений груза, чтобы убедиться в отсутствии грузов, изъятых из свободного обращения.
При отсутствии документов, подтверждающих принадлежность груза и его оценочную стоимость, отправителем составляется опись груза.

На основании полученных документов сотрудник рассчитывает итоговую стоимость перевозки, включая необходимые дополнительные услуги (доставку, погрузо-разгрузочные работы, упаковку, оформляет страхование груза, указывает, кто оплачивает перевозку (отправитель, либо получатель груза), принимает оплату за перевозку.

После оформления перевозки отправитель получает:

Экспедиторскую расписку.
Пакет бухгалтерских документов (акт выполненных работ, счет-фактура, счет) в случае, если перевозку оплачивает отправитель.
Страховой сертификат (если груз был застрахован).

3. Сообщите получателю номер груза для отслеживания отправления

В экспедиторской расписке указан номер груза, сообщите его получателю, именно по данному номеру вы сможете отслеживать прибытие груза на станцию назначения, а также при необходимости дозаказать доставку груза получателю и погрузо-разгрузочные работы.

Дополнительные услуги

Приостановка груза

«Приостановка груза» позволяет отсрочить отправку груза на 2 рабочих дня. Услуга доступна только отправителю груза по заявлению до загрузки в транспортное средство. Дополнительная стоимость за хранение не выставляется.

Заявление на приостановку груза можно привезти на терминал отправления или направить на электронную почту филиала в отсканированном виде.

Заявление на приостановку груза грузоотправителем

Возврат груза грузоотправителю

«Возврат груза» позволяет вернуть груз до отправки его в другой город. Услуга доступна только отправителю груза по заявлению до загрузки в транспортное средство. После загрузки возврат груза осуществляется через смену станции назначения.

Заявление на возврат груза необходимо привезти на терминал отправления вместе с оригиналом экспедиторской расписки.

Заявление на возврат груза грузоотправителю

5 основных элементов, которые необходимо включить в счет-фактуру

Вот удобный контрольный список, который следует учитывать при настройке шаблона счета.

1. Брендирование

Ваш счет-фактура — это документ, который вы отправляете из своей компании, поэтому убедитесь, что он отражает ваш бренд — подумайте о логотипе, цветах, шрифтах и формулировках описаний товаров и условий оплаты. Например, если сообщение о бренде, которое вы хотите передать, является «забавным и необычным», убедитесь, что условия оплаты не написаны на английском языке юристов.

2. Юридическая информация

Есть некоторая информация, которую вы должны по закону включать в свои счета.

Вы должны четко указать в документе слово «счет-фактура». Вы также должны указать:

уникальный идентификационный номер
название вашей компании, адрес и контактную информацию
название компании и адрес клиента, которому вы выставляете счет
четкое описание того, за что вы взимаете плату
дата, когда вы предоставили товары или услуги (которая также известна как дата поставки)
дата выставления счета
сумма (суммы), которую вы взимаете
сумма НДС, если применимо
общая сумма задолженности

Счета-фактуры индивидуального предпринимателя

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счет-фактура также должен включать:

ваше имя и любое название компании, которое вы используете
адрес, по которому вам могут быть доставлены любые юридические документы, если вы используете бизнес имя

Счета-фактуры компании с ограниченной ответственностью

Если ваш бизнес является компанией с ограниченной ответственностью или ТОО, в ваших счетах должно быть указано полное название компании, как оно указано в сертификате e регистрации и ее регистрационный номер и адрес в Регистрационной палате.Если вы укажете имя одного директора / члена в своем счете, вы должны включить имена всех директоров / членов.

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны указать свой номер плательщика НДС в счетах-фактурах и соблюдать правила HMRC в отношении счетов-фактур. Эти правила включают в себя то, что в счете-фактуре должно быть указано:

уникальный номер счета-фактуры, который следует из номера предыдущего счета-фактуры (если вы испортили или отменили счет-фактуру с серийным номером, вы должны сохранить его, чтобы показать сотруднику НДС по адресу ваша следующая проверка НДС)
наименование и адрес компании продавца
регистрационный номер НДС продавца
дата счета-фактуры
время поставки (также известное как налоговая точка), если оно отличается от даты счета-фактуры
имя покупателя (или торговое наименование) и адрес
описание, достаточное для идентификации товаров или услуг, предоставленных покупателю
ставка любой скидки при оплате наличными
общая сумма к оплате без НДС
общая сумма начисленного НДС, выражено в фунтах стерлингов

Для каждого отдельного типа товара, указанного в счете-фактуре, вы должны указать:

цену или ставку за единицу без НДС
количество товаров или объем услуг
ставка НДС, применяемая к тому, что продается
ставка любой скидки на этот товар

И если вы выставляете счет-фактуру НДС, который включает в себя нулевую ставку или освобожденные от налогообложения товары или услуги, вы должны:

четко показать, что НДС, подлежащий уплате на эти товары или услуги, составляет 0% или нет
показать общую сумму этих значений отдельно

Если вы осуществляете розничные продажи и делаете При продаже товаров или услуг на сумму не более 250 фунтов стерлингов (включая НДС) вы можете оформить упрощенный счет-фактуру.Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с руководством HMRC.

3. Цена

Важно убедиться, что «Цена правильная!», Потому что в противном случае вы можете оказаться в очень затруднительном положении, когда вам придется либо просить у своих клиентов больше денег, либо возвращать им немного денег.

Когда вы включаете цитату в счет, убедитесь, что вы используете самые последние цены — и не забывайте о скидках или специальных предложениях, которые вы могли обещать всем своим клиентам или только этому конкретному покупателю.

Помните, что если ваш бизнес зарегистрирован в качестве плательщика НДС, HMRC сообщает, что вы должны указать цену за единицу в своих счетах.

4. Описание

Избегайте запросов клиентов, сделав описание того, что вы им продаете, в счете-фактуре как можно более четким. Если клиенту нужно позвонить, чтобы запросить счет, он может посчитать это плохим обслуживанием с вашей стороны, а также может означать, что им потребуется больше времени для оплаты.

5. Платежная информация

Сделайте так, чтобы клиентам было как можно проще платить вам.Включите реквизиты своего банковского счета в свои счета, если вы принимаете оплату через онлайн-банкинг или через BACS. Если вы отправляете счета по электронной почте и используете такую службу, как PayPal или GoCardless, для сбора платежей от клиентов, включите ссылку при отправке счета по электронной почте, чтобы клиенты могли оплатить одним щелчком мыши.

Помните, что вам решать, как быстро вы хотите получать деньги. Установите условия оплаты и убедитесь, что ваши клиенты их соблюдают!

Убедитесь, что ваши счета-фактуры четко изложены и содержат всю необходимую клиенту информацию.Ваша цель — максимально упростить жизнь ваших клиентов, потому что так они вернутся и снова будут покупать у вас. Помните, что счастливые клиенты с большей вероятностью направят к вам больше людей!

Шпаргалка по счетам: что вам нужно включить в свои счета

Наличные деньги — это кровь любого бизнеса, без них вам не выжить. Получать то, что вам причитается, важно, но своевременная выплата очень важна, чтобы избежать удушения денежного потока.

Один из вариантов — использовать автоматизированное решение, которое принимает платежи прямо из ваших счетов, чтобы вы получали оплату вовремя.

Между тем, хорошо оформленный счет-фактура может иметь большое значение для обеспечения быстрой оплаты, избегая осложнений из-за неполной или нечеткой информации.

Хорошо оформленный счет, содержащий всю необходимую информацию, произведет хорошее впечатление на ваших клиентов и покупателей.

Страница с основными ошибками и нечеткой разметкой может заставить вас выглядеть непрофессионально, и вам следует избегать этого.

Для различных типов бизнеса, таких как индивидуальный предприниматель, компания с ограниченной ответственностью и компании, зарегистрированные в качестве плательщика НДС, существуют особые юридические требования в отношении того, что вы должны включать в свой счет.

Ниже приведено полное руководство по созданию счета для вашего малого бизнеса. Чтобы помочь вам работать профессионально, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах счетов — мы разработали их серию, которую вы можете скачать.

Вы также можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки профессиональных счетов-фактур и отслеживания того, что вам причитается.

Вот о чем мы расскажем в этой статье:

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Счета-фактуры НДС

Что должен отражать полный или измененный счет-фактура

Что должен показывать упрощенный счет

Международные счета-фактуры

Условия оплаты счета

Общие условия оплаты по счету

Способы оплаты по счету

Общие способы оплаты счетов

Когда лучше всего отправлять счет?

Как отправить счет

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Стандартный счет (без НДС) должен включать:

1.«Счет-фактура»

Обозначьте документ словом «счет-фактура», чтобы отличить его от цитаты, кредит-ноты или квитанции.

2. Уникальный номер счета

Номер должен быть уникальным для каждого счета (без дубликатов) для четкой идентификации, и вы должны вести учет использованных номеров и ссылок.

Использование последовательной системы нумерации — самый простой способ справиться с этим.

Ссылка может содержать как буквы, так и цифры.

3. Название и адрес вашей компании

Это отличается для индивидуальных предпринимателей и компаний с ограниченной ответственностью, но, по сути, вы должны четко указать свое торговое название, юридический адрес, а также место, где с вами может связаться клиент в случае запроса или спора.

4. Фирменное наименование и адрес заказчика

Это стандартная процедура для всех счетов-фактур (кроме упрощенных счетов-фактур), но важна для клиентов, которые хотят потребовать возмещения любого начисленного НДС.

5. Описание товаров / услуг

Четкое описание товаров и услуг, за которые выставляется счет, с каждой услугой или товаром в отдельной строке для четкой идентификации.

6. Дата поставки

Известный как «дата поставки», это когда товары или услуги были выпущены. Дата поставки может отличаться от даты выставления счета, но обычно составляет 30 дней.

7. Дата выставления счета

Дата, когда был выставлен счет, а не когда товары были поставлены.

8. Сумма отдельных товаров или услуг к оплате

Если у вас в описании есть список предметов, то каждый будет отмечен индивидуальной суммой.

9. Общая сумма к оплате

Сумма всех товаров, указанных в счете.

Откройте для себя новый Sage Accounting

Попробуйте наше отмеченное наградами бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.Получайте оплату быстрее, отслеживайте денежные потоки и автоматизируйте администрирование, чтобы высвободить время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Посмотреть планы и цены

Вы также должны включить:

10. Условия оплаты

Обычно определяется в ваших условиях и согласовывается с вашим клиентом.

Это ваши условия в отношении срока оплаты, которые должны быть отмечены внизу счета. Например, оплата в течении 30 дней.

11.Номер заказа на закупку

Если ваш клиент предоставляет вам номер заказа на поставку, то он должен быть четко указан в счете.

Некоторые клиенты могут также потребовать, чтобы имя контактного лица было указано в счете.

Рекомендуется запрашивать заказ на покупку, поскольку после его создания это юридически обязывающий договор между вами и вашим клиентом / покупателем.

12. Как оплатить счет

Перечислите различные способы оплаты счета и укажите ссылки на банковский счет.Например, код сортировки вашего банка и номер счета для платежей BACS.

В счетах для международных клиентов должны быть указаны номера IBAN / BIC / SWIFT.

Подробнее о своевременной оплате:

Счета-фактуры НДС

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны предъявить счет-фактуру и хранить копии (цифровые или бумажные) всех выставленных счетов, в том числе выставленных по ошибке или аннулированных.

Счет-фактура с НДС должна содержать дополнительную информацию к стандартному счету-фактуре (без НДС).

Существует три типа счетов-фактур по НДС:

Полная версия — может использоваться для всех расходных материалов и сумм накладной.
Simplified — может использоваться для всех поставок и розничных товаров стоимостью менее 250 фунтов стерлингов.
Modified — может использоваться для розничных поставок стоимостью более 250 фунтов стерлингов.

Что должен отражать полный или измененный счет-фактура НДС

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Что должен показывать упрощенный счет-фактура НДС

Если вы используете схему кассового учета, то на счете-фактуре должна быть проставлена печать с указанием суммы уплаченных денежных средств и даты.

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Счета-фактуры

обычно выставляются в течение 30 дней с момента доставки товаров или услуг.

Международные счета-фактуры

Для счетов-фактур, выставленных в иностранной валюте или на иностранном языке, вы должны указать подлежащий уплате НДС в фунтах стерлингов, если товары или услуги поставляются в Великобритании.

У вас также должен быть английский перевод для проверки сотрудником НДС.

Условия оплаты счета

Вы обязаны заранее установить и согласовать условия оплаты с клиентами.

Упростите и четко укажите ваши условия в счете, чтобы получатель знал, когда должен быть произведен платеж.

В крупных компаниях отдельная бухгалтерия может не знать, какие условия вы согласовали со своим контактным лицом.

Если вы представляете малый бизнес или подрядчик, как правило, лучше избегать сложных условий оплаты, чтобы вас не поняли неправильно и не задерживали платежи.

Чтобы получить наилучшие результаты, просто укажите:

‘ Оплата в течение 30 дней. ’

Или будьте вежливы и говорите менее жестко:

‘ Мы ценим ваш бизнес. Отправьте платеж в течение 30 дней с момента получения этого счета. ’

Общие условия оплаты по счету

Авансовый платеж (PIA)

Может использоваться при работе с новыми клиентами или клиентами с плохой историей платежей. PIA означает, что вам необходимо произвести оплату в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.

Нетто (N)

Обычный срок оплаты. «Нетто 10» будет означать, что полная сумма платежа должна быть произведена в течение 10 дней, а «Нетто 30» — в течение 30 дней.

«Нетто» может быть сокращено до «N», например N10 или N30.

Конец месяца (EOM)

Конец месяца означает, что полная оплата должна быть произведена в течение количества дней, указанных после окончания месяца, в котором выставлен счет.

Счет-фактура может быть сформулирована как « Оплата 30 дней до конца месяца» или сокращенно « Net EOM 30» .

Если ваш счет был датирован 5 апреля и ваши условия были Net EOM 30, то полная оплата должна была быть произведена 30 мая.

Месяц после счета (MFI)

’15 MFI ’означает, что вся подлежащая оплате сумма должна быть уплачена в первые 15 ^-го месяца, следующего за датой выставления счета.

Например, если срок оплаты был 15 MFI, а счет был датирован 5 января, оплата должна была быть произведена 15 января. Если тот же счет был датирован 20 января, оплата должна была быть произведена 15 февраля.

Скидка

Скидка предоставляется на полную сумму, подлежащую выплате, если оплата производится в течение указанного количества дней.

«1/10 нетто 30» или «1% 10 нетто 30» означает, что для платежей, совершенных в течение 10 дней, предоставляется скидка в размере 1%, в противном случае полная оплата должна быть произведена в течение 30 дней.

Если для вас важна скорость платежей, предложение скидки за досрочную оплату может гарантировать, что вы быстрее получите наличные в банке.

Поэтапный платеж

План оплаты может быть согласован между вами и вашим клиентом, чтобы предложить часть полной суммы, подлежащую выплате поэтапно.

Например, четырехэтапные выплаты по 25% каждый или двухэтапные выплаты по 75% и 25%.

Если вы работаете над большим проектом, попросите внести частичную предоплату, например 25%, и поэтапные платежи в течение всего срока реализации проекта, чтобы избежать риска и управлять денежным потоком.

Способы оплаты по счету

После того, как вы четко укажете размер платежа, вы также хотите упростить для вашего клиента физическую оплату вам.

Включите в счет-фактуру различные способы оплаты, которые вы принимаете, вместе с вашими банковскими реквизитами.

Общие способы оплаты счетов

Банковский перевод (BACS)

Один из наиболее распространенных способов оплаты, платежи через автоматизированные клиринговые услуги (BACS), осуществляемые в электронном виде, осуществляются напрямую с одного банковского счета на другой и обычно производятся онлайн или по телефону.

Платежи

обычно зачисляются на ваш счет в течение трех рабочих дней.

Служба ускоренных платежей (FPS) становится все более распространенной в британских банках в качестве стандартной (для некоторых бизнес-счетов приходится платить) и означает, что платеж будет зачислен на ваш счет в тот же день, когда он был оплачен.

В счете-фактуре укажите:

Название вашего банка: My Bank
Код сортировки: 00-11-22
Номер счета: 01234567

IBAN / BIC / SWIFT

Если у вас есть клиенты за границей и вы хотите получать международные платежи, ваш банк может предоставить вам коды для этого.

Международный номер банковского счета (IBAN) — это международная версия номера вашего банковского счета, позволяющая получать международные платежи в иностранной валюте или фунтах стерлингов.

IBAN используется в большинстве европейских стран, Австралии и Новой Зеландии, но не в США или Канаде.

Код идентификации банка (BIC) или Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) — это код для идентификации вашего конкретного банка.

Он понадобится вам вместе с платежом с IBAN. Большинство банков используют BIC, но SWIFT необходим для платежей из США и Канады.

Оба числа обычно можно найти в выписке из вашего коммерческого банка или спросить в своем банке.

В счете-фактуре укажите:

БИК AAAAGB12345
IBAN: GB00 AAAA 0000 0000 0000 00
SWIFT AAAAGB12345

Кредитная или дебетовая карта

Чтобы принимать платежи по картам, вам понадобится торговый счет и устройство для чтения кредитных карт. Для онлайн-платежей вам понадобится платежный шлюз электронной коммерции и торговый аккаунт.

Для удаленных платежей по телефону вам потребуется виртуальный онлайн-терминал и торговый счет.

Из-за высокой стоимости обслуживания торгового счета платежи по кредитным картам являются экономически эффективным решением только в том случае, если вы планируете принимать значительную сумму платежей по карте.

Имейте в виду, что покупатель может оформить «возвратный платеж», чтобы отменить транзакцию по кредитной карте, заявив, что товар не был доставлен или не был таким, как «описано».

Возврат платежа может быть осуществлен в течение 120 дней после совершения платежной транзакции.

PayPal

PayPal позволяет осуществлять платежи по всему миру между двумя людьми, у которых есть учетные записи PayPal, но при этом взимаются различные комиссии.Вы также можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам через PayPal.

Наличные

Прием платежей наличными — это вариант для малых предприятий, работающих с населением, но большинство счетов-фактур между предприятиями не могут быть оплачены наличными.

Не забывайте, что наличные — не самый безопасный метод, поскольку вы можете столкнуться с поддельными банкнотами и иметь дополнительный риск иметь при себе наличные деньги при внесении депозита в банк.

Кроме того, банки обычно взимают встречный сбор за внесение наличных денег.

Когда лучше всего отправлять счет?

Очевидный ответ на этот вопрос — как можно скорее. Чем дольше задерживается ваш счет, тем больше времени потребуется для получения оплаты.

При продаже товаров

Варианты более простые. Вы можете запросить подтверждение оплаты до отправки товара, оплату при получении товара или на ваших условиях, таких как стандартная 30-дневная нетто-оплата.

Для услуг больше гибкости

Было проведено множество исследований о том, когда лучше всего отправлять счет-фактуру в день недели / месяца, но на самом деле вам заплатят, когда компании завершат свои платежи.Обычно это происходит в конце месяца, но не всегда.

Узнайте, когда ваш клиент / клиент выполняет платежи, и спросите у них дату окончания для подачи счетов-фактур в этом месяце.

Если у вас долгосрочный проект, вам, скорее всего, придется вести переговоры о ежемесячной оплате счета. Обычно в конце месяца покрывают этот месяц.

Если у вас есть поэтапные платежи (как указано выше), вы можете заранее согласовать даты выставления счетов.Например, перед тем, как вы начнете, после того, как предложения будут представлены, после того, как будут представлены первые проекты, а затем после завершения и подписания.

Для индивидуальных фрилансеров, работающих с крупной компанией, у которой политика оплаты составляет 90 дней, это может быть неуправляемым для вашего денежного потока, а также огромным риском. Ведение переговоров о выставлении счетов в самом начале или даже задним числом до начала работы может обойти их фиксированную систему и помочь сократить время оплаты. Вы можете настаивать на том, чтобы они соблюдали ваши условия оплаты, но это не всегда возможно с их жесткой системой.

Не забывайте дважды проверять точность счета перед его отправкой, чтобы избежать задержек.

Будьте оперативны, вежливы и аккуратны.

Как отправить счет

Структура вашего счета — это только половина процесса, и, вероятно, более важно убедиться, что ваш счет будет доставлен нужному человеку, который может заплатить вам.

Спросите у своего клиента имя и контактные данные человека в аккаунтах, который будет производить ваш платеж.

Наличие этой информации жизненно важно, чтобы вы могли преследовать просроченные платежи, поскольку лицо, которое фактически производит платеж, имеет власть.

Электронная почта является предпочтительным стандартом для отправки счетов-фактур, и когда вы отправляете в бухгалтерию, не забудьте отправить копию своего контакта по электронной почте.

Используйте документ, который можно открывать повсюду. Бухгалтерия предпочитает PDF-файлы всему остальному.

Не отправляйте файлы Word или Excel, так как при открытии на разных машинах они могут быть переформатированы, что сделает информацию нечитаемой и, что более важно, их можно редактировать.

Заголовок темы

Крупные компании, которые имеют дело с тысячами счетов-фактур, хотят, чтобы их жизнь была как можно проще, и чтобы избежать потери электронной почты, рекомендуется использовать разборчивую тему.

Загруженная бухгалтерия будет вам за это благодарна.

Формат заголовка темы

[Название вашей компании] [Счет за услуги / товары вашей компании] [месяц / год]

Например,

Sparkle Design, Счет за услуги по дизайну брошюр, январь 2021 г.

Написание электронной почты

Война и мир не требуется.Чтобы быть профессионалом, сделайте свой адрес электронной почты ясным и кратким:

——————————————————————–

Уважаемая [Большая компания],

——————————————————————–

Прилагаю мой счет от 31 января 2021 года на сумму 500 фунтов стерлингов за услуги по дизайну брошюры.

(Не обязательно) Если у вас есть номер заказа, вставьте сюда. Авторизовано [здесь имя вашего контактного лица].

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением

Джейн Смит

——————————————————————–

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Погоня за просрочкой платежа может быть подобна смерти из-за тысячи сокращений бумаги, отнимающей ваше время и отнимающей энергию у ведения вашего бизнеса.

Лучшая линия защиты — это то, что вы делаете до выставления счета:

Иметь четкие положения и условия (T & C) и получить согласие в письменной форме (документ с подписью или по электронной почте).

Согласуйте условия оплаты заранее как часть ваших условий и положений.

Спросите номер заказа на покупку — номер покупки (PO) формирует договор между вами и вашим клиентом.

Попросите новых клиентов оплатить первый счет PIA.

Для крупных счетов запрашивайте поэтапную оплату заранее, чтобы распределить риски. Если платеж задерживается на каком-либо этапе, вы можете прекратить работу, чтобы избежать дополнительных расходов.

Сделайте свой способ оплаты простым — BACS — лучший.

Узнайте имя и контактные данные лица, ответственного за совершение платежа.

Следите за своими счетами и выпускайте напоминания, как только истечет срок оплаты. Никогда не оставляйте просроченные платежи в надежде, что им заплатят, не спросив.

Погоня за просрочкой платежа показывает, что вы профессиональный владелец бизнеса и ожидаете, что к вам будут относиться как к одному из них.

Если у вас есть просроченный платеж, следуйте нашему руководству о том, что делать, если счет не был оплачен.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое может отправлять вам профессиональные счета по мере обработки заказов вместо трудоемкого процесса заполнения и отправки счетов вручную.

У вас остается больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: на развитии вашего бизнеса.

Примечание редактора. Эта статья была впервые опубликована в марте 2018 г. и была обновлена для обеспечения актуальности.

7 способов взять под контроль свой бизнес

Хотите узнать, как вы можете управлять своим бизнесом? Прочтите это руководство, чтобы узнать о главных советах, которые помогут вам научиться управлять своим бизнесом и по-настоящему взять под свой контроль.

Загрузите бесплатное руководство

Требования к счетам в США

Когда вы отправляете счет, который соответствует всем требованиям к счетам в США, он делает ваш бизнес похожим на американский бизнес для ваших клиентов из США.Это также поможет вашему клиенту быстро обработать его, потому что у него будет вся необходимая информация. Для вас это означает небольшую переписку или ее отсутствие и своевременную оплату.

При выставлении счетов в США необходимо учитывать целый ряд факторов, которые обеспечивают безопасность процесса. С быстрым ростом глобальной цифровой экономики новые бизнес-рынки расширяются с той же скоростью, и цифровая тенденция оказалась полезной для пользователей, налоговых сборов и даже правительства в целом.

Электронное выставление счетов помогло государственным органам более эффективно обеспечивать соблюдение требований и отслеживать мошенничество.

По мере роста вашего бизнеса, на всех этапах цепочки поставок неизбежно возникнет волна таможенных правил, а также косвенных налогов, таких как НДС (налог на добавленную стоимость) и GST (налог на товары и услуги).

Это косвенные налоги, которые взимаются на субнациональном уровне, поскольку в Соединенных Штатах нет национальной системы налога с продаж, каждый американский штат имеет право вводить свой собственный налог с продаж и использования с учетом конституционных ограничений в США.За несвоевременную подачу декларации и уплату налогов налагаются штрафы. Некоторые штаты предлагают особые правила косвенного налогообложения, которые являются своего рода освобождением от нерегулярных или оптовых продаж.

Прочтите, чтобы узнать о минимальных требованиях при выставлении счетов клиентам из США.

Требования к счетам в США
Формат счета-фактуры США
Часто задаваемые вопросы

Требования к счетам в США

Счет-фактура может использоваться для декларирования стоимости товаров или услуг , а также для определения таможенных пошлин при отгрузке.Следовательно, предоставляемая вами информация должна быть точной и поддающейся проверке.

Форма W9 с вашим первым счетом

Вам необходимо отправить свой первый счет с формой W9, если вы являетесь иностранным подрядчиком или юридическим лицом. Его не нужно прикреплять к последующим счетам.

Некоторые компании могут потребовать, чтобы вы заполнили и отправили им форму W-9, прежде чем они обработают ваш счет.

Вашему клиенту из США нужна форма W9 для подачи налоговой декларации, и вам необходимо предоставить ее.

Название вашей компании и юридический адрес

В вашем счете-фактуре должно быть указано название вашей компании, а также юридический адрес. Название и адрес вашей компании должны совпадать с данными в форме W9. В противном случае ваш клиент может попросить вас пересмотреть счет.

Имя и юридический адрес вашего клиента

В счете-фактуре необходимо указать название компании и адрес вашего клиента. Это имя должно быть тем, которое будет в налоговой форме 1099, которая отправляется в IRS, а копия вам.

Адрес проекта

Если вы предлагали свои услуги по адресу, который отличается от вашего служебного адреса, вы должны указать этот адрес в своем счете. Этот адрес может быть указан в качестве альтернативного адреса при подаче налоговой декларации.

Адрес проекта не требуется, если вы доставляете только продукты. Вместо этого вы предоставите адрес доставки вашего клиента. Адрес доставки должен совпадать с тем, который клиент отправил вам в своем заказе на покупку.

Дата, номер счета-фактуры и условия платежа

Ваш счет-фактура должен иметь дату, когда вы его создали, уникальный номер и условия оплаты, которых вы ожидаете от клиента.Условия оплаты важны, потому что они могут определить, как быстро они будут платить вам.

Дата и номера счетов-фактур важны для сопоставления счета-фактуры с заказом на покупку, регистрацией и будущей ссылкой.

Срок оплаты счета-фактуры

Клиент может выбрать оплату раньше установленного срока или заплатить позже, если установленные вами условия позволяют ему это сделать.

Описание

Вы можете описать оказанную услугу или указать в описании ссылочный номер продукта, который вы отправили клиенту.

Кол-во

Вы можете указать количество часов и минут, в течение которых вы работали, или указать размеры доставленного вами продукта. Дата должна быть в формате мм / дд / гггг, а измерения должны быть в единицах США, а не в метрической системе.

Сумма в долларах

В случае оказанных услуг в счете-фактуре должна быть указана сумма по направлению оказания услуг, а также общая сумма к оплате.

Если в счете-фактуре указаны поставленные продукты, он должен включать общую сумму за продукт, общую сумму налога с продаж, налог с продаж, использованный в расчете, и общую сумму в долларах США.

Информация о платеже

Ваш счет-фактура должен содержать правильную платежную информацию, которую ваш клиент из США будет использовать для оплаты вам.

Кредитная карта

— предоставьте отдельную форму и, желательно, ссылку на вашу платежную систему.

Банковский перевод и перевод через ACH — укажите название банка, ваш адрес, номер счета и маршрутный номер.

Чеки — укажите почтовый адрес и заказ.

Формат счета в США

Это основной формат счета-фактуры в США для выставления счетов клиентам из США.Если вы собираетесь регулярно выставлять счета своим клиентам, вам не нужно все запоминать.

Также важно знать, что требования к счетам-фактурам обычно различаются от штата к штату, а на налоговые обязательства в значительной степени влияет присутствие вашей компании в штате. Стандартный счет всегда должен включать налоговый идентификатор компании, регистрационные номера и т. Д. информация о покупателе и продавце.

Номер счета-фактуры необходим для ссылки в системе ERP.Цена за единицу товаров и услуг, EIN (идентификационный номер сотрудника), а также правильное описание товаров или услуг также должны быть включены.

Крайне важно использовать точность, поскольку счет-фактура содержит неверную информацию, например, выставление счетов выше оговоренной в контракте ставки, выставление счетов за услуги, которые не были предоставлены, обычно считается мошенничеством. Перед проведением любой транзакции необходимо принять во внимание законность счета, и ваш счет должен отражать точную причитающуюся сумму.

Для электронных счетов-фактур важно также включать уровень детализации, представленный в бумажных записях, чтобы быть эквивалентным. Поскольку в США нет налога с продаж, стандартной ставки нет. На государственном уровне он колеблется от 2,9% до 7,5%. Органы местного самоуправления 35 штатов взимают дополнительный налог с продаж в размере от 1% до 5%.

Каждое юридическое лицо, занимающееся продажей фактического личного имущества при розничном налогообложении, должно зарегистрироваться для уплаты НДС / GST и других косвенных налогов в государстве, чтобы получить лицензию по налогу с продаж перед продажей или предоставлением какой-либо услуги.

Налоги с продаж и использования необходимо подавать ежегодно, раз в полгода, ежеквартально, ежемесячно или раз в полмесяца в зависимости от требований штата. Его частота в основном зависит от объема продаж налогоплательщика и суммы налога, который налогоплательщик периодически собирает, обменные курсы также различаются в зависимости от юрисдикции.

Налоговая администрация США требует, чтобы клиенты собирали информацию от поставщиков ежегодно, поэтому форма W9 выдается как требование. Важно учитывать передовые методы выставления счетов, поскольку они будут соответствовать стандартам вашей компании.

Часто задаваемые вопросы — выставление счетов в США

Вот некоторые из вопросов, которые отвечают на возможные вопросы, которые могут возникнуть у вас при создании счета. Они могут помочь вам выбрать между созданием шаблона счета и использованием программного обеспечения для выставления счетов.

Как выставить счет своим клиентам?

Вы выставляете счет своим клиентам, создавая документ счета и отправляя его им. Счет-фактура будет содержать слово «Счет-фактура» в качестве фирменного бланка, уникальный номер счета-фактуры, ваши контактные данные, их контактные данные, краткое описание того, что вы выставляете, и дату поставки товаров или услуг.

Другими важными деталями являются дата счета (обычно дата его создания), идентификационные номера налогоплательщиков, количество товаров или тип услуги, подлежащая оплате сумма, условия оплаты, номер заказа на покупку (ЗП), который соответствует этому счету. , и средства платежа.

Как сделать мой счет профессиональным?

Вы можете выставить счет, чтобы он выглядел профессионально, используя программное обеспечение для выставления счетов. У них есть специальные шаблоны, адаптированные для разных отраслей. Однако, если вы хотите сделать это самостоятельно, отформатируйте его в цветах вашего бренда и включите необходимые данные счета-фактуры.

Как вы нумеруете свои счета?

Счета-фактуры можно нумеровать последовательно или в хронологическом порядке, а также указать проект, продукт или идентификатор клиента, дату и порядковый номер. Это позволяет вам легко найти или найти этот счет-фактуру, а также обратиться к нему в случае спора. Кроме того, где-нибудь в счете вы должны указать номер заказа на поставку.

С какого номера счета мне начать?

Вы можете начать с любого произвольного числа, но после этого вы должны поддерживать последовательность.Например, если вы хотите отправить свой счет на PDF.co 25 августа 2020 года, и это будет первый счет для вашей компании, тогда в вашем счете должна быть часть этой информации.

Таким образом, вы можете пронумеровать этот счет следующим образом: PDFCO 08252020 00001, и если в тот же день есть еще один счет для нас, вы пронумеруете его как PDFCO 08252020 00002.

В этом формате PDFCO — это идентификатор клиента, 08252020 — дата, а 0000X — порядковый номер.

Номер счета совпадает с номером счета?

Нет, номер счета отличается от номера счета.Номер счета-фактуры идентифицирует документ счета-фактуры, а номер счета определяет номер банковского счета.

Совпадают ли номер счета-фактуры и номер заказа?

Номер счета отличается от номера заказа. Номер заказа относится к Заказу на покупку, который клиент отправил вам при заказе товаров или услуг, которые вы предоставили.

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам создать решение для выставления счетов клиентам из США и всего мира.

Создание частного счета: что нужно иметь в виду

Счет, выставленный частным лицом, то есть не в контексте торговой или профессиональной деятельности, как правило, не должен соответствовать правилам. Как частное лицо, вам не нужно заранее связываться с налоговыми органами, чтобы иметь возможность выставить частный счет. В отличие от счетов-фактур от компаний, счета-фактуры от частных лиц не связаны формальными требованиями и могут варьироваться по вашему желанию.

Однако с юридической точки зрения каждый счет-фактура представляет собой требование платежа, то есть это требование эмитента к получателю. Хотя в частном транспорте для этого нет официальных требований, частный счет-фактура должен содержать определенные элементы, чтобы обосновать предъявленную претензию. Таким образом, частный счет должен включать следующие пункты:

Название и адрес эмитента
Имя и адрес получателя
Место и дата выставления счета
Причина выставления счета: Продажа товаров, оказанных услуг или аналогичных
Представления (или услуги) в форме списка, если применимо, в том числе:
- Срок поставки
- Количество, тип, цена за единицу, общая цена (возможно, за единицу)
Сумма счета-фактуры, если применимо, как сумма отдельные позиции

Приветствие получателю и, возможно, благодарность завершат счет красиво.

Если счет не оплачивается сразу наличными (в этом случае полученная сумма также может быть подтверждена непосредственно в счете), счет также должен включать банковские реквизиты эмитента, включая их номер IBAN. В любом случае вы также должны указать дату платежа в частном счете — либо «немедленно», либо крайний срок («через десять дней после получения счета»), либо конкретную дату. Эта информация важна, потому что, если должник превышает указанный срок платежа, т.е.е. не выплачивает сумму вовремя, то, как указано в законе, они не произведут оплату. Следовательно, это нарушает договор счета-фактуры (например, договор купли-продажи), и эмитент счета-фактуры может заказать платеж и при необходимости предпринять дальнейшие действия. Как правило, дефолтный должник также должен компенсировать ущерб, причиненный просрочкой платежа, если он несет за это ответственность.

В дополнение к этому, следует отметить, что 14-дневное право отказа, применимое к контрактам компании , не применяется к частным юридическим сделкам.Сделав соответствующую пометку в личном кабинете, вы можете еще раз напомнить получателю, чтобы избежать ненужных неопределенностей или даже споров:

«Этот счет касается частной транзакции, поэтому 14-дневный период снятия средств, применимый к потребительским договорам, не должен применять.»

Другие детали юридической операции также могут быть включены в частный счет-фактуру. Если, например, продаваемый подержанный товар имеет известный дефект, стоит отметить это в частном счете-фактуре.

«Как уже говорилось, на экране телефона в левом верхнем углу есть небольшие царапины».

Требования к правильному счету-фактуре

В счет-фактуре может быть много ошибок. Если вы отправите неверный или неполный счет с вашими налогами, вам может быть отказано в праве на вычет и придется столкнуться с дополнительными расходами. Вот наиболее распространенные ошибки, которые случаются при выставлении счетов, которых следует избегать:

Требуемая информация отсутствует или введена неверно.

Если вы не учтете упомянутые выше требования при выставлении счета-фактуры, вы не выполните минимальные требования, и ваши счета-фактуры не будут приниматься для налогообложения. Вычеты не производятся. не выплачивается, если необходимые данные не являются полными и правильными в счете. Небольшие опечатки обычно не лишают вас права на вычет, если они не относятся к важной информации. Но в неверно указан налоговый идентификационный номер , что может привести к серьезным проблемам.

Указана слишком высокая или слишком низкая налоговая ставка

Если вы укажете слишком высокую или слишком низкую налоговую ставку, это будет серьезной ошибкой при выставлении счета . Всегда следите за тем, чтобы здесь была введена правильная информация.Если, например, вы устанавливаете ставку налога , которая слишком высока для , вам придется заплатить эту ставку в налоговую инспекцию. Однако ваш клиент не может использовать чрезмерную налоговую ставку для вычета.

Но слишком низкая ставка налога также имеет последствия. Это правда, что компания, применяющая налог, должна будет заплатить только эту ставку за свой продукт, но это также означает, что получатель может вычесть только по указанной ставке.

Несанкционированный налоговый кредит

Счета-фактуры, содержащие ложные данные, называются несанкционированными налоговыми кредитами.Если, например, вы указываете расходы как улучшения офиса, но вместо этого покупаете игровую консоль для собственного использования вместо офисного компьютера, необходимо уплатить дополнительный налог.

Недействительные счета

Если счет был составлен без фактического оказания каких-либо услуг или доставки, он называется счетом. Счета также доступны, если их эмитент не является компанией. В таких случаях IRS оставляет за собой право отклонить запрос получателя счета о вычетах.

Что такое счет-фактура? 8 элементов в каждой накладной должно быть

Вы новый владелец бизнеса? Вы только что получили свой первый заказ и вам нужно выставить счет? Вы действительно знаете, что такое счет и что он должен включать?

Поскольку у некоторых из вас могут возникнуть сомнения, как правильно выставлять счета, вот основная информация, которую должен знать каждый владелец бизнеса и фрилансер.

8 основных элементов Каждый счет-фактура должен включать

Слово Счет-фактура
Название и адрес продавца, контактные данные и регистрационный номер компании
Имя и адрес покупателя
Дата: дата выставления счета, срок платежа, дата доставки
Уникальный ссылочный номер счета
Описание услуг или продуктов, включая количество, стоимость за единицу и общую стоимость товара
Общая сумма, начисленная с налоговой информации
Доступные способы оплаты, включая номер банковского счета и ссылочный код, идентифицирующий клиента

Шаблоны счетов, созданные с помощью программного обеспечения zistemo Invoice Software

Счет-фактура — определение

Счет-фактура — это документ, выдаваемый покупателям продавцом с просьбой об оплате товаров или услуг.Он также известен как счет или вкладка. Счет-фактура — это документ, предъявляемый покупателю до или после поставки товаров или услуг. Это юридический документ, который может быть аннулирован с помощью кредитной ноты, если он оформлен неправильно.

Если вы продавец, вы не можете просто удалить счет-фактуру из записей о продажах. Ваш бизнес, вероятно, зарегистрирован для уплаты НДС (налога на добавленную стоимость), и вам необходимо выставлять счета в соответствии с конкретными нормативными требованиями.

Zistemo поможет вам с выставлением счетов.Упростите процесс выставления счетов и получайте оплату быстрее. Попробуйте БЕСПЛАТНО в течение 30 дней.

В сфере аренды счет-фактура указывает продолжительность выставленного счета. Сумма счета учитывает продолжительность в дополнение к цене, количеству и любым применимым скидкам. В счете за аренду обычно указываются фактические часы, дни, недели или месяцы, по которым выставляется счет.

Что означает счет?

Счета-фактуры обычно отслеживают продажу услуги или продукта для целей налогообложения, бухгалтерского учета и контроля запасов.Большинство коммерческих предприятий поставляют товар или услугу и ожидают выплаты в более поздний срок. Компании все чаще отправляют счета в цифровом виде, а не на бумаге. В документах детали продаж представлены в детализированной форме.

Продавец рассматривает документ как счет-фактуру продажи, в то время как покупатели рассматривают его как счет-фактуру покупки. Термин «счет-фактура» является синонимом причитающихся сумм и указывает на покупателя и продавца. Эта форма необоротного коммерческого инструмента принимает на себя роль товарораспорядительного документа при полной оплате.

Убедитесь, что ваш счет-фактура состоит из всех основных элементов. Вы можете сделать это легко и БЕСПЛАТНО с помощью БЕСПЛАТНОГО генератора счетов

Что такое номер счета?

Номер счета , несомненно, второй по важности номер на вкладке после суммы к оплате. Вы можете присвоить номер разными способами. Все зависит от предпочтений или требований продавца. Номер счета — это уникальный идентификатор. Это помогает продавцу искать документ на компьютере или в бумажном файле.

В большинстве бухгалтерских программ по умолчанию используется последовательная нумерация. Некоторые компании предпочитают использовать нумерацию на уровне клиента, при которой используется префикс ссылки, например MB001, для счетов-фактур с участием клиента — Melody Boutique.

С какого номера счета мне начать?

Выбор практичной системы нумерации счетов позволит вам оставаться хорошо организованными. Самый простой способ нумерации счетов — это глобальная система нумерации счетов, которая начинается с 001.

Большинство бухгалтеров предпочитают систему из-за простоты отслеживания платежей. Более крупные коммерческие предприятия часто используют систему упорядочивания на уровне проектов. Он применяет префикс, связанный с проектом, например ROTRIXOO1 для проекта с именем Rotrix.

Лучшая система нумерации не усложняет систему выставления счетов и не сбивает клиентов с толку. Система клиентского уровня позволяет легко выполнять поиск по префиксу, который идентифицирует клиентов — MP001 для zistemo.

Какой адрес для выставления счета?

Адрес для выставления счета относится к физическому дому или офисному помещению, куда продавец отправляет счет, счет-фактуру или квитанцию.Адрес обычно идентичен адресу, указанному на кредитной карте или чековом счете клиента. Это адрес доставки, по которому доставляется товар. В счете-фактуре также указываются адрес и имя продавца.

Почему счета-фактуры важны?

Составление и отправка счетов клиентам может занять много времени, но его невозможно избежать. Но использование таких документов, как счета-фактуры, поможет вам получить оплату вовремя и в полном объеме. Счет-фактура является юридически допустимым доказательством того, что ваши услуги и товары были доставлены.Это также помогает установить право продавца на получение платежа. Эффективная система выставления счетов обеспечивает достаточную юридическую защиту при налоговой проверке. Счета-фактуры позволяют предприятиям подтверждать зарегистрированный доход.

Когда выставлять счет клиенту?

Выставление счетов перед доставкой товаров или услуг — практичный вариант при работе с небольшими заказами. Такой подход предполагает повышенное давление с целью доставки товаров или услуг, но исключает возможность неплатежа. Получение предоплаты помогает улучшить денежный поток, особенно в малом бизнесе.

Выставление счетов после доставки товаров требует высокого уровня доверия и может быть рискованным. Устранение случаев неуплаты требует денежных затрат в виде судебных издержек или гонораров агентству по взысканию долгов. Продавцы, предоставляющие услуги клиентам, могут выставить счет на первые 50 процентов при утверждении контракта, а остальные — после завершения проекта. Выставление счетов для более крупных проектов можно разбить на три или более платежных запроса на основе этапов.

Теперь вы много знаете о счетах. Вам решать, хотите ли вы создать шаблон счета в Word или Excel или использовать zistemo для работы с ним.Если вы выберете zistemo, зарегистрируйтесь здесь и получите БЕСПЛАТНУЮ ПРОБНУЮ 30-дневную пробную версию.

С уважением,

Томас

Имейте в виду, что в вашей стране или на вашем предприятии могут быть другие требования, и рекомендуется пересмотреть свое законодательство, чтобы охватить все национальные требования.

Знаете ли вы, почему правильное бухгалтерское программное обеспечение важно для юридической практики? Узнать больше

Счет-фактура и оценка

Могу ли я выставить счет компании как физическому лицу?

Мне нужно зарегистрированное название компании или я могу просто выставить счет как физическое лицо?

Это очень простой вопрос, но он вполне уместен, когда вы начинаете свою карьеру как фрилансер.Вы, должно быть, встречали людей, которым хорошо платят, не имея юридического лица, а просто используют свое имя. Поэтому в такой ситуации вы определенно можете подумать — «Могу ли я выставить счет компании как физическому лицу?»

Как и любой другой поставщик услуг, вы согласовали проект, предложили продукты и услуги компании, а затем приходит время получать деньги. Как неопытный фрилансер, вы можете наткнуться на выставление счетов. Помните, что компании искренне готовы платить за хорошую работу, поэтому вы как фрилансер обязаны знать передовые методы выставления счетов.

Вот все, что вам нужно знать о юридических процедурах и выставлении счетов для вашей профессии фрилансера:

Юридические лица

Как фрилансер, вы являетесь брендом и владельцем бизнеса. Свобода и гибкость независимой работы повлияли на миллионы людей по всему миру и побудили их летать в одиночку в гиг-экономике.

Вы когда-нибудь задумывались, сколько фрилансеров в мире?

Согласно исследованиям, У.S. возглавляет список примерно 60 миллионов фрилансеров, за ним следует Индия с более чем 15 миллионами фрилансеров, и список продолжается с миллионами из остального мира.

Теперь вопрос в том, есть ли у каждого фрилансера зарегистрированное имя? Является ли счет, который они отправляют, законным?

В большинстве случаев фрилансеры выставляют счет компании как физическое лицо, но только в случаях, например, если счет-фактура

Указывает на мошеннические платежи за непредоставленные услуги
Запросы денежных средств вместо платежа
Сборы выше, чем обсуждалось до

фрилансер может столкнуться с юридическими проблемами.Таким образом, становится очевидным, что счет-фактура должен быть точным, достоверным и содержать четкую разбивку продуктов и услуг, которые вы предложили, с указанием ставок.

Даже если ваша внештатная работа не зарегистрирована, всегда целесообразно иметь договор или письменное соглашение, которое включает всю информацию, касающуюся запроса на обслуживание и услуги, которая будет предоставлена. Убедитесь, что все детали, касающиеся счета-фактуры, согласованы заранее, а также не забудьте принять во внимание налоговое законодательство.

Связанная статья — Юридические документы, делающие работу законной

Законы о выставлении счетов

Поскольку фрилансеры могут свободно работать с любым клиентом из любого уголка мира, важно знать международные законы о выставлении счетов. В каждой стране есть свои правила выставления счетов.

Например: Если у вас есть клиенты из Европейского Союза, то в обязательном порядке должны быть указаны все предлагаемые услуги, номер НДС и начисление НДС.Для клиентов из Австралии налог на товары и услуги (GST) взимается со всех предоставляемых товаров и услуг. Даже в Канаде GST взимается, но только для товаров, которые подпадают под минимальный уровень продаж.

Как выставить счет компании фрилансеру?

До сих пор должно быть ясно, что ни один бизнес не может обойтись без выставления счетов. Даже фрилансерам. Если вы новичок, вам необходимо получить инструкции по созданию счета. Личный счет обычно используется фрилансерами для оплаты собственных товаров и услуг.Если вы решили выставить счет компании как физическое лицо / фрилансер, убедитесь, что вы делаете это профессионально.

Вот несколько советов, которые следует помнить при написании / создании счета:

Сделайте вид профессиональным

Независимо от того, выберете ли вы бумажный или цифровой способ выставления счетов, он должен выглядеть профессионально. Включите логотип, если он есть. Кроме того, убедитесь, что вы создаете счет в соответствии с цветами вашего бренда и с использованием профессиональных шрифтов.

Счет-фактура преимущественно должна включать:

Имя и адрес вашего клиента — Включите всю информацию о компании / клиенте, которому вы выставляете счет, чтобы он попадал в нужное место / человека.

Ваше имя и юридический адрес — Физическое лицо или компания, в качестве отправителя важно, чтобы вы также указали свою контактную информацию.

Уникальный номер счета-фактуры — Уникальный номер счета-фактуры всегда поможет вам и вашему клиенту позже для любой справки.Это хорошо для отслеживания.

Дата отправки счета — Не забудьте указать дату отправки счета. Это может помочь в решении дальнейших проблем с оплатой, если таковые возникнут.

Дата, когда должен быть произведен платеж — Это необходимо для информирования клиента и обеспечения своевременности его совершения.

Условия оплаты — Укажите условия оплаты, например, в течение скольких дней клиент должен произвести платеж.

Штрафы за просрочку платежа, если таковые имеются — Если клиент не может произвести платеж в течение указанного времени, сообщите ему, сколько последующего сбора вы можете взимать.

Способ оплаты, который вы принимаете — Укажите способ оплаты. Каким образом вы хотели бы ожидать платежа с помощью карты, через платежный шлюз, напрямую принять платеж или получить его на свой банковский счет?

Статья по теме — Как написать счет-фактуру?

Вы не хотите создавать счета самостоятельно?

Перейти на онлайн-выставление счетов для фрилансеров

Программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, такое как Billbooks, — отличный компаньон для фрилансеров…

Беспроблемное и профессиональное программное обеспечение для выставления счетов-фактур для фрилансеров испытано и протестировано множеством самостоятельно занятых профессионалов.