Как списать программное обеспечение в бюджетном учреждении: отражение в бухгалтерском учете расходов на приобретение программного обеспечения — Дайджесты новостей

Содержание

Учет расходов будущих периодов в государственных учреждениях

Тема расходов будущих периодов очень актуальна и на сегодняшний день не часто применяется в учете. Причина – небольшое количество комментариев и рекомендаций на эту тему. Однако Приказом Минфина России от 31.12.2015г. №227н в пункт 160 Инструкции №174н внесены изменения, в которых с 2016 года расходы будущих периодов могут быть отнесены на себестоимость товаров, работ, услуг (аналогичные правки внесены и в Инструкцию №183н для автономных учреждений).

Согласно пункту 302 Инструкции № 157н затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов по дебету счета 0 401 50 «Расходы будущих периодов».

При этом расходы организации относятся к финансовому результату текущего финансового года в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся. Порядок признания в бюджетном (бухгалтерском) учете расходов будущих периодов регулируется в рамках учетной политики учреждения (п. 6 Инструкции № 157н).

Кроме того, исходя из положений Инструкции № 157н, учет расходов будущих периодов осуществляется в разрезе видов расходов. Для целей управленческого учета учреждения могут предусмотреть в рамках своей учетной политики в рабочем плане счетов детализацию счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов» по соответствующим статьям КОСГУ.

В Инструкции №157н перечислены примеры таких расходов. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся расходы будущих периодов:

  • страхование имущества и гражданской ответственности;
  • приобретение неисключительных прав пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов;
  • уплата взносов на капитальный ремонт объектов общего пользования в жилых многоквартирных домах;
  • выплата отпускных.

Рассмотрим подробнее каждый из примеров.

Услуги страхования довольно часто приобретаются государственными учреждениями. Это и страхование гражданской ответственности на автомобили, числящиеся за учреждениями (ОСАГО), и если класс автомобиля оправдывает расходы на страхование имущества, то приобретается полис КАСКО, страхование такого имущества как лифты и прочие услуги. Страхование имущества и гражданской ответственности подтверждается полисом или условиями договора. При этом подписывается сводный акт приемки-сдачи услуг на общую страховую сумму, и поэтому зачастую бухгалтеры ошибочно принимают расходы сразу на всю уплаченную страховую сумму, что не верно.

Для того, чтобы бухгалтерский и налоговый учет были в этом случае сопоставимы, всю страховую сумму на дату акта приемки-сдачи услуг отражаем на счете 040150226 «Расходы будущих периодов», а далее ежемесячно в течение срока действия полиса и/или договора списываем на себестоимость товаров, работ, услуг.

Проводки будут следующие:

№ п/п

Наименование операции

ДЕБЕТ

КРЕДИТ

Основание

1

Заключен договор на услуги страхования

0. 506.10.226

или 0.502.17.226

0.502.11.226

Договор на услуги страхования

2

Предоставление полиса, сдача страховых услуг

0.401.50.226

2.302.26.730

Акт приемки-сдачи страховых услуг

3

Приняты денежные обязательства по услугам страхования

0.502.11.226

0.502.12.226

Акт приемки-сдачи страховых услуг

4

Периодическое (например, ежемесячное) начисление оказанной страховой услуги по сроку действия полиса/договора

0.109.00.226

0.401.50.226

Полис/договор и справка-расчет, бухгалтерская справка 0503833

Сумма проводки в строки 4 таблицы рассчитывается бухгалтером по методу, выбранному в учетной политике.

Приобретение неисключительных прав пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов также довольно часто встречается в учете государственных учреждений. Это лицензии на всевозможное программное обеспечение (ПО) (КОСГУ 226 или если ПО для электронного документооборота, то КОСГУ 221), ключи электронно-цифровых подписей и пр. Когда действие неисключительных прав по условиям договора прописано на весь срок использования ПО, то оправдано сразу всю сумму принять в расходы, т.к. срок неограничен. Но если срок действия прав ограничен и затрагивает другие финансовые и налоговые периоды, то имеет смысл принимать равномерно данные виды затрат. Ежеквартально, ежегодно или ежемесячно – решать бухгалтерам и отразить это необходимо в учетной политике.

Рассмотрим проводки:

№ п/п

Наименование операции

ДЕБЕТ

КРЕДИТ

Основание

1

Заключен договор на предоставление неисключительных прав

0. 506.10.221(226)

или 0.502.17.221(226)

0.502.11.221(226)

Договор на предоставление неисключительных прав

2

Предоставление лицензии на право пользования, сдача услуг

0.401.50.221(226)

2.302.21(26).730

Акт приемки-сдачи услуг

3

Приняты денежные обязательства по услугам предоставления неисключительных прав

0.502.11.221(226)

0.502.12.221(226)

Акт приемки-сдачи услуг

4

Периодическое (например, ежемесячное) начисление услуг использования ПО

0.109.00.221(226)

0.401.50.221(226)

Лицензия на ПО/договор и справка-расчет, бухгалтерская справка 0503833

Сумма проводки в строки 4 таблицы рассчитывается бухгалтером по методу, выбранному в учетной политике.

Уплата взносов на капитальный ремонт объектов общего пользования в жилых многоквартирных домах начиная с 1 июля 2015 года осуществляется государственными учреждениями, на балансе которых есть помещения в таких домах. Согласно Письма Минфина России от 10.08.2015г. № 02-07-07/46003 «Об отражении в бухгалтерском учете операций по перечислению взносов на капитальный ремонт в фонд капитального ремонта» данные взносы необходимо относить на расходы будущих периодов. Но тут, учитывая статус письма Минфина России, как носящее рекомендательный характер, на месте бухгалтеров считаю необходимым закрепить отражение таких взносов в учетной политике. А проблематика тут состоит в том, что после проведения капитального ремонта многоквартирного дома, который по срокам произойдет спустя несколько лет, акт об оказанных услугах собственнику не предоставят, да и в акте не будут расписано подробно какой взнос от какого плательщика на какую часть работ потрачен.

В дополнение Минфин России разместил еще одно Письмо Минфина России от 25.01.2016г. №02-05-11/2678, в котором сказано, что информация (сведения) о расходовании средств согласно положениям статей 177 и 183 Жилищного кодекса Российской Федерации, должна быть предоставлена банком, в котором открыт специальный счет, и владельцем специального счета, либо региональным оператором по требованию (запросу) собственников помещений. Из вышесказанного получается, что сформировать расходы будущих периодов учреждение сможет, а на основании чего и как на практике списать эти расходы на себестоимость – вопрос неоднозначный.

Поэтому считаю оправданным выбор в учетной политике списание на себестоимость товаров, работ, услуг в периоде уплаты взносов, то есть в дебет счета 010900225 «Затраты на содержание имущества» по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

В заключение считаю необходимым обозначить проблематику автоматизации учета расходов будущих периодов. В настоящий момент на рынке программных продуктов для бухгалтерского учета государственных учреждений учет расходов будущих периодов можно сказать не автоматизирован, то есть единственный вариант бухгалтеру занести самостоятельно необходимые проводки, сделать калькуляцию и пропорциональное списание расходов. Будем надеяться, что разработчики программ в ближайшем будущем реализуют этот вид учета.


Бюджетные организации (сентябрь 2019) | ЮРКОМП

В выпуске

Скачать выпуск в формате pdf

Отражение в учете бюджетного учреждения операций по изменению кадастровой стоимости земельного участка

Вопрос

Поменялась кадастровая стоимость земли. Как правильно отобразить эту операцию в бухгалтерии, какие проводки?

Ответ

При увеличении кадастровой стоимости земли учреждение на основании выписки из ЕГРН формирует записи, оформленные Бухгалтерской справкой (ф. 0504833):

Д 0 103 11 330 К 0 401 10 199 – со знаком «+»;

При уменьшении кадастровой стоимости земли делаются записи:

Д 0 103 11 330 К 0 401 10 199 – со знаком «-» (п. 20 Инструкции № 174н).

Далее необходимо отразить корректировку расчетов с учредителем (п. 116 Инструкции N 174н):

Д 4 401 10 172 К 4 210 06 661 – со знаком «+» — при увеличении стоимости;

Д 4 401 10 172 К 4 210 06 661 – красное сторно — при уменьшении стоимости.

Обоснование

П. 71 Инструкции № 157н регламентирует, что земельные участки, используемые учреждениями на праве постоянного (бессрочного) пользования учитываются на соответствующем счете аналитического учета счета 10300 «Непроизведенные активы» на основании документа (свидетельства), подтверждающего право пользования земельным участком, по их кадастровой стоимости.

П. 20 Инструкции № 174н определяет, что изменение стоимости земельных участков, ранее принятых к бухгалтерскому учету, в связи с изменением их кадастровой стоимости отражается по дебету счета 010311000 «Земля — недвижимое имущество учреждения» и кредиту соответствующих счетов аналитическо-го учета счета 040110199 «Прочие неденежные безвозмездные поступления», в сумме изменения: в случае увеличения балансовой стоимости в положительном значении, в случае уменьшения балансовой стоимости — со знаком «минус».

Таким образом, при увеличении кадастровой стоимости земли учреждение на основании выписки из ЕГРН о кадастровой стоимости объекта недвижимости (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 63 Закона о госрегистрации недвижимости, Письмо ФНС России от 07.02.2017 N БС-4-21/[email protected]) формирует записи, оформленные Бухгалтерской справкой (ф. 0504833):

Д 0 103 11 330 К 0 401 10 199 – со знаком «+»;

При уменьшении:

Д 0 103 11 330 К 0 401 10 199 – со знаком «-».

По данному вопросу также необходимо отметить, что при изменении стоимости земельного участка, закрепленного за бюджетным учреждением на праве безвозмездного (бессрочного) пользования, в учете необходимо отразить корректировку расчетов с учредителем по дебету счета 4 401 10 172 и кредиту счета 4 210 06 661 (п. 116 Инструкции N 174н). В отношении сумм изменений показателя счета 4 210 06 000 необходимо направить учредителю Извещение (ф. 0504805).

Информацию об изменении кадастровой стоимости земельного участка нужно отразить в разд. 2 инвентарной карточки объекта учета.

При подготовке консультации использовались материалы из системы КонсультантПлюс

Возмещение расходов, произведенных в рамках мероприятий по сокращению травматизма

Вопрос

По какому виду доходов или расходов отразить, возмещенные ФСС расходы на специальную оценку условий труда?

Ответ

Расходы учреждения на проведение специальной оценки условий труда отражаются по виду расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Приказ № 132н, Приказ № 209н, Таблица КВР и КОСГУ).

Доходы учреждения, полученные в качестве возмещения органом ФСС расходов, понесенных в связи с реализацией требования законодательства в рамках проведения мероприятий по сокращению профессиональных заболеваний и травматизма, относятся на статью 130 «Доходы от оказания платных услуг, компенсаций затрат» аналитической группы подвида доходов бюджетов, на подстатью 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ.

Обоснование

Расходы учреждения на проведение специальной оценки условий труда отражаются по виду расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Приказ № 132н, Приказ № 209н, Таблица КВР и КОСГУ).

В учете бюджетного учреждения операции отражаются на основании п. 367 Инструкции N 157н, п. 73, 109, 128 Инструкции N 174н, Письма Минфина России от 16.02.2017 N 02-07-07/8786).

Доходы учреждения, полученные в качестве возмещения органом ФСС расходов, понесенных в связи с реализацией требования законодательства в рамках проведения мероприятий по сокращению профессиональных заболеваний и травматизма, относятся на статью 130 «Доходы от оказания платных услуг, компенсаций затрат» аналитической группы подвида доходов бюджетов, на подстатью 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ.

В случае прямого перечисления Фондом Социального Страхования денежных средств в учете будут сделаны записи:

1) Отражена стоимость СОУТ в рамках мероприятий по сокращению травматизма:

Д ХХХХ0000000000119 Х 401 20 226 К ХХХХ0000000000119 Х 302 26 73Х — начислена задолженность по оплате услуг по проведению СОУТ;

2) Перечислена оплата исполнителю услуг по проведению СОУТ:

Д ХХХХ0000000000119 Х 302 26 83Х К 00000000000000000 Х 201 11 610 — выписка из лицевого счета

Одновременное увеличение забалансового счета 18 по КВР 119, КОСГУ 226;

3) Отражено начисление доходов на основании принятого территориальным органом ФСС РФ решения:

Д ХХХХ0000000000130 Х 209 34 561 К ХХХХ0000000000130 Х 401 10 134 — бухгалтерская справка;

4) Поступление денежных средств от ФСС на лицевой счет учреждения:

Д 00000000000000000 Х 201 11 510 К ХХХХ0000000000130 Х 209 34 661 — выписка из лицевого счета

Одновременное увеличение забалансового счета 17 по КДБ 130, КОСГУ 134.

При подготовке консультации использовались материалы из системы КонсультантПлюс

Приобретение лицензии на программное обеспечение

Вопрос

По какому КОСГУ отражается приобретение в 2019 г. лицензии Microsoft Win Pro?

Ответ

В бюджетном (бухгалтерском) учете расходы учреждения на приобретение неисключительных (пользовательских) лицензионных прав на программное обеспечение относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ до 01.01.2021 (Порядок N 209н, Приказ Минфина от 30.11.2018 N 246н).

Обоснование

Большинство офисного ПО (Windows, Word, бухгалтерские программы, антивирусные программы) является лицензионным.

Расходы на приобретение лицензионного ПО должны быть подтверждены лицензионным договором (Письмо Минфина от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66442).

По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на программное обеспечение (лицензиар) предоставляет другой стороне (лицензиату) право использования программного обеспечения в предусмотренных договором пределах. Лицензионный договор заключается в письменной форме (п.п.1, 2 ст. 1235 ГК РФ).

В бюджетном (бухгалтерском) учете расходы учреждения на приобретение неисключительных (пользовательских) лицензионных прав на программное обеспечение относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ до 01.01.2021 (Порядок N 209н, Приказ Минфина от 30.11.2018 N 246н).

Необходимо отметить, что с 01.01.2021 такие расходы нужно будет относить на подстатьи 352 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с неопределенным сроком полезного использования», 353 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определенным сроком полезного использования» КОСГУ (Порядок N 209н).

При подготовке консультации использовались материалы из системы КонсультантПлюс

Бухгалтерский учет электронных пропусков

Вопрос

Каков порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете персональных электронных карт (пропусков) при электронной пропускной системе на входе в здание через турникет?

Ответ

В настоящее время отсутствуют официальные разъяснения по этой теме.

Имеются две точки зрения:

— расходы на приобретение электронных пропусков относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий). При такой позиции подразумевается, что электронные пропуска сами по себе не являются материальными ценностями, используемыми в деятельности учреждения;

— расходы на приобретение электронных пропусков относятся на подстатью 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 98 Инструкции N 157н, Письмо Минфина России от 22.01.2014 N 02-06-10/1855, в котором рассмотрена аналогичная ситуация по учету ключевых носителей). Решение об отнесении электронных пропусков к материальным ценностям должно быть принято комиссией учреждения.

В любом случае, в целях организации порядка использования электронных пропусков, а также внутреннего контроля за их движением и сохранностью целесообразно вести учет на забалансовом счете.

Так как Инструкция № 157н не содержит конкретного наименования забалансового счета для учета электронных пропусков, полагаем, что в учреждению следует предусмотреть какой-либо забалансовый счет ХХ «Электронные пропуска» (абз. 4 п. 1, абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н).

Учет электронных пропусков целесообразно осуществлять в условной оценке «один пропуск — один рубль» в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной учетной политики.

Обоснование

Приказ Минфина России от 29.11.2017 N 209н не дает однозначного ответа на вопрос об отнесении затрат на изготовление (приобретение) электронных пропусков на ту или иную подстатью КОСГУ.

В настоящее время отсутствуют и официальные разъяснения контролирующих ведомств по этой теме.

Имеются две точки зрения: расходы на изготовление электронных пропусков сторонним исполнителем подлежат отнесению на подстатью 226 или на статью 340.

В пользу первой позиции говорит тот факт, что согласно Приказа № 209н по подстатье 226 КОСГУ учитываются расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отнесенных на подстатьи 221-225 КОСГУ, в том числе услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий. При такой позиции подразумевается, что электронные пропуска сами по себе не являются материальными ценностями, используемыми в деятельности учреждения.

Сторонники второй точки зрения основываются на том, что в результате осуществления работ по договору в собственности учреждения оказывается ряд материальных объектов (карт), которые в соответствии Приказом № 209 относятся на статью 340 КОСГУ, ведь в силу п. 98 Инструкции N 157н счет 105 00 «Материальные запасы» предназначен для учета материальных ценностей в виде сырья, материалов, приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров.

Как подчеркивается в Письме Минфина России от 22.01.2014 N 02-06-10/1855, в деятельности учреждения (в плане установления пропускного режима) применяется информация, записанная на носитель, но сама информация и носитель информации не являются тождественными. Вместе с тем, рассматривая аналогичную ситуацию (по учету ключевых носителей), финансовое ведомство предписывает применять счет 105 00 и статью 340 КОСГУ.

Таким образом, если комиссией учреждения будет принято решение считать электронные пропуска материальными ценностями, приобретенными для использования в процессе деятельности учреждения, то есть основания применять статью 340 КОСГУ. Если нет, то больше оснований применять подстатью 226.

Независимо от того, какой вариант учета будет выбран: отнесение расходов на приобретение пропусков на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ либо на подстатью 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ с последующим списанием со счета 0 105 36 000 при выдаче пропусков в эксплуатацию — в целях организации порядка использования электронных пропусков, а также внутреннего контроля за их движением между ответственными лицами целесообразно вести учет на забалансовом счете.

Но Инструкция № 157н не содержит конкретного наименования забалансового счета для учета электронных пропусков.

Полагаем, что в данном случае учреждению следует организовать управленческий учет электронных пропусков, предусмотрев для этого какой-либо забалансовый счет ХХ «Электронные пропуска». Такая возможность предусмотрена абз. 4 п. 1, абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н. При этом учет электронных пропусков целесообразно осуществлять в условной оценке «один пропуск — один рубль» в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной учетной политики.

При подготовке консультации использовались материалы из системы КонсультантПлюс

Пересчет среднего заработка в случае повышения оклада сотрудника в расчетном периоде

Вопрос

Должен ли быть перерасчет среднего заработка по больничным листам в связи с увеличением окладов муниципальным служащим с 01.01.2019года (решение БГД от 30.08.2019 №349)?

Ответ

Если в расчетном периоде произошло повышение размера заработной платы, то при расчете средней зарплаты такое повышение учитывается с со дня, когда осуществлен перевод. Такой порядок установлен пунктом 12 Постановления Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Обоснование

Пособия исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за 2 календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей), или за иной период, указанный в пункте 11 настоящего Положения (расчетный период) (ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», а также п. 6 Постановления Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай времен-ной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

В случае, если застрахованное лицо в расчетном периоде было переведено на другую работу или произошло повышение размера заработной платы, указанные изменения учитываются при определении среднего заработка со дня перевода, с даты повышения заработной платы (п. 12 Постановления N 375).

При исчислении пособий не учитываются только изменения в зарплате, происшедшие в период временной нетрудоспособности (Информация ФСС РФ).

При подготовке консультации использовались материалы из системы КонсультантПлюс

Подробнее об услуге «Экспертная поддержка» смотрите здесь

Материальный отдел

Материальный отдел

 Материальный отдел осуществляет учет объектов нефинансовых активов, товарно-материальных ценностей, реализации продукции, начисление арендной платы, расчеты с поставщиками и подрядчиками, а также за предоставленные услуги.

Приказ № 4/251 от 29.09.2021г. О проведении годовой инвентаризации. (скачать)

Приказ 4/06 от 14.01.2021г. О создании комиссии по расмотрению вопросов по поступлению и выбытию нефинансовых активов.(скачать)

Начальник отдела Шумова Светлана Владимировна контактная информация: каб. 303 ГУК,  телефон: 8 (4722) 54-96-11, 2-52

 Учет нефинансовых активов осуществляет ведущий бухгалтер Копцева Елена Викторовна 303 ГУК, тел.: 8 (4722)54-96-11, 2-52.

Правила и порядок организации работы по списанию объектов нефинансовых активов — движимого имущества, закрепленного за федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им. В. Г. Шухова» на праве оперативного управления, определяются положением по списании основных средств — движимого имущества (за исключением особо ценного  движимого имущества, закрепленного за учреждением учредителем или приобретенного учреждением за счет средств, выделенных учредителем).

Положение по списанию основных средств — движимого имущества (за исключением особо ценного  движимого имущества, закрепленного за учреждением учредителем или приобретенного учреждением за счет средств, выделенных учредителем). (скачать. PDF)

Списание объектов нефиансовых активов оформляются:

  • Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)  (код формы 0504104)  (скачать .xls

  • Дефектная ведомость образец 1  (скачать) , дефектная ведомость образец 2 (скачать)

  • Акт о списании транспортного средства (код формы 0504105) (скачать.xls)

  • Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (код формы 0504143) (скачать.xls)

При оформлении операциий по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества составляется :

  • Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (код формы 0504101) (скачать.xls)

  • Акт оценки нефинансовых активов, полученных учреждением безвозмездно (скачать)

  • Приходный ордер (скачать)

  • Акт комплектации (скачать)

  • Акт разукомплектации (скачать)

Акт о приеме-передаче применяется при оформлении  приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов.

 Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной учреждением из одного структурного подразделения в другое, от одного материально отвественного лица другому, внутри учреждения.
Накладная выписывается передающей стороной (структурным подразделением-отправителем) в трех экземплярах.

Выполнение работ по восстановлению основных средств (ремонт, реконструкция, модернизация и др.) должно отражаться:

  • Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструируемых, модернизируемых объектов основных средств (код формы 0504103)  (скачать.xls).

 Учет товарно-материальных ценностей осуществляет  ведущий бухгалтер Кохановская Евгения Викторовна 304 ГУК, тел.: 8 (4722)30-99-51, 16-51.
 Списание материальных запасов оформляется актом на списание материальных запасов , который должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 25 числа текущего месяца.

  •  Акт на списание материальных запасов (код формы 0504230)   (скачать.xls)

  • Акт о списании бланков строгой очетности (код формы 0504816) (скачать.xls)

 

Книга учета материальных ценностей (код формы 0504042) (скачать)

Книга учета материальных ценностей (ф. 0504042) (далее — Книга (ф. 0504042) применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность.
Учет в Книге (ф. 0504042) ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, объектов библиотечных фондов с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета.
Учреждение систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по счетам бухгалтерского учета материальных запасов с записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения материальных ценностей.
О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце Книги (ф. 0504042).
При ограниченном объеме наименований материальных ценностей материально ответственные лица вправе вести учет наличия материальных ценностей и операций по их поступлению и выбытию в Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Карточка учета материальных ценностей (код формы 0504043) (скачать)

Карточка учета материальных ценностей (ф. 0504043) (далее — Карточка (ф. 0504043) применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность. Учет в Карточке (ф. 0504043) ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, объектов библиотечных фондов с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета.

 

Основные категории бизнес-расходов для стартапов

Каждый раз, когда вы заказываете новые канцелярские товары, оплачиваете аренду для своего бизнеса или покупаете рекламу, вы покрываете бизнес-расходы. Вообще говоря, бизнес-расходы — это затраты, которые ваш стартап несет для увеличения продаж.

Распределив эти разнообразные расходы по отдельным категориям бизнес-расходов, вы можете эффективно создавать бюджеты, правильно регистрировать налоги и вести точные бухгалтерские книги.

Вы также сможете претендовать на налоговую экономию, доступную для вашей компании.Многие бизнес-расходы не облагаются налогом, поэтому владельцам малого бизнеса возвращаются жизненно важные средства, когда наступает время уплаты налогов. Использование четких категорий бизнес-расходов помогает определить возможности экономии и многое другое.

В этой статье вы найдете список наиболее распространенных категорий бизнес-расходов для стартапов. Кроме того, мы рассмотрим, что делает расходы не облагаемыми налогом, как отслеживать расходы и как настраивать пользовательские категории.

Краткий обзор деловых расходов, не облагаемых налогом.

От бумаги для принтера до налогов на заработную плату — типы деловых расходов, которые вы понесете, будут разными.Но чтобы списать расходы в декларации о доходах, они должны соответствовать определенным требованиям IRS.

Согласно IRS, деловые расходы не облагаются налогом, если они «обычные и необходимые». Публикация IRS 535 содержит более подробную информацию:

«Обычные расходы — это расходы, которые являются обычными и приемлемыми в вашей отрасли. Необходимые расходы — это те, которые полезны и подходят для вашей торговли или бизнеса. считается необходимым «.

Как основатель стартапа вы уже столкнулись с некоторыми типичными бизнес-расходами.Сюда могут входить командировочные расходы, плата за консультационные услуги, счета за Интернет, государственные налоги и заработная плата сотрудников. Некоторые из этих затрат полностью вычитаются. Другие должны быть рассчитаны с использованием определенных формул или процентов.

Список категорий бизнес-расходов для стартапов

Многие владельцы стартапов согласовывают категории своих бизнес-расходов с налоговыми вычетами для малого бизнеса, которые они планируют требовать. IRS описывает некоторые из стандартных категорий расходов в Публикации 535. Важнее всего то, что ваши категории имеют смысл для вас или вашего бухгалтера.

В каждой отрасли есть свой набор обычно используемых категорий деловых расходов. В зависимости от того, какой инструмент учета вы используете, для вас уже могут быть настроены категории расходов. Мы собрали категории, которые чаще всего используют основатели стартапов.

Арендные платежи или ипотечные платежи

Если вы арендуете или владеете офисным помещением или другим офисом, укажите это в отдельной категории. Проценты по арендной плате или ипотечным платежам, вероятно, подлежат вычету.

Расходы на домашний офис

Компании, расположенные в домашнем офисе, также имеют право на вычеты.Используя вычет из домашнего офиса, вы можете списать такие расходы, как аренда, покраска, ремонт, коммунальные услуги и проценты по ипотеке. Существуют строгие правила в отношении того, что можно считать домашним офисом, поэтому убедитесь, что вы соответствуете им.

Коммунальные услуги

Включите ежемесячные расходы на электричество, газ, воду, кондиционирование воздуха и мусор. Если вы арендуете или сдаете в аренду помещение для вашего бизнеса, коммунальные расходы могут быть включены в арендную плату. Не забудьте также включить стоимость мобильных телефонов и доступа в Интернет.

Мебель, оборудование и машины

Как правило, покупка бизнеса на срок более года считается бизнес-активом, а не расходом.Сюда входят такие предметы, как столы, ноутбуки, оборудование и системы точек продаж.

Вычеты по активам трактуются по-разному. Вы должны либо вычесть полную стоимость актива в первый год его покупки, либо вычесть стоимость амортизации. Проконсультируйтесь с налоговым специалистом, чтобы убедиться, что ваша бухгалтерия ведется правильно.

Канцелярские товары

Канцелярские расходы — одна из самых распространенных категорий. Следите за своими расходами на ручки, папки, дезинфицирующие салфетки, мешки для мусора и другие чистящие средства, чтобы покупки не пропадали без промедления.

Реклама и маркетинг

Это затраты на продвижение вашего бренда. Вы можете включить рекламу с оплатой за клик, рекламные щиты, раздачи подарков и даже визитные карточки. Если вы платите графическому дизайнеру за изображение веб-сайта, вы можете указать его здесь или подать в соответствии с оплатой профессиональных услуг.

Расходы на веб-сайт и программное обеспечение

Включите плату за ваше доменное имя, веб-хостинг, обслуживание и многое другое. Не забудьте зафиксировать расходы на программное обеспечение как услугу (SaaS).Конструкторы веб-сайтов, такие как Squarespace, и бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks, являются парой примеров.

Развлечения

Расходы на деловые развлечения не облагаются налогом, но вы все равно захотите внимательно отслеживать расходы на развлечения. Билеты на спортивные мероприятия, гала-концерты и сетевые мероприятия попадают в эту категорию.

Деловые обеды и командировочные расходы

IRS внимательно следит за этими категориями. Если вы хотите вычесть расходы на питание и поездки, вам необходимо вести точный учет и квитанции.Обратите внимание, что деловые поездки представляют собой поездки за пределы города, включая расходы на транспорт, авиабилеты, проживание и питание.

Расходы на автомобили

Учет расходов на газ, нефть, страхование, ремонт и техническое обслуживание. Есть два варианта списания затрат на использование автомобиля для бизнеса. Вы можете использовать вариант стандартной ставки пробега или вариант фактических расходов. Как мы упоминали ранее, вы можете получить более подробную информацию у налогового специалиста. Если вы покупаете автомобиль и хотите вычесть амортизационные расходы, автомобиль должен использоваться для деловых целей не менее 50% времени.

Заработная плата

Сюда может входить заработная плата, бонусы или комиссионные, которые вы платите работникам, независимо от того, являются ли они штатными сотрудниками или подрядчиками. Поместите налоги на заработную плату в отдельную категорию для большей финансовой ясности.

Выплаты сотрудникам

Если вы предлагаете медицинское страхование, укажите все страховые взносы, которые вы покрываете. Взносы в пенсионные планы, такие как планы 401 (k) или другие фонды, должны регистрироваться. Как владелец бизнеса, у вас также могут быть расходы на страхование самозанятых.

Налоги

Раздельное отслеживание налогов помогает правильно распределять причитающиеся деньги. Записывайте налоги на коммерческую собственность, налоги на малый бизнес, а также федеральные, государственные и местные налоги на заработную плату, особенно налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание.

Страхование бизнеса

Платежи по страхованию деловой ответственности, страхованию на случай потери трудоспособности, страхованию компенсации работникам и т. Д. Должны регистрироваться.

Бизнес-лицензии и разрешения

Включите стоимость профессиональных лицензий, разрешений на медицинское обслуживание и других необходимых сертификатов для вашей отрасли.

Выплата процентов и банковские сборы

Вы будете платить проценты по любым заемным средствам или текущим кредитным линиям, например, по корпоративной кредитной карте. Если вы столкнетесь с банковскими сборами, такими как комиссия за минимальный баланс или комиссия за овердрафт, запишите и их.

Членские взносы

Если вы являетесь членом торговой ассоциации или местной торговой палаты, используйте эту категорию для отслеживания и списания своих взносов. Имейте в виду, что вы не можете удерживать взносы в социальные клубы.

Оплата профессиональных услуг и деловых услуг

Запишите, сколько вы платите за профессиональные услуги.Когда вы работаете с маркетинговым агентством, юрисконсультом, сертифицированным бухгалтером (CPA) или налоговым консультантом, используйте эту категорию.

Обучение и образование

Владельцы бизнеса имеют право на налоговые вычеты, чтобы все члены команды были в курсе последних отраслевых практик. Документируйте и списывайте затраты на обучение сотрудников, конференции, семинары и другие возможности для развития.

Настройка категорий бизнес-расходов

Без надежной системы отслеживания и учета расходов высока вероятность пропущенных налоговых вычетов и перерасхода средств.Эти ошибки приводят к проблемам с денежным потоком, что является одной из наиболее частых причин закрытия бизнеса. К счастью, четкие категории бизнес-расходов помогут вам избежать этого.

Вы можете отслеживать, управлять и классифицировать свои расходы несколькими способами и даже использовать различные финансовые инструменты в сочетании. Вот несколько наиболее удобных вариантов.

  • Программное обеспечение для бухгалтерского учета. С помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета вы можете использовать предлагаемые отраслевые категории или легко создавать свои собственные.Если вы подключаете свой банковский и кредитный счета, все ваши транзакции автоматически загружаются и сортируются.
  • Приложение для квитанций или приложение для отслеживания расходов: это отслеживание расходов на ходу для вас и ваших сотрудников. Сфотографируйте квитанцию, и приложение сканирует и извлекает детали. Транзакции мгновенно распределяются по категориям. Используйте приложение как отдельную библиотеку квитанций или интегрируйте его с бухгалтерским программным обеспечением, таким как NetSuite, QuickBooks или Expensify.
  • Деловая или корпоративная кредитная карта: Централизуйте свои расходы с помощью единой учетной записи бизнес-кредитной карты и при необходимости выпускайте карты для сотрудников.Оттуда вы можете синхронизировать свою учетную запись с бухгалтерским программным обеспечением или приложением для получения квитанций. Некоторые карты, такие как корпоративная кредитная карта Brex, даже включают мобильное приложение с функциями сканирования квитанций, поэтому вам не нужно загружать другое приложение. Таким образом, все расходы документируются и правильно сортируются.

Организованные бизнес-расходы имеют значение

Четкие категории бизнес-расходов и налоговые вычеты идут рука об руку. В конце налогового года организованные расходы значительно экономят время предприятий на подаче налоговой декларации и повышают ваши шансы на экономию денег.

Кроме того, если вы обращаетесь к инвесторам, подаете заявку на получение кредита или составляете финансовые прогнозы, вам также потребуется точная оценка ваших регулярных деловых расходов, причем все это должно быть правильно организовано.

Как видите, эффективное управление расходами оказывает огромное влияние на ваш бизнес. Между бухгалтерским программным обеспечением, приложениями для отслеживания квитанций и универсальными кредитными счетами существует множество инструментов, упрощающих каждый шаг. Если у вас возникнут вопросы, лучше всего задать их своему CPA или налоговому консультанту.

Определение списания

Что такое списание?

Списание — это бухгалтерское действие, которое снижает стоимость актива при одновременном дебетовании счета пассивов. Он в основном используется в самом буквальном смысле предприятиями, стремящимися учесть невыплаченные кредитные обязательства, неоплаченную дебиторскую задолженность или убытки от хранимых запасов. Как правило, это также можно назвать чем-то, что помогает снизить ежегодный налоговый счет.

Ключевые выводы

  • Списание в первую очередь относится к расходам по бухгалтерскому учету, отраженным в учете неполученных платежей или убытков по активам.
  • Три распространенных сценария, требующих списания бизнеса, включают невыплаченные банковские ссуды, неоплаченную дебиторскую задолженность и убытки по хранимым запасам.
  • Списание — это коммерческий расход, уменьшающий налогооблагаемую прибыль в отчете о прибылях и убытках.
  • Списание отличается от списания, при котором балансовая стоимость актива частично уменьшается, но не исключается полностью.

Что такое списание

Компании регулярно используют бухгалтерское списание для учета убытков по активам, связанных с различными обстоятельствами.Таким образом, в балансе списания обычно включают дебетование расходного счета и кредитование соответствующего счета активов. Каждый сценарий списания будет отличаться, но обычно в отчете о прибылях и убытках также указываются расходы, вычитаемые из уже представленных доходов.

В Общепринятых принципах бухгалтерского учета (GAAP) подробно описаны бухгалтерские записи, необходимые для списания. Два наиболее распространенных метода бухгалтерского учета для списания включают метод прямого списания и метод резерва.Используемые записи обычно меняются в зависимости от каждого отдельного сценария. Три наиболее распространенных сценария списания коммерческих предприятий включают невыплаченные банковские ссуды, невыплаченную дебиторскую задолженность и убытки по хранящимся товарно-материальным запасам.

Банковские ссуды

Финансовые учреждения используют счета списания, когда исчерпали все способы взыскания. Списание может быть тщательно отслежено с помощью резервов на возможные потери по ссудам, которые являются еще одним типом безналичных счетов, которые управляют ожиданиями убытков по неоплаченным долгам.Резервы на потери по ссудам работают как прогноз для невыплаченных долгов, а списание — это последнее действие.

Дебиторская задолженность

Бизнесу может потребоваться списание после того, как выяснится, что клиент не собирается платить по счету. Как правило, в балансе это будет включать дебет счета невыплаченной дебиторской задолженности в качестве обязательства и кредит дебиторской задолженности.

Опись

Может быть несколько причин, по которым компании может потребоваться списать часть своих запасов.Инвентарь может быть утерян, украден, испорчен или устарел. В балансе списание запасов обычно включает в себя списание расходов по стоимости непригодных для использования запасов и зачисление в счет запасов.

Списание налогов

Термин «списание» также может использоваться в широком смысле для объяснения того, что снижает налогооблагаемый доход. Таким образом, вычеты, кредиты и общие расходы могут называться списаниями.

Компании и частные лица имеют возможность требовать определенных удержаний, уменьшающих их налогооблагаемый доход.Налоговая служба позволяет физическим лицам требовать стандартный вычет из своих налоговых деклараций. Физические лица также могут перечислять вычеты, если они превышают стандартный уровень вычетов. Вычеты уменьшают скорректированный валовой доход, применяемый к соответствующей налоговой ставке.

Налоговые льготы также можно назвать одним из видов списания. Налоговые льготы применяются к причитающимся налогам, напрямую уменьшая общий налоговый счет.

Корпорации и малые предприятия имеют широкий спектр расходов, которые полностью уменьшают прибыль, подлежащую налогообложению.Списание расходов обычно увеличивает расходы в отчете о прибылях и убытках, что приводит к снижению прибыли и налогооблагаемой прибыли.

Списание

Не путайте списание со списанием. При списании стоимость актива может быть снижена, но он не исключается полностью из бухгалтерских книг.

Списание

против списания

Списание — это крайний вариант списания, при котором балансовая стоимость актива снижается ниже его справедливой рыночной стоимости.Например, поврежденное оборудование может быть списано по более низкой стоимости, если оно все еще частично пригодно для использования, а задолженность может быть списана, если заемщик может погасить только часть стоимости кредита.

Разница между списанием и списанием зависит от степени. Если списание представляет собой частичное уменьшение балансовой стоимости актива, списание указывает на то, что актив больше не ожидает получения дохода. Обычно это происходит, если актив настолько обесценен, что больше не является продуктивным или полезным для владельцев.

Что такое списание налогов?

Налоговая служба (IRS) позволяет физическим лицам требовать стандартный вычет в своей налоговой декларации, а также перечислять вычеты, если они превышают этот уровень. Вычеты уменьшают скорректированный валовой доход, применяемый к соответствующей налоговой ставке. Налоговые льготы также можно назвать одним из видов списания, поскольку они применяются к причитающимся налогам, напрямую уменьшая общий налоговый счет. IRS позволяет предприятиям списывать широкий спектр расходов, которые полностью уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Как происходит списание бизнеса?

Предприятия регулярно используют бухгалтерское списание для учета убытков по активам, связанных с различными обстоятельствами. Таким образом, в балансе списания обычно включают дебетование расходного счета и кредитование соответствующего счета активов. Каждый сценарий списания будет отличаться, но обычно в отчете о прибылях и убытках также указываются расходы, вычитаемые из уже представленных доходов. Это приводит к снижению прибыли и налогооблагаемого дохода.

Как учитывается списание бизнеса в соответствии с GAAP?

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) подробно описывают бухгалтерские записи, необходимые для списания. Два наиболее распространенных метода бухгалтерского учета для списания включают метод прямого списания и метод резерва. Используемые записи обычно меняются в зависимости от каждого отдельного сценария. Три наиболее распространенных сценария списания коммерческих предприятий включают невыплаченные банковские ссуды, невыплаченную дебиторскую задолженность и убытки по хранящимся товарно-материальным запасам.

Рационализация ИТ-нормирования: 10 способов сократить бюджет ИТ (и что не сокращать)

Ключевые выводы

  • Бюджетное давление на высшее образование влияет на ИТ-отделы, но сокращения ИТ не должны происходить повсеместно — они должны согласовываться со стратегическими планами учреждения и департамента.
  • Группы управления технологиями в кампусе могут дать полезные советы о том, как лучше всего сократить бюджет на технологии для вашего учреждения.
  • Помимо приостановки найма и отсрочки увеличения заработной платы, ИТ-отделы могут оценить планы обслуживания, контракты и варианты виртуальных вычислений для экономии.
  • Вся эта небольшая экономия складывается и может помочь ИТ-отделам сократить предусмотренные бюджетом сокращения без ущерба для учебной программы.

Сталкивается ли ваша организация, занимающаяся информационными технологиями, с требованием сократить расходы? Из-за падения стоимости акций, влияющего на институциональные пожертвования, сокращения государственных расходов или сокращения частных пожертвований, высшее образование сократило расходы, а ИТ-организации участвовали в сокращении бюджета. Это рассказ о стремлении одного учреждения сократить расходы на технологии при сохранении высокого уровня обслуживания.

Университет Фурмана в Гринвилле, Южная Каролина, является частным гуманитарным учебным заведением с 2650 студентами и программой легкой атлетики первого дивизиона NCAA. Вычислительные и информационные услуги (CIS) включают в себя сеть университетского городка, мультимедийные услуги, административные системы, телекоммуникации и другие типичные технологические услуги, указанные в исследовании EDUCAUSE Core Data Service.

Некоторые из предложенных здесь идей по сокращению затрат являются новыми, и многие из них обсуждались на таких онлайн-форумах, как группа участников EDUCAUSE CIO.Хотя один размер не подходит всем, в моем кампусе эти идеи и процессы помогли определить, какие инициативы следует сократить, при этом поддерживая академическую миссию учебного заведения.

Уменьшение бюджета в Furman

К середине апреля 2009 года стоимость пожертвований Furman упала на 29 процентов с 30 июня 2008 года, а ежегодные пожертвования в университет замедлились. Поскольку расходы на пожертвования составляют значительную часть годового операционного бюджета Furman в размере 133 миллионов долларов (чистая институциональная финансовая помощь), совет директоров Furman одобрил ряд шагов по устранению ожидаемого дефицита бюджета на текущий и следующий год (2009–2010).Эти шаги включали:

  • Введение моратория на прием на работу (но без планов по увольнениям)
  • Снижение запланированного увеличения платы за обучение на 7,5 процента до увеличения на 5,98 процента на 2009–2010 годы
  • Увеличение бюджета финансовой помощи на 3,8 миллиона долларов за счет увеличения платы за обучение и сокращение бюджета
  • Отсрочка дополнительных затрат на техническое обслуживание
  • Отсрочка увеличения заработной платы преподавателей и сотрудников в ожидании осеннего набора
  • Сокращение дискреционных бюджетов департаментов 1 на 6 процентов на 2008–2009 годы
  • Сокращение дискреционных бюджетов департаментов на 12 процентов на 2009–2010 годы ( еще 6 процентов в дополнение к сокращению на 2008–2009 гг.)

Всем членам президентского совета Furman, в который входит ИТ-директор, было предложено разработать планы по восполнению еще большего дефицита бюджета, ожидаемого на 2010–2011 годы.

У Университета Фурмана есть стратегический план, но он был создан в 2007 году и предполагал рост пожертвований и пожертвований университета. Стратегический план ИТ основан на стратегическом плане университета. В то время как эти планы предоставляют руководство и направление для планирования информационных услуг, сообществу университетского городка необходимо было обсудить, какие стратегические цели были наиболее важными перед лицом нехватки ресурсов.

Потребность в пересмотре стратегических целей совпала с первым опросом, проведенным университетом TechQual.Опрос, проведенный осенью 2008 года, оценил воспринимаемое качество информационных услуг в университетском городке. Хотя улучшение информационных услуг уже было частью стратегического плана университета, исследование TechQual показало, что сообщество нашего кампуса обнаружило области, нуждающиеся в немедленном улучшении, в частности, высокий спрос на увеличение пропускной способности Интернета для кампуса, неудовлетворенность надежностью сети университетского городка и сильное желание студентов расширить беспроводной доступ в кампусе (особенно в общежитиях.Этот опрос, получивший 44% ответов от преподавателей и сотрудников, работающих на полную ставку, и 25% от студентов, предоставил данные, которые оказались чрезвычайно полезными для определения того, какие улучшения услуг были наиболее необходимы.

Итак, учитывая новые финансовые проблемы, существующие планы и новые данные опросов, как ИТ-подразделению Furman лучше всего сократить расходы, при этом удовлетворяя стратегические технологические потребности миссии учреждения? Работая с сообществом университетского городка и системой управления ИТ в университетском городке, CIS разработала ряд решений, которые должны сэкономить университету почти 450 000 долларов в течение следующих двух лет и, в то же время, перенаправить финансирование технологий для более эффективного достижения стратегических целей. финансовый климат улучшается.При этом не было урезано ни зарплаты, ни льготы. Furman даже смог перераспределить некоторые средства, чтобы гарантировать непрерывное финансирование наших наиболее важных стратегических инициатив даже в нашем новом климате нормирования ИТ.


Персонал вычислительной и информационной службы Университета Фурмана

Воспроизводятся ли эти предложения по экономии средств в вашем учреждении? Возможно, вы уже пробовали или рассматривали некоторые из этих идей; другие могут вдохновить на дальнейшие исследования.Тем не менее, вы можете найти некоторую пользу в изучении того, как Furman выбрал резку.

10 способов сократить расходы

Я разделил советы Furman по сокращению затрат на 10 категорий. Короткие таблицы в конце каждого предложения суммируют экономию, а большая таблица в конце этой статьи показывает полную экономию, которую Furman ожидает получить, следуя этому плану.

1. Попрощайтесь с излишествами

Видите ли вы какие-нибудь низко висящие фрукты, ожидающие сокращения вашего бюджета? Возможно, нет, но будьте осторожны, чтобы не упустить из виду очевидное.Департаменту Furman пришлось сократить объем дискреционных бюджетов на 6 процентов в 2008–2009 гг. И запланировать 12 процентов на 2010–2011 гг. Хотя это может показаться серьезным сокращением, менее половины нашего общего ИТ-бюджета находится на таких дискреционных счетах. (В Furman такие счета не включают заработную плату, льготы и фиксированные контракты.)

Тем не менее, персонал и преподаватели должны были тщательно подумать, чтобы определить сокращения, которые не уменьшили бы значительно услуги или вклад ИТ в миссию учреждения. Все упомянутые здесь сокращения были произведены после консультаций с различными техническими консультативными группами Furman.

Одним из примеров того, что можно было считать низко висящим плодом, был годовой настольный календарь по технологиям, распространяемый среди преподавателей и сотрудников. Хотя этот индивидуальный календарь с «технологическим советом на день» был хорошо принят, его печать обходилась почти в 6000 долларов в год. Теперь эти расходы не входят в бюджет на технологии. «Технологический совет дня» в кампусе — хорошая идея, но мы можем подумать о том, чтобы создать блог, а не печатать. Другие отделы теперь также рассматривают свои расходы на печать.

Возможно, вы больше не предлагаете неограниченную бесплатную компьютерную печать для студентов. Хотя многие учреждения уже давно используют системы управления печатью, Фурман немного опаздывает на эту вечеринку. В настоящее время Фурман рассматривает квоты на печать и планирует пилотную программу для принтеров в библиотеках университетского городка. Если отчеты об экономии от 20 до 25 процентов верны, Фурман мог бы видеть экономию более 20 000 долларов в год только в библиотеках.


Студенческая печать в библиотеке

Дополнительным преимуществом является то, что это решение связано с другой важной целью стратегического плана университета — повышением устойчивости работы кампуса.Такое решение для управления печатью сэкономит бумагу и внесет свой вклад в обсуждение вопросов устойчивости в кампусе. Хотя администрация ожидает от студентов некоторого сопротивления новой системе управления печатью, этот проект рассматривается как еще один инструмент в нашем постоянном обучении и изучении вопросов устойчивого развития.

Такие дискуссии о том, что важно для академической миссии Furman, стали предметом более пристального внимания, поскольку перед сообществом университетского городка была поставлена ​​задача найти способы сократить расходы. Когда другие в университетском городке сокращают свои бюджеты, они рады помочь указать на статьи бюджета на технологии, которые они считают «излишествами».«Все подобные предложения приветствуются.

Экономия от сокращения «оборок» 2009–10 2010–11
Прекратить печать ИТ-календаря в кампусе 20,000
Сокращенный бюджет на непредвиденные расходы ИТ-директора 15,500

2.Повторное согласование, повторное согласование, повторное согласование

В рамках нашего обзора бюджета технический персонал Furman внимательно изучает каждый существующий контракт на информационное обслуживание, который подлежит продлению. За последнее время компания Furman внесла ряд существенных изменений. Прошлым летом наш местный провайдер кабельного телевидения объявил, что хочет увеличить сумму, которую они взимают с нашего университета, более чем на 68 000 долларов. Вместо того, чтобы платить надбавку, мы переключились на поставщика спутникового телевидения, увеличив бюджет всего на 7000 долларов.Этот переход вызвал некоторые жалобы студентов, но когда мы объясняем проблемы с ценой, большинство понимает.

Мы также решили сменить поставщика Интернет-услуг на территории нашего кампуса. Мы действительно сменили поставщиков услуг, но, учитывая отзывы опроса TechQual, мы предпочли улучшить обслуживание, а не сэкономить деньги. Хотя мы действительно увидели небольшую экономию бюджета (около 4000 долларов), в этом случае сообщество Furman решило, что большая пропускная способность Интернета и повышенная надежность более важны для нашей миссии, чем максимальная экономия затрат.

Благодаря новому контракту и новому провайдеру Интернет-услуг, Furman удвоил пропускную способность Интернет в кампусе, добавив второй канал Интернет. Поскольку второй контур проходил по другому пути, мы уменьшили вероятность того, что повреждение одного из наших двух контуров приведет к отключению кампуса от Интернета («выцветание экскаватора»). Дополнительная пропускная способность поможет академической программе и послужит катализатором для другой экономии (например, за счет облачных вычислений).

Furman также ищет возможности сотрудничества с другими организациями, чтобы помочь в переговорах.ИТ-директора Ассоциированных колледжей Юга начали разговор о возможностях сотрудничества / консорциума. В Южной Каролине организация независимых колледжей и университетов (SCICU) выразила заинтересованность в развитии таких партнерских отношений для получения более выгодных цен на такие вещи, как лицензирование программного обеспечения. Такие консорциумы могут обеспечить экономию затрат в будущем.

поставщик услуг
Экономия от повторных переговоров 2009–10 2010–11
Перейти к провайдеру спутникового кабельного телевидения (7000 долларов)
4000 долларов 4000 долларов

3.Посмотрите, как меняются модели использования

Поскольку студенты почти всегда пользуются сотовыми телефонами, нужно ли нам так много линий для телефонного коммутатора в кампусе? Мы провели анализ магистрали и обнаружили, что можем сэкономить 40 процентов, уменьшив количество местных линий до коммутатора нашего кампуса. Конечно, сейчас мы начинаем рассматривать ряд других вопросов, связанных с использованием телефона, в том числе:

  • Нужно ли нам переосмыслить телефонный коммутатор?
  • Стоит ли рассматривать решение VoIP раньше, чем позже?
  • Что такое чрезвычайная ситуация, как эпидемия гриппа, повлияет на потребность в местных линиях связи?

Мы признаем такие вопросы и продолжим их рассматривать, но ежегодной экономии в размере 24000 долларов от этого изменения было достаточно, чтобы Furman решил терпеть несколько сигналов занятости (и мы обещали контролировать объем вызовов, чтобы убедиться, что это действительно так. только несколько сигналов «занято»).


Сотрудник из СНГ Ван Беннетт с телефонным коммутатором Furman’s Campus

Модемный пул — интересный и тонкий случай. Технический персонал хотел бы просто исключить модемный пул, но предыдущая попытка сократить модемный пул встретила сопротивление со стороны некоторых, которые сочли это уменьшением выгоды. Я попросил своих сотрудников найти альтернативное решение — вместо того, чтобы полностью исключать модемный пул, запускать его на более медленных скоростях соединения, используя некоторые схемы, в настоящее время назначенные телефонному коммутатору.Это позволило бы нам отключить каналы, используемые в настоящее время модемным пулом, и по-прежнему предоставлять некоторые ограниченные услуги модемного пула с надеждой, что люди просто перестанут его использовать.

Экономия от изменений в использовании корректировок 2009–10 2010–11
Сокращение числа местных телефонных линий 24000 долларов США $ 24 000 0
12 000 долл. США

4.Договор на техническое обслуживание? Какой договор об обслуживании?

Furman внимательно изучает контракты на техническое обслуживание. Лучше иметь под рукой одну или две? Какие ключевые компоненты должны быть включены в контракт на техническое обслуживание? Мы внесли некоторые коррективы, сменив поставщиков, и заметили некоторую экономию, связанную с изменением условий контрактов.

Одним из примеров способа экономии затрат на техническое обслуживание является решение, когда заключать договор на техническое обслуживание, а что делать на основе времени и материалов. Наши сотрудники по телекоммуникациям теперь могут выполнять большую часть обслуживания телефонных коммутаторов на дому, хотя мы платим за обслуживание программного обеспечения.Хотя такая тактика добавляет некоторого риска, наше обслуживание оборудования составляет менее половины того, что мы ожидаем заплатить в рамках годового контракта на полное обслуживание оборудования. Некоторые могли усомниться в этой тактике, когда наша система голосовой почты вышла из строя на несколько дней после удара молнии, но это было частью риска, который мы взяли на себя с помощью этой тактики экономии.

Мы также планируем изучить будущее нашего телефонного коммутатора сейчас, когда наш производитель коммутаторов, Nortel, объявил о банкротстве. Конечно, при любом технологическом решении поиск поставщиков сопряжен с риском, но смена источников — это тоже возможность.

Экономия на контрактах на техническое обслуживание и лицензировании 2009–2010 2010–11
Экономия по контракту на антивирус 9000 долл. сокращение 6000 долларов 6000 долларов
Расходы на ведение бревен и другие расходы на обслуживание 10 500 долларов 10 700 долларов США

5.Вам нужен университетский сотовый телефон? Как насчет того, чтобы мы вам просто платили?

Furman собирается изменить политику в отношении сотовых телефонов, предоставляемых университетами. Вместо того, чтобы университет покупать сотовые телефоны и платить ежемесячную плату за обслуживание, Furman будет предоставлять ежемесячную субсидию сотрудникам, которые регулярно используют свои собственные сотовые телефоны для университетского бизнеса. Хотя это изменение упростит требования к ведению документации для целей налогообложения, модели 2 , разработанные персоналом CIS, показывают, что университет также получит экономию в размере 20 000 долларов или более в год.

Отдел легкой атлетики Фурмана был особенно заинтересован в обсуждении субсидий на сотовую связь. Ранее у них была договоренность с местным оператором сотовой связи, который предоставлял оборудование и услуги в обмен на спонсорство в спорте. Наши тренеры привыкли полагаться на сотовые телефоны и использовали текстовые сообщения в качестве инструмента приема на работу. Когда отдел легкой атлетики узнал, что их провайдер меняет условия их соглашения, они очень заинтересовались планом субсидирования сотовой связи как возможной мерой экономии средств для их бюджета.

7 на модель субсидии
Переход с мобильных телефонов, принадлежащих университету, на субсидию 2009–10 2010–11
Экономия от сотовых телефонов Furman

6. Находите экономию за счет охвата через разрозненные хранилища

Есть ли в вашем учреждении «разрозненные» бюджеты, которые можно было бы сделать более эффективными за счет некоторой централизации? Университет Фурмана консолидировал закупку компьютерного оборудования несколько лет назад, но сохранил значительную часть закупок программного обеспечения децентрализованно.Мы считаем, что могли бы более эффективно закупать программное обеспечение, если бы заказывали программное обеспечение более централизованно.

Мы также ищем разрозненность в некоторых административных системах. Может ли университет быть более эффективным с одной системой планирования мероприятий, а не с несколькими? Являются ли процессы, используемые в каждом офисе, наиболее эффективными и действенными способами работы наших административных систем? Мы внесли ряд изменений в систему, чтобы повысить эффективность, например, при электронных закупках. Мы также централизовали надзор за транзакциями по кредитным картам университета и передали их на аутсорсинг, чтобы обеспечить соответствие стандартам безопасности данных индустрии платежных карт (PCI-DSS.)

Хотя Фурман ожидает экономии от изменений в административных процессах отдела, в настоящее время у нас нет точных цифр экономии, о которых можно было бы сообщить. Эти обсуждения продолжаются с различными административными офисами в университетском городке, и Консультативный комитет по административным системам Фурмана включил в свою повестку дня вопросы экономии средств.

Экономия из бункеров 2009–2010 2010–2011
Централизация закупок программного обеспечения и т. Д. TBD TBD

7. Хотите новый компьютер? Может быть, в следующем году

Одна идея экономии пришла от бюджетного управления Furman, которое предложило увеличить цикл замены настольных и портативных компьютеров, принадлежащих нашему университету. У Furman был трехлетний цикл, но значительная часть финансирования пришлась на экономию бюджета в других областях. Поскольку теперь это финансирование было под вопросом, бюджетное управление попросило нас рассмотреть четырехлетний цикл.Они отметили, что если мы перейдем с трехлетнего на четырехлетний цикл замены, это сэкономит университету около 100 000 долларов в год.

Мы обсудили идею более длительного цикла замены с нашим академическим вычислительным комитетом под руководством преподавателей. Преподаватели выразили обеспокоенность тем, что, хотя отдельные компьютеры преподавателей могут перейти на четырехлетний цикл замены, такой цикл будет слишком длинным для компьютеров, используемых в классах и общественных компьютерных лабораториях. Лаборатории будут плохо выглядеть, и у нас может быть несколько преподавателей с довольно новыми компьютерами, которые будут работать в классе со значительно более старым оборудованием.Как они могли с уверенностью войти в класс, если не были уверены, что программное обеспечение, установленное на их настольной системе, будет работать в классе? Основываясь на этой обратной связи, мы попросили бюджетное управление перейти на комбинированный цикл замены. Сохраняя учебные классы и общественные компьютерные лаборатории на трехлетнем цикле, а другие ПК — на четырехлетнем цикле, начиная с этого года (2009–2010 гг.), Мы будем экономить только 50 000 долларов в год, но наши преподаватели и студенты будут иметь доступ к более новому оборудованию. на наших самых важных объектах.Мы использовали сэкономленные 50 000 долларов для покрытия расходов в течение жизненного цикла, которые ранее не закладывались в бюджет.


Furman’s Multimedia Commons

Экономия от изменения жизненного цикла компьютера 2009–2010 гг. 50 000 долларов 50 000 долларов
Финансирование нефинансируемой части цикла (50 000 долларов) (50 000 долларов)

8.Могут ли открытые исходные коды и облачные вычисления сэкономить деньги?

Системный и технический персонал Furman запускает и поддерживает различные решения с открытым исходным кодом. Персонал придерживался этой стратегии в течение некоторого времени и вполне комфортно работает с приложениями, использующими Linux, Apache, MySQL и php. Хотя некоторые преподаватели Фурмана все еще стремятся к Blackboard, большинству комфортно использовать Moodle в качестве основной университетской системы управления обучением.

Персонал и преподаватели продолжают изучать другие решения с открытым исходным кодом (блоги, вики, видеоконференцсвязь и электронные портфолио), но ни одно другое решение корпоративного класса с открытым исходным кодом еще не принесло такой высокой экономии средств, которую университет увидел, переместив в Moodle.Несомненно, сотрудничество Фурмана с NITLE помогло сотрудникам и преподавателям почувствовать себя более комфортно с нашим переходом на решения с открытым исходным кодом. Возможности сотрудничества, предоставляемые такими ассоциациями, реальными или виртуальными, стоят вложений в членство в ассоциации.

Furman также рассматривает несколько решений для облачных вычислений. Сотрудники и студенты протестировали предложения Microsoft и Google для электронной почты и календаря и склоняются к решению Google Apps для образования.Однако переход от нашего текущего проприетарного решения для электронной почты, календаря и групповой работы (FirstClass) вызывает беспокойство. Ни Microsoft, ни Google не предоставляют решение для групповой работы, сопоставимое с нынешними электронными дискуссионными «конференциями» Furman FirstClass; однако становится все труднее конкурировать с объемом хранилища, предлагаемым решениями Microsoft или Google, когда лицензии FirstClass обходятся Furman в 26 000 долларов в год, не считая затрат на хранение.

Furman также рассматривает ряд специализированных облачных решений.Возможности потокового видео Ustream.tv особенно интересны для ряда коммуникационных инициатив. Технический персонал работает с отделом маркетинга и связей с общественностью, чтобы определить, как лучше всего использовать эту бесплатную услугу для важных академических мероприятий.

Хотя открытый исходный код и облачные вычисления заслуживают внимания, они не всегда являются лучшим решением. Ранние планы Фурмана на следующий бюджетный год предусматривали выделение бюджета на технический персонал для передачи университетских веб-серверов на аутсорсинг.Причина этого шага заключалась в том, что такое решение решило бы некоторые из проблем университета со скоростью сети и сделало бы время безотказной работы веб-сервера более надежным. Однако после того, как университет увеличил пропускную способность Интернета и обеспечил более надежное подключение к Интернету, вариант аутсорсинга стал выглядеть менее привлекательным. После оценки ряда различных хостинг-провайдеров, привлеченных на аутсорсинг, Фурман решил не использовать аутсорсинговую стратегию для веб-сайта университета. Вместо этого технический персонал внесет некоторые дополнительные изменения в архитектуру сети, чтобы создать сегмент сети «веб-фермы», который еще больше повысит доступность и надежность веб-серверов кампуса.Это решение с привлечением внешних источников позволит сэкономить 10 000 долларов в год по сравнению с предыдущими прогнозами по привлечению внешних ресурсов.

Облачные вычисления и открытый исходный код — это очень большие термины для очень широких понятий. Ваш университетский городок должен будет определить для себя правильный баланс между затратами и услугами.

9026 $ 9.Виртуальные серверы R Us

Усилия компании Furman по обеспечению устойчивости кампуса позволили нам начать работу с виртуальными серверами. Мы переводим почти все автономные серверы в виртуальные. В течение следующего года этот шаг поможет снизить требования к охлаждению и питанию в центре обработки данных Университета Фурмана до 80 процентов. Переход на виртуальные серверы также позволит более эффективно использовать бюджет на замену серверов и сэкономить более 50 000 долларов в год на затратах на оборудование. По завершении преобразования виртуального сервера технический персонал Furman сократит количество 19-дюймовых стоек для оборудования в центре обработки данных с 15 до 6.Переход на виртуальные серверы сэкономит Furman более 60 000 долларов в год на расходах на электроэнергию.


Сотрудник из СНГ Кэти Фрейзер с блейд-серверами, на которых можно разместить до 500 виртуальных серверов

Ранний успех виртуализации серверов сделал технический персонал Furman сторонником этой стратегии. Виртуализация согласуется с приверженностью нашего кампуса к обеспечению устойчивости и является одним из основополагающих способов сокращения затрат при одновременном улучшении информационных услуг в будущем. После того, как мы виртуализируем наши серверы, мы внимательно рассмотрим, где в кампусе мы можем использовать виртуальные рабочие столы и в дальнейшем экономить деньги, делая кампус более устойчивым.

Открытый исходный код и облачные вычисления 2009–2010 2010–2011
Создание веб-фермы вместо аутсорсинга веб-сервисов 14 10 000
Экономия на виртуальных серверах 2009–2010 2010–2011
Переход на виртуальные серверы 9027 80 $

10. Отсрочка по мере необходимости — и возможная

Исследование ECAR 2005 года отметило тенденцию высшего образования «удовлетворять», а не оптимизировать. 3 В условиях растущего финансового давления нам пришлось принять несколько трудных решений. Мы отложили ряд инициатив до дальнейшего уведомления просто потому, что у нас нет средств в бюджете. К ним относятся хранилище данных, система визуализации административных документов и несколько других проектов, которые, по нашему мнению, улучшат качество обслуживания. К сожалению, в периоды ограниченного бюджета мы должны понимать, что иногда недостаточно лучшего. Тем не менее, мы потратили некоторую экономию на финансирование внешней проверки безопасности бизнес-процессов университетского факультета (что хорошо ведет к обсуждению того, «что не следует сокращать»).

Экономия от отложенных инициатив 2009–2010 гг. 2010–2011 гг. 50 000 долл. США)
Отложить инициативу по онлайн-обучению 20 000 долл. США 21 000 долл. США
Отложить инициативу по локальному хранилищу резервных копий 21 000 долл. США
9 Что не нужно вырезать области для оценки возможной экономии, важно учитывать те вещи, которые не следует сокращать — если это вообще возможно:

  • Персонал
  • Безопасность
  • Пропускная способность
  • Обучение ИТ-персонала

Персонал

Во времена финансовых неопределенность ИТ-персоналу o сосредоточиться на критически важных услугах, особенно на поддержке в классе.В то же время было бы неплохо улучшить услуги там, где это возможно. В Furman технический персонал продолжает уделять внимание процессам и передовым методам ITIL, особенно процессам управления изменениями и соглашениям об уровне обслуживания. Поскольку Furman также ввел мораторий на прием на работу и процесс проверки для любой вакансии, необходимость удержания и переподготовки существующего персонала стала неотложной. Число зачисленных осенью 2009 г. приобрело еще большее значение, поскольку оно повлияет на наши будущие кадровые стратегии.

Безопасность

Да, вам нужны брандмауэры. Нет, хранить информацию о кредитной карте на университетских серверах — не лучший вариант. Да, сложно соблюдать определенные правила, но альтернатива подвергать институциональные ресурсы риску безопасности неприемлема. Информационная безопасность и управление рисками по-прежнему имеют решающее значение для успеха миссии университета.

Множество недавних статей в популярной прессе об информационной безопасности помогли нашему сообществу университетского городка понять важность строгих мер безопасности.Это также помогает иметь ИТ-персонал, который продолжает пропагандировать важность информационной безопасности. Пока мы сканируем наши серверы на наличие уязвимостей, одним из элементов нашего стратегического плана, который не был профинансирован, был углубленный анализ безопасности бизнес-процессов наших административных офисов (хранится ли защищенная информация на компьютере человека? Когда ноутбуки зашифровываются? Как передается информация?). Когда Консультативный совет по информационным технологиям Furman рассмотрел различные стратегии информационных услуг в нашем стратегическом плане, я был рад видеть, что они признают важность такого обзора.Нам удалось получить часть экономии от отсрочки других инициатив по финансированию этой важной стратегии безопасности на предстоящий учебный год.

Пропускная способность

Пропускная способность Интернета является важным фактором для многих наших усилий по сокращению затрат. Кроме того, студенты, преподаватели и сотрудники Furman четко понимают важность пропускной способности Интернета и надежности сети для успеха миссии учреждения. Мы ожидаем, что увеличенная пропускная способность и повышенная надежность сети помогут в результатах нашего опроса, когда мы повторно проведем опрос TechQual в осеннем семестре 2009 года.

Обучение ИТ-персонала

Компания Furman ежегодно выделяет 2000 долларов на каждого ИТ-сотрудника на обучение и командировки и просит сотрудников максимально увеличить этот бюджет. ИТ-специалисты считают обучение частью своего вознаграждения, и характер этого бизнеса означает, что, если люди не учатся, они отстают. Мы рассматриваем возможность использования видеоконференцсвязи в качестве альтернативы поездкам, чтобы еще больше сэкономить средства. Мы также призываем сотрудников посещать конференции EDUCAUSE; особенно выгодны региональные конференции.

Еще в 2002 году Джоан Геттман и Никки Рейнольдс написали для EDUCAUSE Quarterly интересную статью о том, как получить максимум от посещения конференции. 4 Их стратегии эффективны не только для сосредоточения ваших усилий во время конференции, но и для того, чтобы поделиться тем, что вы узнали, с коллегами, когда вы вернетесь. Хотя теперь у нас есть возможность посещать конференции как виртуально, так и лично, вы все равно получите максимальную отдачу от своей конференции и денег на обучение с подготовкой, размышлением и обменом информацией.

Управление — это хорошо

Определение того, какие меры экономии следует исследовать и внедрить, является общей задачей Университета Фурмана. Сообщество нашего кампуса участвует в процессе и управляет своими информационными ресурсами. Ряд групп управления помогают решить, как лучше всего выполнить миссию и стратегические цели университета с помощью ИТ:

  • Ассоциация студентов Furman (технологии являются лишь одним пунктом в их обширной повестке дня)
  • Академический вычислительный комитет, возглавляемый преподавателями группа по изучению стратегий, влияющих на преподавание, обучение и исследования
  • Консультативный комитет по административным системам для информационных служб персонала
  • Консультативный комитет по информационным технологиям, который принимает советы и рекомендации других консультативных комитетов и дает рекомендации ректору и президенту Council

Хотя эти группы управления в основном сосредоточены на стратегических технологических вопросах, их помощь в расстановке приоритетов и обсуждении возможных мер экономии была неоценимой.Если вы сталкиваетесь с таким же трудным выбором бюджета, мудрость, полученная в результате таких широких обсуждений в кампусе, может помочь получить более широкое представление о том, какой технологический путь выбрать.

Для получения дополнительной информации о различных областях, в которых Академический вычислительный комитет участвовал в обсуждениях с CIS о внесении сокращений или изменений, не затрагивающих учебную программу или педагогику, послушайте мое интервью с председателем ACC Пэтом Пекой

.

Выводы

Есть много способов проявить творческий подход к увеличению бюджета в трудные времена.Хотя предлагаемые здесь советы — это то, что мы пробуем в Furman, мы не сами придумали все идеи. Мы слышали многие из них от других специалистов в сфере высшего образования, особенно из комментариев на форумах, таких как группа участников EDUCAUSE CIO. Мы думаем, что эти идеи сработают для нас, и мы всегда ищем вещи, которые нам еще предстоит рассмотреть. В оценочной карте ИТ-сбережений отражен наш прогресс на сегодняшний день.

Индекс экономии затрат на ИТ в Университете Фурмана

7000 9027 9027 9027 902 4000 долларов долларов

9027 9809 9027 9027 9027 9027 9027 9027 9027 справочная служба техническое обслуживание программного обеспечения

долларов США) 07
Источник сбережений 2009–2010 гг.
Управление печатью 20 000 долл. США
Уменьшение бюджета на непредвиденные расходы ИТ-директора 15 000 долл. США
Перейти к провайдеру спутникового кабельного телевидения (7 000 долл. США) 4000 долларов
Уменьшение количества местных телефонных линий 24000 долларов 24000 долларов
Исключить модельный пул 12000 долларов
6000 долларов США 6000 долларов США
Управление журналами и другие изменения в обслуживании 10 500 долларов США 10700 долларов США
Университет, принадлежащий субсидируемым мобильным телефонам долларов США 9027 2027 долларов США Централизованное приобретение программного обеспечения 9027 9027 9027 TBD
Переход с 3-летнего цикла замены ПК на 3–4-летний 50 000 долларов США 50 000 долларов США
Финансирование нефинансируемой части цикла замены ПК (50 000 долларов США) (
Перемещение на внутреннюю веб-ферму 10 000 долл. США 10 000 долл. США
Уменьшение количества обновлений сервера с переходом на виртуальный 50 000 долл. США
Прогнозируемая экономия электроэнергии с виртуальными серверами Int Членство в ernet2 50 000 долл. США 62 000 долл. США
Анализ безопасности бизнес-процессов фонда (50 000 долл. США)
Инициатива самообучения в режиме онлайн 21000 долларов
Общая экономия за год 102 500 долларов 344 200 долларов

Люди иногда спрашивают, что меня удивило, когда я поступил на работу в Furman University.По правде говоря, хотя я знал, что возникнут стратегические проблемы, я не ожидал, что потрачу много времени на поиск мест, где можно сократить бюджет. Если есть луч света в этой ситуации, так это то, что проблема бюджета заставила наше сообщество внимательнее взглянуть на то, как лучше всего распределять наши ИТ-доллары. Все понимают, что это трудный выбор, потому что расходы на технологии в кампусе в конечном итоге влияют на преподавание, обучение и исследования нашего сообщества.

Мы знаем, что учимся на опыте других, и надеемся, что некоторые из этих идей сработают для вас.Мы всегда ищем передовой опыт. Если у вас есть другие идеи, которые помогут вам сэкономить деньги на ИТ, поделитесь, пожалуйста, и этими историями успеха.

Сноски

  1. Фурман описывает бюджетный счет как «дискреционный», если он не используется для выплаты заработной платы или пособий, или если этот счет не используется для оплаты расходов, покрываемых фиксированным контрактом. Примеры дискреционных бюджетов включают поездки, обучение и расходные материалы.
  2. См. «Сотовые телефоны сотрудников», Налоговая служба, Министерство финансов США, 3 декабря 2008 г., где приведены пояснения.
  3. Роберт Б. Квавик и Филип Дж. Голдштейн, с Джоном Волудакисом, Достаточно хорошо! Инвестиции в ИТ и эффективность бизнес-процессов в высшем образовании , исследование, т. 4 (Боулдер, Колорадо: Центр анализа и исследований EDUCAUSE, 2005).
  4. Джоан Гетман и Никки Рейнольдс, «Идеи к действию: десять советов, как получить максимальную отдачу от конференции», EDUCAUSE Quarterly , vol. 25, нет. 3 (2002), стр. 58–60.

© Фредрик Миллер. Текст этой статьи находится под лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 3.0, http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/.

Программное обеспечение для составления бюджета

— список лучших приложений для составления бюджета

Что такое программное обеспечение для составления бюджета?

Программное обеспечение для составления бюджета — это любая компьютерная программа, которая помогает человеку или бизнесу разрабатывать, управлять, контролировать и изменять свой бюджет Типы бюджетов Компании используют четыре основных типа методов бюджетирования: (1) инкрементный, (2) основанный на деятельности, (3) ) ценностное предложение и (4). Примеры программного обеспечения варьируются от Microsoft Excel на одном конце до SAP на другом.В этой статье мы рассмотрим и сравним различные типы программного обеспечения для составления бюджета.

Типы программного обеспечения для составления бюджета

Существуют две основные категории программного обеспечения для составления бюджета: деловые и персональные. Программное обеспечение для бизнеса, как правило, значительно сложнее и дороже и часто требует высокой степени настройки. С другой стороны, персональное программное обеспечение может быть намного проще и доступнее. В этом руководстве будут рассмотрены варианты с обеих сторон, начиная с программного обеспечения для бизнеса, а затем перейдя к личному.

Программное обеспечение для составления бизнес-бюджета

Ниже приведен неполный список популярных программных продуктов для предприятий. В зависимости от размера компании и сложности ее потребностей одни варианты могут быть лучше других. Пожалуйста, внимательно прочтите каждое описание, чтобы узнать, что может подойти вашей компании.

Список программных решений для бизнес-бюджетирования:

  • Abila MIP Fund Accounting
  • AccountEdge
  • AccuFund Accounting Suite
  • Acumatica ERP
  • Adaptive Insights
  • BOARD
  • Budget Maestro
  • Budget Maestro
  • XLPerant Financial Edge от Blackbaud
  • Multiview
  • NetSuite
  • QuickBooks Enterprise
  • Sage Intacct
  • SAP Anywhere
  • SAP ERP Core Finance
  • VersAccounts Small Business Cloud Программное обеспечение ERP
  • 0

  • Бюджет Xledger 927 927 912
  • сильно отличаются от бизнес-бюджетов не только по уровню сложности, но и по целям, которым они служат.Большинство людей знают, что у них должен быть бюджет (и придерживаться его!), Но большинство не хотят проходить процесс его создания. Чтобы упростить весь процесс, вы можете подумать о программном обеспечении для личного бюджета, которое поможет вам на этом пути.

    Ниже приводится неполный список программного обеспечения для составления личного бюджета:

    • Acorns
    • CountAbout
    • LearnVest
    • Mint
    • Money Dance
    • Money Dance
    • Mvelopes
    • Personal Capital 901 Бюджет (YNAB)

    Программное обеспечение и процесс составления бюджета

    Для большинства людей и предприятий составление бюджета — это непрерывный процесс, который следует пересматривать как можно чаще.

    Для компаний процесс обычно включает ежегодное стартовое собрание, на котором руководитель бюджета отвечает за формирование бюджета проекта. Человек, который несет полную ответственность за формирование и создание бюджета проекта, известен как руководитель бюджета этого проекта. Сам бюджет — это документ, в котором перечислены ожидаемые доходы и расходы, связанные с проектом. назначается, делегируются задачи, разрабатывается годовой календарный план.

    В течение года фактические результаты будут сравниваться с бюджетом, и они будут оцениваться с использованием анализа отклонений Анализ отклонений можно резюмировать как анализ разницы между плановыми и фактическими числами.Сумма всех отклонений дает a.

    Программа может быть неотъемлемой частью всего этого процесса, помогая при сборе данных, анализе результатов и представлении финансовой отчетности.

    Источник изображения: Курс CFI по бюджетированию.

    Excel против программного обеспечения

    Вы можете быть удивлены, сколько компаний все еще используют Microsoft Excel в качестве основного инструмента составления бюджета. Хотя это может показаться странным, неограниченная гибкость и абсолютная простота MS Excel делают его тем, к чему люди просто не могут не вернуться.

    В CFI наш курс по бюджетированию и прогнозированию ориентирован исключительно на Excel как средство построения бюджетов, выполнения анализа отклонений, прогнозирования и построения моделей, диаграмм и графиков в качестве выходных данных.

    Используя Excel, финансовый аналитик имеет полный контроль и полную видимость цифр. Одна из областей, в которой программное обеспечение не хватает, заключается в том, что оно может быть чем-то вроде «черного ящика», который нельзя полностью проверить (или, по крайней мере, его сложно проверить).

    Хотя специальное программное обеспечение для составления бюджета предлагает множество замечательных преимуществ, для финансового аналитика Excel по-прежнему, вероятно, будет важной частью вашей жизни.

    Дополнительные ресурсы

    CFI является официальным глобальным поставщиком услуг аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI по анализу финансового моделирования и оценки (FMVA) ® поможет вы обретете необходимую уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная помочь любому стать финансовым аналитиком мирового уровня. Чтобы продолжить продвижение по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

    • Документирование моделей Excel Передовой опыт Документирование моделей Excel Передовой опыт При работе с большими и сложными финансовыми моделями в Microsoft Excel может быть довольно сложно четко задокументировать их для пользователей. ‘простота использования и понятность.Мы обсудим здесь несколько передовых методов моделирования Excel и другие полезные советы и приемы, которые пользователи могут применять для обслуживания и аудита вашего программного обеспечения для финансового моделирования
    • Программное обеспечение для финансового моделирования Программное обеспечение финансового моделирования, вероятно, будет в большей степени использоваться в финансовом моделировании, но не заменит Excel, когда оно приходит к индивидуальному анализу
    • Операционный бюджет Операционный бюджет Операционный бюджет состоит из доходов и расходов за период времени, обычно квартал или год, которые компания использует для планирования своей деятельности.Загрузите бесплатный шаблон Excel. В шаблоне ежемесячного бюджета есть столбец для каждого месяца, а итоговые суммы должны соответствовать годовым цифрам за весь год
    • Прогнозирование статей балансаПроектирование статей балансаПроектирование статей баланса включает анализ оборотного капитала, основных средств, долевого капитала и чистой прибыли. В этом руководстве подробно рассказывается, как рассчитать

    Публикация 535 (2020), Деловые расходы

    Стандартный пробег. Для 2020 налогового года стандартная ставка стоимости эксплуатации автомобиля, фургона, пикапа или грузового автомобиля для коммерческого использования составляет 57 миль.5 центов за милю. Для получения дополнительной информации см. Расходы на легковые и грузовые автомобили под заголовком Прочие расходы , далее.

    Вычеты по разным пунктам не разрешены. Вы больше не можете требовать каких-либо вычетов по разным детализированным статьям, в том числе вычетов в счет погашения (претензия на право). Разные постатейные вычеты — это те вычеты, на которые распространялось ограничение в размере 2% скорректированного валового дохода.

    Вычет из дохода от предпринимательской деятельности. Для налоговых лет, начинающихся после 2017 года, индивидуальные налогоплательщики и некоторые трасты и имения могут иметь право на вычет до 20% их квалифицированного коммерческого дохода (QBI) от торговли или бизнеса, включая доход от сквозной организации, но не от корпорации C, плюс 20% дивидендов квалифицированного инвестиционного фонда недвижимости (REIT) и дохода квалифицированного публичного партнерства (PTP). Вычет подлежит множеству ограничений, таких как тип торговли или бизнеса, налогооблагаемый доход налогоплательщика, размер заработной платы W-2, выплачиваемой в торговле или бизнесе, и нескорректированная основа сразу после приобретения (UBIA) квалифицированной собственности, находящейся в собственности. торговлей или бизнесом.Вычет может производиться в дополнение к стандартным или детализированным вычетам. См. Инструкции к форме 8995 и инструкции к форме 8995-A для получения дополнительной информации.

    Путешествия, питание и развлечения. Как правило, расходы на развлечения больше не подлежат вычету. Для получения дополнительной информации о еде, не связанной с развлечениями, включая франшизу, см. Pub. 463.

    Определенные выплаты по делам о сексуальных домогательствах или сексуальных надругательствах. Для сумм, выплаченных или понесенных после 22 декабря 2017 г., новый раздел 162 (q) предусматривает, что в соответствии с разделом 162 не допускается вычет любых выплат или выплат, связанных с сексуальными домогательствами или сексуальным насилием, если они являются предметом соглашения о неразглашении.Кроме того, гонорары адвокату, связанные с таким расчетом или выплатой, не допускаются к вычету.

    Введение

    В этой главе рассматриваются коммерческие расходы, которые, возможно, не были объяснены вам как владельцу бизнеса в предыдущих главах данной публикации.

    Возмещение расходов на проезд и питание, не связанное с развлечениями

    Следующее обсуждение объясняет, как обращаться с любыми возмещениями или надбавками, которые вы можете предоставить своим сотрудникам в рамках соглашения о возмещении или надбавке за проезд и расходы на питание, не связанные с развлечениями.Если вы работаете не по найму и указываете свои доходы и расходы в Приложении C (Форма 1040), см. Pub. 463.

    Для вычета в целях налогообложения расходы, понесенные на поездки и питание, не связанное с развлечениями, должны быть обычными и необходимыми расходами, понесенными при ведении торговли или бизнеса. Как правило, вы также должны показать, что расходы на питание, не связанные с развлечениями, напрямую связаны с ведением вашей торговли или бизнеса. Для получения дополнительной информации о еде, не связанной с развлечениями, включая франшизу, см. Pub.463.

    Возмещение

    «Соглашение о возмещении или надбавке» предусматривает выплату авансов, компенсаций и надбавок на поездки и не связанные с развлечениями расходы на питание, понесенные вашими сотрудниками в ходе обычной деятельности. Если расходы обоснованы, вы можете вычесть допустимую сумму из своей налоговой декларации. Из-за различий между методами бухгалтерского учета и налоговым законодательством сумма, которую вы можете вычесть для целей налогообложения, может не совпадать с суммой, которую вы вычитаете в своих бухгалтерских книгах и записях.Например, вы можете вычесть 100% стоимости обедов в своих бухгалтерских книгах и записях. Однако только 50% этих затрат разрешены законом в качестве налогового вычета.

    Порядок вычета деловых расходов в рамках соглашения о возмещении или надбавке зависит от того, есть ли у вас:

    • Подотчетный план, или

    • Безотчетный план.

    Если вы возмещаете эти расходы по подотчетному плану, вычтите их как расходы на поездки и питание, не связанные с развлечениями.

    Если вы возмещаете эти расходы по безотчетному плану, укажите возмещение как заработную плату в форме W-2 и вычтите их как заработную плату в соответствующей строке своей налоговой декларации. Если вы производите разовый платеж своим сотрудникам, и он включает как заработную плату, так и возмещение расходов, вы должны указать сумму возмещения и сообщить об этом соответствующим образом. См. Таблицу 11-1.

    План подотчетности требует, чтобы ваши сотрудники соответствовали всем следующим требованиям. Каждый сотрудник должен:

    1. Оплатили или понесли вычитаемые расходы при оказании услуг в качестве вашего сотрудника,

    2. Адекватно отчитаться перед вами за эти расходы в разумные сроки, и

    3. Вернуть любое излишек возмещения или пособия в течение разумного периода времени.

    Соглашение, согласно которому вы авансируете деньги сотрудникам, рассматривается как удовлетворение (3) выше, только если также выполняются следующие требования.

    • Аванс обоснованно рассчитан таким образом, чтобы он не превышал сумму предполагаемых расходов.

    • Вы делаете аванс в течение разумного периода времени, когда ваш сотрудник оплачивает или несет расходы.

    Если какие-либо расходы, возмещаемые в соответствии с этим соглашением, не обоснованы или излишек возмещения не возвращается в течение разумного периода времени сотрудником, вы не можете рассматривать эти расходы как возмещенные по плану подотчетности.Вместо этого относитесь к возмещенным расходам как к оплаченным по безотчетному плану, который обсуждается ниже.

    Надлежащий учет.

    Ваши сотрудники должны надлежащим образом отчитываться перед вами за свои командировочные расходы и расходы на питание, не связанные с развлечениями. Они должны предоставить вам документальное подтверждение своих командировочных расходов, пробега и других деловых расходов сотрудников. Это свидетельство должно включать такие элементы, как квитанции, а также отчет о расходах, бухгалтерскую книгу, ежедневник или аналогичные записи, в которых сотрудник вводил все расходы в то время или почти в то время, когда расходы были понесены.

    Возмещение излишка или надбавка.

    Избыточное возмещение или надбавка — это любая сумма, которую вы выплачиваете сотруднику, которая превышает связанные с бизнесом расходы, которые сотрудник должным образом учел. Сотрудник должен вернуть вам любое излишнее возмещение или другую надбавку за расходы в течение разумного периода времени.

    Разумный период времени.

    Разумный период времени зависит от фактов и обстоятельств.Как правило, действия, совершенные в сроки, указанные в следующем списке, будут считаться совершенными в течение разумного периода времени.

    1. Вы выплачиваете аванс в течение 30 дней после того, как сотрудник оплатит или понес расходы.

    2. Ваши сотрудники адекватно отчитываются о своих расходах в течение 60 дней после их оплаты или понесения.

    3. Ваши сотрудники возвращают излишек возмещения в течение 120 дней после оплаты или понесения расходов.

    4. Вы предоставляете своим сотрудникам периодический отчет (не реже одного раза в квартал), в котором их просят вернуть или адекватно отразить невыплаченные авансы и , которые они выполнили, в течение 120 дней с даты выписки.

    Как вычесть.

    Вы можете потребовать вычет на командировочные расходы и расходы на питание, не связанные с развлечениями, если вы возмещаете своим сотрудникам эти расходы в рамках подотчетного плана.Как правило, сумма, которую вы можете вычесть за питание, не связанное с развлечениями, не превышает 50%, о чем будет сказано ниже. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем или регистрируете компанию с ограниченной ответственностью с одним участником, вычтите возмещение командировочных расходов в строке 24a и вычитаемую часть возмещения расходов на питание, не связанное с развлечениями, в строке 24b Приложения C (Форма 1040).

    Если вы подаете налоговую декларацию для корпорации, включите возмещение в строку Другие вычеты формы 1120.Если вы подаете любую другую налоговую декларацию о доходах от бизнеса, такую ​​как декларация товарищества или S-корпорации, вычтите возмещение в соответствующей строке декларации, как указано в инструкциях к этой декларации.

    Таблица 11-1. Отчетность о возмещении
    ЕСЛИ тип соглашения о возмещении (или других расходах) ниже ТО работодатель сообщает по форме W-2
    Подотчетный план с:
    Фактическое возмещение расходов:
    Проведен надлежащий учет и возвращено излишек
    Нет суммы.
    Фактическое возмещение расходов:
    Надлежащий учет и возврат излишка требуется, но излишек не возвращается
    Сумма превышения заработной платы в графе 1.
    Суточные или надбавка за пробег до федеральной ставки:
    Проведен надлежащий учет и возвращено излишек
    Нет суммы.
    Суточные или надбавка за пробег до федеральной ставки:
    Надлежащий учет и возврат излишка требуется, но излишек не возвращается
    Сумма превышения по заработной плате в графе 1.Сумма до федеральной ставки указывается только в графе 12, но не в графе 1.
    Сумма суточных или миль превышает федеральную ставку:
    Соответствующий учет произведен только по федеральной ставке, превышение не возвращается
    Сумма превышения в качестве заработной платы в графе 1. Сумма до федеральной ставки указана только в графе 12, а в графе 1 не указана.
    Безотчетный план с:
    Либо адекватный учет, либо возврат излишка, либо и то, и другое, не требуемые планом Вся сумма в виде заработной платы в графе 1.
    Нет плана возмещения расходов Вся сумма в виде заработной платы в графе 1.
    Суточные и надбавка за автомобиль

    Вы можете возместить своим сотрудникам по плану подотчетности на основании количества дней в пути, миль или других фиксированных надбавок. В этих случаях считается, что ваш сотрудник отчитался перед вами о сумме расходов, не превышающей ставок, установленных федеральным правительством.Ваш сотрудник должен фактически обосновать вам другие элементы расходов, такие как время, место и бизнес-цель.

    Федеральная ставка.

    Федеральную ставку можно рассчитать одним из следующих методов.

    1. На автомобильные расходы:

      1. Стандартный пробег.

      2. Фиксированная и переменная ставка (FAVR).

    2. Для суточных:

      1. Обычная федеральная ставка суточных.

      2. Нормативное питание.

      3. Высокая-низкая ставка.

    Пособие на машину.

    Считается, что ваш сотрудник отчитался перед вами за автомобильные расходы, не превышающие стандартную норму пробега. В 2020 налоговом году стандартная ставка коммерческого пробега составляет 57,5 ​​центов за милю.

    Вы можете возместить расходы своим сотрудникам с помощью надбавки FAVR.Это надбавка, которая включает комбинацию платежей, покрывающих постоянные и переменные затраты, например ставку центов за милю для покрытия переменных операционных расходов ваших сотрудников (например, газ, нефть и т. Д.), Плюс фиксированная сумма для покрытия ваших постоянные расходы сотрудников (например, амортизация, страхование и т. д.). Для получения информации об использовании надбавки FAVR см. Процедуру получения доходов 2019-46, доступную на IRS.gov/irb/2019-49_IRB#RP-2019-46, и Уведомление 2020-05, доступное на IRS.gov/irb/2020-04_IRB # НЕ-2020-5.

    Суточные.

    Если ваш сотрудник фактически обосновывает вам другие элементы (обсужденные ранее) расходов, возмещаемых с использованием суточных, то то, как вы сообщаете и вычитаете надбавку, зависит от того, предназначена ли надбавка для расходов на проживание и питание или только для расходов на питание, и пособие больше федеральной ставки.

    Обычная федеральная ставка суточных.

    Обычная федеральная ставка суточных — это самая высокая сумма, которую федеральное правительство будет выплачивать своим служащим, находясь вне дома в командировках.Он состоит из двух следующих компонентов.

    1. Расходы на проживание.

    2. Питание и непредвиденные расходы (M&IE).

    Ставки разные для разных мест. См. GSA.gov/perdiem для получения информации о ставках суточных в континентальной части США.

    Стандартное питание.

    Федеральная ставка M&IE — это стандартное пособие на питание. Вы можете выплачивать пособие M&IE сотрудникам, уезжающим из дома, только если:

    • Вы оплачиваете работнику фактические расходы на проживание на основании представленных вам квитанций,

    • Вы предоставляете жилье,

    • Фактические расходы по проживанию вы оплачиваете непосредственно поставщику,

    • У вас нет разумных оснований полагать, что расходы на проживание были понесены сотрудником, или

    • Размер надбавки рассчитывается на основе того же принципа, что и при расчете заработной платы работника (то есть количества отработанных часов или пройденных миль).

    Метод High-Low.

    Это упрощенный метод расчета федеральной ставки суточных для поездок в пределах континентальной части США. Это избавляет от необходимости вести текущий список суточных для каждого города.

    Согласно методу «высокая-низкая», суточные за проезд в период с января по сентябрь 2020 года составляют 297 долларов США (71 доллар США для M&IE) в определенных местах с высокими затратами. Во всех остальных областях суточные выплачиваются в размере 200 долларов США (60 долларов США для M&IE).Районы с высокими расходами, которые имеют право на более высокую сумму суточных по методу «высокая-низкая», перечислены в Уведомлении 2019-55, доступном на IRS.gov/irb/2019-42_IRB#Notice-2019-55.

    С 1 октября 2020 г. ставка суточных в местах с высокими затратами снизилась до 292 долларов (71 доллар для M&IE). Ставка для всех остальных мест снизилась до 198 долларов (60 долларов для M&IE). В октябре, ноябре и декабре 2020 года вы можете продолжать использовать ставки, описанные в предыдущем абзаце, или перейти на новые ставки.Однако вы должны использовать одну и ту же ставку для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

    Для получения дополнительной информации о методе «высокий-низкий» см. Уведомление 2020-71, доступное на IRS.gov/irb/2020-40_IRB#NOT-2020-71. См. На GSA.gov/perdiem текущие ставки суточных для всех мест.

    Отчетность о суточных и транспортных расходах.

    Следующее обсуждение объясняет, как сообщать суточные и надбавки на автомобиль. Способ их сообщения зависит от того, как размер пособия соотносится с федеральной ставкой.См. Таблицу 11-1.

    Пособие меньше или равно федеральной ставке.

    Если ваша надбавка для работника меньше или равна соответствующей федеральной ставке, это надбавка не включается как часть заработной платы работника в поле 1 формы W-2 работника. Вычтите пособие как путевые расходы (включая питание, которое может быть ограничено 50%, о чем будет сказано ниже). См. Как вычесть из Планов подотчетности , ранее.

    Пособие больше федеральной ставки.

    Если надбавка вашего сотрудника превышает соответствующую федеральную ставку, вы должны указать надбавку как две отдельные статьи.

    Включите размер надбавки до федеральной ставки в поле 12 (код L) формы W-2 сотрудника. Вычтите это как командировочные расходы (объяснено выше). Эта часть пособия рассматривается как возмещение по плану подотчетности.

    Включите сумму, превышающую федеральную ставку, в поле 1 (и в поля 3 и 5, если они применимы) формы W-2 сотрудника.Вычтите его как заработную плату, подлежащую удержанию подоходного налога, социального страхования, Medicare и федерального налога на безработицу. Эта часть резерва рассматривается как возмещение по безотчетному плану (поясняется позже) в соответствии с Безотчетными планами .

    В рамках подотчетного плана вы обычно можете вычесть только 50% любых вычетов, связанных с бизнесом, на питание, которые вы возмещаете своим сотрудникам. Лимит удержания применяется, даже если вы возместите им 100% расходов.

    Применение 50% лимита.

    Лимит удержания 50% применяется к возмещению, которое вы производите своим сотрудникам, на расходы, которые они несут на питание во время поездки по работе вне дома, а также на питание бизнес-клиентов в вашем офисе, ресторане или другом месте. Это относится к расходам, понесенным на деловой конференции или приеме, деловой встрече или деловом завтраке в клубе. Лимит вычета может также применяться к обеду, который вы доставляете своим сотрудникам на территории.

    Сопутствующие расходы.

    Налоги и чаевые, связанные с питанием, которое вы возмещаете своему сотруднику по плану подотчетности, включены в сумму с учетом ограничения в 50%. Тем не менее, 50% -ный лимит не распространяется на стоимость проезда к деловому обеду и обратно.

    Сумма с ограничением 50%.

    Если вы предоставляете своим сотрудникам суточные только на питание и непредвиденные расходы, сумма, учитываемая как расходы на питание и напитки, является меньшей из следующих.

    Если вы выплачиваете своим сотрудникам суточные, покрывающие проживание, питание и непредвиденные расходы, вы должны рассматривать сумму, равную федеральной ставке M&IE для региона поездки, как расходы на питание и напитки. Если выплачиваемые вами суточные меньше федеральной ставки суточных для региона путешествия, вы можете рассматривать 40% суточных как сумму на питание и напитки.

    Расходы на питание при соблюдении ограничений по количеству часов работы.

    Вы можете вычесть 80% стоимости возмещаемого обеда, потребляемого вашими сотрудниками, находясь вне налоговой службы по делам, в течение любого периода или в связи с ним в течение любого периода, на который распространяются ограничения Министерства транспорта на «часы работы».

    См. Паб. 463 для подробного обсуждения лиц, подпадающих под ограничения «часов работы» Министерства транспорта.

    De minimis (минимальное) дополнительное пособие.

    P.L. 115-97, Закон о сокращении налогов и рабочих местах, изменил правила вычета расходов на еду или напитки, которые исключаются из дохода работника в качестве минимального дополнительного пособия.Для сумм, понесенных или выплаченных после 2017 года, 50% -ный лимит вычетов на расходы на еду или напитки также применяется к расходам на еду или напитки, исключаемым из дохода сотрудников в качестве минимального дополнительного вознаграждения. Несмотря на то, что ваш бизнес-вычет может быть ограничен, правила, которые позволяют вам исключать определенные обеды и обеды de minimis на территории вашего предприятия из заработной платы вашего сотрудника, по-прежнему применяются. См. Meals в разделе 2 Pub. 15-Б.

    Кафетерий предприятия или столовая для руководителей.

    Стоимость продуктов питания и напитков, которые вы предоставляете главным образом своим сотрудникам на территории вашего предприятия, подлежит вычету. Сюда входят расходы на содержание помещений для обеспечения продуктами питания и напитками. Эти расходы не превышают 50%, если они не являются компенсацией вашим сотрудникам (поясняется позже).

    Деятельность сотрудников.

    Расходы на предоставление развлекательных, социальных или аналогичных мероприятий (включая использование помещения) для ваших сотрудников вычитаются из суммы франшизы и не ограничиваются 50% -ным лимитом.Преимущество должно быть в первую очередь для ваших сотрудников, которые не получают высокого вознаграждения.

    Для этой цели высокооплачиваемый сотрудник — это сотрудник, который соответствует любому из следующих требований.

    1. В течение года или предыдущего года владел 5% -ной или более долей в бизнесе. Сотрудник считается владельцем долей, принадлежащей его брату, сестре, супругу, предкам и прямым потомкам.

    2. Получено более 130 000 долларов в качестве заработной платы за предыдущий год.Вы можете включить только тех сотрудников, которые также входили в 20% лучших сотрудников при ранжировании по заработной плате за предыдущий год.

    Например, расходы на еду, напитки и развлечения для пикника в масштабах компании не ограничиваются 50% или 100%.

    Питание или развлечения, рассматриваемые как компенсация.

    Предел 50% не распространяется ни на одно из следующего.

    1. Расходы на питание или развлечения, которые вы считаете:

      1. Компенсация работнику, получавшему питание или развлечения, и

      2. Заработная плата, удерживаемая федеральным подоходным налогом.

    2. Расходы на питание или развлечения, если:

      1. Получатель обеда или развлечения, который не является вашим сотрудником, должен включить расходы в валовой доход в качестве компенсации за услуги или в качестве приза или награды; и

      2. Вы указываете эту сумму в форме 1099-MISC, выданной получателю, если требуется форма 1099-MISC.

    Продажа обедов и развлечений.

    Вы можете вычесть стоимость еды или развлечений (включая использование помещений), которые вы продаете населению. Например, если вы управляете ночным клубом, ваши расходы на развлечения, которые вы предоставляете своим клиентам, такие как шоу в зале, являются бизнес-расходами, которые полностью вычитаются. Лимит в 100% не распространяется на эти расходы.

    Предоставление обществу обедов или развлечений для поощрения доброй воли.

    Вы можете вычесть стоимость питания, развлечения или отдыха для широкой публики в качестве средства рекламы или поощрения доброй воли в обществе.Предел 50% или 100% не применяется к этим расходам.

    Собрания директоров, акционеров или сотрудников.

    Вы можете вычесть расходы на развлечения, непосредственно связанные с деловыми встречами ваших сотрудников, партнеров, акционеров, агентов или директоров. Вы можете провести небольшую общественную деятельность, но главной целью встречи должен быть бизнес вашей компании. Эти расходы не превышают 100%.

    Заседания торговых ассоциаций.

    Вы можете вычесть расходы, непосредственно связанные и необходимые для посещения деловых встреч или собраний некоторых освобожденных от налогов организаций.Эти организации включают бизнес-лиги, торговые палаты, советы по недвижимости, торговые и профессиональные ассоциации.

    Безотчетный план — это договоренность, которая не соответствует требованиям для подотчетного плана. Все суммы, выплаченные или рассматриваемые как выплаченные по безотчетному плану, указываются как заработная плата в Форме W-2. Платежи подлежат удержанию подоходного налога, социального страхования, Medicare и федерального налога по безработице. Вы можете вычесть возмещение в качестве компенсации или заработной платы только в той степени, в которой оно соответствует критериям вычета для заработной платы сотрудников в главе 2.Вычтите допустимую сумму в качестве компенсации или заработной платы из соответствующей строки вашей налоговой декларации, как указано в инструкциях.

    Прочие расходы

    Помимо дорожных расходов, расходов на питание и некоторых развлечений, вы можете вычесть другие расходы.

    Расходы на рекламу.

    Как правило, вы можете вычесть разумные расходы на рекламу, которые напрямую связаны с вашей коммерческой деятельностью. Как правило, вы не можете вычитать суммы, уплаченные за влияние на законодательство (например, лоббирование).Для получения дополнительной информации см. Расходы на лоббирование , далее.

    Обычно вы можете вычесть в качестве коммерческих расходов стоимость институциональной или деловой репутации, чтобы сохранить свое имя перед публикой, если это связано с бизнесом, который вы разумно ожидаете получить в будущем. Например, стоимость рекламы, которая побуждает людей делать взносы в Красный Крест, покупать сберегательные облигации США или участвовать в аналогичных мероприятиях, обычно вычитается.

    Ожидаемые обязательства.

    Ожидаемые обязательства или резервы под ожидаемые обязательства не подлежат вычету. Например, предположим, что в этом году вы продали годичные контракты на телевизионное обслуживание на общую сумму 50 000 долларов. По опыту вы знаете, что в следующем году вам придется потратить около 15 000 долларов на эти контракты. Вы не можете вычесть 15 000 долларов в этом году, списав расходы на резервный или обязательный счет. Вы можете вычесть свои расходы только тогда, когда вы их фактически оплачиваете или начисляете, в зависимости от вашего метода учета.

    Взятки и откаты.

    Дача взяток или откатов является серьезным уголовным делом. Такая деятельность может повлечь за собой уголовное преследование. Любые платежи, которые, по всей видимости, были произведены прямо или косвенно должностному лицу или служащему любого правительства, агентства или органа любого правительства, не подлежат вычету в налоговых целях и являются нарушением закона.

    Платежи, выплаченные прямо или косвенно лицу в нарушение любого федерального закона или закона штата (но только в том случае, если этот закон штата в целом соблюдается, как определено ниже), которые предусматривают уголовное наказание или потерю лицензии или привилегии участвовать в торговля или бизнес не допускаются в качестве вычета для налоговых целей.

    Значение «в целом принудительно».

    Закон штата считается обычно применяемым, если он никогда не применяется или применяется только в отношении печально известных лиц или лиц, нарушения которых являются чрезвычайно вопиющими. Например, закон штата обычно применяется, если только надлежащее сообщение о нарушении закона не приводит к его исполнению только в необычных обстоятельствах.

    Откаты.

    Откат — это плата за направление клиента, пациента или покупателя.Распространенная ситуация с откатом возникает, когда деньги или имущество передаются кому-либо в качестве оплаты за оказание влияния на третье лицо с целью совершения покупки, использования услуг или иных действий с лицом, выплачивающим откат. Во многих случаях лицо, чьим бизнесом занимается или которым пользуется лицо, выплачивающее откат, не знает о платеже.

    Например, Yard Corporation занимается ремонтом судов. Он возвращает 10% от стоимости ремонта в качестве отката капитанам и старшим помощникам капитанов ремонтируемых судов.Хотя такая практика считается обычными и необходимыми расходами при ведении бизнеса, очевидно, что это нарушение закона штата, которое, как правило, соблюдается. Эти расходы не подлежат вычету для целей налогообложения, независимо от того, будут ли впоследствии привлечены к ответственности владельцы верфи.

    Форма 1099-MISC.

    Не имеет значения, будут ли какие-либо откаты, уплаченные в течение налогового года, вычитаться из вашей налоговой декларации в отношении информационной отчетности.См. Форму 1099-MISC для получения дополнительной информации.

    Расходы на легковые и грузовые автомобили.

    Расходы на эксплуатацию легкового, грузового или другого транспортного средства в вашем бизнесе могут вычитаться. Для получения дополнительной информации о том, как рассчитать ваш вычет, см. Pub. 463.

    Благотворительные взносы.

    Денежные выплаты организации, благотворительные или иные, могут вычитаться как коммерческие расходы, если платежи не являются благотворительными взносами или подарками и напрямую связаны с вашим бизнесом.Если платежи являются благотворительными взносами или подарками, вы не можете вычесть их как коммерческие расходы. Однако корпорации (кроме S-корпораций) могут вычитать благотворительные взносы из своих налоговых деклараций с учетом ограничений. См. Инструкции к форме 1120 для получения дополнительной информации. Индивидуальные предприниматели, партнеры в партнерстве или акционеры корпорации S могут иметь возможность вычитать благотворительные взносы, сделанные их бизнесом, по Приложению A (Форма 1040).

    Пример.

    Вы заплатили 15 долларов местной церкви за объявление на полстраницы в программе концерта, который она спонсирует. Цель объявления заключалась в том, чтобы побудить читателей покупать ваши товары. Ваш платеж не является благотворительным. Вы можете вычесть это как расходы на рекламу.

    Пример.

    Вы сделали пожертвование в размере 100 000 долларов комитету, организованному местной торговой палатой, для проведения в вашем городе съезда с целью повышения деловой активности, в том числе вашей.Ваш платеж не является благотворительным. Вы можете вычесть его как коммерческие расходы.

    См. Паб. 526 для обсуждения пожертвованного инвентаря, включая собственность на прирост капитала.

    Клубные и членские взносы.

    Как правило, вы не можете вычесть суммы, уплаченные или понесенные в связи с членством в каком-либо клубе, организованном для бизнеса, развлечений, отдыха или любых других социальных целей. Сюда входят загородные клубы, гольф-клубы и спортивные клубы, гостиничные клубы, спортивные клубы, клубы авиакомпаний и клубы, работающие для обеспечения питания в обстоятельствах, которые обычно считаются благоприятными для деловых переговоров.

    Исключение.

    Следующие ниже организации не рассматриваются как клубы, организованные для бизнеса, развлечений, отдыха или других социальных целей, за исключением случаев, когда одной из основных целей является проведение развлекательных мероприятий для членов или их гостей или предоставление членам или их гостям доступа к развлекательным объектам. .

    Комиссия за удобство использования кредитной карты.

    Компании, выпускающие кредитные карты, взимают комиссию с предприятий, которые принимают их карты.Этот сбор, уплаченный или понесенный предприятием, может быть вычтен как коммерческий расход.

    Возмещение ущерба.

    Специальные правила применяются к компенсации, которую вы получаете за ущерб, понесенный в результате нарушения патентных прав, нарушения контракта или фидуциарных обязательств или нарушений антимонопольного законодательства. Вы должны включить эту компенсацию в свой доход. Однако вы можете воспользоваться специальным вычетом. Вычет применяется только к суммам, взысканным за фактический экономический ущерб, а не к любой дополнительной сумме.Это меньшее из следующих вычетов.

    • Сумма, которую вы получили или начислили за убытки в налоговом году, за вычетом суммы, которую вы заплатили или понесли в течение года для возмещения этой суммы.

    • Ваши убытки от травмы, которую вы не вычли.

    Расходы или убытки, связанные с сносом.

    Суммы, уплаченные или понесенные при сносе конструкции, не подлежат вычету. Эти суммы добавляются к основанию земельного участка, на котором располагалось снесенное строение.Любые убытки, связанные с оставшейся недооцененной базой снесенного сооружения, не будут признаваться до тех пор, пока имущество не будет продано.

    Расходы на образование.

    Обычные и необходимые расходы, связанные с обучением и обучением ваших сотрудников, подлежат вычету. См. Расходы на образование в главе 2.

    Вы также можете вычесть расходы на собственное образование (включая определенные поездки), связанные с вашей торговлей или бизнесом.Вы должны иметь возможность продемонстрировать, что образование поддерживает или улучшает навыки, необходимые в вашей профессии или бизнесе, или что это требуется по закону или нормативным актам для сохранения вашей лицензии на практику, статус или работу. Например, адвокат может вычесть стоимость посещения занятий по непрерывному юридическому образованию (CLE), которые требуются ассоциацией адвокатов штата для сохранения его или ее лицензии на занятие адвокатской практикой.

    Расходы на образование, которые вы понесли для удовлетворения минимальных требований вашей нынешней профессии или бизнеса, или те, которые позволяют вам начать новую профессию или бизнес, не подлежат вычету.Это верно, даже если образование поддерживает или улучшает навыки, необходимые в настоящее время в вашем бизнесе. Для получения дополнительной информации о расходах на образование см. Pub. 970.

    Франшиза, торговая марка, торговое наименование.

    Если вы покупаете франшизу, товарный знак или торговое наименование, вы можете вычесть сумму, которую вы платите или понесете в качестве деловых расходов, только в том случае, если ваши платежи являются частью серии платежей, которые составляют:

    1. Зависит от продуктивности, использования или распоряжения предметом;

    2. Выплачивается не реже одного раза в год в течение всего срока действия договора передачи; и

    3. Практически равная сумма (или выплачивается по фиксированной формуле).

    При определении срока соглашения о передаче укажите все варианты продления и любой другой период, на который вы и передающая сторона обоснованно ожидаете продления соглашения.

    Франшиза включает в себя соглашение, которое дает одной из сторон соглашения право распространять, продавать или предоставлять товары, услуги или объекты на определенной территории.

    Расходы, связанные с обесценением.

    Если вы инвалид, вы можете вычесть расходы, необходимые для вашей работы (расходы, связанные с обесценением), как коммерческие, а не медицинские расходы.

    Вы отключены, если у вас есть одно из следующего.

    • Физическая или умственная инвалидность (например, слепота или глухота), которая функционально ограничивает вашу работу.

    • Физическое или умственное нарушение, которое существенно ограничивает один или несколько из ваших основных жизненных занятий.

    Расход считается коммерческим расходом, если применимо все следующее.

    • Очевидно, что ваша работа требует затрат для ее удовлетворительного выполнения.

    • Совершенно очевидно, что приобретенные товары или услуги не нужны или не используются, кроме как случайно, в вашей личной деятельности.

    • Порядок обращения с ними не предусмотрен другими положениями налогового законодательства.

    Пример.

    Ты слепой. Вы должны использовать ридер для работы как на рабочем месте, так и за его пределами. Услуги читателя предназначены только для вашей работы. Вы можете вычесть свои расходы на читателя как коммерческие расходы.

    Расходы, связанные с Интернетом.

    Как правило, вы можете вычесть связанные с Интернетом расходы, включая плату за регистрацию домена и расходы на консультации веб-мастеров. Если вы начинаете бизнес, вам, возможно, придется амортизировать эти расходы как начальные затраты. Для получения дополнительной информации о амортизации начальных и организационных затрат см. Главу 8.

    Доплата за собеседование.

    Возмещение, которое вы выплачиваете кандидатам на транспорт или другие расходы, связанные с собеседованиями при приеме на работу, не являются заработной платой.Вы можете вычесть возмещение как коммерческие расходы. Однако расходы на еду и напитки не превышают 50% -ный предел, о котором говорилось ранее в разделе Питание и развлечения.

    Юридические и профессиональные гонорары.

    Гонорары бухгалтеров и юристов, которые являются обычными и необходимыми расходами, непосредственно связанными с ведением вашего бизнеса, вычитаются как коммерческие расходы. Однако судебные издержки, которые вы платите за приобретение бизнес-активов, обычно не подлежат вычету.Эти расходы добавляются к основанию собственности.

    Сборы

    , включающие оплату работы личного характера (например, составление завещания или возмещение ущерба, возникшего в результате травмы), не допускаются в качестве вычета для бизнеса в Приложении C (Форма 1040). Если счет-фактура включает в себя как коммерческие, так и личные расходы, рассчитайте бизнес-часть следующим образом: умножьте общую сумму счета на дробь, числителем которой является сумма, относящаяся к коммерческим вопросам, знаменателем которой является общая уплаченная сумма.В результате получается часть счета-фактуры, относящаяся к коммерческим расходам. Часть, относящаяся к личным вопросам, — это разница между общей суммой и деловой частью (см. Рисунок выше).

    Юридические издержки, связанные с выполнением или сохранением своей работы, например, те, которые вы заплатили для защиты от уголовных обвинений, связанных с вашей торговлей или бизнесом, могут быть вычтены в Приложении A (Форма 1040), если вы перечисляете вычеты. Для получения дополнительной информации см. Pub. 529.

    Определенные выплаты по делам о сексуальных домогательствах или сексуальных надругательствах.

    Для сумм, выплаченных или понесенных после 22 декабря 2017 года, новый раздел 162 (q) предусматривает, что в соответствии с разделом 162 не допускается вычет любого урегулирования или выплаты, связанной с сексуальными домогательствами или сексуальным насилием, если они являются предметом соглашения о неразглашении. Кроме того, гонорары адвокату, связанные с таким расчетом или выплатой, не допускаются к вычету.

    Сборы за подготовку налогов.

    Стоимость найма налогового специалиста, такого как сертифицированный бухгалтер (CPA), для подготовки той части вашей налоговой декларации, которая касается вашего бизнеса в качестве индивидуального предпринимателя, вычитается по Приложению C (Форма 1040).Вычтите расходы на подготовку налоговых графиков, относящихся к арендной плате или роялти (Таблица E), или доходам и расходам фермерских хозяйств (Таблица F) по соответствующему графику. Затраты на заполнение оставшейся части возврата представляют собой различные вычеты и больше не подлежат вычету.

    Вы также можете потребовать бизнес-вычет для сумм, уплаченных или понесенных при устранении заявленных налоговых недостатков для вашего бизнеса, работающего в качестве индивидуального предпринимателя.

    Лицензии и регулирующие сборы.

    Лицензии и регулирующие сборы за вашу торговлю или бизнес, выплачиваемые ежегодно государственным или местным органам власти, как правило, вычитаются.Некоторые лицензии и сборы, возможно, придется амортизировать. См. Главу 8 для получения дополнительной информации.

    Расходы на лоббирование.

    Как правило, расходы на лоббирование не подлежат вычету. Затраты на лоббирование включают суммы, уплаченные или понесенные в связи с любым из следующих видов деятельности.

    • Влияние на законодательство.

    • Участие или вмешательство в любую политическую кампанию за или против любого кандидата на государственные должности.

    • Попытка повлиять на широкую общественность или ее сегменты по поводу выборов, законодательных вопросов или референдумов.

    • Прямое общение с прикрытыми должностными лицами исполнительной власти (определенными ниже) в любых попытках повлиять на официальные действия или позиции этих должностных лиц.

    • Исследование, подготовка, планирование или координация любых предшествующих действий.

    Ваши расходы на влияние на законодательство и прямое общение с уполномоченным должностным лицом исполнительной власти включают часть ваших затрат на рабочую силу, а также общие и административные расходы вашего бизнеса.Для получения информации о таком распределении см. Раздел 1.162-28 правил.

    Вы не можете требовать вычета благотворительных или коммерческих расходов на суммы, выплаченные организации, если применимы оба следующих условия.

    • Организация ведет лоббистскую деятельность по вопросам, представляющим прямой финансовый интерес для вашего бизнеса.

    • Основная цель вашего взноса — избежать обсужденных ранее правил, запрещающих бизнес-вычет на лоббистские расходы.

    Если организация, освобожденная от налогов, кроме организации, указанной в разделе 501 (c) (3), предоставит вам уведомление о части взносов, которые относятся к не подлежащим вычету лоббистским и политическим расходам, вы не можете вычесть эту часть сборы.

    Прикрытый служащий исполнительной власти.

    Для целей данного обсуждения «прикрытое должностное лицо исполнительной власти» означает любое из следующих лиц.

    1. Президент.

    2. Вице-президент.

    3. Любое должностное лицо или служащий Белого дома Офиса Исполнительного Аппарата Президента и два самых старших должностных лица каждого из других агентств в Исполнительном Офисе.

    4. Любое физическое лицо, которое:

      1. занимает должность Уровня I Исполнительного расписания в соответствии с разделом 5312 раздела 5 Свода законов США;

      2. назначен президентом как имеющий статус на уровне Кабинета министров; или

      3. Является непосредственным заместителем лица, указанного в подпунктах (а) или (b).

    Исключения для отказа в удержании.

    Общий отказ в удержании не распространяется на следующее.

    • Любые внутренние расходы на влияние на законодательство и прямое общение с уполномоченным должностным лицом исполнительной власти, если эти расходы за налоговый год не превышают 2000 долларов США (без учета накладных расходов).

    • Расходы, понесенные налогоплательщиками, занимающимися торговлей или лоббированием (профессиональные лоббисты) от имени другого лица (но относятся к платежам другого лица лоббисту за лоббистскую деятельность).

    Подвижная техника.

    Как правило, стоимость перевозки оборудования из одного города в другой является вычетом. Так же как и стоимость перемещения оборудования с одного завода на другой или с одной части вашего завода на другую. Вы можете вычесть стоимость установки оборудования на новом месте. Однако вы должны капитализировать затраты на установку или перемещение недавно приобретенного оборудования.

    Аутплейсмент.

    Стоимость услуг по аутплейсменту, которые вы предоставляете своим сотрудникам, чтобы помочь им найти новую работу, например, консультации по вопросам карьеры, помощь в резюме, оценка навыков и т. Д., подлежат вычету.

    Затраты на услуги аутплейсмента могут включать более одной категории вычетов. Например, вычтите в качестве коммунальных расходов стоимость телефонных звонков, сделанных в рамках этой услуги, и вычтите в качестве расходов на аренду стоимость аренды машин и оборудования для этой услуги.

    Информацию о том, включена ли стоимость услуг по аутплейсменту в доход ваших сотрудников, см. В Pub. 15-Б.

    Пени и штрафы.

    Штрафы, уплаченные за просрочку или невыполнение контракта, как правило, вычитаются.Например, вы владеете и управляете строительной компанией. По договору вы должны закончить строительство здания к определенному сроку. Из-за задержек строительства здание не завершено и не готово к заселению в срок, указанный в контракте. Теперь вы должны платить дополнительную сумму за каждый день, когда завершение откладывается после даты завершения, указанной в контракте. Эти дополнительные расходы являются вычитаемыми коммерческими расходами.

    С другой стороны, как правило, не допускается вычет штрафов и штрафов, уплаченных правительству или определенной негосударственной организации за нарушение любого закона, за исключением следующего.

    • Суммы, составляющие реституцию.

    • Суммы, уплаченные для приведения в соответствие с законом.

    • Суммы, выплаченные или понесенные в результате определенных судебных постановлений, в которых ни одно правительство или указанное неправительственное агентство не участвует.

    • Суммы уплаченных или начисленных налогов.

    22 декабря 2017 г. или после этой даты вычет суммы возмещения или уплаченной суммы не допускается, если она не указана в соглашении об урегулировании или постановлении суда.Кроме того, любые суммы, уплаченные или понесенные в качестве возмещения правительству расходов на любое расследование или судебный процесс, не подпадают под исключения и не подлежат вычету.

    См. Раздел 162 (f) с поправками, внесенными П.Л. 115-97, раздел 13306.

    Примеры штрафов и штрафов, не подлежащих вычету, включают следующее.

    • Суммы, выплаченные в связи с осуждением за преступление, признанием себя виновным или отсутствием оспаривания в уголовном процессе.

    • Суммы, уплаченные в качестве штрафа, наложенного федеральным, государственным или местным законодательством в рамках гражданского иска, включая определенные дополнения к налогам, дополнительные суммы и начисляемые штрафы, налагаемые Налоговым кодексом.

    • Суммы, уплаченные в счет погашения фактической или возможной ответственности в отношении штрафа или пени, гражданского или уголовного.

    • Суммы, конфискованные в качестве залога, внесенного в судебное разбирательство, которое могло привести к наложению штрафа или пени.

    • Штрафы за нарушение жилищного кодекса города.

    • Штрафы, уплаченные водителями грузовиков за нарушение государственных законов о максимальном весе на шоссе.

    • Штрафы за нарушение законодательства о качестве воздуха.

    • Гражданские штрафы за нарушение федеральных законов, касающихся норм безопасности горных работ и сбросов в судоходные воды.

    Штраф или штраф не включает в себя ничего из следующего.

    • Судебные издержки и связанные с ними расходы на защиту в судебном преследовании или гражданском иске за нарушение закона, предусматривающего наложение штрафа или гражданского наказания.

    • Судебные издержки или стенографические и печатные расходы.

    • Компенсация ущерба, выплаченная государству.

    Взносы на политические цели.

    Взносы или подарки, уплаченные политическим партиям или кандидатам, не подлежат вычету. Кроме того, не подлежат вычету расходы, уплаченные или понесенные в связи с участием в любой политической кампании кандидата на государственные должности.

    Косвенные взносы на политические цели.

    Вы не можете вычесть косвенные взносы на политические цели и расходы, связанные с участием в политической деятельности, как коммерческие расходы.Примеры расходов, не подлежащих вычету для налогообложения, включают следующее.

    • Реклама в программе съезда политической партии или в любой другой публикации, если какая-либо часть доходов от публикации предназначена для использования политической партией или кандидатом или предназначена для их использования.

    • Допуск на ужин или программу (включая, но не ограничиваясь, гала-концерты, танцы, презентации фильмов, вечеринки и спортивные мероприятия), если какие-либо доходы от мероприятия предназначены или предназначены для использования политической партии или кандидат.

    • Допуск на инаугурационный бал, гала, парад, концерт или подобное мероприятие, если отождествляется с политической партией или кандидатом.

    Ремонт.

    Стоимость ремонта или улучшения собственности, используемой в вашей торговле или бизнесе, является вычетом или капитальными расходами. Регулярное техническое обслуживание, которое поддерживает вашу собственность в нормальном рабочем состоянии, но не увеличивает существенно ее стоимость и не продлевает срок полезной службы, подлежит вычету в том году, в котором оно было произведено.В противном случае стоимость должна капитализироваться и амортизироваться. См. Форму 4562 и инструкции к ней, чтобы узнать, как рассчитать и потребовать амортизационные отчисления.

    В стоимость ремонта включены затраты на оплату труда, расходные материалы и некоторые другие предметы. Стоимость вашего собственного труда не подлежит вычету. Примеры ремонта:

    • Ремонт полов (но не замена),

    • Перекраска внутренних и наружных стен здания,

    • Очистка и ремонт крыш и водостоков, и

    • Устранение протечек в водопроводе (но не замена арматуры).

    Выплаты.

    Если вам пришлось выплатить сумму, которую вы включили в свой доход в предыдущем году, вы можете вычесть сумму, выплаченную за год, в котором вы ее выплатили. Или, если сумма, которую вы выплатили, превышает 3000 долларов, вы можете получить кредит в счет вашего налога за год, в котором вы ее выплатили. В большинстве случаев вы можете требовать удержания или кредита только в том случае, если погашение квалифицируется как расходы или убытки, понесенные в вашей торговле или бизнесе, или в коммерческой операции.

    Вид удержания.

    Тип вычета, который вам разрешается в год выплаты, зависит от типа дохода, который вы включили в предыдущий год. Например, если вы погашаете сумму, которую ранее указали как прирост капитала, вычтите эту выплату как убыток капитала, как описано в Инструкциях к Приложению D (Форма 1040). Если вы указали его как доход от самозанятости, вычтите его как коммерческие расходы в Приложении C (Форма 1040) или как расходы на ферму в Приложении F (Форма 1040).

    Если вы указали сумму как заработную плату, пособие по безработице или другой обычный доход, не связанный с коммерческой деятельностью, вы можете вычесть ее как другой детализированный вычет, если выплаченная сумма превышает 3000 долларов.

    . Начиная с 2018 года, из-за приостановки различных детализированных вычетов с учетом минимального уровня 2% в соответствии с разделом 67 (a), вы не можете вычесть погашение в качестве детализированного вычета, если оно составляет 3000 долларов США или меньше. .

    Погашение — 3000 долларов или меньше.

    Если сумма, которую вы выплатили, составляла 3000 долларов или меньше, вычтите ее из своего дохода в том году, в котором вы ее выплатили.

    Погашение — более 3000 долларов.

    Если сумма, которую вы выплатили, составила более 3000 долларов, вы можете вычесть погашение как другой детализированный вычет в Приложении A (Форма 1040), строка 16, если вы включили доход в «требование о праве». Это означает, что в то время, когда вы включали доход, казалось, что у вас есть неограниченное право на него.Однако вы можете выбрать кредит на год погашения. Рассчитайте свой налог с помощью обоих методов и используйте метод, который приводит к снижению налога.

    Метод 1.

    Рассчитайте свой налог на 2020 год, требуя вычета из возвращенной суммы.

    Метод 2.

    Рассчитайте свой налог на 2020 год, потребовав кредит на возвращенную сумму. Следуй этим шагам.

    1. Рассчитайте свой налог на 2020 год без вычета возвращенной суммы.

    2. Измените размер налога за предыдущий год без включения в доход суммы, которую вы выплатили в 2020 году.

    3. Вычтите налог в (2) из ​​налога, указанного в вашей декларации за предыдущий год. Это сумма вашего кредита.

    4. Вычтите ответ в (3) из суммы налога за 2020 год без вычета (шаг 1).

    Если Метод 1 приводит к уменьшению налога, вычтите возвращенную сумму, как описано ранее в разделе Тип вычета.

    Если Метод 2 приводит к уменьшению налога, запросите кредит в Приложении 3 (Форма 1040), строка 12d, и напишите «I.R.C. 1341» рядом со строкой 12d.

    Пример.

    За 2019 год вы подали декларацию и отчитались о доходах кассовым методом. В 2020 году вы вернули 5000 долларов, включенных в ваш валовой доход за 2019 год, в соответствии с заявлением о праве. Ваш статус подачи в 2020 и 2019 годах — холост. Ваш доход и налоги за оба года следующие:

    2019
    С доходом
    2019
    Без дохода
    Налогооблагаемый доход 15 000 долл. США 10 000 долл. США
    Налог $ 1 609 $ 1 009
    2020
    Без удержания
    2020
    С вычетом
    Налогооблагаемый доход $ 49 950 44 950 долларов США
    Налог $ 6 785 $ 5 685
    Ваш налог по методу 1 составляет 5685 долларов.Ваш налог по методу 2 составляет 6 185 долларов США, что рассчитывается следующим образом:
    Ранее установленный налог на 2019 год 1 609 долл. США
    Минус: Налог в новой редакции –1 009
    Уменьшение налога за 2019 год 600
    Регулярное налоговое обязательство на 2020 год $ 6 785
    Минус: снижение налога в 2019 году — 600
    Пересчитанный налог на 2020 год 6,185 долл. США
    Поскольку вы платите меньше налога в соответствии с методом 1, вы должны вычесть вычет при погашении в 2020 году.

    Возврат не производится.

    Это обсуждение не относится к следующему.

    • Отчисления по безнадежным долгам.

    • Удержания от продаж клиентам, такие как возвраты, надбавки и аналогичные статьи.

    • Удержания юридических и иных расходов на оспаривание возврата.

    Год удержания (или кредита).

    Если вы используете кассовый метод учета, вы можете сделать вычет (или кредит, если применимо) за тот налоговый год, в котором вы фактически производили погашение.Если вы используете какой-либо другой метод бухгалтерского учета, вы можете вычесть погашение или потребовать зачет по нему только за тот налоговый год, в котором это является правильным вычетом в соответствии с вашим методом бухгалтерского учета. Например, если вы используете метод начисления, вы имеете право на вычет или кредит в том налоговом году, в котором возникает обязательство по погашению.

    Принадлежности и материалы.

    Если вы не вычитали стоимость в каком-либо более раннем году, вы обычно можете вычесть стоимость материалов и расходных материалов, фактически потребленных и использованных в течение налогового года.

    Если у вас есть под рукой дополнительные материалы и принадлежности, вы можете вычесть стоимость дополнительных материалов и принадлежностей, купленных в течение налогового года, при соблюдении всех следующих требований.

    • Вы не ведете учет, когда они используются.

    • Вы не проводите инвентаризацию наличных сумм в начале и в конце налогового года.

    • Этот метод не искажает ваш доход.

    Также вы можете вычесть из стоимости книги, профессиональные инструменты, оборудование и т. Д., если вы обычно используете их в течение года. Однако, если полезность этих элементов значительно превышает год, в течение которого они были введены в эксплуатацию, вы, как правило, должны возмещать их затраты за счет амортизации. Для получения дополнительной информации об амортизации см. Pub. 946.

    Коммунальные услуги.

    Деловые расходы на отопление, освещение, электроэнергию, телефонную связь, воду и канализацию вычитаются. Однако любая часть, связанная с личным использованием, не подлежит вычету.

    Телефон.

    Вы не можете вычесть стоимость базовой местной телефонной связи (включая любые налоги) за первую телефонную линию, которая есть у вас дома, даже если у вас дома есть офис. Однако плата за междугородние деловые телефонные звонки по этой линии, а также стоимость второй линии в ваш дом, используемой исключительно для бизнеса, являются вычитаемыми бизнес-расходами.

    Обоснование бюджета | Управление исследований

    Хорошо разработанный бюджет сопровождается объяснением бюджета.Полное и реалистичное обоснование бюджета демонстрирует, что ваш проект хорошо продуман. Это также имеет тенденцию минимизировать шансы того, что спонсоры произвольно уменьшат или исключат категории бюджета. Спонсоры хорошо знают, сколько должен стоить проект, и, как правило, знают, когда вы превышаете или занижаете бюджет.

    Бюджет проверяется OPAS и спонсором, чтобы убедиться, что затраты являются разумными, допустимыми, распределенными и необходимыми для выполнения предлагаемого проекта и соответствуют ли они инструкциям спонсора.Во время переговоров по присуждению контракта аудиторский персонал спонсора иногда подвергает бюджет дополнительному анализу. Таким образом, важно поддерживать всю документацию и обоснование, которые вы можете собрать для каждого вида затрат и категорий, на случай, если спонсор задаст вопросы по позициям и оценкам.

    Для новичков в процессе проконсультируйтесь с опытными преподавателями или сотрудниками вашего отдела за советом или свяжитесь с администратором предварительного присуждения контракта OPAS, назначенным спонсором, чтобы обсудить потенциальную стоимость.

    Бюджетное обоснование — это категориальное описание предполагаемых затрат. Как правило, в нем объясняются модели укомплектования персоналом и предложения / потребления услуг, методы, используемые для оценки / расчета (включая факторы эскалации или инфляции), а также другие детали, такие как списки элементов, составляющих общие затраты для категории. Обоснование бюджета должно касаться каждой из основных категорий затрат (заработная плата, дополнительные льготы, оборудование, поездки, расходные материалы, другие прямые и косвенные расходы), а также любых дополнительных категорий, требуемых спонсором.

    К бюджету должно прилагаться подробное письменное обоснование, объясняющее как необходимость, так и основание для предлагаемых затрат. Раздел обоснования имеет решающее значение, поскольку он позволяет главному исследователю подчеркнуть важность существенных затрат по проекту. Достаточно и должным образом обоснованный бюджет — лучший способ обеспечить спонсор положительный анализ затрат.

    Ниже приведены несколько полезных советов:

    • Составьте список статей обоснования бюджета в том же порядке и в том же формате, что и категории бюджета спонсора.
    • Включайте только бюджетные статьи. Некоторые спонсоры, такие как NSF, будут дисквалифицировать предложение, если внесены в него элементы. Не указывайте совместно оплачиваемые предметы, если спонсор не требует совместного несения затрат.
    • Описание бюджета должно соответствовать бюджету с точки зрения сумм в долларах и языка — все перепроверьте.
    • Объясните, почему элементы важны для целей и методологии проекта, а также для достижения целей проекта.
    • Объясните позиции.Не просто пересчитывайте предлагаемые расходы.
    • Предоставьте достаточно подробностей, чтобы обосновать причину приобретения объекта в рамках предлагаемого проекта.

    Заработная плата

    См. Также «Разработка бюджета: затраты на персонал».

    • Перечислите весь персонал и должности, которые будут оплачиваться из средств проекта, и кратко опишите их роль в проекте.
    • Указывайте только оплачиваемый персонал, если спонсор не требует участия в расходах.
    • Помимо того, что спонсору требуются усилия для демонстрации, также всегда указывайте количество человеко-месяцев для преподавателей и сотрудников. Для старших помощников по исследованиям укажите количество месяцев и часов в неделю.
    • При перечислении усилий не используйте приблизительные значения. Укажите усилия с точностью до двух десятичных знаков (например, 1,52 месяца), если применимо.
    • Включите COLA от 3% до 5%. Проверьте любые ограничения спонсоров на COLA. В настоящее время, например, UMass выделяет только 2% с NIH.

    Консультанты

    См. Также «Разработка бюджета: консультанты».

    • Перечислите имя консультанта и подробно опишите услуги, которые будут выполнены.
    • Включите количество дней, размер компенсации и общую сумму за год. Это должно быть подтверждено письмом, предоставленным консультантом.

    Оборудование

    См. Также «Разработка бюджета: оборудование».

    • Определение оборудования : стоимость единицы оборудования не менее 5000 долларов США и срок полезного использования не менее одного года.
    • Получите точные ценовые предложения
    • Объясните, почему необходимо оборудование для достижения целей проекта.
    • Подтвердите, что оборудование предназначено для проекта. Если оборудование используется совместно с другими проектами, запланируйте сумму, соответствующую ожидаемому использованию проекта, и проверьте обоснование. Разделенное финансирование оборудования, как правило, должно происходить только при крупных закупках оборудования.

    Материалы и принадлежности

    См. Также «Разработка бюджета: материалы и принадлежности».

    • Запрашивайте только те материалы, которые имеют непосредственное отношение к плану исследования.
    • Подробно объясните, зачем нужны определенные расходные материалы.
    • Не запрашивайте канцелярские товары общего назначения, если это разрешено федеральными властями.
    • Составление бюджета должно основываться на фактическом опыте или цитатах (разумности).
    • Используйте коэффициент инфляции (COLA) на будущие годы (проверьте лимиты спонсора).
    • Разбивка должна быть более подробной, если общая стоимость поставок значительна.Если в бюджете предусмотрено большое количество предметов снабжения или дорогостоящих предметов, укажите предметы и обосновайте их необходимость.

    Путешествие

    См. Также «Развитие бюджета: путешествия».

    • Просите разумные суммы.
    • Укажите основу стоимости (историческая, котировки и т. Д.)
    • Укажите, какую именно встречу / конференцию вы планируете посетить. Если неизвестно, приведите примеры.
    • Включите разбивку затрат на авиабилеты, питание, проживание и наземный транспорт.Некоторые спонсоры, такие как NSF, отклонят предложение, если не будет предоставлена ​​недостаточная информация.
    • Включите количество людей, количество дней, цель и место поездки.
    • Составление бюджета должно основываться на фактическом опыте или цитатах.
    • Используйте коэффициент инфляции (COLA) для будущих лет.
    • Избегайте частичного финансирования командировочных.

    Прочие прямые затраты

    См. Также «Разработка бюджета: другие прямые затраты».

    • Плата за услуги: обоснование использования; покажите утвержденную университетом ставку или, если внешний поставщик, их опубликованную ставку. (внутренняя ссылка на «Плата за услуги»)
    • Контракт на техническое обслуживание и обслуживание оборудования (обоснование необходимости) и подтверждение того, что покрываемое оборудование предназначено для проекта; Если предполагается пропорциональное использование покрываемого оборудования, предоставьте обоснование пропорциональной стоимости / использования; Стоимость / использование обычно не должно опускаться ниже 50%; Обратите внимание на основу стоимости (цитаты и т. Д.).)
    • Программное обеспечение должно быть идентифицировано по марке, типу и стоимости единицы; проверить в обосновании, что оно посвящено проекту; и предоставить веское обоснование того, почему это необходимо, с особым акцентом на том, какой аспект проекта выиграет от его использования; программное обеспечение не должно быть программным обеспечением общего назначения, а должно быть специализировано таким образом, чтобы поддерживать конкретные технические цели проекта; проверить основу стоимости (котировки, каталожные цены и т. д.) (ссылка на информацию о стоимости программного обеспечения выше)
    • Оплата труда субъектов (количество субъектов и стоимость каждой)
    • Предоставьте подробную информацию о стоимости публикации.
    • Дайте подробную разбивку по каждой стоимости.
    • Стоимость обучения — расскажите подробнее. См. Информационный бюллетень ОПАС для получения информации о текущих ставках и предоставьте их спонсору. Воспользуйтесь Руководством по заработной плате Куали (Excel).

    Субподрядчики / Субподрядчики

    См. Также Разработка бюджета: субподряды.

    • Четко определите субподрядные организации и их ключевой персонал.
    • Кратко объясните объем их работы.
    • Объясните необходимость заключения договора с конкретной организацией, экспертизу ИП субподрядчика, институциональные объекты.
    • Имейте в виду, что субподрядчики предоставят свои собственные подробные бюджеты и соответствующие бюджетные обоснования. Они должны быть отдельными и отличными от бюджета UMass и обоснования бюджета и соответствовать бюджету UMass и обоснованию бюджета.

    Руководство по бизнес-процедурам | Университетская система Джорджии

    (Last Modified 3 апреля, 2019)

    Университетская система Джорджии (USG) работает в сложной бизнес-среде, в которой доходы генерируются от обменных и необменных операций.Эффективное управление любой дебиторской задолженностью, возникающей в результате такой деятельности, приносящей доход, важно для финансового здоровья правительства США.

    Статья VII, Раздел IV, Параграф VIII Конституции штата Джорджия предусматривает следующее:

    1. «Кредит государства не может быть отдан в залог или ссуду какому-либо физическому лицу, компании, корпорации или ассоциации».

    В силу этого конституционного положения и связанных с ним заключений Генерального прокурора, департаменты и агентства правительства штата, включая правительство США, ограничены в отношении продления сроков кредитования и должны проявлять осторожность при продлении сроков выставления счетов и управлении дебиторской задолженностью .

    Чтобы обеспечить своевременный сбор непогашенной дебиторской задолженности и минимизировать кредитные убытки, каждое учреждение должно поддерживать тщательную программу управления дебиторской задолженностью. Функция управления заключается в предоставлении кредита только тогда, когда это допустимо, своевременное выставление счетов по счетам, анализ непогашенных счетов (старение), внедрение и поддержание процедур взыскания и обеспечение безнадежных остатков.

    Этот раздел устанавливает руководящие принципы для создания, управления и взыскания дебиторской задолженности.Каждое учреждение должно соблюдать правила, касающиеся выставления счетов, взыскания и списания безнадежных счетов.

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Обычно счета считаются просроченными, если просроченная задолженность превышает 30 дней. Для активных студентов, если есть незавершенная помощь или другие финансовые договоренности, просроченный срок должен быть изменен в зависимости от условий договоренности, однако срок не должен превышать середину семестра.

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Дебиторская задолженность студентов составляет значительную часть непогашенной дебиторской задолженности, однако процедуры, описанные в этом разделе BPM, также будут применяться к суммам, причитающимся от федеральных, государственных или местных органов власти, поставщиков и других счетов, не относящихся к студентам, в результате обычных деловых операций.

    10.1.1 Дебиторская задолженность учащихся

    (Последнее изменение 19 апреля 2019 г.)

    Дебиторская задолженность студентов обычно состоит из платы за обучение, обязательных сборов, платы за жилье, платы за питание, других сборов по выбору и специальных сборов.

    Согласно Разделу 7.3.3 Руководства по политике BOR, « все обучение и сборы подлежат оплате в последний день периода исключения / добавления в течение определенного академического семестра или до него. ” Однако взыскание платы за обучение может быть отложено на определенный академический семестр в следующих случаях на суммы:

    1. Гарантировано сторонним агентством / третьей стороной,
    2. Покрывается займами или стипендиями,
    3. Указывается в сертификате или документах, гарантирующих оплату иностранных студентов.

    Студенты, которые не заплатили или чьи одобрили / предоставили финансовую помощь , стипендии и / или ссуды недостаточны для покрытия причитающихся остатков, должны быть исключены из списков классов, если не имеется «пробел» финансирования. «Промежуточное» финансирование — это финансирование, предоставляемое из выделенных ресурсов, таких как ссуды на случай чрезвычайной ситуации или фонды фонда, для устранения разницы (разрыва) между тем, что было зачислено на счет студента (денежные средства, помощь, стипендии) для покрытия семестровых расходов, и оставшейся суммы. от студента.Это может быть временное или постоянное финансирование, в зависимости от источника. Институциональные операционные фонды не могут использоваться в качестве источника «дефицитного» финансирования.

    Дата очистки обычно должна быть последней датой добавления / удаления, и процесс очистки должен начинаться с этой даты. Однако, чтобы обеспечить обработку финансовой помощи в учреждениях с большим количеством поздних / несвоевременных регистраций, дата чистки для поздних / несвоевременных регистраций может быть продлена с разрешения главного финансового директора правительства США.Ни в коем случае дату очистки не следует продлевать более четырнадцати (14) рабочих дней с даты добавления / удаления. Это должно дать учреждениям достаточно времени для обработки и завершения присуждения финансовой помощи.

    Стипендиальные фонды или письмо о финансовых обязательствах должны быть под рукой в ​​офисе финансовой помощи до даты «добавления / удаления», чтобы считаться утвержденными ресурсами.

    Остатки, причитающиеся спонсируемым студентам, должны быть выставлены на счет соответствующему спонсирующему агентству не позднее середины семестра, за который причитаются остатки.

    Если финансовая помощь прекращается в конце семестра или ближе к нему, и студент уже зарегистрировался на следующий семестр, студент должен быть отозван из следующего семестра, если остаток предыдущего семестра не оплачен до даты «добавления / исключения». .

    1. Примечание: начиная с осеннего семестра 2019 года учебные заведения должны отправлять предварительные уведомления о выставлении счетов студентам через 45-60 дней после того, как плата за обучение и ставки оплаты утверждены Попечительским советом (BOR) на предстоящий семестр.

    При определенных обстоятельствах учебным заведениям может быть разрешено взимать плату за обучение и плату в рассрочку. Сборы всегда должны производиться до оказания услуг, чтобы соответствовать «положению о чаевых» государства.

    1. Для учебных заведений, которые хотят управлять сбором за обучение и плату в рассрочку, предлагаемый план рассрочки платежей должен быть представлен на утверждение главному финансовому директору правительства США. Требуются следующие предметы:
      1. Запрос должен быть оформлен в письменной форме и должен быть подписан Президентом и Главным коммерческим директором.
      2. Организация должна показать, что у нее достаточно персонала для выполнения плана выплат.
      3. Организация должна продемонстрировать наличие достаточных операционных резервов денежных средств для управления потребностями в денежных потоках в течение каждого семестра, в течение которого действует план выплат.

        «Доступные операционные денежные средства» определяются как денежные средства, доступные для покрытия обычных операционных расходов, поэтому при расчете «доступных операционных денежных средств» необходимо исключить следующие элементы:

        • Долгосрочные ограниченные денежные средства
        • Денежные средства, зарезервированные для обновления и замены капитала (включая резервы R&R)
        • Денежные средства целевого фонда

      4. План рассрочки должен быть составлен таким образом, чтобы плата за обучение и сборы взимались до предоставления услуг.
    2. После утверждения программы рассрочки платежа учреждение должно:
      1. Будьте в курсе всех усилий по сбору,
      2. Предоставлять список просроченной дебиторской задолженности главному финансовому директору правительства США ежеквартально,
      3. Ведение данных об участниках рассрочки:
        • Количество участников и суммы в долларах,
        • Участников, просрочивших оплату, в том числе сумм,
        • Неуплатившие участники и суммы к оплате,
        Эти данные должны быть доступны главному финансовому директору правительства США по запросу.Правильное управление программой окажет существенное влияние на способность учреждения продолжить программу взносов.

      Полномочия учебного заведения предлагать план оплаты обучения и рассрочки платежей могут быть лишены в любое время, если главный финансовый директор США сочтет, что план не управляется эффективно или финансовое положение учебного заведения находится под неблагоприятным воздействием.

    Учреждения регулируют оплату жилья в соответствии с условиями жилищного договора со студентами.По некоторым контрактам плата за жилье взимается в рассрочку, причем плата взимается до оказания услуг.

    Учреждения также могут взимать плату за питание / план питания до предоставления услуг. Однако, если учреждение было одобрено главным финансовым директором правительства США для использования варианта оплаты обучения и взносов в рассрочку, плата за жилье и услуги питания должна взиматься с использованием тех же условий рассрочки, что и для оплаты обучения и сборов.

    Если какие-либо учебные заведения собирают плату за проживание или питание в рассрочку, они должны структурировать платежи, чтобы ограничить возможность создания дебиторской задолженности в результате отчисления студента и возврата средств по Разделу IV.

    10.1.1.1 Соглашение о финансовой ответственности

    Начиная с весеннего семестра 2020 учебные заведения должны вести подписанное Соглашение о финансовой ответственности на каждого студента. Приветствуется раннее внедрение. Эти соглашения должны подписываться как минимум ежегодно. См. Образец формы в разделе 10.6.3 BPM. В этом соглашении признается ответственность и согласие студента оплачивать все обучение, сборы и все связанные с этим расходы за полученные услуги.

    В ситуациях, когда у студента возникли долги, в этом соглашении признается финансовое обязательство студента по погашению кредита учебному заведению и предоставляется механизм взимания с него сборов (15%) в соответствии с рекомендациями Генеральной прокуратуры в соответствии с OCGA 13. -1-1.

    10.1.1.2 Ограничение услуг для студентов

    Всем студентам, имеющим непогашенный остаток на счетах старше тридцати (30) дней, должно быть отказано в услугах до тех пор, пока остаток не будет выплачен.Ограничение услуг не позволит студенту получить доступ к транскриптам, зарегистрироваться на дополнительные занятия / последующий семестр или получить высшее образование до тех пор, пока не будет выплачена дебиторская задолженность. Во многих учебных заведениях это ограничение услуг может упоминаться как «приостановка» в записях студента. После приостановки действия учетной записи учащегося он не должен получать какие-либо услуги, которые повлекли бы за собой дополнительные расходы.

    При определенных обстоятельствах ограниченная сумма финансовой помощи может быть применена задним числом к ​​предыдущему семестру.В этом сценарии удержание может быть снято только в контролируемой среде и только Регистратором или уполномоченным лицом. За исключением ретроактивного применения финансовой помощи, удержания не могут быть сняты ни при каких других обстоятельствах, пока студент не оплатит счет полностью.


    10.1.2 Дебиторская задолженность сотрудников

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Подразделения университетской системы обычно не должны иметь дебиторской задолженности сотрудников, однако могут быть случаи, когда возникают ошибки в начислении заработной платы и / или возмещении командировочных расходов, что может привести к возникновению остатков, причитающихся с сотрудников.Дебиторская задолженность может быть взыскана двумя способами: либо путем удержания из заработной платы, либо путем прямого погашения от работника. Если используется удержание из заработной платы, университет должен получить разрешение от сотрудника. Подписанное разрешение было бы наилучшей практикой, но авторизация по электронной почте будет приемлемой, если сотрудник прямо укажет в электронном письме характер удержания и утверждаемую сумму.

    Если сотрудник прекращает производить платежи, главный коммерческий директор учреждения по согласованию с директором отдела кадров должен определить надлежащий курс действий.Сотрудники, которые не демонстрируют добросовестных усилий по выплате долга, могут быть помещены в коллекцию.

    Авансы на командировки, которые время от времени предоставляются сотрудникам, находящимся в командировке, рассматриваются как предоплаченные статьи, а не как дебиторская задолженность сотрудников. Однако с выплатой командировочных авансов следует обращаться так же, как и с дебиторской задолженностью сотрудников. Каждый дорожный аванс должен быть возвращен до того, как будут разрешены любые будущие командировочные авансы (обычно в течение 10 дней после завершения поездки). Если поездка отменяется, денежные средства должны быть переведены в учреждение, как только поездка отменяется.

    Согласно Управлению по планированию и бюджетной политике (OPB) (редакция 7), авансы на командировки доступны только сотруднику, текущая зарплата которого составляет 50 000 долларов США или меньше, при поездке в пределах Соединенных Штатов. См. Раздел 4.8 настоящего руководства для ознакомления с дополнительными требованиями, касающимися авансовых выплат на поездку.

    1. Примечание. Согласно правилам SAO, сотрудник должен иметь только один аванс на поездку за раз. Каждый аванс должен быть погашен до предоставления следующего аванса. См. OPB (редакция No.7) Раздел 12 для получения дополнительной информации.

    Если непогашенный аванс не был взыскан к моменту, когда наступает срок бухгалтерского учета командировки, учреждения должны, при отсутствии смягчающих обстоятельств, инициировать действия по взысканию.


    10.1.3 Государственная, федеральная и аналогичная дебиторская задолженность

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Дебиторская задолженность, обсуждаемая в этом разделе, в основном относится к грантам и контрактам, спонсируемым извне.Своевременное представление счетов-фактур важно для получения всех доступных контрактных / грантовых средств по проектам. Счета, связанные с федеральным контрактом и грантовой деятельностью или государственными или частными исследовательскими соглашениями, должны быть представлены быстро и точно в соответствии с положениями о присуждении контракта.

    Как правило, возмещаемые расходы за вычетом сумм, которые должны быть удержаны до окончательных требований, должны быть выставлены на счет соответствующему агентству в течение тридцати (30) дней после закрытия периода (ежемесячно, раз в два месяца, ежеквартально и т. Д.)), по которым можно требовать возмещения.

    Окончательные претензии в отношении возмещаемых расходов обычно необходимо подавать в соответствующее агентство в течение девяноста (90) дней после завершения срока контракта, гранта или другого соглашения, в соответствии с которым были понесены расходы.

    Контракты с фиксированной ценой часто используются правительствами из-за преимуществ для более точного составления бюджета, когда покупатель и продавец знают, что ожидать платить или получать в зависимости от предоставленного продукта или услуги.Если у организации есть суммы, причитающиеся по контрактам с фиксированной ценой, эти суммы должны быть выставлены в счет в течение 30 дней после завершения условий соглашения. Если соглашение составлено таким образом, что платежи должны быть получены по завершении определенных параметров контракта, выставление счетов должно производиться в течение 30 дней после выполнения предписанных условий контракта.

    Возмещение расходов Государственной комиссии по финансам и инвестициям Грузии (GSFIC) должно подаваться, как минимум, ежеквартально; однако рекомендуется подавать запросы на возмещение расходов ежемесячно.Политика возмещения GSFIC гласит:

    1. «Запросы на возмещение, которые не получены своевременно или содержат счета, срок давности которых превышает сто двадцать (120) дней, могут быть отклонены GSFIC».

    Дебиторская задолженность может также возникать в результате деловых соглашений с другими правительственными учреждениями и фондами, в результате которых возникают требования о выплате. Необходимо проявлять осмотрительность для обеспечения своевременного выставления счетов и сбора, чтобы минимизировать дебиторскую задолженность, возникающую в результате этих требований.


    10.1.4 Вспомогательные и обслуживающие предприятия

    (Последнее изменение 1 декабря 2020 г.)

    Общежития

    Как указано в разделе 10.1.1, политика Совета разрешает взимание арендной платы за жилье в рассрочку. Арендная плата за жилье должна взиматься в соответствии с условиями договоров на общежитие.

    Арендная плата, взимаемая от имени поставщиков, участвующих в инициативе государственно-частного партнерства (ГЧП), не является доходом учреждения и будет рассматриваться как доверительные отношения.Следовательно, любая дебиторская задолженность, возникшая в результате этого процесса сбора доходов, не считается дебиторской задолженностью учреждения. Любые усилия по взысканию, связанные с этой дебиторской задолженностью, будут нести ответственность участвующего поставщика.

    Книжные магазины

    Книжным магазинам следует ограничить предоставление кредита преподавателям и сотрудникам, а также сторонним организациям, которые регулярно имеют дело с книжными магазинами.

    Некоторые учебные заведения с книжными магазинами, управляемыми учебными заведениями, могут разрешать студентам взимать плату за книги и другие учебные материалы из книжного магазина в соответствии с любыми установленными лимитами и пособиями, доступными на счету учащегося.Любые суммы, превышающие доступную помощь, должны быть оплачены в течение 15 дней после даты добавления / удаления.

    Медицинские услуги

    Медицинские услуги

    обычно финансируются за счет студенческих сборов, однако есть некоторые медицинские услуги, которые не покрываются взносами и являются обязанностью студента или его медицинской страховой компании. Любые суммы, не покрываемые поставщиком медицинского страхования, должны быть добавлены на счет студента. Федеральная финансовая помощь не может быть использована против платы за медицинское страхование, причитающейся со студента, поэтому учебные заведения должны изменить кодирование, чтобы учесть это ограничение.При выставлении счетов студентам за эти непогашенные остатки студенту должно быть предоставлено письменное уведомление о характере и сумме причитающихся обязательств. Нормы Закона о переносимости и подотчетности медицинской информации (HIPAA) должны соблюдаться, и в случае передачи для инкассации учреждения могут предоставить только минимальную информацию, необходимую коллекторскому агентству для выполнения работы по сбору.

    В целях обеспечения конфиденциальности учащихся некоторые учреждения хранят плату за медицинские услуги в отдельной подсистеме.Это приемлемо до тех пор, пока учащийся ведет подробную информацию в вспомогательной бухгалтерской книге, а расходы и любая полученная в результате дебиторская задолженность регистрируются в главной бухгалтерской книге.


    10.1.5 Штрафы и сборы

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Штрафы и сборы в первую очередь являются результатом штрафных санкций за несоблюдение постановлений учреждения или ведомства. Как правило, они состоят из штрафов за парковку, штрафов за библиотеку, различных сборов и т. Д.

    Иногда эти сборы могут иметь такие минимальные значения, что было бы непрактично или рентабельно постоянно создавать или изменять остатки дебиторской задолженности путем передачи этих сборов из подсистемы (обычно Banner) в главную бухгалтерскую книгу по мере совершения транзакций.

    В таких ситуациях учреждения могут решить, что было бы более эффективно управлять деятельностью на кассовой основе в течение года, при этом расходы переводятся в главную бухгалтерскую книгу по мере поступления платежей.Учреждения, использующие этот подход, по-прежнему будут нести ответственность за поддержание платежей студентом / поставщиком и сбор платежей. Должны быть установлены процедуры, гарантирующие, что:

    • Приложены разумные усилия по взысканию. Уведомления о инкассо должны быть отправлены, даже если управление этими суммами осуществляется на кассовой основе.
    • Надлежащий / независимый надзорный персонал должен одобрять любое несоблюдение сбора.
    • Разрешение на отказ от взыскания должно быть задокументировано.
    1. Примечание. Номинальная сумма в размере 25 долларов США или меньше на человека может быть скорректирована.

    В конце года любые расходы, оставшиеся в этих подсистемах, должны быть отражены как дебиторская задолженность в главной бухгалтерской книге посредством записи в бухгалтерской книге GAAP на конец года. Будут предоставлены образцы записей.


    10.1.6 Прочая / разная дебиторская задолженность

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    У каждого учреждения есть другие виды дебиторской задолженности, не описанные выше. В каждом случае эти счета должны анализироваться и управляться в соответствии с процедурами контроля, которые наиболее применимы к конкретной дебиторской задолженности.

    Дебиторская задолженность в этой категории требует особого внимания на всех этапах функции управления, поскольку обычно представляет собой большое количество операций, возникающих в результате всех видов деятельности в рамках ЗГС. Кроме того, большая часть транзакций связана с относительно небольшими суммами, многие из которых связаны с должниками, которые не могут регулярно вести дела с правительством США, поэтому вероятность возникновения безнадежной задолженности повышается.

    Ниже приведены типы транзакций, которые могут привести к возникновению сальдо прочей / прочей дебиторской задолженности.

    1. Службы департаментов: Во многих учреждениях такие виды деятельности, как продажи и услуги департаментов, службы распространения знаний и т. Д., Имеют право предоставлять услуги или продукты студентам и широкой общественности, даже если привлечение клиентов и получение дохода являются не основные цели деятельности. Большинство этих транзакций совершаются на небольшие суммы, и платеж должен быть получен при предоставлении товаров или услуг, однако, когда риск потери считается относительно низким, создание дебиторской задолженности, создающей временный срок платежа, приемлемо из-за необходимости. для службы.
    2. Кредитовые авизо: Обычно возникают во вспомогательных операциях, которыми управляет организация, когда поставщики должны вернуть организациям товары, внести корректировки в цены или предоставить маркетинговые надбавки. Кредитовые авизо обычно выравниваются путем применения сокращений к будущим счетам-фактурам от поставщика. Как минимум, учреждения должны открывать кредитные авизо на ежемесячной основе. Кредитовые авизо должны быть зачислены или обналичены в течение 30–90 дней. Если у учреждения есть непогашенная кредитная нота с поставщиком, с которым оно больше не ведет дела, учреждение должно запросить немедленную оплату у поставщика.
    3. COBRA и Дебиторская задолженность пенсионеров: Разрешается устанавливать дебиторскую задолженность для пенсионеров и других лиц, получающих пособия по COBRA. Все кредиты, предоставленные в соответствии с этим положением, должны быть актуальными; т.е. собранные в течение 30 (тридцати) дней. Если дальнейшие усилия по сбору не увенчаются успехом, выплаты должны быть прекращены в соответствии со сроками, установленными в разделе 5.1.5 BPM.

    (Последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Своевременное выставление счетов для возмещения расходов или сборов, связанных с услугами, предоставленными по различным соглашениям, имеет важное значение для эффективного управления дебиторской задолженностью.Необходимо поддерживать информацию о состоянии всех счетов, по которым не выставлен счет, чтобы гарантировать, что все действия, необходимые для подготовки счета, были предприняты в соответствии с требованиями, что позволит выставить счет как можно быстрее.

    При предоставлении кредита учреждением подразумевается намерение произвести оплату в полном объеме после получения счета.

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) требуют определения дебиторской задолженности, считающейся безнадежной.Эти суммы должны быть указаны в качестве резерва для сомнительных счетов в главной книге (бухгалтерская книга фактических данных) и в годовой финансовой отчетности учреждения.

    Суммы, не подлежащие взысканию, также должны учитываться в государственной (бюджетной) отчетности, которая требует другого представления, чем отчетность по GAAP. В отчетности о соответствии бюджету, предусмотренной законодательством (BCR), безнадежные суммы регистрируются как резервы остатка средств, а не как резервы для сомнительных счетов. Необходимые инструкции по составлению бюджетной отчетности на конец года содержат записи о пересчете.

    10.4.1 Смерть должника

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Иск в отношении имущества резидента Грузии должен быть подготовлен в соответствии с особыми правилами и подан в течение шести (6) месяцев после первой публикации уведомления кредиторам. Таким образом, чтобы гарантировать полную защиту интересов правительства США, следует обращаться за помощью к главному юрисконсульту учреждения или в системный офис, если это необходимо, всякий раз, когда учреждение получает уведомление о смерти лица, имеющего задолженность перед учреждением.Потенциальные претензии к умершим нерезидентам следует направлять генеральному юрисконсульту учреждения для получения рекомендаций. Все обучение и сборы должны быть возвращены, а сделка с доходом отменена в случае смерти студента в любое время во время академической сессии. Дополнительную информацию см. В разделе 7.3.5.2 «Смерть студента» Руководства по политике BOR.


    10.4.2 Банкротство

    (Последнее изменение 19 апреля 2019 г.)

    После получения любого Уведомления о банкротстве, если речь идет о институциональном счете, прекратите общение с физическим лицом или компанией, которые подали заявление о банкротстве.Свяжитесь с генеральным юрисконсультом учреждения, чтобы определить, как поступить с безнадежным счетом.

    Если счет студента выписан в результате банкротства, учреждение должно снять с него все обвинения и любые связанные удержания со счета студента, за некоторыми исключениями. Некоторая студенческая дебиторская задолженность может считаться невыплаченной задолженностью, например, обязательства по студенческой ссуде, включая Perkins, Health Professions, и определенные институциональные ссуды с векселями, задолженность по плану рассрочки платежей и переплаты по Разделу IV.

    После получения окончательного определения банкротства от Суда США по делам о банкротстве, долг будет либо погашен и подлежит списанию долга, либо его части могут быть восстановлены. Это должно быть определено после консультации с юрисконсультом.


    10.4.3 Заемные средства

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Когда ссуды, выданные из ссудных средств, признаны безнадежными и одобрены для списания, они должны быть списаны за счет конкретного фонда, из которого ссуда была выдана.Если в конкретном ссудном фонде нет средств, учреждение должно искать другие ресурсы либо в учреждении, либо в связанной аффилированной (ых) организации (ах) для покрытия списания. Операционные фонды не будут подходящим источником финансирования.


    10.4.4 Недостаточно средств (NSF) — возвращенные чеки

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Когда плата за возвращенный чек была получена от автора NSF (плохого) чека, сумма должна быть записана как доход фонда, получающего кредит, при установлении дебиторской задолженности.Учреждения могут взимать сборы NSF по мере необходимости для покрытия расходов, связанных с обработкой чеков NSF.

    Затраты на сборы могут быть записаны как расходы того же фонда. В связи с минимальным характером этой деятельности и для ускорения обработки, учреждения могут по своему усмотрению регистрировать все сборы NSF в фонде 10600.

    Если учебное заведение получило чеки NSF от студента / поставщика и собрано по этому чеку NSF, то оно все равно может принимать чеки от этого студента / поставщика; однако, если учреждение получит второй чек NSF от того же студента / поставщика, учреждение больше не будет принимать чеки от этого студента / поставщика.

    Примечание: Если студент с блокировкой NSF на своем счете зачисляется в следующий финансовый год, учебное заведение должно решить, прошло ли достаточно времени для приема чеков от студента. Однако никакие чеки не могут быть приняты от студента до тех пор, пока все старые непогашенные остатки, включая суммы NSF, не будут оплачены полностью. Чеки могут приниматься от третьих лиц от имени учащегося. Каждое учебное заведение должно разработать политику по срокам приема чеков для повторного зачисления студентов.Если политика не будет принята, то чеки от этих студентов могут не приниматься.

    Учреждения, столкнувшиеся со значительными возвратными платежами по кредитным картам, могут решить, что уместно взимать комиссию за возвращенные платежи. Если это так, рекомендуется следовать указаниям, приведенным в первых двух параграфах этого подраздела.


    10.6.1 Просроченные уведомления

    (Последнее изменение 19 апреля 2019 г.)

    Просроченные уведомления должны быть отправлены как минимум следующим образом:

    9030 √6 902 902 √6 902 > 1000 долл. США
    Требуемое электронное письмо или письмо для корреспонденции Требуемое письмо Сертифицированное, зарегистрированное или приоритетное письмо для отслеживания (*) Отправить в агентство по сбору платежей
    30 дней просрочки 60 дней просрочки 90 дней просрочки 90 дней просрочки 120 — 180 дней > 120 — 180 дней
    ≤ 300 долл. США
    > 300 долл. США ≤ 1000 долл. США 306 √6 902 902

    Просроченные уведомления должны включать следующее:

    1. 1) Сумма к оплате 2) Дни просрочки 3) Дата ожидаемого платежа 4) Последствия невыплаты непогашенного остатка

    Учреждение может выбрать отправку определенных счетов в коллекторское агентство после 120 просроченных платежей, если было установлено, что все добросовестные усилия по взысканию исчерпаны.

    1. Примечание: Если учреждение использует третью сторону для отправки уведомлений о сборе, учреждение должно гарантировать, что третья сторона следует руководящим принципам, принятым в этом разделе. Если время отправки уведомлений и методы переписки отличаются от установленного формата, описанного выше, учреждение должно запросить одобрение у главного финансового директора правительства США.

    10.6.2 Образец запроса на списание

    (последнее изменение 2 августа 2021 г.)

    SAO предоставил образец запроса на списание на следующем веб-сайте:
    Форма запроса SAO на списание

    Учреждения

    могут использовать свою собственную форму запроса на списание, если она включает необходимые элементы, перечисленные в шаблоне SAO.


    10.6.3 Соглашение о финансовой ответственности студента (пример)

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    РЕГИСТРАЦИЯ СТУДЕНТОВ / ФИНАНСОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ

    Настоящее Соглашение заключается между Студентом и Попечительским советом Университетской системы Джорджии от имени [учреждение правительства США] . В обмен на регистрацию на занятия и получение образовательных услуг от [учреждение USG] я понимаю и соглашаюсь с тем, что мое право записаться на занятия прямо обусловлено принятием всех положений и условий, изложенных в настоящем Соглашении.

    Я понимаю и согласен со следующим:

    1. Когда я регистрируюсь в любом классе в [учреждение правительства США] или получаю какие-либо услуги от [учреждение правительства США] , я беру на себя полную ответственность за оплату всех затрат на обучение, сборов и других сопутствующих расходов, начисленных в результате моей регистрации и / или получение услуг в установленный срок или раньше.

    2. Если я выйду из некоторых или всех классов, на которые я регистрируюсь, или откажусь от них, я буду нести ответственность за оплату всей или части платы за обучение и сборов в соответствии с опубликованным графиком возмещения.

    3. Я лично несу ответственность за выплату всех причитающихся денег независимо от моего права на финансовую помощь или другую помощь.

    4. Финансовая помощь или другая финансовая помощь, которую я могу получить, будет использована для выплаты любых денег, причитающихся [учреждению правительства США] , включая обучение, сборы, проживание в кампусе и планы питания, студенческое медицинское страхование, разрешения на парковку, плату за обслуживание, штрафы, сборы книжного магазина или любая другая сумма в соответствии с условиями помощи или помощи.Если часть или вся моя финансовая помощь или другая помощь будет аннулирована из-за того, что я бросаю или прекращаю занятия и / или из школы, я верну всю отозванную помощь, которая была зачислена на мой счет.

    5. Если я не внесу всю причитающуюся сумму в установленный срок, [учреждение USG] заблокирует мой счет студента, отменив регистрацию в классе и не давая мне зарегистрироваться на будущие занятия, получить стенограммы или получить мой диплом .

    6. Если я не уплачу все причитающиеся деньги к установленному сроку и не смогу принять меры по оплате, [учреждение правительства США] , [учреждение правительства США] может передать мой счет в коллекторское агентство, и я буду нести ответственность за оплата комиссии коллекторского агентства, которая может быть основана на процентном соотношении до 15% от долга, вместе со всеми расходами и расходами, включая разумные гонорары адвоката, необходимые для взыскания с моего счета.

    7. Я разрешаю [учреждение USG] и его агентам связываться со мной по моему текущему и любому будущему номеру (-ам) сотового телефона, адресу (-ам) электронной почты или беспроводному устройству (-ам) относительно моей просроченной студенческой учетной записи (-ов) / кредита (s) или любой другой долг перед [учреждение правительства США] , или предоставить общую информацию от [учреждение правительства США] . Я разрешаю [учреждение правительства США] и его агентам использовать оборудование для автоматического набора номера, искусственные или предварительно записанные голосовые или текстовые сообщения, а также личные звонки и сообщения электронной почты, чтобы связаться со мной.

    8. Я отвечаю за поддержание актуальности записей [учреждение USG] с указанием моего текущего физического адреса (адресов), адресов электронной почты и номеров телефонов до [объясните или обратитесь к процедуре учреждения] . Моя ответственность за это сохранится после выхода из [учреждение правительства США] по любой причине для целей продолжения связи относительно любых оставшихся причитающихся сумм и причитающихся [учреждение правительства США] .

    9. Я подчиняюсь и несу ответственность за соблюдение всех применимых правил и процедур [учреждение правительства США] и Попечительского совета Университетской системы Джорджии.

    10. Настоящее Соглашение регулируется законами штата Джорджия без учета выбора положений закона, и все действия, вытекающие из настоящего Соглашения, будут подаваться и рассматриваться исключительно в соответствующих судах штата Джорджия.

    Я понимаю и принимаю все положения и условия, указанные выше.


    [Студент]


    10.2.1 Счета и сборы

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Любая задолженность перед подразделением правительства США должна быть связана с конкретным должником с соответствующей документацией, в которой указывается имя должника, причитающаяся сумма, характер долга и дата платежа.Согласно инструкциям Государственной бухгалтерской службы (ГСД), государственные организации обязаны:

    • Своевременно (ежемесячно) готовить и отправлять счета.
    • Счета-фактуры должны включать сумму к оплате, контактную информацию организации и требования к денежным переводам.
    • Продолжить сбор средств третьей стороной, если внутренние операции по выставлению счетов неэффективны.
    • Прекратить оказание услуг клиентам, нарушившим обязательства, включая студентов.
    • Задержать стенограммы и дипломы до тех пор, пока со студентов не будет получена задолженность.

    Примечание. Для выставления счетов срок оплаты определяется следующим образом:

    1. 1) Для студенческих аккаунтов срок сдачи — это, как правило, последний день удаления / добавления.
      2) Для счетов, не предназначенных для учащихся, срок оплаты обычно составляет тридцать (30) дней после даты выставления счета.
      3) Для организаций, работающих в соответствии с утвержденными планами платежей, сроки оплаты будут соответствовать условиям плана платежей, утвержденным Главным финансовым директором правительства США.
      4) Для студенческих счетов, где утвержденная помощь была отозвана, срок оплаты может быть изменен, чтобы дать студенту и учреждению возможность найти другие способы оплаты.Пересмотренная дата не должна превышать 10 дней с даты отзыва помощи. Если сроки платежа не могут быть изменены в подсистеме дебиторской задолженности, любые изменения должны отслеживаться учреждением вручную.

    Президенты и руководители предприятий имеют право подавать иски в суд мелких тяжб о взыскании долгов, находящихся под административным контролем.


    10.2.2 Дебиторская задолженность по срокам

    (последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

    Учреждения должны правильно определять срок дебиторской задолженности, чтобы помочь в определении возможности взыскания.Адекватная информация о возрасте непогашенной дебиторской задолженности имеет важное значение для надлежащего общего контроля процесса дебиторской задолженности. Следовательно:

    1. Информация о старении должна собираться, храниться, сообщаться и действовать в соответствии со стандартами и единообразно.
    2. Уровень усилий по хранению и сбору документации должен быть соизмерим с стоимостью сбора.
    3. Неоплаченные счета должны быть получены как можно быстрее, но стоимость (а) сбора не должна превышать ожидаемую выручку.Стоимость сборов следует контролировать, чтобы гарантировать, что затраты не превышают причитающиеся обязательства.

    10.2.3 Анализ и отчетность

    (Последнее изменение 8 апреля 2019 г.)

    Подсистема дебиторской задолженности BANNER должна сверяться ежедневно, если это возможно. Однако каждое учреждение должно как минимум ежеквартально сверять дебиторскую задолженность в соответствии с требованиями СДЛ. Подсистема BANNER должна быть согласована с главной бухгалтерской книгой People Soft.Обычно это достигается с помощью трех отчетов (TGRAGES, TGRRCON и ZGRAGES). TGRAGES, то есть персональный и подробный код, должен поддерживать TGRRCON, который представляет собой сводный отчет в BANNER. ZGRAGES, который является ЕГО модификацией по сравнению с базовым БАННЕРОМ, также доступен для процесса сверки, поскольку он предоставляет подробную информацию по студентам и фондам. ZGRAGES может быть более полезным, чем TGRAGES, потому что его можно загрузить в Excel. Эти отчеты следует запускать одновременно, чтобы обеспечить надлежащую отчетность.Заключительная часть сверки — это проверка того, что TGRRCON соответствует пробному балансу People Soft.

    Если учреждение использует подсистему, отличную от BANNER, для ведения операций с дебиторской задолженностью, эта дебиторская задолженность также должна согласовываться, выдерживаться и обслуживаться физическим лицом / поставщиком. Кроме того, если подсистема генерирует отчеты о старении и сверке, отличные от TGRAGES, ZGRAGES и TGRRCON, эти отчеты должны поддерживаться, как описано выше, и передаваться в Управление по финансовым вопросам США в соответствии с приведенными ниже графиками.

    Каждое учреждение должно предоставить TGRRCON, включая доказательства, подтверждающие сверку с главной бухгалтерской книгой, в Управление по финансовым вопросам США следующим образом:

    возраст дебиторской задолженности в соответствии с требованиями SAO.Учреждения должны каждые полгода подавать в Управление по финансовым вопросам правительства США анализ старения (TGRAGES, ZGRAGES или аналогичный), который согласуется с главной бухгалтерской книгой. Анализ старения должен быть представлен следующим образом:

    Дата анализа Срок сдачи
    30 сентября 31 октября
    31 декабря 31 января
    31 марта 1 мая
    30 июня 1 августа
    Дата анализа Срок сдачи
    31 декабря 10 февраля
    30 июня 10 дней после подачи AFR

    10.3.1 Резерв по безнадежным счетам (безнадежная задолженность) Основа GAAP

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    В большинстве случаев Правительственный совет по стандартам бухгалтерского учета (GASB) предусматривает, что безнадежная дебиторская задолженность должна рассматриваться как контрактив (резерв на сомнительные счета) и контрприбыль.

    Безнадежная дебиторская задолженность, возникшая в результате деятельности, приносящей доход, должна быть отражена как противоположная выручка, чтобы уменьшить соответствующие счета доходов. Плата за обучение и сборы могут быть примером деятельности, приносящей доход.

    Примечание: Исключением из этого общего правила будет ситуация, когда безнадежная задолженность не связана с деятельностью, приносящей доход (недополученная выручка). В таких случаях расходы по безнадежной задолженности будут записаны как компенсация резерва по сомнительным счетам.Переплата продавцу может быть примером некоммерческой деятельности.

    Когда записывать как резерв по сомнительным счетам

    Резерв по сомнительным счетам будет отражен в книге фактических данных в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, а именно:

    1. После того, как внутренние усилия по взысканию не увенчались успехом и / или когда дебиторская задолженность достигла более ста восьмидесяти (180) дней с даты платежа, соответствующая дебиторская задолженность должна быть отражена как Резерв на сомнительные счета.
    2. Если установлено, что счет-фактура не подлежит взысканию до истечения срока платежа в сто восемьдесят (180) дней, эта сумма должна быть немедленно записана как Резерв по сомнительным счетам.

    10.3.2 Законодательный (бюджетный) резерв для отчетности о соответствии

    (Последнее изменение 19 апреля 2019 г.)

    Резерв на сомнительные счета, не признанный в соответствии с нормативной / бюджетной отчетностью. Дебиторская задолженность должна отражаться по общей сумме брутто, без вычета безнадежных сумм.Однако безнадежная часть должна быть отражена в Отчете о соблюдении бюджета (BCR) в качестве резерва остатка средств (Резерв для безнадежной дебиторской задолженности).

    Определение обязательного (бюджетного) резерва

    Как правило, резерв бюджетной основы должен быть такой же, как резерв для сомнительных счетов, сообщаемый на основе GAAP, однако, если организация не имеет достаточного безрезервированного остатка средств в соответствующем фонде бюджетной основы, чтобы зарезервировать общую указанную сумму согласно GAAP, фонд не может быть зарезервирован на дефицитную позицию, поэтому резерв Базы бюджета должен быть рассчитан следующим образом:

    1. При составлении отчета о дебиторской задолженности на бюджетной основе, безнадежная часть может быть зарезервирована только до момента, когда доступный незарезервированный остаток средств (на бюджетной основе) уменьшается до нулевого остатка.В этих случаях бюджетная основа «Резерв для безнадежной дебиторской задолженности» в отчетах, предусмотренных законодательством, будет меньше сумм, отраженных в качестве резерва по сомнительным счетам на основе GAAP.

    Если организация оказывается в положении, когда остаток средств недостаточен для покрытия безнадежных сумм на бюджетной основе, необходимо разработать план финансирования для устранения неравенства резервов на бюджетной основе. Исходный бюджет учреждения должен содержать сумму, зарезервированную для этой цели.Учреждения должны составлять бюджет этой деятельности в рамках уникального отдела, созданного для четкого определения запланированных взносов на уменьшение неравенства в отношении резервов. Наряду с первоначальным бюджетом учреждениям будет предложено представить план прогнозов финансирования на будущие годы до тех пор, пока не будет профинансировано остающееся неравенство резервов. Этот план будет рассмотрен во время разработки бюджета и обсужден на слушаниях по годовому бюджету.


    10.3.3 Передача безнадежной дебиторской задолженности сторонним коллекторским агентствам

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    После того, как внутренние усилия по взысканию были признаны неэффективными, причитающиеся суммы должны быть переданы в агентство по сбору платежей.См. Раздел 10.6.1 для ознакомления с требованиями к просроченным уведомлениям. После того, как агентство по сбору платежей уведомит учреждение о том, что усилия по взысканию исчерпаны, суммы, не превышающие 3000 долларов США, должны быть отправлены в СДЛ с запросом разрешения на списание безнадежных сумм. См. Дополнительную информацию о формате запросов на списание в разделе 10.6.2. Как правило, безнадежные суммы должны быть переданы коллекторскому агентству только на 12 месяцев, если нет доказательств того, что взыскание неминуемо.По истечении 12 месяцев счета должны быть переданы другому коллекторскому агентству или возвращены учреждению. Учреждения могут обращаться к альтернативным агентствам по сбору платежей, если суммы считаются подлежащими взысканию. Однако, как только сбор данных станет экономически нецелесообразным, его следует удалить из коллекций третьих лиц.


    10.3.4 Списание безнадежной дебиторской задолженности

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Конституция штата Джорджия запрещает списание государственных обязательств.Тем не менее, Раздел 50-16-18 OCGA предоставляет государственным органам механизм для списания отдельных обязательств нематериального характера, когда взыскание было сочтено маловероятным после того, как были предприняты соответствующие усилия, и затраты на продолжение усилий по взысканию превысят сумму, причитающуюся учреждение.

    Законодательство разрешает подразделениям правительства США выполнять любые обязательства на сумму 3000 долларов или меньше при условии, что соответствующие усилия по взысканию не увенчались успехом. Следовательно, когда дебиторская задолженность в размере 3000 долларов США или меньше будет в конечном итоге признана безнадежной и все необходимые усилия по взысканию должной осмотрительности исчерпаны, учреждение должно запросить разрешение у СДЛ на официальное списание безнадежных сумм.После того, как СДЛ одобряет запрос, сумма (суммы), не подлежащая взысканию, должна быть исключена из бухгалтерских записей учреждения.

    Примечание: Комплексная проверка определяется как выполнение обоих:

      • Сборы, предпринимаемые учреждением в соответствии с минимальными рекомендациями в Разделе 10.6, и
      • Усилия коллекторского агентства при условии, что учреждение проведет оценку затрат и выгод.

    Списание дебиторской задолженности основывается на совокупной сумме, причитающейся с дебитора, а не на отдельной операции.Кроме того, если учреждение использует несколько подсистем для отслеживания остатков дебиторской задолженности, суммы в различных подсистемах должны агрегироваться по студентам / поставщикам. Если совокупные суммы превышают 3000 долларов, списание может не потребоваться. Например, если студент должен на общую сумму 4000 долларов, которая состоит из нескольких транзакций из различных подсистем, где ни одна транзакция не превышает 3000 долларов, то никакая часть из 4000 долларов не может быть списана.

    Списание федеральной дебиторской задолженности в результате контрактной и грантовой деятельности будет рассматриваться как запрещенные платежи.Поэтому вместо фактического списания этих сумм они будут финансироваться за счет возмещения косвенных затрат (выручки). Номер счета / код для возмещения косвенных затрат — федеральный 472100.

    Прочая дебиторская задолженность федерального правительства, связанная с деятельностью, приносящей доход, такой как обучение, гонорары, надбавки за обслуживание ветеранов и т. Д., Которая приводит к безнадежным счетам, будет обрабатываться таким же образом, как и безнадежные суммы, описанные в разделе 10.3.1.

    Для номинальных безнадежных остатков организация может решить, что продолжать взыскание сверх определенного момента неэффективно.На этом этапе эти суммы должны быть либо профинансированы из доступных источников финансирования, либо представлены на списание. См. Раздел 10.6.1 для получения дополнительной информации о требуемой комплексной проверке номинальных остатков.

    Дебиторская задолженность другого государственного учреждения, фонда или другого подразделения университетской системы не подлежит списанию. Эта дебиторская задолженность должна обрабатываться до момента взыскания. Если товар старше 120 дней, обратитесь за помощью в Управление по финансовым вопросам США.

    Записи в журнале

    Основа GAAP — Отчетность AFR — Книга фактических данных

    Под сомнительный актив 9130 Фактическое списание после получения одобрения от САО.
    Дебет Кредит
    1) Резерв под сомнительную выручку (Contra Revenue) 3000
    Резерв 3,000
    Для реверсирования выручки и настройки контрольного актива для A / R после того, как внутренние усилия по взысканию исчерпаны.Эта запись происходит в том случае, если учреждение считает причитающуюся сумму безнадежной, как правило, около 180 дней, когда она отправляется в коллекторское агентство.
    2) Резерв по сомнительным счетам (Contra Asset) 3,000
    Дебиторская задолженность 3,000
    Примечание: Если сборы производятся после записи резерва (1) выше, запись резерва должна быть сторнирована, а выручка признана против сальдо дебиторской задолженности.Если возмещение происходит после того, как выручка была удалена из бухгалтерских записей, записи (1) и (2) выше, возмещенная сумма должна быть признана как прочая выручка в полученном периоде.

    Любые возмещения, полученные в последующем периоде, которые связаны со списанием дебиторской задолженности, не приносящей дохода (переплаты поставщикам), также будут отражены как прочие доходы в полученном периоде.

    Отчетность в соответствии с законодательством (бюджетная) — BCR Ledger

    Инструкции по отчетности

    BCR содержат список записей, необходимых для преобразования отчетности по GAAP в отчетность, основанную на законодательстве.В этом перечне записи с BCR 6 по BCR 10 необходимы для преобразования дебиторской задолженности в установленную законом основу. По сути, эти записи сводят на нет эффект резерва по сомнительным счетам и отражают дебиторскую задолженность на установленной (по совокупности) основе с компенсирующим резервом по безнадежной дебиторской задолженности, как обсуждалось в разделе 10.3.2 выше.

    Нормативно-правовые записи требуются только для фондов с просроченными положениями (10000, 10500, 10600 и 50000). Для единообразия отчетности школы могут выбрать отчет о дебиторской задолженности по оставшимся бюджетным фондам (14000, 15000 и 16000) в соответствии с законодательством.


    10.5.1 Ведение записей — физическая безопасность

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Физические документы, подтверждающие дебиторскую задолженность, и электронные записи, регистрирующие дебиторскую задолженность и продолжающийся баланс, должны храниться в соответствии с действующими Стандартами хранения записей, опубликованными штатом Джорджия. Несмотря на то, что стандарты хранения записей могут допускать уничтожение бумажных документов и связанных с ними электронных записей по прошествии определенного периода времени, учреждения должны проявлять усердие в защите всех физических документов и электронных записей, которые служат доказательством дебиторской задолженности.Эти бумажные документы, подтверждающие дебиторскую задолженность, могут быть очень ценными для будущих сборов и могут быть проверены во время аудитов государственными и внутренними аудиторами. Если электронное архивирование систем данных уничтожит или сделает недоступными эти подлежащие получению записи, то учреждение должно распечатать и зарегистрировать эту информацию для использования.


    10.5.2 Разбивка стандартов управления

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    О любом существенном нарушении возможностей ведения документации будет сообщено главному коммерческому директору учреждения, который, если сочтет это целесообразным, сообщит об этом главному финансовому директору правительства США.


    10.5.3 Выверка и проверка

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Просроченный список остатков индивидуальной дебиторской задолженности будет подготовлен, сохранен и представлен в соответствии с инструкциями в Разделе 10.2.3. Руководство выше уровня, отвечающего за надзор за функцией выставления счетов и сбора, проверяет старые датированные остатки. Канцелярия Контролера будет обеспечивать, чтобы записи вспомогательной бухгалтерской книги (в том числе те, которые ведутся вне офиса Контролера) согласовывались с остатками на контрольных счетах не реже одного раза в квартал.


    10.5.4 Разделение ответственности

    (последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

    Персонал, ответственный за следующие виды деятельности, будет функционально разделен, и подразделения будут обслуживаться следующим образом (*) :

    1. Установление обвинений.
    2. Учет начислений.
    3. Учет кассовых сборов. Когда денежные средства поступают в счет оплаты остатка непогашенной дебиторской задолженности, денежные средства должны поступать только в специально отведенных пунктах приема денежных средств.
    4. Утверждение заявок на списание и других видов безналичных кредитов, таких как аннулирование. Неденежные кредиты будут утверждаться на уровнях управления выше надзорных органов задействованных функциональных подразделений.
    5. Обработка документов.
    6. Бухгалтерский учет.
    • Все входящие в контрольные счета данные будут утверждены и переданы в Бухгалтерию.
    • Будет сохранен дополнительный учет остатков, списанных как безнадежные.
  • Биллинг. Счета индивидуальным дебиторам будут доступны только лицам, ответственным за выставление счетов.
  • Продолжение коллекции.
  • (*) Компенсационные меры контроля могут использоваться для снижения рисков для организаций с меньшим штатом, когда обязанности не могут быть функционально разделены.

alexxlab

*

*

Top