Как правильно служебная записка или служебная: Образец служебной записки 2021 | Скачать форму, бланк

Содержание

Служебная записка 2021 — образец написания

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Служебная записка образец написания.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

 

 

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа  признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

  • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
  • Наименование документа и его номер.
  • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
  • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
  • ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

  • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
  • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
  • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Сроки для рассмотрения.

Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Советы юриста:

✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

✔ Должен ли руководитель составлять документ?

Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

Вернуться к содержанию ↑

 

В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

Вернуться к содержанию ↑

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ 

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

Как правильно писать служебную записку: образец + примеры

 

Служебная записка, являясь одной из основных форм официального общения и связи, играет важную роль в работе любой организации. Необходимо разобраться подробнее в вопросах, что представляет собой этот документ, как должен выглядеть образец служебной записки, как правильно писать ее (на конкретном примере).

Для каких целей необходим документ этого типа

Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.

Например, составляются такие документы для:

  • извещения или объявления какой-либо новости;
  • в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
  • запроса информации;
  • выдачи инструкций различного типа, и другое.

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

 

  1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
  2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
  3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
  4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Важно! Письменные служебные записки рекомендуется регистрировать через проставление номера и даты, в случае разбирательств по какому-либо вопросу на нее можно оперативно сослаться.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.

Пример составления документа

Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать служебные записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»
Филипповой И.Г.
начальника отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьякова С.Б.

Служебная записка
22.07.2016 №33

Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.

Начальник отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьяков С.Б.

В завершение следует сказать о том, что документы данного типа являются отличным способом официальной коммуникации, извещения своих коллег внутри организации. Каждому работнику нужно помнить о том, что вовремя составленная и задокументированная записка способна не только повысить эффективность работы и хорошо зарекомендовать вас в глазах начальства, но и упредить возможные сложности, разрешить какие-либо проблемы и недопонимания.

Создание служебной записки: видео

Образец служебной записки | Делопроизводство

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 1555 комментариев

Правила составления служебной записки | Юридическая Энциклопедия

В маленьких организациях общение сотрудников имеет устную форму, для работы этого достаточно. Но если компания имеет очень развитую структуру, все должно оформляться в виде деловой переписки. После написания документов (писем) отпадает возможность «забыть» о факте.

В деловом общении сотрудников предприятия можно выделить несколько видов документов. А именно: докладная записка, служебная записка, объяснительная, заявление.

В данной публикации пойдет речь о том, как правильно оформить служебную записку.

В первом разделе статьи будет сказано о том, что из себя представляет документ и в каких случаях он пишется. Во втором разделе рассмотрим форму и структуру документа.

Сразу после прочтения данной публикации можно будет воспользоваться ссылками для получения примеров и образцов служебных записок.

 

Суть и значение служебной записки

Данный документ применяется для того, чтобы передавать информационно-справочные данные внутри предприятия. Он часто используется, хотя, как отдельно существующий документ он отсутствует. То есть, законодательством Российской Федерации не оговорено применение данной бумаги. К его оформлению применяют общепринятые требования и ГОСТы.

Следует различать суть служебной записки и, например, докладной. Первая несет в себе функцию передачи информации в горизонтальной плоскости. То есть, она предоставляется между равными по должности сотрудниками. Второй документ подается вышестоящему руководству.

Служебные записки в основном применяются для разрешения вопросов в информационной, материально-технической, хозяйственной и организационной деятельности между различными отделами (структурными подразделениями). Текст данного документа, как правило, содержит просьбы или предложения, направленные на разрешения возникших вопросов. Следует знать, что если необходимо разъяснить невыполнение неких установленных показателей, то пишется не служебная, а объяснительная записка.

 

Структура служебных записок

Применяя общепринятые принципы, в данный документ вносится «шапка». В ней необходимо, в первую очередь, определить то лицо, к которому документ направлен. Нужно указать его должность и Фамилию, Имя, Отчество. Там же (в «шапке») необходимо указать отправителя в таком же формате. Ниже приводится выделенное шрифтом название документа.

Еще ниже располагается текст. Схематично его можно разделить на две части. Первая содержит разъяснение обстоятельств и раскрывает суть вопроса. В свою очередь, вторая указывает на желаемые цели и методы их достижения. Это прописывается не в требовательной форме, а в просительной.

Под текстом ставиться дата написания. Напротив, нее располагается подпись направителя с расшифровкой (Ф.И.О.).

Этот документ имеет право подписать как составитель, так и руководитель отдела (структурного подразделения).

Служебная записка: образец 2019

Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку

В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебку начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить отделу определенное количество канцелярских товаров.

Этот документ подразумевает общение на бумаге коллег, равных друг другу по должностному статусу: просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника. Сотрудник одного отдела вправе напрямую обратиться к начальнику другого отдела письменно, если так заведено на этом предприятии.: ведущий менеджер отдела сбыта вправе написать записку начальнику отдела маркетинга и самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника – подготовку подобных документов руководство часто доверяет подчиненным.

Обычно их пишут, когда решают вопросы:

Можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память.

Отличительные особенности документа

От других бумаг во внутрикорпоративном документообороте текст служебной записки отличается следующим:

  1. От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
  2. От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
  3. От пояснительной — тем, что не привязан к какому-либо документу или событию.

Написать ее вправе любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками.

Например, менеджер не готов гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.

Образец служебной записки на изготовление визитных карточек

Начальнику отдела рекламы

ООО “Мы круче всех”

Козлову И.С.

От менеджера отдела кредитования

Жучкова П.П.

О выпуске дополнительных визитных карточек

Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами.
__________________ П.П. Жучков

Пример служебки от начальника отдела руководителю предприятия

Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:

Директору ресторана

«Веселый дельфин»

Засужуке И.Ф.

от администратора зала

Баклажки Н.Г.

Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2019 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы.
_________________________/ Н.Г. Баклажка

Имеет ли она юридическую силу

Служебка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится – и однозначный образец, как написать служебную записку, чтобы она имела юридическую силу, никто дать не сможет.

О юридической силе этого документа говорить не приходится: нет строгих правил, оформление служебной записки – произвольное, необязательно даже составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.

Системному администратору

Волкову Н.Д.

от бухгалтера

Коровкиной Г.И.

Прошу обеспечить ремонт моего рабочего компьютера или замену его на новый по причине регулярных неполадок, что препятствует своевременной подготовке финансовых документов.
______________________Г.И. Коровкина

Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в журнал исходящих и входящих писем.

Правила составления

При составлении записки (ее еще называют служебным письмом) стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:

  1. В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
  2. Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
  3. Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование опишите убедительно
  4. Изложить свою просьбу. Сформулируйте ее конкретно: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
  5. Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.

Можно руководствоваться стандартом оформления деловой документации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Хотя это и необязательно.

Если в решении вопроса заинтересованы несколько сотрудников, включите и их подписи – вот пример служебной записки из работы детского сада:

Заместителю заведующей по АХЧ ДОУ №1

Мухиной С.Т.

от старшего воспитателя Пчелкиной Л.В.

Служебное письмо

Сообщаю, что запас одноразовой посуды подходит к концу. Перерасход вызван проведением незапланированного детского праздника по инициативе родительского комитета, возглавляемого Коровкиной Г.И. (матерью Букашки Саши из старшей группы).

Прошу закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек и обеспечить посудой все группы.

_________________ Л.В. Пчелкина

_________________ А.Б. Мотылькова (воспитатель младшей группы)

_________________ М.Н. Комаровская (воспитатель средней группы)

_________________ О.Г. Жужелицына (воспитатель старшей группы)

Образцы документов для скачивания

Скачать образец служебной записки директору на ремонт компьютера

Скачать пример записки о повышении подчиненного в должности

Скачать образец служебной записки на приобретение материалов (визиток)

Скачать пример служебки директору о приобретении посуды в офис

Скачать образец ответа на служебную записку

Об авторе статьи
Лидия Иванова
Я главный редактор сайта Сашки Букашки.
Опыт работы с правовой информацией — более 15 лет.
Последние публикации автора

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Меморандум или «служебная записка» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Компании часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и деятельности команды компании. Чтобы передать ваше сообщение профессионально, важно понимать правильный формат памятки. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и примеры с советами по написанию профессиональных заметок.

Связано: Заметки: определения и примеры

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы памяток, такие как информационные запросы, подтверждения, периодические отчеты, предложения и памятки с результатами исследования.

Цель или цель сообщения будет отличаться в зависимости от типа напоминания, которое вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной.Вы можете захотеть, чтобы памятка с результатами исследования сохраняла нейтральный тон, но отчетная памятка может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют схожий формат, в теле сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде обычного текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Связано: что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами

Разделы служебной записки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя.Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Раздел заголовка включает название и адрес компании, которые уже напечатаны в случае фирменного бланка. Сразу под адресным разделом или фирменным бланком слово «Меморандум» или «Меморандум» , кажется, дает понять, что сообщение передается посредством служебной записки.

Получатель

В этом разделе указаны получатели.Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указываются имя, наименование и отдел лица, написавшего памятку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

Это получатели, которым вы не обращаетесь напрямую в разделе Кому , но которым вы отправляете копию памятки для информации.

Дата

Все служебные записки обязательно должны включать дату написания служебной записки.

Строка темы

Строка темы дает получателям быстрое представление о содержании памятки. Он должен быть кратким и точным. Например, «Тема: Учебное занятие для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение состоит из одного, двух или трех коротких абзацев. В теле сообщения сначала должна быть указана цель написания памятки, а затем переходить к сообщению.Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, то есть тем, какие действия получатели должны предпринять.

Вложения (необязательно)

Для некоторых служебных записок, например, связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в виде вложения для подтверждения сообщения служебной записки.

Формат служебной записки

Вот формат, который вы можете использовать для создания служебных записок:

Меморандум

Кому: [указать имя получателя]

От: [указать свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Памятка не требует приветствия]

Тело служебной записки

[Начните с прямого и краткое введение, в котором указывается причина написания памятки.]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

Пример 1

* Кому: Всем сотрудникам отдела закупок *

* От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера, персонал Обучение и развитие *

* Дата: 22 августа 2020 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок.Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить взаимодействие с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

Мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением 25 августа 2018 года. Мы надеемся, что этот тренинг позволит каждому плавно перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Всем сотрудникам *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2020 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем необходимость поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, соответствовать ожиданиям клиентов и достичь наших планов по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем закрывать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы предприняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть проблемы или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2021 г. *

* Тема: Повторяющееся проблемы безопасности данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана.Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2020 года *

* Тема: Natasha’s свадьба *

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2021 года *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и сотрудничества, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению взаимодействия в команде на рабочем месте

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям.Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте тему темы как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, подумайте о том, чтобы включить его имя в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, объявляющей расписание праздников на День Благодарения, следует читать «Праздники на День Благодарения», вместо общей фразы типа «Относительно праздников».

Форматирование

Разделите заметку на параграфы, указав в первую очередь важную информацию.Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы в абзацах. При необходимости вы можете включить в основное сообщение раздел с маркированными точками. Держите стиль минималистичным, чтобы не отвлекаться. Используйте полужирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

Тон

Ваш тон зависит от цели напоминания. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете поддерживать тон в дружеском, но профессиональном тоне.Сохраняйте объективность и убедитесь, что в записке нет личной предвзятости. Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть ясной и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, сделайте заметку длиной в одну страницу.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете памятку.Все получатели должны без труда понять это. Составьте акронимы и сокращения и при необходимости объясните технические термины.

Канцелярские товары

Вы можете отправить памятку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или распечатываете памятку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, подумайте о бумаге формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Связано: Как писать и правильно форматировать сообщения электронной почты для бизнеса

Цель

Убедитесь, что заметка подходит для ваших целей.Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы свести на нет слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до обратной связи или предложения, личный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.

Как написать меморандум для запроса услуги

Меморандум или служебная записка отличается от официального письма главным образом своей краткостью. Поскольку заметки предназначены для быстрого чтения, они обычно переходят прямо к делу, не оставляя излишних любезностей и личной информации.Компании обычно используют служебные записки для внутренней коммуникации, поэтому, возможно, будет более целесообразным написать официальное письмо-запрос, если вы хотите запросить услугу у человека или организации за пределами вашей компании.

Важная информация для включения

Напишите поле «Кому» в памятке, которое содержит имя человека или организации, которым вы адресовали памятку. Например: «Кому: Аманде Марли, генеральному директору».

Напишите поле «От» памятки, в которой вы указываете свое имя.Вы также должны указать свою должность или отдел.

Напишите полную дату, когда вы составляете памятку, в поле «Дата».

Напишите тему памятки в поле «Тема». Подходящей темой для служебной записки является краткое изложение ее цели. Например: «Запрос на аудит отчетов за ноябрь». Каждая памятка должна включать тему.

Основная часть заметки

Введите запрос, который вы хотите сделать, прямо в первом предложении или абзаце заметки.Нет необходимости или, как правило, уместно начинать с личных любезностей, таких как «Как дела?» или «Я надеюсь, что вы и ваша семья хорошо провели отпуск». Записки обычно начинаются с заявления о цели, часто с использованием фразы «Я пишу…».

Предоставьте все соответствующие детали запрашиваемой вами услуги, включая конкретные инструкции и сроки, после представления цели напоминания.

Если хотите, подпишите свое имя внизу. Это необязательно, поскольку вы уже указали свое имя в поле «От».

Просмотрите и исправьте свое электронное письмо. Удалите лишнюю информацию, чтобы памятка была простой и понятной.

Примечание

Делайте предложения и абзацы короткими.

В идеале общая длина заметки не должна превышать одной страницы.

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

  • К : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
  • От : укажите свое имя и титул.
  • Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
  • Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

Большинство деловых заметок пропускают приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») и сразу же переходят в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось на уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните, ваши основные моменты, а исправьте на грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять заметку аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы ваше сообщение было эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно обращается к одному человеку в негативном ключе.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки — мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Как составить памятку? Какие части? На что это похоже?

Меморандум (или меморандум) — это короткое сообщение , обычно используемое в организации. Заметки часто используются как инструмент для обмена новой информацией .

APA не предоставляет рекомендаций по форматированию и написанию заметок, поэтому шрифт, размер шрифта, интервал и т. Д. зависит от вас или вашего инструктора. .

Образец меморандума:

Если вам нужен еще один образец меморандума , ознакомьтесь: Образец меморандума из Справочника по письму для учащихся Нового мира Вебстера.

Что касается содержания, Центр онлайн-обучения Cengage Learning предлагает следующую информацию о написании служебной записки:

Основная функция памятки — записывать информацию, имеющую непосредственное значение и интерес: объявление о политике компании, предупреждение читателей о проблеме или сроке, напоминание читателям о встрече и т. Д…

Памятка состоит из двух частей: идентифицирующей информации вверху и самого сообщения. Вверху укажите, для кого написана памятка, кто ее отправляет, тему и дату. Тема письма служит заголовком заметки.

Стиль и тон, который вы используете в памятке, будут определяться вашей аудиторией: вы можете использовать повседневный тон в памятке для хорошо знакомого коллеги, но вам следует использовать более формальный тон в памятке для вашего начальника. Важно хорошо организовать свои заметки.Самые длинные записки состоят из введения, обсуждения и заключения. Во введении расскажите читателям, что побудило вас написать (например, проблема или вопрос о конкретной процедуре или политике), и предоставьте всю необходимую справочную информацию. В разделе обсуждения или тексте укажите, какие изменения необходимы для решения этой проблемы или вопроса. В заключении конкретно укажите, как вы хотите, чтобы читатель отреагировал.


Если вы новичок в написании заметок, воспользуйтесь одним из шаблонов заметок Microsoft Word.В Word щелкните File , затем щелкните New и найдите Memo . Есть более 15 различных вариантов памятки; выберите подходящий для вашего задания. Обязательно замените образец информации в заметке своим собственным содержанием.

Если вы продвинулись дальше в учебе, вам следует подумать о создании заметок с нуля — используя инструменты ниже!

Подробнее см. В обзоре:

.

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Заметки

Меморандум (или меморандум, означающий «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации.Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи.Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют виноградной лозой , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой.Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя оно может содержать запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Как написать памятку на деловом английском: 7 простых шагов

Есть прекрасные романтические стихи.

Увлекательная научно-фантастическая литература.

Остроумный театр-диалог.

А потом… есть служебные записки.

Записки — не самая сексуальная форма английского письма. Они привыкли общаться на рабочем месте, поэтому часто бывают сухими и прямыми.

Но это не значит, что вы должны игнорировать их при изучении делового английского.

На самом деле, написание четких заметок в правильном формате имеет важное значение для эффективного общения с вашим начальником и коллегами. Хорошие памятки могут помочь вам эффективно планировать, решать проблемы, поддерживать прозрачность на рабочем месте и продвигать вашу карьеру.

В этой статье мы дадим вам все инструменты, необходимые для написания заметок на деловом английском, которые впечатлят всех в вашем офисе.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Так что же такое памятка?

Записка (сокращение от «меморандум») — это записка или документ, обычно отправляемый одним человеком одному или нескольким людям в одной компании.

Это может быть записка, оставленная на вашем столе, бюллетень на доске объявлений компании или электронное письмо, отправленное всем сотрудникам. В служебной записке можно записать подробности собрания персонала, изменения политики или даже результатов работы сотрудника.

Хотя заметки могут иметь разные формы, они всегда записываются в определенном формате и в формальном стиле (который мы рассмотрим ниже).Еще одна вещь, о которой следует помнить: заметки можно отправлять по электронной почте, но не каждое электронное письмо является заметкой.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и улучшить карьеру — начните с Creativa сегодня.

Что делать перед тем, как начать писать памятку

Посмотрите, прежде чем прыгать.

Вы когда-нибудь слышали эту пословицу? Это означает, что вы должны спланировать, прежде чем действовать, и это верно как для жизни, так и для составления памяток.

Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, — это выучить соответствующий деловой словарный запас, и лучший способ сделать это — использовать FluentU . Видео

FluentU включает интерактивных субтитров и карточки , которые предоставят вам всю необходимую информацию о любом деловом слове, которое вы, возможно, изучаете.Попробуйте бесплатно, и написание памятки станет для вас второй натурой.

Затем неплохо было бы сесть с ручкой и листом бумаги (да, по старинке) и выполнить следующие шаги планирования:

1. Напишите черновик: Сначала сделайте черновик своей заметки перечислить все возможные моменты, о которых вы только можете подумать.

2. Определите цель памятки: Определите основную цель или «вывод» памятки. Другими словами, по какой причине вы это написали? Это будет ваша тема и вступительное предложение.

3. Определите аудиторию меморандума: Спросите себя, действительно ли вам нужно разослать его всем сотрудникам определенного отдела или только руководителям?

4. Отредактируйте черновик: Теперь вернитесь к своему первому черновику. Сузьте круг вопросов до самых важных и важных.

Что можно и чего нельзя делать при написании памятки

На всякий случай держите эти правила в голове во время написания памятки.

  • Не используйте неформальный / эмоциональный язык : Держите его строго формальным.Никаких сленговых слов или разговорной речи.

Даже если вы пишете о неадекватной работе сотрудника, не ругайте и не используйте резкие слова. Критикуйте отстраненно, но вежливо.

  • Используйте маркированные точки для : Если у вас есть несколько проблем в теле, разбейте их, используя маркированные точки. Благодаря этому заметку будет легко читать и быстро понимать.
  • Будьте краткими: Не включайте ненужные подробности и не используйте множество прилагательных.Спросите себя: «Могу ли я написать это предложение более ясно или прямо?»
  • Не забывайте проверять: Даже если вы спешите, обязательно внимательно просмотрите и исправьте заметку перед ее отправкой. Мы дадим более подробные инструкции по редактированию позже в этом посте.

Теперь, когда рекомендации ясны, давайте сразу же приступим к делу.

1. Знать формат

По сути, заметка состоит всего из двух частей: заголовок (который мы объясним ниже) и тело (текст памятка).Предполагая, что вы печатаете это, убедитесь, что ваши абзацы выровнены по левому краю.

Чтобы увидеть, как это выглядит, если все сделано правильно, ознакомьтесь с этими образцами заметок:

  • Образец заметки на онлайн-ресурсе Purdue OWL

2. Наклейте на заметку

Дайте понять, что это заметка, а не уведомление или любой другой официальный документ. Просто напишите «Меморандум» или «Меморандум» вверху страницы.

3. Создайте заголовок

Обычно шаблон выглядит следующим образом:

Кому: (людям, которым вы его отправляете — используйте полные имена и названия должностей)

От: (ваше имя и должность)

Тема: (причина, по которой вы пишете служебную записку)

Дата: (включая день, месяц и год)

Образец заголовка служебной записки будет выглядеть следующим образом:

Кому: Алиса Арора, ассистент по маркетинговым исследованиям
Откуда : Аджай Дугар, менеджер по продажам
Тема: Ежеквартальное продвижение продаж
Дата: 15 октября 2017 г.

Не забывайте использовать только официальные имена (без псевдонимов или кратких форм) и старайтесь, чтобы тема была как можно более конкретной и прямой.

4. Напишите краткое введение

В отличие от большинства электронных писем и писем, напоминания не требуют вступительного приветствия. Вместо этого просто сразу погрузитесь в тему, не беспокоясь о «Уважаемая мисс Джонс…»

Не тратьте время на то, чтобы представиться или дать подробный обзор проблемы. Фактически, первое предложение должно резюмировать причину написания меморандума.

Например, вот образец открытия:

«Я заметил, что квартальные продажи книг упали на 10%, поэтому было бы благоразумно подумать о различных маркетинговых стратегиях для продвижения нашей новой линии авторов.”

Это говорит нам о том, что доклад будет посвящен падению продаж и способам противодействия этому. Скорее всего, он закончится призывом к действию — предложением / указанием читателю сделать что-то конкретное для улучшения ситуации.

Вы можете потратить две-три строчки на обсуждение вопроса более подробно, указав факты и цифры или даты и имена, чтобы подчеркнуть срочность и важность. Думайте о введении как о начале тезиса, за которым следуют примеры, иллюстрирующие его.

5. Составьте текст заметки

После краткого вступительного абзаца вы можете использовать тело заметки для добавления дополнительной информации. Вы можете выделить действия, которые следует предпринять, или проблемы, о которых идет речь.

Опять же, будьте как можно более конкретными, но в зависимости от предмета вы можете разделить текст на более мелкие разделы с подзаголовками.

Например, если меморандум по сути является объявлением об изменении политики, его тело может состоять из одного абзаца, описывающего изменение и его последствия для сотрудников.

Тем не менее, было бы лучше разбить заметку на более короткие основные абзацы или маркированные пункты, если вы выполняете одно из следующих действий:

  • Изучение потенциальных решений сложной проблемы компании
  • Перечисление различных тем, затронутых в недавняя встреча
  • Выделение трех или более вопросов

6. Завершите свое выступление заключением

Теперь вы можете закончить свою заметку, написав заключение. Заключение должно состоять из одного или двух предложений (хотя это зависит от темы памятки).Вы можете описать проблему в позитивном ключе или включить в нее позитивный призыв к действию.

Некоторые фразы и предложения, которые вы можете использовать, включают:

  • Я с нетерпением жду вашей поддержки в этом вопросе.
  • Мы надеемся, что это новое изменение политики принесет больше пользы нашим сотрудникам.
  • Мы уверены, что эти стратегии приведут к увеличению наших продаж.
  • Я рад обсудить ваше мнение на следующей встрече.
  • Заранее благодарим вас за постоянную поддержку.

Если вы распечатываете памятку, вы можете подписать ее или поставить штамп, но в подписи нет необходимости.

7. Корректура

Закончив писать, поищите ошибки в заметке.

Прочтите памятку не менее двух или трех раз, обращая внимание на опечатки и грамматические ошибки. Затем прочтите еще раз, чтобы убедиться, что вы охватили все, что хотели. Вы также можете следить за ненужными деталями, которые можно обрезать.

Когда дело доходит до корректуры, вы не совсем один! Включите проверку орфографии или, что еще лучше, запустите заметку с помощью интеллектуального инструмента редактирования, такого как Grammarly.

Grammarly похож на более умную и мощную программу проверки орфографии. Он ищет орфографические и грамматические ошибки в контексте вашего письма (например, он замечает правильно написанные слова, которые используются неправильно). Он предоставляет объяснения всех обнаруженных ошибок и даже отслеживает ваш прогресс, чтобы вы стали лучше писать на деловом английском с каждой запиской, письмом и электронным письмом.

Практика ведет к совершенству! Вы можете улучшить свои навыки написания памяток, выбрав случайную тему или проблему на рабочем месте, написав краткую памятку по этому поводу, а затем попросив коллег или товарища по учебе оценить ее.

Просмотрите записки, написанные другими людьми, особенно теми, кто занимает более высокое положение в компании. Конечно, ваша первая памятка не будет идеальной, но если вы будете следовать инструкциям, вы обязательно получите довольно приличную. И даже если вы ошибаетесь, не волнуйтесь, но учитесь на своих ошибках.

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. На FluentU вы можете изучать английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, приложение FluentU, вероятно, имеет это.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)


Арчита Миттра — писатель-фрилансер, художник, педагог и говорящий по-итальянски самоучка.Не стесняйтесь обращаться к ней через LinkedIn по вопросам фриланса.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Какова цель выпуска меморандума? | Работа

Автор Анна Уиндермир Обновлено 29 июня 2018 г.

Деловой меморандум или служебная записка используется в первую очередь как формальное, физическое средство эффективного общения отдела с сотрудниками — почти всегда для внутреннего общения и лишь в редких случаях отправлено клиентам или общественности.Памятка по сути представляет собой короткое письмо на фирменном бланке компании, отправленное в электронном виде в виде прикрепленного файла или распечатанное для ручной доставки. Менее формальные сообщения обычно отправляются только по электронной почте. Записки должны быть отправлены определенной аудитории, в зависимости от их цели.

Поделиться новостями

Заметки используются для информирования сотрудников о последних событиях в масштабах компании или в конкретном отделе. Например, когда руководство выпускает изменение в корпоративной политике, используется служебная записка для объяснения этого изменения.Другие новости, представленные в памятке, могут включать в себя последние новые наймы или продвижение по службе с конкретными подробностями о каждом человеке и их ролях или о новых партнерских отношениях с другими компаниями. Памятки можно использовать для информирования сотрудников о последних изменениях в расписании проектов или о новых продуктах или услугах, которые предлагает компания. Заметки могут включать объявление, которое будет размещено в общих помещениях офиса.

Решение проблемы

Компании могут выпустить служебную записку для решения проблемы, которая привлекла внимание руководства.В памятке, подобной этой, можно описать любую информацию, полученную в результате расследования, которое выявило проблему, и указать уровень серьезности. Проблемы, рассматриваемые в служебных записках, могут включать опоздание или отсутствие сотрудников, недовольство клиентов, ненадлежащее соблюдение процедур или проблемы служебного этикета, такие как неправильное использование сотовых телефонов во время встреч.

Сделать запрос

Иногда компании выпускают служебные записки с запросами сотрудников. Они могут потребовать присутствия на собраниях, изменений в рабочих процедурах или разрешения или сотрудничества для выполнения какой-либо деятельности, связанной с работой.Памятка с запросом часто включает инструкции или рекомендации по выполнению запроса, например, конкретные действия. В нем также могут быть упомянуты преимущества, которые будут получены в результате выполнения действий, потенциальные проблемы, если запрос не будет выполнен, или конкретная помощь, которая будет предоставлена ​​для выполнения запроса. Например, операционный отдел компании может попросить сотрудников следовать графику очистки холодильника в комнате отдыха.

alexxlab

*

*

Top