Как исправить запись в трудовой книжке если ошибка в наименовании организации

Содержание статьи

Иногда сотрудники кадрового отдела допускают ошибки при заполнении разделов трудовых книжек. Такие погрешности могут привести к тому, что человек, отработавший довольно длительное время и получивший трудовой стаж, не может оформить пенсионное пособие. В случае выявления неточностей при заполнении трудовых книжек любой кадровик обязан знать, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в наименовании организации или имени работника.

Ошибки в трудовой книжке

Трудовая книжка – это очень важный документ как для сотрудника, так и для его работодателя. В трудовой книжке хранятся все данные о трудовой деятельности человека, а именно:

• прием на работу;
• перевод с одной должности на другую;
• увольнения;
• основания, на которых работодатель разорвал трудовой договор с работником;
• информация о поощрениях за хорошую работу (награды).

Для работника этот документ важен тем, что в нем хранится вся информация о трудовом стаже, от которого зависит размер начисляемой пенсии. В свою очередь, работодатель может получить из нее много информации о том, как работал соискатель ранее, по какой причине сменил место работы и многое другое.

Ответственным за заполнение и ведение трудовых книжек является сотрудник кадрового отдела предприятия, на котором устраивается работать соискатель. Несмотря на то, что Трудовым кодексом России прописаны основные правила ведения трудовых книжек, кадровики все же могут допускать ошибки при их заполнении. В этом случае основная сложность заключается в последующем исправлении неправильных записей, так как многие не знают, как это правильно делать.

Главные требования

При допущенных ошибках категорически запрещено зачеркивать, подчищать, замазывать или подделывать записи. Зачеркивать какие-либо данные разрешено только на титульной страничке документа (например, при смене фамилии сотрудника). В других случаях это недопустимо.

При заполнении трудовой книжки важно следить за правильностью написания информации в каждом разделе. При обнаружении неточности в записи необходимо признать ее недействительной и внести поправки в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

В основном наиболее часто кадровики делают ошибки при нумерации записей, написании персональных данных сотрудника и при заполнении раздела «Сведения о работе». В последнем случае распространенной ошибкой бывает неправильное написание названия предприятия или вовсе его отсутствие, и поэтому многие работники отдела кадров интересуются тем, как исправить запись в трудовой книжке, если не указана организация или написана неверно.

Исправления в трудовой книжке: ошибка в наименовании организации

Название предприятия, которое приняло на работу соискателя, должно быть занесено в его трудовую книжку в третьей графе раздела «О работе». Выглядит эта отметка в виде заголовка к записям, которые содержат данные о карьерном перемещении владельца трудовой книжки в конкретной организации. Название предприятия должно в полной мере совпадать с тем названием, которое находится на печати (штампе) компании. Если в его написании была допущена ошибка, порядок внесения исправлений в трудовую книжку сотрудника будет зависеть от того, есть ли после ошибочной записи другие отметки или нет. Но так или иначе, перечеркивать или исправлять испорченную запись нельзя.

Чтобы получить ответ на вопрос о том, как исправить запись в трудовой книжке в наименовании организации, кадровик для начала должен подготовить следующее:

• трудовую книжку сотрудника;
• авторучку с синими, черными или фиолетовыми чернилами;
• приказ о приеме/переводе/увольнении или любой другой документ, являвшийся основанием для внесения записи с допущенной ошибкой;
• печать организации, в которой была сделана запись с ошибкой.

Поэтапное исправление ошибки в наименовании организации

В том случае, когда ошибка была замечена в начале процесса внесения записи о приеме/увольнении/переводе (в промежутке между названием предприятия и отображением факта карьерного перемещения сотрудника), никаких дублирующих записей делать не нужно. Для этого следует после названия организации, написанного с ошибкой, написать следующее: «Название указано неправильно. Необходимо читать …», после чего вписывается полное правильное название предприятия.

Если после записи с ошибочным наименованием организации нет свободного места и находятся другие отметки, зачеркивать и исправлять неправильные сведения запрещено. В этом случае необходимо сделать следующую (соблюдая нумерацию) запись, которая говорит о признании записи под таким-то номером недействительной: «Запись под № (номер отметки с неправильным названием организации) недействительна». После выполнения этих действий следует сделать следующую запись с соблюдением порядковой нумерации, в которой необходимо продублировать запись, признанную недействительной, но уже с правильным названием предприятия.

При исправлении ошибки в названии организации в трудовой книжке нужно воспользоваться печатью (штампом). Если же ошибка была сделана сотрудниками кадрового отдела из другой компании, где сотрудник работал ранее, все исправления в названии организации делаются на основании документа, подтверждающего допущенную ошибку.

Общие правила исправления ошибок в трудовой книжке

В том случае, когда работник отдела кадров совершил ошибку в заполнении трудовой книжки, он должен руководствоваться общими правилами внесения исправлений и дополнений, которые регулируются Трудовым кодексом России. Если неточности были допущены на первичном этапе оформления документа (внесение персональной информации о сотруднике на титульной страничке), то зачеркивать что-либо или исправлять нельзя, и такой бланк подлежит уничтожению.

Ошибки на титульной странице, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркиваются и рядом пишутся правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки документа делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки (паспорт, свидетельство о рождении/браке/разводе и прочие). Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

В случае допущения ошибок при заполнении раздела «О работе» исправления делаются так же, как и при исправлении неправильной записи с наименованием учреждения в трудовой книжке. То есть в этом случае ничего не зачеркивается. Неправильная запись признается недействительной (делается отметка в соответствии с нумерацией записей) и ниже вносится правильная информация.

Неисправленная ошибка в каком-либо разделе трудовой книжки принесет немало проблем не только ее владельцу, но и самому работодателю, который по закону считается лицом, ответственным за ведение и хранение этих документов. Для работника это чревато тем, что в дальнейшем у него возникнут проблемы при оформлении пенсионного пособия, так как в Пенсионном фонде трудовую книжку с ошибками могут признать недействительной, и человеку придется отстаивать свои права в суде.

В свою очередь, работодатель может быть оштрафован за халатность и несоблюдение правил Трудового кодекса, или же вовсе деятельность его организации приостановится на 90 дней. Поэтому исправление в трудовой книжке (название организации, личных данных сотрудника) должно быть сделано своевременно.

Как исправить ошибку в трудовой книжке — образец 2021

Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

1. Указать порядковый номер.
2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

1. Пишет наименование компании.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Правовые документы

Если название организации в трудовой книжке пропущено – что делать?

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция), предлагает следующий алгоритм внесения записей в трудовую книжку (п. 3.1):

Схема 1. Алгоритм внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку

Поскольку при заполнении трудовой книжки этот порядок был нарушен, необходимо внести изменения. Инструкция не дает ответа на вопрос, как это сделать. Однако есть общие правила исправления неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей. Так, согласно п. 1.2 Инструкции зачеркивание в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Исправить ошибочную (в вашем случае неполную) запись можно так, как показано на Схеме 2.

Схема 2. Исправление ошибочной записи в трудовой книжке

Ниже покажем, как ее исправить и внести в трудовую книжку сведения о наименовании компании и о приеме на работу (Пример 1).

Пример 1. Вносим исправление в трудовую книжку

Добавим, что Роструд рассматривал похожий вопрос и предлагает аналогичный алгоритм действий.

Отметим, что некоторые специалисты в похожих ситуациях предлагают в графе 1 на уровне правильной записи о приеме на работу поставить очередной порядковый номер (см. цифру 1 в Примере 2). На наш взгляд, предложение спорное. Дело в том, что в п. 1.2 Инструкции четко прописан порядок внесения исправления (см. ниже фрагмент документа) и речи о том, что надо ставить два порядковых номера на одну запись о недействительности, не идет.

Фрагмент документа

Пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек

…при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 2. Неверное заполнение трудовой книжки

Правильное внесение исправления показано в Примере 1.

Исправления в трудовой книжке | Современный предприниматель

Трудовая книжка – это документ, который содержит важную информацию о трудовой деятельности работника: специальность, трудовой стаж, награды, другие сведения. Трудовая книжка должна быть заполнена в порядке, утвержденном законодательством. Так как документ заполняется вручную, бывает, что случаются ошибки. Как исправить запись в трудовой книжке? Всегда ли необходимо вносить исправления или в некоторых случаях можно этого не делать? Давайте разберемся.

Как исправить запись в трудовой книжке (образец)

При заполнении трудовой книжки могут случаться разные ошибки. Это могут быть просто описки, грамматические ошибки при написании личных данных работника, неверные номера записей и т.д. Чтобы ответить на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, стоит рассмотреть конкретные примеры ошибок.

Титульный лист трудовой книжки содержит сведения о владельце книжки: фамилию, имя, отчество работника, дату его рождения, другую информацию. Эти данные (особенно фамилия и имя) иногда требуют исправлений. Как исправить отчество в трудовой книжке?

Прежние данные (например, отчество или фамилию) необходимо аккуратно зачеркнуть (провести одну черту). Рядом, где есть незанятое место, внести новые данные. Внесение исправлений в трудовую книжку необходимо делать при наличии подтверждающих документов (например, документа о том, что был заключен или расторгнут брак, об изменении имени и т.д.).

Ответ на вопрос, как исправить дату рождения в трудовой книжке, будет аналогичным. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо отразить, какие именно сведения изменились, и указать документ, послуживший основанием. Как внести исправления в трудовую книжку

Образец

«Фамилия «Николаева» изменена на фамилию «Орлова» на основании свидетельства о заключении брака» и указать серию, номер, дату выдачи свидетельства.

Внесение изменений в трудовую книжку должно заверяться подписью работника, вносившего исправления, и печатью работодателя (если ее нет, она может отсутствовать). Если на внутренней стороне первой страницы обложки недостаточно места, то информацию про исправление записи в трудовой книжке можно внести на второй части обложки, указав там необходимые сведения.

Исправление неверной записи в трудовой книжке (образец) возможны во многих случаях, однако стоит отметить, что в некоторых случаях все-таки стоит завести новую книжку работнику. Например, если неверная запись в трудовой книжке допущена с самого начала ее заполнения (при заведении трудовой книжки), вместо поиска вариантов, как исправить ошибку, проще завести новую, а испорченный бланк списать. В данном случае исправления в трудовой книжке делать не стоит.

Однако допущенная ошибка может быть обнаружена не сразу. Внести изменения в трудовую книжку при ошибке в таком случае необходимо, даже если она была найдена следующим работодателем. В данном случае следует поступить аналогично описанному выше внесению исправлений на титульном листе.

Как исправить дату рождения в трудовой книжке (образец): ошибочную дату аккуратно зачеркнуть (необходимо провести одну черту), а рядом написать новые, верные данные. Сведения о документе, на основании которого и были внесены исправления, необходимо указать на обложке.

Исправление ошибок в трудовой книжке (примеры)

С исправлением ошибок, внесением актуальной информации на титульном листе мы разобрались. Однако остается еще много случаев, требующих исправлений.

Как исправить запись в трудовой книжке, если допущена грамматическая ошибка? Будет зависеть от того, где именно была допущена ошибка. Например, в трудовой книжке неправильная запись была обнаружена в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Если такая запись была сделана прошлым работодателем и не были внесены исправления на прошлом месте работы, настоящий работодатель, которым была обнаружена ошибка, может исправить ее сам.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке в таком случае? Это можно сделать, имея на руках документ от предыдущего работодателя, во время работы у которого была допущена ошибка. В первой графе отразить порядковый номер записи, в следующей графе указать дату, когда была внесена запись (арабскими цифрами), в третьей графе внести информацию «запись в трудовой книжке не верна».

Например: «запись под номером 3 не верна, принят в отдел молочной продукции на должность младшего продавца». В графе 4 необходимо указать название документа, основываясь на котором вносится запись.  Исправление записи в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом: «Приказ от 11.10.2017 № 159». Если ошибка обнаружена в записи прошлого работодателя, необходимо указать наименование работодателя. Исправление в трудовой книжке (образец): «Справка ООО «Людмила» от 11.10.2017 № 159». Аналогичным образом вносятся исправления в раздел с информацией о работе или награждениях.  Стоит обратить внимание, что внесение изменений в трудовую книжку при ошибке в данном случае нельзя совершать, зачеркивая неверную запись или исправляя ее с помощью текстового корректора.

Можно ли исправлять в трудовой книжке записи, содержащие сокращения? Можно исправлять, если запись с любыми сокращениями слов была сделана после 30 апреля 2003 года, а если сокращения есть в ФИО работника или названии компании, то и до указанного срока. Как внести изменения в трудовую книжку в таком случае? Что страшного, если в отчестве работника допущено сокращение? Работодателю необходимо учитывать, что в случае, если исправления в трудовой книжке не будет, у работника могут возникнуть проблемы (например, с доказательством принадлежности документа).

Случаются ситуации, когда поторопившись, специалист кадровой службы при заполнении вносит запись с названием предприятия – работодателя не на ту страницу, например, пропустив чистые страницы документа.

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке (образец): после внесения записи поставить на следующей строке в первой графе следующий номер по порядку (например, «8») и сделать корректирующую запись — исправление: «Запись под номером 7 недействительна».

Изменения в трудовой книжке при ошибке должны быть заверены подписью ответственного за заполнение книжек работника, печатью компании. Пример исправления записи в трудовой книжке будет приведен ниже.

Иногда при внесении записей допускаются ошибки в нумерации записей. Можно ли делать исправления в трудовой книжке, необходимо ли это? Допустим, специалисту- кадровику необходимо сделать запись об увольнении, но он видит, что под номером 3 идет запись об увольнении с прошлого места работы, а под номером 5 запись о приеме на работу. Как правильно делать исправления в трудовой книжке в таком случае? Можно ли продолжить неверную нумерацию или это необходимо исправить?

Внесение исправлений в трудовую книжку (образец): в графе 1 необходимо опять поставить порядковый номер записи 5 (верный номер), указать дату, и сделать запись «Запись № 5 от 03.12.2017 считать записью за № 4». Затем стоит делать запись об увольнении под следующим верным номером (это будет номер 6).

А если предыдущие заполняющие не стали делать исправление записей в трудовой и после неверного номера идет уже несколько записей – необходимо ли это исправлять? Если после пропуска номера внесено уже несколько записей, действовать нужно в том же порядке. 

Как делать исправления в трудовой книжке (образец): «Запись № 5 от 03.03.2017 считать записью за № 4, запись № 6 от 10.12.2017 считать записью за № 5».

Если записей под неверными номерами внесено уже очень много, работодатель может решить самостоятельно, делать ли исправление ошибки в трудовой книжке, так как это может привести к путанице.

А если в трудовой книжке обнаружены записи с одинаковыми порядковыми номерами? Например, под номером 3 сделана запись о приеме на работу и под номером 3 запись о переводе.

Ошибка в трудовой, как исправить (образец): необходимо сделать запись под номером 4: «Запись № 3 от 20.12.2017 недействительна. 20.12.2017 переведен на должность старшего кладовщика на склад №3».

Довольно часто в трудовой книжке исправление неправильной записи (образец) приходится вносить, так как различные ошибки встречаются нередко. Ниже мы приведем  пример, как сделать исправление в трудовой книжке. Внесение исправлений требует аккуратности и внимательности.

Исправление в трудовой книжке (образец 2018)

Как исправить запись в трудовой книжке: образец 2021 года, оформление

На чтение18 мин. Просмотров4783 Обновлено 04.12.2020

Содержание статьи (кликните, чтобы посмотреть)

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

• Что делать работнику, если работодатель потерял трудовую книжку
• Трудовая книжка перевод на другую должность: образец 2021 года
• Трудовая книжка заверенная работодателем для банка: образец 2021 года
• Срок действия копии трудовой книжки для банка
• Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
• Работник не хочет электронную трудовую книжку
• Пример и порядок заполнения электронной трудовой книжки

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

к содержанию ↑

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции.

Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями.

Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Информация обновлена и актуальна на Декабрь 2021 года

1. Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2021 году
2. Правила для исправлений и варианты ошибок
3. Запись неверна
4. Текст записи был внесен другим работодателем
5. Исправление ошибки работодателем, вносившим запись, после увольнения сотрудника
6. Указаны неправильные даты
7. Неправильные реквизиты приказа
8. Ошибки в данных о награждениях сотрудника
9. Замена неправильных сведений на титульном листе трудовой книжки
10. Исправление ошибок во вкладыше трудовой книжки
11. Недействительная запись
12. Ошибочная запись
13. Записи, которые нельзя исправить в трудовой

Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).

Сегодня, бессменный автор и практикующий юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.

Оставайтесь с нами!

к содержанию ↑

Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2021 году

Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

• Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
• Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

к содержанию ↑

Правила для исправлений и варианты ошибок

Обязательные к прочтению каждому работодателю Правила ведения и Инструкция по заполнению трудовых книжек – включают в себя перечень конкретных указаний, каким образом в 2021 году можно исправить запись в трудовой книжке. Основные типы исправления ошибок – предлагаем рассмотреть ниже.

Запись неверна

В случае обнаружения в записи ошибок – работодатель, согласно действующему законодательству – может исправить её лишь признав данную запись неверной. Данное правило применимо к информации, которая содержится в разделах о награждениях работника и о работе.

Признать запись недействительной – можно одним из следующих способов:

• Работодатель ставит соответствующую отметку о том, что такая-то (необходимо указать номер записи) запись недействительна, после чего – он обязан внести верные данные. Проще говоря, данное исправление делается двумя строками, которые имеют разные порядковые номера.
• В одной из записей признаётся недействительность информации и поясняется причина. К примеру, можно написать «запись №4523 является недействительной, так как сотрудник был восстановлен на рабочем месте».

Недействительная запись в трудовой книжке

Стоит отметить, что в случаях, когда запись о недействительности идёт отдельной строчкой – в 4 графе (основания) работодатель ничего не ставит! Также отметим, что все записи, согласно требованиям законодателя – должны нумероваться в хроническом порядке.

Текст записи был внесен другим работодателем

В тех случаях, когда ошибка в трудовой книжке была допущена бывшим работодателем – исправления могут быть внесены и настоящей организацией-работодателем. Но, лишь при условии, что данный работодатель имеет на руках всю нужную соответствующую документацию для такого исправления.

К примеру, если у сотрудника нашлась ошибка в основании для увольнения с предыдущей работы – понадобится копия приказа с верными данными, а также – сопроводительное письмо, в содержании которого бывший работодатель должен описать сложившуюся ранее ситуацию.

Если же сотрудник требует трудовую для того, чтобы исправить ошибку, обратившись с этим документом к бывшему начальству – выдача книжки должна быть оформлена соответствующим образом (нынешний работодатель составляет соответствующую расписку о получении трудовой). В противном случае, в случае утери работником документа — ответственность ложится на организацию, выдавшую трудовую книжку!

Исправление ошибки работодателем, вносившим запись, после увольнения сотрудника

Если найденная ошибка исправляется бывшим работодателем – он должен указать полное наименование своей организации, а потом – признать недействительность записи, после чего внести новую информацию. Кроме того, в трудовой ставится подпись лица, который ответственен за ведение и хранение трудовых книжек сотрудников и печать организации.

Данный порядок Вы не найдёте в законодательстве, но в 99% случаев – процесс должен соответствовать перечисленным пунктам!

Указаны неправильные даты

Если же суть ошибки заключается в неправильной дате перевода, приёма на работу, увольнения и пр. – исправляется ошибка в том же порядке. Запись просто признаётся недействительной, после чего в трудовую вносится правильная редакция.

Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

Неправильные реквизиты приказа

Неточные или же неправильные реквизиты приказа – классифицируются законодателем как ошибка, а их исправление происходит в общем порядке.

Ошибки в данных о награждениях сотрудника

Ошибки, найденные в разделе «Сведения о награждения», аналогично вышеописанным типам – нельзя вносить при помощи зачёркивания! А потому, при их выявлении – работодатель обязан признать запись недействительной с последующей простановкой верных данных или отменить запись с обязательным указанием основания для отмены (к примеру – запись за номером №2321 признана недействительной в связи с имеющейся в ней ошибкой в приказе о награждении сотрудника ФИО).

Замена неправильных сведений на титульном листе трудовой книжки

Иногда случается так, что у сотрудника меняются личные данные, что, безусловно – не относится к ошибкам, хотя и требует скорейшего исправления. Для этого работодатель должен:

1. Перечеркнуть одной прямой чертой неактуальную запись (так, чтобы она оставалась читабельной), после чего – записать рядом или немного выше правильную актуальную информацию.
2. Сделать соответствующую запись об этом на обложке документа, указав документы, которые выступили основанием для такого исправления.

Аналогично вышеописанному способу – меняют и неправильную дату рождения.

Если же сотрудник меняет фамилию после вступления в брак – в качестве законного основания для внесения изменения, всё равно, выступает его паспорт. Всё дело в том, что информация вносится в трудовую на основании основного документа удостоверяющего личность сотрудника, а свидетельство о заключении брака – таковым не является!

Отдельным пунктом стоит выделить и особенности исправления/дополнения данных о специальности или образовании. Так, если сотрудник получает вторую специальность или же другое образование – работодатель просто ставит новые данные через запятую, так как получение высшего образования не «убирает», полученное ранее, среднее.

Исправление ошибок во вкладыше трудовой книжки

Большая часть исправлений и изменений вносится во вкладыш аналогично порядку для трудовой книжки. При этом, если данные изменяются на титульном листе основного документа – данную процедуру следует продублировать и во вкладыше/вкладышах!

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

к содержанию ↑

Каким образом изменить записи

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
2. Увольнении.
3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке.

Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

к содержанию ↑

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

Открытое акционерное общество «Территория»

Принят в следственный отдел на должность помощника.

Приказ от 08.11.2014 № 38-Л

Запись за номером 7 недействительна.

Неверная запись

Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

Принят в отдел маркетинга на должность эксперта-маркетолога.

Приказ от 09.11.2013 №33-Л

Запись за номером 3 недействительна.

Принят в отдел маркетинга на должность инженера-программиста.

Неправильное внесение реквизитов приказа

В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория)

Принята в отдел статистики на должность экономиста.

Приказ от 19.08.2013 № 43-Л

Запись за номером 4 недействительна.

Принята в отдел статистика на должность экономиста.

Приказ от 17.08.2013 №45-Л

Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

Исправление сведений по награждению

Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки.

Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория»)

Награжден почетной грамотой за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

Приказ от 28.09.2013 № 51-К

Запись за номером 6 недействительна. Написано благодарное письмо за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

Смена информации на титульном листе

Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

1. Первоначальное заполнение.
2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

Исправление ошибок во вкладыше

Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

Аннулирование записи

Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
2. Затем он вносит верную запись.
3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

Автор статьи

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Следующая

ДругоеКак заверить трудовую книжку: как оформить, порядок, требования

Отличная статья 0

Исправления в трудовой книжке — как исправить, образец, примеры

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

• Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
• Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
• Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
• Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
• Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.

При ее обнаружении работник:

• Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
• Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
• Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
• Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
• Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.

В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.

Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.

Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

• Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
• Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
• Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
• Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

• Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
• Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
• При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
• Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Вопрос о том, как аннулировать ошибочно внесенную запись, также нашел свое отражение в практике кадровых работников.

После простановки очередного порядкового номера и текущей даты специалист пишет о том, что предыдущая запись №… недействительна. Документ-основание для признания записи ошибкой может вообще не указываться, либо может быть издан специальный Приказ о необходимости внесения исправлений в трудовую в связи с ошибочно внесенной записью.

Реквизиты этого приказа и будут вписаны в четвертую графу.

Пример:

Таким образом, к заполнению трудовой книжки следует подходить с особым вниманием.

Проверять правильность внесенных данных должен не только кадровик, но и сам работник. Исправление ошибок займет намного дольше времени, чем предотвращение появления таковых.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 110-86-37
• Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Как исправить имя на титульном листе трудовой книжки? Может ли исправить эту ошибку новый работодатель? Ответ Все о внесении изменений в титульный лист трудовой книжки вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. Законодательство регламентирует только порядок изменения и дополнения записей на титульном листе трудовой книжки, например, при смене фамилии или получении образования, но не процедуру их исправления п. Если при первичном заполнении трудовой книжки сотрудником отдела кадров была допущена ошибка, бланк признается испорченным и уничтожается п.

Кто, на каких основаниях и в каком порядке должен вносить исправления в трудовую книжку, в которой допущена ошибка в фамилии, если Пенсионный фонд отказывается из-за этого оформлять пенсию читайте в Трудовая книжка несет информацию о квалификации и трудовом стаже работника, а также является основанием для дальнейшего официального трудоустройства или же начисления пенсии.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных.

Ошибка в имени-отчестве в трудовой книжке

Поиск на сайте Ошибка в фамилии в трудовой книжке Вопрос: Подскажите, пожалуйста, сотруднику трудовая книжка была выдана в г. Ответ: Согласно п. N далее — Правила , в трудовую книжку при ее оформлении на титульном листе вносятся сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения число, месяц, год работника на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Ошибка, допущенная при первичном оформлении титульного листа трудовой книжки, исправлению не подлежит. Испорченный бланк трудовой книжки уничтожается по акту и работнику оформляется трудовая книжка на новом бланке. Если ошибка на титульном листе обнаружена спустя некоторое время, а в Вашем случае почти через 30 лет, остается только удивляться внимательности кадровиков, заполнявших этот документ!

Механизм внесения подобных исправлений в титульный лист не прописан ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от Существует две точки зрения о возможности исправления ошибок, допущенных при заполнении титульного листа трудовой книжки. Поскольку в нормативных документах есть лишь правила внесения изменений п. Но если трудовую книжку не исправить, у работника впоследствии могут возникнуть проблемы с назначением пенсии.

Другие же специалисты считают, что в этом случае могут быть внесены исправления в общем порядке, предусмотренном нормативными актами о ведении трудовых книжек. Пунктом 26 Правил предусмотрено, что изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Мнение о том, что предусмотренный Правилами ведения трудовых книжек механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки, высказано в Письме Роструда от В приведенной ситуации единственным лицом, достоверно знающим, что соответствующая трудовая книжка выдавалась именно этому гражданину то есть лицу с той фамилией, которая указана в паспорте , является работодатель, который впервые принимал этого гражданина на работу, оформлял ему трудовую книжку и допустил в ней ошибку.

Поэтому этот работодатель должен внести соответствующее исправление в трудовую книжку работника либо же соответствующее изменение может быть внесено организацией последнее место работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Этот документ должен подтверждать, что данная трудовая книжка была оформлена и принадлежит принятому в организацию гражданину.

Если работодатель, который завел трудовую книжку, ликвидирован, отказывается внести в трудовую книжку необходимое исправление либо отказывается выдать официальный документ, подтверждающий принадлежность трудовой книжки указанному работнику, то данный гражданин вправе обратиться в суд для установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Круглые столы 28 июля г. Консультации аудитора Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы. Как учитывать в бухгалтерском и налоговом учете эти расходы? Какие документы должны быть предоставлены для получения отпуска до полутора лет сотруднице компании гражданке Киргизии , если отец ребёнка работает и проживает на территории Киргизии?

Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы. Контракт на срок: на время обучения в академии и три года военной службы после ее окончания. Консультации юриста все Юристы нашей компании предлагают помощь в решении юридических вопросов.

Задать вопрос можно заполнив форму на сайте. Екатеринбурга Свердловской области по гражданскому делу? Интервью Консультант Плюс все 14 ноября года состоялось интернет-интервью с Л. Сперанским, директором правового департамента Минстроя России: «СРО в сфере строительства: создание национального реестра специалистов и другие изменения действующего законодательства».

Полное или частичное копирование материалов запрещено.

Как исправить имя на титульном листе трудовой книжки?

Исправление ошибок в трудовой книжке в году делают по правилам, которые различаются в зависимости от вида ошибки. В статье вы найдете образцы исправленной записи для разных случаев. В частности, при смене фамилии, ошибок в должности или наименовании работодателя. Бланк трудовой книжки сотрудника Скачайте бесплатно В трудовых книжках часто бывают ошибки. Например, недочеты возникают в наименовании организации, ФИО работника, дате приема работу или увольнения.

Ошибка в фамилии в трудовой книжке

Поиск на сайте Ошибка в фамилии в трудовой книжке Вопрос: Подскажите, пожалуйста, сотруднику трудовая книжка была выдана в г. Ответ: Согласно п. N далее — Правила , в трудовую книжку при ее оформлении на титульном листе вносятся сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения число, месяц, год работника на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Ошибка, допущенная при первичном оформлении титульного листа трудовой книжки, исправлению не подлежит. Испорченный бланк трудовой книжки уничтожается по акту и работнику оформляется трудовая книжка на новом бланке. Если ошибка на титульном листе обнаружена спустя некоторое время, а в Вашем случае почти через 30 лет, остается только удивляться внимательности кадровиков, заполнявших этот документ!

Исправление имени в трудовой книжке образец

Некоторые ошибки вообще не подлежат исправлению и требуют других, более сложных, путей решения вопроса. К ним относится ошибка, допущенная в написании имени работника, так как исправить имя в трудовой книжке нельзя. Правильное занесение информации на титульный лист Основные требования к заполнению титульного листа, содержащего персональную информацию работника, указаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек г. Титульный лист должен быть подписан сотрудником кадровой службы или лицом, уполномоченным вести трудовые книжки, и заверен печатью либо кадровой службы, либо организации. Подпись работника — владельца трудовой книжки — является обязательной. Его подпись подтверждает правильность занесения данных в документ. Отсутствие на документе подписи или печати делает его недействительным, а обнаруженная впоследствии ошибка в записи в трудовой книжке становится большой проблемой для ее владельца. Поэтому тщательно проверить личную информацию на титульном листе — в первую очередь в интересах владельца. Ошибка в записях при заведении новой книжки Гражданин устраивается на первую свою работу и ранее трудовой книжки не имел.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии?

Как исправить неверно написанное имя в трудовой книжке Порой даже незначительные ошибки, допущенные при занесении сведений в трудовую книжку, способны привести к неприятным последствиям. Некоторые ошибки вообще не подлежат исправлению и требуют других, более сложных, путей решения вопроса. К ним относится ошибка, допущенная в написании имени работника, так как исправить имя в трудовой книжке нельзя. Правильное занесение информации на титульный лист Основные требования к заполнению титульного листа, содержащего персональную информацию работника, указаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек г. Титульный лист должен быть подписан сотрудником кадровой службы или лицом, уполномоченным вести трудовые книжки, и заверен печатью либо кадровой службы, либо организации. Подпись работника — владельца трудовой книжки — является обязательной.

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии.

.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

.

Исправление ошибок в трудовой книжке в 2020 году: образцы записи

.

.

.

.

Ваш сотрудник не справляется: как вы реагируете?

Один из ваших сотрудников срывает срок отправки отчета известному клиенту. Исправление этой ошибки требует времени, вызывает стресс, смущает ваш отдел и наносит ущерб репутации вашей организации.

Так как же поступить с нарушителем?

С исследованием ошибок, сочувствием, непредвзятостью и командным менталитетом, говорят эксперты на рабочем месте. И не торопясь с выводами, не крича и не применяя чрезмерно суровую дисциплину.

«Недавно я разговаривал с группой руководителей, и один из них рассказал историю», — сказал Дон Рим, генеральный директор компании E3 Solutions, расположенной в Вашингтоне, округ Колумбия, которая предоставляет метрики рабочего места и обучение менеджеров, и автор книги Thrive by Design. : Нейронаука, которая движет высокоэффективной культурой (Forbes Books, 2017.) «Он сказал:« Вчера я рассердился на одного из моих старших руководителей из-за его ошибки. Я набросился на него во время встречи с высшим руководством. Я был так убежден, что проблема, с которой мы столкнулись, была его виной.А потом я сидел за домашним компьютером, когда получил уведомление от LinkedIn о том, что Боб только что обновил свой профиль, и мое сердце упало, когда я понял, что он, возможно, вот-вот уйдет ». «

Генеральный директор сделал паузу и оглядел своих коллег, — вспоминает Рим.« Я действительно облажался, не так ли? »- спросил генеральный директор. — Я не хочу терять Боба».

[Члены SHRM- только набор инструментов: Развитие и поддержание вовлеченности сотрудников ]

Лучшие способы устранения ошибок рабочих

Руководителям необходимо помнить, что сотрудники присоединяются к компаниям, но они уходят с менеджеров, часто после того, что они считают деморализацией или несправедливым проявлением вины — и позор, — сказал Рим.

«Это может стать серьезным источником недовольства сотрудников и их разобщенности», — сказал он. «Все настолько откровенно негативное — образный удар по мозгу. Естественной реакцией было бы [воспринимать вину] как угрозу, что обычно приводит к защитной реакции или чувству стыда, которое также может вызвать уныние. Эти реакции не являются здоровыми и не способствуют индивидуальному росту или улучшению организации «.

По его словам, лучший ответ на ошибку сотрудника будет включать следующие шаги:

Не делайте предположений. «Кратковременные суждения и предположения о вине и вине, указывающие на одного человека, редко бывают точными», — сказал Рим. «Менеджеры должны начать с широко открытой диафрагмы для разговора. Этого проще всего достичь, выбрав местоимение:« Мне любопытно, что мы, , могли бы сделать по-другому, чтобы добиться лучшего результата? » Такой подход, а не «Что мог сделать вы, ?» более полезно «.

Делай уроки . Учтите, что причиной ошибки могли быть факторы, не зависящие от работника, например, члены команды, которые не выполнили свои обязанности, службы поддержки, такие как ИТ, которые не реагировали, или клиенты, которые не общались.

«Задавайте вдумчивые вопросы, , например:« Если бы мы снова выполнили этот проект, что мы могли бы сделать по-другому, чтобы изменить результат? » «Как я мог лучше поддержать вас и вашу команду?» — сказал Рим. «Скажите, что вы пойдете с ними на следующий день, чтобы услышать их мысли. Это может изменить то, что сотрудник будет делать после встречи. Вместо того, чтобы идти домой, обновлять свое резюме и жаловаться супругу на несправедливое обращение, они с большей вероятностью тратить свое время на то, что они могли бы сделать по-другому, поскольку на следующий день им придется ответить на этот вопрос.«

Не ждите, пока нарастут проблемы. ». Обратная связь об эффективности работы, поведении и отношении сотрудника должна происходить регулярно, — сказал Рим. частые приращения ».

Признание также должно происходить регулярно, сказал он.

« Мы часто видим комментарии в наших опросах сотрудников для клиентов, которые звучат примерно так: «Единственный раз, когда я слышу от своего руководителя, — это когда я что-то сделал неправильно.Как насчет всех случаев, когда я что-то делал правильно? ‘ Для менеджеров важно соблюдать баланс в общении с персоналом. По нашим оценкам, 80 процентов признания, получаемого сотрудниками, является отрицательным, что оказывает повсеместное удручающее влияние на вовлеченность сотрудников ».

Учитывайте послужной список сотрудника. Является ли ошибка закономерностью? или это редкое явление для работника, который обычно осторожен и прилежен?

Учитывайте мотивацию. Некоторые ошибки случаются из-за того, что сотрудник рискует, пробуя что-то новое, сказал Джонатан А. Сигал, поверенный Duane Morris в Филадельфии и Нью-Йорке и управляющий директор Института Дуэйна Морриса, который проводит обучение специалистов по персоналу. «Мы не хотим препятствовать осмотрительному принятию риска. Так что вы можете признать инициативу, но затем объяснить, почему в этом случае решение или исполнение было отменено».

Не показывайте своих предубеждений. По словам Сигала, в том, как менеджер реагирует на ошибку, может быть неосознанная предвзятость, в зависимости от национальности, пола или расы работника.Он использует такой пример: некоторые люди считают, что американцы азиатского происхождения особенно умны. Поэтому, когда американец азиатского происхождения совершает ошибку, «неудача человека может быть воспринята хуже, чем если бы это была такая же неудача сотрудника, не являющегося азиатом», — сказал он. «Сотрудник не оправдал завышенных ожиданий».

Следите за своим языком. Обсуждая ошибку с сотрудником, важно начать разговор с признательности, — сказал Рим. Скажите что-нибудь положительное о сотруднике, связанное с его работой, поведением или отношением.«Эта оценка должна быть безоговорочной», — сказал Рим. «Нельзя вставлять« но »или« однако », потому что это быстро сводит на нет» положительный комментарий.

Нейробиология, добавил он, «показывает нам, что менеджеры должны руководить с любопытством. Например,« Я запутался, помогите мне понять, почему »может быть чрезвычайно эффективным для преодоления защиты человека. Это признак слабости, когда на самом деле поведенческая наука указывает, как люди обычно склоняются, когда кто-то выражает свою уязвимость.

«Есть еще одно значительное влияние, когда менеджеры начинают с любопытства. Сессия обратной связи, скорее всего, будет двусторонним разговором, а не односторонней лекцией, изобилующей критикой. Вопросы стимулируют обучение и рост; критика вызывает сочетание защитная реакция, уныние, сопротивление и антипатия ».

Сигал предлагает сосредоточить внимание на том, что сотрудник сделал неправильно, а не на сотруднике как личности. Избегайте таких заявлений, как «Вы не пробовали» или «Вы недостаточно много работали».«

» Это не означает, что у сотрудника должно возникать ложное чувство безопасности, — сказал Сегал. — Менеджер может быть позитивным, но все же ясно понимать последствия. Например: «Я хочу, чтобы вы добились успеха, поэтому я хочу внести ясность: если бы такая ошибка повторилась снова, ваша работа у нас не продолжалась бы». «

Была ли эта статья полезной? SHRM предлагает тысячи инструментов, шаблонов и других эксклюзивных преимуществ для участников, включая обновления соответствия, образцы политик, консультации специалистов по кадрам, скидки на обучение, растущее онлайн-сообщество участников и многое другое. Присоединяйтесь / продлите сейчас и позвольте SHRM помочь вам в работе.

Как исправить опечатку в заявлении о приеме на работу?

Вы неправильно написали имя менеджера по найму в сопроводительном письме. В вашем задании на собеседование возникла странная проблема с форматированием. Вы отправили старую версию своего резюме, в котором под одним из заголовков было «бла-бла-бла».

Неужели вся надежда потеряна? Должны ли вы упаковать это и отказаться, потому что вы никогда не получите эту работу?

Определенно нет.На самом деле, есть простой способ оправиться от ошибки и легко вернуться в бег. Вот как это сделать:

Перестаньте беспокоиться

Прежде всего, сделайте себе слабину. Мы несовершенны, и иногда мы делаем ошибки. Конечно, вам хотелось, чтобы это произошло не в тот момент, когда вам нужно было выглядеть как профессионал, но это действительно не конец света.

«Мы все люди, и человек, просматривающий ваше приложение, тоже человек, поэтому мы это понимаем», — говорит специалист по привлечению талантов Muse Аманда Коррадо.«Это не автоматическое« нет ». И это действительно зависит от должности — если вы претендуете на должность редактора, я могу отнестись к опечатке более серьезно, чем, скажем, к должности инженера. Но не ругайте себя за это ».

Также важно помнить, что ошибки неизбежны как при поиске работы, так и при начале работы. Вот почему так важно доказать менеджеру по найму, что вы знаете, как прийти в норму, когда это действительно произойдет.

«Это своего рода отражение того, что может произойти в рабочей среде — вы делаете ошибку, и вы должны иметь возможность действовать правильно.Так что тот, кто уважительно следит за своей ошибкой и улавливает свою ошибку, лучше, чем тот, кто просто позволяет ей скользить и не исправляет ее. Они могут не принять ваш ответ, но никогда не помешает попробовать », — добавляет Коррадо.

Итак, как это сделать?

Найдите нужное контактное лицо

Попробуйте выяснить, кто просматривает заявки. Может быть, у HR-команды есть общий почтовый ящик, в который вы можете отправлять вопросы, или вы можете найти адрес электронной почты менеджера по найму в Интернете, или вы используете контактную информацию компании на их веб-сайте (честно говоря, стоит попробовать все, что не имеет «нет ответа»).

Если есть сомнения, воспользуйтесь функцией проверки телефона, чтобы устранить любые дыры в вашем приложении.

«Это так же просто, как сказать:« Похоже, у вас нет самой последней версии моего резюме. Могу я прислать вам обновленную? »- говорит Коррадо.

Последующие действия с вашими обновленными материалами

Как только вы найдете лучшее место для контакта, обратитесь. Это может выглядеть примерно так:

Привет [имя],

Я так рад подать заявку на [роль] в [компании].Однако я только что от волнения понял, что отправил не то [резюме / сопроводительное письмо]. Можно ли будет обновить мое приложение правильной информацией?

Большое спасибо и извиняюсь за недоразумение!

[Ваше имя]

Используйте вашу благодарственную записку в ваших интересах

Допустим, ваша опечатка произошла позже в процессе — в задании на собеседование или в электронном письме, которое вы отправили после собеседования.

В этом случае используйте благодарственное письмо как способ улучшить отношения.Это ваш последний шанс произвести хорошее впечатление, поэтому не бойтесь поднимать надвигающиеся проблемы.

Вы могли бы сказать что-то вроде: Я заметил, что, возможно, отправил ошибку на моем письменном тесте, и я хотел решить эту проблему … Или, продолжайте с: Извините за неправильное написание вашего имени в моем последнее письмо! Было приятно встретиться с вами [их настоящее имя написано правильно]…

Let it go

Конечно, этот совет больше применим к маленьким провалам.Бывают случаи, когда вы совершили серьезную ошибку, и исправить ее просто невозможно — будь то потому, что уже слишком поздно, это слишком большая ошибка, или потому, что вам некому помочь.

Это когда я должен сказать тебе, чтобы ты отпустил это (я знаю, мне очень жаль!). Как я уже сказал выше, вы никогда не сможете все делать правильно. Лучшее, что вы можете сделать, — это сделать все возможное, чтобы исправить это. А если больше нечего делать, примите тот факт, что это произошло, извлеките уроки из своей ошибки и двигайтесь дальше.

И помните, что одна маленькая неудача для вас может не показаться ни на что для менеджера по найму — и вы можете двигаться вперед в этом процессе, не беспокоясь об этом вообще.

Вы знаете, что я скажу, чтобы подвести итог, не так ли? Каким бы ни был исход вашей опечатки сейчас, убедитесь, что это больше не повторится.

Как это выглядит? В следующий раз, когда вы подадите заявку, дважды проверьте все свои материалы, а затем проверьте их трижды. Затем попросите друга осмотреть их.Затем не нажимайте «Отправить», пока не убедитесь, что все правильно. Этот контрольный список резюме и это сопроводительное письмо могут помочь.

Элис, ранее работавшая редактором журнала The Muse, с гордостью доказывает, что да, английские мейджоры могут изменить мир. Она написала для Muse почти 500 статей по любому поводу: от советов по продуктивности и сопроводительных писем плохим начальникам до крутых карьерных новичков, многие из которых были представлены в Fast Company , Forbes, Inc., CNBC’s Make It, USA Today College, Lifehacker , Mashable и многое другое.Она называет домом многие места, включая Иллинойс, где она выросла, и небольшой городок Гамильтон, где она училась в университете Колгейт, но она родилась, чтобы быть жительницей Нью-Йорка. Помимо того, что Элис заядлый писатель и читатель, она любит танцевать как профессионально, так и в ожидании метро.

Больше от Элис Калиш

Как сказать своим начальникам, что они неправы

Нам всем нравится быть правыми, но мы не можем быть правыми все время. Ошибки, допущенные менеджерами и руководителями, могут быть особенно дорогостоящими, а в некоторых случаях даже катастрофическими.

Репутация создается и рушится, деньги зарабатываются и теряются, а успех достигается и которым рискуют на основе решений, которые они принимают.

Но чем больше у менеджеров власти в организации, тем меньше вероятность того, что люди поймут их на ошибках, потому что, ну, они боссы.

Это делает еще более важным высказаться, когда вы знаете, что ваш начальник неправ, но перспектива сделать это может сбить с толку даже самого храброго человека. Вероятно, ваш босс — это человек, который нанял вас и подписывает вашу зарплату.Он или она на одно звено выше вас в пищевой цепочке, и ему может не понравиться, когда его перехитрит «подчиненный». Итак, вы рискуете рассказать ему о его ошибке? Или вы прикусите язык и уйдете из компании, чтобы разобраться в этом беспорядке?

Если для вас важны благополучие вашей организации и ваша честность, важно преодолеть свои страхи и высказаться. Это может показаться неестественным и рискованным, и это может идти вразрез с вашей офисной культурой, но, если вы вежливы и искусны, вы можете помочь своему боссу все исправить, никого не расстраивая.

Нажмите здесь для просмотра стенограммы этого видео.

Эта статья и видео проведут вас через некоторые из наиболее важных моментов, которые следует учитывать, когда вам нужно сказать своему боссу, что она ошибается.

Восемь советов, как выразить свою обеспокоенность

Трудно предсказать, как ваш начальник отреагирует на то, что он ошибается. Для одних менеджеров это может означать неповиновение, но другие ценят мнение своих людей и ценят, когда им бросают вызов.Некоторые лидеры даже ожидают, что вы это сделаете.

Главное — делать это правильно, чтобы ваш менеджер не «потерял лицо». В конце концов, никто не любит, когда ему говорят, что он неправ. Сделайте это правильно, и вы сможете повысить свою профессиональную репутацию. Просто имейте в виду следующие восемь советов.

Примечание:

В этой статье предполагается, что ваш начальник открыт и рассудителен. Если вы по опыту знаете, что «обратная связь» в вашей компании чаще приводит к дисциплинарным слушаниям, чем к справедливым слушаниям, будьте особенно осторожны.

1. Делайте домашнее задание

Вы должны быть уверены, что ваш босс действительно допустил ошибку, прежде чем упоминать об этом. Помните, что у него, вероятно, есть доступ к большему количеству информации, чем у вас, и что он на самом деле может быть прав. Дважды проверьте проблему, потому что если вы отметите что-то неправильно, вы только потеряете связь.

Вам также необходимо разработать хотя бы одно возможное решение, которое вы можете предложить. Постарайтесь подкрепить свои предложения данными — возможно, вы сможете поделиться с вами идеями, которых нет у вашего начальника.Независимо от того, будет ли ваше решение принято, готовое средство продемонстрирует вашу инициативу, придаст вам убедительности и позволит вам уйти от ошибки, чтобы сосредоточиться на исправлении ситуации.

2. Проверьте свои мотивы

Прежде чем постучать в дверь своего босса, подумайте, действительно ли стоит упоминать ее ошибку. Вероятно, лучше всего оставить мелкие дела в покое, чтобы не казаться стонущими, критическими или подрывающими. Это также сделает любое вмешательство, которое вы сделаете в будущем, гораздо более эффективным.

Также подумайте, хотите ли вы высказаться, просто чтобы выразить несогласие или придираться. Вы могли бы значительно усугубить ситуацию без уважительной причины. Но если есть веская деловая причина для беспокойства или если ошибка может нанести ущерб репутации вашего начальника, она может с облегчением услышать ваши опасения.

3. Time It Right

Очень важно выбрать подходящий момент, чтобы привлечь внимание начальника. Не ждите, что вы сможете войти в его офис со списком проблем и получить теплый прием или поднять вопрос на собрании команды и получить за это благодарность.Сложные разговоры, скорее всего, пройдут хорошо, если вы позволите начальнику выбрать время, когда он сможет уделить вам все свое внимание.

Однако, если вы заметите немедленную критическую проблему, не сомневайтесь — у вас может быть небольшой выбор, кроме как публично высказаться, пока не стало слишком поздно. Просто помните, что решение о дальнейших действиях по-прежнему лежит на вашем начальнике.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте карьерные навыки каждую неделю, и получайте бонусную рабочую книгу 8 способов построить хорошие отношения на работе, бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

4.Проявляйте уважение и смирение

По возможности разговаривайте со своим начальником наедине, чтобы не афишировать проблему и не смущать ее перед другими людьми.

Если это чрезвычайная ситуация, и говорить наедине нельзя, поднимите вопрос с уважением и таким образом, чтобы не подвергать сомнению цепочку подчинения и не угрожать положению вашего босса. Если он отключит вас на полпути, примите это и вернитесь к проблеме позже за закрытыми дверями.

Начните с вежливого запроса разрешения обсудить трудный вопрос.Это даст вашему боссу возможность собраться и предложить вам продолжить. Если все в порядке, продолжайте в духе уважения. Зрелость, сочувствие и смирение, вероятно, облегчат ситуацию, в то время как самоуверенность, злорадство или поведение так, будто вы знаете больше, чем ваш босс, «упадут, как свинцовый шар».

Важно оставаться профессионалом и концентрироваться на бизнесе, даже если у вас есть мотивация говорить из-за того, как ошибка вашего начальника повлияет на вас лично. Меньше всего вам хочется выглядеть так, как будто ваши интересы важнее компании, или сосредоточиться на личных неудачах вашего начальника, поэтому сосредоточьтесь на том, как его ошибка повлияет на цели вашей команды и миссию компании.

5. Следите за своим языком

Будьте осторожны при использовании таких слов, как «неправильно» и «ошибка». Тон «я же вам так говорил» и резкие выражения, в которых назначается обвинение, создают впечатление, будто вы собираетесь «одержать победу». Если ваш босс думает, что вы пришли разоблачить или оскорбить его, он просто закопается или, что еще хуже, отомстит.

Так что будьте вежливы и тактичны. Используйте менее эмоциональный, более совместный язык и ведите своего начальника к сеансу решения проблем, а не к спору. Постарайтесь расчистить ему дорогу к вашим идеям, не обижаясь и не теряя лица.

6. Осторожно выражайте беспокойство

Если вы чувствуете, что ошибка вашего начальника имеет юридические, финансовые последствия, а также последствия для здоровья и безопасности, вы можете иметь право на более серьезное беспокойство. Отдел кадров — хорошее место, где можно конфиденциально проверить свои мысли, прежде чем обращаться к начальнику вашего начальника.

Опять же, не забудьте контролировать свои эмоции и сдерживать язык. Помните, что на кону и ваша собственная репутация.

Если действия вашего начальника особенно серьезны или даже незаконны, важно, чтобы вы изложили свои опасения в письменной форме, чтобы прикрыть себя.Возможно, вы также захотите принять более решительные меры, но будьте осторожны, потому что изобличение само по себе может иметь серьезные последствия.

7. Признайте свою ошибку

В какой-то момент этого процесса вы можете обнаружить, что это вы сделали ошибку. Ваша реакция на исправление может иметь такое же значение, как и то, как вы сказали своему боссу, что он был неправ. Отнеситесь к исправлению с добротой и, если уместно, принесите извинения. В противном случае вы можете серьезно испортить отношения с начальником.

8. Отпустить

Иногда приходится смириться с тем, что начальник будет настаивать. Возможно, вам не удалось ее убедить, или она не изменила своего мнения. Какова бы ни была причина, когда становится ясно, что она «придерживается своего мнения», обычно лучше изящно откланяться и не поднимать вопрос снова.

В некоторых случаях было бы целесообразно отметить тот факт, что вы высказали озабоченность, на случай будущих расследований.

Почему важно говорить «Стоп»

Набравшись смелости, чтобы сообщить своему боссу, когда он ошибается, вы можете предотвратить катастрофу, спасти репутацию или защитить карьеру, что сделает вас более ценным сотрудником.Выступление может показаться неудобным, но это важно, потому что безоговорочная власть может привести к катастрофе.

Например, в авиационной отрасли безопасность зависит от хорошей связи в кабине экипажа. Бортинженеры должны быть готовы сообщить своим капитанам, когда они ошибаются, так же как капитаны должны слушать своих подчиненных.

Когда исследователи обнаружили, что этому препятствует укоренившаяся иерархия, отрасль изменила свои процедуры.Он побуждал подчиненных задавать вопросы своему начальству и требовал от экипажей проводить послеполетные разборы, чтобы обсудить, что пошло не так, что пошло правильно и с чем можно было бы лучше справиться. За два десятилетия количество ошибок, совершаемых людьми, а не машинами, снизилось на 50 процентов, и теперь большинство капитанов отвергают иерархию кабины экипажа в пользу открытого двустороннего общения со своими коллегами.

Напротив, исследование индустрии здравоохранения США в 2013 году показало, что 440 000 американцев умирают каждый год в результате предотвратимых медицинских ошибок, таких как введение неправильного лекарства или операции на неправильной части тела.Некоторые из этих катастрофических результатов случаются из-за того, что с ошибками в операционных справляются хуже, чем в авиационной отрасли.

Медсестры не всегда вызывают беспокойство у хирургов, а хирурги, например, не всегда слушают анестезиологов. «Начальникам» обычно доверяют, а младшие коллеги часто воздерживаются от выражения своих опасений из-за страха подвергнуться остракизму или наказанию.

Но вы становитесь частью проблемы, когда не говорите об ошибках начальника.И тогда вы тоже замешаны в исходе.

Совет:

См. Нашу книгу «Взгляд на мышление черного ящика» чтобы узнать больше об опасностях игнорирования ошибок.

Ключевые моменты

Сказать своему боссу, что он или она неправ, может быть пугающей перспективой. Если вы сделаете это неуклюже или по бесполезным мотивам, рабочие отношения могут быть нарушены, а безопасность вашей работы окажется под угрозой.

Однако многие менеджеры довольны, когда вы даете им понять, что они принимают не лучшее решение, особенно если таким образом вы предотвращаете потенциальный кризис.Делайте это уважительно, тактично, надлежащим образом и своевременно и признайте право вашего начальника принимать окончательное решение.

Тогда вы сыграете свою роль в предотвращении проблем, сохранении репутации и повышении карьеры — включая вашу собственную!

Организационные извинения

Вкратце об идее

Проблема

Организации часто не могут правильно извиниться. Многие руководители опасаются, что извинение может привести к судебному преследованию их фирмы; другие предлагают беглое «извините», не обращая внимания на озабоченность жертв.Неудачные извинения обходятся дорого, в результате подрываются репутация и отношения.

Решение

Компаниям нужны более четкие инструкции для определения того, заслуживает ли ошибка извинений, а в случае необходимости — для составления и доставки эффективного сообщения.

Формула

Задайте четыре вопроса: Было ли нарушение? Было ли это основой нашего обещания или миссии? Как отреагирует публика? Мы стремимся к переменам? Затем тщательно подумайте о том, кто, что, где, когда и как должен приносить извинения.

The Washington Post назвала это «жутким». The Atlantic заявили, что это «могло быть незаконным». Один защитник конфиденциальности задался вопросом, могло ли это довести людей до самоубийства. Это были лишь некоторые из реакций на раскрытие в июне 2014 года того, что Facebook позволил академическим исследователям манипулировать новостными лентами 689000 пользователей в течение одной недели. Эксперимент, в котором половина пользователей видела меньше положительных постов, чем обычно, а другая половина — меньше отрицательных, был разработан, чтобы определить, заставят ли изменения сами люди писать больше положительных или отрицательных постов.Фактически, исследователи нашли доказательства «эмоционального заражения» и опубликовали результаты в престижном научном журнале. Но их выводы были затмины общественным резонансом.

Вскоре после того, как эта история стала известна, ведущий исследователь сделал заявление, в котором сказал, что он и его коллеги сожалеют о беспокойстве, которое вызвала их работа. Но Facebook защищал свои действия в течение нескольких дней, объясняя, что шаблонный язык в его пользовательском соглашении из 9000 слов представляет собой информированное согласие.Прошла почти неделя, прежде чем главный операционный директор компании нерешительно извинился за «плохое информирование» об исследовании. Три месяца спустя технический директор сделал еще одно заявление, в котором заявил, что Facebook был «не готов к реакции», признал, что «есть вещи, которые мы должны были сделать по-другому», и сформулировал новые руководящие принципы исследования. Тем не менее, он избегал слов «извините» и «извините».

В этом эпизоде ​​Facebook допустил две ошибки: во-первых, он подорвал доверие пользователей.Во-вторых, это усугубило проблему неудобным, трехступенчатым, не очень раскаявшимся извинением.

Подобные сценарии слишком распространены. В какой-то момент каждая компания совершает ошибку, требующую извинений — перед отдельным лицом; группа клиентов, сотрудников или деловых партнеров; или общественность в целом. И чаще всего организации и их лидеры не приносят эффективных извинений, если вообще не приносят извинений, что может серьезно повредить их отношениям с заинтересованными сторонами и их репутации, особенно если инциденты станут достоянием общественности (и преданы огласке).

Дополнительная литература

• Когда лидеру следует извиняться, а когда нет?

  Коммуникация Статья в журнале

  Для лидера публичное извинение — всегда рискованный шаг. Понимание того, что можно и чего нельзя делать, поможет вам избежать как безрассудных попыток уклоняться от попыток, так и ненужного раскаяния.

Компаниям нужны четкие инструкции для определения того, заслуживает ли ошибка извинений, и, если это так, как передать сообщение.В этой статье мы представляем формулу извинения, основанную на нашей работе и исследованиях в области менеджмента и психологии, которая дает диагностические и практические рекомендации о том, кто, что, где, когда и как может принести извинения. Итог для серьезных проступков: руководители высшего звена должны немедленно выразить откровенность, раскаяние и обязательство измениться в громкой обстановке — и сделать это искренним.

Дилемма извинений

Давайте с самого начала осознаем два факта об извинениях: во-первых, мы психологически предрасположены находить причины (или оправдания), чтобы откладывать или избегать извинений.Извиняться неудобно и рискованно. Речь идет о потере власти или лица — это меняет статусную иерархию и заставляет нас быть признанными, по крайней мере временно, другой стороне. Это неприятно. Поэтому неудивительно, что люди стараются не зацикливаться на ошибках и не привлекать к ним внимание, и когда на одну указывают, они начинают защищаться, аргументируя свою точку зрения и перекладывая вину на других.

Извинения еще сложнее в организационном контексте. Обдумывая, нужно ли и как извиняться, даже опытные лидеры могут прийти в нерешительность.Это понятно. Ошибка компании часто возникает по вине одного подразделения или сотрудника, а плохая ситуация часто усугубляется событиями, не зависящими от нее. Может показаться несправедливым, что генеральный директор или вся организация должны брать на себя ответственность.

Во-вторых, компании имеют сильную тенденцию оценивать ситуацию через призму закона. Корпоративный советник может сосредоточиться на том, были ли нарушены какие-либо законы, и предупредить менеджеров, что извинения могут быть истолкованы как признание ответственности (возможно, подвергнув компанию судебному разбирательству), а не как попытка посочувствовать потерпевшей стороне.Это важное различие, потому что эффективные извинения затрагивают чувства получателя — они не подтверждают точку зрения. К сожалению, во многих организациях укоренилась спорная точка зрения: даже лидер, который не консультируется активно с адвокатом, может беспокоиться о том, что извинение может создать юридические проблемы.

Компаниям нужно перестать так думать. Большинство извинений обходятся недорого, а многие приносят существенную пользу. Они могут помочь разрядить напряженную ситуацию, а опасения судебного разбирательства часто необоснованны.Рассмотрим поставщиков медицинских услуг. В течение многих лет медицинским работникам советовали не извиняться за ошибки, которые причинили вред или даже убили пациентов, потому что это могло сделать больницу уязвимой для судебного иска о халатности. Но исследования показали, что, когда некоторые больницы начали разрешать врачам приносить извинения пациентам и их семьям или даже делать извинения обязательными, вероятность судебного разбирательства снизилась на , на .

Стоит ли извиняться?

Если компания обсуждает вопрос о том, извиняться или нет, менеджеры должны учитывать характер и серьезность нарушения, а также затраты и преимущества принесения извинений.Четыре вопроса помогут определить, нужны ли извинения.

1. Было ли нарушение, реальное или мнимое?

Когда компания приносит свои извинения, она принимает на себя полную или частичную вину за причиненный вред. Поэтому сначала необходимо определить, действительно ли произошло нарушение, и если да, то несет ли компания ответственность. Но вот сложная часть — это нужно делать быстро, а понимание ответственности имеет значение.

Рассмотрим кризис, с которым столкнулась Coca-Cola в 1999 году.Это началось 8 июня, когда школьник из Бельгии сообщил, что почувствовал себя плохо после того, как выпил кока-колу. В течение нескольких дней сотни людей приписали напиткам Coca-Cola лихорадку, головокружение и тошноту, и многие отправились в больницы. Сначала компания настаивала на том, что ее продукция не представляет опасности для здоровья и что плохой углекислый газ на заводе в Антверпене вызвал ненужную тревогу. Генеральный директор М. Дуглас Айвестер, надеясь, что кризис «утихнет», сказал, что он решил «не уделять этому внимания».Но к концу недели компания была вынуждена убрать с полок более 50 миллионов напитков во Франции, Германии и Бельгии. Наконец, более чем через неделю после первого инцидента, Айвестер публично заявил, что он и его руководители «глубоко сожалеют о любых проблемах, с которыми сталкиваются наши европейские потребители».

Если мы поставим себя на место Ивестера, мы легко поймем, почему у Coca-Cola могли возникнуть проблемы с принятием быстрого решения о том, извиняться ли. Во-первых, мы все предпочли бы видеть результаты внутреннего расследования и точно понимать, что привело к плохому исходу и как предотвратить его повторение, прежде чем делать какие-либо заявления.Во-вторых, с такой же вероятностью мы будем надеяться, что проблема исчезнет из поля зрения. И в-третьих, мы, вероятно, почувствовали бы себя защищающейся и несправедливо обвиняли. Руководители Coca-Cola искренне считали, что сообщения о проблемах со здоровьем были преувеличены и что многие жалобы не имели ничего общего с их продуктами.

Но компании должны преодолеть тенденцию ждать, оставаться в тени или аргументировать факты. Вместо этого лидеры должны учитывать мнения других о потенциальном нарушении и быстро предпринимать меры для их устранения.Извинения позволяют руководителю выразить озабоченность и передать ценности организации — даже когда проводится расследование того, что именно произошло и кто несет ответственность.

Принимая извинение, мы должны учитывать «психологический контракт» — ожидания клиентов, сотрудников, деловых партнеров или других заинтересованных сторон в отношении обязанностей организации и того, что является правильным или справедливым. Это часто выходит далеко за рамки любого явного контракта. Чтобы понять эти ожидания, менеджеры должны представить ситуацию с разных точек зрения.

Дополнительная литература

Рассмотрим запуск Mattel Hello Barbie, куклы, которая записывает и загружает разговоры в Mattel в Интернете, чтобы отвечать на них индивидуально. Mattel думала, что способность куклы запоминать имя и предпочтения ребенка будет уникальным преимуществом, но критики быстро высказали опасения относительно конфиденциальности. Mattel никогда не намеревалась причинить вред, но восприятие потребителями «подслушивающей Барби» было настолько негативным, что компания была вынуждена публично заверить клиентов в том, что Mattel привержена принципам безопасности.Предположительно, руководители могли предвидеть, что игрушка, которая записывает детские игры и загружает ее в компанию, поднимет флаги. В ситуации с Facebook, если бы компания рассмотрела перспективы своих заинтересованных сторон до начала исследования манипуляции эмоциями, она могла бы избежать значительной части последствий. К тому же Coca-Cola должна была знать, что следует немедленно решать даже проблемы со здоровьем, связанные с ее продуктами.

2. Было нарушение основным или непрофильным?

Определенные виды деятельности и обязанности являются центральными для продуктов, услуг и миссии компании.Другие обязанности второстепенные или менее значимые. Если в автомобилях автопроизводителя имеется дефект, угрожающий безопасности водителей или посетители ресторана страдают от пищевого отравления, это основные нарушения. Когда бухгалтерская фирма Arthur Andersen заверила финансовую отчетность Enron и не смогла раскрыть масштабное мошенничество компании, она нарушила свою основную ответственность.

Другие нарушения могут касаться бизнес-функции, выходящей за рамки операционной деятельности компании. Например, Apple и другие компании критиковали за использование трансфертного ценообразования и других финансовых инструментов для минимизации налоговых счетов — практика, которая оскорбляет людей, считающих уплату налогов гражданским долгом.Хотя это является нарушением, по крайней мере, для некоторых их потребителей, это не является основным, поскольку налоговый учет не является основным видом деятельности этих компаний.

Основные нарушения представляют фундаментальную угрозу миссии организации. Поэтому серьезные извинения имеют решающее значение, а неудачные извинения могут нанести значительный ущерб. Компания, допустившая неосновное нарушение, обладает большей гибкостью, хотя извинения все же могут быть обоснованными или полезными.

3. Как отреагирует общественность?

Иногда нарушения, причиняющие вред только одному человеку или небольшой группе, могут оставаться личным делом.Но помните, что благодаря Twitter, Instagram, Yelp, Facebook и другим социальным сетям одна жалоба клиента может легко стать вирусной и повлиять на восприятие миллионов потенциальных клиентов. Даже самые маленькие проступки могут превратиться в эпические (и дорогостоящие) кошмары по связям с общественностью.

Рассмотрим, что случилось с United Airlines в 2008 году. Компания якобы повредила гитару канадского певца во время полета из Галифакса в Небраску, а затем подвергла его обслуживанию клиентов в стиле кафки.В доинтернетовскую эпоху общественность, вероятно, никогда бы не узнала об этом инциденте. Социальные сети изменили это: в этом случае разочарованный певец написал песню под названием «United Breaks Guitars» и разместил видео с ней на YouTube. Он стал сенсацией: в первый день его просмотрели почти 15 000 человек, а с тех пор — более 14 миллионов. В конце концов Роб Брэдфорд, управляющий директор по клиентским решениям United, позвонил певице и прямо извинился; он также спросил, может ли авиакомпания использовать видео для улучшения обслуживания клиентов.

При оценке вероятной реакции на инцидент компании должны принимать во внимание относительный размер и статус сторон. Нарушение, совершенное крупной, влиятельной или авторитетной организацией (например, United, Google, Walmart или правительством США) в отношении лица или группы с низким статусом и малой властью, с большей вероятностью вызовет общественное возмущение и потребует извинение — чем нарушение, совершенное семейным бизнесом или нарушение, которое причиняет вред только богатым людям или корпорациям.

4.Готова ли компания пойти на изменения?

При оценке того, извиняться или нет, руководители организации должны также сосредоточить внимание на том, в какой степени они готовы — и способны — изменить поведение компании. Если они не могут или не хотят делать что-то по-другому в будущем, извинения будут слабыми, потому что они будут звучать пусто и неубедительно.

Когда Target и Home Depot пострадали от нарушений кибербезопасности, в результате которых хакерам была предоставлена ​​информация о кредитных картах клиентов, извинения компаний были бы неэффективными без обещаний ввести процедуры, предотвращающие повторение.(Чтобы увидеть примеры, когда компаниям имеет смысл стоять твердо перед лицом предполагаемого вреда, см. Врезку «Извините, не извиняйтесь»: сила непримиримости ».)

Иногда менеджеры настолько сосредотачиваются на своем новом образе действий, что забывают извиниться. Это ошибка; без угрызений совести люди, скорее всего, подумают, что вы приукрашиваете нарушение.

Формула извинений: правильный способ извиниться

Если компания решила извиниться, она должна сделать это правильно.Поразительно, сколько благонамеренных и изощренных организаций совершенно не приносят извинений. Хорошее извинение может восстановить равновесие или даже улучшить отношения, а плохое может только усугубить ситуацию. Чтобы сделать это правильно, компаниям необходимо тщательно подумать о том, кто, что, где, когда и как.

Кто.

Чем серьезнее и серьезнее нарушение, тем более необходимо, чтобы старший руководитель — до генерального директора включительно — принес свои извинения.В случаях, когда есть явный нарушитель — сотрудник, совершивший ошибку, — может быть целесообразно привлечь этого человека. Но если он или она недостаточно высокопоставленные, вы рискуете обидеть потерпевшую сторону или общественность, заявив, что вы не относитесь к нарушению серьезно. Точно так же, как лучше быть чрезмерно одетым, чем недостаточно одетым, в случае сомнений вам следует ошибиться в том, чтобы попросить извинения от высшего руководителя.

Например, Target опубликовала заявление тогдашнего генерального директора Грегга Штайнхафеля на следующий день после обнаружения нарушения безопасности.Когда самолет, полный пассажиров JetBlue, застрял на взлетно-посадочной полосе на восемь часов, тогдашний главный операционный директор Роб Марустер принес извинения на YouTube.

Решить, кому извиняться, зачастую просто, хотя компании тоже могут ошибаться. Рассмотрим видео, которое Чип Уилсон, основатель Lululemon, выпустил во время шумихи по поводу интервью, в котором он сказал, что штаны для йоги его бренда не подходят для некоторых тел. Его фраза «Мне жаль, что вы все это пережили» было адресовано сотрудникам, а не клиентам, и подверглось резкой критике.Эффективные извинения доставляются непосредственно человеку или людям, пострадавшим. Когда эта группа большая и разрозненная, организация может пожелать принести «открытые» извинения через прессу или социальные сети.

Дополнительная литература

Что.

Это суть извинения — слова, которые вы говорите, и действия, которые вы предпринимаете. Важно помнить о трех целях: откровенность, раскаяние и стремление к переменам.

Лучшие извинения показывают искренности. Они не оставляют места для двусмысленности или неправильного толкования, и они абсолютно ясно дают понять, что организация признает как причиненный вред, так и свою собственную ответственность.Обратите внимание на искренние извинения, которые генеральный директор Razer принес после серьезных задержек с предварительными заказами на ноутбук Blade в 2014 году. «Мы проделали ужасную работу, предугадывая и удовлетворяя спрос на наши продукты … Мы не справляемся. Я отстой в этом. Я приношу свои извинения всем, кому приходилось ждать целую вечность каждый раз, когда мы запускаем новый продукт ».

Организации никогда не должны защищаться или пытаться оправдать нарушение. Однако объяснения и информация могут помочь. Например, извинения авиакомпании за механическую задержку более эффективны, если авиакомпания точно объяснит, какая деталь сломана, что делается для ее устранения, сколько времени это займет и почему проблема не будет представлять угрозы безопасности после ее устранения.Военные письма с соболезнованиями — форма институциональных извинений — обычно содержат подробные сведения об обстоятельствах миссии, во время которой был убит солдат. Получив некоторую информацию, пострадавшие лучше понимают более широкий контекст и точку зрения организации.

Эффективные извинения также выражают раскаяния. Мы критиковали Facebook за то, как Facebook проводит исследование по манипулированию эмоциями, но в 2006 году, когда пользователи были расстроены только что запущенной функцией новостной ленты компании, генеральный директор Марк Цукерберг принес безупречные извинения.«Мы действительно испортили это дело», — начиналось его письменное заявление. Он продолжал использовать такие фразы, как «плохая работа», «ошибки», «мы упустили этот момент», «большая ошибка» и «извините». Он даже поблагодарил группы, которые сформировались для протеста. «Хотя мне жаль, что я не рассердил так многих из вас, я рад, что мы услышали вас». Его выбор слов был полон раскаяния и самоуничижения — и действенным.

Третий ключевой ингредиент демонстрирует стремление к изменениям. Извинение должно дистанцироваться от «старого я», совершившего нарушение, и создать «новое я», которое не будет вести себя подобным образом.Иногда увольняют виновного в ошибке. Иногда, как в случае нарушений безопасности Target и Home Depot, вводятся новые процедуры. Организации могут также продемонстрировать серьезность намерений, назначив независимый орган для расследования инцидента и рекомендации изменений — и пообещав выполнить рекомендации.

Посмотрите, как отреагировала Ассоциация такси Ванкувера в 2014 году после того, как водитель такси оставил мать и ее больного ребенка на обочине дороги после того, как он понял, что они намеревались оплатить поездку из местной больницы в аэропорт выданным больницей ваучер на такси, который, как он не верил, примет его компания.(На самом деле, так и будет.) Ассоциация такси не только выразила сожаление по поводу инцидента, но и продемонстрировала готовность к изменениям, отстранив водителя и установив четкую политику, предписывающую всем такси принимать все ваучеры из местных больниц в любое время.

А теперь давайте рассмотрим извинение, в котором отсутствовали три элемента «что?»: Искренность, раскаяние и стремление к переменам. В 2009 году генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн принес расплывчатые извинения за неопределенные действия финансовой индустрии, которые привели к Великой рецессии.Его язык подвергся резкой критике. Как передовица New York Times написала: «Его замечания и близко не подходят к извинениям… поскольку он на самом деле никогда не говорил того, о чем сожалел… или перед кем извинялся». Он также не объяснил, как банк изменит свое поведение.

Бланкфейн, однако, усвоил урок. После этого публичного упрека он провел еще одну пресс-конференцию, на которой признал, что Goldman участвовал «в вещах, которые были явно неправильными, и у нас есть причины сожалеть и извиняться».Фирма пообещала выделить 500 миллионов долларов, чтобы помочь малому бизнесу оправиться от рецессии. Это извинение было гораздо более откровенным, выражало раскаяние и демонстрировало стремление к переменам.

Где.

Если компания хочет контролировать освещение извинений, настройка может определить, насколько громким и широко услышанным будет сообщение. Организации часто по умолчанию делают письменные заявления, которые доходят до широкой аудитории, особенно когда они публикуются в газетах. Target сделала это после взлома своей системы безопасности, как и News International после того, как было обнаружено, что некоторые из ее газет незаконно взламывали телефоны.Для более индивидуального подхода генеральный директор или другой руководитель может записать заявление на камеру, как это сделал Марустер из JetBlue. Живое заявление, с аудиторией или без нее, увеличивает воспринимаемую важность извинений. В некоторых случаях руководителям может даже иметь смысл поехать в место, где произошло нарушение — место крушения, место аварии на производстве и так далее. Это не только обеспечивает готовый для камеры фон, но также показывает, что руководитель достаточно заботится о том, чтобы увидеть ущерб воочию и лично принести извинения жертвам.Например, когда рейс Southwest Airlines пролетел над взлетно-посадочной полосой в аэропорту Мидуэй в Чикаго в 2005 году, убив шестилетнего мальчика и ранив других, генеральный директор Гэри Келли немедленно вылетел в Чикаго, посетил больницу, провел пресс-конференцию и предложил несколько советов. извинения, получив высокие оценки за чувствительность.

Менеджеры, однако, должны понимать, что такой подход сопряжен с риском. Живые извинения на месте ставят лидера в неконтролируемую среду. Личные извинения перед жертвами могут быть эффективными, если они примут извинения, но в противном случае мероприятие может превратиться в публичную конфронтацию.Иногда публичные извинения воспринимаются как рекламный ход. Социальные сети изменили подход к выбору места для извинения, поскольку теперь письменное заявление компании может быть опубликовано и ретвитировано, охватывая гораздо больше людей, чем обычно можно увидеть в вечерних новостях.

Когда.

Хорошее извинение приходит быстро. Скорость сигнализирует об искренности и развеивает представление о том, что руководители чувствуют неуверенность или неопределенность в отношении своей ответственности. Иногда компании откладывают извинения по веским причинам, таким как желание Coke в 1999 году исследовать проблемы со здоровьем клиентов и их первопричину.Намерение Facebook представить полностью сформированный план, чтобы продемонстрировать свою приверженность переменам, по-видимому, стало одним из факторов, которые привели к медленным извинениям за исследование манипуляции эмоциями. Желание проявлять осторожность разумно, но мы считаем, что лучше быстро принести извинения, чем хранить молчание. «Пока мы собираем факты, чтобы точно понять, что произошло, мы хотим, чтобы наши клиенты и сотрудники знали, что мы приносим свои извинения за причиненный нами вред. Знайте, что мы разрабатываем планы, чтобы этого больше не повторилось.Мы свяжемся с вами к концу недели и расскажем подробности ».

Хотя быстрые извинения предпочтительнее, окно возможностей для извинений никогда полностью не закрывается, и для многих жертв запоздалое извинение лучше, чем его отсутствие. Рассмотрим хорошо полученное заявление Мэри Барра из GM после отзыва компании в 2014 году о неисправных выключателях зажигания — проблеме, о которой компания знала, но не принимала мер в течение 10 лет: «Сегодняшний GM поступит правильно … Прости.» Барра также сказал сотрудникам, что нарушение «неприемлемо»; 15 лидеров, которых считали ответственными за сокрытие, были отпущены.Если предыдущий генеральный директор решил не приносить извинения за нарушение, но новый генеральный директор считает, что оно оправдано, организация должна сделать это независимо от временной задержки.

Как.

Способ извинения может иметь такое же значение, как и его содержание. Неформальный язык и личное общение могут помочь. Вспомните, как Цукерберг использовал фразу «Мы действительно все испортили».

Или представьте, что произошло, когда DiGiorno pizza использовала хэштег #WhyIStayed для продвижения своей пиццы, не понимая, что этот тег уже используется женщинами, чтобы поделиться своим опытом жестокого обращения.Компания не только удалила свой первоначальный твит, но и последовала за ним другим: «Миллион извинений. Не читал, о чем был хэштег перед публикацией ». Он разослал прямые твиты каждому, кто выразил возмущение: «@ejbrooks Это было. И мне очень жаль этого, Эмма. Примите мои глубочайшие извинения ».

Письменные заявления имеют то преимущество, что они быстро передаются по радио, но зачастую легче подобрать правильный тон с помощью речи. Лидер может полагаться на невербальные сигналы, чтобы передать эмоции, смирение и сочувствие.Например, угрызения совести можно показать выражением лица, а стремление к переменам подкрепить энергичными жестами.

Но личные извинения сложно осилить. Лидерам бизнеса, привыкшим демонстрировать силу и уверенность в себе, может быть трудно подать правильный тон раскаяния. Для некоторых это может потребовать тщательного планирования и репетиции. Ярким примером лидера, который неправильно понял «как» извинения, является Тони Хейворд, тогдашний генеральный директор BP. Во время катастрофического разлива нефти Deepwater Horizon в Мексиканском заливе он принес следующие извинения: «Приносим извинения за огромный ущерб, который это нанесло жизням [людей].Нет никого, кто хочет этого больше, чем я. Я хочу вернуть свою жизнь ». Это было поразительно глухое замечание, которое иллюстрирует опасность внезапных или импровизированных извинений. (Хейворд ушел в отставку через несколько недель.)

Подготовка к извинениям

Как правило, чем более важным для миссии компании является нарушение и чем больше людей оно затрагивает, тем важнее, чтобы извинения были безупречными. Что касается основных нарушений, то «что» должно демонстрировать огромную приверженность к изменениям, «кто» должен быть старшим руководителем, «когда» должен быть быстрым, «где» должен быть заметным и «как» »Должны быть глубоко искренними и демонстрировать сочувствие.

Есть отрасли, которые так часто извиняются, что их практика сводится к науке. Рестораны неизбежно совершают ошибки — неправильно принимают заказ, готовят неправильное блюдо, неправильно рассчитывают счет — и посетители ожидают быстрого визита и извинений от менеджера, а также небольшого предложения (часто бесплатного десерта) в качестве утешения. Когда отель Ritz-Carlton не смог доставить звонок-будильник в назначенный час, из-за чего гость опоздал на важную встречу, менеджер стойки регистрации немедленно извинился и предложил прислать бесплатный завтрак.Когда гость вернулась в тот вечер, она нашла написанные от руки извинения от генерального директора, свежую клубнику, сухофрукты и конфеты. Вместо того, чтобы критиковать отель, она бредила своим друзьям пятизвездочным обслуживанием, которое она получила.

Совершенно необходимо заранее продумать виды событий, которые вызовут необходимость извинений со стороны организации, и то, как они будут проводиться. Мы рекомендуем ролевые игры и «репетиции извинений». Эти инвестиции не сводятся исключительно к борьбе с ущербом: хорошо выполненное извинение может улучшить отношения с клиентами, сотрудниками и общественностью, в результате чего у компании будет более выгодное положение, чем до ошибки.Это результат, к которому должен стремиться каждый лидер.

Версия этой статьи появилась в выпуске за сентябрь 2015 г. (стр. 44–52) Harvard Business Review .

выгорание — это ваше рабочее место, а не ваши люди

Мы склонны думать о выгорании как об индивидуальной проблеме, которую можно решить, «научившись говорить« нет »», больше занимаясь йогой, улучшая техники дыхания, практикуя устойчивость — список самопомощи можно продолжать. Но появляется все больше свидетельств того, что применение личных пластырей к эпическому и быстро развивающемуся феномену на рабочем месте может навредить, а не помочь битве.Теперь, когда «выгорание» официально признано Всемирной организацией здравоохранения (ВОЗ), ответственность за управление им перешла от человека к организации. Руководители примите к сведению: сейчас на вы , чтобы разработать стратегию выгорания.

Неклассификационная классификация

Термин «выгорание» возник в 1970-х годах, и последние 50 лет медицинское сообщество спорило о том, как его определить. Поскольку дискуссия становится все более спорной, последнее заявление ВОЗ, возможно, вызвало больше путаницы, чем ясности.В мае ВОЗ включила выгорание в свою Международную классификацию болезней (МКБ-11), и общественность сразу же предположила, что выгорание теперь будет считаться заболеванием. Затем ВОЗ выпустила срочное разъяснение, в котором говорится: «Выгорание включено в 11-ю редакцию Международной классификации болезней (МКБ-11) как профессиональное явление, а не , а не как заболевание… причины, по которым люди обращаются в службы здравоохранения. но это не классифицируется как болезнь или состояние здоровья.”

Вы и ваша команда. Серия

Напряжение

Хотя ВОЗ в настоящее время работает над руководящими принципами, которые помогут организациям в разработке стратегий профилактики, большинство из них до сих пор не знают, что делать с выгоранием. Поскольку это явно не было классифицировано как заболевание, дело не столько касается ответственности работодателей, сколько влияния на благополучие сотрудников и огромных связанных с этим расходов.

Эмоциональный и финансовый ущерб

Когда исследователи из Стэнфорда изучили, как стресс на рабочем месте влияет на стоимость здоровья и смертность в Соединенных Штатах (pdf), они обнаружили, что он приводит к расходам почти 190 миллиардов долларов — примерно 8% национальных расходов на здравоохранение — и почти 120 000 смертей ежегодно.615 миллионов человек во всем мире страдают от депрессии и беспокойства, и, согласно недавнему исследованию ВОЗ, потеря производительности труда во всем мире ежегодно обходится примерно в 1 триллион долларов. Руководимые страстью и обеспечивающие уход роли, такие как врачи и медсестры, являются одними из наиболее подверженных выгоранию, и последствия могут означать жизнь или смерть; Уровень самоубийств среди лиц, осуществляющих уход, значительно выше, чем среди населения в целом — на 40% выше для мужчин и на 130% выше для женщин.

Если этой статистики недостаточно, примите во внимание тот факт, что по данным Американской психологической ассоциации (APA) компании без систем, поддерживающих благополучие своих сотрудников, имеют более высокую текучесть кадров, более низкую производительность и более высокие расходы на здравоохранение.В компаниях с высоким давлением расходы на здравоохранение на 50% выше, чем в других организациях. По оценкам, стресс на рабочем месте обходится экономике США более чем в 500 миллиардов долларов, и каждый год 550 миллионов рабочих дней теряются из-за стресса на работе. Другое исследование, проведенное APA, утверждает, что сгоревшие сотрудники в 2,6 раза чаще активно ищут другую работу, на 63% чаще берут больничный и на 23% чаще обращаются в отделение неотложной помощи.

Очевидно, это настоящая проблема.И лидерам может показаться, что это титаническая задача, возможно, потому, что концепция кажется слишком двусмысленной или подавляющей. Когда экспертам все еще трудно дать определение эмоционального выгорания, как мы можем попросить наших менеджеров действительно предотвратить его?

Это не я, это ты

По словам ведущего эксперта по эмоциональному выгоранию Кристины Маслах, социального психолога и почетного профессора психологии Калифорнийского университета в Беркли, мы подходим к проблеме с неправильной точки зрения.Она — одна из трех человек, ответственных за золотой стандарт измерения выгорания — одноименный опросник выгорания Маслаха (MBI) — и соавтор исследования областей трудовой жизни. Маслах обеспокоен новой классификацией ВОЗ в IDC11. «Классификация выгорания как болезни была попыткой ВОЗ дать определения того, что не так с людьми, а не того, что не так с компаниями», — объясняет она. «Когда мы просто смотрим на человека, это означает:« Эй, мы должны лечить этого человека.«Ты не можешь работать здесь, потому что проблема в тебе». «Мы должны избавиться от этого человека». Тогда это становится проблемой этого человека, а не ответственностью организации, в которой он работает ».

По мнению Маслаха, опрос 7500 штатных сотрудников, проведенный Gallup, выявил пять основных причин выгорания:

1. Недобросовестное обращение на работе
2. Неуправляемая рабочая нагрузка
3. Отсутствие ролевой ясности
4. Отсутствие связи и поддержки со стороны своего менеджера
5. Неоправданное давление времени

Приведенный выше список ясно демонстрирует, что коренные причины выгорания на самом деле лежат не в самом человеке и что их можно предотвратить — если бы только руководство начало свои превентивные стратегии намного дальше по течению.

В нашем интервью Маслах попросил меня изобразить канарейку в угольной шахте. Это здоровые птицы, которые поют, пробираясь в пещеру. Но когда они выходят полные сажи и болезней и больше не поют, можете представить, как мы спрашиваем, почему канарейки заболели? Нет, потому что ответ был бы очевиден: угольная шахта вызывает у птиц тошноту.

Меня поразило это изображение. Хотя развитие навыков эмоционального интеллекта, таких как оптимизм, благодарность и надежда, может дать людям ракетное топливо, необходимое им для достижения успеха, если сотрудник имеет дело с выгоранием, мы должны остановиться и спросить себя, почему.Мы никогда не должны предполагать, что, если бы они просто практиковали больше твердости, присоединились к другому классу йоги или прошли курс осознанности, их выгорание можно было бы избежать. Я давно сторонник сочувствия и оптимизма в руководстве. Я верю в практику благодарности для более счастливой, более эффективной работы и жизненного опыта. Я поддерживаю идею повышения устойчивости, чтобы лучше справляться со стрессом, когда он возникает. Но эти навыки не лекарство от выгорания и не вакцина.

Итак, что есть?

Во-первых, спросите себя, как лидера, что делает мой персонал таким нездоровым? Почему в нашей рабочей среде отсутствуют условия для их процветания? Как я могу сделать так, чтобы им было безопасно работать здесь каждый день? Мы должны копаться в данных и спрашивать наших людей, что могло бы улучшить их работу.В более общем плане нам необходимо лучше понять, что заставляет людей чувствовать мотивацию в наших организациях, а что вызывает у них разочарование.

Теория мотивации и гигиены

Фредерик Герцберг известен своей двухфакторной теорией мотивации и гигиены — по сути, то, что нас мотивирует, а не то, какие основные потребности должны быть удовлетворены, чтобы поддерживать удовлетворенность работой. Герцберг обнаружил, что удовлетворение и неудовлетворенность не находятся в непрерывном континууме: одно растет, а другое уменьшается, а, наоборот, независимы друг от друга.Это означает, что менеджеры должны признавать и то и другое одинаково.

Мотиваторы отличаются от факторов гигиены. Факторы мотивации включают: сложную работу; признание своих достижений; обязанность; возможность сделать что-то значимое; участие в принятии решений; и чувство важности для организации. С другой стороны, к факторам гигиены относятся: заработная плата; Условия труда; политика и администрирование компании; надзор; рабочие отношения; статус и безопасность.

Часто сотрудники не понимают, когда в организации хорошая гигиена, но плохая гигиена может сильно отвлекать. Последнее может сводиться к, казалось бы, безобидным вещам, например, выпить кофе в комнате для отдыха сегодня и не пить кофе на следующий. Люди это чувствуют. Выгорание происходит, когда эти предполагаемые особенности нашей повседневной работы отсутствуют или отнимаются.

Маслах ласково назвал это чувство «камешками». Она описывает их как крошечные, постепенные, раздражающие и болезненные вещи на работе, которые могут вас утомить.В своей работе я видел это в действии. Рассмотрим следующий пример: кафедры музыкального факультета в университете, в котором я работал, решили направить весь свой годовой бюджет на усовершенствование на строительство звуконепроницаемой студии. Они были уверены, что остальная часть группы будет в восторге. Они были не правы. На самом деле персонал просто хотел новые пюпитры по цене 300 долларов. Существовавшие были несбалансированными или сломанными, и студенты часто находили свои ноты на полу во время занятий. Мероприятие по перерезанию ленточки для студии было тусклым, а вовлеченность была низкой.Некоторые преподаватели даже не пришли. Руководство выразило разочарование отсутствием благодарности. Ни одна из групп не делилась своей неудовлетворенностью с другой, и в течение следующего года это зерно гнева выросло. Высокоэффективные сотрудники, не работающие по контракту, искали новые возможности, и преподаватели потеряли талант. Если бы персоналу было дано право голоса в распределении бюджета, команда могла бы остаться нетронутой всего за 300 долларов.

Маслах поделился со мной историей о генеральном директоре, который решил устроить волейбольную площадку на крыше своего офисного здания.Сотрудники смотрели на него и видели, как мало людей им пользуются. Это сделало бы их циничными, потому что эти деньги могут пойти на многое другое. «Они бы подумали: Если бы у меня была хоть какая-то часть этого бюджета, я бы мог исправить [вставьте здесь проблему, которую нужно решить]. ”

Руководители могли бы избавить себя от огромного стресса сотрудников и последующего выгорания, если бы они просто лучше спрашивали людей, что им нужно.

Задавайте лучшие вопросы

При инвестировании в стратегии предотвращения выгорания лучше всего сузить усилия до небольших микропилотов, что означает меньший бюджет и меньший риск.Я предлагаю начать с одного или двух отделов или команд и задать один простой вопрос: если бы у нас был такой большой бюджет и мы могли бы потратить его на X многих пунктов в нашем отделе, что было бы в первую очередь? Попросите команду проголосовать анонимно, а затем поделитесь данными со всеми. Обсудите, что было приоритетным и почему, и начните работу по списку. У сотрудников может не быть идеального решения, но они наверняка могут сказать нам, что не работает — и это часто самые бесценные данные.

Более крупный пилот может начать с критической, но простой тактики.Например, возьмем референдум по поводу некоторых ежегодных мероприятий. Спросите своих сотрудников, нравится ли им праздник или ежегодный пикник? Что бы они оставили? Что бы они изменили? Или есть еще что-то, что они предпочли бы сделать с этими деньгами? Цифровые инструменты и простые опросы просты в использовании и развертывании, особенно если вы задаете простой вопрос. Важнейшая часть успеха этой тактики — это то, как используются данные. Прежде чем заниматься подобной практикой — или любым другим опросом сотрудников, если на то пошло — что-то нужно сделать с информацией.Если вы задаете вопросы и не беспокоитесь об ответе, люди начинают насторожиться и перестают отвечать правдиво или вообще.

Если отправка вопросов в цифровом формате вам не подходит, начните с прогулки. Один из лучших способов сбора данных — это стиль руководства MBWA — управление путем блуждания. Маслах говорит, что она была свидетелем того, как руководители больниц ходили по полу только для того, чтобы понять, почему люди продолжают просить, скажем, новый принтер. Они видят, что, поскольку существующий всегда ломается и никогда не обслуживается, в нем редко бывает бумага.Поэтому, когда кто-то хочет что-то распечатать для пациента, они вынуждены бежать по коридору и просить кого-нибудь помочь или найти работающий принтер. Руководству трудно игнорировать потребности после того, как они увидели их из первых рук.

У организаций есть шанс исправить подобные проблемы прямо сейчас. Выгорание можно предотвратить. Это требует хорошей организационной гигиены, более точных данных, более своевременных и актуальных вопросов, более разумного (более микро) бюджетирования и обеспечения того, чтобы оздоровительные предложения были включены в вашу стратегию благополучия.Продолжайте заниматься йогой, тренировками на устойчивость и осознанностью — все это потрясающие инструменты для оптимизации психического здоровья и управления стрессом. Но когда дело доходит до выгорания сотрудников, помните — это вы, руководителей, а не они.

7 Проблемы с электронными таблицами Excel и способы их решения

Если вам нужно составить список чего-либо, заманчиво увидеть Excel в качестве хранилища по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег.

Возможно, вам нужно что-то более сложное, например формулы для вычислений или макропрограммирование для автоматизации сбора и обработки данных.

К сожалению, простота, с которой вы можете начать работать в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из самых больших проблем. То, что начинается как небольшой проект в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую вы не можете решить.

Кроме того, задачи управления большими данными часто представляют собой серьезные проблемы, такие как организация, внедрение, классификация файлов, управление базами данных, совместная работа пользователей и многое другое.Все, что требуется для разрушения структуры базы данных, — это размещение данных в неправильной области, непоследовательный ввод данных или даже наличие двух человек, работающих над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к задержкам во времени и возможной потере данных.

В этой статье объясняются наиболее распространенные проблемы, возникающие при использовании таблиц Excel, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

Проблема №1: Многопользовательское редактирование Excel

Когда системы Excel развиваются органически, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любой момент времени, а второму сообщают, что она уже открыта.Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выйдет из книги, является авантюрой, поскольку он не так часто проверяет статус и, возможно, никогда вас не просветит. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл перед вами.

Чтобы избежать эффекта «одиночного пользователя», вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить функцию Shared Workbooks . Вот краткое руководство о том, как поделиться таблицей.

1. Откройте желаемую электронную таблицу и щелкните File .
2. Затем нажмите Поделиться , чтобы открыть новое окно.
3. Теперь введите информацию о пользователе, с которым вы хотите предоставить доступ к электронной таблице.

Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали с разными книгами, не наступая друг другу в ногу.

Проблема № 2: Общие книги Excel

Excel Online по умолчанию допускает использование нескольких редакторов, но в нем отсутствует большая часть функциональных возможностей.Сервис не претендует ни на что, кроме самых простых задач. Хотя функция общих рабочих книг выглядит так, как будто она должна работать, она полна ограничений. Вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, например, если книга является общей.

Когда системы Excel развиваются органически, вы сталкиваетесь с проблемой, что только один пользователь может открыть книгу одновременно.

Существуют обходные пути для некоторых ограничений онлайн-Excel. Для других это вопрос изменения структуры книги, а не использования уже созданной книги, но этот сценарий часто мешает.В результате невозможно использовать общую книгу так же, как обычную однопользовательскую книгу.

Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики. Рабочие книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

Проблема № 3: Связанные книги Excel

Разделение данных по нескольким книгам может обеспечить обходной путь к проблеме многопользовательского редактирования. Тем не менее, они, вероятно, должны будут иметь связи между собой, чтобы значения, введенные в одном, использовались в другом. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для хранения отдельных листов в одной книге.

К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности.Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует загадочные правила, чтобы решить, когда использовать каждый тип ссылки и изменить их.

Правила регулируются несколькими параметрами и тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также изменяются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как для создания дубликата, а не копируете файл с помощью File Explorer .Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что связи между рабочими книгами легко разрываются, а восстановление после неработающих ссылок — процесс, требующий много времени. Никто не получает доступа к затронутым файлам.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не щелкнете Данные> Запросы и соединения> Изменить ссылки> Обновить значения. Вот небольшая демонстрация.

1. Откройте нужную электронную таблицу и щелкните Data .
2. Теперь найдите Queries & Connections и щелкните Edit Links .
3. Затем выберите Обновить значения .

Если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вы должны открыть все книги в правильном порядке, чтобы все обновляемые данные обрабатывались в правильном порядке, от первой до второй и третьей. Если вы изменили значение в первой книге, а затем открыли третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

Такое объединение данных логично, но оно увеличивает вероятность того, что информация неверна или вы попытаетесь открыть книгу, которую кто-то уже редактирует.

Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге введете одни и те же данные в несколько книг, и это приведет к опасности каждый раз вводить их немного по-разному.

Проблема № 4: Проверка данных Excel

Ошибки могут закрасться в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или меняют цифры в числах с монотонной регулярностью.Если ваши данные не будут проверены при вводе, у вас возникнут проблемы.

По умолчанию Excel принимает все типы пользователей. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям приходится вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. Целостность данных в системе оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

Возможно, вы уже столкнетесь с последствиями проблем с проверкой данных, не осознавая первопричину. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента в каждом счете по-разному. В результате вы получаете счета в компании «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но не в Excel. Любой анализ данных счетов-фактур, например сводная таблица на основе клиентов по месяцам, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.

Проблема № 5: Навигация в Excel

В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна — ужасный механизм для поиска путей, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ перемещаться по листам.

1. Щелкните правой кнопкой мыши стрелки слева от имен листов, чтобы открыть диалоговое окно Активировать лист .

Только первые 20 листов перечислены, прежде чем вам нужно будет прокручивать список. Невозможно сортировать, группировать или искать нужный лист. Окно должно выглядеть примерно так.

Проблема № 6: Безопасность Excel

Вы можете добавить безопасность в книги Excel, но это изобилует проблемами. Защита гораздо больше направлена ​​на защиту структуры книги, а не данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить их часть или все (если вы не выполните творческое программирование макросов).

Проблема № 7: Проблемы со скоростью работы Excel

Excel — не самое быстрое приложение, а его язык программирования VBA работает медленнее по сравнению с более профессиональными языками программирования, такими как C #. Этот сценарий связан с предполагаемым использованием и гибким характером Excel. В конце концов, это машина для работы с электронными таблицами. Да, Excel VBA можно использовать для управления списками данных, но это не значит, что это лучший выбор для такого рода работы. Другие приложения лучше подходят для таких задач — в основном потому, что они специально предназначены для их решения.

Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Он не должен быть пугающим или дорогим, и он должен позволить вам логически осмыслить свои данные, как они связаны друг с другом и как вы с ними взаимодействуете.

Примечание : Если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не копируйте дизайн электронной таблицы рабски, воспользуйтесь возможностью, чтобы улучшить его.

Доступны универсальные приложения для работы с базами данных, с помощью которых вы можете создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение для работы с базами данных — уже разработанное для нужной вам цели — дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

Например, если у вас есть список клиентов и подробности всех ваших взаимодействий с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое причудливое название, CRM-система представляет собой специализированную базу данных.Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, которое бы соответствовало вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или заказать его в ИТ-отделе или консультанте.

Самым распространенным типом базы данных является реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, каждый столбец описывает разные атрибуты темы, такие как имя клиента или кредитный лимит.

Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур.

Таблицы имеют отношения, определенные между ними, так что, скажем, счет-фактура содержит идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись клиента, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур, не вводя их повторно.Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.

Существуют десятки приложений баз данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.

Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности.Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Microsoft SQL Server — очевидный пример здесь. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о серверной части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки клиентской части.

Какие параметры базы данных подходят вам?

Вариант базы данных №1: Microsoft Access

Access — один из прародителей настольных баз данных. Им легко пользоваться, но им легко злоупотреблять.Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начать с шаблона. Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учит хорошему опыту, но они помогают быстро приступить к работе. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Вы можете развернуть готовое приложение для других пользователей через свою интрасеть (НЕ Интернет), а не полагаться на общие файловые ресурсы.

Вариант базы данных № 2: Microsoft SharePoint

SharePoint — это база данных, а также механизм хранения документов.Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного сложен, но настройка все еще возможна. Возможность SharePoint «захватить» список данных, накопленных в Excel, и поместить его в настраиваемый список, очень полезна. Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить безопасность, чтобы ограничить круг лиц, которые и что могут делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint предупреждать вас по электронной почте, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.

Вариант базы данных № 3: Zoho Creator

Zoho Office — это веб-приложение, которое включает в себя базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распределения форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. В качестве веб-службы ваши данные и приложения доступны из любого места с простой защитой, обеспечивающей конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по установленной цене.Программа требует дополнительных затрат при хранении большего количества данных или для других функций, таких как интеграция электронной почты.

Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них отсутствуют некоторые области. Иногда другое приложение справляется с этой задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи. В других случаях Excel работает нормально, например, для небольших баз данных, если вы знаете, как предотвратить возникновение проблем.

Сила признания ошибки

Это гостевой пост друга и наставника Брюса Роудса, который ушел на пенсию после того, как руководил несколькими компаниями.Он часто помогает мне со стратегией. Я рад, что он регулярно пишет.

Сила признания ошибки

Конфуций сказал: «Если вы сделаете ошибку и не исправите ее, это называется ошибкой». Тем не менее, часто, когда совершается ошибка, люди пытаются сделать вид, что ее не было. Они пытаются оправдать неправильную позицию или скрыть ее, что приводит к дополнительным ошибкам. Эта ситуация напоминает мне другую цитату: «Когда вы окажетесь в яме, перестаньте копать.”

“

«Если вы допустили ошибку и не исправите ее, это называется ошибкой». -Конфуций

Довольно часто больший ущерб доверию, отношениям, доверию и порядочности наносят действия, предпринятые после первоначальной ошибки. Это верно в личных отношениях и особенно верно, когда лидер совершает ошибку. Сколько раз мы видели, как известных людей преследовали не за первоначальное преступление, а за попытку скрыть его ложью?

Конечно, есть другой выбор, когда допущена ошибка — признать ее, извлечь из нее урок, исправить ее и извиниться перед теми, на кого было нанесено неблагоприятное воздействие.В правильном признании ошибки есть сила.

“

«Тот, кто никогда не ошибался, никогда не пробовал ничего нового». -Альберт Эйнштейн

Почему признать ошибку?

Вместо того, чтобы пытаться игнорировать или скрыть ошибку, правильное признание ошибки может дать много личных и организационных преимуществ.

“

«Когда вы окажетесь в яме, перестаньте копать.”

Персональные преимущества:

• Избегает необходимости продолжать защищать сложную или неправильную позицию.
• Повышает доверие к руководству.
• Позволяет избежать дополнительных ошибок, пытаясь скрыть или «исправить» исходную ошибку.
• Снижает личный стресс и напряжение.
• Обеспечивает «сброс» от других как в личных, так и в профессиональных отношениях.
• Если вы берете на себя ответственность за ошибку от имени других участников, это укрепляет вашу лояльность.

“

«Признание и исправление ошибок не заставят вас выглядеть слабым; это действительно делает тебя сильнее ». –Брюс Роудс

Организационные преимущества:

• Обеспечивает учебную ситуацию для вас и других.
• Создает доверие — другие видят в вас человечность, честность и правдивость.
• Позволяет быстро исправить, что экономит время и ресурсы.
• Дает другим возможность высказать свое мнение и предоставить новую информацию.
• Показывает другим, что их ценят и что их вклад важен, что способствует сотрудничеству.
• Повышает способность организации пробовать новое, а затем быстро прекращать то, что не работает, что помогает создать инновационную культуру.
• Устанавливает тон для рискованного, открытого общения и делает вас более доступным.
• Содержит конкретные примеры для усиления важнейших аспектов культуры: решительность, правдивость, открытость, целостность и быстрое исправление.
• Устраняет ситуацию «слон в комнате», когда все знают об ошибке, но никто об этом не говорит.
• Помогает компенсировать плохие чувства тех, кто, возможно, зря потратил свое время.
• Уменьшает «карманное вето», когда другие видят ошибку, не противостоят ей, а просто не применяют.

“

«Как лидеру ошибочно думать, что вам нужно постоянно получать правильные ответы.»- Брюс Роудс

Когда Признание ошибок не имеет силы

Бывают ситуации, когда признание ошибки не приносит особой пользы. В этих обстоятельствах ошибки все же необходимо признавать, но не ожидайте уважения, повышения доверия или каких-либо других преимуществ, перечисленных выше.

Например:

• Если ты постоянно совершаешь и признаешь ошибки, ты выглядишь безрассудным.
• Если ошибка была сделана из чистого эго или упрямства.
• Вы совершили ту же ошибку во второй, третий или энный раз.
• Когда это было вызвано реакцией «готовься, стреляй, прицеливайся» или коленным рефлексом, когда следовало учитывать другую информацию.
• Если вы попытаетесь оправдать это, «просто выполняя приказы сверху».
• If было сделано в результате гневной, эмоциональной реакции, и все это знают.

Эти ситуации могут быть полезны как учебный опыт, хотя бы как пример того, чего не следует делать.

“

«Если вы берете на себя ответственность за ошибку от имени других, кто участвовал, это укрепляет лояльность». –Брюс Роудс

Как признать ошибку

Чтобы добиться наилучшего результата при признании и исправлении ошибки, следует помнить о нескольких принципах.

• Не вините других. Брать ответственность. Если кому-то нужен коучинг, делайте это наедине.
• Не пытайтесь заставить других признать ошибку от вашего имени. Когда других просят выполнить «грязную работу», доверие к руководству теряется.
• Придерживайтесь фактов и не делайте их оправданием. Укажите, какая информация была неверной.
• Сейчас не время для циничного юмора, используемого для прикрытия оправдания или обвинения.
• Укажите, чему вы и / или организация должны извлечь урок из ошибки и как не повторять ее.
• Спросите других.
• Извинитесь перед теми, кто зря потратил время.
• Если возможно, укажите новое направление или решение, а затем укажите, кто несет ответственность за его выполнение.
• Если немедленного исправления нет, укажите процесс и сроки исправления ошибки.

“

«Твой лучший учитель — твоя последняя ошибка». –Ральф Надер

Сводка

Все мы делаем ошибки — это часть обучения и роста.Не ошибаются только те, кто никогда не пробует ничего нового. Как лидер, также ошибочно думать, что вам нужно все время получать правильные ответы. Все время пытаться быть правым — это стресс, замедляет прогресс и вызывает откладывание дела. Лидерство позволяет другим использовать свои таланты, обеспечивать надлежащую культуру и определять направление.

Признание и исправление ошибок не сделают вас слабым; это на самом деле заставляет вас выглядеть сильнее. Признавая ошибки, вы помогаете сформировать культуру открытого общения и готовность к совершенствованию, демонстрируя позицию: «Давайте учимся на этом.«Результат укрепляет доверие в организации, создает атмосферу для инноваций и улучшает сотрудничество.

Помните, ошибки почти никогда не бывают «секретными» — большинство из них видны, и чем дольше они остаются без исправления, тем труднее и дороже их исправлять, не говоря уже о том, что чем дольше они продолжаются, тем хуже выглядит лидер.

Однажды кто-то сказал мне, что единственная настоящая ошибка — это та, из которой ничему не научишься.

“

«Единственная настоящая ошибка — это та, из которой вы ничему не научитесь.