Образец и пример заполнения больничного листа в 2021 году работодателем

Новые правила выдачи и оформления больничных листов в 2021 году

Минздрав России опубликовал приказ от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа» (зарегистрирован в Минюсте России 14.09.2020 № 59812). Документ вступил в силу с 14.12.2020.

Чиновники упростили выдачу больничных листов в условиях угрозы распространения опасных заболеваний, в частности эпидемии гриппа или COVID-19. Они узаконили дистанционное оформление электронных листков временной нетрудоспособности с применением технологий телемедицины. Это значит, что врач и больной смогут пообщаться в чате мессенджера или по телефону или провести видеоконференцию для установления диагноза и нетрудоспособности пациента. При дистанционном обращении разрешено выдавать даже длительные декретные больничные по беременности и родам.

Практически все больничные листы врачей обязали оформлять в виде электронного файла. В случае необходимости их разрешено дублировать на бумаге. В перспективе Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных больничных. Но в виде исключения их сохранят для:

• безработных, которым необходимо подтвердить уважительную причину очередной неявки в службу занятости в назначенное время;
• беременных женщин, утративших статус ИП, адвоката или нотариуса, а также уволенных в связи с ликвидацией организации-работодателя.

Появилась возможность оформления больничного листа родителям детей, посещающих детский сад, на весь период объявленного карантина, без необходимости промежуточных обращений к врачу. Для родителей школьников такая возможность не предусмотрена.

Бумажный бланк и электронный документ

Официальный документ, подтверждающий, что трудящийся гражданин отсутствовал на своем рабочем месте из-за болезни, травмы или по иным основаниям (беременность, роды), называется листком нетрудоспособности (больничным — в разговорном варианте). Такой документ вправе выдать только лечебное учреждение, в которое обратился заболевший.

Чиновники утвердили унифицированный бланк листа нетрудоспособности еще в 2011 году. Первоначально законодательство предусматривало оформление листков нетрудоспособности исключительно в бумажном виде, но в июле 2017 года законодатели внесли изменения в действующее законодательство. Определено, что унифицированный бланк теперь допускается не только оформить в бумажном виде, но и в электронном формате.

Бумажную форму планируют полностью отменить в 2021 году. Минтруд разместил законопроект с поправками на едином портале regulation.gov.ru. Когда изменения вступят в силу, отсутствие у работодателя технической возможности обработать электронный документ перестанет считаться уважительной причиной. Правила оформления и обработки электронных больничных листов и сроки передачи информации в ФСС останутся прежними.

Бумажный бланк листков нетрудоспособности отнесен к формам строгой отчетности. Каждый документ имеет несколько ступеней защиты, чтобы избежать подделок, поскольку является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Каждому бланку присвоен уникальный номер и штрихкод, который располагается в верхнем правом углу и дублируется ниже, под линией отрыва на корешке. 12-значный шифр и штрихкод формируются в произвольном порядке, что позволяет добиться максимальной защиты от мошенников. На оборотной стороне документ имеет водяной знак в виде логотипа Фонда социального страхования.

Бланк ЛН имеет голубой цвет и поля для внесения информации бледно-желтого оттенка. Лицевая сторона отводится под данные, которые вносят в листок нетрудоспособности врач и работодатель, а на обороте содержится важная информация по внесению данных.

Правила заполнения электронных больничных листов

Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.

Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.

Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.

Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.

Общий порядок заполнения бумажного больничного

Документ необходимо составить корректно, как правильно заполнить больничный лист работодателю в 2021 году, установлено в нормативных актах Минтруда и ФСС России. Правильность заполнения бланка важна для его обработки: электронный сканер, который считывает информацию с листка нетрудоспособности, должен распознать все внесенные данные. Неточности помешают сканированию, и незначительная помарка или описка станут причиной отказа в выплате пособия.

Определим ключевые правила оформления бумажного больничного листа:

1. Информацию допускается вписывать в бланк от руки или использовать для этого печатные устройства.
2. Если данные регистрируются вручную, используйте только черные чернила. Шариковую ручку использовать нельзя! Вписывайте сведения гелевой, перьевой или капиллярной ручкой.
3. Одна ячейка предназначена только для одного символа — буквы, цифры, знака.
4. Вписанный символ не соприкасается с краями ячейки и не выходит за ее рамки.
5. Вносите сведения заглавными печатными буквами.
6. Для обозначения пробела между словами оставляется одна пустая ячейка.

Названия организаций указывают в сокращенном виде, если оно предусмотрено учредительными документами. В противном случае вписывайте название полностью, а если места недостаточно, не дописывайте его. Втискивать слова в отведенное поле нельзя, сканер не сможет распознать информацию.

Как листок временной нетрудоспособности заполняет врач

Первый раздел бланка заполняется лечащим врачом или иным ответственным работником медицинской организации. Укажем особые моменты, как заполняется больничный лист медработником.

Первый этап: врач делает отметку о том, какой документ выдается — первичный или дубликат. Напомним, что если врач допустил ошибку и нарушил порядок заполнения больничного, то взамен бланка с ошибкой следует оформить новый документ, то есть дубликат.

После этого медработник вносит следующую информацию:

1. Сведения о первичном листке нетрудоспособности, если ЛН продлевается.
2. Наименование лечебного учреждения (краткое при наличии), адрес местонахождения и ОГРН.
3. Дату выдачи документа больному.
4. Ф.И.О. пациента и дату его рождения. Отчество указывается при наличии.
5. Название организации, в которой трудится больной (записывается с его слов).
6. Вид трудоустройства: по основному месту работы или по совместительству.
7. Особые сведения о случае нетрудоспособности (при наличии).
8. Информацию о продолжительности болезни, Ф.И.О. и должность врача, его подпись.
9. Дату, с которой пациенту необходимо приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Правильно оформленный больничный лист заверяется печатью лечебного учреждения и только потом выдается больному. Бумажный документ передают нанимателю через работника. Так выглядит больничный лист в 2021 году с печатями, фото из интернета:

Пошаговая инструкция: как оформить больничный лист в 2021 году

Если ошибку при составлении документа допустит работодатель, то придется исправлять неточности по установленным правилам. Чтобы избежать помарок, правильно заполняем больничный лист в разделе для работодателя.

Шаг № 1. Указываем наименование работодателя

В отведенных ячейках заглавными печатными буквами вписываем сокращенное наименование организации. Если сокращенного наименования нет, вписывайте полное. Прервитесь, когда ячейки поля закончатся. Кавычки ставить не нужно. Пробел между словами — одна пустая клетка.

Шаг № 2. Указываем вид трудоустройства

Определяем, по какому месту работы трудоустроен сотрудник: по основному или по совместительству. Поставьте галочку в соответствующей клетке заполненного бланка больничного листа.

Специалисты, работающие по совместительству сразу в нескольких компаниях, вправе предоставить листок нетрудоспособности каждому из нанимателей. В таком случае в медицинском учреждении оформляют сразу несколько листов нетрудоспособности — по одному для каждой организации.

Шаг № 3. Указываем код регистрации в ФСС и код подчиненности

В этом поле необходимо указать код, присвоенный компании при регистрации в территориальном отделении Фонда социального страхования. Напомним, что представители ФСС регистрируют страхователей самостоятельно. Процедура внесения организации в информационные базы Соцстраха проводится на основании сведений, которые рассылает Федеральная налоговая служба при постановке налогоплательщика на учет.

Код подчиненности идентифицирует филиал ФСС, к которому прикреплен наниматель. Указываем четырехзначный код филиала. Если компания прикреплена к головному офису фонда (не к филиалу), то код состоит из 5 символов.

Шаг № 4. Указываем ИНН и СНИЛС работника

Указываем номер страхового свидетельства болевшего работника, выданный ПФР. ИНН указывается только при его наличии. Если у работника нет ИНН либо сведения о коде отсутствуют, то оставьте поле пустым.

Шаг № 5. Определяем особые условия для расчета пособия

В некоторых случаях начисление пособия по болезни отличается от общепринятых норм. Для каждой исключительной ситуации предусмотрен уникальный код. Все виды особых условий исчисления перечислены на оборотной стороне бланка (коды с 43 по 51).

Шаг № 6. Указываем данные о производственной травме

Если листок нетрудоспособности выписан из-за того, что работник получил травму на производстве, то необходимо заполнить специальное поле в бланке. Это дата, когда оформили акт по форме Н-1. Если болезнь сотрудника не связана с травмами на производстве (см. образец оформления больничного листа работодателем), это поле не заполняют.

Шаг № 7. Указываем дату начала работы

В большинстве случаев это поле в больничном листе работодатель оставляет пустым. Его придется заполнить, если работник нарушил сроки, в которые он должен был приступить к работе. Такое нарушение становится основанием для аннулирования трудового договора. Если договор был расторгнут, то в графе «Дата начала работы» в больничном листе что ставить в 2020 году? В этом поле укажите дату начала работы по трудовому соглашению.

Шаг № 8. Определяем страховые и нестраховые периоды

Страховой стаж — это все периоды трудовой деятельности работника, в которые он был застрахован, а наниматель платил за него страховые взносы ВНиМ. Обычно это периоды работы по трудовым договорам, но в общий страховой стаж придется включить и периоды службы в органах внутренних дел, периоды военной и гражданской службы.

В нестраховые периоды включите сроки прохождения военной службы начиная с 01.01.2007. Если несение службы началось до указанной даты, то укажите в графе период с 01.01.2007 до фактической даты окончания.

В лист нетрудоспособности работодатель вносит длительность периодов в годах и полных месяцах. Нестраховые периоды обязательно включаются в общий страховой стаж.

Шаг № 9. Указываем периоды для исчисления пособий

Эти графы листка нетрудоспособности заполняются датами начала и окончания болезни. Формат внесения сведений: ДД.ММ.ГГГГ.

Шаг № 10. Считаем средний заработок

Чтобы рассчитать пособие по болезни, потребуется вычислить несколько расчетных показателей. Средний заработок для исчисления пособия — один из них. Он определяется в совокупности за два календарных года, предшествующих году болезни. Включайте только те суммы, с которых были начислены взносы в части ВНиМ.

Шаг № 11. Рассчитываем заработок в день

Чтобы подсчитать величину среднедневного заработка, сумму среднего заработка делят на количество отработанных дней. Два полностью отработанных года делим на 730 дней. Отметим, что этот алгоритм неприменим к расчету пособий по беременности и родам. Порядок расчета и оформления больничного по беременности и родам в 2021 году — в статье «Как рассчитать больничный по беременности и родам».

Шаг № 12. Рассчитываем суммы пособий

По общим правилам, пособие по болезни выплачивается из двух источников:

1. Первые три дня оплачивает наниматель.
2. Оставшиеся дни болезни — Фонд социального страхования.

Расчет производим с учетом стажевого коэффициента. При стаже от 6 месяцев до 5 лет оплачивайте пособие в размере 60% от среднего заработка, с 5 лет до 8 — 80%, свыше 8 лет — 100%.

Если общий страховой стаж составляет менее полугода, пособие исчисляется исходя из МРОТ.

О том, как заполнить больничный лист из МРОТ в 2021 году, подробнее — в статье «Зачем нужен МРОТ для больничного листа».

Вписывайте информацию в бланк больничного листа в следующем порядке: в графах заполняйте соответствующие суммы за счет нанимателя и за счет средств ФСС. Затем подведите итог (общая сумма выплат за счет обоих источников).

Шаг № 13. Указываем ответственных лиц

Правила оформления больничного листа работодателем в 2021 году предусматривают, что бланк подписывается работодателем и главным бухгалтером предприятия. Обратите внимание, что инициалы руководителя и главного бухгалтера указываются без точек.

Если в штате организации не предусмотрена должность главного бухгалтера, то руководитель подписывает расчет дважды. То есть Ф.И.О. и подпись начальника в заполненном работодателем больничном листе дублируются.

Готовый расчет в больничном листе следует заверить круглой печатью, но только при ее наличии у нанимателя. Проконтролируйте, чтобы оттиск не попал на заполненные ячейки. В противном случае возникнут проблемы при считывании.

Актуальный пример заполнения больничного листа работодателем в 2021 году

Особые правила оформления больничных работодателем

Повторим, что заполнять листок нетрудоспособности разрешено только черной пастой, гелевой, перьевой или капиллярной ручкой. Если заполнить документ шариковой ручкой, то вероятны проблемы с контролерами. Но даже при заполнении сведений синей пастой и шариковой ручкой ФСС не вправе отказать в оплате такого документа. Такое мнение выразил Верховный суд (определение № 304-КГ14-6897 от 17.02.2015): если листок заполнили шариковой ручкой или ручкой синего цвета, то такое нарушение расценивается как технический недочет, и отказ в выплате средств за счет ФСС неправомерен.

Исправляем ошибки

Перечислим особенности исправления ошибок в готовом документе.

Рекомендации для бухгалтера, как правильно оформить исправления в больничном листе или внесение корректировок в расчет:

1. Корректирующие средства использовать нельзя.
2. Ошибку аккуратно зачеркните одной тонкой линией.
3. Верные сведения впишите на оборотной части бланка.
4. Заверьте исправления, поставив Ф.И.О., должность и подпись руководителя организации.
5. Поставьте рядом круглую печать организации (при наличии).

Пример записи об исправлении ошибок в больничном, сделанных работодателем

Кадровик или бухгалтер — кто заполняет документ

Чтобы больничные листы заполнялись в организации без ошибок, определите ответственного работника. Закрепите эти обязанности в должностной инструкции специалиста, ознакомьте его с ними под подпись.

Кого назначить на эту должность, решает руководитель. Допустимо доверить составление кадровику. Сотрудник отдела кадров сможет внести только название фирмы, ОГРН, регистрационные данные компании (ОГНР) и сотрудника (ИНН, СНИЛС), даты. Подсчитать размер пособия сможет только бухгалтер, который знает, как заполнить больничный лист работодателю с учетом последних требований законодательства о начислении пособий по временной нетрудоспособности. Учитывайте это при назначении ответственного.

Независимо от того, на какого специалиста были возложены обязанности по заполнению, ответственность все равно лежит на руководителе компании.

Безупречный больничный: проверяем правильность заполнения | Бухгалтер 911, октябрь, 2019/№40

Частью 1 ст. 31 Закона № 1105* установлено, что причиной отказа в оплате периода нетрудоспособности могут служить ошибки, допущенные при заполнении листка нетрудоспособности (далее — БЛ). Собственно, как уже было сказано, этой нормой представители ФСС пользуются очень активно. Поэтому есть резон пройтись по тем «местам» БЛ, об которые часто «спотыкаются» или по которым часто возникают сомнения.

Лицевая сторона бланка БЛ

«Первинний», «продовження». Информация о том, что БЛ первичный, т. е. выдан в связи с наступлением страхового случая, или о том, что больничный лист является продолжением предыдущего листа, указывается врачом путем подчеркивания соответствующего слова «первинний» или «продовження» на бланке листка нетрудоспособности. В случае «продовження» в первом БЛ в верхней части бланка подчеркивается «первинний», а в нижней части бланка в строке «Видано новий листок непрацездатності (продовження) № …» ставится номер следующего (второго) БЛ. Во втором БЛ в верхней части тогда уже подчеркивается «продовження листка № …» и указывается номер первого БЛ.

Важно! Ссылка первого БЛ на второй, а второго — на первый должна соблюдаться всегда.

Такая же связка должна соблюдаться между вторым и третьим БЛ и т. д. Только так можно проследить за тем, что вся эта цепь из БЛ относится к одному и тому же страховому случаю.

Графа «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я». Информация этой графы редко является неправильно оформленной, но в последнее время появился ряд нюансов.

Так, в амбулаторно-поликлинических учреждениях БЛ преимущественно выдают по месту жительства или работы (п. 1.9 Инструкции № 455**). Проверяйте — так ли это. Если так и если БЛ выдан работнику поликлиникой по месту его жительства (о котором вы должны знать) или по месту работы, то можете переходить к проверке следующих граф БЛ.

Однако сейчас в связи с проведением медицинской реформы украинцы могут сами выбирать себе врача первичного звена, у которого будут обслуживаться.

Выбрать специалиста можно независимо от места регистрации и места жительства. В связи с этим часто стали возникать следующие вопросы.

Работник подписал декларацию с врачом не по месту жительства (прописки). Заболев, к нему же и обратился за лечением. Ему был выписан БЛ. На какие особенности в оформлении БЛ надо обратить внимание?

В случае выбора лицом лечащего врача и лечебно-профилактического заведения не по месту жительства или работы, БЛ (справка) выдается при наличии заявления-ходатайства такого лица, согласованного с главным врачом этого заведения или его заместителем, заверенного подписью и круглой печатью лечебно-профилактического учреждения (п. 1.9 Инструкции № 455).

В графе БЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:» должна стоять подпись главного врача и круглая печать лечебно-профилактического учреждения.

Если БЛ выдан не по месту жительства (прописки) или работы, а это вы можете определить по данным из паспорта работника и информации из графы «Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я», то проверяйте, чтобы была заполнена графа БЛ «Видачу листка непрацездатності дозволяю:».

Графа «місце роботи…». Согласно п. 3.1 Инструкции № 532*** в строке с названием «місце роботи» должно стоять полное название предприятия (учреждения, организации) и его местонахождение (адрес).

А если указали сокращенное?

Если такое сокращенное название утверждено учредительными документами, то БЛ можно не исправлять. О возможности использования сокращенного названия указывали специалисты ФСС по ВПТ в своем письме от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768 (ср. 025069200). Если же сокращенное название страхователя не утверждено учредительными документами, то БЛ придется исправить.

А можно ли принять к оплате БЛ, если в нем в графе «місце роботи…» не указан адрес учреждения, ведь в самом бланке БЛ указано «місце роботи: назва підприємства, установи, організації»?

Согласно п. 3.1 Инструкции № 532 в этой графе следует указывать адрес работодателя.

Причем только юридический.

Поэтому юридический адрес работодателя по основному месту работы указать в БЛ нужно.

Если в БЛ неправильно указано название организации, а больница отказывается исправлять, то в этом случае можно письменно обратиться от лица комиссии по социальному страхованию страхователя непосредственно к главврачу учреждения здравоохранения, которым был выдан БЛ, с просьбой указать причину отказа в исправлении БЛ. Если это не поможет, можно отправить запрос в структурное подразделение по вопросам охраны здоровья областной, Киевской городской государственной администрации, в подчинении которого находится заведение здравоохранения, выдавшее БЛ.

На это указывали специалисты ФСС по ВПТ в письме от 19.03.2010 г. № 01-14-551 и Минздрава в письме от 12.06.2017 г. № 3.04.02-Н-7698/6898-зв.

Оттиск штампа и печати. Он должен быть четким и читаемым. Следите, чтобы наименование заведения здравоохранения соответствовало наименованию этого же заведения на печати.

«Вік», «Чол./Жін.» Эти графы тоже должны быть заполнены. В графе «Вік» проставляют число полных лет, исполнившихся работнику на момент начала страхового случая. Пол — подчеркивается.

Шифр МКХ-10, диагнозы — «первинний», «заключний». Учтите: если информация в данных графах врачом не заполнена, то это не может быть поводом для отказа в оплате такого БЛ. Вы не вправе требовать ее заполнения. Данная информация заполняется врачом исключительно с согласия пациента (п. 3.2 Инструкции № 532).

Дата выдачи. Здесь указывается дата выдачи БЛ. Обратите внимание: при амбулаторном лечении дата начала больничного (день установления нетрудоспособности) в табличной части «Звільнення від роботи» и дата выдачи БЛ должны совпадать.

Имейте в виду, что п. 2.6 Инструкции № 455 допускает выдачу БЛ лицу, обратившемуся за медицинской помощью по завершении рабочего дня, с его согласия со следующего календарного дня.

Если лечение проходило в стационаре, то дата выдачи должна совпадать с днем выписки пациента (последним днем болезни) (п. 2.5 Инструкции № 455).

Графа «Причина непрацездатності». В данной графе в обязательном порядке подчеркивается одна из причин нетрудоспособности.

Еще один момент касательно такой причины нетрудоспособности, как «догляд (вік) — 10». В этой строке врач отмечает возраст больного ребенка или члена семьи, которому нужен уход. Причем врачи всегда по-разному указывают возраст ребенка: количество полных лет; количество полных лет и месяцев; год рождения. То, какой из этих вариантов выберет врач, — значения не имеет. Инструкция № 532 конкретных указаний в отношении заполнения этой части не содержит. Поэтому если у вас есть несколько БЛ «по уходу» за ребенком и информация о возрасте в них указана по-разному, не стоит считать какой-то из этих больничных оформленным неверно .

Графа «Режим». Вид больничного режима в данной графе должен стоять обязательно в зависимости от того, какой именно назначали больному: стационарный, амбулаторный, постельный, домашний, санаторный, свободный и т. п. (п. 3.4 Инструкции № 532).

А если в БЛ указан режим «ліжковий»? В Инструкции № 532 такого режима нет. Нужно ли исправлять такой больничный? Пункт 3.4 Инструкции № 532 звучит следующим образом: «В графе «Режим:» обязательно указывать режим, который назначается больному: стационарный, амбулаторный, постельный, домашний, санаторный, свободный и тому подобное». Обычно словосочетание «тому подобное» употребляется в конце какого-либо перечня как указание на его неполноту и предусматривает возможность его продления.

Считаем, что режим «ліжковий» вполне подходит по смыслу под продолжение перечня режимов, приведенных в Инструкции.

На Горячей линии ФСС тоже успокоили, что такой режим существует и часто указывается врачами в БЛ. Поэтому БЛ в данной ситуации исправлять не нужно.

«Звільнення від роботи». Печать(и) врача. Обращаем ваше внимание на то, что в графе «Звільнення від роботи» врач может заполнить несколько строк. В таком случае его должность, фамилия, подпись и печать должны стоять напротив каждой такой записи-строки. Чаще всего врачи, заполняя несколько строк этой графы, забывают заверять каждую свою подпись печатью, не указывают свою должность, а иногда и вообще бывает, что Ф. И. О. врача на больничном и на печати, относящейся к подписи этого же врача, не совпадают. Так что будьте внимательны.

Не исключено, что за время болезни вашего работника у него мог поменяться по каким-либо причинам лечащий врач. Тогда в графе «Звільнення від роботи» напротив каждой записи о периоде болезни должны стоять данные того врача, у которого в этот период проходил лечение ваш работник.

Графа «Стати до роботи». Дата выхода на работу. Обратите внимание: число и месяц в этой строке должны быть написаны прописью.

Ситуация: работница предоставила БЛ по беременности и родам, выписанный на 126 календарных дней. В графе «Стати до роботи» стоит 126-й день, т. е. последний день декретного отпуска. Можно ли принимать для оплаты такой больничный? Или надо изменить дату выхода на работу на 127-й день?

Дата, указанная в графе «Стати до роботи», как окончание отпуска, не является датой выхода на работу, а определяет дату окончания срока 126 календарных дней. Поэтому застрахованное лицо, которое находилось в отпуске в связи с беременностью и родами, должно приступить к работе только на следующий день.

Поэтому не смущаемся и оплачиваем женщине все 126 календарных дней декретного отпуска, а на работу выводим ее (отправляем в отпуск ежегодный или до 3 лет) на 127-й день.

Однако практика показывает, что существует и другой вариант заполнения графы «Стати до роботи» декретного БЛ. А именно: в эту графу иногда ставят 127-й день — день, в который женщина должна приступить к работе (уйти в ежегодный отпуск, отпуск до 3 лет, прочее). Правильно ли это? — Да. Нужно сказать, этот вариант тоже «имеет право быть». Это значит, что возвращать для исправления декретные БЛ в учреждения здравоохранения не требуется ни в первом, ни во втором варианте их выписки. Каждый из них подлежит оплате в обычном порядке.

Печати врачей. На одном БЛ стоят две разные печати врачей. Можно ли принимать такой БЛ? Обычно БЛ закрывает тот же врач, который его открыл. Тогда вы увидите в нем не только две одинаковые печати, а и две одинаковые фамилии и подписи этого врача. Но может получиться и так, что лечение работника начал один врач, а долечивал другой. Тогда печати в листке будут разными. Для такой ситуации это нормально.

Исправлять БЛ не нужно.

Обратная сторона бланка БЛ

Из-за ошибок на обратной стороне бланка БЛ проверяющие из ФСС также могут признать БЛ оформленным в неустановленном порядке. Так что допустив погрешность при заполнении обратной, лучше исправиться****.

Как заполнять больничный лист работодателю: образец 2020 года

Правильное заполнение бумажного листка временной нетрудоспособности – это обязанность, которая лежит не только на медицинском учреждении, но и нанимателе сотрудника. О том, как заполнять больничный лист работодателю (с образцом 2020 года и комментариями), расскажем в этом материале. Правила на этот счет регламентированы приказами Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н и от 29.06.2011 № 624н. Их соблюдение позволяет выплатить сотруднику денежную компенсацию на период нетрудоспособности из Фонда соц. страхования и не нажить проблем с этим органом.

Также см:

Инструкция по заполнению больничных листов на 2020 год: особенности

Главные нюансы, которые нужно запомнить уполномоченным лицам работодателя в отношении оформления листков временной нетрудоспособности, сводятся к следующему:

• какой именно сотрудник может и должен заполнять этот документ;
• какими чернилами позволено это делать;
• какими буквами вписывать нужные данные;
• как при необходимости сделать исправления в уже готовом документе.

Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.

Какой ручкой заполнять больничный лист

В пункте 65 порядка (приказ № 624н) указано, что использовать для заполнения больничного разрешено ручки исключительно следующих типов:

• гелевую;
• перьевую;
• капиллярную.

Важно отметить следующий момент: правильное заполнение больничного листа в 2020 году не предполагает для этих целей применение шариковой ручки.

В Письме ФСС № 17-03-09/06-3841П от 23.10.2014 года сказано, что возможно и комбинированное заполнение. То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере. Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.

Какими чернилами заполнять больничный лист

Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки. Правилами установлено, что чернила могут быть исключительно черными. Другие цвета недопустимы.

Какими должны быть буквы

Применять при заполнении документа можно исключительно заглавные печатные буквы русского алфавита. Одновременно это правило заполнения больничного листа в 2020 году содержит еще один немаловажный аспект. Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами. Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.

Кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик?

Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено. Каждый руководитель организации решает этот вопрос в индивидуальном порядке. То есть, на каждом предприятии процесс заполнения листков временной нетрудоспособности сотрудников выполняет либо инспектор по кадрам, либо бухгалтер. Глава организации или подразделения делегирует эту обязанность определенному сотруднику или отделу.

Заполняем больничный лист 2020: ячейки

Для записи информации о человеке и компании, в которой он трудится, на бланке листка, выдаваемого по причине временной нетрудоспособности, размещены соответствующие ячейки. Начинать вносить данные рекомендуем с первой из них. За поля этих ячеек выходить запрещено. Буквы должны быть одного размера, аккуратные и четкие.

Также см. «Больничный и табель учета рабочего времени».

Как правильно заполнять больничный лист нового образца: печати

Закон об акционерных обществах № 208-ФЗ (п. 7 ст. 2) и Закон об ООО № 14-ФЗ (п. 5 ст. 2) допускают наличие оттиска печати компании на документе, подтверждающем временную нетрудоспособность работника. Но проставляют его только при наличии самой печати. Закрывать собой информацию в ячейках рядом печать не должна. При этом выходить за отведенные границы при ее постановке разрешено.

Больничный лист: заполнение работодателем и образец 2020 года

Какие данные прописывает в листке временной нетрудоспособности сотрудник работодателя, которому делегировано данное полномочие?

В левом верхнем углу – наименование компании, а правее – единственное это место работы человека или же он занимает здесь должность по совместительству.

Далее указывают код подчиненности и регистрационный номер. Ниже – сведения о сотруднике: ИНН и СНИЛС. Затем указывают выработанный подчиненным стаж, а также даты, в течение которых он недомогал.

Образец заполнения работодателем продолжения больничного листа предполагает и указание суммы среднего заработка – для расчета пособия, а также дневной величины. Ниже прописывают сумму к выплате. Указывают, сколько средств идет работнику от нанимателя, а сколько – от ФСС. Затем приводят и итоговую сумму к оплате. Пример заполнения больничного листа, приведенный ниже, отражает все сказанное наглядно.

В заключение указывают фамилии и инициалы главы компании и того сотрудника, которому делегировано заполнение бланка (бухгалтера или сотрудника кадровой службы). Эти специалисты также подписывают документ. Место для печати располагается справа.

Пилотный проект ФСС: заполнение больничного листа

Вопрос о заполнении листка временной нетрудоспособности по принятому в некоторых регионах пилотному проекту ФСС волнует многих кадровых специалистов и бухгалтеров. Однако нужно отметить, что пилотный проект на правила оформления больничного совершенно не влияет.

Суть его состоит в том, что денежную сумму, положенную сотруднику с четвертого дня периода его нетрудоспособности, выплачивает ФСС. Образец заполнения больничного листа работодателем при этом остается прежним.

Также см. «Пилотный проект ФСС и заполнение больничного листа».

Исправление ошибок и неточностей

Пункт 65 правил, утвержденных приказом № 624н, гласит, что использование корректирующих средств для замазывания допущенных при оформлении листка временной нетрудоспособности сотрудника ошибок строго запрещено. Вместо этого нужно перевернуть документ и указать на его обороте правильные данные.

Кроме того, наниматель должен просмотреть записи, сделанные в медицинском учреждении. Для этого следует знать, как должен быть заполнен больничный лист доктором. Так, работодатель определяет и степень критичности допущенных ошибок.

Если в документе информация записана прописными буквами, переоформлять его не обязательно. Если же имя или инициалы сотрудника, которому был выдан больничный, указаны с ошибкой, то нужно будет запросить дубликат с правильным написанием. В противном случае ФСС получает основание не выплачивать работнику компании денежную компенсацию за долгое недомогание.

Также см. «100% больничный: когда оплачивается в полном размере».

Фото правильно заполненного больничного листа найти, к примеру, в интернете практически невозможно. Ведь он содержит много личных сведений о конкретном человеке. Но если следовать правилам заполнения больничного листа, которые рассмотрены в этой статье, это гарантирует сотруднику выплату причитающейся ему денежной компенсации и избавит компанию от проблем с ФСС. Именно поэтому так важно не наделать ошибок.

Правила заполнения нового больничного листа: пошаговая инструкция

Отличия бланков больничного листа: старого и нового

Начиная с 1 июля 2011 года, в оборот введены бланки листов нетрудоспособности нового образца взамен старых. Новые больничные бланки утверждены Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011г. № 347н. Согласно данному законодательному документу, новые бланки вводятся в действие с 1 июля.

Но не следует считать, что с этого момента сотрудник обязан менять старый больничный лист на новый, если он был выдан за короткое время перед введением новых. Впериод нововведений новый больничный лист выдается лишь в случае, если требуется продлить старый. 

Замена старых больничных листов на новые вызвана рядом уважительных причин. Так, одной из наиболее весомых можно назвать техническое несоответствие документа старого образца современным требованиям. Ранее действующий листок нетрудоспособности отличается небольшими размерами и малой вместительностью информации. Кроме того, информация в больничный лист должна была вноситься вручную и размещаться на его обеих сторонах.

 

С недавнего времени участились случаи фальсификации больничных листов, что тоже явилось веской причиной их замены на более усовершенствованные и имеющие высокую степень защиты. Ведь больничный лист предполагает выплату пособия по временной нетрудоспособности, а участившиеся случаи его подделки влекут за собой фальсифицированные выплаты в ущерб государству. 

 

Отличия нового и старого больничного листа заметны даже визуально: новый документ имеет больший размер (формат А4), выполнен на светло-голубом фоне (старый – на зеленом), для заполнения информации имеются желтые ячейки. Помимо этого, новый больничный лист в полной мере соответствует техническим стандартам, в частности, имеет высокую степень защиты от фальсифицированных действий.

Так, новый бланк больничного листка предполагает автоматическую обработку – то есть считывание информации при помощи программы. Каждая ячейка нового документа заполняется отдельно – в нее вносится цифра или буква. Чтение информации осуществляется при помощи компьютерной техники. Помимо данных, внесенных от руки, предполагается наличие бинарного кода в левом верхнем углу. Сегодня пока не имеется возможности его проставления, но в ближайшем будущем планируется вносить закодированную информацию (к примеру, дата выдачи, причина нетрудоспособности, кем выдан документ и пр.). Планируется, что вся информация такого рода будет закодирована и размещена в левом верхнем углу больничного листка.

Помимо имеющихся достижений, новый лист нетрудоспособности имеет штриховой код, состоящий из 12 цифр – номер бланка больничного листа. Старый бланк имел серию и номер, состоящие из цифр и букв, в новом документе остались лишь цифры под штриховым кодом. 

В новом бланке больничного листа поля расположены таким образом, чтобы их было несложно заполнить и проверить. Такая упрощенная схема рассчитана на бухгалтеров, врачей поликлиник и сотрудников ФСС для облегчения и ускорения проверки и обработки информации документа, следовательно – грамотности расчета пособия по временной нетрудоспособности. 

Правила заполнения нового больничного

Теперь рассмотрим, как заполнять листок нетрудоспособности по всем правилам. Допустим, сотрудник после болезни сдал в бухгалтерию больничный листок нового образца. В первую очередь, необходимо проверить часть медицинского документа, заполняемую медучреждением. В старом бланке больничного допускалось два исправления, отмеченные врачом. В новом листе никаких исправлений не допускается: в случае ошибочных данных врач обязан выдать новый больничный лист, но ни в коем случае не вносить каких-либо исправлений. Если сотрудник предоставил больничный лист с исправлениями, его следует вернуть работнику, который произведет замену документа в медицинском учреждении.

Теперь коснемся вопроса заполнения больничного листа медицинской организацией. В первую очередь врач ставит галочки в пунктах «дубликат» или «первичный» (дубликат выдается в случае утраты предыдущего больничного листа). Заметьте: в случае, когда сотрудник принес в организацию больничный лист с ошибкой, которая была обнаружена организацией, и больничный лист возвращен сотруднику для замены, в пункте «дубликат» галочка не ставится. 

После этого заполняются графы «наименование медицинской организации» и «место работы – наименование организации», вызывающие наибольшее количество вопросов в связи с недостаточностью ячеек для внесения всей информации.

Согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 г. № 624н (в котором подробно расписаны правила заполнения больничного листа), наименование медучреждения или места работы может вноситься как полное, так и сокращенное (уточнить это можно в учредительной документации). Но во многих случаях даже сокращенное наименование не помещается полностью. В данном случае, согласно письму ФСС от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481, можно придерживаться следующего правила: организация вправе выбрать для себя любое сокращенное наименование, которое будет использоваться лишь для заполнения листов нетрудоспособности.

Графа рядом с датой – ОГРН – требует очень внимательного и точного ее заполнения, в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации. Данная графа важна при автоматическом считывании информации с документа, ведь при ее помощи медучреждение идентифицируется в базе данных ФСС.

Важно: при внесении наименования организации, не допускаются такие знаки, как скобки, тире, кавычки, запятые, точки, знак номер, вносить следует только числовые и буквенные значения.

За наименованием медицинского учреждения следуют строки с указанием его адреса. Так, заполнять их следует в таком порядке: наименование города, название улицы, номер дома и затем – офиса. В названии улицы не следует указывать «проспект», «улица», «бульвар» и пр. Имеющийся у дома корпус или строение указывается через дробь без пробела (к примеру, пробел, 3/2 – означает дом 3 корпус 2), после этого ставится пробел и далее указывается номер офиса при необходимости.

ФИО больного указывается на основании данных из удостоверяющих его личность документов. Для фамилии в наличии представлено 28 ячеек. В случаях с длинными или двойными фамилиями следует вносить первые 28 символов. За поля выходить нельзя, инициалы больного не указываются.

Поле, расположенное ниже содержит информацию о дате рождения больного, указывается его пол и причина нетрудоспособности. При указании причины нетрудоспособности вниманию предлагается три поля: «код», «дополнительный код» и «код изменения» (эти данные отличают новый больничный от старого). Информация о кодах расположена на оборотной стороне документа. В частности, в первых двух ячейках необходимо указать причину первоначального обращения, дополнительный код потребуется для случаев дополнительной причины нетрудоспособности. Код изменения указывается в случаях, когда происходят какие-либо изменения в причинах нетрудоспособности.

О строке заполнения наименования организации уже говорилось выше. Необходимо лишь уточнить о том, что руководителю компании следует выпустить распоряжение или приказ со специально зафиксированным наименованием компании, которое будет использоваться для заполнения больничных листов. Лучше всего о таком действии уведомить ФСС (в котором зарегистрирована компания), а также выдать своим сотрудникам памятки по заполнению больничного.

После этого врач заполняет графы об основном месте работы или по совместительству. Данная информация поступает со слов пациента, и для подтверждения этого не требуется документов. В случае выдачи двух больничных листов (по месту основной работы и по совместительству), в листе «по совместительству» следует указать номер листа, выданного по основному месту деятельности.

Графа «Дата 1» заполняется при изменении причины нетрудоспособности. Если это листок по беременности и родам, в данную графу вносится предполагаемая дата родов или дата начала путевки в санаторий. Следующие строки «Графа 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ» должны заполняться лишь в случаях, когда пациент отправляется в санаторий.

Строки по уходу заполняются в случаях, когда пациенту выдается больничный для ухода за заболевшим родственником. В строках указывается родственная связь и возраст заболевшего члена семьи, за которым полагается уход. Строку «Возраст» заполняют следующим образом: в первых двух ячейках указывается полный возраст в годах, во вторых – в месяцах. Не заполняются первые две ячейки в случаях с детьми, когда их возраст меньше года. Далее указывается родственная связь (код указан на обороте больничного).

Когда требуется уход за двумя детьми, выдается два больничных листка, заполняются они одинаково. Отличия лишь в данных тех детей, за которыми ведется уход. 

Относительно следующей строки «поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)» у работодателей и врачей возникает масса вопросов, так как пособие по данному пункту выдается на основании справки из женской консультации, выдаваемой одновременно с листком нетрудоспособности. Новый бланк больничного предусматривает отдельную графу для того, чтобы не выдавалась отдельная справка. Но на данный момент пока не внесены изменения касательно выплат пособий за постановку на учет в ранние сроки беременности, поэтому основанием для начисления пособий все так же является справка из женской консультации.

Отметки о нарушении режима содержат код, значение которого можно найти на обороте больничного. Дата нарушения и подпись врача также обязательны.

В строке «Находился в стационаре» проставляется дата начала поступления в стационар и дата выписки пациента. Заметьте, данный период может отличаться от указанного в таблице «Освобождение от работы».

Если больной был направлен в учреждение медико-санитарной экспертизы на освидетельствование, заполняется следующая строка. Здесь указывается дата направления и регистрации документов, дата освидетельствования. Указывается группа при оформлении инвалидности.

Раздел «Освобождение от работы». Обычно врач выдает освобождение от работы на 10 дней, после чего может его продлить. В случае нетрудоспособности человека более 30 дней больничный продлевается специальной комиссией. В таблице заполняются даты, должность врача (так как ячеек всего 9, необходимо делать сокращения, к примеру «лечащий врач» записать как ЛЕЧ ВРАЧ). Нижняя строка предусмотрена для председателя врачебной комиссии, в должности указывается «ПРЕД ВК», в строке фамилии и инициалов заполняется до тех пор, пока имеется место – на усмотрение врача (можно записать фамилию сокращенно, или полностью фамилию и инициалы).

Ниже таблицы «Освобождение от работы» врач указывает, с какого периода пациент приступит к работе. В случае длительной болезни в графе «Иное» указывается соответствующий код, ниже пишется номер продленного больничного.

Подпись врача ставится внизу раздела, справа также должен быть оттиск печати (треугольной, круглой или специальной «для листков нетрудоспособности»). В оттиске печати должно ясно читаться наименование медицинского учреждения – это важно для программной идентификации организации, выдавшей больничный.

Строки, заполняемые бухгалтером

Наименование организации вносится бухгалтером (выше уже говорилось о том, как правильно применять сокращенный вариант наименования). Заметьте, оно должно совпадать с тем, которое указал врач. Но если по каким-то причинам наименование не совпадает, самым главным для работодателя является точное указание регистрационного номера, по которому ФСС легко идентифицирует компанию. Уточнить правильный номер можно в извещении ФСС компании в качестве страхователя. Имеющиеся у организации филиалы кроме регномера имеют расширенные номера, проставляемые через дробь. Далее заполняется код подчиненности, указывающий на отделение ФСС, на учете в котором находится фирма.

 

Обязательным для заполнения является ИНН нетрудоспособного сотрудника. Следует также заполнить и графу СНИЛС, являющуюся также обязательной.

В следующей строке – «условные начисления» — присутствует закодированная информация, значения которой имеется на оборотной стороне. Указывается она для льготников и тех, кто болел более 30 дней, инвалидов и работающих по срочному трудовому договору (эти факторы влияют на продолжительность и размер пособия).

Заполнять «Акт формы Н-1» необходимо в том случае, когда речь идет о профессиональном заболевании или же производственной травме.

Графа «Дата начала работы» заполняется не как дата возврата на работу после болезни, а как дата аннулирования трудового договора. Пример: трудовой договор заключили 1 июля, но к работе сотрудник должен приступить 1 августа (то есть договор заключен заранее). Но 18 июля работник заболевает, и работодатель имеет право аннулировать такой договор. Но даже если работник не приступил к деятельности, он имеет право на получение пособия, в нашем случае это – с 1 августа. Выздоровев, сотрудник приносит больничный, по которому выплачивается пособие. В таком случае, дата начала работы указывается в соответствии с договором, при условии, что он аннулирован.

В строке «Страховой стаж» указывается полное количество лет и месяцев.

В ячейках «в т.ч. нестраховые периоды» указываются сроки воинской службы за период с 01.01.2007г. Кроме страхового стажа (подтверждаемого трудовым договором), в деятельность включается и военная служба, которая и является нестраховым периодом, с которого страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. Этот период не является страховым, он лишь засчитывается в общий трудовой стаж.

Не вносятся в больничный лист такие периоды, как временная безработица, учет в службе занятости, обучение.

Строка «причитается пособие за период» содержит даты, соответствующие указанным в таблице «Освобождение от работы» (заполненные врачом).

В строках «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» не нужно производить полный расчет, как в старом бланке. Сюда вносится лишь наиболее важная информация. Расчет пособия производится на отдельном листке и прикрепляется к больничному. 

После этого компания указывает сумму пособия, разбив ее на две части – за счет средств фонда и работодателя. Вторая часть выплачивается за первые три дня нетрудоспособности (раньше оплачивалось только два, но с 1 января 2011 года оплачивается три дня). Во всех остальных случаях (карантин, протезирование, долечивание) пособие оплачивается за счет средств ФСС.

В строке «Итого начислено» указывается сумма, включая НДФЛ. В старом бланке в строке «ИТОГО (сумма к выдаче)» указывался объем выплат без учета НДФЛ.

В завершении – подпись руководителя и главбуха. Но подпись руководителя может быть делегирована другому лицу (что часто бывает на крупных предприятиях) на основании соответствующего приказа или доверенности.

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Неправильно заполнен больничный лист: ошибки медучреждения и работодателя

Главная → Статьи → Неправильно заполнен больничный лист: ошибки медучреждения и работодателя

 

В медицинском учреждении при заполнении больничного листа неправильно написали название организации (вместо “АО” написали “ООО”). Работодатель допустил ошибку в разделе, который заполняется работодателем при заполнении строки “Место работы – наименование организации” (написал “ЗАО” вместо “АО”). Являются ли такие ошибки основанием для лишения организации права на возмещение пособия?

 

На основании п.п. 1 и 4 части 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ ФСС России вправе проводить проверки правильности выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам и не принимать к зачету в счет уплаты страховых взносов расходы на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, произведенные страхователем с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденные документами, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов.

Пунктом 18 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 (далее – Положение), установлено, что расходы по государственному социальному страхованию, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами (в том числе суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков нетрудоспособности), к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке. Выплата работнику пособия по временной нетрудоспособности на основании неправильно оформленного листка нетрудоспособности влечет за собой также риски, связанные с налоговым учетом таких расходов.

Так, п. 1 ст. 252 НК РФ установлено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При проведении налоговой проверки налоговый орган может посчитать, что рассматриваемые затраты не являются экономически обоснованными для работодателя, и, как следствие, включить их в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Кроме того, суммы начисленных работнику выплат, которые не приняты к зачету территориальным органом ФСС РФ, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке в соответствии с нормами Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”. Смотрите письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 № 3035-19.

В настоящее время форма бланка листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н. Листок нетрудоспособности заполняется в соответствии с разделом IX Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок).

Выплата пособия на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией с нарушением требований Порядка, противоречит части 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ и не может служить основанием для выплаты пособия.

Согласно п. 56 Порядка при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности.

Внесение исправлений в листок нетрудоспособности допускается только при заполнении раздела “Заполняется работодателем” (п. 65 Порядка). В этом случае п. 65 Порядка установлен специальный порядок исправления ошибок – путем зачеркивания ошибочной записи и внесения взамен нее правильной записи на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности. Правильная запись подтверждается записью “исправленному верить”, подписью и печатью работодателя (для работодателя – физического лица печать проставляется при ее наличии). Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Возможностей для исправления записей, внесенных медицинским работником в раздел листка нетрудоспособности “Заполняется врачом медицинской организации”, Порядок не предусматривает. В этом случае работник должен самостоятельно обратиться в медицинскую организацию за выдачей дубликата листка нетрудоспособности (п. 4 Порядка).

В рассматриваемом случае речь идет о неверном заполнении строки “место работы – наименование организации”, как в разделе “Заполняется работодателем”, так и в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” (неверное указание организационно-правовой формы организации-работодателя). Как произвести запись о наименовании юридического лица в указанных строках, ФСС России разъясняет в своих письмах от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, в частности говорит о том, что данные о наименовании должны соответствовать учредительным документам.

В том случае, когда речь идет о разделе “Заполняется работодателем”, на наш взгляд, допущенную ошибку целесообразно исправить указанным выше способом, тем более что особых трудозатрат такое исправление не требует.

Если же говорить о разделе “Заполняется врачом медицинской организации”, то в силу абзаца 9 п. 57 Порядка медицинский работник, оформляющий листок нетрудоспособности, может получить информацию о наименовании работодателя только со слов самого застрахованного лица. При этом на медицинского работника законодательством не возложена обязанность проверять достоверность предоставляемых застрахованным лицом сведений о наименовании работодателя во время оформления листка нетрудоспособности. Проверка сведений, сообщаемых застрахованным, в том числе информации о наименовании работодателя, не входит в обязанности медицинского работника, оформляющего гражданину листок нетрудоспособности, порядок установления факта искажения сведений, представленных физическим лицом о наименовании организации именно медицинским работником, оформляющим листок нетрудоспособности, также не регламентирован, поэтому доказать тот факт, что неправильное наименование организации является ошибкой медицинского работника, оформляющего листок нетрудоспособности, на наш взгляд, достаточно затруднительно.

Мы полагаем, при таких условиях формулировка п. 57 Порядка фактически освобождает медицинского работника, оформляющего листок нетрудоспособности, от необходимости оформления дубликата листка нетрудоспособности в соответствии с п. 56 Порядка, поскольку внесение неправильной информации в строку “место работы – наименование организации” раздела “Заполняется врачом медицинской организации” листка нетрудоспособности признать ошибкой медицинского работника, оформляющего этот документ со слов работника, практически невозможно. Соответственно, при таких обстоятельствах с большой долей вероятности в выдаче дубликата листка нетрудоспособности может быть отказано.

Вместе с тем из п. 56 Порядка следует, что листок нетрудоспособности считается испорченным при наличии в нем любых ошибок, допущенных медицинской организацией, каких-либо исключений для мелких ошибок или помарок не предусмотрено. Поэтому листок нетрудоспособности считается испорченным даже в том случае, когда допущенная ошибка незначительна, в том числе при неверном указании организационно-правовой формы организации-работодателя.

Таким образом, в рассматриваемом случае у работодателя есть основания для непринятия у сотрудника листка нетрудоспособности, в котором неверно указано его наименование, а у ФСС – основания для отказа принятия к зачету пособий, выплаченного по такому листку нетрудоспособности.

В то же время Московское региональное отделение ФСС РФ в своем письме от 26.03.2013 № 10-09/10/7103 “О листках нетрудоспособности” разъяснило, что в случае, если в листке нетрудоспособности медицинским учреждением неточно написано наименование организации, в территориальном органе ФСС РФ данная организация идентифицируется по регистрационному номеру и такой листок нетрудоспособности может быть принят к оплате. Смотрите также абзац 3 п. 1 письма от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605.

В информации ФСС РФ от 27.07.2015 “Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” указано следующее: “Неверное написание организации со слов работника нельзя считать ошибкой врачей. Это не требует переоформления листка и не влечет отказа в назначении и выплате пособия. Больничный спокойно может быть принят работодателем к оплате, если есть возможность точно идентифицировать организацию и подтвердить принадлежность к ней работника. При этом у территориального органа Фонда не будет оснований для непринятия к зачету расходов, произведенных на его основании”.

В судебной практике суды также приходят к выводу, что неточное указание названия организации в листах временной нетрудоспособности не может являться основанием для непринятия органом ФСС расходов организации, произведенных на основании таких листов нетрудоспособности, при условии наличия между заявителем и физическими лицами трудовых отношений. Смотрите, например, определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 17.01.2013 по делу № 11-75/2013, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2012 № 09АП-6546/12, постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.04.2012 № Ф03-904/12 по делу № А51-11168/2011, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 16.12.2011 № 05АП-8349/11.

Таким образом, в случае несовпадения данных, указанных в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” и в разделе “Заполняется работодателем”, у территориального отделения ФСС РФ есть возможность идентифицировать страхователя. Например, в ситуации, когда в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” в наименовании организации-работодателя допущена ошибка, а в Разделе “Заполняется работодателем” указаны верные сведения, ФСС может определить страхователя по данному листку нетрудоспособности, сопоставив данные указанных разделов. Кроме того, идентификация всегда может быть произведена по регистрационному номеру страхователя. В связи с этим мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации листок нетрудоспособности может быть принят работодателем к оплате.

Вместе с тем обращаем Ваше внимание на то, что наше экспертное мнение может не совпадать с точкой зрения проверяющих органов. В своем письме от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 ФСС России рекомендует в случае возникновения у страхователя сомнений в правильности оформления листка нетрудоспособности обращаться в региональные отделения ФСС России.

К сведению:
Во избежание подобных ситуаций, полагаем, работодателю целесообразно документально закрепить, например в приказе, наименование организации, которое необходимо указывать в листках нетрудоспособности, и ознакомить с этим документом всех работников. Аналогичной позиции придерживается и заместитель начальника правового отдела столичного отделения ФСС России Е. Бреева (смотрите, например, материал: “Страхуемся от “страховых” ошибок” (интервью с Е. Бреевой, заместителем начальника правового отдела столичного отделения ФСС РФ) (В. Хвориков, “Московский бухгалтер”, № 1, январь 2012 г.)).

 

Ответ подготовил: Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Ответ прошел контроль качества

 

Обращаем внимание медицинских учреждений на то, что с 1 июля 2017 года пациент может потребовать электронный больничный

 

Нужна электронная подпись для врача? Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Можно ли заполнять больничный лист синей ручкой?

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 13 мая 2019 г.

Правильное заполнение больничного листа является залогом того, что работодатель сможет без проблем возместить из ФСС расходы на пособие по временной нетрудоспособности. Причем начало больничного листа заполняется медицинским учреждением, его выдавшим, а продолжение больничного листа заполняется уже работодателем. Так как же заполнять больничный лист работодателю?

Инструкция по заполнению больничных листов

Заполнение больничного листа (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н) не должно вызвать у работодателя особых трудностей. Просто нужно запомнить несколько правил, например, какой ручкой и какими чернилами заполняется больничный лист, какими буквами вписываются необходимые данные и как внести исправления в случае допущения ошибки при заполнении листка нетрудоспособности.

Какой ручкой заполнять больничный лист

При заполнении больничного листа работодатель может пользоваться гелевой, капиллярной или перьевой ручкой (п. 65 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н). А вот шариковой ручкой делать записи в больничном листе нельзя.

Имейте в виду, что заполнить больничный лист можно и на компьютере. Причем, комбинирование заполнение листка нетрудоспособности (частично рукописно, а частично – на компьютере) не является нарушением правил заполнения больничного листа (Письмо ФСС от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

Какими чернилами заполнять больничный лист

При заполнении больничного листа имеет значение не только вид ручки (гелевая/перьевая/капиллярная/шариковая), но и цвет чернил. Больничный лист должен быть заполнен чернилами именно черного цвета.

Буквы в больничном листе

Записи в больничном листе выполняются печатными заглавными буквами на русском языке. Правда, если наименование вашей организации содержит латинские буквы (например, иногда название фирмы содержит аббревиатуру «Ltd»), ничего страшного не произойдет, если и они будут отражены в больничном листе.

Еще несколько правил заполнения больничного листа

Записи в специально отведенных местах вносятся, начиная с первой ячейки. Причем, записи не должны заходить за границы ячеек.

Печать работодателя на больничном листе

Оттиск своей печати на листке нетрудоспособности работодатель ставит только при ее наличии (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ). И если печать все-таки проставляется, то она может выходить за границы места, отведенного для нее, но не может попадать на ячейки информационного поля больничного листа.

Как заполнять больничный лист работодателю: образец-2019

Для вашего удобства приведем образец заполнения больничного листа в той части, которую должен заполнить работодатель.

Исправление ошибок в больничном листе

Если при заполнении больничного листа работодатель допустил ошибку, то замазывать неверную запись корректирующим средством запрещено (п. 65 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н). Ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть, а на оборотной стороне больничного листа сделать правильную запись.

Образец внесения исправлений в больничный лист вы найдете в отдельном материале.

Если же работодатель обнаружит ошибки, допущенные медицинским учреждением, которое выдало работнику больничный лист, то нужно определить, требуется ли переоформление больничного листа или же эти ошибки некритичны. Например, если больничный заполнен прописными буквами, то переоформлять его не нужно (п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Если же, к примеру, в больничном листе будет неверно указана фамилия заболевшего работника, то придется получать исправленный дубликат этого листка нетрудоспособности. Иначе ФСС может отказать работодателю в возмещении больничных расходов. Правда, по мнению Верховного суда, ошибки, допущенные медицинским учреждением, не могут являться основанием для такого отказа (Определение ВС РФ от 25.11.15 № 304-КГ15-14859).

Кто заполняет больничный лист от лица работодателя

Некоторых работодателей интересует, кто должен заполнять больничный лист: бухгалтер или кадровик. На самом деле каждый работодатель сам решает, как будет у него организован этот процесс. Соответственно, работодателю просто нужно решить, будет ли, например, каждый отдел (кадры и бухгалтерия) сам заполнять какую-то часть больничного листа или же это будет делать кто-то один.

Арбитражный суд: листок нетрудоспособности, заполненный шариковой ручкой, может быть принят к оплате

Если все записи в листке нетрудоспособности читаются, то проверяющие из ФСС не вправе отказывать в назначении и выплате пособия лишь на том основании, что больничный лист заполнен шариковой ручкой вместо чернил. Об этом напомнил Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 28.03.17 № А32-34355/2016.

Суть спора

Территориальный орган ФСС не принял к зачету расходы на организации на выплату больничного пособия из-за того, что врач расписался в листке нетрудоспособности шариковой ручкой (синей пастой). Тем самым он нарушил пункт 56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н. В этом пункте сказано, что записи в бюллетене выполняются чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Вносить записи шариковой ручкой запрещено.

Решение суда

Но суды трех инстанций с позицией чиновников не согласились. Как указали арбитры, нарушения в оформлении листков нетрудоспособности являются незначительными. При этом они допущены не работодателем, а медицинским учреждением.

Кроме того, в письме ФСС РФ от 30.09.11 № 14-03-11/15-11575 разъяснено следующее. Наличие в листке нетрудоспособности технических недочетов заполнения не дает работодателю права требовать переоформления листка нетрудоспособности и отказывать в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются.

Учитывая, что факт наступления страхового случая и оплаты больничного в спорной ситуации был подтвержден, суд признал отказ фонда в зачете расходов на выплату пособия неправомерным.

Напомним, что такая же позиция выражена в определении ВС РФ от 17.02.15 № 304-КГ14-6897 (также см. «Верховный суд: заполнение больничного листа шариковой ручкой — не повод для отказа в возмещении пособия»).

Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»

Интересные темы:

оплачивать ли листок нетрудоспособности. Вісник. Офіційно про податки

Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности, что предусмотрено частью первой ст. 31 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (далее — Закон).

Решение о назначении материального обеспечения и предоставлении социальных услуг в соответствии с частью третьей ст. 30 Закона принимается комиссией по социальному страхованию, созданной (избранной) на предприятии, в состав которой входят представители администрации предприятия и застрахованных лиц (выборных органов первичной профсоюзной организации или других органов, представляющих интересы застрахованных лиц) или физическим лицом — предпринимателем, лицом, ведущим независимую профессиональную деятельность.

Комиссия по социальному страхованию осуществляет контроль за правильным начислением и своевременной выплатой материального обеспечения, принимает решение об отказе в его назначении, о прекращении выплаты материального обеспечения (полностью или частично), рассматривает основание и правильность выдачи листков нетрудоспособности и других документов, которые являются основанием для предоставления материального обеспечения и социальных услуг.

Комиссия по социальному страхованию также должна проверять правильность заполнения листков нетрудоспособности, в частности и в случае нарушения застрахованным лицом предназначенного режима лечения.

Порядок заполнения листка нетрудоспособности определен Инструкцией о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной совместным приказом Фонда социального страхования от несчастных случаев, МЗ, Минтруда, ФТВП от 03.11.2004 г. № 532/274/ 136-ос/1406 (далее — Инструкция № 532).

В листке нетрудоспособности в графе «Режим:» обязательно указывается режим, предназначенный больному: стационарный, амбулаторный, постельный, домашний, санаторный, свободный и т. п.

В соответствии с п. 3.5 Инструкции № 532, если имеет место нарушение режима, то в графе «Відмітки про порушення режиму:» указывается дата нарушения режима и удостоверяется подписью врача. Виды нарушений режима указываются в графе «Примітка:» с обязательной записью в медицинской карте амбулаторного или стационарного больного.

Нарушением режима в соответствии с п. 4.1 Инструкции № 532 является:

несвоевременная явка на прием к врачу;

алкогольное, наркотическое, токсичное опьянение во время лечения;

выход на работу без разрешения врача;

самовольное оставление учреждения здравоохранения;

выезд на лечение в другое заведение здравоохранения без отметки о разрешении выезда;

отказ от направления или несвоевременная явка на МСЕК и т. п.

В соответствии с п. 10 Инструкции № 532, если при очередном посещении больным врача имеет место нарушение режима в виде несвоевременного прибытия больного к врачу, то:

в случае признания больного трудоспособным в графе «Стати до роботи» пишутся буквами число и месяц и делается запись «з’явився працездатним». Закрытие листка нетрудоспособности осуществляется датой, установленной врачом для прибытия больного;

в случае признания больного нетрудоспособным продление листка нетрудоспособности осуществляется со дня посещения врача.

Это объясняется тем, что выдача и продление документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность, осуществляются только после личного осмотра больного лечащим врачом.

Следует  помнить, что в соответствии с частью второй ст. 23 Закона застрахованные лица, которые в период получения пособия по временной нетрудоспособности нарушают режим, установленный для них врачом, или не появляются без уважительных причин в назначенный срок на медицинское освидетельствование, теряют право на это пособие со дня допущения нарушения на срок, который устанавливается решением органа, назначившего пособие по временной нетрудоспособности.

Следовательно, если в листке нетрудоспособности есть отметка о нарушении застрахованным лицом режима, установленного врачом, то пособие по временной нетрудоспособности не предоставляется со дня допущения нарушения и на срок, который определяет комиссия по социальному страхованию предприятия.

Управление исполнительной дирекции Фонда социального страхования Украины в Винницкой области

Что должен знать каждый работодатель

За последние несколько лет законы об оплачиваемых отпусках по болезни были одной из основных тенденций в области трудового права в штатах и ​​местных юрисдикциях. Распространение этих законов может быть особенно проблематичным для работодателей, которые подчиняются нескольким законам с разными требованиями. Вот ответы на некоторые общие вопросы о законах об оплачиваемых отпусках по болезни.

Q: Где требуется оплачиваемый отпуск по болезни?

A: В настоящее время следующие юрисдикции требуют (или вскоре потребуют) от работодателей предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни.Обратите внимание, что некоторые из этих законов разрешают мелким работодателям (в соответствии с определением каждого закона) предоставлять неоплачиваемый отпуск по болезни:

Штаты:

• Аризона
• Калифорния
• Коннектикут (работодатели с более чем 50 сотрудниками должны предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни «обслуживающим работникам»)
• Мэриленд
• Массачусетс
• Мичиган (работодатели с 50 и более сотрудниками должны предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни)
• Нью-Джерси
• Орегон
• Род-Айленд
• Вермонт
• Вашингтон

Другие юрисдикции:

• Сан-Антонио, Техас (вступает в силу с 1 декабря 2019 г. для работодателей, имеющих более пяти сотрудников, но с 1 августа 2021 г. для небольших работодателей).Это постановление в настоящее время оспаривается в суде. Мы продолжим следить за статусом закона и сообщать о нем.
• Даллас, Техас (с 1 августа 2019 г. для работодателей, имеющих более пяти сотрудников, но с 1 августа 2021 г. для небольших работодателей). Это постановление в настоящее время оспаривается в суде. Городские власти заявляют, что отложат введение в исполнение всех положений, кроме положения о недопущении возмездия, до 1 апреля 2020 года. Мы продолжим отслеживать и сообщать обновления о статусе закона.
• Чикаго
• Кук Каунти, Иллинойс
• Округ Колумбия
• Города в Калифорнии: Беркли, Эмеривилл, Окленд, Сан-Франциско, Санта-Моника, Сан-Диего, Лонг-Бич (отели на 100 и более номеров) и Лос-Анджелес
• городов в Миннесоте: Дулут (с 1 января 2020 г.), Миннеаполис и Св.Пол
• Округ Монтгомери, Мэриленд
• Нью-Йорк
• Округ Вестчестер Нью-Йорк
• Города в Пенсильвании: Филадельфия и Питтсбург (дата вступления в силу подлежит определению)
• Города в Вашингтоне: Сиэтл, Такома и СиТак (гостиничный бизнес и транспорт)

Примечание: В 2019 году в штатах Мэн и Невада были приняты законы, обязывающие работодателей предоставлять своим сотрудникам оплачиваемый отпуск, который можно использовать по любой причине .В штате Мэн это требование будет применяться к работодателям с более чем 10 сотрудниками и вступит в силу 1 января 2021 года. В Неваде требование будет применяться к работодателям с 50 или более сотрудниками и вступит в силу 1 января 2020 года.

Обновлено: Ноябрь 2019

Q: Какие виды отсутствия на работе покрываются законом об оплачиваемых отпусках по болезни?

A: Это зависит от юрисдикции, но эти законы обычно охватывают отсутствие на работе в связи с психическим или физическим заболеванием сотрудника или члена семьи, медицинским диагнозом или профилактической помощью.Многие также покрывают пропуски, связанные с обращением за помощью после домашнего насилия, сексуального посягательства или преследований. Некоторые покрывают и другие типы отсутствия. Ознакомьтесь с действующим законодательством, чтобы узнать, какой отпуск покрывается и как определяется термин «член семьи».

Q: Какой отпуск должен быть предоставлен?

A: Количество отпусков, которые сотрудники имеют право накапливать и использовать, различается в зависимости от юрисдикции. В большинстве законов используется формула начисления одного часа отпуска по болезни за определенное количество отработанных часов, например, один час на каждые 30 отработанных часов.Некоторые позволяют работодателям ограничивать количество часов, которые сотрудник может набрать и / или использовать в год.

Q: Сколько я буду платить сотрудникам, когда они находятся в отпуске по болезни?

A: Эти законы обычно требуют, чтобы работодатели компенсировали отпуск по болезни в соответствии с обычной ставкой заработной платы работника. Как правило, существуют особые правила для определения «нормальной ставки оплаты труда» работника в связи с отпуском по болезни.

В: Что произойдет, если сотрудники не воспользуются всем своим отпуском по болезни к концу года? Должен ли я переносить неиспользованный отпуск по болезни на следующий год?

A: Эти законы обычно дают сотрудникам право переносить неиспользованный отпуск по болезни на следующий год.Однако во многих законах есть ограничение на количество часов, которые могут переносить сотрудники.

Примечание: В некоторых (но не во всех) юрисдикциях работодатели могут использовать метод предварительной загрузки вместо метода начисления для предоставления отпуска по болезни сотрудникам. В соответствии с методом предварительной загрузки сотрудники получают весь отпуск, на который они имеют право, в начале каждого года. Некоторые из этих юрисдикций не требуют от работодателей переносить неиспользованный отпуск на следующий год, если они используют метод предварительной оплаты.Проверьте свои законы об отпусках по болезни, чтобы узнать о правилах предварительной загрузки.

В. В моем штате требуется, чтобы я предоставлял сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни, но я уже предоставляю оплачиваемый отпуск (PTO). Могу ли я сохранить свою текущую политику в отношении отпуска по болезни или мне нужна отдельная политика оплачиваемого отпуска по болезни?

A: Согласно многим законам об оплачиваемых отпусках по болезни, если у вас есть политика PTO, вам обычно не нужно предоставлять дополнительные оплачиваемые больничные дни сотрудникам, если политика:

• Позволяет сотрудникам использовать отпуск той же продолжительности для тех же целей и на тех же условиях, которые требуются законом об отпусках по болезни; и
• Удовлетворяет требованиям к начислению, переносу, использованию и другим требованиям закона об отпусках по болезни.

Единая политика отпусков по болезни может быть привлекательным вариантом для работодателей, подпадающих под действие нескольких законов об оплачиваемых отпусках по болезни, если она соответствует или превышает требования самого щедрого закона об оплачиваемых отпусках по болезни.

Q: Должен ли я платить сотрудникам за неиспользованный отпуск по болезни, когда они уходят из моей компании?

A: Большинство законов об отпусках по болезни не требуют, чтобы работодатели оплачивали накопленный неиспользованный отпуск по болезни, когда сотрудник увольняется из компании. Однако в некоторых штатах, например в Калифорнии, работодатели должны выплачивать все неиспользованные PTO во время увольнения.Если объединить отпуск по болезни и отпуск по болезни в одну политику на отпуск / отпуск, вы можете столкнуться с дополнительными расходами на выплату.

Примечание: Некоторые законы требуют, чтобы работодатели восстанавливали остаток отпусков сотрудникам, если они возвращаются в компанию в течение определенного периода времени. По этой причине важно вести точный учет остатков отпусков по болезни (ведение записей об отпусках по болезни может также требоваться по закону).

В: Что произойдет, если к моим сотрудникам будут применяться и законы штата, и местные законы об отпусках по болезни?

A: Вам необходимо согласовать соблюдение обоих законов.Обычно, когда законы противоречат друг другу, применяются более щедрые правила по отношению к сотрудникам. Изучите различия в каждом законе и обеспечьте своим сотрудникам максимальную защиту, предусмотренную каждым положением закона.

В: Могу ли я потребовать от сотрудников предоставить документацию о том, что их отсутствие было вызвано причиной, предусмотренной законом об оплачиваемых отпусках по болезни?

A: Согласно многим законам об отпусках по болезни, работодатели могут попросить сотрудников предоставить обоснованную документацию, но с некоторыми ограничениями. Например, некоторые запрещают работодателям запрашивать документы, если работник не взял отпуск по болезни более трех дней подряд.При отсутствии ограничений подумайте, какая документация, если таковая имеется, будет разумно требовать от сотрудников, и убедитесь, что ваша политика применяется последовательно. Также имейте в виду, что определенные законы ограничивают тип медицинской информации, которую может запросить работодатель, и любая полученная медицинская документация, информация о состоянии здоровья или информация о статусе жертвы должны храниться конфиденциально и отдельно от личного дела сотрудника.

В. Могу ли я потребовать от сотрудников уведомления о необходимости использования отпуска по болезни?

A: Согласно многим из этих законов, работодатели могут потребовать от сотрудников предоставить разумное уведомление, когда потребность сотрудника в отпуске является предсказуемой, но у них могут быть разные определения того, что считается разумным.Если необходимость в отпуске непредсказуема, работодатели обычно могут потребовать от сотрудников предоставить уведомление в кратчайшие сроки или следовать обычным процедурам работодателя для сообщения о других внеплановых отсутствиях (например, позвонить своему руководителю до начала их смены). Все требования к уведомлению должны соответствовать применимому законодательству и должны быть доведены до сведения сотрудников в письменной форме.

Q: Имеют ли сотрудники право на работу по окончании отпуска?

A: Эти законы обычно требуют, чтобы работодатели восстанавливали сотрудников на должности, которую они занимали до начала отпуска, или на сопоставимую / эквивалентную должность (с эквивалентным стажем работы, льготами, оплатой и условиями найма).

Q: Моя компания находится в штате, который в настоящее время не требует оплачиваемого отпуска по болезни, но у меня есть сотрудники, которые работают в штате, который требует. Обязан ли я предоставлять этим сотрудникам отпуск по болезни?

A: Покрытие согласно законам многих штатов и местных властей об оплачиваемых отпусках по болезни, как правило, зависит от места работы сотрудника. Следовательно, эти законы могут применяться к вам, если у вас есть сотрудники, работающие в юрисдикции, на которую распространяется действие закона, даже если ваш бизнес находится в другом месте. Ознакомьтесь с действующим законодательством, чтобы узнать, какие требования применяются к вашему бизнесу.

Вывод:

Законы об отпусках по болезни касаются, среди прочего, правомочности сотрудников на получение отпуска, начисления отпускного времени, переходящего периода, разрешенных причин для отпуска, требований к уведомлению и защиты от репрессалий. Охватываемые работодатели должны внимательно изучить эти правила, чтобы убедиться, что их программы отпуска по болезни им соответствуют.

Законы об оплачиваемых отпусках по-прежнему вызывают у работодателей головную боль

Многие работодатели согласны с тем, что больные работники должны оставаться дома, чтобы выздороветь, и что работники должны иметь возможность при необходимости ухаживать за больными родственниками.Но распространение законов штата и местных об отпусках по болезни с различными требованиями может обременить работодателей серьезными административными проблемами и проблемами соблюдения нормативных требований.

В конце марта Мичиган стал 11-м штатом, который потребовал от частных работодателей предлагать оплачиваемый отпуск по болезни работникам для восстановления после болезни, обращения за медицинской помощью или ухода за больным родственником. Штат Великие озера присоединился к Аризоне, Калифорнии, Коннектикуту, Мэриленду, Массачусетсу, Нью-Джерси, Орегону, Род-Айленду, Вермонту, Вашингтону и Вашингтону, округ Колумбия.C., требуя, чтобы предприятия предлагали такие льготы. Многие из этих законов также позволяют работникам использовать начисления оплачиваемого отпуска по болезни в течение «безопасного» времени, если они становятся объектами домашнего насилия, сексуального насилия или преследования. Кроме того, закон штата Орегон предоставляет безопасное время для преследований.

«Законодательные органы штата видят паралич в Вашингтоне, округ Колумбия, и на федеральном уровне вряд ли что-то произойдет», — сказали Коринн Джексон, поверенный Littler в Лос-Анджелесе, и Джим Паретти, поверенный Littler в Вашингтоне, округ Колумбия.С., в совместном заявлении.

В законе каждого штата есть свои правила относительно того, кто застрахован, по каким причинам может быть использован отпуск, по ставке, по которой сотрудники накапливают оплачиваемый отпуск, и могут использоваться периоды ожидания перед оплачиваемым отпуском по болезни. Ситуация усложняется тем, что во многих местных юрисдикциях действуют собственные законы об оплачиваемых отпусках по болезни, которые предлагают более щедрые льготы, чем закон штата, или находятся в местах, где закон штата не действует.

«Редко закон одного штата точно соответствует закону другого штата, и даже внутри штатов местные и муниципальные полномочия часто несовместимы», — заявили Джексон и Паретти.

Несколько применимых стандартов

Хотя местные законы об оплачиваемых отпусках по болезни могут показаться жителям хорошей идеей, «они могут стать административной головной болью для работодателей, работающих в нескольких штатах и ​​населенных пунктах», — сказала Мелани Пейт, адвокат Льюис Рока Ротгербер Кристи в Фениксе.

Самая сложная проблема соблюдения требований для работодателей — это разработка политики, когда местное законодательство несовместимо с законом штата, — отметил Питер Геринг, поверенный Rutan & Tucker в округе Ориндж, Калифорния.

Соблюдение требований особенно сложно в Калифорнии, где, помимо закона штата, Беркли, Эмеривилл, Лос-Анджелес, Окленд, Сан-Диего, Сан-Франциско и Санта-Моника имеют свои собственные требования. Закон штата о здоровом рабочем месте и здоровой семье распространяется на всех сотрудников, которые работают в штате не менее 30 дней в течение 12-месячного периода у одного и того же работодателя. Работники, работающие полный, неполный рабочий день и временные, должны получать по крайней мере один час оплачиваемого отпуска за каждые 30 часов работы, хотя работодатели могут ограничить использование оплачиваемого отпуска по болезни тремя днями в году.

Размер отпускных по местному законодательству более щедрый, чем по закону Калифорнии, но у каждого из них немного разные требования. Кроме того, в Лос-Анджелесе действует специальное постановление, согласно которому работникам отелей предоставляется больше защищенного свободного времени, чем работникам других отраслей. В Лонг-Бич также действуют требования об оплачиваемом отпуске для работников отелей.

[Практическое руководство только для членов SHRM: Как соблюдать требования к оплачиваемому отпуску по болезни в Калифорнии ]

В Мэриленде в округе Монтгомери действует собственный закон, который предшествует общему требованию штата.Работодатели в округе с пятью и более работниками должны предоставлять до 56 часов оплачиваемого отпуска по болезни каждый год, а работодатели с меньшим количеством работников должны предоставлять до 32 часов оплачиваемого отпуска и 24 часа неоплачиваемого отпуска. Однако согласно общегосударственному закону предприятия с 15 и более сотрудниками должны предоставлять до пяти оплачиваемых дней по болезни в год, а предприятия с меньшим количеством работников должны предоставлять неоплачиваемый отпуск.

Положения, выходящие за рамки предоставленного отпуска, могут отличаться в зависимости от законодательства штата и местного законодательства.Например, в соответствии с законодательством штата Вашингтон любой неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни продолжительностью 40 или менее часов должен быть перенесен на следующий год. Однако в Сиэтле существует многоуровневая система, основанная на размере работодателя. В Такоме также действуют свои правила, и специальный закон распространяется на транспорт и гостиничный бизнес в городе СиТак, который окружает международный аэропорт Сиэтл-Такома.

Юрисдикции без закона штата

В некоторых штатах нет закона штата, но существуют местные законы об оплачиваемом отпуске по болезни и безопасном времени.Например, в Иллинойсе, Чикаго и округе Кук такие законы приняты. В Миннесоте действуют законы в Дулуте, Миннеаполисе и Сент-Поле. В Нью-Йорке, Большом Яблоке и округе Вестчестер действуют свои законы. В Филадельфии также действует положение об оплачиваемых отпусках по болезни, хотя в Пенсильвании его нет.

В Техасе постановления были приняты в Остине и Сан-Антонио, но судебный процесс, оспаривающий закон Остина, не позволил им вступить в силу, пока дело продолжается. Так что окончательная судьба этих законов в Техасе до сих пор неизвестна.

Почти половина штатов имеет законы, полностью или частично запрещающие местные постановления об отпусках по болезни, отметили Джексон и Паретти. «В то время как многие законы о преимущественном праве покупки на уровне штата носили предварительный характер, другие были приняты только после того, как были приняты или вступили в силу местные законы об оплачиваемых отпусках по болезни». Например, Нью-Джерси недавно принял закон штата, требующий от работодателей предоставлять сотрудникам до 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни, в то же время отменяя законы, принятые местными юрисдикциями по всему штату.

«Учитывая значительные проблемы, с которыми сталкиваются работодатели при работе с многочисленными муниципальными законами об оплачиваемых отпусках по болезни, вполне возможно, что другие штаты попытаются полностью или частично запретить местные постановления об оплачиваемых отпусках по болезни», — сказали они.

В штатах с более консервативными законодательными собраниями теория, лежащая в основе блокировки местных законов об оплачиваемых отпусках по болезни, даже при отсутствии закона штата, заключается в том, что меньшее регулирование и меньшая административная нагрузка на работодателей лучше для экономики, отметил Пейт.«В других штатах целью законодательных органов, [которые] создают закон в масштабе штата, который отменяет местные законы, может быть желание предоставить большие пособия по оплачиваемым отпускам по болезни при сохранении единообразия для работодателей в их соответствующих штатах».

Проведение аудита

Работодатели из нескольких юрисдикций должны проверять свои пособия по оплачиваемым отпускам по болезни, чтобы обеспечить соблюдение законов каждой юрисдикции, в которой они работают, сказал Пейт. «Тщательный аудит предоставит ценную информацию, которая позволит работодателю принять соответствующие решения в отношении льгот для всей компании, которые соответствуют лоскутному одеялу государственных и местных законов об оплачиваемых отпусках по болезни.»

Закон быстро меняется в этой области, поэтому работодателям рекомендуется внимательно следить за событиями в столицах штатов и в муниципалитетах, в которых они работают, и как можно точнее координировать свои действия с советником по трудоустройству Джексоном и Паретти.

[Посетите страницу ресурсов SHRM на оплачиваемое время .]

Даллас реализует Закон об оплачиваемых отпусках по болезни: что вам нужно знать

Город Даллас недавно принял постановление, требующее от работодателей предоставлять работникам оплачиваемый отпуск по болезни.С 1 августа 2019 года работодатели с более чем пятью сотрудниками, выполняющими не менее 80 часов работы в год в Далласе, должны быть готовы соблюдать новое постановление.

В прошлом месяце город Даллас присоединился к растущему числу штатов, городов и округов по всей стране, включая Остин и Сан-Антонио, которые ввели в действие законы об оплачиваемом отпуске по болезни. Постановление Далласа № 31181 требует, чтобы работодатели предоставляли своим сотрудникам в Далласе один час оплачиваемого оплачиваемого больничного на каждые 30 часов отработанного времени.Постановление должно вступить в силу 1 августа 2019 года для работодателей с более чем пятью сотрудниками, которые работают не менее 80 часов в год в Далласе (и 1 августа 2021 года для работодателей с пятью или менее сотрудниками).

Тем не менее, уже существуют нерешенные юридические проблемы в отношении почти идентичного постановления Остина (Постановление Остина № 20180215-049), и законодательный орган штата Техас пытается упредить местные органы власти от установления льгот для сотрудников. Подобные проблемы могут точно так же помешать постановлению Далласа вступить в силу в будущем.На данный момент, однако, работодатели все еще должны быть готовы к выполнению требований уже с 1 августа 2019 года.

На кого распространяется указ?

Постановление применяется к любому работодателю в частном секторе, у которого есть сотрудники в Далласе, которые выполняют не менее 80 часов работы в год для работодателя (застрахованные работники). Постановление не распространяется на независимых подрядчиков или неоплачиваемых стажеров, но распространяется на арендованных сотрудников, о которых работодатели должны будут обращаться в свои агентства по трудоустройству.

Охватываемые сотрудники могут запросить оплачиваемый оплачиваемый больничный за отсутствие на работе в случае, если:

• Сотрудник физически или психически болен или нуждается в профилактической медицинской помощи.
• Сотрудник должен заботиться о члене семьи, который физически или психически болен или нуждается в профилактической медицинской помощи.
• Сотрудник или член его семьи должен обратиться за медицинской помощью или услугами (включая участие в судебных или судебных исках), связанных с домашним насилием, сексуальным насилием или преследованием.

Что требует постановление?

Оплачиваемый отпуск по болезни : Работодатели в Далласе должны предоставлять своим сотрудникам один час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы сотрудника. Общая сумма оплачиваемого времени по болезни, которое работник может накопить за год, ограничена следующим образом:

• 64 часа оплачиваемого оплачиваемого времени по болезни на одного работника в год для работодателей с числом сотрудников более 15
• 48 часов оплачиваемого оплачиваемого больничного на одного сотрудника в год для работодателей с 15 или менее сотрудниками

Сотрудники имеют право перенести имеющееся оплачиваемое время по болезни на следующий год.Работодатели не могут препятствовать тому, чтобы работник использовал оплачиваемый отпуск по болезни в связи с непредвиденным квалифицированным отсутствием. Работодатели не обязаны оплачивать работникам отпуск сверх имеющегося у работника оплачиваемого времени по болезни.

Требования к уведомлениям : Работодатели Далласа должны предоставлять каждому сотруднику ежемесячный отчет, отражающий количество доступного оплачиваемого времени по болезни, которое работник накопил. Заявление может быть предоставлено в электронном или письменном виде. Если у работодателя есть справочник для сотрудников, его следует обновить, включив в него раздел, содержащий уведомление о правах сотрудников Далласа на оплачиваемое время по болезни и средствах правовой защиты.Работодатели Далласа также должны будут вывесить на видном месте табличку с описанием требований постановления. Информация, которую необходимо разместить на знаке, будет объявлена ​​на веб-сайте города Даллас.

Требования к ведению документации : Постановление требует, чтобы работодатели вели записи, отражающие количество заработанного оплачиваемого времени по болезни, накопленное, используемое и доступное для каждого сотрудника, но неясно, как долго работодатели должны хранить эти записи, поскольку постановление цитирует: раздел Свода федеральных правил, которого не существует.

Окончание занятости : Постановление ничего не говорит о том, обязаны ли работодатели выплачивать любые накопленные и неиспользованные отпуска по болезни в конце работы. Поскольку в Техасе нет закона, обязывающего работодателей выплачивать начисленные, но неиспользованные оплачиваемые отпуска, может показаться, что в этом отношении для работодателей Далласа ничего не изменилось.

Когда постановление вступает в силу?

Для работодателей с более чем пятью сотрудниками оплачиваемый отпуск по болезни начнет начисляться для покрытых сотрудников с 1 августа 2019 года.Для работодателей с пятью или менее сотрудниками в любое время в течение предшествующих 12 месяцев заработанное оплачиваемое время по болезни начнет накапливаться для покрытых сотрудников с 1 августа 2021 года.

Какие штрафы за несоблюдение?

Нет никаких положений о частном праве на предъявление иска.

Каждое нарушение одного из требований постановления наказывается гражданским штрафом в размере до 500 долларов США, который может быть обжалован. Однако постановление требует, чтобы директор добивался добровольного выполнения требований от работодателя.У работодателя есть 10 дней после получения письменного уведомления о нарушении, чтобы исправить нарушение до взыскания любого гражданского штрафа. До 1 апреля 2020 года в отношении работодателей не будут налагаться никакие штрафы, за исключением нарушений положения постановления о недопущении возмездия.

Как заполнять форму 941 (версия 2 кв.2021 г.)

Если у вас есть сотрудники, вам, вероятно, придется заполнять и подавать форму 941 каждый квартал. Форма 941 забита различными разделами и расчетами, что оставляет место для ошибок.Чтобы избежать серьезных ошибок, узнайте, как заполнять форму 941 построчно.

Форма 941, резюме

Форма 941 IRS, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, сообщает IRS о налогах на заработную плату и заработной плате сотрудников. Форма 941 сообщает о федеральных доходах и налогах FICA каждый квартал.

Вы должны заполнить форму 941, если вы:

• Подали окончательную декларацию
• Сезонный работодатель
• Наем домашнего работника (например, няни)
• Имейте работников фермы (эл.г., форма 943)
• IRS просит заполнить форму 944 вместо
.

Информация, которую вы указываете в форме 941, включает заработную плату, выплаченную сотрудникам, сообщаемые чаевые, удержанные федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь (как часть сотрудников, так и работодателей), а также удержанные дополнительные налоги. Вы также должны внести корректировки в налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, выплаты по болезни, чаевые и групповое страхование жизни.

Из-за COVID-19 Налоговое управление США изменило версии Формы 941 на 2020 и 2021 годы, включив в них налоговые льготы по найму и информацию о налоговых льготах, связанных с коронавирусом.Согласно IRS, не использует более раннюю версию формы 941 (например, формы от 2020 г.) для представления налоговой информации за 2021 г.

Если вам необходимо отчитаться по налогам за 1 квартал, используйте версию формы 941 за март 2021 года. Чтобы отчитаться по налогам за 2 квартал, используйте версию формы за июнь 2021 года.

IRS также ожидает, что версия от июня 2021 года будет использоваться в 3 и 4 кварталах 2021 года. Однако, если в законы внесены поправки, форму, возможно, придется пересмотреть еще раз.

Как заполнять форму 941 2021

Если от вас требуется заполнить форму 941, вы попали в нужное место.Узнайте, как заполнить форму 941, выполнив следующие действия.

1. Собрать информацию по форме 941

Прежде чем вы сможете начать заполнять форму 941, вы должны собрать некоторую информацию.

Соберите следующие документы для заполнения формы 941:

• Основная бизнес-информация, такая как название, адрес и идентификационный номер работодателя (EIN)
• Количество сотрудников, получивших компенсацию в течение квартала
• Общая сумма заработной платы, выплаченной вами сотрудникам за квартал
• Налогооблагаемая заработная плата по социальному обеспечению и медицинскому обслуживанию за квартал
• Общие федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удерживаемые из заработной платы сотрудников в течение квартала
• Депозиты по налогу на трудоустройство, которые вы уже сделали за квартал
• Информация о заработной плате, относящаяся к налоговым кредитам, связанным с коронавирусом, если применимо (Форма 941 2021)
• Информация об оплачиваемом отпуске по болезни или семейном отпуске, если применимо (Форма 941 2021)
• Информация о кредитном платеже премиальной помощи COBRA, если применимо (форма 941 2021 г.)

2.Заполните бизнес-информацию

В верхней части формы 941 введите свой EIN, название компании, торговое наименование (если применимо) и юридический адрес.

Справа отметьте, для какого квартала предназначена информация. Например, если форма предназначена для второго квартала, поставьте «X» в поле рядом с «апрель, май, июнь».

3. Заполните необходимые разделы формы

Ниже приведена разбивка по ячейкам, которая поможет вам заполнить оставшуюся часть формы.

Форма 941 разбита на пять частей, каждая со своими разделами. В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников вам может не понадобиться заполнять все разделы.

Часть 1: Вопросы за квартал

Часть 1 состоит из 15 строк. Некоторые строки состоят из нескольких частей (например, 11a, 11b и т. Д.). Вот подробности о каждой из этих строк и о том, какую информацию вы должны предоставить.

Строка 1

Укажите количество сотрудников, которым вы заплатили в течение квартала. Сюда входят все сотрудники, получившие заработную плату, чаевые и другие компенсации.

Согласно IRS, включайте только общее количество тех, кто работал в эти даты или в периоды выплаты заработной платы, которые включают эти даты: 12 марта (Q1), 12 июня (Q2), 12 сентября (Q3) и 12 декабря (Q4). . Не включать следующее:

• Домашние работники
• Работники в статусе неплатежей за период оплаты
• Работники фермы
• Пенсионеры
• Действительный член Вооруженных сил США

Допустим, в сентябре у вас работает 11 сотрудников.Только 10 сотрудников работают в период оплаты труда с 01.09 по 13.09. Поскольку только 10 сотрудников работали до 12 сентября или до этого, вы должны указать только «10» в строке 1.

Если вы укажете более 250 сотрудников в строке 1, вы должны заполнить форму 941 в электронном виде.

Строка 2

Сообщите общую сумму вознаграждения, которую вы выплатили соответствующим сотрудникам в течение квартала. Включите всю заработную плату, чаевые и другие компенсации. Сюда также входят «обычные» выплаты по болезни (например, оплата за неквалифицированный отпуск по болезни).

Строка 3

Укажите федеральный подоходный налог, удерживаемый из заработной платы сотрудников, чаевых и других компенсаций. Сюда входят:

• Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни
• Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам
• Квалифицированная заработная плата по кредиту удержания сотрудников
• подсказки
• Налогооблагаемые дополнительные льготы
• Дополнительное пособие по безработице

Не включайте подоходный налог, удержанный сторонним плательщиком по болезни, если применимо.И не включайте квалифицированные расходы по плану медицинского страхования.

Строка 4

Если никакая компенсация сотрудников не облагается налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, отметьте «X» рядом с «Отметьте и перейдите к строке 6» в строке 4. Если вы отметите это поле, вы можете пропустить строки 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c, 5d, 5e и 5f.

Если у сотрудников есть компенсация, облагаемая налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, заполните следующие строки 5a-5f.

Строки 5a-5d

Самые запутанные строки в форме 941 — это 5a-5d.Чтобы правильно рассчитать итоговые значения для этих строк, разбейте заработную плату по типам (например, обычная заработная плата или чаевые).

Строки 5a-5d — это итоговые суммы налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удерживаемых из заработной платы работника, как для работника, так и для работодателя.

В строках 5a и 5b вы должны умножить налогооблагаемую заработную плату социального обеспечения (5a) и налогооблагаемые чаевые социального обеспечения (5b) на 0,124.

Десятичная дробь представляет собой ставку налога на социальное обеспечение по налогооблагаемой заработной плате. И вы, и ваш сотрудник должны внести свой вклад 6.2% от каждой зарплаты для социального обеспечения. В сумме вы и ваш сотрудник вносите 12,4%, то есть сумму, которую вы умножаете на строки 5a и 5b (0,124).

Для версии Формы 941 от 2021 года умножьте заработную плату за квалифицированный отпуск по болезни (5a (i)) и за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам (5a (ii)) на 0,062 для налога на социальное обеспечение. Поскольку оплата квалифицированного отпуска по болезни и отпуска по семейным обстоятельствам не облагается налогом на социальное обеспечение, оплачиваемым работодателем, вам нужно умножить эту заработную плату только на 6,2% (0,062). Квалифицированный отпуск по болезни и заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам требуется в применимых ситуациях в соответствии с FFCRA.

На 2021 год базовая заработная плата социального обеспечения составляет 142 800 долларов. Годовой доход работника больше не облагается налогом на социальное обеспечение после того, как он зарабатывает больше базовой заработной платы. Не включайте заработную плату сверх базовой заработной платы в строках 5a-5d (включая строки 5a (i) и 5a (ii)).

В строке 5c умножьте налогооблагаемую заработную плату и чаевые Medicare на 0,029. Вы и ваш сотрудник должны вносить 1,45% от каждой зарплаты в счет налогов на Medicare. В сумме вы и ваш сотрудник платите 2,9%, что составляет 0,029.

В налоге на Медикэр нет заработной платы.Однако вы должны удержать дополнительные 0,9% налога на Medicare, если сотрудник соответствует одному из следующих пороговых значений:

• Не замужем с годовым доходом 200 000 долларов США и более
• Регистрация в браке совместно с годовым доходом в размере 250 000 долларов США и более
• Женат, подает раздельную регистрацию с годовым доходом 125 000 долларов США и более

Если применимо, учтите дополнительные 0,9% в строке 5d, умножив налогооблагаемую заработную плату и чаевые, подлежащие дополнительному удержанию в рамках программы Medicare, на 0.009.

Давайте посмотрим на пример расчета итогов по строкам 5a-5d для сотрудника. Допустим, ваш сотрудник за квартал получает 30 000 долларов в виде обычной заработной платы и 2 000 долларов в виде чаевых. Вам не нужно было выплачивать работнику отпуск по болезни или зарплату в связи с отпуском по семейным обстоятельствам.

Строка 5a : Облагаемая налогом заработная плата социального обеспечения * x 0,124
Строка 5a (i) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни * x 0,062
Строка 5a (ii) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам * x 0,062
Строка 5b : Советы по налогообложению социального обеспечения x 0.124
Строка 5c : налогооблагаемая заработная плата и чаевые по программе Medicare x 0,029
Строка 5d : оставьте поле пустым, если заработок сотрудника не превышает применимый порог Medicare

* Включите налогооблагаемую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г., в строку 5a. Используйте строки 5a (i) и 5a (ii) только для заработной платы, выплачиваемой после 31 марта 2020 г., для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 г.

Строка 5a: 30 000 долл. США x 0,124 = 3720,00 долл. США
Строка 5a (i): 0 долл. США x 0,062 долл. США = 0,00 долл. США
Строка 5a (ii): 0 долл. США x 0 долл. США.062 = 0,00 USD
Строка 5b: 2000 USD x 0,124 = 248,00 USD
Строка 5c: 32000 USD x 0,029 = 928,00 USD
Строка 5d: Оставьте пустым

Заполните столбцы 1 и 2 правильными итогами, основанными на вашей заработной плате и расчетах. Обязательно разделите суммы в долларах и центах на форме. Например:

Строка 5e

Сложите итоги из колонки 2 для 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c и 5d вместе, чтобы заполнить итоговую сумму в строке 5e. Используя те же данные, что и выше, вы должны ввести 4896 долларов.00 в строке 5e (3720 долларов США + 248 долларов США + 928 долларов США).

Строка 5f

Строка 5f предназначена специально для документирования налогов, подлежащих уплате с неучтенных чаевых.

IRS может выдавать работодателям уведомление и требование по разделу 3121 (q). Это уведомление сообщает вам о количестве чаевых, полученных сотрудниками, о которых не было сообщено (например, сотрудник не сообщил о чаевых или заниженных чаевых своему работодателю).

Если вы получили уведомление, укажите сумму, указанную в списке уведомлений в строке 5f. Не заполняйте строку 5f, если вы не получили уведомление от IRS.

Строка 6

Чтобы получить сумму для строки 6, сложите суммы из строк 3, 5e и 5f (если применимо). Строка 6 — это общая сумма налогов, которые вы должны до внесения каких-либо корректировок.

Строка 7

Заполните строку 7, чтобы указать доли центов в строках 5a-5d. В какой-то момент, когда вы завершите свои расчеты, у вас, вероятно, будет доля копейки. Корректировка доли относится к удерживаемой доле работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Доля сотрудников налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь из строк 5a-5d может отличаться от сумм, которые вы фактически удержали из заработной платы сотрудников в связи с округлением.

Например, предположим, что у вашего сотрудника было налоговое обязательство в размере 2 225 212 долларов США. Вы не можете отправить 21,2 пенни в IRS. Вместо этого вы округлите сумму до 21 цента.

Строка 7 предназначена для того, чтобы вы сообщали об этих типах несоответствий в пенни. Допустим, вы заплатили 5 500 долларов 14. В вашей форме указано, что вы должны были заплатить 5 500,16 долларов США. Вы должны поставить -.02 в строке 7, чтобы показать расхождение в пенни.

Доли корректировки центов могут быть положительными или отрицательными. Обязательно используйте отрицательный знак (не круглые скобки), чтобы показать уменьшение.

Строка 8

Заполните строку 8, если у вас есть сторонний плательщик по болезни, например страховая компания, которая передает вам ответственность за долю работодателя в налогах SS и Medicare. Рассчитайте стороннее пособие по болезни за квартал и введите сумму в строке 8 как отрицательное значение (например, — 130 долларов).

Строка 9

Строка 9 предназначена для учета корректировок чаевых и группового страхования жизни.

В строке 9 введите отрицательную сумму для:

• Любая невыплаченная доля служащего в налогах на социальное обеспечение и медицинское обслуживание на чаевых
• Неуплаченная доля работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь в отношении взносов на групповое страхование жизни, уплаченных бывшим работникам

Не заполняйте строку 9, если у вас нет невыплаченных налогов на чаевые (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь) или групповое страхование жизни (доля налоговых выплат сотрудникам).

Строка 10

В строке 10 укажите общую сумму налогов после корректировок (если применимо) из строк 6–9. Сложите итоги из строк 6-9 и впишите сумму в строку 10.

Строка 11а

Строка 11a предназначена специально для налоговой льготы на фонд заработной платы для увеличения исследовательской деятельности. Если этот кредит относится к вам, введите сумму кредита из формы 8974, строка 12.

Вы также должны приложить к форме 941 форму 8974 «Налоговый кредит для квалифицированного малого бизнеса для увеличения исследовательской деятельности».

Не заполняйте строку 11a, если этот кредит не относится к вашему бизнесу.

Строка 11б

В строке 11b введите невозмещаемую часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска из Рабочего листа 1, шаг 2, строка 2j (если применимо) для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 года. Не заполняйте эту строку, если кредит не распространяется на вас.

Строка 11c

В строке 11c введите невозмещаемую часть кредита для удержания сотрудников (ERC) из рабочего листа 2, шаг 2, строка 2h (если применимо).ERC — это 70% квалифицированной заработной платы, которую вы выплачиваете своим сотрудникам за квартал.

Не заполняйте строку 11c, если ERC не относится к вашему бизнесу.

Строка 11d

Строка 11d — это общая невозмещаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите невозмещаемую часть кредита на квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и семейный отпуск из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2р.

Строка 11e

В строке 11e введите премиальную помощь COBRA, которую вы предоставили за квартал, если применимо.Вы можете получить общую сумму невозмещаемого кредита помощи премиум-класса COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2g.

Не заполняйте эту строку, если она к вам не относится.

Линия 11f

Укажите в поле количество людей, которым вы оказывали премиальную помощь КОБРЫ в течение квартала. Подсчитайте каждого правомочного человека, получившего помощь, как одного.

Линия 11г

Сложите строки 11a, 11b, 11c, 11d и 11e вместе и введите сумму в строку 11g.

Строка 12

Запишите общую сумму налогов после корректировок и невозмещаемых кредитов в строке 12.Вычтите строку 11g из строки 10 и введите сумму в строке 12. Введенная сумма не может быть меньше нуля.

Согласно IRS, вы можете либо оплатить свою сумму с помощью формы 941, либо внести сумму, если выполняются оба следующих условия:

• Строка 12 меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
• В текущем квартале у вас не было обязательства по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов

Вы должны соблюдать график депозита, если к вам применимы оба следующих условия:

• Если строка 12 составляет 2500 долларов или больше, а строка 12 в вашем предыдущем квартальном доходе составляла 2500 долларов или больше
• Вы приняли обязательство по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов США в текущем квартале

Строка 13а

Укажите общую сумму вкладов за квартал в строке 13a.Если у вас были переплаты за предыдущие кварталы, которые вы подаете на возврат, включите сумму переплаты в свою общую сумму в строке 13a.

Также включите любую переплату, о которой вы заявили при заполнении формы 941-X или 944-X в текущем квартале.

Строка 13б

Строка 13b зарезервирована для использования в будущем. Оставьте эту строку пустой.

Строка 13c

Строка 13c предназначена для возмещаемой части кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 года.Соберите информацию из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2k.

Строка 13d

В строке 13d введите возвращаемую часть кредита для удержания сотрудников:

• Кредит на заработную плату, выплаченную после 31 марта 2021 г. и до 1 июля 2021 г. (второй квартал): используйте Рабочий лист 2, этап 2, строка 2i
• Кредит на заработную плату, выплаченную после 30 июня 2021 года и до 1 января 2022 года (третий и четвертый кварталы): используйте Рабочий лист 4, шаг 2, строка 2i

Строка 13e

Строка 13e — это возвращаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2s.

Линия 13f

В строке 13f введите возвращаемую часть кредита помощи на премию COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2h. Возмещаемая часть кредита разрешается после того, как доля работодателя в налоге на Medicare снижается до нуля за счет невозмещаемых кредитов, применяемых к доле работодателя в налоге на Medicare.

Линия 13г

Введите общую сумму депозитов и возвращаемых кредитов в строке 13g, сложив строки 13a, 13c, 13d, 13e и 13f.

Линия 13ч

Введите общую сумму авансов, полученных из формы (форм) 7200 за квартал.Если вы подали форму 7200 за квартал, но не получили аванс до подачи формы 941, не указывайте запрашиваемую сумму аванса в строке 13h.

Строка 13i

Вычтите строку 13h из строки 13g и введите сумму в строку 13i.

Строка 14

Если в строке 12 больше, чем в строке 13i, введите разницу в строке 14. Вам не нужно платить, если сумма в строке 14 на меньше одного доллара.

Не заполнять строку 14, если строка 12 меньше строки 13i.Перейти к строке 15.

Строка 15

Если строка 13i на больше, чем строка 12, введите разницу в строке 15.

Не заполняйте обе строки 14 и 15. Заполните только одну из этих строк.

Отметьте, хотите ли вы, чтобы сумма была применена к вашему следующему возврату или если вы хотите, чтобы IRS отправило вам возмещение. Если строка 15 меньше одного доллара, IRS отправит возмещение. Или IRS может применить его к вашему следующему возврату, если вы попросите их сделать это в письменной форме.

Часть 2: График вкладов и налоговые обязательства за квартал

В Части 2 укажите информацию о том, делаете ли вы вклады раз в неделю или раз в месяц.Если вы не уверены, к какому типу вкладчиков вы относитесь, проверьте Публикацию 15 IRS, раздел 11.

Рядом со строкой 16 вы увидите три поля.

Отметьте «X» рядом с первым квадратом, если:

• Строка 12 вашей формы 941 была меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
• В текущем квартале у вас не было обязательства по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов.

Если вы были ежемесячным вкладчиком в течение всего квартала, поставьте «X» рядом со вторым квадратом и заполните свои налоговые обязательства за 1, 2 и 3 месяцы.Общая сумма ваших обязательств за квартал должна равняться строке 12 в вашей форме.

Если вы делали вклады раз в две недели в течение любой части квартала, отметьте «X» рядом с третьим квадратом. Вы также должны заполнить Приложение B «Отчет о налоговых обязательствах для вкладчиков, работающих на полунедельной основе», и приложить его к форме 941, если вы были вкладчиком на полунедельный срок.

Часть 3. О вашем бизнесе

Над разделом для Части 3 введите название своей компании и EIN еще раз.

Часть 3 включает строки 17-28 и задает вам определенные вопросы о вашем бизнесе.Если вопрос не относится к вашему бизнесу, оставьте поле пустым .

Строка 17

Часть 3, строка 17 спрашивает, закрылось ли ваше предприятие или перестало выплачивать заработную плату в течение квартала. Если вы закрыли свой бизнес или перестали выплачивать заработную плату за квартал, поставьте «X» рядом с полем «Отметьте здесь». Затем введите дату последней выплаты заработной платы. Также приложите заявление к окончательной декларации.

Строка 18а

Если вы являетесь сезонным работодателем и не должны подавать форму 941 каждый квартал, поставьте «X» рядом с «Проверить здесь» в строке 18a.

Строка 18b

Только для третьего и четвертого кварталов 2021 года отметьте поле в строке 18b, если вы соответствуете требованиям ERC исключительно потому, что ваш бизнес — это запуск восстановления. Не ставьте для второго квартала 2021 года.

Строка 19

В строке 19 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г. Вы также можете найти это на Рабочем листе 1, шаг 2, строка 2b.

Строка 20

Введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г., из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2f.

Строка 21

Введите соответствующую зарплату для ERC (за исключением суммы любых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования). Для второго квартала 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2a. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, шаг 2, строка 2a.

Сумма, которую вы указываете в строке 21, не может превышать 10 000 долларов на сотрудника в квартал.

Строка 22

В строке 22 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования для кредита на удержание сотрудников.Для второго квартала 2021 года введите сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2b. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, Шаг 2, строка 2b.

Строка 23

Укажите в строке 23 квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, которую вы выплачивали своим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите любую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22). И введите сумму на листе 3, шаг 2, строка 2a.

Строка 24

В строке 24 укажите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированных отпусков по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2b.

Строка 25

Введите коллективно согласованные взносы в пенсионный план с установленными выплатами и взносы в рамках программы профессионального обучения, относящиеся к квалифицированной заработной плате в связи с отпуском по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите эту сумму в Рабочий лист 3, шаг 2, строка 2c.

Строка 26

Укажите соответствующую квалификационную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, выплачиваемую вашим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите квалифицированную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22).Также введите эту информацию на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2g.

Строка 27

В строке 27 введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам. Также введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2h.

Строка 28

Укажите взносы в пенсионный план с установленными выплатами, заключенные в рамках коллективных договоров, и взносы в рамках программы профессионального обучения, относящиеся к соответствующей заработной плате за отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2i.

Часть 4: Сторонний представитель

Часть 4 запрашивает разрешение у IRS поговорить с вашим сторонним представителем. Назначенное вами стороннее лицо — это физическое лицо (например, сотрудник или составитель налоговой декларации), которое подготовило форму 941 и обычно отвечает за подготовку налога на заработную плату.

Если вы хотите, чтобы ваше стороннее лицо могло обсудить ваше возвращение с IRS, отметьте «X» рядом с полем «Да». Затем введите имя и номер телефона представителя.Вы также должны выбрать пятизначный PIN-код, который будет использоваться при разговоре с IRS (например, 12345).

Если вы не хотите, чтобы другой человек мог обсудить возвращение с IRS, отметьте поле рядом с «Нет» и переходите к Части 5.

В приведенном ниже примере показано, как это будет выглядеть, если вы выберете «Да».

Часть 5: Подпись

После того, как вы заполните все вышеперечисленные разделы, подпишите свою форму в соответствии с Частью 5.

Форму 941 могут подписать следующие люди:

• Индивидуальное предприятие: Физическое лицо, владеющее компанией
• Корпорация или LLC, рассматриваемая как корпорация: президент, вице-президент или другое главное должностное лицо
• Товарищество или ООО, рассматриваемое как партнерство: партнер, член или должностное лицо
• ООО с одним участником: владелец ООО или главное должностное лицо
• Доверие или имущество: Доверительный фонд

Один из уполномоченных подписывающих лиц сверху должен подписать форму 941 в поле рядом с надписью «Подпишите здесь свое имя».Подписывающая сторона также должна напечатать свое имя и должность (например, президент), а также указать дату и свой номер телефона.

Если у вас есть кто-то другой, готовящий форму 941 от имени вашей компании, составитель должен заполнить раздел «Только для платного подготовки». Этот раздел включает в себя имя составителя, подпись, название фирмы, адрес, номер телефона, EIN и дату. Ваш составитель также должен отметить, являются ли они самозанятыми.

После того, как вы заполните все три страницы 941 и подпишете его, вы готовы отправить форму в IRS.

4. Отправить форму 941

Где вы подаете форму 941, зависит от вашего штата и от того, вносите ли вы залог вместе с вашей регистрацией. Чтобы узнать, куда отправить форму 941 по почте, посетите веб-сайт IRS. Вы также можете заполнить форму 941 в электронном виде, в зависимости от вашего бизнеса и штата.

Каждый квартал заполняйте новую форму 941 в IRS. Поскольку форма 941 является ежеквартальной, у нее несколько сроков выполнения:

• 30 апреля за 1 квартал (1 января — 31 марта)
• 31 июля по 2 кварталу (1 апреля — 30 июня)
• 31 октября по 3 квартал (1 июля — 30 сентября)
• 31 января за 4 квартал (1 октября — 31 декабря)

Дополнительные сведения о заполнении формы 941 и отправке ее в IRS см. В инструкциях IRS для формы 941.

Как компания Patriot применяет новую форму 2021 941

Клиенты программы

Patriot Basic Payroll получат предварительно заполненную версию формы 941 со всей информацией, которую мы получили от них. Клиент обязан просмотреть и подать форму 941 в IRS. Клиенты Full Service Payroll также получат предварительно заполненную форму 941, которую Patriot отправит в IRS от имени клиента. Клиенты Full Service Payroll могут просматривать свою форму 941 в налоговых пакетах своей компании.

Готовы оптимизировать процесс расчета заработной платы? Программа расчета заработной платы Patriot проста в использовании и позволяет быстро выполнять расчет заработной платы с помощью трехэтапного процесса.Чего же ты ждешь? Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 24 июня 2019 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

ADM-19.01 — Административные правила Портлендского больничного времени | Portland Sick Time

ПОРТЛАНДСКИЕ ПРАВИЛА АДМИНИСТРАТИВНОГО ВРЕМЕНИ ПО Больному времени

Административные правила, принятые городским прокурором в соответствии с нормотворческой властью

АРБ-АДМ-19.01

---

SL1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

SL 1.01 Создание правил

Эти правила должны быть свободно толковаться для продвижения целей главы 9 Кодекса Портленда («Постановление») и разрешать городу или BOLI выполнять свои административные обязанности и обеспечивать справедливое и эффективное определение существа всех полученных жалоб.

SL 1.02 Определения

1.«Город» означает город Портленд, штат Орегон, или область в пределах территориальных границ города Портленда, штат Орегон, и такую ​​территорию за пределами этого города, над которой город имеет юрисдикцию или контроль на основании права собственности или любого конституционного или уставного права. положения или закона.

2. «Комиссар BOLI» означает комиссара Бюро труда и промышленности (BOLI) штата Орегон.

3. «Работодатель» означает любое лицо, которое нанимает другое лицо, но не включает:

а.Правительство Соединенных Штатов; или

г. Штат Орегон, включая любой офис, департамент, агентство, орган, учреждение, ассоциацию, общество или другой орган штата, включая законодательные и судебные органы; или

г. Любое политическое подразделение штата Орегон или любой округ, город, район, орган власти, государственная корпорация или государственное учреждение, кроме города.

4. «Сотрудник» означает любое физическое лицо, оказывающее Работодателю личные услуги, когда Работодатель либо платит, либо соглашается заплатить за личные услуги, либо терпит или разрешает физическому лицу оказывать личные услуги.«Сотрудник» включает работников по уходу на дому.

5. «Работник по уходу на дому» означает лицо:

а. Кто нанят непосредственно пожилым человеком или лицом с физическими недостатками, либо родителем или опекуном пожилого человека или человека с физическими недостатками;

г. Кто получает деньги от Департамента социальных служб для оказания помощи пожилому человеку или человеку с физическими недостатками;

г. Чья компенсация полностью или частично финансируется Департаментом социальных служб, территориальным агентством или другим государственным учреждением; и

г.Кто предоставляет почасовые услуги по уходу на дому или услуги по уходу на дому; или

e. Кто такой сотрудник службы поддержки.

6. «Персональный работник службы поддержки» означает лицо:

а. Кто нанят лицом с нарушением развития или психическим заболеванием, либо родителем или опекуном лица с нарушением развития или психическим заболеванием;

г. Кто получает денежные средства от Департамента социальных служб для оказания помощи человеку с нарушением развития или психическим заболеванием;

г.Чья компенсация предоставляется полностью или частично через Департамент социальных служб, брокерскую службу поддержки или другое государственное учреждение; и

г. Кто предоставляет услуги по уходу на дому на дому или в общине.

7. «Служба по уходу на дому» означает помощь в повседневной жизни, деятельности по вовлечению в сообщество и самоуправление, предоставляемую работником по уходу на дому или персональным помощником.

8. «Сотрудник» не включает:

а.Со-партнер Заказчика;

г. Независимый подрядчик;

г. Участник программы производственной подготовки, проводимой в соответствии с законами штата или федеральными законами о помощи;

г. Участник рабочей учебной программы, которая предоставляет студентам средних и высших учебных заведений возможности трудоустройства для получения финансовой и / или профессиональной подготовки; или

e. Железнодорожники освобождены от уплаты Федерального закона о железнодорожном страховании.

9. «Член семьи» означает супруга или домашнего партнера Сотрудника, биологического, приемного или приемного родителя или ребенка Сотрудника, бабушку или дедушку или внука Сотрудника, зятя Сотрудника или лицо, с которым Сотрудник состоял или состоит в отношениях заменяющего родителя. Используемый здесь:

а. «Внутренний партнер» означает физическое лицо, вступившее в семейное партнерство.

г. «Домашнее партнерство» означает гражданско-правовой договор, описанный в ORS 106.От 300 до 106.340 заключенных лично между двумя лицами одного пола, достигшими 18 лет, дееспособными и по крайней мере один из которых является резидентом Орегона.

10. «Поставщик медицинских услуг» означает врача, ортопеда, стоматолога, психолога, оптометриста, натуропата, дипломированной медсестры, практикующей медсестры, акушерки прямого доступа, лицензированной практической медсестры, социального работника или хиропрактика, которые несут основную ответственность за оказание медицинской помощи. Сотруднику или члену семьи Сотрудника, который выполняет свою профессиональную лицензию или сертификат.

11. «Оплачиваемый отпуск» или «ВОМ» означает:

а. Банк времени, включая время, регулярно начисляемое в соответствии с установленной формулой, предоставляемое Работодателем Сотруднику, которое Сотрудник может использовать, чтобы взять оплачиваемый отпуск с работы для любых целей, включая цели, указанные в Постановлении; или

г. Взнос, сделанный Работодателем на счет отпускных от имени Работника строительного профсоюза, на который распространяется коллективный договор, который Работник может обналичить или использовать для любых целей, включая цели, указанные в Постановлении.

12. «Время по болезни» означает время, которое было начислено и может быть использовано Сотрудником для целей, описанных в Постановлении, и которое рассчитывается по той же базовой ставке заработной платы и с теми же льготами, включая медицинские льготы, что и Работник обычно зарабатывает в течение отработанного времени и предоставляется Работодателем по ставке начисления, описанной в Постановлении.

13. «Отпуск по болезни» означает свободное от работы время.

14.«Ответные действия персонала» означает:

а. Любое увольнение, отстранение от должности, понижение в должности или другие неблагоприятные действия при приеме на работу или угроза неблагоприятных действий при приеме на работу в отношении Сотрудника для осуществления любого права, гарантированного Постановлением; или

г. Вмешательство или наказание за участие каким-либо образом в расследовании, судебном разбирательстве или слушании в соответствии с главой 9 Кодекса Портленда.

г. Неблагоприятные действия при приеме на работу, основанные на использовании больничного листа, не предусмотренные Постановлением, не являются ответными действиями персонала.Например, дисциплинарные меры за отсутствие на работе, превышающее сумму накопленного отпуска, не являются неблагоприятным действием при приеме на работу.

15. «Год» означает любой последовательный 12-месячный период времени, который обычно используется работодателем для расчета заработной платы и льгот, включая календарный год, налоговый год, финансовый год, контрактный год или год, начинающийся с годовщины работы сотрудника. Дата приема на работу.

SL 2. СОТРУДНИКИ

SL 2.01 Работа в городе

1. В целом . Постановление распространяется на сотрудников, выполняющих работу в городе, независимо от того, где находится их работодатель. Например, на сотрудников, которые приезжают в город и останавливаются для выполнения своей работы (например, чтобы забрать, доставить или связаться с продавцом), Закон распространяется на все часы, в течение которых они выполняют работу в городе.

2. Работа на дому . На Работника, выполняющего работу для Работодателя дистанционно, Постановлением распространяется действие Положения о часах, в течение которых Сотрудник физически находится в Городе, даже если Работодатель физически находится за пределами Города.И наоборот, на Сотрудника, выполняющего работу для Работодателя дистанционно, Постановление не распространяется на часы, когда Сотрудник физически не находится в Городе, даже если Работодатель физически находится в Городе.

3. Работа за городом . На сотрудников, выполняющих работу за пределами города, даже если работодатель находится в городе, Указ не распространяется на часы, отработанные за пределами города.

4. Путешествие по городу

а.На сотрудников, которые путешествуют по городу, но не останавливаются в нем по работе, Указ не распространяется на время, потраченное на поездку по городу.

г. Сотрудники, которые путешествуют по городу и останавливаются только случайно (например, покупают бензин, едят обед или меняют спущенное колесо), не считаются остановкой в ​​качестве цели своей работы.

г. Работодатель может сделать разумную оценку времени, затраченного Сотрудником на работе в Городе, для целей начисления и использования отпуска.Документация о том, как была получена разумная оценка, может включать, помимо прочего, журналы отправки, адреса доставки и расчетное время в пути или исторические средние значения.

SL 2.02 Временные работники

1. В целом . Постановление распространяется на временных работников, если они выполняют работу в городе.

2. Кадровые агентства . Временный работник, предоставленный кадровым агентством или аналогичной организацией, должен считаться Сотрудником кадрового агентства для всех целей Постановления.

SL 3. НАЧИСЛЕНИЕ БОЛЬНОГО ВРЕМЕНИ

SL 3.01 Начало начисления

У сотрудников начисляется время по болезни с даты вступления в силу настоящего Постановления 1 января 2014 г. или с момента начала их работы, если они приняты на работу после 1 января 2014 г.

SL 3.02 Скорость начисления больничного

1. В целом . Работодатели с шестью (6) или более Сотрудниками должны предоставить Сотрудникам минимум один час оплачиваемого времени по болезни за каждые тридцать (30) часов работы, выполняемой Сотрудником в пределах города.Работодатели, у которых есть пять (5) или менее Сотрудников, должны предоставить Сотрудникам минимум один час неоплачиваемого отпуска по болезни за каждые тридцать (30) часов работы, выполняемой Сотрудником в пределах города. Работодатели не обязаны предоставлять начисление времени по болезни за часы, проведенные в оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске.

2. Наемных работников . Наемные сотрудники, освобожденные от сверхурочной работы в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах, будут работать сорок (40) часов в каждую рабочую неделю для целей начисления времени по болезни, если их обычная рабочая неделя не составляет менее сорока (40) часов, и в этом случае Время по болезни начисляется и начисляется в зависимости от их обычной рабочей недели.

3. Сверхурочные . Сверхурочные часы включаются в часы, отработанные сотрудниками, на которые распространяется Закон о справедливых трудовых стандартах и ​​/ или законы штата о заработной плате и часах.

SL 3.03 Фронтальная загрузка

Предоставление Заказчиком времени по болезни до начисления должно быть допустимым предварительным начислением при условии, что предварительное начисление иным образом соответствует требованиям Постановления о начислении, использовании и переносе.

SL 3.04 Максимальное начисление времени болезни

У сотрудников может быть не более сорока (40) часов по болезни в год.Работодатели могут разрешить более крупное начисление.

SL 3.05 Перенос накопленного и неиспользованного больничного листа

1. В целом . Сотрудники могут перенести до сорока (40) часов неиспользованного больничного на следующий год. Работодатели, которые предоставляют начисленное время по болезни, не обязаны разрешать сотруднику переносить начисленные часы.

2. Использование после переноса . Сотрудник может использовать только сорок (40) часов по болезни в год, независимо от того, сколько часов неиспользованного времени по болезни он перенес с предыдущего года.Например, сотрудник переносит более сорока (40) часов неиспользованного больничного листа с одного года на следующий год. Сотрудник использует сорок (40) часов больничного часа в новом году. Сотрудник может получить дополнительное время по болезни в новом году, но не может использовать больше времени по болезни до следующего года, если иное не разрешено Работодателем.

SL 3.06 Существующая политика

Работодатели с политикой отпусков по болезни или отпусков по болезни, которые предусматривают для их сотрудников время по болезни, равное или превышающее требования Постановления, считаются соблюдающими разделы Постановления о начислении и использовании.

SL 4. ОПЛАЧИВАЕМЫЙ И НЕОПЛАЧИВАЕМЫЙ ВРЕМЯ ПО Больнице

SL 4.01 В целом

1. Работодатели с шестью (6) или более Сотрудниками должны предоставлять оплачиваемое время по болезни всем Сотрудникам и должны разрешать Сотрудникам использовать оплачиваемый отпуск по болезни для соответствующих требований, как определено в SL 5.

2. Работодатели с пятью (5) или менее Сотрудниками должны предоставлять неоплачиваемое время по болезни всем Сотрудникам и должны разрешать Сотрудникам использовать неоплачиваемый отпуск по болезни для соответствующих условий отсутствия, как определено в SL 5.

SL 4.02 Расчет количества сотрудников

1. Все сотрудники, которые работают на работодателя, должны учитываться с целью определения количества сотрудников, которые есть у работодателя, включая сотрудников, занятых полный рабочий день, временных сотрудников, сотрудников, работающих неполный рабочий день, и сотрудников, которые работают за пределами города или за его пределами. Штат Орегон.

2. Для постоянных работодателей количество сотрудников рассчитывается на основе количества сотрудников, которые были заняты каждый рабочий день в течение каждой из двадцати (20) или более календарных рабочих недель в календарном году, в котором должен быть взят отпуск. или в календарном году, непосредственно предшествующем году, в котором должен быть взят отпуск.

3. Для Работодателей, у которых не было Сотрудников в течение как минимум двадцати (20) рабочих недель в предыдущем или текущем календарном году, количество Сотрудников рассчитывается на основе среднего количества Сотрудников за календарную рабочую неделю в течение первых девяноста. (90) календарных дней текущего календарного года.

SL 5. ОТСУТСТВИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

SL 5.01 Диагностика, уход или лечение

Сотрудник может использовать больничный для диагностики, лечения или лечения психического или физического заболевания, травмы или состояния здоровья сотрудника или члена его семьи, включая профилактическую медицинскую помощь.Например, время болезни можно использовать для дородовых посещений, а также для обычных посещений врача и стоматолога.

SL 5.02 Насилие в семье, домогательства, сексуальное насилие или преследование

Сотрудник может использовать время по болезни, если ему нужен отпуск для любой из целей, изложенных в ORS 659A.272. Например, время по болезни может быть использовано для того, чтобы обратиться за помощью или средствами правовой защиты или правовой защиты, лечением, консультацией, услугами поставщика услуг для потерпевших или для того, чтобы переместить или обезопасить существующий дом для Сотрудника, несовершеннолетнего ребенка или иждивенца Сотрудника.

SL 5.03 Закрытие работы, школы или ухода за детьми

Сотрудник может использовать время по болезни, если место работы сотрудника, его школа или детский сад закрыты по приказу государственного служащего в связи с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения.

SL 5.04 Здоровье членов семьи — проблема общественного здравоохранения

Сотрудник может использовать время по болезни для ухода за членом семьи, присутствие которого в сообществе ставит под угрозу здоровье других, как это определено законным органом общественного здравоохранения или поставщиком медицинских услуг.

SL 5.05 Сотрудник исключен с рабочего места по состоянию здоровья

Сотрудник может использовать время по болезни, если какой-либо закон или постановление требует от работодателя отстранить сотрудника от работы по состоянию здоровья.

SL 6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БОЛЬНОГО ВРЕМЕНИ

SL 6.01 Период времени

1. 240 часов . Сотрудники должны проработать 240 часов в год в пределах города, чтобы иметь право использовать время по болезни.Сотрудникам не нужно восстанавливать право на участие в последующих годах, если они не меняют работодателя или не увольняются со своим работодателем более чем на шесть (6) месяцев.

2. 90 календарных дней . Сотрудники не могут использовать время по болезни в течение первых девяноста (90) календарных дней работы, если только работодатель не решит иначе. Сотрудники могут использовать время по болезни, начиная с 91-го календарного дня после начала их работы, при условии, что Сотрудник отработал как минимум 240 часов для Работодателя в пределах города.

SL 6.02 Место использования

Сотрудники могут использовать свое время по болезни только в то время, когда они должны работать в городе.

SL 6.03 Приращения и покрытие

1. В целом . Сотрудник может использовать начисленное время по болезни с шагом в один час для покрытия всей или части смены, если работодатель не разрешает меньшее увеличение.

2. Полная смена . Работодатели не могут требовать от Сотрудника полной смены в качестве условия использования больничного листа.Однако, когда Сотрудник физически не может начать или закончить работу в середине смены, все время отсутствия сотрудника может засчитываться в счет времени больного сотрудника.

3. Наличие . Время по болезни доступно Сотрудникам для использования, как только они начисляются, если Сотрудник соответствует всем другим критериям для использования Время по болезни. Работодатели не могут предоставлять доступ к больничному времени только в конце периода выплаты заработной платы или в какой-либо другой момент времени в будущем.

4. Требуется использование . Сотрудники должны использовать часы работы по болезни, когда они отсутствуют по уважительной причине, как определено в SL 5.

SL 6.04 Ставка заработной платы

1. В целом . При использовании оплачиваемого времени по болезни Сотрудник получает компенсацию по той же базовой ставке заработной платы, которую Сотрудник получил бы за время использования оплачиваемого отпуска. Сотрудники не имеют права на компенсацию за потерянные чаевые или комиссионные, и компенсация требуется только за часы, которые Сотрудник должен был проработать.

2. Расчет оплаты больничного

а. Почасовая ставка . Для Сотрудников, получающих почасовую оплату, почасовая ставка оплаты должна быть такой же, как почасовая оплата, которую Сотрудник получил бы в течение времени, в течение которого используется больничное время. Работодатели не обязаны оплачивать Сотрудникам сверхурочную работу, если Сотрудник использует время по болезни в течение часов, которые в случае работы были бы сверхурочными.

г. Сотрудники, освобожденные от уплаты налогов из FLSA . Для Сотрудников, которым выплачивается годовая заработная плата и которые освобождены от законов о сверхурочной работе, как это предусмотрено Законом о справедливых трудовых стандартах и ​​/ или законами штата о заработной плате и часах, почасовая ставка оплаты определяется путем деления годовой заработной платы на 52, чтобы получить еженедельную ставку. заработной платы и делением недельной заработной платы на количество часов нормальной рабочей недели Сотрудника.

г. Сдвиги неопределенной длины . Для Сотрудников, которые должны работать смену неопределенной продолжительности (например, смену, которая определяется бизнес-потребностями, а не конкретным количеством часов), Работодатель может определить оплату за время болезни на основе часов, отработанных замещающим сотрудником в та же смена или сотрудники, находящиеся в аналогичном положении, которые работали в ту же или аналогичную смену в прошлом.

г. Выплата больничного . Время по болезни должно быть оплачено не позднее дня выплаты зарплаты за следующий регулярный расчетный период после того, как Сотрудник использовал время по болезни.Однако, если Работодатель запросил документацию об использовании времени по болезни, Работодатель не обязан оплачивать время по болезни до тех пор, пока Сотрудник не предоставит документацию, подтверждающую, что отсутствие было обусловлено квалификационной причиной, определенной в SL 5.

e. Обналичивание . Работодатели могут, но не обязаны, обналичивать неиспользованное время болезни сотрудника после увольнения.

SL 6.05 Посменная торговля

1. В целом .Если Работодатель разрешает сменную торговлю и если доступна соответствующая смена, Сотрудник может выбрать работу в дополнительные часы или смены, не используя доступное время по болезни для пропущенных часов или смен.

2. Запреты . Работодатель не может требовать от Сотрудника (1) подбора заменяющего работника для его или ее смены в качестве условия использования Работником больничного времени или (2) работы альтернативной смены вместо использования начисленного больничного времени.

SL 6.06 переведенных сотрудников

1. В целом . Если Работодатель переводится Работодателем в отдельное подразделение, организацию или местонахождение Работодателя в пределах Города, Сотрудник имеет право на все время по болезни, накопленное до перевода, за исключением случаев, предусмотренных ниже.

2. Переезд на работу за город . Если Сотрудник переводится Работодателем в отдельное подразделение, организацию или местонахождение Работодателя за пределами города, Работодатель должен хранить записи о неиспользованном больничном времени в течение двух (2) лет и восстанавливать это время по болезни, если Сотрудник будет переведен обратно. в отдельное подразделение, организацию или местонахождение Работодателя в пределах Города.

SL 6.07 Преемники-работодатели

Неиспользованное время по болезни остается у Работника, если Работодатель продает, передает или иным образом передает бизнес другому Работодателю, а Сотрудник продолжает работать в Городе.

SL 6.08 Перерывы в обслуживании

1. В целом . Если Сотрудник уволен с работы и повторно принят на работу тем же Работодателем в течение шести (6) месяцев после увольнения, ранее неиспользованное время по болезни восстанавливается.Предыдущий период работы учитывается для определения права сотрудника на использование больничного листа. Например, часы, отработанные в течение предыдущего периода занятости, должны засчитываться в 240-часовое требование для соответствия требованиям SL 6.01.

2. Прекращение службы после получения права на участие . Когда Сотрудник увольняется с работы после того, как получил право использовать время по болезни и повторно принят на работу тем же работодателем в течение шести (6) месяцев после увольнения, на него не распространяется 90-дневный период ожидания в соответствии с SL 6.01.

SL 7. УВЕДОМЛЕНИЕ ДЛЯ СОТРУДНИКА

SL 7.01 Политика и процедуры уведомления

1. В целом . Работодатель может потребовать от Сотрудника предоставить разумное уведомление об отсутствии на работе по болезни.

2. Обоснованное уведомление . Разумное уведомление означает соблюдение письменной политики или стандарта Работодателя в отношении уведомления Работодателя об использовании Работником Больничного времени. Политика или стандарт могут включать уведомление путем звонка по указанному номеру телефона, применения единой процедуры вызова или использования других разумных и доступных средств связи.

3. Письменная политика . Если у работодателя нет письменной политики или стандарта для предоставления разумного уведомления, он должен установить такую ​​политику или стандарт в письменной форме.

SL 7.02 Уведомление о досрочном отпуске

1. В целом . Если причиной отпуска по болезни является предсказуемое отсутствие, например, заранее назначенный визит к врачу, Сотрудник должен предоставить письменное уведомление в кратчайшие сроки, до отпуска или иным образом, как это предусмотрено в письменной политике Работодателя.

2. Разумное планирование . Когда Сотрудник использует время по болезни в связи с предсказуемым отсутствием, Сотрудник должен приложить разумные усилия, чтобы запланировать отпуск таким образом, чтобы не нарушать ненадлежащим образом работу Работодателя. Например, Сотрудник должен делать разумные попытки не назначать медицинские приемы в часы пик, когда работа зависит от времени или когда запланированы обязательные встречи.

3. Изменения продолжительности .Работник должен проинформировать Работодателя о любых изменениях ожидаемой продолжительности отпуска по болезни, как только это станет практически возможным.

SL 7.03 Уведомление о непредвиденном отпуске

Если причина отпуска по болезни непредсказуема, Сотрудник должен уведомить об этом до начала смены Сотрудника или как можно скорее. Во всех случаях, когда и когда Сотрудник может практически направить уведомление, зависит от индивидуальных фактов и обстоятельств ситуации.

SL 7.04 Отсутствие уведомления

Работодатель может отказать сотруднику в назначении больничного, если Сотрудник не предоставит уведомление в соответствии с SL 7.01 — 7.03 или если Сотрудник не приложит разумных усилий для планирования отпуска таким образом, чтобы не нарушать ненадлежащим образом деятельность Работодателя в соответствии с SL. 7.02 (2).

SL 8. ДОКУМЕНТАЦИЯ СОТРУДНИКА

SL 8.01 Документация

1. В целом .Когда Сотрудник использует время по болезни более трех дней подряд, работодатель может потребовать обоснованную документацию, подтверждающую, что время по болезни используется для квалифицированного отсутствия, как определено в SL 5.

2. дней подряд . «Последовательные дни» означают последовательные полные календарные дни, не включая запланированные выходные. Например, если Сотрудник должен работать только в понедельник, среду и пятницу, а Сотрудник использует время по болезни в течение всех трех дней, то Сотрудник использовал время по болезни в течение трех дней подряд.

3. Допустимая документация . Работодатель, в том числе работодатель с политикой PTO, может потребовать обоснованную документацию по больничному листу. Может потребоваться любой из следующих видов документации:

а. Подписанное заявление поставщика медицинских услуг о необходимости больничного листа;

г. Документы, подтверждающие, что Сотрудник или несовершеннолетний ребенок Сотрудника или иждивенец являются жертвой домашнего насилия, домогательств, сексуального посягательства или преследования, которые могут включать:

и.Копия полицейского протокола, в котором указано, что сотрудник или несовершеннолетний ребенок сотрудника стали жертвой домашнего насилия, домогательств, сексуального посягательства или преследования;

ii. Копия охранного ордера или других доказательств от суда, административного органа или поверенного о том, что сотрудник явился или готовился к гражданскому, уголовному или административному процессу, связанному с насилием в семье, домогательствами, сексуальным посягательством или преследованием; или

iii. Документы от поверенного, сотрудника правоохранительных органов, медицинского работника, лицензированного специалиста в области психического здоровья или консультанта, члена духовенства или поставщика услуг для потерпевших о том, что сотрудник или несовершеннолетний ребенок или иждивенец сотрудника проходил лечение или консультирование, получал услуги или переезжал в результате домашнего насилия, домогательств, сексуального насилия или преследования; или

г.Личное заявление, подписанное Сотрудником, о том, что он использует время по болезни в связи с соответствующим отсутствием. Заявление, подписанное сотрудником, не обязательно должно быть в формате аффидевита или нотариально заверено, но должно быть разборчивым, если оно написано от руки, и должно четко указывать личность сотрудника и, если применимо, отношения сотрудника к члену семьи и общую цель, для которой назначается больничное время. использовал. Например, Сотрудник может уведомить своего Работодателя о том, что ему необходимо взять отпуск по болезни для ухода за больным ребенком; Сотруднику не нужно указывать характер заболевания ребенка.

SL 8.02 Конфиденциальность

1. В целом. Если Работодатель получает информацию о состоянии здоровья сотрудника или члена его семьи, такая информация считается конфиденциальной в пределах, предусмотренных законом.

2. Домашнее насилие, домогательства, сексуальное насилие или преследование . Все записи и информация, хранящиеся у Работодателя относительно использования больничного времени для целей, связанных с домашним насилием, домогательствами, сексуальными домогательствами или преследованием, включая тот факт, что Сотрудник запросил или добился использования больничного времени, являются конфиденциальными и не могут быть разглашены. без явного разрешения Сотрудника, если иное не предусмотрено законом.

SL 8.03 Оплата документации

1. Второе мнение . Работодатель не имеет права требовать от Сотрудника получения заключения второго поставщика медицинских услуг с целью медицинского подтверждения использования больничного листа.

2. Стоимость проверки . Если Работодателю требуется документальное подтверждение цели использования больничного листа, он оплачивает стоимость любой проверки, проводимой Поставщиком медицинских услуг, которая не покрывается страховкой или другим планом льгот.

SL 8.04 Документация по подозрению в злоупотреблении служебным временем по болезни

1. В целом . Если Работодатель подозревает злоупотребление больничным временем, включая шаблоны злоупотреблений, он может потребовать от поставщика медицинских услуг документацию, подтверждающую необходимость использования сотрудником больничного листа.

2. Признаки злоупотребления . Признаки злоупотреблений включают в себя, помимо прочего, повторное использование внепланового времени по болезни в выходные, праздничные дни, отпуск или день выплаты заработной платы или рядом с ними, независимо от того, использовал ли сотрудник время по болезни более трех дней подряд.

SL 8.05 Непредоставление документации

Если Сотрудник не предоставит документацию в соответствии с требованиями настоящего раздела, Работодатель может отказать в использовании времени по болезни в связи с отсутствием, проведенным до тех пор, пока Сотрудник не предоставит документацию, подтверждающую, что отсутствие было обусловлено квалификационной причиной, определенной в SL 5.

SL 9. УВЕДОМЛЕНИЕ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ И ТРЕБОВАНИЯ К РАЗМЕЩЕНИЮ

SL 9.01 В целом

Работодатели должны предоставить и отправить письменное уведомление всем Сотрудникам, работающим в городе, об их праве на пособие по болезни; количество больничного листа и условия его использования, гарантированные Постановлением; запрет на преследование Сотрудников, запрашивающих или использующих больничный лист; и право Сотрудника подать жалобу, если Работодатель отказывает Работодателю в приеме на работу по болезни, как того требует Постановление, или если Сотрудник подвергается репрессиям за запрос или взятие больничного листа.

SL 9.02 Письменное уведомление

Работодатели должны предоставить Сотрудникам письменное уведомление, требуемое SL 9.01, не позднее окончания первого периода оплаты труда Работодателя в 2014 году или, для новых Сотрудников, окончания первого периода оплаты труда этих Сотрудников. Письменное уведомление должно быть на английском языке и, если применимо, на любом дополнительном языке или языках, которые Работодатель обычно использует для общения со своими Сотрудниками. Письменное уведомление может быть предоставлено любым способом, который соответствует условиям этого раздела, в том числе в квитанциях о заработной плате, через доступные онлайн-программы и посредством электронной доставки.

SL 9.03 Плакат

Работодатели должны разместить плакат с информацией, требуемой SL 9.01, в каждом здании и на рабочем месте в зоне, доступной для Сотрудников и регулярно посещаемой ими. Плакат должен быть на английском языке и, если применимо, на любом дополнительном языке или языках, которые Работодатель обычно использует для общения со своими Сотрудниками.

SL 9.04 Ежеквартальное уведомление о доступном времени на лечение

Как минимум, Работодатель должен ежеквартально направлять письменное уведомление каждому Сотруднику о сумме накопленного и неиспользованного времени по болезни, доступного для использования этим Сотрудником.

SL 10. ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ РАБОТОДАТЕЛЯ

SL 10.01 В целом

Работодатели должны хранить записи в течение не менее двух лет с указанием:

1. Имя, адрес и род занятий каждого Сотрудника;

2. Количество больничных или оплачиваемых отпусков, начисленных и использованных каждым Сотрудником; и

а. Для Сотрудников с почасовой оплатой — фактически отработанные в Городе часы каждым Сотрудником в течение каждого периода оплаты труда; или

г.Для Наемных Сотрудников, которые работают в Городе на постоянной основе, часы нормальной рабочей недели для каждого Сотрудника; или

г. Для наемных Сотрудников, которые работают в городе на нерегулярной основе, часы, фактически отработанные в городе в течение каждого периода оплаты каждым Сотрудником; или

г. Для работодателей, которые предпочитают предварительно загружать время болезни или оплачиваемый отпуск своих сотрудников, количество больничного времени или оплачиваемое время на случай болезни, а также даты, в которые время болезни или оплачиваемое время доступны сотруднику для использования.

SL 10.02 Правила оплачиваемого отпуска (PTO)

Работодатель, чья политика в отношении PTO соответствует Постановлению, не обязана вести записи, показывающие причины, по которым Сотрудник использовал оплачиваемый отпуск.

SL 10.03 Доступ

Работодатели должны разрешить доступ к таким записям BOLI или другому агентству, уполномоченному обеспечивать соблюдение Постановления.

SL 11. ПРОДАЖА

SL 11.01 В целом

Для работодателя незаконно предпринимать какие-либо ответные действия со стороны персонала против любого лица за осуществление прав или попытку реализовать права, гарантированные Постановлением.

SL 11.02 Политики контроля отсутствия

Санкционированное использование времени по болезни в соответствии с Постановлением не может быть использовано в качестве причины для принятия неблагоприятных мер при приеме на работу в отношении Сотрудника в соответствии с политикой контроля над отсутствием работы работодателя. Например, работодатель не может принимать во внимание разрешенный отпуск по болезни сотрудника при оценке его посещаемости с целью выплаты пособия, такого как надбавка, надбавка или надбавка.

SL 11.03 Реакция на неправильное использование больничного времени

Если Работодатель определяет, что Сотрудник использовал время по болезни в недопустимых целях, в том числе для совершения злоупотреблений, или что документация Сотрудника о необходимости взять время по болезни была фальсифицирована или не соответствует действительности, действия Работодателя против Сотрудника в связи с этими действиями не должны представляют собой ответные действия персонала в соответствии с Постановлением.

SL 12. СВЯЗЬ С ДРУГИМИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВАМИ

SL 12.01 В целом

Постановление не отменяет, не ограничивает или иным образом не влияет на применимость любого другого закона, постановления, требования, политики или стандарта, которые предусматривают более крупное начисление или использование сотрудниками по болезни, оплачиваемых или неоплачиваемых, или которые расширяют другие меры защиты. Сотрудникам.

SL 12.02 Связь с другим отпуском

1. Другой оплачиваемый отпуск . За исключением PTO, Сотрудник не может использовать время по болезни во время любого другого оплачиваемого отпуска, предоставленного Работодателем, за исключением случаев, когда это разрешено Работодателем.Например, Сотрудник не может использовать время по болезни при получении компенсационных выплат работнику, если только Работодатель не разрешает такое использование.

2. Параллельный отпуск . Использование сотрудником отпуска по болезни может иметь право на одновременный отпуск в соответствии с федеральными законами, законами штата или другими местными законами, например, в соответствии с Законом о семейном отпуске штата Орегон или Федеральным законом о семейном отпуске по болезни.

SL 13. ПРИНУЖДЕНИЕ

SL 13.01 В целом

Городские власти заключили контракт с BOLI на обеспечение соблюдения главы 9 PCC.01. Обеспечение соблюдения всей или любой части Главы 9.01 со стороны BOLI регулируется процедурами, установленными в главах 652 и 653 ORS и их подзаконных актах.

SL 13.02 Подача жалобы

1. Любое лицо, которое заявляет о нарушении положений главы 9.01.030 или 9.01.040 PCC, может подать жалобу Уполномоченному BOLI, используя процедуры, установленные в соответствии с ORS 652.330 или 653.055, в зависимости от обстоятельств.

2. Любое лицо, которое заявляет о нарушении Главы 9 PCC.01.050 может подать жалобу Уполномоченному BOLI, используя процедуры, установленные в соответствии с ORS 652.355 или 653.060, в зависимости от обстоятельств.

SL 13.03 Правоприменительные права

Комиссар BOLI должен иметь те же правоприменительные полномочия в соответствии с главой 9.01 PCC, что и в соответствии с разделами 652 и 653 ORS. Если жалоба будет признана обоснованной, заявитель имеет право на те же средства правовой защиты, доступные в соответствии с разделами 652 или 653 ORS, что и в случай любой другой жалобы, поданной в соответствии с ORS 652 или 653.

SL 13.04 Гражданские штрафы

1. Комиссар BOLI может назначить гражданско-правовые санкции за нарушение главы 9.01 PCC, как это предусмотрено в ORS 652.900 или ORS 653.256, в зависимости от обстоятельств.

2. Невзирая на предыдущий раздел, никакие гражданские санкции не применяются к Работодателю, который не предоставил и не опубликовал уведомление в соответствии с требованиями раздела 9.01.060 PCC из-за простительной ошибки или обстоятельств, над которыми Работодатель не мог повлиять. Это не включает незнание закона, в том числе этих правил.

3. За исключением случаев, предусмотренных в подразделе 4 ниже, любые гражданские штрафы, наложенные Комиссаром BOLI, подлежат уплате непосредственно городу.

4. Если Сотрудник просит использовать время по болезни, на которое он имеет право в соответствии с главой 9.01 PCC, и этот запрос отклоняется работодателем, в результате чего сотрудник работает в тот день, когда он или она в противном случае взял бы время по болезни, BOLI Комиссар может наложить гражданский штраф, равный трехкратной сумме больничного листа, в которой сотруднику было отказано, или 250 долларов.00, в зависимости от того, что больше. Этот гражданский штраф уплачивается непосредственно пострадавшему Сотруднику.

SL 13.05 Выпущено заказов

Любой приказ, изданный Комиссаром BOLI в соответствии с главой 9.01 PCC, должен рассматриваться как приказ, изданный должностным лицом, проводящим слушания, нанятым городом в значении ORS 3.136 (3), и подлежит исполнению в полном объеме со стороны города.

SL 13.06 Неисключительные средства правовой защиты

Ни одно из приведенных здесь средств правовой защиты не является исключительным.Любое другое средство правовой защиты, предоставляемое законом, включая, помимо прочего, любое другое средство правовой защиты, предоставляемое главами 652, 653 или 659A ORS, должно быть доступно любому лицу, которое заявляет, что пострадало в результате действия, признанного незаконным в соответствии с положениями главы 9.01 PCC. В частности, но без ограничений, любое такое лицо имеет частное право на предъявление иска в любой суд компетентной юрисдикции для возмещения убытков и других средств правовой защиты, которые могут потребоваться, в соответствии с условиями и процедурными требованиями ORS 659A.870 et seq.

---

ИСТОРИЯ

Принят прокурором города 1 января 2014 г.

Подана для включения в PPD 17 марта 2014 г.

ЗНАЙТЕ СВОИ ПРАВА: оплачиваемый отпуск по болезни штата Вашингтон

Узнайте больше о оплачиваемом отпуске по болезни или оплачиваемом отпуске по болезни в Сиэтле, штат Вашингтон, ниже. Примечание. Местные законы об оплачиваемом больничном времени могут предусматривать дополнительные меры защиты.Чтобы узнать больше о законе Сиэтла об оплачиваемом больничном времени, посетите здесь. Чтобы узнать о законе Такомы об оплачиваемом больничном времени, посетите здесь.

1) Что делает закон штата Вашингтон об оплачиваемых отпусках по болезни?

Предоставляет работникам отпуск по болезни, который можно использовать для восстановления после физического / психического заболевания или травмы; обратиться за медицинской диагностикой, лечением или профилактической помощью; для ухода за членом семьи, который болен или нуждается в медицинской диагностике, лечении или профилактической помощи; когда место нахождения работника закрыто по приказу государственного должностного лица по любой причине, связанной со здоровьем, или для ухода за ребенком, чья школа или учреждение по уходу за детьми было закрыто по приказу государственного должностного лица по любой причине, связанной со здоровьем; или для удовлетворения определенных потребностей, которые могут возникнуть, если работник или член семьи стали жертвами домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.Кроме того, Департамент труда и промышленности штата Вашингтон выпустил административное руководство, в котором разъясняется, что отпуск по болезни также может использоваться по определенным причинам, связанным с COVID-19, включая воздействие COVID-19. *

* В период с 18 августа 2020 года по 13 ноября 2020 года Прокламация штата могла предоставить некоторым работникам пищевой промышленности экстренный дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в связи с COVID-19. Для получения дополнительной информации см. Просроченную Прокламацию здесь.

2) Я охвачен?

Если вы работаете в штате Вашингтон, вы, вероятно, будете застрахованы, независимо от того, являетесь ли вы штатным сотрудником с полной, неполной занятостью или временным сотрудником .Однако закон не распространяется на федеральных служащих.

3) Сколько я могу заработать на больничном?

Вы получаете за 1 час оплачиваемого отпуска по болезни из каждые 40 отработанных часов . Нет ограничений на размер отпуска по болезни, который вы можете заработать, однако ваш работодатель не обязан разрешать вам переносить более 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в год.

Все застрахованные сотрудники защищены от увольнения или наказания за использование отпуска по болезни (включая угрозы, дисциплинарные меры, понижение в должности, сокращение рабочего времени, увольнение и т. Д.).

4) Что делать, если моя работа, школа или детский сад моего ребенка закрыты из-за чрезвычайной ситуации со здоровьем?

Вы также можете использовать отпуск по болезни, если ваше предприятие закрыто по распоряжению государственного должностного лица по какой-либо причине, связанной со здоровьем, или для ухода за ребенком, чья школа или учреждение по уходу за детьми было закрыто по распоряжению государственного должностного лица по любым причинам, связанным со здоровьем. -связанная причина.

5) На кого из членов моей семьи распространяется действие закона?

Вы можете взять отпуск по болезни для ухода за собой или ребенком, супругом, зарегистрированным домашним партнером, родителем, родителем супруга или зарегистрированного домашнего партнера, внуком, бабушкой, дедушкой или братом или сестрой.Вы также можете взять отпуск по болезни для удовлетворения определенных потребностей, если вы или ребенок, родитель, родитель супруга, супруга, бабушка или дедушка или лицо, с которым вы состоите в отношениях, стали жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.

6) Что делать, если у меня уже есть оплачиваемый отпуск или оплачиваемый отпуск?

Если у вас уже есть оплачиваемый отпуск (отпуск, оплачиваемый отпуск и т. Д.), Который вы можете использовать в качестве отпуска по болезни и , это , как минимум, той же суммы, которую вы получили бы по этому закону, закон не предоставит вам дополнительный оплачиваемый отпуск.

7) Когда я могу начать использовать отпуск по болезни?

Вы начинаете получать отпуск по болезни сразу же, но не можете использовать его до истечения 90 календарных дней после начала работы.

8) Нужна ли справка от врача?

Если вы используете отпуск по болезни более 3 дней, ваш работодатель может потребовать справку от поставщика медицинских услуг. В записке не обязательно описывать проблему со здоровьем — только ваша потребность в размере взятого отпуска по болезни.

Все застрахованные работники защищены от увольнения или наказания за использование отпуска по болезни. Если у вас возникла проблема или вам нужна дополнительная информация, позвоните в бесплатную юридическую клинику A Better Balance по телефону 1-833-NEED-ABB.

Департамент труда и промышленности штата Вашингтон отвечает за соблюдение этого закона.

Обратите внимание, что этот информационный бюллетень не представляет собой исчерпывающий обзор описанного закона об оплачиваемых отпусках по болезни и не является юридической консультацией. Возможно, что дополнительные положения, не описанные в этом информационном бюллетене, могут применяться к конкретным обстоятельствам или категории занятости работника.

Скачать распечатанный ресурс ниже:

WA State Aick Time Fact Sheet FINAL 6

Ресурсы по оплачиваемым отпускам по болезни | Департамент труда

Город Филадельфия принял закон «О содействии здоровым семьям и рабочим местам», который предусматривает, что определенные сотрудники имеют право на оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск на определенных условиях. Закон, постановления, плакат, одностраничные страницы и форма жалобы доступны для скачивания.

• Плакаты об оплачиваемом отпуске по болезни для работодателей: В настоящее время работодатели обязаны по закону уведомлять своих сотрудников о том, что они имеют право на отпуск по болезни. Город Филадельфия создал плакат с оплачиваемым отпуском по болезни. Плакат доступен для загрузки на нескольких языках, и работодатели должны размещать это уведомление о том, что сотрудники имеют право на больничный. Дополнительная информация также должна быть доступна в любых справочниках, распространяемых среди сотрудников.
• Однопейджеры Управления по делам иммигрантов: Однопейджеры, предназначенные для информирования рабочих-иммигрантов в Филадельфии об их правах на рабочем месте, также доступны для загрузки.Они были созданы Управлением по делам иммигрантов (OIA) в партнерстве с местными некоммерческими организациями. Материалы, доступные на одностраничном сайте, предназначены только для общих информационных целей, не являются юридической консультацией и их актуальность не гарантируется.

Дополнительную информацию можно получить, посетив страницу оплачиваемого отпуска по болезни. Для получения информации, связанной с COVID-19, просмотрите ресурсы по отпускам по болезни в связи с пандемией.

Свяжитесь с Министерством труда, чтобы задать вопросы, подать жалобу или запросить помощь в соблюдении нормативных требований по телефону (215) 686-0802 или по электронной почте paidsickleave @ phila.губ.

Фильтровать документы по названию или описанию

Имя	Описание	Выпущено	Формат
Бланк жалобы на оплачиваемый отпуск по болезни PDF	Используйте эту форму, чтобы сообщить о нарушении закона Филадельфии об отпусках по болезни.	13 февраля, 2020
Закон об оплачиваемом отпуске по болезни PDF	Официальное постановление города Филадельфии о правилах отпуска по болезни.	25 февраля, 2019
Правила оплачиваемого отпуска по болезни PDF	Положения относительно главы 9-4100 Кодекса Филадельфии, «Содействие здоровой семье и созданию рабочих мест».	12 апреля 2016 г.
Правила оплачиваемого отпуска по болезни в чрезвычайных ситуациях PDF	Чрезвычайные правила в отношении COVID-19 и оплачиваемого отпуска по болезни, вступающие в силу 16 марта 2020 г.	16 марта, 2020
Плакаты об оплачиваемом отпуске по болезни на нескольких языках PDF	Плакат для печати с информацией об оплачиваемом отпуске по болезни. Работодатели должны публиковать эту информацию.	18 декабря, 2019
Федеральный оплачиваемый отпуск по болезни и плакат о COVID-19 (на английском языке) PDF	Руководство на английском языке о требованиях к определенным работодателям предоставлять своим сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни, расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни по указанным причинам, связанным с COVID-19.	2 апреля 2020 г.
Федеральный оплачиваемый отпуск по болезни и плакат о COVID-19 (на испанском языке) PDF	La Ley Familias Primero de Respuesta al Coronavirus (FFCRA o Ley) Requiere que ciertos empleadores den a empleados licencias laboral pagadas o Expansión de licencia known y por enfermedad por razones relativas al COVID-19. alexxlab 26.08.1977 Sharing Twitter0 Facebook0 Google +0 Linkedinactive){li-icon[type=linkedin-bug][color=inverse] .background{fill Email this article Print this article Отменить ответ Your Name * Your Email * Website * Top