В Госдуме рассказали, можно ли перенести или отменить отпуск с 4 по 7 мая

Фото: Москва 24/Игорь Иванко

Председатель комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов сообщил Москве 24, что вопрос о переносе отпускных дней с 4 по 7 мая на другие даты должен решаться между работником и работодателем в индивидуальном порядке. При этом по рекомендации Минтруда с прошлого года нерабочие дни в число дней отпуска не включаются и отпуск на эти дни не продлевается, напомнил Нилов.

По данным сайта «Работа.ру», каждый четвертый россиянин запланировал отпуск с 4 по 7 мая, то есть между майскими праздниками. «23% участников исследования указали, что запланировали отпуск с 4 по 7 мая», – отмечается в исследовании, проведенном в апреле 2021 года во всех округах России.

23 апреля Владимир Путин объявил нерабочими дни с 4 по 7 мая. Майские праздники пройдут с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. В целом россияне будут отдыхать 10 дней подряд.

Председатель комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов сообщил, что некоторые россияне действительно взяли отпуск с 4 по 7 мая еще до заявления президента. При этом практики, что делать в таких ситуациях, пока мало, ведь подобные решения принимались только в период пандемии.

У нас в Трудовом кодексе есть понятия «нерабочие праздничные дни» и «выходные дни». А президент объявляет эти дни специальным указом, исходя из эпидемиологической ситуации, просто нерабочими.

Ярослав Нилов

председатель комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов

Нилов отметил, что решение о возможности переноса отпуска будет зависеть от диалога с работодателем, его позиции и возможностей. «В целом право написать заявление о переносе отпуска, если есть уже подписанное заявление и оформленный отпуск, будет зависеть от позиции работодателя – позволит ли работодатель перенести отпуск или удовлетворит возврат заявления», – сообщил Нилов.

Все по согласованию с работодателем. Если он пойдет на это, то будет перенесен отпуск или время, взятое в качестве отпуска за свой счет, статус будет изменен.

Ярослав Нилов

председатель комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов

При этом Нилов отметил, что в случае конфликта между сотрудником и работодателем по этому вопросу сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, органы прокуратуры или суд, если считает, что его права были нарушены. «Но мне кажется, что в данном случае работодатель отреагировал на заявление сотрудника о предоставлении 4 дней в качестве отпуска, а дальше его право – соглашаться с отзывом заявления или нет», – подчеркнул представитель Госдумы.

Нилов напомнил, что все взаимоотношения работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом и вопрос о переносе дней отпуска должен решаться индивидуально.

«В случае если работодатель добровольно отпустил сотрудника, не оформляя это как отпуск, вообще ничего делать не нужно. Если работодатель дал отпуск за свой счет по просьбе работника, который написал заявление, или в счет отпуска, то нужно пересмотреть позицию. Здесь уже зависит от возможности, позиции работодателя и диалога между работником и работодателем», – добавил Нилов.

Кроме этого, есть прошлогодние рекомендации Минтруда, где говорится, что если работник находится в отпуске, то нерабочие дни в число дней отпуска не включаются и отпуск на эти дни не продлевается, подчеркнул Нилов.

Ранее проведенное между работодателями исследование показало, что 54% из них еще не приняли решение, сделают ли они дни с 1 по 10 мая выходными для своих сотрудников.

Читайте также

Статья 263 ТК РФ 2016-2019. Дополнительные отпуска без сохранения заработной платы лицам, осуществляющим уход за детьми. ЮрИнспекция

Законодательством предусмотрен целый ряд льгот, среди них:Гарантии, предусмотренные трудовым законодательством(Трудовой кодекс Республики Беларусь (в ред. Закона Республики Беларусь от 24.12.2007 N 299-З))Регулирование индивидуальных трудовых отношений. Многодетным семьям в полном объеме предоставляются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством для беременных женщин, женщин, имеющим детей, и одиноким матерям.Так, в соответствии с п.6 ст. 16 и ст. 268 Трудового кодекса (далее – ТК) запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора с женщинами и снижение им заработной платы по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей в возрасте до трех лет, а одиноким матерям — с наличием ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида — до восемнадцати лет).При отказе в заключении трудового договора указанным категориям женщин наниматель обязан сообщить им мотивы решения в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.Расторжение трудового договора по инициативе нанимателя с беременными женщинами, имеющими детей в возрасте до трех лет, одинокими матерями, имеющими детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов – до восемнадцати лет), не допускается, кроме случаев ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, а также по основаниям, предусмотренным пп. 4, 5, 7-9 ст. 42 и пп. 1-3 ст. 47 ТК.Запрещается применение труда женщин на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на подземных работах, кроме некоторых подземных работ (нефизических работ или работ по санитарному и бытовому обслуживанию). Запрещается применение труда женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением тяжестей вручную, превышающих установленные для них предельные нормы (ст. 262 ТК).Беременным женщинам согласно медицинским заключениям снижаются нормы выработки, нормы обслуживания, либо они переводятся на другую работу, более легкую и исключающую воздействие вредных и (или) опасных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе.До решения вопроса о предоставлении беременной женщине в соответствии с медицинским заключением другой работы, более легкой и исключающей воздействие вредных и (или) опасных производственных факторов, она подлежит освобождению от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет нанимателя.Женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы переводятся на другую работу с сохранением среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста полутора лет (ст. 264 ТК).Рабочее времяСогласно ст. 120 ТК к сверхурочным работам не допускаются беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, а женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов — до восемнадцати лет), и инвалиды могут привлекаться к сверхурочным работам только с их согласия, причем инвалиды только в случае, когда такие работы не запрещены им в соответствии с медицинским заключением.Статья 263 ТК налагает запрет на привлечение к сверхурочным работам, работе в государственные праздники и праздничные дни, выходные дни и направление в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.Запрещается также привлечение к работе в ночное время беременных женщин. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия.Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов — до восемнадцати лет), могут привлекаться к ночным, сверхурочным работам, работе в государственные праздники, праздничные дни, выходные дни и направляться в служебную командировку только с их письменного согласия (ст.ст. 117 и 263 ТК).На основании ст. 265 ТК матери (отцу, опекуну, попечителю), воспитывающей (воспитывающему) ребенка-инвалида в возрасте до восем

Можно ли отказать в отпуске за свой счет для ухода за больным членом семьи сотруднице с тремя детьми?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Может ли организация отказать в предоставлении отпуска за свой счет на два месяца сотруднице (вдове) по уходу за больным членом семьи, имеющей троих детей: 18 лет, два ребенка по 9 лет?

Если не может, то должна ли сотрудница предоставлять подтверждающие документы?

Ответ

Если такой отпуск не предусмотрен в коллективном договоре (либо ином локальном нормативном акте работодателя, либо в отраслевом соглашении по вашей организации), работодатель вправе отказать данной сотруднице в предоставлении отпуска без сохранения заработной на два месяца.

Обоснование

Случаи, в которых у работодателя есть обязанность предоставить отпуск без сохранения заработной платы, перечислены в ст. 128 ТК РФ.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Данная норма не относит к таким случаям необходимость осуществления ухода за больным членом семьи.

Однако работодатель вправе по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам предоставить работнику по его письменному заявлению отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

То есть отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен в случае, если работодатель сочтет причину уважительной и будет согласен с отсутствием работника.

Обязанность работодателя предоставить отпуск за свой счет может быть предусмотрена коллективным договором (ст. 41 ТК РФ).

Так, в соответствии со ст. 263 ТК РФ для следующих категорий работников коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней:

• работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет;
• работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
• отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

При этом перенос этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Дополнительные материалы по вопросам предоставления отпуска без сохранения заработной платы

Извлечение из: Готовое решение: Как предоставить дополнительный отпуск без сохранения заработной платы многодетным родителям (КонсультантПлюс, 2021)

1. Обязан ли работодатель предоставлять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы многодетным родителям

Да, если дополнительный ежегодный отпуск без сохранения заработной платы для многодетного родителя предусмотрен коллективным договором, локальным нормативным актом. Срок такого отпуска — как определено соответствующим документом (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В остальных же случаях многодетным предоставляете обычный отпуск за свой счет, если согласны (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Однако такой работник может к вам обратиться за отпуском за свой счет и по основаниям, которые предусмотрены ч. 2 ст. 128 ТК РФ (например, просит пять календарных дней в связи с рождением ребенка), — тогда ему нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы по соответствующему основанию.

1.1. Кто понимается под многодетным родителем

Понятие «многодетный родитель» Трудовым кодексом РФ не определено.

На практике к ним относят, в частности, работников с двумя и более детьми в возрасте до 14 лет. Им с учетом ст. 263 ТК РФ коллективным договором может быть предусмотрено до 14 календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за свой счет в удобное для них время (без переноса на следующий рабочий год).

Когда же коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрен отпуск для многодетных родителей, но не определено, кто относится к ним, рекомендуем руководствоваться региональными нормативными актами.

Извлечение из: Готовое решение: Как оформить отпуск по уходу за больным членом семьи (КонсультантПлюс, 2021)

1. Какой отпуск по уходу за больным членом семьи предоставить работнику

Трудовым кодексом РФ не предусмотрен такой вид отпуска, как отпуск по уходу за больным членом семьи. Обычно если работник обращается с просьбой о нем, то ему предоставляют отпуск без сохранения зарплаты или ежегодный оплачиваемый (как основной, так и дополнительный). Исключение — если такой специальный отпуск предусмотрен в локальном нормативном акте или коллективном договоре либо, например, в отраслевом соглашении по вашей организации. Тогда предоставьте его работнику, как это предусмотрено в соответствующем документе (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9, ч. 1, 2 ст. 22, ч. 2 ст. 41, ч. 8 ст. 45 ТК РФ).

Напомним, что иногда вы не можете отказать работнику в отпуске за свой счет или ежегодном оплачиваемом независимо от того, зачем работник его просит. Например, вы не можете отказать в отпуске без сохранения зарплаты (до 14 календарных дней в году) пенсионеру по возрасту. Либо в ежегодном оплачиваемом отпуске женщине по окончании ее отпуска по уходу за ребенком (ч. 2 ст. 128, ст. 260 ТК РФ).

Отметим, что для ухода за больным членом семьи работник, как правило, берет больничный (п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ).

Извлечение из: Вопрос: Каков порядок предоставления работнику отпуска по уходу за ребенком до 6, 7 или 14 лет? (Консультация эксперта, 2021)

Каков порядок предоставления работнику отпуска по уходу за ребенком до 6, 7 или 14 лет?

В коллективном договоре или в локальном акте может быть предусмотрено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до 6, 7 или 14 лет.

Отпуск предоставляется на основании приказа, изданного на основании заявления работника.

Законодательством предусмотрено предоставление отпуска по уходу за ребенком только до трех лет (ст. 256 ТК РФ). Для ухода за детьми более старшего возраста непосредственно отпуск по уходу за ребенком не предоставляется.

Однако возможны и иные варианты освобождения работника от работы в связи с необходимостью ухода за ребенком старше трех лет.

Работа в режиме неполного рабочего времени

По соглашению сторон трудового договора работнику может быть установлен режим неполного рабочего времени (неполный рабочий день (смена) и (или) неполная рабочая неделя, в том числе с разделением рабочего дня на части) (ч. 1 ст. 93 ТК РФ).

Работодатель не вправе отказать в установлении неполного рабочего времени в том числе (ч. 2 ст. 93 ТК РФ):

• одному из родителей (опекуну, попечителю), имеющему ребенка в возрасте до 14 лет;
• лицу, осуществляющему уход за больным членом семьи.

Таким образом, работник в указанной ситуации вправе работать в режиме неполного рабочего времени.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Уход за ребенком до 6, 7 или 14 лет не относится к предусмотренным ТК РФ основаниям предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 116 ТК РФ). Однако работодатель вправе закрепить возможность предоставления подобного отпуска в коллективном договоре или локальном акте. Есть судебная практика, подтверждающая правомерность таких положений (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 11.03.2015 по делу N 33-1090/2015).

Отпуск без сохранения заработной платы

Случаи, в которых у работодателя есть обязанность предоставить отпуск без сохранения заработной платы, перечислены в ст. 128 ТК РФ. Данная норма не относит к таким случаям необходимость осуществления ухода за ребенком до 6, 7 или 14 лет. Таким образом, уход за ребенком до 6, 7 или 14 лет не дает работнику безусловное право на такой отпуск.

Однако работодатель вправе по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам предоставить работнику по его письменному заявлению отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

То есть отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен в случае, если работодатель сочтет причину уважительной и будет согласен с отсутствием работника.

Другое дело, если обязанность работодателя предоставить отпуск за свой счет будет предусмотрена коллективным договором (ст. 41 ТК РФ). В таком случае отпуск по уходу за ребенком до 6, 7 или 14 лет должен быть предоставлен в обязательном порядке при наличии волеизъявления работника.

Также отметим, что в соответствии со ст. 263 ТК РФ для следующих категорий работников коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней:

• работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет;
• работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
• отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

При этом перенос этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Порядок предоставления отпуска

При предоставлении отпуска на основании заявления работника издается соответствующий приказ, в котором будет указано, что работнику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск либо отпуск без сохранения заработной платы, и количество календарных дней отпуска. Работника необходимо ознакомить с данным приказом под роспись. Дополнительный оплачиваемый отпуск подлежит оплате в порядке ч. 9 ст. 136 ТК РФ.

Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, в частности работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166). 

Подготовлено на основе материала М.А. Красниковой /Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению   

Нарушение прав работников в нерабочие дни

Что будет считаться нарушением трудовых прав во время действия режима повышенной готовности и как работникам защитить свои интересы?

Для борьбы с распространением коронавирусной инфекции указом президента 30 марта – 3 апреля были объявлены нерабочими днями с сохранением за работниками заработной платы. Позже «нерабочий» период неоднократно продлевался. В это время работать в штатном режиме было разрешено только отдельным организациям. Многие были вынуждены приостановить свою деятельность или перевести сотрудников на удаленную работу. С 12 мая режим нерабочих дней был отменен, однако решение о постепенном снятии ограничений регионы должны будут принимать самостоятельно с учетом эпидемиологической обстановки. Большинство организаций все еще не могут вернуться к нормальной работе, а их сотрудникам приходится соблюдать режим самоизоляции и трудиться на дому. Юристы рассказали, как эти обстоятельства отразились на правах работников, и дали рекомендации тем, кто столкнулся с несправедливым отношением работодателя.

Оплата труда

Партнер, руководитель трудовой практики юридической фирмы INTELLECT Анна Устюшенко:

Казалось бы, все просто: в нерабочие дни сотрудники к работе не привлекаются, но заработная плата сохраняется. Однако проблема с поиском источника финансирования такого «президентского подарка» привела к тому, что работодатели вынуждены были искать способы минимизации расходов, порой нарушая права работников.

Зарплата сохраняется – но в каком размере?

Пожалуй, самое частое нарушение прав работников связано с уменьшением размера выплат. Поскольку в указах президента не установлена обязанность по сохранению среднего заработка, многие работодатели решили так: если работнику полагается оклад – он подлежит выплате, а если системой оплаты труда предусматриваются дополнительно премии – их можно пустить «под нож». Логика работодателей предельно проста и соответствует юридической природе премирования: коль скоро работа не выполняется, то и поощрять работника не за что.

Полагаю, что недовольные этим обстоятельством работники вряд ли смогут защитить в суде свои права, учитывая суть премирования. Для расчета перспектив необходимо проанализировать конкретное положение о премировании, в том числе проверить, как сформулированы условия депремирования. Часто в локальных актах предусмотрена выплата премий как составной части заработной платы, а невыплата связана, например, с наличием в месяце дисциплинарных взысканий. При отсутствии оснований для отказа в выплате премии есть смысл вести борьбу за получение недоплаченных средств.

Сложнее обстоят дела у тех работников, для которых к моменту введения нерабочих дней была установлена сдельная оплата труда. Как разъяснил Минтруд в рекомендациях от 26 марта 2020 г., работникам, труд которых оплачивается сдельно, за нерабочие дни выплачивается вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Однако не у каждого работодателя этот вопрос урегулирован в локальном порядке. Да и у работников часто нет доступа к таким документам. Поэтому защита прав сдельщиков – большая проблема. Предположу, что в отсутствие локального урегулирования вопроса оплаты работы сдельщиков сумма, на которую может рассчитывать работник, ограничивается минимальным размером оплаты труда.

Зарплата за работу на дому в нерабочие дни

Многие компании в период нерабочих дней не приостановили свою деятельность, но перевели работников на удаленную работу. Курьезность ситуации заключается в том, что сотрудники, работавшие удаленно, и те, кто не выполнял трудовые обязанности совсем, должны были получать одну и ту же зарплату.

«Это дискриминация в сфере труда!» – заявили сотрудники, которых работодатель обязал работать из дома. Между тем дискриминации здесь нет, учитывая общую направленность нормативного регулирования в этот период.

Решение же вопроса об оплате труда работника зависит исключительно от содержания соглашения, подписанного с работодателем. Так, если сторонами согласована работа удаленно с сохранением заработной платы, то в нерабочие дни она не увеличивается. Если работодатель согласовал уменьшение оплаты труда ввиду работы из дома, то с наступлением периода нерабочих дней выплата должна быть повышена до уровня месячной заработной платы, даже если работник не выполняет весь спектр обязанностей. При согласовании большего объема работы в удаленном режиме и установлении доплаты сохраняет силу соглашение сторон. А вот если до введения нерабочих дней стороны подписали соглашение о работе в режиме неполного рабочего времени (удаленно или нет – не имеет значения), то весь период действия соглашения за работником будет сохраняться заработная плата, пропорциональная «отработанному» времени, – оплата производится за те часы, которые были бы рабочими в обычном режиме.

Привлечение к дисциплинарной ответственности

Юрист, эксперт по трудовому праву Елена Карсетская:

В период действия режима нерабочих дней в непростой ситуации оказались как работодатели, так и работники. И нарушения допускали и те, и другие.

Сославшись на указ президента и введение режима самоизоляции, отказались выходить на работу некоторые сотрудники тех предприятий, которые продолжили работать в штатном режиме, поскольку правило о нерабочих днях на них не распространялось. Перечень таких организаций был установлен в указе президента. Причем в зависимости от эпидемиологической обстановки региональные власти могли этот перечень расширять, и отдельные предприятия вправе были продолжить работу на основании решения властей субъекта РФ. Итак, если организация в период действия режима самоизоляции продолжала работать на законных основаниях, а у работника не было уважительных причин для пропуска работы (например, ввиду временной нетрудоспособности), работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности. Трудовой кодекс разрешает работодателям применять три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Отказ работника выходить на работу может быть квалифицирован как прогул – отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение более четырех часов подряд (ст. 81 ТК РФ). За прогул работодатель вправе уволить сотрудника.

Еще один пример: в регионе отменен режим самоизоляции, и организациям разрешено работать в штатном режиме. Работодатели, чьим сотрудникам временно пришлось трудиться на дому, должны издать приказ об окончании периода удаленной работы. После того как сотрудники будут об этом извещены, они обязаны продолжить работу в офисе. Если сотрудник настаивает на продолжении работы на дому, его отсутствие на рабочем месте опять же может быть расценено как прогул, за который будет грозить увольнение.

Но возможны и ситуации, когда работодатель не вправе привлекать работника к дисциплинарной ответственности. Так, в нерабочий период исключения были сделаны только для ряда организаций, а остальные компании, как пояснил Минтруд России, вправе были продолжить работу только после перевода сотрудников на «удаленку». Чтобы сотрудники могли работать из дома, надо было подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам. Сделать это можно только по взаимному согласию. Если же сотрудник изначально отказался работать удаленно и соглашение не подписал, на него распространяется режим нерабочих дней с сохранением заработной платы. В такой ситуации, если сотрудник не выполняет работу удаленно, привлечение его к дисциплинарной ответственности будет незаконным.

(Читайте также «Когда за прогул нельзя уволить?»)

Отпуск

Юрисконсульт ООО «ЛитРес» Екатерина Сухова:

График отпусков является обязательным к исполнению как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Если в компании был утвержден график на 2020 г. и отпуск работника попал на период действия режима повышенной готовности, то работодатель не вправе запретить ему использовать свои отпускные дни. При этом отзывать работника из отпуска работодатель может только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Если работник согласился прекратить свой отпуск и выйти на работу, то с первого рабочего дня ему обязаны начислять заработную плату и провести перерасчет ранее выплаченных «отпускных».

Многие работники просили предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск, поскольку не с кем было оставить ребенка после того, как детские сады перестали работать. Работодатель вправе отказать в предоставлении такого отпуска. В этом случае работник может оформить на себя больничный на основании справки из детсада о том, что в учреждении объявили карантин (п. 3 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Часто работники сами просят перенести отпуск на другой период. Но нужно учитывать, что перенос отпуска – это право, а не обязанность работодателя, на что указал и Минтруд в своих разъяснениях от 2 апреля 2020 г. Таким образом, перенос отпуска допустим только по договоренности сторон. Исключением являются случаи, перечисленные в ст. 124 Трудового кодекса. Например, если работнику своевременно не выплатили «отпускные» или он был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала – в таком случае работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск.

В период действия режима самоизоляции многие компании не могли функционировать, и нередко работников просили взять ежегодно оплачиваемый отпуск и даже отпуск «за свой счет». Но понуждать к этому сотрудников работодатель не вправе. Это незаконно даже во время действия режима повышенной готовности.

Оплата отпуска в условиях распространения коронавируса производится в обычном порядке: среднедневной заработок нужно умножить на количество отпускных дней.

(В статье «Увольняетесь – узнайте о компенсации за неотгулянный отпуск» вы можете прочитать о том, что работник при увольнении имеет право на оплату всех неиспользованных отпускных дней, а в случае несогласия с размером компенсации вправе обратиться в суд в течение года. А в статье «Сколько заплатят на работу в выходные и праздничные дни» рассказывается о том, включаются ли такие дни в отпуск и как его совместить со служебной командировкой.)

Что делать работнику, если его права были нарушены?

Юрист, эксперт по трудовому праву Елена Карсетская:

Если работник считает, что его трудовые права были нарушены, следует обращаться с жалобой в Государственную инспекцию труда. Отправить заявление о нарушении трудового законодательства можно через сайт Роструда Онлайнинспекция.рф. Жалобу также можно направить в прокуратуру.

Если речь идет об увольнении, необходимо подать заявление в суд о признании его незаконным. Важно сделать это своевременно: на обращение в суд в таких случаях дается один месяц со дня вручения копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Подать иск можно в районный суд по месту жительства работника или по месту нахождения организации – здесь у работника есть право выбора (п. 6.3 ст. 29 ГПК РФ).

Юрисконсульт ООО «ЛитРес» Екатерина Сухова:

В случае если заработную плату или «отпускные» работник получил не полностью, то он вправе обратиться в суд с иском в течение года со дня, когда эти суммы работодатель должен был выплатить (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).

(О том, почему перевод сотрудников на удаленную работу во время пандемии коронавируса может привести к их массовым обращениям в суды, читайте в статье «Актуальные трудовые споры с дистанционными работниками».)

Все об отпуске за свой счет: разбираем вместе с юристом

Ежегодный отпуск, без сомнения, самое ожидаемое событие для любого работающего человека. Возможность провести время с семьей, выспаться, заняться домашними делами, наконец осуществить давно запланированную поездку ― все это отпуск, который ежегодно предоставляется работнику в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Однако хоть раз, но у каждого из нас случались непредвиденные ситуации, когда до отпуска еще далеко, а выходные нужны прямо сейчас. Незапланированный ремонт, уход за внезапно заболевшим родственником, торжественное событие, предполагающее празднование в течение нескольких дней ― да мало ли ситуаций, когда нужна неделя-две в срочном порядке, вне графика.

Трудовое законодательство Российской Федерации предусматривает возможность взять незапланированный отпуск без сохранения зарплаты. В каких случаях можно обратиться к руководству и могут ли вас не отпустить, а также другие детали обсудим с юристом Юлией Холодионовой.

фото из личного архива Юлии Холодионовой /

Запишите на мой счет

Прежде всего, обратимся к Трудовому кодексу Российской Федерации, который регулирует отношения работника и работодателя.

Статьей 128 ТК РФ закреплено право сотрудника на так называемый неоплачиваемый или административный отпуск. В отличие от стандартного, который планируется заранее (составляется график, учитывающий пожелания сотрудников) и регулируется определенными правилами (продолжительность работы более 6 месяцев для впервые поступающих на работу и другие), право отпуска за свой счет можно использовать при определенных обстоятельствах, указанных в законодательстве.

Одна из причин, по которой можно обратиться за внеочередными выходными днями, ― семейные обстоятельства. К ним относятся как торжественные события в вашей семье (свадьба, рождение ребенка), так и скорбные (смерть родственника). Максимально можно взять таким образом пять дней отпуска.

«По закону, в рамках все той же статьи 128 ТК РФ, это тот случай, когда отказать работнику не могут», — уточняет Юлия Холодионова.

Также руководство обязано дать согласие на отпуск за свой некоторым категориям граждан, перечень которых указан в ТК РФ, а также в некоторых федеральных законах. Среди них одинокие родители, пенсионеры по возрасту, супруги военнослужащих и т. д. Продолжительность отпуска во всех случаях разная, но точно указана в соответствующей статье или законодательном акте.

Заявление подпишите, пожалуйста

В случае стандартного отпуска от работника нужно только заявление с указанием дат и подписью. Никаких дополнительных объяснений и подтверждений не требуется. Непосредственный руководитель подписывает заявление, после чего его отправляют на подпись руководителя организации, а потом ― в отдел по работе с персоналом и бухгалтерию.

В случае незапланированного отпуска без сохранения заработной платы работник также составляет заявление, в котором указывает причины, подтверждающие такую необходимость.

«Вполне вероятно, вам придется поговорить руководителем или сотрудником отдела по работе с персоналом. Закон оставляет за работодателем право самостоятельно определить, насколько веской является ваша причина», — отмечает юрист.

Черный цвет ― отказать

Кроме случаев, указанных выше, которые скорее являются исключением из правила, в остальных случаях требуется согласовывать отпуск с руководством. Закон оставляет за руководителем право решать, насколько уважительной является причина, которую вы указали в своем заявлении. Возможно, что работодателю не подходят выбранные даты. В такой ситуации можно попытаться их скорректировать и найти компромисс.

«Хочу отметить, что если вам отказали, то независимо от ваших личных обстоятельств, на работу надо выйти. Неявка будет считаться прогулом. А это повод для увольнения в законодательном порядке», — предупреждает эксперт.

На самом деле, даже если в случае отказа вы предупредите, что не придете на работу, это может быть засчитано как прогул. Если за этим последует увольнение, то его, а также то, что вам отказали в отпуске, можно обжаловать в судебном порядке.

«Стоит ли это делать? Каждый решает сам, но учтите, что вам понадобится помощь квалифицированного юриста, что стоит денег, плюс есть риск испортить отношения с руководством. Всегда лучше искать компромисс, устраивающий обе стороны», — говорит Юлия Холодионова.

ИА «Политика Сегодня» / Анна Манц

Отпустите поработать

Случается, что непредвиденные обстоятельства заканчиваются раньше, чем планировалось. И тогда выходные более не нужны. Можно ли прервать отпуск без содержания раньше времени?

Тут есть нюансы. Отпуск за свой счет предоставляется на усмотрение руководства (не считая упомянутых исключений). Поэтому на этот случай не распространяются положения статьи 125 ТК РФ об отзыве из очередного ежегодного отпуска. Работник не может сам выйти на работу, он должен обратиться с этой просьбой к руководству. Руководитель может пойти навстречу сотруднику и выход на работу разрешить, а неиспользованные дни — перенести. А может запретить сотруднику приходить на работу в период отпуска.

«Отдельных правил и положений для регулирования неоплачиваемого отпуска закон не содержит, поэтому вышеуказанные правила справедливы и в случае, о котором мы так подробно говорим», — уточняет юрист.

Если работник не нуждается во внеочередных выходных днях и хочет приступить к работе, он должен проинформировать работодателя письменно, направив соответствующий запрос. Если возражений у руководителя нет, работник может вернуться к трудовым обязанностям.

Федеральное агентство новостей /

Остались нюансы

К сожалению, инициатива выходных за свой счет периодически исходит не только от работника, но и работодателя. Законодательство предусматривает временное отстранение сотрудника от работы, это регулируется статьей 76 ТК РФ. Если руководство вынуждает сотрудников взять неоплачиваемый отпуск, мотивируя это, например, отказом от вакцинации, то это незаконно.

Вопрос о необходимости внеочередных выходных, да еще и неоплачиваемых, возникает на так уж часто. Но они поэтому и называются «внеочередными», что необходимость в них возникает чаще всего внезапно. Знание своих прав как работника поможет вам избежать неприятных моментов в общении с работодателем.

«Помните, что Трудовой кодекс РФ защищает и работодателя, и работника. Смело ссылайтесь на него в случае необходимости», — подчеркивает юрист Юлия Холодионова.

Инвалид имеет право на дополнительные дни к отпуску

Дата публикации : 20/12/2019 10:06

В соответствии со ст. 23 Федерального закона № 181-ФЗ от 24.11.1995 «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (далее — Закон №181-ФЗ) независимо от группы инвалидности работнику должен быть установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней.

Инвалид имеет право вместо двух дополнительных оплачиваемых дней отпуска получить компенсацию за них, однако остальные 28 дней обязан отдыхать (ст. 126 Трудового кодекса РФ).

Согласно части второй ст. 128 Трудового кодекса РФ работодатель обязан предоставить работающему инвалиду на основании его письменного заявления отпуск без сохранения заработной платы до 60 календарных дней в году.

Дополнительные отпуска и дополнительные дни к ежегодному оплачиваемому отпуску предоставляются инвалиду на основании справки медико-социальной экспертизы и индивидуального плана реабилитации с момента подачи документов.

Не запрещается предоставлять инвалидам и более длительные отпуска за свой счет. В случае рождения ребенка, бракосочетания, смерти родственника могут быть еще предоставлены дополнительные неоплачиваемые отпускные дни на основании той же статьи 128 ТК РФ.

Если работнику положены два дополнительных отпуска по разным основаниям, берется в расчет более длительный из них и предоставляется работнику. Например, работающий пенсионер-инвалид может претендовать на максимальный отпуск за свой счет в размере 60 дней, несмотря на то что ему, как пенсионеру, полагается аналогичный дополнительный отпуск 14 дней. 

Отпуск за свой счет не переносится на следующий год, в отличие от оплачиваемого, положенного инвалиду по закону.

На основании статьи 121 Трудового кодекса РФ из 60 дней отпуска за свой счет инвалиду в стаж, дающий право на будущий отпуск, будет засчитано только 14 дней. Об этом работника надо предупредить.

Старший помощник прокурора А.В. Солтукаева

#Прокуратура информирует

что нужно знать нанимателю и работнику

Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работника по договоренности с нанимателем

Наниматель вправе по инициативе работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на срок не более 30 календарных дней в течение года как по семейно-бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников, так и по другим уважительным причинам. Коллективным договором, соглашением может быть предусмотрена и большая продолжительность такого отпуска. Уважительность причин для предоставления отпуска наниматель оценивает сам, если иное не установлено коллективным договором, соглашением (ст. 190 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Как видим из приведенной нормы, наниматель вправе, но не обязан предоставлять работнику отпуск, например, по семейно-бытовым причинам, т.е. наниматель вправе и отказать в предоставлении такого отпуска.

Исключение составляют некоторые категории работников, которым наниматель обязан предоставить указанный отпуск.

Наниматель обязан по желанию работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней следующим категориям работников:

1) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

1¹) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

2) ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

3) осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинской справкой о состоянии здоровья;

4) инвалидам, работающим на производствах, в цехах и на участках, специально предназначенных для труда этих лиц;

5) иным работникам в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашением (ч. 1 ст. 189 ТК).

Также наниматель обязан при рождении ребенка по желанию отца (отчима) ребенка предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 14 календарных дней. Иная продолжительность и (или) оплата отпуска при рождении ребенка могут быть предусмотрены коллективным договором, нанимателем. Отпуск отцу (отчиму) при рождении ребенка предоставляется единовременно по его письменному заявлению в течение шести месяцев с даты рождения ребенка (ст. 186 ТК).

Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, по просьбе работника наниматель обязан предоставить ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы (ч. 3 ст. 347 ТК).

Если работник желает использовать отпуск без сохранения заработной платы (ст. 190 ТК), то ему необходимо подать письменное заявление на имя нанимателя, в котором целесообразно указать:

1) причину, по которой работник просит предоставить ему отпуск;

2) количество календарных дней отпуска, период, желаемую дату начала отпуска.

НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ

Претендуя на отпуск по семейно-бытовым причинам, работник в заявлении не обязан указывать конкретную причину. Вместе с тем сделать так предпочтительно, т.к. это увеличит шансы работника на то, что наниматель предоставит ему желаемый отпуск. Также не лишним будет приложить к заявлению все имеющиеся документы (при их наличии), свидетельствующие о важности этого отпуска для работника.

 

Если наниматель отказывается предоставить отпуск работнику, последний не вправе настаивать на его предоставлении, поскольку согласно ст. 190 ТК отпуск по семейно- бытовым причинам может предоставляться только по договоренности с нанимателем.

Пример заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Планово-экономический отдел                                                                                                                           Директору УП «МСК»

                                                                                                                                                                                      Евдокимовичу А.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

02.04.2020 № 57

 

           Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 25 календарных дней с 06.04.2020 по 30.04.2020 по семейно-бытовым причинам.

 

Экономист                                                                                  Барташевич                                                         О.В.Барташевич

<Визы>

 

Отказ/согласие нанимателя на предоставление отпуска без сохранения заработной платы оформляется резолюцией нанимателя на заявлении работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы¹. В случае согласия нанимателя отпуск необходимо оформить приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ч. 1 ст. 152 ТК). В приказе о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы по общему правилу указывается вся необходимая информация, а именно:

• причина (основание) предоставления данного отпуска с указанием статьи Трудового кодекса;
• дата начала отпуска;
• количество календарных дней отпуска.

Пример приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Унитарное предприятие «МСК»

 

ПРИКАЗ

03.04.2020 № 4-к

г. Минск

 

О предоставлении отпуска Барташевич О.В.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

        БАРТАШЕВИЧ Ольге Владимировне, экономисту, отпуск без сохранения заработной платы в количестве 25 календарных дней с 06.04.2020 по 30.04.2020 по семейно-бытовым причинам в соответствии со статьей 190 Трудового кодекса Республики Беларусь.

 

Основание: заявление Барташевич О.В. от 02.04.2020 № 57.

 

Директор                                                                          Евдокимович                                                         А.А.Евдокимович

<Визы>

С приказом ознакомлена                                          Барташевич                                                         О.В.Барташевич

                                                                                                                                                                            03.04.2020

 

В табеле учета использования рабочего времени необходимо отразить информацию о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы. Условное обозначение такого отпуска в табеле наниматель определяет самостоятельно².

ВАЖНО

Время отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года, включается в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (ч. 1 п. 3 ст. 164 ТК).

 

Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе нанимателя

Наниматель вправе с письменного согласия работника (работников) предоставить ему (им) отпуск (отпуска) без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением:

• при необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема;
• при отсутствии другой работы, на которую необходимо временно перевести работника в соответствии с заключением врачебно-консультационной комиссии или медикореабилитационной экспертной комиссии (ч. 1 ст. 191 ТК).

В таких случаях продолжительность предоставляемого работнику отпуска суммарно не должна превышать 6 календарных месяцев в течение календарного года. При этом размер сохраняемой заработной платы определяется по договоренности между нанимателем и работниками, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (ч. 2, 3 ст. 191 ТК).

ВАЖНО

Трудовое законодательство не содержит перечня работников, которым наниматель с их согласия не вправе предоставить отпуск без сохранения (с частичным сохранением) заработной платы в связи с необходимостью временной приостановки работ или временного уменьшения их объема. Также не запрещено предоставлять такой отпуск всему трудовому коллективу.

 

Поскольку согласие на уход в отпуск по основаниям, перечисленным в ст. 191 ТК, работник должен выразить письменно, нанимателю целесообразно направить работнику предложение о предоставлении такого отпуска, указав период отпуска, даты его начала и окончания. Свое согласие на отпуск без сохранения заработной платы работник может выразить путем проставления в предложении нанимателя своего согласия и своей подписи либо написав заявление.
 

Пример предложения нанимателя об отпуске без сохранения заработной платы

Унитарное предприятие «МСК»                                                                                                                      Экономисту Барташевич О.В.

 

ПРЕДЛОЖЕНИЕ                                                             

02.04.2020 № 6

г. Минск

 

О предоставлении отпуска без

сохранения заработной платы

 

          В связи с временной приостановкой производства, вызванной отсутствием заказов от покупателей, предлагаем Вам социальный отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с частью 1 статьи 191 Трудового кодекса Республики Беларусь. В случае Вашего согласия отпуск будет предоставлен Вам на 18 календарных дней с 06.04.2020 по 23.04.2020.

 

Директор                                                                                                 Евдокимович                         А.А.Евдокимович

 

Предложение получила,

с содержанием ознакомлена,

суть предложения мне ясна.                                                           Барташевич              О.В.Барташевич

                                                                                                                                                          02.04.2020

 

Отношение работника к предложению о предоставлении отпуска

(проставляется собственноручно работником):

 

Согласна                                                                                        Барташевич                         О.В.Барташевич

                                                                                                                                                             02.04.2020

---

¹ См. п. 53 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 17.10.2019).

² Как правило, на практике применяют ранее действовавшие условные обозначения для учета рабочего времени в табеле,  которые приведены в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратило  силу 01.01.2009). 

Закон Калифорнии касается возмещения деловых расходов сотрудников

Хотя это и не является обязательным в каждом штате, работодатели Калифорнии обязаны возмещать своим сотрудникам разумные деловые расходы. Это означает, что работодатели должны платить сотрудникам, которые тратят собственные деньги на связанные с бизнесом расходы. Различные законы Калифорнии о труде и налогообложении определяют типы возмещаемых расходов.

Трудовые законы штата Калифорния о расходах на сотрудников

Раздел 2802 Трудового кодекса Калифорнии гласит, что работодатель должен возместить своему работнику все необходимые расходы или убытки, понесенные им непосредственно в результате выполнения им своих обязанностей.В нем не указывается, какие именно суммы необходимы.

Наиболее частыми примерами являются расходы на пробег, проезд и питание. Возмещаемые расходы часто возникают, когда сотрудники едут по работе. Потребность в приобретении рабочих принадлежностей или инструментов также является обычным явлением. Ожидается, что коммерческие расходы будут разумными. Например, работодатели могут потребовать, чтобы расходы на гостиницу и питание были ограничены определенной суммой, а стоимость авиабилетов была сопоставима с тарифами первого класса.

Проверка на возмещение в соответствии с разделом 2802 заключается в том, были ли расходы или убытки понесены «в рамках работы и объема работы».«При определении того, были ли для целей возмещения убытки совершены действия работника в рамках трудовой деятельности, суды постановили, что работодатель несет субсидиарную ответственность за риски, в целом присущие предприятию.

Каковы типичные выплаты сотрудникам?

Одни из наиболее распространенных расходов сотрудников связаны с вождением и поездками, например, на возмещение пробега . В декабре 2018 года Налоговая служба опубликовала необязательные стандартные тарифы на пробег на 2019 год.Эти ставки рассчитывают вычитаемые затраты на использование автомобиля в коммерческих, благотворительных, медицинских или транспортных целях.

Начиная с 1 января 2019 г. стандартные нормы пробега для использования легковых автомобилей (также фургонов, пикапов или панельных грузовиков) составляют:

• 58 центов за милю для использования в коммерческих целях,
• 20 центов за милю для медицинских или транспортных целей и
• 14 центов за милю на обслуживание благотворительных организаций.

Увеличен пробег в бизнес-классе 3.5 центов на командировочные расходы и 2 цента на медицинские и некоторые транспортные расходы по сравнению со ставками предыдущего года в 2018 году. Размер благотворительной ставки устанавливается законом и остается неизменным. Эти ставки миль могут меняться два раза в год (в январе и июле каждого года), поэтому работодатели должны проверить дополнительные стандартные ставки миль, посетив веб-сайт IRS.

Обязательное использование сотового телефона также стало более распространенным. Апелляционный суд Калифорнии постановил, что работодатель должен возместить сотруднику расходы, если он должен использовать личный мобильный телефон для совершения звонков по работе.

В качестве примера, даже если сотрудник не несет дополнительных расходов, совершая служебные звонки, потому что у него / нее был безлимитный тарифный план, работодатель все равно должен возместить сотруднику. Апелляционный суд постановил, что «компенсация требуется всегда», и работодатель должен оплатить «некоторый разумный процент» от счета за мобильный телефон работника в соответствии с Трудовым кодексом.

Еще один регулярно возмещаемый расход — Обучение и образование .Если работодатель требует, чтобы работник прошел учебный курс, работодатель, как правило, должен возместить работнику стоимость курса.

Некоторые вакансии требуют определенного типа лицензии для юридической практики в этой области, например, агенты по недвижимости, косметологи, дипломированные медсестры и поверенные. Отдел по обеспечению соблюдения трудовых норм (DLSE) проводит различие между затратами на обучение, требуемыми по закону, такими как лицензия, требуемая государством, и затратами на обучение, требуемое работодателем.

Согласно DLSE:

• Обычно не требуется, чтобы работодатель оплачивал обучение, ведущее к получению лицензии, или стоимость лицензирования для сотрудника.
• Если лицензия требуется государством или местностью в результате государственной политики, сотрудник несет расходы по лицензированию.
• Если лицензия (или обучение) на самом деле не требуется по закону или постановлению, но работодатель требует обучения и / или лицензирования просто как требование приема на работу, работодатель должен возместить работнику затраты.

Есть ли у вашего бизнеса план возмещения расходов?

Стр. 15 Публикации 15 IRS (Циркуляр E), Налоговое руководство работодателя , утверждает, что возмещение расходов не должно включаться в заработную плату работника, если у предприятия есть «подотчетный» план.

Чтобы иметь план подотчетности, политика возмещения расходов или программа авансовых платежей должны соответствовать следующим трем условиям:

1. Деловые связи: Расходы должны возникать при предоставлении услуг в качестве работника работодателя.
2. Обоснование: Сотрудник должен обосновать свои коммерческие расходы, предоставив работодателю доказательства суммы, времени, места и коммерческой цели расходов.Сотрудник также должен представить деловые расходы в разумный период времени после того, как они произошли.
3. Возврат избыточных сумм: Если какие-либо суммы, выплачиваемые работодателем сотруднику, превышают суммы, потраченные сотрудником, сотрудник должен вернуть излишки работодателю в течение разумного периода времени.

Срок давности по статье 2902, регулирующий представление расходов, составляет до четырех лет, но большинство работодателей предпочитают гораздо более короткий период времени для представления расходов.Поэтому рекомендуется включить политику в отношении того, когда следует представлять отчеты о расходах. Один раз в месяц — это типичный стандарт. Уместно отметить, что даже если сотрудник представит отчет о коммерческих расходах с опозданием, по закону он / она все равно имеет право на возмещение до истечения срока исковой давности. Если деловые расходы могут превышать срок исковой давности, работодатель все равно должен проконсультироваться с юристом, прежде чем отказать в возмещении.

В полисах также должно быть указано время оборота, когда сотрудники могут ожидать, что их расходы будут оплачены.Поскольку расходы на сотрудников не являются заработной платой, законодательного требования о возмещении расходов в течение определенного периода времени не существует. Хотя затягивать этот процесс работодателю не стоит. И работодатель, и работник должны придерживаться строгих правил подачи и возмещения деловых расходов сотрудников, чтобы избежать конфликта. Если вам нужна помощь в создании плана вознаграждения сотрудников для вашей компании, сообщите нам об этом!

Ознакомьтесь с другими сообщениями в блоге:

Досье и записи персонала

Начиная с 1 января 2013 года, закон Калифорнии предусматривает, что нынешние и бывшие сотрудники (или представитель) имеют право проверять и получать копии кадровых файлов и записей, относящихся к работе сотрудника или к любым жалобам, касающимся сотрудника.Раздел 1198.5 Трудового кодекса. Проверки должны разрешаться в разумные сроки и через разумные промежутки времени, но не позднее 30 календарных дней с даты получения работодателем письменного запроса. По письменному запросу нынешнего или бывшего сотрудника или представителя работодатель должен предоставить копию кадрового учета за плату, не превышающую фактических затрат на воспроизведение, не менее чем за 30 календарных дней с даты получения работодателем запрос. Для облегчения проверки работодатели должны делать все следующее: (1) хранить копию кадрового учета каждого сотрудника в течение не менее трех лет после увольнения, (2) предоставлять доступ к кадровому учету текущего сотрудника для осмотр и, по запросу сотрудника или представителя, предоставить копию в том месте, где сотрудник отчитывается на работу, или в другом месте, согласованном с работодателем и лицом, подавшим запрос.Если от сотрудника требуется проверить или получить копию не в том месте, где он или она явился на работу, потеря компенсации работнику не допускается, (3) предоставить доступ к кадровой документации бывшего сотрудника для проверки, и по запросу сотрудника или представителя предоставить копию в том месте, где работодатель хранит записи, если стороны не договорятся о другом месте в письменной форме. Работодатель не обязан предоставлять эти кадровые записи или их копию в то время, когда работник фактически обязан оказывать услуги работодателю, если запрашивающий является работником.Работодатель обязан выполнять только один запрос в год бывшего сотрудника на проверку или получение копии его или ее кадровой документации. Бывший сотрудник может получить копию по почте, если он или она возмещают работодателю фактические почтовые расходы. Работодатель не обязан выполнять более 50 запросов на проверку и получение копии кадрового учета, поданного представителем или представителями сотрудников в течение одного календарного месяца. Работодатель может предпринять разумные шаги для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или уполномоченного представителя.Перед тем, как сделать записи доступными для проверки или предоставить копию этих записей, работодатель может изменить имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор. Если бывший сотрудник, пытавшийся проверить свою кадровую документацию, был уволен за нарушение закона или политики в отношении занятости, включая домогательства или насилие на рабочем месте, работодатель может выполнить запрос, выполнив одно из следующих действий: (1 ) предоставление доступа к кадровой документации бывшему сотруднику для проверки в месте, отличном от рабочего места, которое находится на разумном расстоянии езды от места жительства бывшего сотрудника, (2) предоставление копии кадровой документации по почте. Если работодатель не разрешает текущему сотруднику, бывшему сотруднику или представителю проверять или копировать записи о персонале в указанные сроки или сроки, согласованные по взаимному соглашению, текущий сотрудник, бывший сотрудник или комиссар по вопросам труда могут взыскать штраф. 750,00 долларов США от работодателя. Текущий или бывший сотрудник может также подать иск о судебном запрете, чтобы добиться соблюдения, и может взыскать расходы и разумные гонорары адвоката в таком иске в судебном порядке. Право проверять личные дела и записи не распространяется на записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, рейтинги, отчеты или записи, которые (а) были получены до приема на работу сотрудника, (б) были подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или (c) получены в связи с рекламным экзаменом. Право на проверку кадрового досье не распространяется на сотрудника, на которого распространяется действующий коллективный договор, если соглашение прямо предусматривает все следующее: (1) заработная плата, часы работы и условия труда сотрудников, (2) порядок проверки и копирования кадрового учета, (3) ставки надбавки за все сверхурочные часы, (4) регулярная ставка оплаты труда, которая не менее чем на 30 процентов превышает установленную государством минимальную ставку заработной платы. Работодатели обязаны предоставить сотруднику или соискателю по запросу копию любого документа, подписанного сотрудником или соискателем, касающегося получения или сохранения работы. Статья 432 Трудового кодекса. Работодатели должны разрешать нынешним и бывшим сотрудникам проверять или копировать платежные ведомости, относящиеся к текущему или бывшему сотруднику. Раздел 226 (b) Трудового кодекса. Работодатель, который получает письменный или устный запрос от нынешнего или бывшего сотрудника на проверку или копирование его или ее ведомости заработной платы, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата обращения.Неспособность работодателя разрешить нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее ведомость заработной платы в течение 21 календарного дня дает право нынешнему или бывшему сотруднику взыскать с работодателя штраф в порядке гражданского иска в суде соответствующей юрисдикции. Раздел 226 Трудового кодекса, подразделы (c) и (f) Работодатели обязаны вести точный учет заработной платы каждого сотрудника, и такие записи должны быть доступны для проверки сотрудником по обоснованному запросу.Кроме того, когда действует сдельная оплата или план поощрения, такой как план комиссионных, сотрудникам должны предоставляться сдельные расценки или объяснение формулы плана поощрения. Работодатель должен вести точный производственный учет. Приказы IWC с 1 по 15, Раздел 7, и Приказ IWC 16, Раздел 6, Все работодатели должны предоставить сотрудникам или их представителям доступ к точным записям о воздействии на сотрудников потенциально токсичных материалов или вредных физических агентов.Раздел 6408 (d) Трудового кодекса Записи о занятости могут быть вызваны в суд у текущего или бывшего работодателя третьей стороной. Если трудовая книжка вызывается в суд, работник должен быть уведомлен и имеет право возражать против составления записей. Раздел 1985.6 (e) Гражданского процессуального кодекса

Расходы на удаленную работу и требования к возмещению работодателем

Темы: COVID-19, вопросы заработной платы и часов

В связи с продолжающейся пандемией многие офисы остаются закрытыми, а многие сотрудники выполняют свои служебные обязанности удаленно из дома.Это заставило многих работодателей обоснованно задаться вопросом: «Какие виды расходов мы должны оплачивать?» К сожалению, в законе очень неясно этот вопрос, и нет однозначных ответов для работодателей. Вот некоторая предыстория, а также несколько советов по соблюдению требований:

Какой закон применяется ?

Обязательства работодателей по заработной плате и часам обычно поступают из двух источников: из федерального закона о справедливых трудовых стандартах («FLSA») и из закона штата (штатов), в котором у них есть сотрудники.Требования к возмещению расходов могут варьироваться в зависимости от применимого закона. Таким образом, рекомендуется пересмотреть требования к возмещению расходов всех законов, применимых к вашим сотрудникам, и соблюдать тот, который наиболее благоприятен для сотрудников.

FLSA

Интересно, что FLSA обычно не требует от работодателя возмещать работникам расходы на удаленную работу, если только сумма этих расходов не такова, что фактически приводит к тому, что работнику платят меньше минимальной заработной платы (и / или компенсации за сверхурочную работу) за все отработанные часы.Это объясняется в рекомендациях FLSA Федерального министерства труда, касающихся COVID.

Если у вас есть сотрудники, заработная плата которых близка к минимальной, вам необходимо более внимательно изучить типы деловых расходов, которые они могут понести в связи с удаленной работой, чтобы оценить, достигают ли эти расходы такой суммы, что сотрудник фактически составляет менее минимальной заработной платы плюс любые применимые сверхурочные часы за все отработанные часы. В таком случае потребуется возмещение расходов.

Конечно, из соображений морального духа сотрудников и сохранения конкурентоспособности на рынке труда многие работодатели предоставляют возмещение определенных видов расходов, даже если они технически не обязаны делать это в соответствии с FLSA.

Закон Калифорнии

В Калифорнии (наряду с несколькими другими штатами) действует специальный закон, требующий от работодателей возмещения сотрудникам необходимых деловых расходов, которые они несут. Закон Калифорнии — это раздел 2802 Трудового кодекса. Этот закон требует, чтобы работодатели возмещали работникам все расходы, обязательно понесенные работником при прямом исполнении своих обязанностей для работодателя или в соответствии с указаниями работодателя. К сожалению, применить это не так просто, как может показаться.Что еще хуже, в 2014 году калифорнийский суд вынес решение по делу Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. , еще больше запутав стандарт. В деле Cochran суд рассмотрел требования о возмещении расходов в обстоятельствах, когда сотрудники должны использовать свои личные сотовые телефоны в рабочих целях. Суд постановил, что если работник должен использовать личный мобильный телефон в деловых целях, работодатель должен возместить работнику.Это верно даже в том случае, если использование личного телефона в служебных целях не заставляет сотрудника нести расходы, превышающие их обычную фиксированную ежемесячную ставку. К сожалению, суд не указал, сколько работодатель должен заплатить в качестве возмещения расходов, просто он должен составлять разумный процент от счета работника.

Ни офис Уполномоченного по вопросам труда штата, ни суды не предоставили работодателям дополнительных разъяснений относительно объема и суммы возмещения расходов, которые требуются в соответствии с законодательством Калифорнии.К сожалению, офис Уполномоченного по вопросам труда не выпустил руководство по возмещению расходов, связанных с COVID, для работодателей с удаленной рабочей силой из-за COVID.

Это оставляет работодателей неуверенными в объеме своих обязательств по возмещению расходов, связанных с работниками, работающими на дому. Будьте уверены, что адвокаты истцов будут подавать иски против работодателей, утверждая, что они не выполнили свои обязательства по возмещению расходов в соответствии с Трудовым кодексом 2802. Таким образом, все работодатели, требующие от сотрудников удаленной работы, должны подумать о типах расходов их удаленных сотрудников. понесены и выплачивают им разумную сумму возмещения расходов для покрытия этих расходов.Эти расходы могут включать использование личных телефонов и других устройств, использование домашнего Интернета / Wi-Fi, использование канцелярских принадлежностей, увеличение затрат на электроэнергию и тому подобное. Конечно, по большинству из этих вещей ни один работодатель не сможет определить точную часть расходов работника, связанных с работой. Таким образом, работодатели должны выбрать фиксированную ежемесячную сумму, которая, по их мнению, разумно покрывает связанные с работой расходы, связанные с работой на дому. Работодатель также может ограничить расходы сотрудников, предоставив принадлежащее работодателю оборудование (например,грамм. сотовые телефоны, ноутбуки, принтеры, точки доступа) для использования сотрудниками дома. Независимо от размера ежемесячной суммы, установленной работодателем, работодатель должен сообщить сотрудникам, на что рассчитана стипендия (все расходы на домашнюю работу), и включить положение, сообщающее сотрудникам, что если в каком-либо месяце они почувствуют, что расходы стипендии недостаточно для покрытия их расходов на удаленную работу, сотрудник должен уведомить HR, чтобы можно было проверить расходы сотрудника и принять решение о том, причитается ли дополнительное возмещение.

Конечно, если сотрудники несут расходы, связанные с вождением, или конкретные расходы, связанные с покупкой предметов, необходимых для выполнения их работы, эти расходы должны быть компенсированы по ставке возмещения миль IRS и / или фактической стоимости, если применимо.

Наконец, помните, что закон Калифорнии о возмещении расходов применяется только к расходам, которые «обязательно» понесены непосредственно вследствие выполнения должностных обязанностей или в соответствии с указаниями работодателя. Это означает, что если сотрудник несет расходы, которые являются совершенно ненужными или необоснованно непомерными, их не нужно возмещать.Работодатели могут захотеть принять политику, требующую от сотрудников получения предварительного одобрения перед покупкой каких-либо предметов для их удаленной работы. Это поможет избежать необоснованных расходов и споров, стоит ли их покрывать.

Стандарт «обязательно понесенных» также поднимает вопрос о том, обязаны ли работодатели возмещать расходы на удаленную работу, когда работник добровольно выбирает (но не является обязательным) работу из дома. Если работодатель вновь открыл свои офисы и сотрудники могут вернуться в офис для выполнения своей работы, но им разрешено добровольно продолжить работу удаленно, есть очень веский аргумент в пользу того, что расходы сотрудника на удаленную работу не являются «необходимыми» и возмещение не требуется, особенно если работодатель уведомил сотрудников о том, что расходы домашнего офиса не будут возмещены в этой ситуации (поскольку сотрудники могут свободно приходить на работу и не нести никаких таких расходов).

Итог: Если вы еще этого не сделали, оцените свои условия удаленной работы и необходимость принятия новых или пересмотренных политик возмещения расходов. Если вы опоздали в игре, вы всегда можете оформить ретроактивное возмещение расходов за предыдущие месяцы необходимой удаленной работы сотрудников.

Новый год приносит новый Закон о возмещении расходов Иллинойса

Seyfarth Сводка: В связи с вступлением в силу нового закона с 1 января 2019 г. работодатели в Иллинойсе должны пересмотреть и, при необходимости, пересмотреть свою политику возмещения расходов, чтобы избежать нового источника потенциального воздействия коллективных исков.

Работодатели с предприятиями / сотрудники в Иллинойсе, поскольку вы встречаетесь в новом году, пожалуйста, добавьте следующее в свой список новогодних решений:

Создать, просмотреть и / или пересмотреть политики возмещения расходов.

С 1 января 2019 года поправка к Закону о выплате и сборе заработной платы штата Иллинойс («IWPCA») требует, чтобы работодатели Иллинойса возмещали сотрудникам «все необходимые расходы или убытки, понесенные сотрудником в рамках сферы занятости сотрудника и непосредственно связанные с оказанными услугами. для работодателя.”820 ILCS 115 / 9.5.

Закон определяет «необходимые расходы» как «все разумные расходы или убытки, которые требуются от работника при выполнении трудовых обязанностей и которые приносят основную выгоду работодателю». 820 ILCS 9.5 (а). Работодатель может нести ответственность в соответствии с новым законом, если работодатель «разрешил или потребовал от работника понести необходимые расходы». 820 ILCS 115 / 9.5 (б). Хотя это и не прямо указано в самом статуте, закон Иллинойса о возмещении расходов, возможно, был написан с прицелом на компенсацию сотрудникам, использующим личные устройства ( e.грамм. персональных сотовых телефонов и ноутбуков) для рабочих целей. Но новый закон не ограничивается личными устройствами (и может включать такие расходы, как пробег, связанный с работой, и затраты на определенные инструменты и оборудование), и поскольку это поправка к IWPCA, сотрудники могут подавать иск как физическое лицо или группа иск о возмещении невозмещенных расходов, а также возмещения убытков в размере двух процентов в месяц, в которых расходы не были возмещены, плюс гонорары и расходы адвокатов. Возможность сотрудников подавать коллективные иски в связи с предполагаемой неспособностью возместить расходы в соответствии с этим новым законом значительно увеличивает риск и потенциальную подверженность работодателям Иллинойса.Таким образом, работодатели штата Иллинойс должны предпринять активные действия, чтобы избежать нарушения закона.

С этой поправкой Иллинойс становится восьмой юрисдикцией США, которая законодательно устанавливает требования о возмещении расходов для работодателей (другими являются Калифорния, Айова, Монтана, Нью-Гэмпшир, Северная Дакота, Южная Дакота и Вашингтон, округ Колумбия). Закон штата Иллинойс был разработан по образцу § 2802 Трудового кодекса Калифорнии, который требует от работодателя выплаты компенсации за «все необходимые расходы или убытки, понесенные работником непосредственно в результате выполнения его или ее обязанностей», и был предметом серьезных судебных разбирательств.Например, суды Калифорнии постановили, что работодатели должны возмещать сотрудникам, когда они обязаны использовать свои личные сотовые телефоны для работы, даже если фактическая стоимость использования мобильного телефона сотрудником для работы не может быть определена — например, если у сотрудника есть неограниченный план минут / текстовых сообщений — в этом случае работодатель должен возместить работнику «разумный процент» от счета за личный мобильный телефон.

Однако, в отличие от Калифорнии, новый закон Иллинойса о возмещении расходов позволяет работодателям устанавливать политику возмещения расходов в письменной форме с указанием суммы и требований для таких возмещений.Если в письменной политике компании содержатся «спецификации или рекомендации по необходимым расходам», и сотрудник несет расходы, превышающие эти нормативы, компания , а не несет ответственность за превышение суммы, если в политике не указано, что существует « без возмещения или минимального возмещения ». Другими словами, работодатель с письменным полисом не обязан возмещать установленную часть расходов сотрудников и может возместить менее 100 процентов фактических затрат при условии, что сумма, указанная в полисе, не равна нулю и не считается «де-факто». Minimis.”

Кроме того, согласно новому закону штата Иллинойс, сотрудники имеют право на компенсацию только в том случае, если они следуют инструкциям работодателя и представляют документацию о расходах в течение 30 календарных дней с момента понесения расходов (если политика компании не предоставляет сотруднику дополнительное время для подачи документации). Если подтверждающая документация утеряна или не существует, работник должен предоставить подписанное письменное заявление вместо квитанции.Сотрудник не имеет права на возмещение расходов, если у работодателя есть установленная политика возмещения расходов в письменной форме, и работник не соблюдает эту политику, как написано.

Министерство труда Иллинойса еще не предоставило руководящих указаний по новому закону, и мы можем не знать, как определенные неопределенные термины / фразы, такие как «непосредственно связанные», «уполномоченные», «требуемые от сотрудника», «относящиеся к основному преимуществу» работодателя »и« de minimis »будут интерпретироваться до тех пор, пока мы не получим такие указания или полномочия по принятию решений от судов Иллинойса.Тем временем, однако, мы рекомендуем работодателям Иллинойса учитывать следующее, чтобы наилучшим образом снизить риски в соответствии с этим новым законом:

• Оцените, на каких должностях (и сколько сотрудников на этих должностях) могут использоваться личные устройства для служебных целей или иным образом нести расходы в рамках своей занятости, которые «напрямую связаны» с их работой. Учитывая распространение политики «принеси свое собственное устройство» (BYOD) и использование сотрудниками личных сотовых телефонов, ноутбуков, планшетов и другого оборудования в деловых целях, работодатели должны учитывать, когда и если использование таких устройств представляет собой возмещаемые деловые расходы в соответствии с новый закон штата Иллинойс.
• Изучите кадровую политику, чтобы определить «требования» сотрудников к выполнению работы, такие как униформа, инструменты и оборудование, мобильные и домашние телефоны, компьютеры или Интернет. Обзор писем с предложениями, трудовых договоров и описаний должностей также может помочь определить, какие действия, обязанности, ответственность или другие требования могут привести к расходам сотрудников.
• Иметь письменную политику возмещения расходов; если такая политика существует, сотрудник должен соблюдать ее условия, чтобы получить компенсацию.Если у вашей компании еще нет политики возмещения расходов, мы рекомендуем вам ее создать.
• Пересмотреть любую существующую политику, чтобы убедиться, что она устанавливает «спецификации и рекомендации по необходимым расходам». Например, в полисе должна быть указана сумма, которую компания готова возместить по различным категориям расходов, и требования к возмещению (, т. Е. , какая документация требуется и сроки подачи).

Сейфарт Шоу будет продолжать следить за развитием событий, в том числе за любыми указаниями Министерства труда штата Иллинойс и любого органа, принимающего решения по новому закону о возмещении расходов штата Иллинойс.

Соответствуют ли ваши правила работы на дому законам Калифорнии?

Когда губернатор Гэвин Ньюсом приказал калифорнийцам В середине марта, чтобы укрыться от коронавируса, предприятия быстро перешли на удаленную работу.

Шесть месяцев спустя большинство второстепенных рабочих мест остаются закрытыми, и некоторые компании говорят их сотрудники будут работать удаленно до лета 2021 года, а возможно, и на гораздо более длительный срок.

Калифорнийские предприятия и HR-отделы, которые не разработали соответствующие политики и процедуры для возмещения расходов и обеспечения безопасности на рабочем месте, должны отдавать приоритет этой задаче. Они могут либо создать политику, отражающую преимущественно удаленную рабочую силу, либо установить «протокол пандемии», который будет действовать только до тех пор, пока сотрудники не вернутся в традиционные офисные помещения.

«Многие работодатели не были готовы к COVID, поэтому было ощущение срочности сохранения бизнеса», — сказал Майк Летиция, SHRM-SCP, президент и генеральный директор Letizia Solutions Inc. из Стоктона. «Во время пандемии вы делаете быстрый выбор, основываясь на том, что вы знаете в данный момент. Кризис и сортировка понятны, но если это будет с нами в течение длительного периода времени, вам нужно вернуться к этому. Не ждите чтобы это закончилось, чтобы изменить политику «.

Компенсация

Трудовой кодекс Калифорнии требует, чтобы работодатели покрывали «все необходимые расходы или убытки», которые несут работники при выполнении своей работы.Эти расходы могут включать в себя покупку стола, компьютерного оборудования и стула, а также компенсацию за коммунальные услуги, такие как электричество, Интернет или широкополосный доступ, а также телефонные услуги.

Ежемесячные платежи за коммунальные услуги в размере 25, 40, 50 или 75 долларов «все оправданы», — сказал Уильям Хейс Вайсман, адвокат Littler в Уолнат-Крик, но работодатели должны провести некоторое исследование, чтобы обосновать сумму возмещения, которую они предоставляют. Сотрудники, которые считают, что сумма слишком мала, должны иметь возможность подать апелляцию.

Ежемесячные выплаты могут варьироваться в зависимости от категории работника. Например, удаленным ИТ-командам может потребоваться более быстрый и более дорогой широкополосный доступ, чем их коллегам из службы поддержки, сказал Вайсман.

Сотрудники должны предоставить своим работодателям достаточно информации, чтобы определить, какой процент коммунальных услуг используется для рабочих целей, — сказала Летиция. Это может быть сложной задачей: работник может попросить своего работодателя оплатить 24 процента ее счета за Интернет, потому что она работает 40 часов из 168 часов в неделю.Однако, если счет также распространяется на ее телевизор и интеллектуальные устройства, или если она поделится планом с семьей или друзьями, она может иметь право на меньшее.

«У контролеров и бухгалтеров определенно будет небольшая дополнительная работа», — сказала Летиция.

Вычисление компенсации за коммунальные услуги до пенни или предоставление скудной ежемесячной стипендии может сделать работодателей уязвимыми для заявлений о сокращении рабочих мест, отметил Майкл Ньюман, адвокат Hinshaw & Culbertson в Лос-Анджелесе. По его словам, лучше сейчас проявить щедрость, чем впоследствии столкнуться с обвинениями в нарушении трудового кодекса.

«Скользкий спуск»

Как правило, работодателям не нужно оплачивать арендную плату или ипотеку удаленных сотрудников. «Это станет скользкой дорожкой, несовместимой с налоговым законодательством, если работодатели будут вынуждены оплачивать расходы на проживание людей, которые в любом случае были бы понесены, даже без пандемии», — сказал Вайсман.

Возмещение расходов на офисную мебель и расходные материалы намного проще. Такие предметы, как столы, стулья, компьютерное оборудование и другие товары длительного пользования, которые компании покупают для домашнего офиса сотрудников, являются собственностью компании.По словам Летиции, они должны быть помечены бирками активов, и сотрудники должны согласиться передать их, если они будут уволены или когда они вернутся в офис компании. Если рабочие позже захотят купить эти предметы, они должны оплатить амортизированную стоимость.

[Нужна помощь с юридическими вопросами? Обратите внимание на новую SHRM LegalNetwork .]

Деловые расходы в Калифорнии возмещаются через кредиторскую задолженность, а не через фонд заработной платы. Летиция сказала, что они не должны получать заработную плату, поэтому работодатели должны предоставлять отдельные чеки или выплаты.

Платежи сотрудникам за коммунальные расходы на удаленную работу, такие как Интернет, могут рассматриваться как не подлежащие обложению налогом возмещения расходов, сказал Вайсман, при условии, что работодатель сможет обосновать, как они пришли к сумме. Тем не менее, некоторые ежемесячные платежи — например, пособие на машину, которое коммивояжер может внести на любой тип транспортного средства независимо от фактической стоимости — вероятно, по-прежнему облагаются налогом в качестве заработной платы.

«Здоровый и безопасный»

Закон штата Калифорния требует от работодателей обеспечивать «здоровую и безопасную» рабочую среду, даже когда сотрудники работают из дома.По словам Летиции, звуковое соглашение о дистанционной работе должно включать формулировку, требующую от удаленных сотрудников поддерживать безопасную рабочую среду и предлагающую им указать область — будь то комната или пространство в комнате, например обеденный стол, — которое является их назначенным рабочим пространством. . По его словам, при желании работодатели могут попросить осмотреть домашние рабочие места рабочих, чтобы убедиться, что они свободны от опасностей.

Командировочные расходы на работу — Правила и требования Калифорнии по возмещению

Согласно трудовому законодательству Калифорнии, вы имеете право на компенсацию в размере путевых расходов или убытков, которые напрямую связаны с вашей работой.Если ваш работодатель пытается вас обмануть или не возмещает вам командировочные расходы, связанные с работой, вы можете получить компенсацию, подав иск или судебный иск.

Ниже наши адвокаты по трудовому праву Калифорнии обсуждают следующие часто задаваемые вопросы о судебных исках о неоплаченных дорожных расходах для сотрудников Калифорнии:

См. Также нашу статью об отпускных.

Согласно трудовому законодательству Калифорнии, вы имеете право на возмещение дорожных расходов или убытков, которые напрямую связаны с вашей работой.

Если после прочтения этой статьи у вас возникнут дополнительные вопросы, мы приглашаем вас связаться с нами в Shouse Law Group.

1. Какие командировочные расходы мой работодатель должен возместить в Калифорнии?

В соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии работодатель обязан возмещать рабочие расходы, чтобы возместить работнику все необходимые расходы или понесенные убытки, которые напрямую связаны с работой. Сюда входят расходы как «прямое следствие выполнения им своих обязанностей или его или ее подчинения указаниям работодателя.» ¹

Командировочные расходы

Командировочные расходы для сотрудников зависят от типа работы

• ,
• количества командировок,
• количества времени вне дома и
• политики командировочных расходов работодателя.

Трудовое законодательство Калифорнии требует, чтобы работодатели возмещали работникам все убытки и расходы, которые являются прямым следствием выполнения ими трудовых обязанностей. ²

Многие работники не понимают, что работодатель возмещает расходы, потому что существуют противоречивые политики.Закон о труде Калифорнии дает исчерпывающее объяснение возмещаемых расходов. Однако политика работодателя может содержать другое описание того, что доступно для возмещения.

Кроме того, существуют правила налоговой службы (IRS) о том, какие виды деловых расходов подлежат вычету и что может считаться доходом. Однако правила IRS о командировочных расходах обычно относятся к налоговым обязательствам и не связаны с тем, что работодатели Калифорнии обязаны возмещать. ³

Общие командировочные расходы

Командировочные расходы, подлежащие возмещению, обычно включают любые связанные с работой расходы, понесенные, когда сотрудник находится вне офиса. Общие командировочные расходы могут включать:

• Расходы на пробег
• Аренда автомобилей
• Газ
• Гостиницы и мотели
• Плата за парковку
• Плата за проезд
• Почтовые расходы
• Такси или такси
• Тарифы на проезд в автобусе / метро / метро
• Бизнес расходы центра (копирование, факс, печать)
• Плата за телефон и доступ в Интернет
• Сборы за регистрацию на конференцию
• Сборы за конвертацию валюты для зарубежных поездок
• Почтовые расходы за отправку рабочих материалов
• Чаевые

Работодатели могут устанавливать особые ограничения на командировочные расходы , например, ограничение авиаперелетов экономическим классом или требование максимальной компенсации при условии минимальной стоимости авиабилета.Работодатели также могут потребовать от сотрудников бронировать поездки через предпочтительного туристического агента или назначенный отдел.

Работодатели также могут устанавливать максимальные ограничения на определенные поездки, включая максимальные тарифы на проживание в отеле и максимальную компенсацию расходов на питание. Однако они не могут требовать от работника оплаты из своего кармана любых расходов, превышающих эти пределы, если они являются расходами, оплаченными при исполнении служебных обязанностей. Работодатель не может нарушать трудовое законодательство Калифорнии просто потому, что у него более строгая политика компании. ⁴

Пример : Барни должен ехать из Лос-Анджелеса в Сан-Франциско, чтобы провести серию встреч компании. Барни пробудет в Сан-Франциско 3 ночи, прежде чем вернуться в Лос-Анджелес. Компания Барни устанавливает суточные в размере 120 долларов в сутки для отелей.

Барни не может найти отель или мотель в пределах 30 миль от места встречи по цене менее 120 долларов за ночь. Самый дешевый отель, который нашел Барни, находится в Окленде по цене 150 долларов за ночь. Барни говорит своему боссу, что гостиница стоит дороже, чем суточные, а начальник Барни говорит, что Барни должен присутствовать на этом собрании, но ему не будет выплачиваться компенсация, превышающая суточные.

Барни заявляет о своих дорожных расходах в размере 450 долларов за три ночи в отеле. Барни, вероятно, имел бы право на полное возмещение расходов на гостиницу, потому что они были понесены при исполнении своих служебных обязанностей и по указанию его работодателя. Суточные работодателя не отменяют юридических обязательств компании по возмещению работнику разумных рабочих расходов.

Однако то, что сотрудник тратит деньги во время командировки, не означает, что расходы связаны с работой.Личные развлечения, такие как поход в кино или ужин с другом, обычно не связаны с работой.

Пример : Ставка суточных Барни за питание составляет 60 долларов в день для Сан-Франциско. Барни представляет отчет о расходах на 350 долларов на питание в течение трех дней, потому что он пригласил старого друга на ужин в эксклюзивный суши-ресторан, который стоил 250 долларов. Работодатель Барни может ограничить Барни максимальной суммой возмещения суточных в размере 180 долларов за питание, потому что приглашение друга на дорогой обед не является разумным расходом, связанным с работой.

Кредитная карта компании

Многие работодатели предоставляют определенным сотрудникам кредитную карту для оплаты связанных с работой расходов. Как правило, счета по этим картам выставляются на счет компании, и сотрудник не несет никаких расходов или убытков при использовании карты. Тем не менее, работник по-прежнему имеет право на компенсацию разумных денежных расходов и любых дорожных расходов, понесенных по личной кредитной карте.

2. Что, если я совмещу личную поездку с поездкой по работе?

Комбинация командировок по работе и личных поездок будет зависеть от политики расходов сотрудника, федерального налогового законодательства и трудового законодательства Калифорнии.В целом, когда сотрудник совмещает личные и служебные поездки, ему требуется только компенсация командировочных расходов, непосредственно связанных с выполнением рабочих обязанностей.

Пример : Мартин работает в офисе в Сан-Бернардино и должен посетить двухдневную торговую выставку в Филадельфии. Мартин — любитель военной истории и хочет добавить поездку в Геттисберг. Мартин продлевает свою трехдневную и ночную аренду отеля на одну ночь, а аренду автомобиля — на один день, чтобы уложиться в поездку.

В общем, Мартину следует возместить расходы на перелет туда и обратно, проживание в отеле на 3 ночи, питание на 3 дня, аренду автомобиля на 3 дня и бензин, использованный в течение этих трех дней. Однако Мартину, возможно, придется платить из своего кармана за питание, гостиницу, бензин и аренду автомобиля из своего кармана, потому что его дополнительная поездка в Геттисберг не была связана с работой.

3. Должен ли мой работодатель возмещать мне пробег на моем автомобиле?

Если ваш работодатель требует, чтобы вы водили машину по работе, он должен возместить вам связанные с работой транспортные расходы.Это может включать в себя выполнение случайных поручений для вашего работодателя или коммивояжера, который каждую неделю проводит много часов за рулем.

Время в пути и расходы на дорогу от дома до работы и с работы обычно не включаются. Однако, если ваш работодатель просит вас выполнить какое-либо поручение по дороге на работу, это будет считаться расходом, связанным с работой, который необходимо возместить.

В большинстве случаев работодатель возмещает работнику расходы в соответствии с рекомендациями IRS за стандартный пробег.В 2017 году стандартная компенсация пробега за вождение, связанное с бизнесом, составляет 53,5 цента за милю. Это число основано на ежегодном исследовании постоянных и переменных затрат на эксплуатацию транспортного средства. ⁵

Стандартная ставка возмещения IRS включает в себя расходы на регулярное техническое обслуживание и ремонт (например, замену масла и замену шин).

Однако работодатель может также возместить работнику его фактические расходы на управление транспортным средством. Этот метод обычно более обременительный для работника и работодателя.Затраты на управление транспортными средствами обычно включают в себя газ, ремонт, страховку, амортизацию, регистрацию и регулярное техническое обслуживание. Затем работник и работодатель должны будут определить, какая сумма затрат была понесена для коммерческого использования. ⁶

Пример : Дэрил проезжает на своей Toyota Celica 1991 года выпуска 30 миль каждый рабочий день на работу и обратно. Один день в неделю Дэрил проезжает на своем личном автомобиле 10 миль в каждую сторону, чтобы забрать отчеты компании с принтера, расходы на которые возмещаются по стандартной ставке пробега.Начальник Дэрила просит его забрать кофе для всех по дороге на работу. Однако во время этой кофейной пробежки надежная машина Дэрила наконец ломается, и ему приходится покупать новую машину.

Работодатель Дэрила должен возместить Дэрилу его 20-мильную еженедельную поездку за принтером в качестве поездки по работе. Работодатель Дэрила, возможно, также должен будет выплатить Дэрилу компенсацию за утреннюю кофейную поездку, как это было предписано его работодателем. Однако работодатель Дэрила, как правило, не обязан оплачивать ремонт машины Дэрила или новую машину.Затраты на регулярное обслуживание включены в стандартную ставку возмещения пробега.

4. Могу ли я подать иск о возмещении неоплаченных дорожных расходов в Калифорнии?

Если работодатель не возмещает работнику разумные командировочные расходы, связанные с работой, работник может подать иск о компенсации. Сотрудник может иметь возможность требовать возмещения необходимых расходов в соответствии с требованиями трудового законодательства Калифорнии.

Убытки за неоплаченные рабочие потери или расходы также включают проценты по той же ставке, что и судебные решения по гражданским искам. ⁷

Помимо возмещения командировочных расходов, работник может потребовать «необходимые расходы или убытки», связанные с заявлением о таких расходах. В судебном процессе эти необходимые расходы могут включать гонорары адвокатов и судебные издержки. ⁸

Когда работодатель нарушает Трудовой кодекс Калифорнии, Управление комиссара по труду Калифорнии также может выдать иск против работодателя. Комиссар может выдвинуть обвинение с финансовыми штрафами против работодателя за нарушение Калифорнийских обязательств по возмещению командировочных расходов.Любая сумма, полученная комиссаром, будет выплачена работнику. ⁹

Во многих случаях работодатель может нарушать трудовое законодательство Калифорнии в отношении нескольких сотрудников. Незаконная политика компании в отношении командировочных расходов может привести к тому, что многим сотрудникам будет недополучено вознаграждение. Успешные коллективные иски о возмещении путевых расходов часто связаны с неоплаченным возмещением путевых расходов или убытков.

5. Может ли мой начальник уволить меня за подачу иска о возмещении путевых расходов?

Наниматель не может принимать ответные меры против работника за осуществление своих прав в соответствии с законодательством о труде Калифорнии. ¹⁰

Работодатель не должен предпринимать ответных действий, включая увольнение, в отношении работника за ссылку на нарушение заработной платы и часов или подачу иска о неоплаченных расходах. Увольнение работника за подачу иска о нарушении трудовых отношений может считаться «неправомерным увольнением».

Если работодатель принимает ответные меры против работника за подачу иска о нарушении трудовых норм, работник может потребовать возмещения убытков в связи с потерей заработной платы, включая проценты и разумные гонорары адвокату. Сотрудник также может иметь возможность добиваться восстановления на работе или иной справедливой помощи.

Позвоните нам за помощью…

Если у вас возникнут вопросы о правилах компенсации в Калифорнии и трудовом законодательстве, или для конфиденциального обсуждения вашего дела с одним из наших квалифицированных адвокатов по труду и занятости штата Калифорния, не стесняйтесь обращаться к нам в Shouse Law Group.

У нас есть местные бюро по трудоустройству в Лос-Анджелесе, Сан-Диего, округе Ориндж, Риверсайде, Сан-Бернардино, Вентуре, Сан-Хосе, Окленде, районе залива Сан-Франциско и нескольких близлежащих городах и его окрестностях.

Работа в Неваде? См. Нашу статью о возмещении командировочных расходов в Неваде.

---

Юридические справки:

Навигация по возмещению расходов для сотрудников «Работа на дому»

Чтобы сдержать быстрое распространение COVID-19, более половины штатов США и многочисленные местные органы власти приняли приказы о предоставлении убежища, большинство из которых требует, чтобы жители оставались дома, за исключением оказания или получения основных услуг. Ожидается, что многие другие правительства штатов и местные органы власти последуют этому примеру. Это привело к появлению беспрецедентного количества сотрудников, работающих удаленно из дома, так что бизнес-операции их работодателей могут продолжаться полностью или частично.Однако в ряде юрисдикций работодатели должны осознавать потенциальные юридические обязательства по возмещению этим сотрудникам расходов, понесенных при работе в таком удаленном качестве.

Сотрудники могут нести необходимые расходы на инструменты и оборудование, связанные с их удаленной работой, такие как использование личного мобильного телефона и компьютера, высокоскоростной доступ в Интернет, использование телекоммуникационных приложений и приложений для хронометража, расходные материалы для принтера, такие как картриджи с чернилами или тонером и бумага, и повседневные офисные принадлежности и сопутствующее оборудование, которые обычно предоставляются работодателем и используются сотрудником, когда он не работает удаленно (т.э., ручки, блокноты, скрепки и скобы). Например, сотруднику, работающему на дому, который использует свой личный мобильный телефон для совершения и приема звонков по работе или бумагу и чернила для личного принтера для деловой переписки, может потребоваться отдельное возмещение этих расходов в зависимости от по юрисдикции.

На федеральном уровне в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) от работников нельзя требовать, чтобы они напрямую оплачивали или возмещали своему работодателю расходы, связанные с бизнесом, если это приведет к тому, что ставка заработной платы работника упадет ниже требуемой минимальной заработной платы или сверхурочной работы. пороги компенсации.Поскольку во многих штатах нет законов о возмещении деловых расходов сотрудников, будет применяться эта базовая защита в соответствии с FLSA.

Миннесота следует этому подходу к защите минимальной заработной платы в соответствии с законодательством штата, но также требует, чтобы работодатели возмещали все деловые расходы, понесенные сотрудниками (включая «оборудование» и «расходные материалы», используемые при найме на работу) при увольнении. Точно так же закон штата Массачусетс не требует прямого возмещения расходов на «работу на дому», но запрещает работодателю перекладывать свои коммерческие расходы на своих сотрудников, что приводит к падению их заработной платы ниже базовой минимальной заработной платы.

Ряд других штатов приняли законы, требующие возмещения необходимых деловых расходов сотрудников:

• В Калифорнии работодатель должен возместить работнику все «необходимые расходы или убытки, понесенные им непосредственно вследствие выполнения им своих обязанностей». Cal. Лаборатория. Кодекс § 2802. Сотрудник, подавший удовлетворенный иск о не возмещении расходов в соответствии с настоящим законом, имеет право на взыскание гонорара своим адвокатам. Гражданские штрафы также могут быть применены к работодателю.
• Иллинойс требует возмещения всех «необходимых расходов или убытков», понесенных работником в рамках найма, которые «напрямую связаны с услугами, предоставляемыми работодателю». 820 Ill. Comp. Стат. Анна. 115 / 9,5.
• Пенсильвания не требует возмещения расходов, но если работодатель имеет соглашение или политику, требующую возмещения расходов сотрудникам, такие компенсации считаются «дополнительными пособиями или надбавками к заработной плате» и должны быть выплачены сотруднику в течение 10 или 60 дней после подачи претензии, в зависимости от по обстоятельствам.43 Па Стат. Анна. § 260.3.
• В округе Колумбия работодатели должны оплатить стоимость покупки и поддержание любых инструментов, которые требуются работодателю для выполнения бизнес работодателя. D.C. Mun. Рег. синица. 7, § 910.1.
• Закон штата Монтана требует, чтобы работодатели оплачивают любые деловые расходы, которые сотрудник оплачивает как прямые следствие их обязанностей и ответственности в качестве сотрудника или как результат указаний их работодателя. Mont. Код Энн. § 39-2-701.
• В Айове работодатели должны возместить сотрудникам расходы в течение 30 дней после подачи работником претензию о расходах или предоставить письменное обоснование отказа в возмещение в тот же период времени. Кодекс штата Айова § 91A.3 (6).
• Закон штата Нью-Гэмпшир требует работодатели возмещают работникам расходы в течение 30 дней после сотрудник подает претензию о расходах, за исключением расходов, которые обычно несет сотрудник как предварительное условие приема на работу. N.H. Rev. Stat.Анна. § 275: 57.

Учитывая внезапное и быстрое расширение штата удаленных сотрудников и неоднородность требований по возмещению расходов в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством, работодатели должны поговорить с юрисконсультом, чтобы разработать и / или пересмотреть свою политику возмещения расходов, чтобы обеспечить соблюдение всех законов штата. где их сотрудники могут работать удаленно. Такая практика может включать предоставление сотрудникам разумной периодической стипендии для возмещения всех ожидаемых разумных деловых расходов, связанных с удаленной работой, с возможностью запросить дополнительные суммы возмещения, если стипендия недостаточна.Или работодатель может разрешить сотрудникам требовать возмещения разумных и необходимых деловых расходов вместе с подтверждающей документацией. Работодатель может также потребовать предварительного одобрения со стороны менеджера или руководителя, прежде чем сотрудники понесут определенные виды расходов и / или расходы, превышающие пороговую сумму в долларах.

Если у вас есть вопросы относительно возмещения расходов на удаленную работу или вам нужна помощь в разработке или пересмотре политики возмещения расходов сотрудникам, пожалуйста, свяжитесь с любым из членов команды McGuireWoods, перечисленных ниже, или с любым другим членом группы по труду и занятости.

McGuireWoods создала группу реагирования на COVID-19, чтобы помочь клиентам ориентироваться в неотложных и развивающихся юридических и деловых вопросах, возникающих в связи с новой пандемией коронавируса. Юристы в 21 офисе фирмы готовы оперативно помочь по вопросам, касающимся здравоохранения, труда и занятости, образования, недвижимости и многого другого.