Аренда квартир для сотрудников от оформления до налогообложения

Автор Сергей На чтение 19 мин Опубликовано 22.03.2020

Владельцы предприятий зачастую сталкиваются с дефицитом компетентных кадров. Подобная ситуация вынуждает их «выписывать» персонал из других регионов России или из-за границы, а также командировать собственных работников на некоторое время в другие компании. В таких случаях работодателям приходится обеспечивать специалистов жильем, то есть снимать для них комнаты или целые квартиры. В этой статье мы расскажем о том, как выполняется аренда квартир для сотрудников, и обсудим некоторые бухгалтерские детали.

Какие особенности имеет аренда квартир для сотрудников организации

Аренда квартир для сотрудников компаний – это обычная практика. Предприятиям очень часто приходится предоставлять своим работникам съемную жилплощадь как на короткий, так и на длительный срок.

Чаще всего организации берут в аренду не одну, а сразу несколько квартир, причем предпочтение отдается не «однушкам», а двух-, трех- и многокомнатным, которые находятся в шаговой доступности от метро или офиса компании.

Аренда, субаренда, поднайм, безвозмездное пользование – все эти понятия имеют прямое отношение к ситуации, когда работодателю необходимо обеспечить сотрудника жильем. Термины отражают разнообразие вариантов того, какой договор можно заключить в подобной ситуации. Каждый вариант обладает как достоинствами, так и недостатками, поэтому требует взвешенного анализа.

Многие крупные организации готовы обеспечивать своих высококвалифицированных сотрудников наемными квартирами в целях их материального стимулирования. Арендные взаимоотношения могут оформляться различными способами, от которых зависит порядок налогообложения, ответственность перед владельцем жилплощади и пр. Но обо всем по порядку.

Один из наиболее распространенных вариантов – работник компании самостоятельно заключает договор аренды квартиры с ее владельцем, а работодатель лишь компенсирует его убытки (например, в виде прибавки к зарплате).

Давайте рассмотрим подробнее, какие существуют варианты контрактов на аренду жилплощади.

Как составить договор аренды квартиры для сотрудников

Распространенной практикой при заключении трудовых соглашений с иностранными сотрудниками или специалистами, переведенными из других регионов, является включение в такой контракт или ознакомление работника с положением имеющегося в организации коллективного договора о представлении ему жилплощади.

Не следует полагать, что такое жилье предоставляется безвозмездно. Организации обычно берут квартиры для сотрудников в аренду.

Именно частные квартиры набирают все большую популярность как место проживания командированных работников. И это понятно, ведь гостиницы и отели с доступными ценами сейчас в большом дефиците.

На какие же нюансы следует обратить особое внимание при заключении договора аренды с владельцем квартиры – физическим лицом?

В пункте 2 статьи 30 ЖК РФ прописано, что владелец жилплощади имеет право передавать свое имущество (принадлежащее ему на праве собственности) во владение или пользование другому физлицу на основании:

• договора найма;
• договоренность о безвозмездном пользовании;
• иных норм закона.

Соответственно, юрлицо может пользоваться имуществом собственника на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом норм гражданского и жилищного законодательства.

Давайте разберемся, имеет ли предприятие право арендовать квартиры для своих работников и в чем отличие такого жилья от служебных помещений.

Служебные жилые помещения предназначены для проживания граждан в связи с характером их трудовых отношений с органом государственной власти, органом местного самоуправления, государственным унитарным предприятием, государственным или муниципальным учреждением, в связи с прохождением службы, в связи с назначением на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации либо в связи с избранием на выборные должности в органы государственной власти или органы местного самоуправления (статья 93 ЖК РФ).

Следовательно, служебные помещения могут предоставляться строго очерченному кругу лиц и исключительно в силу специфики их деятельности, которая требует проживания непосредственно по месту службы или рядом с ним. Порядок предоставления таких помещений строго регламентирован жилищным законодательством. В статье 100 ЖК РФ прописано, что собственник помещения и сотрудник должны заключать договор найма специализированной жилплощади.

Если говорить о работниках негосударственных компаний, то они не могут претендовать на получение служебного жилья. При этом организации, в которых они трудятся, вправе заключать договоры аренды квартир для сотрудников с физическими или юридическими лицами, а также компенсировать расходы, которые служащий несет при самостоятельном найме.

На каких правовых основаниях организации могут осуществлять аренду квартир для сотрудников?

Юрлица могут получать жилплощадь во владение или пользование в соответствии с договором аренды или иными контрактами (пункт 2 статьи 671 ГК РФ). Документы обязательно оформляются в письменном виде вне зависимости от длительности их действия (пункт 1 статьи 609 ГК РФ). А в соответствии с нормами пункта 2 статьи 609 и пункта 2 статьи 651 ГК РФ, договор аренды квартиры для сотрудника сроком более года должен быть зафиксирован в органах госрегистрации. Не следует забывать, что жилое помещение может использоваться только для проживания граждан (пункт 2 статьи 288 ГК РФ и пункт 1 статьи 17 ЖК РФ). Юрлицо также может использовать жилплощадь исключительно в этих целях (пункт 2 статьи 671 ГК РФ).

• Двусторонний договор аренды жилого помещения.

Каким образом происходит процедура заключения двустороннего договора аренды квартиры для сотрудника (между организацией-арендатором и владельцем жилплощади-арендодателем)?

В таком договоре работник организации-арендатора не фигурирует, однако из его текста должно быть понятно, что квартира будет использоваться именно для его проживания. Также должны быть указаны значимые условия: объект аренды, ее сроки и стоимость.

Если в трудовом соглашении прописано частичное возмещение арендной платы работнику, то в контракте указывается именно оно. Если арендная плата выше, чем сумма компенсации, то работник сам оплачивает владельцу помещения разницу. Для этого заключается отдельный договор, предмет которого компанию интересовать не должен, так как в этих взаимоотношениях она уже не участвует.

Отдельно стоит рассказать о гарантийном платеже. Зачастую он назначается прямо в договоре и по истечении его срока возвращается арендатору. Если имуществу был причинен материальный ущерб или обязательные платежи не были выплачены в полном объеме, из гарантийного платежа вычитается сумма долга или убытков. Таким образом, компания становится ответственной за действия работника, повлекшие за собой определенный ущерб.

Иногда в договоре прописывается порядок оплаты коммунальных услуг – к примеру, обязательство арендатора оплачивать их самостоятельно. При этом если такая обязанность будет передана жильцу, то есть сотруднику компании, то это следует отметить в акте приема-передачи жилплощади.

В разделе «Права и обязанности» следует прописать, что арендодатель готов предоставить жилое помещение и находящееся в нем имущество в состоянии, удовлетворяющем требования договора и соответствующем назначению арендованного жилого помещения. Кроме того, квартира должна быть пригодна для проживания, работнику компании-арендатора должен быть обеспечен беспрепятственный доступ в нее.

Сам арендатор должен использовать жилплощадь и имущество по прямому назначению, своевременно вносить арендную плату, оплачивать коммунальные услуги, а также содержать квартиру в технически исправном состоянии, соблюдать санитарные нормы и правила.

Пожалуй, самым важным является пункт о цене договора. В документе необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор должен будет платить за квартиру, а также указать порядок оплаты: в каком виде (наличными или на расчетный счет), в какие сроки, каковы последствия просрочки платежа.

Чтобы арендодатель не мог поднимать арендную плату каждый месяц, необходимо прописать в договоре, что пересмотр платы может производиться не чаще одного раза в год и по соглашению сторон.

• Трехсторонний договор аренды жилого помещения.

При подписании договора на аренду квартиры для сотрудника между тремя сторонами арендодателем будет являться владелец жилплощади, арендатором – компания-работодатель, а специалист будет выступать в роли третьей стороны, у которой есть свои права и обязательства.

Квартира в этом случае предоставляется исключительно для того, чтобы там проживал работник организации. Вероятно, именно он будет исполнять обязанности по уплате коммунальных платежей и пр. А вот плату за наем должен вносить арендатор, то есть компания. На сотрудника также лягут обязательства по компенсации материального урона, причиненного имуществу.

При заключении договора все три стороны подписывают акт о техническом состоянии квартиры, количестве мебели и прочего имущества. Это необходимо и арендодателю, который сможет предъявить претензии арендатору, утратившему или испортившему его имущество, и самому арендатору.

Если арендатор предоставил жильцу имущество с уже имеющимися недостатками, это необходимо зафиксировать в акте, чтобы в дальнейшем владелец жилья не мог высказывать претензии по этому поводу. К примеру, пенсионерка, сдавшая квартиру на длительный срок, может просто забыть, что диван был сломан еще в тот момент, когда она передавала ключи новому жильцу.

Компания-работодатель в этом случае практически ничем не рискует. Поэтому владельцы организаций предпочитают именно такой вариант.

Как должна производиться оплата аренды квартиры для сотрудника

Как было сказано выше, любая организация имеет полное право заключать договоры аренды квартир для сотрудников. А вот каким образом происходит возмещение затрат, необходимо описать подробнее.

Если компания сама подписывает договор аренды квартиры для сотрудника и берет на себя обязательства по оплате связанных с наймом расходов, арендная плата считается натуральной формой оплаты труда работника (статья 131 ТК РФ).

В соответствии с письмом Минфина РФ от 18.12.2007 № 03-03-06/1/874, статью 131 ТК РФ следует трактовать так: оплата труда сотрудника по трудовому договору или письменному заявлению может осуществляться в любых формах, которые не противоречат закону. Доля зарплаты, которая выплачивается в неденежной (натуральной) форме, не может быть больше 20 % от общей суммы месячной зарплаты.

В ситуациях, при которых зарплату можно частично выплачивать в натуральной форме, должны быть приняты значительные меры, призванные обеспечить личные потребности сотрудника и его семьи в полном объеме. Соответственно, натуральные выплаты должны приносить специалисту пользу, а их стоимость должна быть достаточной.

Потребность человека в жилплощади считается базовой. В этом случае проблем у компании возникнуть не должно, особенно если в теле трудового соглашения такой пункт прописан особо.

Если договор найма подписал сам сотрудник, а компания-работодатель должна лишь компенсировать цену аренды деньгами, то соответствующее возмещение, включенное в трудовое соглашение, будет являться составной частью зарплаты работника, выдаваемой в денежном эквиваленте.

Для подтверждения объема фактических расходов работник должен предоставить работодателю копию своего арендного контракта. Если он был заключен не в письменном, а в устном виде (такое право физлицам дает статья 609 ГК РФ при условии, что договор аренды подписан на срок менее года), сотрудник должен подтвердить свои издержки иным способом – например, распиской владельца квартиры, подтверждающей факт получения денег за наем, или иными документами.

Если стороны, подписавшие договор аренды квартиры для сотрудника, оформляли также и акт приема-передачи этой жилплощади, его копию также следует потребовать у работника.

Аренда квартиры для сотрудника: налогообложение

Органы контроля и надзора полагают, что плата за аренду квартиры для сотрудника – это часть оплаты его труда, то есть доход работника, выраженный в натуральной форме. Поэтому обязанность по обеспечению специалиста жилой площадью должна быть отдельно прописана в трудовом договоре с ним.

Как мы уже отмечали, Трудовой кодекс РФ подразумевает, что в натуральном виде служащему можно выплачивать не больше 20 % от общего объема его заработной платы. Минфин подтверждает, что из затрат на аренду квартир для сотрудников в «прибыльных» расходах можно прописывать в качестве затрат на зарплату только ту сумму, которая не превышает соответствующий лимит (статья 255 НК РФ).

Прецедент: Стоит отметить, что однажды суд признал возможность учета таких расходов для налогообложения прибыли в полном объеме. ФАС Центрального округа акцентировала внимание на том, что издержки служат целям обеспечения производственных процедур – без них приглашенные издалека работники попросту не смогли бы исполнять свои договорные рабочие обязанности. Также антимонопольная служба заявила, что нормы Трудового кодекса не могут влиять на налоговые взаимоотношения, поэтому довод о двадцатипроцентном ограничении не играет роли. Список затрат в пользу сотрудника, которые можно учитывать при исчислении налога на прибыль, является открытым (Постановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233).

Выплата НДФЛ

Безусловно, доход специалиста в виде выплачиваемой за него платы по аренде подлежит обложению НДФЛ (пункт 2 Письма Минфина от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272). Таким образом, из материального дохода сотрудника необходимо удерживать сумму налога.

При этом в статье 169 ТК РФ говорится, что рабочий, переезжающий на новое место жительства по предварительному соглашению с работодателем, должен получить от работодателя компенсацию не только за расходы, понесенные в пути (на проезд самого работника и членов его семьи, а также провоз багажа – кроме случаев, когда работодатель сам предоставляет сотруднику соответствующие транспортные средства), но и траты по обустройству на новом месте жительства. Процедура выплаты и ее размеры определяются по трудовому или коллективному договору.

Учитывая эту норму, судьи целого ряда процессов пришли к единому выводу, что если обязанность работодателя оплачивать жилье сотрудника прописана в их трудовом договоре, то такая оплата считается компенсацией расходов на переезд и не облагается НДФЛ (смотрите, к примеру, постановления ФАС Уральского округа от 08.06.2012 № Ф09-3304/12 и ФАС Московского округа от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011, от 21.08.2008 № КА-А40/7732-08).

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что если работодатель обязуется обеспечить сотрудника жильем в соответствии с трудовым договором, то он может не учитывать арендную плату в составе налогооблагаемой базы НДФЛ. Однако компании необходимо быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

Налог на прибыль

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, чтобы исчислить налог на прибыль, налогоплательщик должен снизить размер полученных доходов на величину понесенных расходов (кроме тех, которые указаны в статье 270 НК РФ).

Расходы – это любые обоснованные (с точки зрения экономики) и документально подтвержденные траты (а в случаях, указанных в статье 265 НК РФ, – убытки), которые налогоплательщик осуществил или понес в ходе ведения своей деятельности, которая направлена на извлечение прибыли.

Обоснованные расходы – это затраты, которые оправданы с точки зрения экономики и оценены в денежном эквиваленте.

Документально подтвержденные расходы – это траты, которые подтверждены любыми документами, оформленными в соответствии с нормами российского законодательства.

Расходы – это любые затраты, совершенные для текущей деятельности, которая направлена на извлечение прибыли.

Статья 255 российского налогового кодекса гласит, что всякие выплаты специалистам, вне зависимости от того, в какой форме они производятся – материальной или натуральной, выплаты и добавки для стимулирования качественной профессиональной деятельности, компенсации и возмещения в связи с особым родом службы или ее условиями, премии и прочие стимулирующие выплаты, расходные выплаты на обеспечение работы этих сотрудников, которые предусмотрены в российском законодательстве, трудовых соглашениях и контрактах, коллективных договорах, служат частью фонда оплаты наемного труда и соответствующих затрат организации-налогоплательщика.

В пункте 4 статьи 255 НК РФ указано, что аренда квартир для сотрудников (возмещение за непредоставленное бесплатное жилье) учитывается как расходы, являющиеся объектом налогообложения, если этому служащему по закону должно быть предоставлено жилье на безвозмездной основе.

Отсюда следует, что указанный пункт должен применяться лишь в тех ситуациях, когда выдача компанией-работодателем бесплатного питания или предоставление жилплощади на безвозмездной основе обусловлено нормами закона (письмо УФНС России по Москве от 11.01.2008 № 21-08/001105).

Трудовое законодательство обязует работодателя нести расходы на аренду квартир для сотрудника только в ситуациях, когда он командирован или его постоянная профдеятельность может выполняться только в пути, в полях, разъездах или экспедициях (статьи 168, 168.1 ТК РФ).

Следовательно, если компания желает оплатить проживание работника по месту своего расположения, такие выплаты не могут быть составной частью расходов в целях налогообложения прибыли (пункт 4 статьи 255 НК РФ).

В статье 255 НК РФ прописаны лишь некоторые расходы на зарплату, то есть их список является открытым. Пункт 25 этой статьи гласит, что такими затратами могут считаться и другие выплаты, которые получает сотрудник, в том случае, если они прописаны в трудовом контракте или коллективном договоре.

Следовательно, на основании этого пункта можно сделать вывод, что в целях реализации положений 25-й главы НК РФ в число расходов на зарплату следует относить абсолютно любые траты, которые приводят к доходу сотрудников, если они предусмотрены в трудовом контракте или коллективном договоре. Исключение составляют те, о которых особо говорится в статье 270 НК РФ (смотрите, к примеру, письмо Минфина РФ от 31.07.2009 № 03-03-06/1/504).

Пункт 29 статьи 270 НК РФ гласит, что налоговая база должна определяться без учета расходов на лечение и отдых в санаториях, экскурсии или путешествия, занятия в фитнес-секциях, студиях или клубах по интересам, посещение культурно-массовых или спортивных событий, подписки на издания, не являющиеся нормативно-техническими или служащими производственным целям, на продукты для личных нужд специалистов, а также других аналогичных трат, сделанных в пользу сотрудников.

ФНС РФ в письме от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6 пояснила: если аренда квартир для сотрудников оплачивается на основании положений трудового соглашения в конкретном размере, то такая выплата может учитываться как составная часть зарплаты, выраженная в нематериальной (натуральной) форме. Таким образом, если жилье предоставляется по условиям трудового договора и рассматривается сторонами как обязательства работодателя выдавать часть зарплаты в нематериальной форме (с конкретным определением этой доли), то такие расходы должны учитываться как часть налогооблагаемой базы доходов в составе выплат на зарплаты.

Нужно ли уплачивать страховые взносы с аренды квартиры для сотрудника

В соответствии со статьей 419 раздела XI части 2 Налогового Кодекса РФ, любые деньги, которые плательщик страховых взносов начисляет в пользу физлиц в рамках трудовых взаимоотношений, должны облагаться соответствующими взносами.

В статье 422 этого же раздела прописан закрытый перечень выплат и вознаграждений, которые страховыми взносами не облагаются.

В пункте 2 части 1 статьи указано, что страховыми взносами не облагаются любые возмещающие выплаты, которые связаны с оплатой жилплощади или коммуналки. Подобные возмещения должны быть установлены законодательными и нормативными актами России, регионов и субъектов местного самоуправления (в границах норм российского законодательства).

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей обеспечивать своих работников жильем или оплачивать аренду квартир для сотрудников. Поэтому арендная плата за жилье для иногороднего специалиста не подпадает под действие вышеуказанного пункта по формальным признакам.

Однако нельзя не отметить, что аренда квартиры для сотрудника влечет его переезд в другой регион для исполнения трудовых обязательств, поэтому в рассмотренном случае целесообразнее было бы применить уже описанные выше положения статьи 169 ТК РФ.

Стоит отметить, что статья 169 ТК РФ закрепляет норму, в соответствии с которой сотрудник, переезжающий в другой регион для работы по предварительному соглашению с работодателем, должен получить компенсацию в том числе и расходов, связанных с переездом и обустройством на новом месте проживания. Конкретные размеры выплат, процедура их осуществления и прочее регулируются соглашением сторон.

Отсюда следует, что при достижении соответствующих договоренностей между сотрудником и работодателем последний обязан возместить первому все убытки, связанные с переездом.

При этом в пункте 2 части 1 статьи 422 НК РФ установлено, что любые виды компенсаций, связанных с выполнением физлицом своих трудовых обязательств, в том числе и с переездом на службу в другой регион, не облагаются страховыми взносами. Такие компенсации должны быть установлены для всех, кто платит страховые взносы в рамках российского законодательства, нормативных актов регионов РФ или решений местных органов власти.

Специалисты Минздравсоцразвития России в своем письме от 05.08.2010 № 2519-19 разъяснили порядок применения указанной нормы. Они отмечают, что возмещение за наем жилплощади, которое выплачивается сотруднику, переехавшему в другой город в связи с переводом по службе, не подпадает под действие указанного выше пункта статьи 422 НК РФ. Ведь эта норма предусматривает полное освобождение от страховых взносов только сумм компенсации убытков работника при переезде.

Отсюда следует, что перечисление платы за аренду непосредственно владельцу жилья по коллективному или трудовому договору должно рассматриваться как выплата, осуществленная в соответствии с трудовыми взаимоотношениями, и облагаться страховыми взносами на общем основании.

При этом ранее судьи, вынося решения в части уплаты ЕСН, полагали, что плата за наем жилья не должна облагаться ЕСН (смотрите, к примеру, постановления ФАС Московского округа от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011).

Доказывая свою позицию, судьи заявляли, что плата, которую работодатель вносит в счет проживания «выписанного» сотрудника на время выполнения им своих трудовых обязанностей по договору, считается возмещением убытков при переезде на службу в другой регион (применительно к статьям 165, 169 ТК РФ).

В заключение заметим, что, как и в случае с НДФЛ, неначисление страховых взносов с объема платы за аренду жилплощади для специалиста может вызвать разногласия с контролирующими службами.

Аренда квартиры сотруднику: проводки

Вариант № 1.

Если говорить о бухгалтерском учете, то операции, связанные с наймом жилья, отражаются с помощью следующих проводок.

Содержание операции	Дт	Кт
Оплата аренды включается в расходы	20 – «Основное производство» (26 – «Общехозяйственные расходы», 44 – «Расходы на продажу»)	76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
НДФЛ с дохода в виде оплаты аренды удерживается из зарплаты сотрудника	70 – «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 – «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
Удерживается НДФЛ из дохода арендодателя-физлица в виде оплаты аренды	76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	68, субсчет «НДФЛ»
Перечисляется оплата аренды	76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	51 – «Расчетные счета»
Начисляются страховые взносы на доход сотрудника в виде оплаты аренды	20 – «Основное производство» (26 – «Общехозяйственные расходы», 44 – «Расходы на продажу»)	69 – «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Вариант № 2.

Он подразумевает выплату возмещения, не являющегося компенсацией, которую работодатель обязан выплачивать сотруднику в соответствии с ТК. Таким образом, все выплаты становятся «благотворительностью» компании в пользу специалиста.

В такой ситуации расходы на арендную плату, компенсированные работнику, не могут включаться в снижение базы по налогу на прибыль (пункт 29 статьи 270 НК РФ).

Сумма такой компенсации будет облагаться налогом на добавленную стоимость, потому что само возмещение не указано в числе необлагаемых НДФЛ (Письмо Минфина от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789).

Страховые взносы на сумму компенсации также придется начислить, потому что оно выплачивается в строгом соответствии с трудовым договором (часть 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ; пункт 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В бухучете отражаются следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Возмещение оплаты аренды включается в иные расходы	91 – «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	73 – «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Исчисляется налог на добавленную стоимость с такого возмещения	73 – «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	68 – «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
Возмещение выплачивается сотруднику	73 – «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	51 – «Расчетные счета»
Начисляются страховые взносы на сумму возмещения	91, субсчет «Прочие расходы»	69 – «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Отражается постоянное налоговое обязательство	99 – «Прибыли и убытки»	68, субсчет «Налог на прибыль»

Налоговые последствия аренды квартиры для иногороднего сотрудника у самозанятого гражданина

Вопрос:

Мы приглашаем ценного иногороднего специалиста на работу. Будем арендовать или компенсировать ему аренду квартиры. Можем ли мы учесть в расходах по налогу на прибыль стоимость аренды? Начисляются ли на эти суммы НДФЛ, страховые взносы?
Если мы заключим договор аренды с самозанятым гражданином, что нужно предусмотреть в договоре, чтобы не нарушить законодательство?

Ответ:

В расходах по налогу на прибыль суммы аренды можно учесть как выплаты зарплаты в натуральной форме.
НДФЛ не придется начислять с данных выплат, если организация обоснует аренду жилья в своих интересах, а не в интересах сотрудника.
Страховые взносы нужно начислить.

Заключая договор аренды с самозанятым, в условиях договора важно указать, что арендодатель стоит в качестве плательщика НПД на учете в налоговой инспекции (ее название), что соответствующее уведомление о постановке на учет им от инспекции получено, ИНН самозанятого.
Никаких налогов, взносов, отчетности по договору аренды с самозанятым организация не должна высчитывать и сдавать.

Объясним подробнее.

Налог на прибыль
Чтобы затраты на аренду можно было учесть в расходах, они должны учитываться в виде затрат на оплату труда. То есть стоимость аренды – это зарплата в натуральной форме.
Такой вид зарплаты должен быть обязательно зафиксирован в трудовом договоре с сотрудником (или в коллективном договоре). В ином случае налоговая инспекция сочтет такие расходы имеющими социальный характер и откажет в учете. Минфин  РФ не так давно в своем письме указывал на это: «…если расходы организации на оплату найма жилья для размещения работников являются формой системы оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов как заработная плата, выраженная в натуральной форме.
В случае если расходы организации на оплату найма жилья для работников не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то, по мнению департамента, такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (пункт 29 статьи 270 Кодекса)» (письмо Минфина РФ от 14.01.2019 № 03-04-06/1153).

НДФЛ

По мнению контролирующих органов, квартира, арендованная для сотрудника, предоставляется в его интересах и составляет для него доход в натуральной форме. Минфин РФ неоднократно указывал, что натуральный доход сотрудника подлежит обложению НДФЛ (например, письма Минфина РФ от 12.02.2019 № 03-04-06/8405, от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, от 23.01.2018 № 03-04-06/3201 и много других).

Так как одним из весомых аргументов привлечения ценного специалиста из другого города является съем для него жилья, то, по сути, работодатель снимает квартиру в своих целях, а не в интересах сотрудника.

Чтобы не исчислять НДФЛ со стоимости аренды, работодателю следует запастись достаточной аргументацией для контролирующих органов. Такими аргументами могут быть:

• предложение арендовать жилье исходило от работодателя;
• привлеченный иногородний работник обладает особой, необходимой квалификацией;
• арендованная квартира соответствует статусу сотрудника.

Такие выводы из судебной практики были приведены в обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 Налогового кодекса РФ, утвержденном Президиумом ВС РФ 21.10.2015. Минфин РФ и ФНС РФ разослали для сведения и использования данный обзор в ноябре 2015 года.

Страховые взносы
Безопаснее их начислять и уплачивать. Иначе свою позицию придется доказывать в суде. Однако чаще всего организация в суде выигрывает.

В вопросе уплаты страховых взносов позиция контролирующих ведомств однозначна – в перечень необлагаемых выплат суммы оплаты жилья не входят – взносы необходимо начислять (письма Минфина РФ от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, ФНС РФ от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@).

Суды считают по-другому: выплаты носят социальный характер, взносы на них не начисляются. Существует ряд решений, в том числе Верховного Суда по этому вопросу, например:

Постановление АС Поволжского округа от 21.11.2018 по делу № А49-2007/2018, определения Верховного Суда РФ от 06.12.2017 № 304-КГ17-18637, Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу № 304-КГ15-5000, А70-5458/2014).

Договор аренды с самозанятым гражданином
Заключая договор аренды квартиры с гражданином, не являющимся индивидуальным предпринимателем, организация обычно выступает в качестве налогового агента по НДФЛ и несет обязанность по исчислению и уплате налога в бюджет. Но с 01.01.2019 из этого правила появилось исключение: при взаимоотношениях с самозанятым, как и с ИП, обязанность по налогу на доходы физлиц отсутствует.

Однако важно соблюсти некоторые условия.
Организации-арендатору нужно убедиться, что арендодатель стоит на учете в налоговой инспекции в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД).
Если самозанятый стоит на учете, то он должен предоставить о себе следующие сведения:

• ИНН;
• номер налоговой инспекции;
• уведомление от инспекции о постановке на учет в качестве плательщика НПД.

После того как арендатор убедился, что арендодатель является самозанятым, поставленным на учет в порядке, предусмотренном законодательством по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», нужно заключить  с ним письменный договор аренды, прописав все эти сведения в договоре.
Тогда организация не будет нести каких-либо обязанностей или ответственность по отношению к самозанятому. Кроме, конечно, своевременной уплаты арендных платежей.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

нужно ли платить НДФЛ и страховые

Добрый день, друзья.

Два прямо противоположных документа у меня в руках.

Ситуация: ваша компания арендует для иногородних сотрудников жилье. Вы легально заключили договоры аренды жилых помещений, удержали НДФЛ с арендодателя, заплатили его в бюджет. А налоговики приходят и говорят: «Заплати НФДЛ второй раз. Плюс, страховые взносы». Налоговикам наплевать, что еще в 2015 году вышло разъяснение Президиума ВС РФ, в котором черным по белому написано, что если аренда жилых помещений совершается в интересах компании, то НДФЛ не удерживается. Им наплевать, что в данном случае это зарплатой не является и страховые взносы с этого не платятся. У налоговиков и Минфина иная точка зрения.

Вот, например, действительный государственный советник РФ второго класса Бондарчук 22 марта 2019 года подписал 

письмо № БС-4-11/5192@, где он напоминает про письмо Минфина, в котором написано, что в этом случае надо платить страховые взносы. Если компания арендует помещение для своих сотрудников. Письмо Минфина от 6 марта 2019 года № 03-15-07/14672.

И Минфин делает совершенно потрясающий вывод. Директор департамента Сазанов: «Таким образом, поскольку компенсация расходов по найму жилых помещений работникам осуществляется работодателем на основе локального нормативного акта организации, а не в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, то такая компенсация подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».

С какого перепуга? Вот свеженькое Определение Верховного суда РФ от 21 марта 2019 года №306-ЭС19-1713 по делу №А47-2007/2018

. Здесь черным по белому написано, что несмотря на то, что компенсационные выплаты по найму жилья работнику произведены в связи с наличием трудовых отношений, данные выплаты не обладают признаками заработной платы, соответственно, не подлежат обложению страховыми взносами. А раз они не обладают признаками заработной платы, то НДФЛ они тоже не облагаются. Страховые ноль, НДФЛ ноль.

Напомню, что налоговики при принятии решений обязаны не просто придерживаться позиции Верховного суда, они обязаны следовать позиции Верховного суда. Обязаны следовать. Зачем тогда выпускать подобные письма? Зачем беспокоить бизнесменов попусту? Ответ простой: чтобы пополнить бюджет.

Как будете поступать вы, не знаю. Но я считаю, что если организация арендует жилье для своих сотрудников, и эта аренда жилья связана с интересами компании, то НДФЛ и страховые в этом случае не платятся. Так сказал Президиум Верховного суда, ссылаясь на решение Верховного суда.

На семинарах я вам дам еще больше судебной практики, которая на вашей стороне. А бумага, которую подписал господин Сазанов, незаконна.

Спасибо и удачи в делах.

Компенсация работнику аренды жилья. Налогообложение и учет

Содержание страницы

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника?

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Как оплатить и учесть проживание в командировке?

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
• ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
• ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

Аренда жилья для работников: бухгалтерский и налоговый учет

На практике встречаются ситуации, когда у организации возникает необходимость арендовать жилье для своего работника. Действующее законодательство не содержит запрета на такую аренду. Арендовать жилье организация может как у юридических лиц, ИП, так и у физических лиц. По такого рода договорам у организации возникает обязанность уплаты арендной платы и коммунальных расходов. Рассмотрим бухгалтерские и налоговые аспекты отражения таких расходов, возникающих у организации-арендатора.

Чаще всего арендодателями жилых помещений являются физические лица.

Жилое помещение — предназначенное для проживания граждан помещение, отапливаемое, имеющее естественное освещение и соответствующее обязательным для соблюдения санитарным нормам и правилам, гигиеническим нормативам и иным обязательным для соблюдения техническим нормативным правовым актам, содержащим требования, предъявляемые к жилым помещениям <*>.

Если хотя бы одной из сторон договора аренды жилого помещения является юридическое лицо, заключается договор в письменной форме <*>. При этом законодательством установлена форма договора аренды жилого помещения частного жилищного фонда граждан, которая должна использоваться сторонами <*>. Пунктами данного договора предусмотрено не только условие о том, что такое помещение передается арендатору для проживания граждан, но и право арендатора предоставить жилое помещение по договору найма жилого помещения частного жилищного фонда.

Физические лица, для которых осуществляемая в соответствии с законодательством деятельность по сдаче в аренду (субаренду) жилых помещений, находящихся на территории Республики Беларусь, не является предпринимательской, обязаны до установленного в договоре аренды (субаренды) жилого помещения, срока фактического предоставления таких помещений в аренду (субаренду) зарегистрировать такой договор в местном исполнительном и распорядительном органе <*>. Местные исполнительные и распорядительные органы обязаны зарегистрировать договор аренды (субаренды) жилого помещения в двухдневный срок, а в случае запроса документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций — в 10-дневный срок с даты его представления физическим лицом <*>. Как видим, обязанность по регистрации договора возложена на физическое лицо — арендодателя. Поскольку договоры такого рода подлежат регистрации, они составляются в трех экземплярах. Должностное лицо исполкома, администрации делает отметку о регистрации непосредственно в самом договоре, и с момента регистрации договор вступает в силу. Размер арендной платы за жилье устанавливается в договоре по соглашению сторон.

Организация-арендатор для обеспечения работников жильем может арендовать жилье и предоставлять его в дальнейшем своим работникам по договору безвозмездного пользования <*>.

Необходимо также отметить, что законодательство не запрещает самому работнику организации заключить договор аренды жилого помещения с арендодателем, предъявив свои затраты нанимателю к возмещению.

Кроме того, переезжающему на работу в другую местность в связи с переводом на срок не более одного года работнику, если семья с ним не переезжает, по соглашению сторон наниматель может компенсировать расходы, связанные с проживанием на новом месте. Размер возмещенных расходов в таком случае не должен превышать половины размера суточных <*>.

Бухгалтерский учет

Расходы по текущей деятельности организации включают затраты, формирующие:

— себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг;

— управленческие расходы;

— расходы на реализацию;

— прочие расходы по текущей деятельности <*>.

В состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»), включается стоимость денежных средств, выполненных работ, оказанных услуг, переданных безвозмездно, а также другие доходы и расходы по текущей деятельности <*>. Таким образом, независимо от того, с кем организация заключила договор найма жилого помещения (с физическим лицом, с ИП или с организацией), арендная плата и коммунальные платежи в бухгалтерском учете организации будут отражаться как социальные расходы по дебету субсчета 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности».

Забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных в аренду, безвозмездное пользование. Основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды, безвозмездного пользования. Таким образом, в учете организации-арендатора стоимость арендованного жилья отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» <*>.

Подоходный налог

Объектом налогообложения подоходным налогом с физических лиц признаются доходы, полученные плательщиками от источников в Республике Беларусь, к которым относятся доходы, полученные от сдачи в аренду имущества, находящегося на территории Республики Беларусь, включая стоимость улучшения имущества, находившегося в пользовании других лиц и возвращенного его собственнику <*>.

Объектом налогообложения подоходным налогом не признаются доходы, полученные плательщиками в размере оплаты или возмещения арендатором (субарендатором) стоимости жилищно-коммунальных услуг, если обязанность по оплате или возмещению таких услуг возложена на арендатора (субарендатора) соответствующим договором аренды (субаренды) жилого помещения <*>.

Таким образом, организация, арендующая жилое помещение, как налоговый агент при перечислении арендодателю арендной платы и коммунальных платежей обязана удержать подоходный налог только с арендной платы и перечислить его в бюджет <*>. Ставка налога 13% <*>.

Организация, как налоговый агент, обязана удержать исчисленную сумму подоходного налога непосредственно из доходов плательщика при их фактической выплате. Иными словами, арендная плата перечисляется арендодателю за минусом суммы подоходного налога <*>.

Если договор аренды заключен с ИП, то обязанность у организации при выплате ИП арендной платы и коммунальных расходов по исчислению и удержанию подоходного налога отсутствует <*>.

Рассмотрим, будет ли являться доходом, подлежащим налогообложению подоходным налогом, сумма арендной платы и коммунальных расходов за жилье для самого работника, в интересах которого организация несет эти расходы.

Так, организация заключает двусторонний договор аренды жилья с физическим лицом — арендодателем. Поскольку жилье арендует организация, осуществляя расходы по оплате арендной платы и коммунальных платежей, она выполняет свои обязательства перед арендодателем. Работнику жилье предоставляется в безвозмездное пользование, поэтому у него не возникает дохода. Таким образом, суммы арендной платы и коммунальных платежей, которые организация уплачивает по арендованному ею жилью, не являются для работника доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

В случае если договор аренды заключен самим работником, по которому он должен вносить арендную плату и оплачивать коммунальные услуги, но эти расходы ему возмещает организация, то у работника возникает доход в натуральной форме <*>, который облагается подоходным налогом. Базой для расчета подоходного налога будет возмещаемая организацией работнику сумма арендной платы и коммунальных платежей соответственно.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Граждане, работающие по трудовым договорам, подлежат обязательному государственному социальному страхованию <*>.

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН являются для работодателей и работающих граждан выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем № 115 выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в ФСЗН, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествовавший месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом <*>.

Граждане, работающие на основании трудовых договоров (контрактов), подлежат обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний <*>. Объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме выплат, предусмотренных Перечнем № 115.

Таким образом, для физического лица — арендодателя все выплаты, произведенные организацией в его пользу по договору аренды жилого помещения, не будут являться объектами для исчисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Чтобы правильно «расценить», будет ли являться сумма арендной платы и коммунальных расходов за жилье доходом, являющимся объектом для начисления страховых взносов для самого работника, в интересах которого организация несет эти расходы, необходимо изучить договор аренды.

Приведенные ниже нормы распространяются не только на случай, если в роли арендодателя выступает физическое лицо, но также если арендодателем являются ИП и организации. Так, если согласно договору аренды организация-арендатор уплачивает арендодателю арендную плату за жилое помещение и несет расходы по оплате коммунальных услуг, при этом в данном помещении проживают работники организации, то, по разъяснениям специалистов ФСЗН и Белгосстраха, перечисленные расходы в виде арендной платы не будут являться выплатами, начисленными в пользу работников организации и, соответственно, не будут являться базой для начисления страховых взносов. А вот расходы организации по оплате коммунальных расходов будут для работников доходом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Если же работник сам заключил договор аренды жилого помещения либо был составлен 3-сторонний договор, в котором участвуют работник, арендодатель и организация-арендатор, и организация-арендатор возмещает работнику расходы по аренде жилого помещения (аренда и коммунальные расходы), то такие расходы будут являться социальными выплатами в пользу работника. На эти выплаты страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах начисляются в полном размере.

Важно!
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах отражаются в составе внереализационных расходов и учитываются при налогообложении прибыли <*>.

Как учитываются расходы организации по оплате арендованного жилья для своих сотрудников при исчислении налога на прибыль, НДС и налога на недвижимость, читайте в ilex.

Какие налоги платить за аренду квартиры сотрудникам за счет компании?

6 Апреля, 2021

1033

К нам из России приехали работать 2 сотрудника. Мы их приняли на работу. Иностранцы с временным проживанием в РК. Они будут снимать жилье за счет компании. Как правильно провести по бухгалтерии и какими налогами будет облагаться аренда жилья за счет компании?

Ответ:

В соответствии с положениями статьи 644 НК РК доходами нерезидента из источников в Республике Казахстан признаются следующие виды доходов:

24) доход физического лица-нерезидента от деятельности в Республике Казахстан в виде материальной выгоды, полученной от работодателя.

В целях настоящего раздела материальной выгодой признаются, в том числе:…

Пожалуйста, авторизуйтесь:

Документ показан не полностью! Для продолжения просмотра Вы должны быть авторизованы с действующей подпиской по тарифам: ЭКСПЕРТ, МАСТЕР, ПРОФ, ЭКОНОМ, ДЕМО ДОСТУП. Информация о тарифах

А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Видео материал: 

изучаем бухгалтерские и налоговые последствия операции. Вісник. Офіційно про податки

В «Вестник» поступило письмо следующего содержания: «Предприятие имеет сезонный характер производства. Из-за особой специфики этого производства (отсутствие необходимых трудовых ресурсов) и сезонного характера труда большинство работников приезжают работать из других городов Украины. С ними заключается срочный трудовой договор. Коллективный договор предусматривает, что предприятие компенсирует работникам плату за пользование жильем согласно заключенному договору найма (аренды) в сумме, не превышающей 2000 грн. в месяц. Жилье работники нанимают самостоятельно. Как отразить эту операцию в бухгалтерском учете и к каким последствиям она приведет в налоговом учете?» Рассмотрим ответ на этот вопрос.

---

Юридические основы

При заключении договора найма (аренды) следует руководствоваться положениями главы 59 «Наем (аренда) жилья» Гражданского кодекса, нормы которой являются специальными по сравнению с нормами главы 58 «Наем (аренда)» этого Кодекса.

По договору найма (аренды) жилья одна сторона — собственник жилья (наймодатель) передает или обязуется передать второй стороне (нанимателю) жилье для проживания в нем на определенный срок за плату (ст. 810 Гражданского кодекса). Размер платы за пользование жильем устанавливается в договоре найма жилья.

Предметом договора найма жилья могут быть помещение, в частности квартира или ее часть, жилой дом или его часть. Это помещение должно быть пригодным для постоянного проживания в нем.

Сторонами в договоре найма жилья могут быть физическое и юридическое лица. Однако если нанимателем является юридическое лицо, оно может использовать жилье только для проживания в нем физических лиц.

Договор найма жилья составляется в письменной форме. Вместе с тем ст. 811 Гражданского кодекса не требует обязательного нотариального удостоверения такого договора (за исключением договора аренды жилья с выкупом). А часть первая ст. 209 этого Кодекса определяет, что сделка, совершенная в письменной форме, подлежит нотариальному удостоверению только в случаях, установленных законом или договоренностью сторон. Следовательно, договор найма жилья может нотариально удостоверяться только по договоренности сторон договора.

Практический аспект

В вопросе указывается, что работники самостоятельно нанимают (арендуют) жилье.То есть они заключают договор аренды с арендодателем и оплачивают ему стоимость проживания, а предприятие только компенсирует ее работникам. Возникает вопрос: на основании каких документов предприятие может компенсировать стоимость проживания?

Логично, что работник должен предоставить предприятию договор аренды, акт приемки-передачи помещения и документ, подтверждающий фактическую уплату денежных средств арендодателю (предоставить копии и подтвердить их оригиналами).

Поскольку арендодателями выступают большей частью обычные физические лица (не предприниматели), подтверждающим документом фактического получения денежных средств может быть расписка арендодателя. В расписке следует обязательно указать, за какой период получены денежные средства и за что именно (за аренду жилья). Если же денежные средства перечисляются работником со своего банковского счета на счет арендодателя, подтверждающим документом может быть выписка банка, где в назначении платежа указывается, что это платеж по договору аренды (с указанием его номера и периода, за который производится оплата).

Вместе с тем следует отметить, что есть и другой вариант уплаты арендной платы. Например, работник может написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой осуществлять перечисление в пользу арендодателя. В таком случае работник кроме заявления должен предоставить предприятию договор аренды и акт приемки-передачи помещения (предоставить копии и подтвердить их оригиналами). На основании этих документов предприятие осуществляет начисление компенсации и перечисление ее арендодателю. В этой ситуации заявление работника будет служить договором поручения, которым работник поручает предприятию осуществить соответствующее перечисление. Важно, что указанное перечисление по своей сути является выплатой заработной платы или другой выплаты в пользу работника, которая по его поручению выплачивается не ему лично, а третьему лицу. Это важно, ведь в таком случае в форме № 1ДФ подобная выплата отражается в пользу работника, а не арендодателя, с указанием налогового номера работника (или серии и номера паспорта для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий орган доходов и сборов и имеют отметку в паспорте) с соответствующим кодом выплаты (зарплата или другая выплата такому работнику).

Договор аренды может заключаться и предприятием с целью проживания в съемном помещении работников. В таком случае стоимость аренды перечисляет арендодателю предприятие. Этот вариант аналогичен предыдущему.

Налоговый учет

Налог на прибыль

Согласно п. 142.1 ст. 142 Налогового кодекса в состав расходов плательщика налога включаются расходы на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога, которые включают начисленные расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы и других видов поощрений и выплат исходя из тарифных ставок, в виде премий, поощрений, возмещений стоимости товаров, работ, услуг, расходы на выплату авторского вознаграждения и за выполнение работ, услуг согласно договорам гражданско-правового характера, любая другая оплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон, кроме сумм материальной помощи, которые освобождаются от налогообложения согласно нормам раздела IV этого Кодекса.

Вместе с тем согласно п. 139.1 ст. 139 Налогового кодекса не включаются в состав расходов плательщика налога расходы, не связанные с осуществлением хозяйственной деятельности, в частности финансирование личных нужд физических лиц, за исключением выплат, предусмотренных статьями 142 и 143 этого Кодекса, и в других случаях, предусмотренных нормами раздела ІІІ Кодекса.

Таким образом, если:

• предприятие компенсирует проживание всем или большинству работников (например, если в городе, где размещено предприятие, отсутствуют необходимые трудовые ресурсы), то сумму расходов на оплату стоимости аренды жилья относят к расходам, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения;
• предприятие компенсирует проживание одному или нескольким работникам, то расходы на оплату стоимости аренды жилья не будут учитываться при исчислении объекта налогообложения, поскольку они не связаны с осуществлением хозяйственной деятельности и направлены на финансирование личных нужд физических лиц.

Налог на доходы физических лиц

В общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включается доход, полученный плательщиком налога как дополнительное благо (кроме случаев, предусмотренных ст. 165 Налогового кодекса) в виде стоимости использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, которые принадлежат работодателю, предоставленных плательщику налога в бесплатное пользование, или компенсации стоимости такого использования, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотрено нормами коллективного договора либо в соответствии с законом в установленных ими пределах (пп. «а» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса).

Подпунктом 14.1.47 п. 14.1 ст. 14 этого Кодекса дано определение, что дополнительные блага — это денежные средства, материальные или нематериальные ценности, услуги, другие виды дохода, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога налоговым агентом, если такой доход не является заработной платой и не связан с выполнением обязанностей трудового найма или не является вознаграждением по гражданско-правовым договорам (соглашениям), заключенным с таким плательщиком налога (кроме случаев, прямо предусмотренных нормами раздела IV Налогового кодекса).

Следовательно, если предприятие компенсирует наемному работнику денежные средства, уплаченные за аренду жилья, при этом нормами коллективного договора или трудового договора (контракта) предусмотрена компенсация ее стоимости, указанный доход плательщика не может рассматриваться как дополнительное благо, потому что связан с выполнением обязанностей трудового найма.

Согласно пп. «є» пп. 14.1.54 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса доход с источником происхождения из Украины — это любой доход, полученный резидентами или нерезидентами, в том числе от любых видов их деятельности на территории Украины (включая выплату (начисление) вознаграждения иностранными работодателями), ее континентальном шельфе, в исключительной (морской) экономической зоне, в том числе, но не исключительно, доход в виде заработной платы, других выплат и вознаграждений, выплаченных в соответствии с условиями трудового и гражданско-правового договора.

В соответствии со ст. 21 КЗоТ трудовой договор — это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом либо физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган либо физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

В коллективном договоре устанавливаются взаимные обязательства сторон по регулированию производственных, трудовых, социально-экономических отношений, в частности обеспечению жилищно-бытового, культурного, медицинского обслуживания, организации оздоровления и отдыха работников (ст. 13 КЗоТ).

Например, предоставление работодателем указанных льгот предусмотрено работникам, добросовестно выполняющим свои трудовые обязанности (ст. 145 КЗоТ), молодым специалистам (ст. 200 КЗоТ), при переезде на работу в другую местность в связи с переводом на другую работу (п. 6 постановления № 255).

Подпунктом 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса установлено, что доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора (контракта), включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога и являются базой обложения налогом на доходы физических лиц.

Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса заработная плата для целей раздела ІV этого Кодекса — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма согласно закону.

При начислении доходов в форме заработной платы база налогообложения определяется как начисленная заработная плата, уменьшенная на сумму единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, страховых взносов в накопительный фонд, а в случаях, предусмотренных законом, — обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, а также на сумму налоговой социальной льготы при ее наличии (п. 164.6 ст. 164 Налогового кодекса).

Следовательно, если компенсация предприятием аренды жилья наемному работнику предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то такую выплату следует рассматривать как доход налогоплательщика в виде заработной платы, которая включается в общий месячный налогооблагаемый доход плательщика и облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 15 (17)%.

Поскольку компенсация стоимости использования жилья, не принадлежащего работодателю, уменьшается на сумму налога на доходы физических лиц, то для того, чтобы работник получил сумму, не уменьшенную на налог, необходимо использовать коэффициент из п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса. Он исчисляется по следующей формуле:

К = 100 : (100 — Сн),

где К — коэффициент;

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.

Для ставки налога 15% коэффициент составляет 1,176471, для ставки 17% — 1,204819.

Единый социальный взнос

Для работодателей базой начисления ЕСВ является сумма начисленной заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом № 108, и сумма вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам (п. 1 части первой ст. 7 Закона № 2464).

Определение видов выплат, относящихся к основной, дополнительной заработной плате и другим поощрительным и компенсационным выплатам, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией № 5.

Согласно пп. 2.3.4 п. 2.3 этой Инструкции к другим поощрительным и компенсационным выплатам относятся выплаты социального характера в денежной и натуральной формах, в том числе оплата квартиры и съемного жилья, общежитий.

Учитывая изложенное, оплата съемного жилья работникам (компенсация стоимости проживания) является базой для начисления и удержания единого взноса. Аналогичный вывод доведен письмом № 100/03-20.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Пример. Контролер пищевой продукции перерабатывающего предприятия с сезонным характером производства нанимает жилье, за которое ежемесячно уплачивает 1500 грн. Коллективным договором предусмотрено, что предприятие компенсирует работникам из других городов плату за пользование жильем согласно заключенному договору найма (аренды), но не больше 2000 грн. в месяц. Большинство работников приезжают работать из других городов Украины, поэтому нанимают жилье по месту расположения предприятия. Месячный оклад работника составляет 4000 грн.

В учете ситуация будет отражаться так:

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
		Дебет	Кредит	Сумма, грн.	Доходы	Расходы
1	Работнику начислена:
	заработная плата	23	661	4000,00	—	4000,00
	компенсация за наем жилья (1500 грн. х 1,176471*)	23	661	1764,71	—	1764,71
2	Начислен ЕСВ на суммы заработной платы и компенсации за наем жилья. Предположим, что на предприятии установлен 50 класс профессионального риска производства (5500 грн.** х 38,45%)	23	651	2114,75	—	2114,75
3	Произведено удержание ЕСВ из суммы выплаты работнику (5500 грн.** х 3,6%)	661	651	198,00	—	—
4	Произведено удержание НДФЛ ((5764,71 грн. — 198,00 грн.) х 15%)	661	641	835,01	—	—
5	Выплачена заработная плата (в том числе сумма компенсации за наем жилья)	661	301	4731,70	—	—

*В целях НДФЛ сумма компенсации за наем жилья увеличивается на коэффициент, рассчитанный по формуле, приведенной в п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса.
**При начислении и удержании ЕСВ сумма компенсации за наем жилья не увеличивается на коэффициент, приведенный в п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса. Такой подход определен в письмах № 6288/03-30 и № 19693/03-30.

Когда работника облагается налогом жилье

Некоторые предприятия оплачивают расходы на жилье — IRS называет их расходами на проживание — для сотрудников. В зависимости от обстоятельств определенные жилищные льготы могут облагаться налогом для работника, а иногда эти льготы могут быть вычитаемыми коммерческими расходами для вашей компании.

Несколько видов жилищных условий для сотрудников включают:

• Работодатель оплачивает жилье по выбору работника, часто используя жилищное пособие.
• Предоставляемое работодателем жилье для сотрудников в определенном месте.
• Временное жилье для сотрудников в командировках компании.

Расходы на проживание и налоги

Налоговый вычет для работодателя

Если вы оплачиваете проживание сотрудников в соответствии с любой из вышеперечисленных схем, эти расходы считаются вычитаемыми как коммерческие расходы. То есть вы можете включить эти расходы в налоговую декларацию вашей компании, если вы можете показать, что они являются обычными и необходимыми бизнес-расходами.

Облагается налогом с работника

Жилищные выплаты сотрудникам могут не облагаться налогом для сотрудников, если выполняются все три следующих условия:

• Жилье предоставляется в собственности предприятия или работодателя.
• Жилье предоставлено для удобства работодателя. У работодателя должна быть «серьезная деловая причина» для этого, например, удаленное место работы.
• Работник должен принять жилье как условие приема на работу.Условием приема на работу является соглашение в начале приема на работу между работодателем и работником.

Вот некоторые примеры жилья, которое соответствует критериям и не облагается налогом для работника:

• Рыболовные работники, которые живут на лодке, предоставленной компанией
• Строительный работник, который работает в удаленном месте, где нет другого жилья
• Няня, проживающая с детьми, которая должна заботиться о детях в любое время

Предоставление сотруднику места для проживания или предложение жилищного пособия в связи с длительной поездкой на работу не соответствует определению условия найма.Условие приема на работу означает, что работник не может выполнять работу, не проживая на вашей территории.

Питание сотрудников, которое предоставляется на территории вашего предприятия для удобства трудоустройства, не облагается налогами на сотрудников.

Ограничение жилищных льгот

В дополнение к трем критериям, указанным выше, есть и другие причины, по которым ваши выплаты за жилье для сотрудников могут облагаться налогом для сотрудников.

• Жилье для сотрудников не может быть включено в план льгот кафетерия.Это отдельные льготы, и они должны облагаться налогом отдельно.
• Если вы выплачиваете сотрудникам жилищное пособие или разрешаете сотруднику получать дополнительную оплату вместо предоставления им жилья, это облагается налогом для сотрудника, даже если жилье на территории является одним из вариантов.
• Жилье как часть пособия на образование считается облагаемым налогом для работника.

Жилье для сотрудников за рубежом

Стоимость жилья для иностранных сотрудников не облагается налогом для сотрудника, если он отвечает всем трем из следующих требований:

• Жилье должно быть по месту нахождения вашего предприятия
• Жилье должно быть для удобства вашей компании
• Сотрудник должен принять жилье в качестве условия приема на работу

Отчетность при налогообложении жилья

Если жилищное пособие работника облагается налогом, оно должно быть включено в доход работника для налоговой отчетности.Вам нужно будет указать это значение в годовой форме W-2 сотрудника в поле 1 вместе с другими дополнительными льготами. Для определения суммы используйте справедливую рыночную стоимость затрат.

Любые суммы, которые работник платит за аренду или стоимость жилья, вычитаются из суммы W-2. Это пособие облагается подоходным налогом и налогами Федерального закона о страховых взносах (FICA) и должно быть включено в форму W-2 в ячейке 3 (Заработная плата по социальному обеспечению) и в ячейке 5 (Заработная плата по программе Medicare).

Если вы не включаете сумму этого пособия в зарплату сотрудника, убедитесь, что сотрудник знает об этом, чтобы он мог спланировать этот дополнительный налог во время уплаты налогов.

Невозмещенное жилье сотрудника больше не подлежит франшизе сотрудникам

Невозмещенные жилищные расходы больше не подлежат франшизе сотрудникам

Закон о сокращении налогов и занятости от 2017 г. лишил сотрудников возможности вычитать невозмещенные расходы на жилье и другие невозмещенные расходы как прочие расходы по Приложению A.

Жилье для сотрудников, предоставляемое работодателем: договор

Если вы предоставляете жилье сотрудникам на своей собственности или в другом месте, вы фактически создаете отношения арендодатель-арендатор, и у вас должно быть подписанное соглашение с каждым сотрудником.

Законодательство об арендодателях регулируется штатами. Адвокат должен помочь вам проработать детали, чтобы вы соблюдали законы своего штата.

Жилье, предоставляемое работодателем

Жилье, предоставляемое работодателем: что облагается налогом, а что нет?

, Трейси Паглиа, партнер некоммерческой практики

Работодатели могут предоставлять жилье сотрудникам по разным причинам, включая некоммерческие организации, обслуживающие высшие учебные заведения, исторические памятники, жилые дома и другие помещения, требующие присутствия персонала.Если не применяется исключение, полная стоимость жилья рассматривается как дополнительная налогооблагаемая компенсация работнику. Полное или частичное исключение применяется, если размер жилья:

• Предусмотрено для удобства работодателя
• Временное место работы
• Жилье обставлено учебным заведением

Давайте подробнее рассмотрим эти исключения.

Удобство работодателя

Чтобы воспользоваться этим исключением, должны быть соблюдены определенные правила, причем эти правила уже, чем вы думаете.Жилье должно соответствовать следующим требованиям:

• Предоставлено для удобства работодателя. Письменного заявления в трудовом договоре недостаточно для выполнения этого теста. Чтобы жилье соответствовало критериям, должна быть прямая связь между меблированным жильем и деловыми интересами работодателя.
• Требуется как условие приема на работу. Сотрудник должен принять жилье, чтобы должным образом выполнять свои обязанности по найму, и он или она не может иметь возможность принять наличные вместо жилья.Примеры включают жилье, предоставленное, потому что сотрудник должен быть доступен для выполнения своих обязанностей в любое время или потому, что сотрудник не сможет выполнять услуги без жилья.
• Меблирована в служебных помещениях работодателя. Коммерческое помещение обычно определяется как место работы. Одного владения помещением работодателем недостаточно. Суды постановили, что жилье должно быть жилым помещением, которое составляет неотъемлемую часть коммерческой собственности работодателя — например, географически интегрировано в университетском городке или выше места расположения благотворительной деятельности организации — или в помещениях, где работодатель проводит значительную часть бизнеса, например, проживание за пределами основного места, но где ведется значительная благотворительная деятельность.Специальное положение в налоговом кодексе также квалифицирует определенное жилье, предоставленное в лагере в другой стране работодателем или от его имени, как жилье, освобожденное от налога.

Важно, чтобы в досье работодателя была документация, подтверждающая необлагаемое налогом обращение с жильем. Этот файл может содержать описание обязанностей сотрудника, описание предоставляемого жилья, причины, по которым это жилье необходимо сотруднику для выполнения его или ее обязанностей, трудовой договор и список облагаемых налогом или необлагаемых налогом коммунальных услуг и предоставляемых услуг. (например, телефон, Интернет, услуги по уборке и озеленению).Если жилье не находится в главном помещении предприятия, необходимо вести календарь событий и журнал использования резиденции в коммерческих целях, чтобы поддерживать значительную деловую активность, проводимую в резиденции.

Места временных работ

В некоторых случаях организация покрывает расходы на жилье для сотрудника, работающего по временной работе или выполняющего проект за пределами его или ее обычной рабочей области. Чтобы претендовать на исключение по временному месту работы, в игру вступают несколько факторов:

• Сотрудник должен уезжать из своего налогового дома ( см. Ниже ), который является постоянным местом работы этого человека, независимо от того, где он или она содержит семейный дом.Это включает в себя весь город или район, в котором находится предприятие или работа.
• Назначение должно быть временным (один год или меньше). Если назначение является бессрочным или предполагается, что оно продлится более одного года, налоговый дом сотрудника переходит на новое место, и расходы на проживание, оплачиваемые работодателем, будут облагаться налогом, если не будет выполнено другое исключение.

Если у сотрудника более одного места работы, «основное место» или «налоговый дом» можно определить на основании часов, уровня активности и источника дохода в каждом месте.Например, предположим, что человек живет в Цинциннати и работает на сезонной работе восемь месяцев в году, зарабатывая 40 000 долларов. Остальные четыре месяца она работает в Майами, также на сезонной работе, и зарабатывает 15 000 долларов. Основное место работы — и, следовательно, ее налоговый дом — это Цинциннати, где проводится проверка рабочего времени и дохода.

На основании этих правил, если человек нанят на неопределенный период времени и решит сохранить семейное место жительства в другом городе, например, человек, который переезжает из Феникса в Нью-Йорк на работу, но предпочитает сохранить семейный дом в Фениксе до конца учебного года — жилье, оплачиваемое работодателем на новом месте работы, обычно , а не , дает право на безналоговое лечение.Однако, если человек нанят для конкретного проекта, может доказать, что его или ее налоговый дом остается в первоначальном городе (Феникс), и ожидается, что проект продлится менее одного года, жилье может иметь право на безналоговое возмещение в соответствии с план подотчетности организации.

См. Публикацию 463 IRS для получения дополнительной информации и примеров временных рабочих мест и путевых расходов.

Жилье образовательных учреждений

Для образовательных учреждений или академических медицинских центров, которые предоставляют бесплатную или льготную арендную плату, налоговый кодекс допускает освобождение от стоимости квалифицированного жилья в кампусе для сумм, превышающих меньшую из следующих величин:

• Пять процентов оценочной стоимости квалифицированного жилья в кампусе
• Средняя арендная плата, выплачиваемая физическими лицами за жилье, предоставленное учреждением (кроме жилья, предоставляемого сотрудникам или студентам) в течение года за сопоставимое жилье — другими словами, справедливая рыночная стоимость арендуемой жилой площади

Например, скажем, колледж владеет арендуемой недвижимостью на территории кампуса и рядом с ним и имеет политику, предусматривающую льготную арендную ставку для сотрудников колледжа.С арендаторов, не работающих в колледже, взимается полная рыночная ставка. Управляющие недвижимостью колледжа определили, что арендуемая единица площадью 1200 квадратных футов будет сдаваться в аренду по рыночной стоимости за 2000 долларов в месяц (24000 долларов в год). Предполагая, что оценочная стоимость дома на 1 июля составляет 400 000 долларов, 5 процентов оценочной стоимости в этом сценарии составят 20 000 долларов. Меньшая из этих двух сумм составляет 20000 долларов в год, поэтому, если преподаватель платит колледжу 1000 долларов в месяц арендной платы за собственность (12000 долларов в год), дополнительная неденежная компенсация для этого преподавателя составит 8000 долларов в год (20000 долларов минус 12000 долларов).Дополнительные 4000 долларов США (полная рыночная арендная ставка 24 000 долларов за вычетом 20 000 долларов США, что составляет 5 процентов от оценочной стоимости) представляют собой необлагаемую прибылью, которая исключается из налогооблагаемого дохода.

Мы здесь, чтобы помочь

Поскольку механизмы вашей организации могут существенно отличаться от приведенных выше примеров, рекомендуется обратиться к своему налоговому специалисту с вопросами о налоговом статусе жилья, которое вы предоставляете сотрудникам, а также о других льготах, которые могут подлежать налогообложению или должны учитываться при определении разумной компенсации. .Свяжитесь со своим специалистом по Moss Adams, чтобы задать вопросы или узнать больше об этих и других правилах, которые могут повлиять на вашу организацию.

Может ли моя компания снять мне квартиру? — Апартаменты ABC

Нередко можно встретить работодателей, платящих сдавать в аренду или предоставлять жилье своим сотрудникам. Есть разные причины, почему компании могут сделать это, но обычно это делается в интересах работодателя. и сотрудник.

Может ли моя компания снять для меня квартиру? Да, в зависимости от компании, в которой вы работаете, вам могут быть доступны такие льготы, как жилье от работодателя или оплачиваемая арендная плата.Одной из причин, по которой некоторые компании могут решить взять на себя расходы по аренде, является удобство. Некоторым организациям, таким как высшие учебные заведения, обычно требуется присутствие персонала. Некоторые компании могут также платить арендную плату, просто чтобы побудить сотрудников дольше оставаться на работе.

Оплата аренды или предоставление жилья сотрудникам — это стратегия, которая обычно предназначена для помощи сотрудникам, но в то же время приносит пользу компаниям.

Почему ваша компания может платить арендную плату?

1.Оплата аренды с целью побудить сотрудников продлить свое пребывание

Некоторые компании обычно готовы платить арендную плату за сотрудников. или предоставить им бесплатное жилье, чтобы они могли продолжать работать на своем предприятии. Это особенно актуально, если сотрудник планирует переехать из-за отсутствия жилья и они высоко ценятся компанией.

2. Оплата аренды или предоставление жилья в определенном месте

Есть некоторые настройки, в которых работодатели получают большую выгоду от покрытие жилищных расходов сотрудников.Если вы работаете в учреждениях высшее образование, такое как университеты или колледжи, бесплатное жилье может служить как ценный инструмент найма. Дополнительно проживание в платных квартирах дает возможность сотрудникам проводить больше времени в кампусе и вообще улучшить впечатления.

3. Чтобы сократить путь до работы

Ваше место работы может оплачивать ежемесячную арендную плату за квартиру, чтобы исключить необходимость тратить время на поездки. Нет компании редко выбирают оплату за квартиры, которые находятся в непосредственной близости в их помещения, чтобы побудить вас как сотрудника отказаться от своего подразделения это далеко.Это может быть сделано для повышения вашей производительности на работать, особенно если вы высоко ценимый сотрудник.

4. Плата за аренду в связи с чрезмерными трудностями

Жилье может быть предоставлено сотрудникам при наличии у них определенных инвалидности, что они могут помешать им найти квартиру в обычная установка. Некоторые компании также изо всех сил стараются платить арендную плату за пожилые сотрудники, у которых могут возникнуть проблемы с доступом к своим офисным помещениям из-за Расстояние.

5.Арендная плата по месту временной работы

Компания, в которой вы работаете, может платить вашу арендную плату, если вы работа в месте, которое не является вашим постоянным местом жительства. Например, если вы работать в Фениксе, штат Аризона, большую часть года, но ваш постоянный проживает в Филадельфии, ваш сотрудник может платить арендную плату за период, вы в своем городе работы.

6. Ваша работа требует постоянного присутствия на работе

Для некоторых работ может потребоваться, чтобы сотрудник находился в непосредственной близости в офисное помещение в любое время, чтобы эффективно выполнять свою работу.Обычно это входит в условия вашего трудоустройства, и обычно соглашение между вами и вашим работодателем до того, как вы приступите к работе.

Льготы сотрудникам обычно облагаются налогом, поскольку они считаются частью вашего дохода. Однако такие льготы, как жилье для сотрудников, могут быть освобождены от дополнительной налогооблагаемой компенсации, если они соответствуют следующим критериям:

Варианты жилья работодателя

1. Ежемесячная арендная плата выплачивается для удобства работодателя

Чтобы воспользоваться этим исключением, квартира, которую вы пребывание в доме должно соответствовать следующим критериям:

• Предоставляется для защиты деловых интересов работодателя. — Даже если ваш трудовой договор включает письменное заявление о вашей жизненной ситуации, этого может быть недостаточно для соответствия этому критерию.Для того, чтобы соответствовать требованиям, ваша квартира должна иметь прямую связь с бизнес-интересами компании или вашего работодателя.

• Это требование в вашем трудовом договоре — Если вам приходится жить в квартире, чтобы эффективно выполнять свои обязанности на работе, и у вас нет возможности принимать наличные вместо единицы, исключение от налогообложения. Согласие на проживание в квартире из-за состояния / условий найма обычно оформляется в форме соглашения с вашим работодателем в начале работы.Примером ситуации, когда вам приходится жить в жилье для сотрудников, является то, что у вас есть работа, которая требует, чтобы вы были доступны для работы в любое время.

• Предоставляемая квартира находится в служебном помещении компании, на которую вы работаете. — Помещение должно принадлежать не только вашему работодателю, но и квартира, в которой вы живете, также должна быть неотъемлемой частью коммерческой собственности. Например, если вы работаете в высшем учебном заведении, предоставляемая квартира должна находиться на территории кампуса.

Чтобы ваша квартира получила необлагаемый налогом лечения в соответствии с этими требованиями, ваш работодатель должен подать необходимая документация. В документации может содержаться следующая информация:

• Ваши обязанности как сотрудника.
• Краткое описание квартиры. предоставлена.
• Причины, по которым вам нужна квартира в чтобы эффективно выполнять свои обязанности.
• Условия найма, указанные в договор найма.
• Полный список облагаемых налогом или Не облагаемые налогом коммунальные услуги и услуги, предоставляемые в квартире.

В случаях, когда предоставленная квартира не находится в основные хозяйственные помещения, необходимо вести журнал хозяйственного использования подразделения, чтобы предоставить доказательства того, что деятельность, связанная с работой, проводится в квартире.

2. Ваше место работы не является вашим постоянным местом жительства

Компания, в которой вы работаете, может покрывать ежемесячную арендную плату. расходы, если вы временно отправлены на работу над проектом, который не входит в ваша обычная рабочая зона.Для того, чтобы фактор временного места работы был Принимая во внимание, есть много аспектов, на которые следует обратить внимание:

• Ваша работа должна предполагать поездку значительное расстояние от вашего дома, где вы обычно проводите регулярные обязанности. Сюда входит общая территория или весь город, в котором находится место работа находится.
• Проект, над которым вам поручено работать не должен длиться более одного года. Если вы не уверены, когда задание будет закончится или предполагается, что она продлится более года, временная квартира будет признается налоговым домом, и уплаченная арендная плата будет облагаться налогом, если иное не критерии соблюдены.

Ваш основной дом или налоговый дом можно определить на основании количество часов, уровень активности и источник дохода в каждом месте. Для Например, если вам нужно прожить в квартире, расположенной в Майами, восемь месяцев зарабатываете 50 000 долларов на временной работе, но предпочитаете жить в Нью-Йорке. Йорк, где вы зарабатываете 20 000 долларов до конца года, затем ваше подразделение Майами не имеет права на беспошлинный режим. Однако, если вас наняли на работать над конкретным проектом, который, как ожидается, продлится менее года, и вы может дополнительно доказать, что ваш налоговый дом остается в Нью-Йорке, тогда квартира в Майами может претендовать на беспошлинный режим.

3. Оплачиваемая квартира в пределах учебного заведения

Есть учебные заведения и академическая здравница. центры, которые предоставляют своим сотрудникам квартиры за плату или со скидкой арендные ставки. Освобождение от налогов предоставляется для утвержденных квартир в пределах помещения образовательной системы в пределах суммы, превышающей меньшую из:

• Пять процентов оценочной стоимости одобренная квартира
• Средняя арендная плата за жилье предоставляется учебным заведением (справедливая рыночная стоимость недвижимости)

Например, если вы работаете в колледже, которому принадлежат квартиры в помещении или рядом с кампусом, и вы можете жить в нем в аренду по сниженная арендная ставка, обычно существует необлагаемая налогом выгода (5% от оценочная стоимость), исключенная из налогооблагаемой прибыли.

Связанные вопросы

• Можно ли получить квартиру без работы? Арендодатели обычно требуют подтверждение дохода перед сдачей квартиры в аренду потенциальным арендаторам, но вы можете обойти эти требования с помощью таких вариантов, как предложение более высокого депозита, поиск поручителя по аренде, переезд с соседом по комнате или предъявление доказательств каких-либо необычных обстоятельств. доход, который у вас может быть.

• Что входит в пакет переселения? Хотя компенсация, которую вы можете получить от вашей компании после резкого переезда, варьируется, некоторые из вещей, которые могут быть предоставлены, включают возмещение расходов, связанных с переездом (упаковка, хранение, питание), любых затрат, которые могут возникнуть в связи с отключением и включением на коммунальные услуги на обоих концах вашего переезда и другие расходы, которые могут нарушить вашу жизнь.

Когда жилье сотрудника облагается налогом с работника? | by CV Simply

Некоторые предприятия оплачивают расходы на жилье (IRS называет их расходами на проживание) для своих сотрудников. Являются ли эти выплаты налогооблагаемой льготой для работника? Как обычно, с IRS все зависит от обстоятельств. Мы рассмотрим жилищных пособий сотрудникам , как временных, так и постоянных, в США и за рубежом, чтобы определить, когда эти льготы подлежат налогообложению.

Если вы оплачиваете жилье для сотрудников, эти расходы обычно считаются вычитаемыми из налогооблагаемой базы для вас как работодателя как коммерческие расходы.То есть вы можете включить эти расходы в налоговую декларацию своей компании, если можете показать, что они напрямую связаны.

Вознаграждения работникам почти всегда облагаются налогом для работника, поскольку они являются частью его дохода. Однако для некоторых льгот есть несколько способов, которыми они могут не облагаться налогом (IRS называет их «исключенными»).

Жилищные выплаты работникам могут быть исключены при соблюдении этих трех условий (всего ) :

1. Жилье предоставляется на территории предприятия работодателя.Для домашнего работника вашим домом будет рабочее помещение.
2. Жилье предоставлено для удобства работодателя. У вас должна быть «серьезная деловая причина» для предоставления жилья, а не только как способ дать сотруднику дополнительную оплату.
3. Работник должен принять жилье как условие приема на работу. Условие найма, также называемое условиями найма, — это то, о чем работник и работодатель соглашаются в начале работы. Обе стороны соглашаются соблюдать эти условия.В этом случае вы должны потребовать от сотрудников проживать на территории предприятия, чтобы они могли «должным образом выполнять свои обязанности». Это условие может относиться к сотруднику, который должен постоянно находиться в помещении, или когда ваша собственность находится в удаленном месте.

Некоторые примеры жилья, которое соответствует критериям и не облагается налогом для работника:

• Рыболовные работники, которые живут на лодке, предоставленной компанией
• Строительный работник, который работает в удаленном месте, где нет другого жилья
• Няня, проживающая с детьми, которая должна заботиться о детях в любое время.

Примером жилья, облагаемого налогом, является то, что вы даете сотруднику место для проживания или предлагаете жилищное пособие, потому что ему предстоит долгая дорога на работу.Это не условие приема на работу. Условие приема на работу означает, что сотрудник не может выполнять свою работу, не проживая на вашей территории.

Если сотрудники, проживающие на территории вашей собственности, не могут питаться, то обеды для сотрудников, которые предоставляются на территории вашего предприятия и предназначены для вашего удобства, также не облагаются налогами. Логично, что если вы предлагаете жилье на этом основании, вам придется кормить и сотрудников.

В дополнение к трем критериям, указанным выше, есть и другие причины, по которым ваши платежи за жилье для сотрудников могут облагаться налогом для сотрудников.

• Жилье для сотрудников не может быть включено в план льгот для сотрудников кафетерия.
• Если вы выплачиваете сотрудникам жилищное пособие или позволяете сотруднику получать дополнительную оплату вместо предоставления им жилья, это считается облагаемым налогом, даже если одним из вариантов является жилье на территории.
• Жилье как часть пособия на образование считается облагаемым налогом для работника.

Те же требования должны выполняться для сотрудников, работающих за границей. Стоимость жилья для сотрудника должна быть (а) по месту нахождения вашего предприятия, (б) для удобства вашей компании, и © сотрудник должен принять жилье в качестве условия приема на работу.

IRS рассматривает каждую из этих ситуаций в индивидуальном порядке. В каждом случае рассматриваются три фактора, и IRS устанавливает, что жилищное пособие облагается или не облагается налогом для работника.

Если жилищное пособие не соответствует указанным выше критериям, оно должно быть включено в доход работника для налоговой отчетности. Вам нужно будет включить эту стоимость в годовую форму W-2 сотрудника во вставке 1. Используйте справедливую рыночную стоимость затрат для определения суммы.

Любые суммы, которые работник платит за аренду или стоимость жилья, вычитаются из суммы W-2.Это пособие облагается подоходным налогом и налогами FICA (социальное обеспечение и медицинское обслуживание) и должно быть включено в форму W-2 в ячейке 3 (Заработная плата по социальному обеспечению) и в ячейке 5 (Заработная плата по программе Medicare). Если вы не включаете сумму этого пособия в зарплату сотрудника, обязательно сообщите сотруднику ее стоимость, чтобы он или она могли спланировать уплату этого дополнительного налога во время уплаты налогов.

Корпоративная жилищная компания, которая также понимает

Работодатели

Отправляя сотрудников по делам из дома, полезно создать домашнюю обстановку, в которой ваши сотрудники могут чувствовать себя комфортно.Это помогает им выполнять работу и поддерживает моральный дух сотрудников на высоком уровне. Это будет еще большим бонусом, если вы оба получите налоговую выгоду от этой ситуации; в этом отношении это помогает понять законы о корпоративном налогообложении и иметь дело с корпоративной жилищной компанией, которая также понимает эти же правила.

Хотя ожидается, что работодатели будут платить за корпоративное жилье, когда сотрудники отправляются в новый город или на место для временной работы, то, как структурирована сделка, может иметь значение, когда речь идет о том, что вы можете требовать, и о налоге на сотрудника.

Зная, что можно и нельзя требовать и какую логистику использовать, можно извлечь максимальную пользу из ситуации, обеспечивая более удовлетворенных сотрудников и лучшую прибыль для работодателей.

Какие налоговые вычеты доступны работодателям?

Удивительно, но вы не только оплачиваете проживание, но и можете предложить оплатить некоторые расходы на питание и транспорт сотрудника.

Действующее налоговое законодательство позволяет требовать полную стоимость проживания, включая все коммунальные услуги.Полная стоимость проезда на работу и обратно также вычитается из налогооблагаемой базы в качестве действительных деловых расходов.

Допускается половина расходов на питание сотрудников.

Каковы ограничения корпоративных жилищных вычетов?

Чтобы считаться коммерческими расходами, существуют условия, связанные с жильем, которые должны быть выполнены.

Корпоративное жилье не должно находиться в том же городе, что и текущее место жительства работника. Срок пребывания должен быть временным, а для целей налогообложения временным считается один год или меньше.

Наконец, и это совершенно очевидно, пребывание должно быть связано с деловой целью. То есть вы не можете спонсировать отпуск сотрудника в качестве бонуса, или, скорее, вы можете, но он не будет считаться допустимым коммерческим расходом и, следовательно, не подлежит налогообложению.

Для сотрудников методы учета могут иметь большое значение

Когда сотрудник оплачивает свое жилье, а затем требует вернуть сумму, сумма будет указана в форме W-2 сотрудника. Поскольку это указано в налоговой форме, сотрудники должны декларировать это как доход, что создает для них немного больше бумажной работы и расходов.

Если проживание оплачивается непосредственно работодателем, расходы не включаются в формы W-2 и не считаются частью дохода работника, хотя им, возможно, придется декларировать это как дополнительное пособие.

Преимущества использования корпоративной жилищной компании

Компания, специализирующаяся на корпоративной аренде жилья, сможет предоставить подробные отчеты о расходах, часто включая коммунальные услуги, и вы сможете обсудить включение надбавок или счетов на питание или услуги.

Корпоративная жилищная компания найдет для сотрудников аренду под ключ со всем необходимым. Они рассматривают местоположение, логистику, доступ к Интернету и все остальное, что связано с краткосрочным пребыванием в деловых целях — и они делают всю работу за ногу.

Дальнейшие указания IRS

Чтобы получить дополнительную информацию о корпоративных налоговых вычетах на жилье, IRS предоставляет брошюры с инструкциями Публикация 463 Путевые расходы, развлечения, подарки и расходы на автомобиль и Публикация 15b, Руководство для работодателей по налогам на дополнительные льготы.

Люди часто забывают, что когда дело доходит до налогов, IRS всегда рядом, чтобы помочь.

Работодатели

Налоговые льготы работодателя при бронировании корпоративного жилья

Если вы являетесь работодателем, которому необходимо отправить сотрудников в другой город для выполнения задания, работа с корпоративной компанией по предоставлению временного жилья может принести вам значительную налоговую выгоду. Фактически, работая напрямую с компанией, ваш бизнес сможет лучше отслеживать бухгалтерский учет, не имея дело с компенсациями сотрудникам и т. Д.Давайте кратко рассмотрим, как налоговое законодательство влияет на работодателей, которые покрывают расходы на проживание своих сотрудников при длительном пребывании.

Что считается налоговым вычетом?

Правительство разрешает предприятиям списывать временное жилье для сотрудников как не облагаемые налогом коммерческие расходы. Чтобы иметь право на такое списание, ситуация в основном должна соответствовать трем критериям:

1. Жилье должно находиться за пределами «налогового дома» работника — другими словами, за пределами города, в котором он / она проживает.
2. Жилье должно быть предназначено для деловых целей. (Другими словами, вы не можете отправить сотрудника в корпоративное жилье в отпуск и засчитать это как коммерческие расходы. Кроме того, необходимо, чтобы сотрудник находился в непосредственной близости от места работы предприятия для выполнения работы.)
3. Предполагаемый срок временного пребывания должен составлять один год или меньше.

Какие бизнес-расходы можно вычесть?

Любые расходы, которые вы оплачиваете от имени сотрудника по мере необходимости для ведения бизнеса, могут рассматриваться как действительный вычет, как если бы вы были индивидуальным предпринимателем, вычитающим эти расходы для своей деловой поездки.Сюда могут входить:

• Полная стоимость проживания, включая проживание и коммунальные услуги. (В случае корпоративного жилищного агентства коммунальные услуги часто включаются в стоимость квартиры.)
• Транспортные расходы — стоимость доставки сотрудника к месту работы и обратно.
• Половина стоимости обеда, когда работник находится вне дома.

Важное примечание

Как и где вы указываете эти расходы в налоговых декларациях вашей компании, зависит от того, как вы покрываете расходы сотрудника.Если вы оплачиваете стоимость временного жилья непосредственно от имени своих сотрудников, вы вычитаете ее как коммерческие расходы. Если сотрудник платит из своего кармана, а вы возмещаете ему / ей, вы должны включить эту сумму в качестве дохода в форму W-2 сотрудника (что означает, что он / она также будет платить с нее налоги).

Чтобы узнать больше о том, как сотрудничество с TP Corporate Lodging может обеспечить безопасное временное жилье для ваших сотрудников и значительные налоговые льготы для вашей компании, позвоните нам по телефону 800.428.9997.

Работаю в другом штате.Могу ли я вычесть арендную плату за свою квартиру?

В ситуации, описанной в сообщении OP, вы не можете вычесть эти расходы на проживание. См. Ниже по теме 511, IRS:

«Как правило, налоговым домом является весь город или район, где находится ваше основное место работы или работы, независимо от того, где вы держите свой семейный дом. Например, вы живете со своим семья в Чикаго, но работаете в Милуоки, где вы останавливаетесь в отеле и едите в ресторанах.Вы возвращаетесь в Чикаго каждые выходные. Вы не можете вычесть расходы на проезд, питание или проживание в Милуоки, потому что это ваш налоговый дом. Путешествие по выходным к семейному дому в Чикаго не по работе, поэтому эти расходы также не подлежат вычету. Если вы регулярно работаете более чем в одном месте, вашим налоговым домом является тот район, где находится ваше основное место работы или бизнеса.

При определении вашего основного места деятельности примите во внимание продолжительность времени, которое вам обычно необходимо проводить в каждом месте для деловых целей, степень деловой активности в каждой области и относительную значимость финансовой отдачи от каждой области.Однако наиболее важным фактором является продолжительность времени, которое вы проводите в каждом месте.

Вы можете вычесть командировочные расходы, оплаченные или понесенные в связи с временной работой вне дома. Однако вы не можете вычесть командировочные расходы, уплаченные в связи с неопределенным рабочим заданием. Любое рабочее задание более одного года считается бессрочным. Кроме того, вы не можете вычесть командировочные расходы по месту работы, если вы реально ожидаете, что проработаете там более одного года, независимо от того, действительно ли вы работаете там так долго.Если вы реально рассчитываете работать во временном месте в течение одного года или меньше, и ожидания меняются так, что в какой-то момент вы реально ожидаете проработать там более одного года, командировочные расходы станут невычитаемыми, когда ваши ожидания изменятся. Исключения из правила одного года для федерального расследования преступлений или судебного преследования см. В Публикации 463, «Путевые расходы, развлечения, подарки и расходы на автомобиль» .

Вы можете вычесть командировочные расходы, включая питание и проживание, которые вы понесли при поиске новой работы в вашей нынешней профессии или бизнесе.Вы не можете вычесть эти расходы, если они возникли при поиске работы в новой профессии или бизнесе или при первом поиске работы. Если вы безработный и между временем, когда вы работали в прошлом, и вашим поиском новой работы, существует значительный перерыв, вы не можете вычесть эти расходы, даже если новая работа связана с той же профессией или бизнесом, что и ваша предыдущая работа.