Акты сверок с покупателями и поставщиками: кто предоставляет, как правильно запросить и читать

Содержание

кто предоставляет, как правильно запросить и читать

Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. Акт сверки представляет собой документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.

Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями

Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.

Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.

При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.

При выявлении задолженности, сторона-виновник обычно отказывается подписывать акт. Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.

Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.

Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:

Особенности оформления

Правила и требования

Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей собственной учетной политикой. Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.

Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:

Названии документа;
Наименованиях сторон-составителей;
Периоде, который охватывает сверка;
Дате, когда она проведена;
Операциях, которые проверяют;
Показатели всех расчетов;
Указания на первичную документацию;
Лица, отвечающие за составление и достоверность.

Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится общее сальдо, а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.

Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:

Расхождения и проверка

Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.

В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:

Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
Выполнение обязательств, связанных с поставками;

Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.

Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.

Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то акт заполняется по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.

Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный акт сверки между контрагентами поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.

Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже:

Акт сверки | Что это такое, как его сделать, как проводить сверку? — Эльба

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют два юридических лица или юридическое лицо и ИП, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли один другому.

Это не обязательный документ: он оформляется, если обе стороны согласны его подписать. Несмотря на это, акт сверки использует большинство организаций во всех сферах экономики.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

По наименованию или артикулу товара.
По договору.
По конкретной поставке.
По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба — онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Сервис подготовит отчётность, посчитает налоги и освободит время для полезных дел.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов — СКБ Контур

Первичка в акте сверки

На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?

Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.

Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.

Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.

Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.

То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.

Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили?

Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.

Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.

Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019 с комментариями эксперта смотрите в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов» (шаблон можно скачать).

Акт сверки: кто составляет и подписывает

Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов?

По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать директор компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта.

Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты.

Доверенность на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности, с которой он приходит получать электронную подпись.

Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот? Всегда просим сверку от поставщиков, но нам часто отказывают. Как настоять?

Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.

Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчётов, принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится: это не обязательный документ.

Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?

Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.

В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями.

Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?

Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.

Иностранная валюта

Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?

Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история.

Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.

Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.

Факторинг

Как сделать акт сверки взаиморасчётов по факторинговой сделке? Получается, что отгрузку мы делаем в адрес одного контрагента, а оплату получаем от другого. Как выглядит такой акт сверки?

Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.

Расхождения

Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?

Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.

Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.

Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?

Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.

Подробно мы писали об этом в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов».

Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.

В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.

Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?

Как ни странно, нет. Акт сверки, если обе стороны его подписали, может подтвердить задолженность. Но нельзя исключить, что в закрытом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включён, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него спорный период.

Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?

Все зависит от условий договора и от того, о чем вы условитесь с контрагентом.

Либо вы работаете с входящем сальдо, не равным нулю, либо возвращаетесь к моменту, когда это расхождение у вас возникло, и урегулируете этот вопрос.

При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у него будет выше, чем у исходного.

Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.

Разобрались? Проверьте себя — пройдите тест.

Удобная сверка — в Контур.Взаиморасчётах.

Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.
3 недели бесплатно.

Отправить заявку

Заполнение актов сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0

Ирина Попова

Методист отдела 1С Scloud

Сверка взаиморасчетов регулярно производится между контрагентами для выявления задолженностей или неточностей. Акты сверки могут заполняться для поставщиков, покупателей и других контрагентов.
Документ «Акт сверки расчетов» находится во вкладках:
«Продажи» для произведения сверки с покупателями;
«Покупки» для сверки с поставщиками.

По кнопке «Создать» создается новый акт сверки.

Поля, которые необходимо заполнить в шапке документа:

дата – дата составления акта сверки;
контрагент — выбирается та организация, с которой нужно произвести сверку;
договор — если требуется сверка по какому-то конкретному договору с выбранным контрагентом, то из выпадающего списка выбирается нужный договор. Если сверка проводится по всем взаиморасчетам с данным контрагентом, то поле остается пустым;
период — заполняются даты начала и окончания периода, за которые нужно выполнить сверку;
организация – если в базе ведется учет по нескольким организациям;
валюта сверки – если в базе ведутся расчеты по нескольким валютам;
сверка согласована – отметка, которая делает документ недоступным для редактирования.

Особое внимание нужно уделить закладке «Счета учета расчетов», где флажками отмечается, по каким счетам расчеты попадут в акт сверки. Можно дополнить список по кнопке «Добавить».

Во вкладке «По данным организации» при нажатии кнопки «Заполнить» выбирается пункт «Только по нашей организации» для заполнения акта сверки нашими данными и передачи контрагенты для сравнения с информацией в их базе.

Программа 1С 8.3 заполнит акт автоматически данными из информационной базы и сформирует документ, готовый к распечатке. Во вкладке «Дополнительно» можно указать как в документе будет представлен контрагент, настроить разбивку по договорам (если акт сформирован не по одному договору), выведение полных названий документов и счетов-фактур.

Перед печатью нужно нажать кнопку «Записать». Акт сверки проводок не формирует.

Бухгалтерии ред. 3.0 – Учет без забот

: Опубликовано 02.03.2020 14:48; Автор: Administrator; Просмотров: 4338

В преддверии сдачи годовой бухгалтерской отчетности продолжаем серию публикаций на тему инвентаризации. Сегодня поговорим о проведении этой процедуры в отношении поставщиков и покупателей.

Для проведения инвентаризации расчетов с контрагентами в 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрены специальные документы. Они находятся в разделах «Покупки» или «Продажи» – «Акты инвентаризации расчетов».

В предыдущих публикациях уже было сказано о том, что начинать процедуру проведения инвентаризации нужно с издания приказа. Подробнее о том, как это сделать читайте в статье Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии.

До проведения инвентаризации нужно обязательно провести сверку взаиморасчетов с контрагентами. Сроки начала процедуры сверки с контрагентами также можно отразить в приказе о проведении инвентаризации.

При проведении инвентаризации с контрагентами следует учитывать, что годовая инвентаризация должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно (письмо Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01). Соответственно, чтобы данные были актуальны, лучше проводить инвентаризацию в конце декабря с оформлением результатов инвентаризации в первой половине января следующего года. Тогда у вас будет время направить акты сверки контрагентам и получить от них подписанные документы.

Например, в приказе можно указать следующие даты проведения инвентаризации:

Процедура инвентаризации расчетов с контрагентами заключается в проведении сверки взаиморасчетов, проверке наличия/отсутствия первичных документов, выявлении просроченной задолженности.

Акт сверки составляется по каждому контрагенту в двух экземплярах (для каждой стороны). В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы акта сверки. Поэтому каждая компания разрабатывает ее самостоятельно (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 уже имеется форма акта сверки, которая содержит все необходимые реквизиты и соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». Данный акт находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее документ «Акт сверки расчетов».

Для формирования нового акта сверки нажмите на кнопку «Создать»:

Заполните шапку акта сверки, указав контрагента, договор, период сверки и валюту.

Обращаем ваше внимание, что если с контрагентом заключено несколько договоров и они внесены в программу, то можно сформировать акт сверки по всем договорам. Для этого необходимо нажать на крестик в поле «Договор», это поле станет «пустым». Далее по кнопке «Заполнить» произойдет формирование общего акта сверки по всем договорам.

Затем выберете счета учета расчетов с контрагентом.

На вкладке «Дополнительно» заполните подписантов.

Обратите внимание, что подписывать акт сверки с обеих сторон обязательно должно уполномоченное лицо контрагента. Рекомендуем проверять полномочия подписанта, особенно в случае наличия задолженности. В противном случае при обращении в суд данный акт может быть оспорен.

Для заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить».

При нажатии на кнопку «Заполнить» вам будет предоставлено право выбора: заполнить табличную часть только по своей компании, либо по вашей компании и контрагенту. Во втором случае будут заполнены табличные части обеих сторон, согласно вашего учета.

Прежде, чем отправить документ на печать, внимательно проверьте заполненную табличную часть. В случае неточностей (например, неполного отражения документов) ее можно подкорректировать.

Заполненный акт сверки распечатайте в двух экземплярах, подпишите со своей стороны и направьте контрагенту с сопроводительным текстом примерно такого содержания: Направляем Вам акт сверки взаимных расчетов по состоянию на «___»_______20__г. Просим Вас в …дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта, либо разногласия по акту сверки с приложением подтверждающих документов (актов, накладных, счетов-фактур) . В случае неполучения в указанный срок подписанного акта, либо разногласий по нему будем считать сальдо расчетов подтвержденным.

После того, как подписанный акт сверки вернулся к вам обратно, необходимо снова войти в созданный ранее акт сверки и установить галочку «Сверка согласована».

Это действие сделает документ неактивным, т.е. у пользователя больше не будет возможности выполнять редактирование в документе.

После получения актов сверки данные по дебиторской/кредиторской задолженности заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17.

В типовой программе 1С: Бухгалтерии 3.0 не предусмотрено формирование справки к акту ИНВ-17. Поэтому заполнить ее придется вручную.

СКАЧАТЬ Справка к форме ИНВ-17

В справке указываются Наименование, адрес и номер телефона дебитора/кредитора, дата и причина возникновения задолженности, сумма задолженности, реквизиты подтверждающего документа.

Также рекомендуем указывать в справке срок оплаты по договору. Он понадобится, чтобы впоследствии определить, какие суммы включать в резерв по сомнительным долгам.

На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17. Он находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее «Акт инвентаризации расчетов».

Начинаем заполнять вкладки этого документа с конца. Первые две мы заполнили непосредственно перед инвентаризацией, когда составляли приказ о ее проведении:

На вкладке «Счета расчетов» нажмите на кнопку «Заполнить» и табличная часть заполнится счетами бухгалтерского учета. Вам остается только проверить и откорректировать список счетов, по которым производится инвентаризация расчетов с контрагентами:

Далее необходимо заполнить непосредственно данные по задолженности. Здесь можно пойти двумя путями:

1) Нажать кнопку «Заполнить» в шапке документа. В этом случае будет подобрана информация по соответствующей (дебиторской/кредиторской) задолженности (контрагент, бухгалтерский счет учета расчетов, сумма) на дату проведения документа.

2) Нажать кнопку «Заполнить» на соответствующей вкладке «Дебиторская/Кредиторская задолженность». В этом случае информация будет заполнена только на этой вкладке.

В колонке «Не подтверждено» следует указать сумму задолженности, по которой отсутствует документальное подтверждение (если таковая имеется). В колонке «В т.ч. истек срок давности» укажите сумму задолженности, по которой истек срок исковой давности – она в дальнейшем подлежит списанию.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта комиссия оставляет себе, а второй передает в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации представляются руководителю на утверждение, и он принимает решение о создании резервов по сомнительным долгам и списании задолженности с истекшим сроком исковой давности. Пример приказа прилагаем ниже.

Приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности

Далее организация может списать выявленную задолженность с истекшим сроком давности с помощью документа Корректировка долга. Как это сделать читайте в нашей статье Применение документа «Корректировка долга» в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий

Сверка взаиморасчетов с поставщиками и покупателями

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты. Оформляется сверка специальным документом — актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете налоговом и бухгалтерском. Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует. Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Покупка ТМЦ. Расчеты с поставщиками

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Сверка взаиморасчетов с поставщиками и покупателями

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам. При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов взаимных расчетов. Акт сверки взаиморасчетов взаимных расчетов с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами организациями, индивидуальными предпринимателями т.

Акт — это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера. Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов с контрагентами организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента.

При обнаружении расхождений в учетных данных расхождения фиксируются в заключительной части документа. Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново. Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента. Кроме этого, если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам.

При этом, в настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить его форму в виде приложения к Учетной политике. Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации например, генеральным директором, финансовым директором и т. Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме. Бухгалтерский учет. Чёрная пятница в СКБ Контур. Вход Регистрация. Подписка на новости. Сверка расчетов Акт сверки взаиморасчетов — это документ бухгалтерского оформления, который отражает: движение продукции работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период; наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях: долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг; заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам; предоставление поставщиком отсрочки платежа; перечисление покупателем большой суммы предоплаты аванса в условиях регулярных поставок; высокая стоимость товара; предметом договора является продукция широкого ассортимента.

А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов. Сверка расчетов: подробности для бухгалтера Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам Смысл сверки расчетов — сверить данные сторон, Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых Является ли акт сверки расчетов первичным документом? Документами, подтверждающими В документе указываем контрагента, по Акт сверки расчетов составляется не реже одного раза РСО должен быть составлен акт сверки расчетов, из которого было бы видно Поэтому желательно каждый квартал проводить сверку расчетов с ИФНС, заявление о желании На основании По итогам Проводятся сверки по инициативе налоговиков Возвращать ли переплаты?

НК РФ Акт сверки расчетов, подписанный контрагентом для подтверждения долга Согласно двустороннему акту сверки расчетов: дирекция строительства зачла первый авансовый Отключить мобильную версию.

Расчеты с поставщиками и покупателями. Акт сверки в 1С: Бухгалтерия 8.3

Учет расчетов с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в программе стал еще проще и удобнее. Для удобства работы пользователей в программе предусмотрена возможность ведения взаиморасчетов сконтрагентами в разрезе регионов. В результате использования данного реквизита пользователь может получать данные различных отчетов в разрезе регионов. Процесс введения в программу данных контрагента стал еще проще.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской финансовой отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств. Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам. При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов взаимных расчетов. Акт сверки взаиморасчетов взаимных расчетов с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами организациями, индивидуальными предпринимателями т.

Сверка расчетов

Для того, чтобы зафиксировать входящую налоговою накладную от поставщика Вам необходимо на вкладке Банк и касса выбрать пункт Банковские выписки и выбрать ранее созданный документ вида Оплата поставщику. Открываем документ и с помощью кнопки Создать на основании выбираем Регистрация входящего налогового документа. В поле номер нужно поставить номер живой налоговой накладной полученной от поставщика. Сохраняем документ кнопкой Провести и закрыть. Теперь сформируем отчет. Теперь необходимо на основании документа Возврат товаров поставщику создать документ Регистрация входящего налогового документа. На вкладке Покупки находим Возвраты поставщикам и выбираем необходимый. С помощью кнопки Создать на основании выбираем Регистрация входящего налогового документа. Автоматически изменен вид операции документа, а именно Расчет корректировки возврат. Ставим номер входящего налогового документа от поставщика и номер корректируемой налоговой накладной, сохраняем документ.

Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения

Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между компаниями и предприятиями , выдача и оплата кредитов , оплата налогов в государственные органы — все эти операции связаны с деньгами. Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. Акт сверки представляет собой документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.

В данной статье представлены рекомендации по проведению сверки взаиморасчетов с контрагентами. Если необходимо выполнить сверку расчетов с контрагентом только по каким-то определенным счетам, то необходимо вручную снять флаги напротив тех счетов, которые не нужно учитывать.

Сверка расчетов с поставщиками и заказчиками (Софийская Н.М.)

12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) с.

Расчеты с контрагентами

Как составить акт сверки

Прежде чем составлять годовую отчетность, нужно провести инвентаризацию всех активов и обязательств. Расчеты с контрагентами требуют детальной проверки: суммы дебиторской и кредиторской задолженностей на балансе должны быть равны. Дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская — к финансовым обязательствам.

Что такое акт сверки

Выявить разногласия поможет сверка расчетов с контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов. В этом документе отражается:

движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт не является первичным документом:

он не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу;
его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

Унифицированной формы и обязательных реквизитов акта сверки нет. Организация может сама разработать его форму и утвердить в учетной политике. Чтобы упростить процедуру сверки, можно включать свою форму в договоры с контрагентами.

Как вести папку «Акты сверок»

Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.

Какие реквизиты включить в акт сверки

Единого перечня реквизитов нет, но есть судебная практика: некоторые реквизиты помогут подтвердить факт задолженности.К ним относятся:

наименование и номер документа,
наименования сторон сверки расчетов,
даты составления и подписания акта каждой из сторон,
период, за который проводится сверка,
реквизиты договора, по которому проводится сверка,
ссылки на первичные документы — накладные, акты приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, платежные поручения,
суммы операций в денежном выражении,
конечное сальдо,
подписи сторон и ФИО лиц, подписавших акт.

Место для печати — это дополнительный реквизит. Она есть не у всех компаний.

Подписать акт может руководитель организации, а по доверенности — главный бухгалтер или любой другой сотрудник. Если в акте нет подписи контрагента, сверка не считается проведенной.

Что делать, если есть разногласия

Разногласия возникают, когда те или иные документы отражены в учете одной компании, но не отражены в учете контрагента.

Такое возможно, если:

бухгалтер контрагента не получил документы;
проводки по документам в одной компании были сделаны в одном периоде, а в другой ─ периодом раньше или позже.

Если документов нет в учете вашей компании

1. Проверьте, не проведены ли эти документы в другом периоде.

2. Узнайте у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом,не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию.

3. Запросите дубликаты необходимых документов у контрагента.

Если документов нет в учете контрагента

Ваша компания — продавец, а покупатель не отразил в сверке ваши документы по отгрузкам на его адрес?

В этом случае убедитесь, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Затем проверьте, отправлены ли документы контрагенту.

Если вы все сделали правильно, неотраженный документ нужно добавить в акт сверки и подписать его с разногласиями. Если же есть проблемы именно на вашей стороне, сначала решите их. Потом уже или включайте документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или соглашайтесь с суммами покупателя.

Ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель?

Алгоритм действий:

проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика;
если нет акта, который подписан обеими сторонами, уточните, отправлен ли он заказчику;
в зависимости от результатов проверки добавьте обороты в акт сверки покупателя и подпишите его с разногласиями, либо согласитесь с цифрами контрагента.

Программное обеспечение для автоматизации выверки счетов поставщиков

Что такое сверка заявлений поставщика?

Процесс согласования заявления поставщика довольно прост и понятен.

Поставщик представляет список транзакций и непогашенный остаток неоплаченных счетов за определенный период. С другой стороны, отдел расчетов с поставщиками (AP) покупателя сравнивает эти записи с внутренней бухгалтерской книгой AP, чтобы выявить любые различия. Это могут быть счета-фактуры или кредитовые авизо в заявлении поставщика, которые отсутствуют в бухгалтерской книге AP, или наоборот.

Сравнение двух наборов данных производится как в точках проверки транзакций, так и в точках проверки баланса. Помимо чистой стоимости счета-фактуры, могут быть комиссии, скидки и другие подлежащие оплате статьи, которые необходимо должным образом проверить и зарегистрировать. Выверка отчета поставщика может происходить до или после фактического утверждения оплаты счета. Такой вид сверки гарантирует своевременное выявление и расследование любых несоответствий или ошибок.

Вызовы

Команды F&A борются с различными причинами расхождений в заявлениях поставщиков.Многие компании используют устаревшие методы сверки «ручкой и бумагой», которые часто приводят к ошибкам и являются трудоемкими. Увеличение объемов транзакций с различных счетов и от нескольких поставщиков требует от бухгалтерии ресурсов для покрытия всех баз. Обработка большого количества счетов вручную имеет некоторые нежелательные побочные эффекты, такие как надзор за причитающимися кредитами поставщика, переплатой или недоплатой, ошибками проводки и дублированием.

Ниже перечислены некоторые из наиболее частых проблем с заявлениями поставщиков, с которыми группы F&A приступают к работе с .

a) Задержки по времени

Разница во времени может возникнуть случайно или органически из-за договорных сроков платежа. В любом случае организация-покупатель должна внимательно отслеживать жизненный цикл транзакции, чтобы, например, избежать потенциальных штрафов или потери коммерческих скидок и преференций.

Когда компания производит платеж поставщику, этот платеж немедленно отражается во внутренних записях. Но поставщик мог не получить платеж или не был уведомлен о нем до того, как выпустит отчет на конец периода.Расхождение должно быть выявлено Покупателем во время сверки заявления поставщика. Эти неразрешенные вопросы обычно называют «платежами в пути».

В аналогичной ситуации счет-фактура может быть проведен в бухгалтерских записях Поставщика, но не Покупателя. Счет-фактура, выставленная Поставщиком в конце периода и сразу включенная в отчет поставщика, может не выдержать времени обработки, чтобы появиться на стороне Покупателя в бухгалтерской книге AP. Одно-единственное отклонение в книгах может показаться несущественным, но когда вы учитываете масштаб и время покупок, это совсем другая история.

б) Источники бумаги и PDF

Часто заявления поставщика составляются в бумажном формате или в формате PDF. Чтобы выявить исключения, группы AP проводят бесконечные ручные проверки деталей транзакций в системе учета. Очевидно, что такой подход является неустойчивым, если покупатель работает с широкой сетью поставщиков. Столкнувшись с крайними сроками окончания периода, некоторые организации предпочитают сосредоточиться на своих крупнейших / высокоприоритетных счетах поставщиков и, надеюсь, догнать более мелкие позже.

c) Дублирование платежей

Надежные средства контроля для предотвращения двойной оплаты редко применяются. Иногда оплата счета инициируется, но еще не передана Поставщику. Статус платежа неясен, и, если Покупатель не может адекватно отслеживать его прогресс, создаются дубликаты, а затем (если вообще) отменяются. Такое хаотичное управление процессом увеличивает рабочую нагрузку и, прежде всего, приводит к финансовым потерям.

г) Неточности в балансе

Обеспечение точности балансов поставщиков — краеугольный камень финансовой прозрачности.Чтобы проверить обязательства поставщика, указанные в балансовом отчете покупателя, внутренние и внешние аудиторы часто берут образец отчета выбранного поставщика. Только консолидированный отчет о сверке с приложенной полной документацией по контрольному следу может оправдать возможные существенные расхождения.

e) Ограниченные возможности отчетности

Отчет о заявлении поставщика должен включать неурегулированные вопросы с четким обзором их устаревания и степени разрешения проблем с течением времени.Многие бухгалтеры по-прежнему тратят невероятное количество времени на создание таких отчетов в электронных таблицах, пытаясь ответить на различные запросы. Управление взаимоотношениями с поставщиками и информирование о расходах поставщика зависят от четких и точных данных в отчетности.

Преобразование сверки заявлений поставщика с помощью ReconArt

Внедрение решения по автоматизации сверки — это разумная мера по снижению рисков с привлекательной рентабельностью инвестиций, особенно для компаний с высокой текучестью и большим количеством невыполненных транзакций.ReconArt утверждает, что наше передовое решение для выверки данных устраняет упомянутые выше пробелы и дает возможность группам AP без особых усилий упростить и управлять своими процессами. Эффективность, прозрачность и готовность к аудиту — вот те преимущества, которые наши клиенты получают сразу после внедрения ReconArt.

Структура процесса

Есть два высокоуровневых подхода к выверке отчета поставщика.

Ежемесячная сверка отчетов поставщиков. По сути, это трехстороннее сопоставление, выполняемое в два этапа в конце месяца.

Шаг 1: сравнение ежемесячного отчета поставщика с внутренним источником данных для подтверждения того, что счета-фактуры, подлежащие оплате в соответствующий период, соответствуют утвержденным заказам на поставку.
Шаг 2: сравнение банковских выписок с внутренним источником данных GL, чтобы убедиться, что инициированные банковские переводы соответствуют суммам, указанным в неоплаченных счетах.

Вероятно, к этому моменту платежи уже были произведены, и группа Счетов к оплате покупателя пытается установить любые расхождения в покрытии обязательств по закупкам.Сопоставление выполняется как на уровне баланса, так и на уровне транзакции, поэтому четкое внимание уделяется как долгосрочным, так и немедленным действиям.

Ежедневная сверка отчетов поставщика. В данном случае:

Отчет поставщика подается каждый день и сравнивается с внутренними записями Покупателя.
Полученные согласованные позиции экспортируются в другую систему, чтобы продолжить фактическую оплату счета.

По сути, это рабочий процесс утверждения, при котором данные поставщика импортируются / сопоставляются / экспортируются автоматически, а платежи утверждаются в качестве последнего шага.Проверка того, что эти платежи правильно поступили на банковский счет Покупателя, выполняется на отдельном этапе в виде простого процесса выверки банковских счетов.

Преимущества нашего программного обеспечения для сверки

С ReconArt бухгалтерия оптимизирует процесс согласования отчетов поставщика в единой цифровой среде, избегая ручных манипуляций с электронными таблицами. ReconArt гибок и универсален и адаптируется к любой логике бизнес-процессов, даже самой сложной.

ReconArt предлагает надежные функции для сквозной автоматизации записей AP, такие как настраиваемый механизм сопоставления на основе правил, отслеживание и управление невыполненными элементами, а также автоматическая категоризация исключений. Этот инструмент согласования имеет расширенные возможности ETL для извлечения, импорта, очистки и обогащения данных из любого источника и в формате плоских файлов. В результате достигаются коэффициенты согласования не только выше, но и превосходят их по скорости и точности.

ReconArt — это мощный инструмент снижения рисков в области финансов, бухгалтерского учета, операций и соблюдения нормативных требований.Он может планировать и управлять рабочими процессами вашего составителя / проверяющего / утверждающего, имеющими отношение к согласованию, с соблюдением строгого разделения обязанностей. Он ведет подробный контрольный журнал для каждой транзакции на протяжении всего ее жизненного цикла. Создание консолидированных отчетов и аналитических данных по ряду отслеживаемых показателей, включая устаревание транзакций, теперь занимает всего несколько щелчков мышью.

В качестве облачного решения для согласования ReconArt представляет ценность для организаций, стремящихся достичь полной автоматизации процесса согласования без чрезмерных вложений в ИТ-инфраструктуру, связанную с установкой приложений на месте.Наша платформа легко интегрируется с вашими основными финансовыми системами. Он не требует сложной настройки или опыта в области ИТ и выделяется как инструмент, действительно принадлежащий бизнесу.

заказов на поставку: все, что вам нужно знать

Использование заказов на покупку может помочь организации восстановить контроль над своими расходами, оптимизировать процесс приобретения товаров и услуг и создать культуру упреждающих расходов, которая улучшает чистую прибыль.

Эффективная система заказов на закупку (PO) также позволяет членам группы (например, финансовым отделам) следить за незавершенными и будущими покупками, прежде чем будут выделены дополнительные деньги.

В этом блоге мы объясняем, что такое заказы на поставку, как они работают и как создать эффективную систему заказа на поставку, которая идеально подходит для ваших нужд.

Содержание

Что такое заказ на поставку?

Кажется логичным начать это руководство с ответа на простой вопрос: что такое заказ на поставку? Вот что вам нужно знать:

Определение
Заказы на закупку (ЗП) — это документы, отправляемые покупателем поставщику с запросом на заказ.В каждом ЗП будут указаны особенности запроса на закупку, включая описание заказа, количество товаров, а также согласованную цену и условия оплаты. Они также идентифицируют номер заказа на поставку (ЗП).

Когда продавец — например, поставщик или продавец — принимает заказ на поставку, между двумя сторонами заключается юридически обязывающий договор.

Хотя заказы на покупку добавляют несколько дополнительных шагов к процессу покупки, они помогают обеспечить бесперебойную транзакцию между покупателем и продавцом.Они также помогают снизить риск выполнения неполного или неправильного заказа. Короче говоря, эти документы дают покупателю возможность ясно и недвусмысленно передать свой запрос продавцу.

Вдобавок к этому, если покупатель откажется от оплаты при поставке товара или услуги, продавец будет защищен, поскольку заказ на поставку действует как обязательный договор между обеими сторонами.

Наконец, некоторые коммерческие кредиторы будут использовать заказы на покупку в качестве справочного материала для оказания финансовой помощи организации.

Как работают заказы на покупку?

Чтобы упростить закупку товаров и услуг, необходимых организации для успешной работы, заказ на поставку должен следовать строгой пошаговой процедуре, известной как процесс заказа на закупку.

В этом разделе мы объясним, кто и что участвует в этом процессе в организации.

Понимание этапов процесса заказа на поставку

Процесс заказа на поставку — это путь, который проходит заказ на поставку от создания до закрытия и всего, что между ними.В зависимости от характера компании (размер, отрасль, человеческие ресурсы, организационная структура, товары и услуги, которые она приобретает и т. Д.), Процесс заказа на поставку также может быть изменен, чтобы включать дополнительные необходимые шаги, такие как проверки качества, утверждение бюджета, договорные отношения. одобрение и многое другое.

Вот шаги в процессе заказа на поставку:

Создание заказа на покупку
Утверждение заказа на покупку
Отправка заказа на покупку поставщику
Получение заказа на покупку (обязывающий договор)
Получение товаров или услуг
Выставление счетов
3-стороннее сопоставление
Авторизация и организация платежа
Закрытие заказа на покупку

Давайте подробно разберем эти шаги.

1. Создание заказа на поставку

Когда компания (т. Е. Покупатель) решает купить продукт или услугу, она создает заказ на покупку, в котором подробно указывается, что запрашивается у продавца, а также цены и условия оплаты.

2. Утверждение заказа на поставку
Перед отправкой заказа на покупку его необходимо утвердить. Процесс утверждения компании будет определять, кто в компании должен утверждать заказ на поставку перед его отправкой поставщику. Современные компании, как правило, упрощают этот шаг, требуя (и утверждая) сначала заявку на закупку.Этот процесс устраняет необходимость утверждения заказа на поставку и упрощает процесс для группы закупок.
3. Заказ на покупку отправляется поставщику

После утверждения заказ на покупку отправляется продавцу. Для софтверных компаний, которые покупают онлайн, этот шаг может показаться излишним. Однако заказы на покупку также служат внутренним документом, который упрощает выверку для бухгалтерии после получения счета. Таким образом, хотя отправка заказа на поставку поставщику не является обязательной, рекомендуется сохранять его для внутренних целей.
4. Получен заказ на поставку [обязывающий договор]
Поставщик / продавец получает заказ. Как только поставщик сообщает компании, что он может выполнить заказ, заказ на покупку становится обязательным контрактом. Инструменты электронных закупок, такие как Procurify, предлагают отправлять заказы на покупку через систему онлайн-закупок, что упрощает отслеживание того, что электронные письма с запросами на покупку были отправлены компанией и получены поставщиком.
5. Получение товаров или услуг
Продавец отправляет заказ, прикрепляя номер заказа к упаковочному листу.Это помогает покупателю узнать, какой заказ прибыл.
6. Выставление счета
Продавец также выставляет счет по заказу, не забудьте указать номер заказа на поставку в счет.
7. Трехстороннее сопоставление
Компания использует трехстороннее сопоставление, чтобы подтвердить, что номер заказа на поставку и детали заказа (количество и цены заказанных товаров и услуг) совпадают в Заказе на закупку, Счет-фактуре и Упаковочный лист.
8. Авторизация и организация платежа

Если все прошло проверку и компания довольна заказом, компания утверждает счет-фактуру и организует платеж продавцу (в соответствии с согласованными условиями оплаты).
9. Закрытие заказа на закупку

После выполнения вышеуказанных шагов отметьте заказ на закупку как закрытый.
Кто оформляет заказ на поставку?
Покупатель несет ответственность за создание и оформление заказа на поставку. В более крупных компаниях заказ на поставку обычно оформляется отделом закупок или закупок. В небольших компаниях заказ на поставку может оформить владелец бизнеса, менеджер по операциям или финансовый менеджер.
Также важно отметить, что роль создания и выпуска заказа на поставку может быть возложена на центрального покупателя для определенной группы.Например, в компании-разработчике программного обеспечения офис-менеджер может создавать заказы на поставку.
В конечном итоге , который оформляет заказ на поставку, сводится к тому, как компания решает наладить процесс закупок.
Кто утверждает ЗП?
Один или несколько человек могут утверждать заказы на закупку в зависимости от текущего процесса закупок. В более крупных компаниях, которые определили процессы закупок, утверждения заказов на закупку обычно структурированы по местоположениям и отделам с привязкой к определенным пороговым значениям в долларах.
Например, если менеджер по цифровому маркетингу в компании-разработчике программного обеспечения запрашивает новый рекламный бюджет, маршрут утверждения заказа на поставку может включать директора по маркетингу и финансового директора (или другую роль, отвечающую за бюджет компании).
В небольших компаниях финансовый директор или генеральный директор может быть окончательным утверждением любого вида расходов, что может привести к возникновению узких мест при утверждении.
Что содержится в заказе на поставку?
В общем, вот что содержит заказ на поставку:
Покупаемые продукты или услуги
Приобретенное количество
Конкретные торговые марки, артикулы или номера моделей
Цена за единицу
Дата доставки
Место доставки
Платежный адрес компании
Согласованные условия оплаты (например,г. при доставке, в течение 30 дней и т. д.)
Эти позиции могут быть строгим требованием или вариантом, в зависимости от процессов закупок и закупок в организации. Кроме того, заказы на поставку можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса, поэтому этот список не является исчерпывающим.
С помощью программного обеспечения для электронных закупок, такого как Procurify, вы можете добавлять коды счетов на этапе подачи заявки. Добавление этой информации упростит процесс сверки и упростит передачу информации в вашу систему бухгалтерского учета.
Как выглядят заказы на покупку?
Компании обычно имеют стандартизированный документ на поставку с информацией о запасах для обеспечения единообразия.
Вот пример заказа на покупку, который показывает, как выглядит заказ на покупку:
Пример заказа на закупку Procurify
Заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?
Если вы новичок в использовании заказов на покупку, вам может быть интересно: чем они отличаются от счета-фактуры? Ну, для начала, эти документы создают разные члены команды.
Покупатели создают ЗП и отправляют их поставщикам. В свою очередь, это побуждает поставщика принять заказ на поставку и отправить счет-фактуру обратно покупателю.
Обычно в заказе на покупку и в счете-фактуре содержатся похожие сведения. В счете-фактуре обычно указывается номер заказа на поставку вместе с номером счета-фактуры, чтобы подтвердить, что оба документа содержат одинаковую информацию и соответствуют друг другу.
Вот удобная таблица, объясняющая основные различия между заказами на покупку и счетами-фактурами:
Заказ на поставку Счет-фактура
Кто это создает? Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку. Поставщики несут ответственность за создание счетов-фактур.
Когда отправлять? Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета. Создайте и отправьте счет-фактуру после получения платежа.
Какую информацию он содержит? — Подробная информация о покупках (продукты / услуги и запрошенное количество)
— Артикулы, номера моделей и торговые марки каждого товара
— Цена
— Дата доставки
— Место доставки
— Платежный адрес
— Условия оплаты
— Номер заказа
— Номер счета-фактуры
— Подробная разбивка заказа со стоимостью
Пример
Вот пример, который поможет вам понять, как использовать ЗП и счет в процессе покупки:
Дэвид работает ИТ-менеджером в компании-разработчике программного обеспечения.Ему нужно купить ноутбуки для новых сотрудников. Он составляет заказ на поставку, в котором указывается все, что необходимо, включая количество и любые конкретные требования (например, количество ноутбуков, модели ноутбуков и т. Д.).
Компания, отвечающая за продажу ноутбуков, получает заказ на покупку. После того, как они подтвердят, что могут поставить ноутбуки с необходимыми характеристиками, они выполнят заказ. Они отправляют ноутбуки с указанием даты доставки и прилагают счет-фактуру.
Когда Дэвид получает ноутбуки, он должен проверить доставку.
Сара, менеджер по бухгалтерскому учету компании, проведет трехстороннее сопоставление после получения счета. Если все совпадает, Сара может отправить счет на утверждение, а затем произвести оплату продавцу.
После завершения важно отметить ЗП как закрытое, а счет как оплаченный.
Является ли заказ на поставку договором?
Да, если заказ на поставку принят поставщиком, он является юридически обязывающим контрактом.
Продавцы «принимают» заказ на покупку, сообщая покупателю, что они могут выполнить заказ.Продавцы могут «отклонить» заказ на покупку, сообщив покупателю, что они не могут выполнить заказ.
В качестве альтернативы, если запрос предложения (RFQ) является частью процесса, поставщик может просто не принять запрос предложения, чтобы указать, что он не может выполнить заказ.
Преимущества использования электронных заказов на покупку
Если вы используете бумажные заказы на покупку, вы создаете для себя больше работы, чем вам нужно. Вы также подвергаетесь ряду потенциальных ошибок, которых можно избежать с помощью электронных заказов на покупку.
Платформы электронных закупок, такие как Procurify, могут упростить закупки компании и обеспечить большую прозрачность на каждом этапе процесса закупок.
Вот преимущества перехода на электронную систему заказов на закупку и программное обеспечение для электронных закупок:
1. Централизованные заказы на поставку
В средах закупок, ориентированных на облачные технологии, управление заказами на поставку организации централизовано на одной онлайн-платформе. Команды и менеджеры получают полную информацию о том, на каких этапах находятся заказы на поставку, в режиме реального времени.Поскольку программное обеспечение для электронных закупок находится в облаке, заказы на покупку надежно хранятся, но при этом остаются доступными из любого места в любое время.
2. Ускоренный процесс утверждения заказа на закупку
Утверждающие члены группы немедленно уведомляются, когда запрос на покупку отправляется в систему. Бумажные рабочие процессы утверждения часто приводят к неэффективности, что приводит к возникновению узких мест.
3. Лучшая прозрачность бюджетов
Закупщики и менеджеры по закупкам знают, что идет в конец конвейера расходов.Незавершенные, но еще не утвержденные покупки известны и учитываются до утверждения дополнительных расходов.
4. Вы можете избежать ненужных расходов и мошенничества
Платформы электронных закупок, поскольку они предлагают более совершенные системы утверждения и автоматическое трехстороннее сопоставление, могут снизить вероятность того, что ваша компания заплатит за вещи, которые не были получены. Они также позволяют командам выявлять поддельные счета до оплаты.
5. Эффективное ведение документации и меньше места для административных ошибок
Хорошее ведение документации необходимо для закупок и закупок.Бумажные документы легко потерять, повредить или случайно уничтожить. Часто бывает трудно обнаружить повторяющиеся запросы, покупки, счета-фактуры или недостающие транзакции — все это может стоить вашей компании времени и денег. Использование бумаги также требует эффективной и регулярно обновляемой файловой системы, которая требует много места и человеко-часов для эффективной работы.
Цифровые записи устраняют все эти проблемы. При управлении в облаке более одного человека из финансового отдела могут получить доступ к каждому заказу на покупку.Короче говоря, эти жизненно важные документы не лежат на столе у одного человека, и они не пропадут. Это не только лучше для сквозной видимости закупок, но и для повышения эффективности закупок.
6. Устойчивое развитие
Меньше бумажной работы означает уменьшение выбросов углекислого газа для вашей компании.
Плюсы и минусы использования заказов на покупку
Заказы на покупку важны , потому что они могут помочь компаниям:
Избегайте дублирования заказов
Избегайте неожиданных счетов
Отслеживайте входящие заказы
Поймайте неожиданное повышение цен
Улучшение финансового положения и точность инвентаризации
Соблюдение требований аудита
Более разумный бюджет: команды по закупкам могут закупать только на доступные средства, для чего требуется одобрение
Улучшение (и даже ускорение) сроков доставки, поскольку заказы на закупку помогают планировать доставку, когда это необходимо покупателю
Обеспечьте четкую связь с поставщиками
Действуйте как юридически обязывающая документация
Тем не менее, важно оценить конкретные потребности вашей компании, прежде чем вводить систему заказов на покупку, поскольку использование заказов на поставку имеет административный недостаток.
К недостаткам использования заказов на поставку можно отнести:
заказы на покупку создают дополнительную бумажную работу, которая может раздражать при небольших покупках и отнимать много времени для небольших команд
Хотя они не действуют как юридический договор между поставщиком и поставщиком поставщика, кредитные карты могут заменить заказы на покупку, чтобы помочь в ведении учета и документировании покупок. (Имейте в виду, что если компания действительно использует кредитные карты для покупок, заказы на покупку могут облегчить процесс согласования кредитных карт для бухгалтерии.)
Следует ли использовать заказы на поставку в вашей организации?
Использование форм заказа на покупку может помочь компании перевести культуру расходов из реактивного состояния в проактивное. Так следует ли вам использовать заказы на покупку в своем бизнесе или нет?
Чтобы ответить на этот вопрос и создать подход к закупкам, который работает для вашей компании, вам нужно сделать шаг назад и понаблюдать за тем, как ваша организация в настоящее время занимается закупками.
заказов на покупку дают вам представление о расходах вашей компании.Они помогают членам команды совершать покупки эффективно и упрощают процесс покупки. Они также помогают бухгалтерам согласовывать расходы.
Вот что вам следует оценить, прежде чем интегрировать систему заказов на закупку в своей компании.
Заявки на закупку: полезны или нет?
Предполагая, что ваша организация в настоящее время не использует заказы на покупку, также вероятно, что вы не управляете запросами членов вашей команды, когда они хотят что-то купить. Большинство организаций просто позволяют членам своей команды отправить менеджеру свой запрос по электронной почте, а затем этот человек совершит необходимые покупки.
Неформальный процесс утверждения покупки, вероятно, не проблема, если ваша компания небольшая, а командные расходы не превышают ваш бюджет. Но по мере роста вашей компании и увеличения числа команд, приобретающих товары и услуги, возникнет необходимость в более жестком контроле над расходами компании. Вот здесь и пригодятся заявки на покупку.
Заявки — это заказ на поставку, который члены вашей группы делают для материалов или предметов, необходимых им для работы. Утверждение или отклонение заказа на покупку происходит, когда член группы отправляет запрос своему руководителю или напрямую в отдел закупок.
Формализовав процесс запроса на покупку чего-либо, вы можете исключить чрезмерные и ненужные расходы и взять под контроль расходы своей компании.
Имейте в виду, что введение заявок на покупку — это еще один шаг в процессе закупки. Поэтому подумайте, перевешивают ли преимущества этот недостаток, прежде чем двигаться дальше.
Бюджеты
Если получение контроля над бюджетами является приоритетом для вашей компании, вы должны знать, что добавление запросов на поставку дает два важных преимущества: возможность управлять бюджетом для командных расходов и возможность воспользоваться оптовыми скидками на большие заказы.
Когда участники группы начнут составлять заявки на покупку, вы сможете рассчитывать средние ежемесячные расходы и отслеживать, что покупают ваши команды. Это означает, что вы можете начать анализировать, как они используют расходные материалы, и определять возможности экономии. Утверждающим будет лицо, управляющее бюджетом. Если команды превышают бюджет, утверждающий может не утвердить все заявки на покупку, которые не нужны немедленно.
Оптовые скидки
Есть ли шанс, что оптовые закупки могут принести вам лучшие скидки от продавцов? Если это так, то, вероятно, будут полезны заказы на закупку и заявки на покупку.
Как только ваши команды начнут подавать заявки на закупку, утверждающий также может легко определить модели закупок. Затем утверждающий может отправлять оптовые заказы и запрашивать скидки у поставщиков. Если запросы являются цифровыми, это может значительно сократить время обработки, поскольку команды могут добавлять часто запрашиваемые элементы в каталог от лучшего поставщика по лучшей цене.
Заказы на покупку
Закупки выходят из-под контроля? Есть ли у вас четкое и прозрачное представление о том, кто что покупает и у каких поставщиков вам следует покупать? Можете ли вы получить доступ к финансовой отчетности в режиме реального времени, которая скажет вам, сколько вы (и ваши команды) можете потратить на покупки в любой момент времени?
Ваши ответы на эти вопросы помогут понять, нужна ли вам система заказов на покупку в вашем бизнесе.
Если да, то у нас есть хорошие новости: создание процесса заказа на поставку, вероятно, так же просто, как связаться с поставщиками и сообщить им, что с этого момента вы будете отправлять заказ на покупку перед отправкой оплаты за товары. Поставщик, скорее всего, обрадуется этому, потому что это значительно поможет обеим сторонам.
Покупатель заполнит форму заказа на поставку и отправит ее поставщику, когда утвержденный запрос будет готов для покупки. Если есть какие-либо проблемы или проблемы с покупкой, продавец четко об этом сообщит.После получения оплаты они отправят товар и выставят счет.
Внедрить процесс заказа на поставку еще проще для вас, ваших отделов и поставщиков, если вы используете программное обеспечение для электронных закупок.
Сводка
Многие организации избегают использования заказов на покупку, потому что не хотят иметь дело с лишними документами или замедлять свои существующие процессы. Но за исключением случаев, когда ваш бизнес небольшой и ежемесячно совершает лишь несколько покупок у нескольких поставщиков, вы, вероятно, не пользуетесь многими преимуществами, которые система заказов на покупку может принести вашей компании и ее прибыли.
Заказы на покупку предлагают поставщикам четкие юридические рекомендации и инструкции по закупкам. Для организации они предлагают контрольный журнал. Финансовые руководители могут ссылаться на это, когда что-то идет не так.
Получайте ежемесячный контент, который доставляется каждый месяц прямо на ваш почтовый ящик. Никакого спама, только контент.
ОБЩИЕ УСЛОВИЯ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ ИЛИ УСЛУГ
УВЕДОМЛЕНИЕ : Продажа любых Продуктов или Услуг прямо обусловлена согласием Покупателя с настоящими Условиями.Любое принятие предложения Продавца прямо ограничивается принятием настоящих Положений и условий, и Продавец прямо возражает против любых дополнительных или иных условий, предложенных Покупателем. Никакая форма Покупателя не может изменять настоящие Положения и условия, а также любые действия, порядок ведения дел или использование торговли не должны действовать как изменение или отказ от настоящих Положений и условий. Любой заказ на покупку продуктов или получение услуг означает согласие Покупателя с настоящими Условиями. Если иное не указано в коммерческом предложении, коммерческое предложение Продавца истекает через тридцать (30) дней с его даты и может быть изменено или отозвано Продавцом до получения соответствующего акцепта Покупателем.
1. Определения.
«Покупатель» означает организацию, которой Продавец предоставляет Продукты или Услуги в соответствии с Контрактом.
«Контракт» означает либо договорное соглашение, подписанное обеими сторонами, либо заказ на поставку, подписанный Покупателем и принятый Продавцом в письменной форме, для продажи Продуктов или Услуг, вместе с настоящими Условиями, окончательным предложением Продавца, согласованным объемом (s) работы и подтверждение заказа Продавца. В случае любого противоречия Условия имеют приоритет перед другими документами, включенными в Контракт.
«Цена контракта» означает согласованную цену, указанную в Контракте на продажу Продуктов и Услуг, включая корректировки (если таковые имеются) в соответствии с Контрактом.
«Продукция» означает оборудование, детали, материалы, принадлежности и другие товары, которые Продавец согласился поставить Покупателю в соответствии с Контрактом.
«Продавец» означает лицо, предоставляющее Продукты или оказывающее Услуги в соответствии с Контрактом.
«Услуги» означают услуги, которые Продавец согласился предоставить Покупателю в соответствии с Контрактом.
«Положения и условия» означают настоящие «Общие положения и условия продажи продуктов или услуг» вместе с любыми изменениями или дополнительными положениями, конкретно указанными в окончательном предложении Продавца или специально согласованными Продавцом в письменной форме.
2. Условия доставки и доставки.
(a) Для поставок, не связанных с экспортом, Продавец должен доставить Продукты Покупателю на условиях F.O.B. место отгрузки. Для экспортных поставок Продавец должен доставить Товары Покупателю на завод или склад Продавца EXW (Инкотермс 2010). Покупатель оплачивает все расходы и сборы по доставке или оплачивает стандартные транспортные расходы Продавца плюс погрузочно-разгрузочные работы. Допускаются частичные поставки. Продавец может доставить Товары до графика доставки. Сроки доставки являются приблизительными и зависят от своевременного получения Продавцом всей информации, необходимой для непрерывного продолжения работы.Если доставленные Продукты не соответствуют по количеству, типу или цене указанным в накладной или документации, Покупатель должен уведомить об этом Продавца в течение десяти (10) дней после получения.
(b) Для поставок, не связанных с экспортом, право собственности на Продукты переходит к Покупателю после доставки в соответствии с Разделом 2 (а). Для экспортных поставок с объекта или склада Продавца за пределами США право собственности переходит к Покупателю после доставки в соответствии с Разделом 2 (а). Для отправлений из U.S. в другую страну, право собственности переходит к Покупателю сразу после того, как каждый товар покинет территориальную сушу, море и надземное воздушное пространство США. Для определения территориального моря США применяется Конвенция Организации Объединенных Наций по морскому праву 1982 года. Для всех других поставок право собственности на Продукты переходит к Покупателю раньше из (i) порта экспорта сразу после того, как Продукты были очищены для экспорта или (ii) сразу после того, как каждый товар покинет территориальные суши, моря и надземное воздушное пространство страны. страна отправления.Когда Покупатель организует экспортную поставку, Покупатель предоставит Продавцу доказательства экспорта, приемлемые для соответствующих налоговых и таможенных органов.
(c) Риск потери переходит к Покупателю после доставки в соответствии с Разделом 2 (a), за исключением того, что для экспортных поставок из США риск потери переходит к Покупателю при переходе права собственности.
(d) Если какие-либо Продукты, которые должны быть доставлены по настоящему Контракту, не могут быть отправлены или получены Покупателем, когда они будут готовы по любой причине, относящейся к Покупателю, Продавец может отправить Продукты на склад, включая хранение на месте производства или ремонта. , или согласованному экспедитору.Если Продавец помещает Продукты на хранение, применяется следующее: (i) право собственности и риск потери немедленно переходят к Покупателю, если они еще не прошли, и доставка считается осуществленной; (ii) любые суммы, подлежащие уплате Продавцу при доставке или отгрузке, подлежат оплате; (iii) с Покупателя взимается комиссия в размере двух процентов (2%) от стоимости Продуктов; и (iv) если позволяют условия и после оплаты всех причитающихся сумм, Продавец должен предоставить Покупателю продукты и отремонтированное оборудование для доставки.
(e) Любая ответственность Продавца за непоставку Продуктов ограничивается заменой Продуктов в разумные сроки или корректировкой счета-фактуры в отношении таких Продуктов, чтобы отразить фактическое количество поставленных продуктов.
3. Аннулирование Заказа на поставку.
Покупатель может отменить свой заказ только с предварительного письменного согласия Продавца, в котором Продавец может отказать по своему усмотрению. Все отмены будут подлежать оплате Продавцу разумных и надлежащих сборов за отмену. Покупатель может возвращать Продукты только за свой собственный счет и только с предварительного письменного разрешения Продавца, при условии уплаты сбора за пополнение запасов по согласованию сторон.Возврат специальных, нестандартных или изготовленных на заказ Продуктов не допускается. Возврат не допускается более чем через 60 (шестьдесят) дней после доставки.
4. Право собственности и риск потери.
Право собственности и риск потери переходят к Покупателю в соответствии с положениями статьи 2. В качестве обеспечения для полной оплаты покупной цены Продукции Покупатель настоящим предоставляет Продавцу залог и обеспечительный интерес в отношении всех прав. , право собственности и интересы Покупателя в Продуктах, в них и в рамках Продуктов, где бы они ни находились, и независимо от того, существуют ли они сейчас или в будущем, или возникают или приобретаются время от времени, а также во всех присоединениях к ним и их заменах или модификациях, а также все доходы (включая страхование доходов) вышеизложенного.Обеспечительный интерес, предоставляемый в соответствии с этим положением, представляет собой обеспечительный интерес на покупные деньги в соответствии с (i) в США — Единым торговым кодексом Техаса или (ii) в Канаде — Законом о безопасности личного имущества (Канада). Продавец имеет право подавать любые документы и предпринимать любые действия, которые он сочтет необходимыми для полной защиты своих обеспечительных интересов в Продуктах; однако непредставление Продавцом любого такого документа никоим образом не означает отказ Продавца от прав на такой обеспечительный интерес.
5. Монтажно-монтажные работы.
В случае, если Покупатель желает, чтобы Продавец выполнил какие-либо работы по сборке / установке, указанные работы будут выполнены в соответствии с отдельным соглашением, которое должно быть заключено в письменной форме Покупателем и Продавцом с подробным описанием условий указанных работ.
6. Сборы за установку.
Единовременная плата за установку может взиматься за любой специальный инструмент, включая, помимо прочего, штампы, приспособления, формы и модели, приобретенные для производства изделий, проданных после этого контракта.Такой специальный инструмент должен быть и оставаться собственностью Продавца, несмотря на оплату любых расходов покупателем, если иное не оговорено в настоящем документе. Оплата сборов за инструменты или устройства не является их собственностью. Все расходы в связи с этим контрактом будут наложены только с ведома и согласия Покупателя. Продавец имеет право изменить, выбросить или иным образом распорядиться любым специальным инструментом или другим имуществом по своему усмотрению в любое время.
7. Цена договора.
(a) Покупатель приобретает Продукты и, если применимо, оплачивает предоставленные услуги у Продавца по Контрактной цене. Цены могут быть изменены без предварительного уведомления, и после этого Продавец должен уведомить Покупателя о любом повышении цен. В случае повышения цены Покупатель может отменить любую недоставленную часть любого заказа путем письменного уведомления Продавца при условии, что такое уведомление получено Продавцом не позднее, чем через десять (10) дней после получения Покупателем уведомления Продавца об увеличении цены.После отмены Покупатель должен уплатить Продавцу: (1) Контрактную цену за все Продукты, которые были завершены или находятся в процессе завершения, (2) компоненты или товары, полученные Продавцом из внешних источников для выполнения Контракта, и ( 3) специальные инструменты и оборудование, приобретаемые для исполнения Контракта. Все цены должны быть конфиденциальными, и Покупатель не должен раскрывать такие цены никаким сторонним лицам.
(b) Все контрактные цены не включают все налоги на продажу, использование и акцизы, а также любые другие аналогичные налоги, пошлины и сборы любого рода, налагаемые любым государственным органом на любые суммы, подлежащие оплате Покупателем.Покупатель несет ответственность за все такие сборы, расходы и налоги; при условии, что Покупатель не несет ответственности за какие-либо налоги, налагаемые на доход, выручку, валовую выручку, персонал, недвижимое или личное имущество или другие активы Продавца или в отношении них.
(c) Цена контракта не включает расходы на доставку и транспортировку, которые являются обязанностью Покупателя и будут добавлены к счету в случае предоплаты Продавцом.
8. Условия оплаты.
(a) Условия оплаты: наличные нетто через тридцать (30) дней после даты выставления счета или по аккредитиву, оплачиваемому при подаче товаросопроводительных документов, причем все платежи подлежат оплате в валюте, указанной в счете.
(b) Покупатель должен выплачивать проценты по всем просроченным платежам по меньшей из ставки 1,5% в месяц или максимальной ставки, допустимой в соответствии с применимым законодательством, рассчитываемой ежедневно и начисляемой ежемесячно. Покупатель возмещает Продавцу все расходы, понесенные при сборе любых просроченных платежей, включая, помимо прочего, гонорары адвокатам и судебные издержки. В дополнение ко всем другим средствам правовой защиты, доступным в соответствии с настоящими Условиями или по закону (от которых Продавец не отказывается, осуществляя какие-либо права по настоящему Соглашению), Продавец имеет право приостановить доставку любых Продуктов, если Покупатель не уплатит какие-либо суммы в установленный срок. по настоящему Соглашению, и такое невыполнение продолжается в течение 30 (тридцати) дней после письменного уведомления об этом.
(c) Покупатель не должен задерживать выплату любых сумм, причитающихся и подлежащих уплате, по причине зачета каких-либо претензий или споров с Продавцом, связанных с нарушением Продавцом, банкротством или иным образом.
(d) Если Покупатель оспаривает какой-либо счет-фактуру или его часть, он должен уведомить Продавца в письменной форме в течение тридцати (30) дней с момента получения указанного счета-фактуры, подробно описать причину спора и оплатить все неоспоренные суммы. Все сборы, не оспариваемые своевременно в письменной форме, считаются бесспорными и подлежат оплате, как указано выше.
9. Отказ от гарантии.
(a) Продавец гарантирует, что вся продукция, произведенная Продавцом, на момент продажи будет соответствовать применимым спецификациям Продавца. Все продукты, произведенные не Продавцом, продаются только с гарантиями, предоставленными производителем продуктов, если таковые имеются. ПРОДАВЕЦ НЕ ДАЕТ НИКАКИХ ДРУГИХ ГАРАНТИЙ В ОТНОШЕНИИ ПРОДУКТОВ И ОТКАЗЫВАЕТСЯ ОТ ЛЮБЫХ И ВСЕХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ, ВКЛЮЧАЯ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫЕ ГАРАНТИИ КОММЕРЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ И ПРИГОДНОСТИ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕННОЙ ЦЕЛИ.Персонал продавца не имеет права изменять этот отказ от гарантии.
(b) Все Продукты продаются только для коммерческого использования и не предназначены для использования потребителями. Соответственно, Продавец отказывается от всех гарантий перед потребителями, как это определено Законом Магнусона-Мосса и / или применимым Канадским Законом о защите прав потребителей. Любые инспекционные услуги, предоставляемые Продавцом по запросу Покупателя, должны предоставляться только в качестве обслуживания клиентов и не должны рассматриваться как гарантия или разрешение Покупателя на установку, использование или техническое обслуживание Продуктов, а также Продавец не несет ответственности за невозможность обнаружения ненадлежащее использование, установка или обслуживание Продукции Покупателем.
10. Ограничение ответственности.
(a) НИ ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ ПРОДАВЕЦ НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПЕРЕД ПОКУПАТЕЛЕМ ИЛИ ЛЮБЫМ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ ЗА ЛЮБУЮ ПОТЕРЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ДОХОДА ИЛИ ПРИБЫЛИ ИЛИ УМЕНЬШЕНИЯ СТОИМОСТИ ИЛИ ЗА ЛЮБЫЕ КОСВЕННЫЕ, КОСВЕННЫЕ, СЛУЧАЙНЫЕ, ОСОБЫЕ, ПРИМЕРЫ ИЛИ КОСВЕННЫЕ УБЫТКИ НАРУШЕНИЯ ДОГОВОРА, ПРАКТИКИ (ВКЛЮЧАЯ НЕБРЕЖНОСТЬ) ИЛИ ИНАЧЕ, НЕЗАВИСИМО ОТ ТОГО, БЫЛИ ЛИ ТАКИЕ УБЫТКИ ПРЕДНАЗНАЧЕННЫМИ, ИЛИ ПРОДАВЕЦ БЫЛ ПРЕДЪЯВЛЯЕТСЯ О ВОЗМОЖНОСТИ ТАКИХ УБЫТКОВ, И НЕ СОГЛАСИЛСЯ НА ДРУГОЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ УБЫТКУ.
(b) НИ ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ ОБЩАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРОДАВЦА, ВОЗНИКАЮЩАЯ ИЗ НАСТОЯЩЕГО ДОГОВОРА ИЛИ СВЯЗАННАЯ С НАРУШЕНИЕМ ДОГОВОРА, ПРАКТИЧНОСТЬЮ (ВКЛЮЧАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ) ИЛИ ИНЫМ ОБРАЗОМ, ПРЕВОСХОДЯЩАЯСЯ В СУЩЕСТВУЮЩУЮ СТОИМОСТЬ ПРОДАВЦА. ТОВАРЫ, ПРОДАВШИЕСЯ ЗДЕСЬ, ИЛИ, КАК УСЛУГИ, НА СУММЫ, ВЫПЛАЧЕННЫЕ ПРОДАВЦУ ЗА УСЛУГИ, ПРЕДОСТАВЛЕННЫЕ ЗДЕСЬ.
(c) Это ограничение ответственности является материальной основой для сделки сторон и отражает согласованное распределение рисков между Продавцом и Покупателем, без которого Продавец не согласился бы предоставлять Продукты или услуги по установленной цене.
11. Возмещение убытков.
В соответствии со статьей 10 настоящего Соглашения, каждый из Покупателя и Продавца (как «Сторона, возмещающая убытки») освобождает другую сторону (как «Сторона, подлежащая возмещению») от претензий, предъявленных третьей стороной, в связи с телесными повреждениями или повреждениями к материальному имуществу третьей стороны в той мере, в какой это вызвано халатностью Возмещающей стороны в связи с настоящим Контрактом. В случае, если травма или ущерб вызваны совместной или одновременной халатностью Покупателя и Продавца, убытки или расходы несет каждая сторона пропорционально степени ее халатности.Для целей обязательства Продавца по возмещению убытков никакая часть Продуктов не считается собственностью третьих лиц.
12. Надлежащая гарантия.
Продавец оставляет за собой право путем письменного уведомления отменить любой заказ или потребовать от Покупателя полной или частичной оплаты или адекватной гарантии исполнения без ответственности перед Продавцом в случае: (i) неплатежеспособности покупателя, (ii) подачи покупателем добровольного ходатайства в банкротство, (iii) назначение управляющего или доверительного управляющего для Покупателя или (iv) исполнение Покупателем уступки в пользу кредиторов.Продавец оставляет за собой право приостановить свою работу до тех пор, пока не будет получена оплата или адекватная гарантия выполнения, а также оставляет за собой право аннулировать кредит Покупателя в любое время по любой причине.
13. Права интеллектуальной собственности.
(a) Продавец не может гарантировать, что никакие патентные права, авторские права, товарные знаки, права (пользователей), торговые модели или любые другие права третьих лиц не нарушаются товарами, полученными от поставщиков и / или покупателей через Продавца или третьих лиц. через них, включая, помимо прочего, товары, модели и чертежи для производства и / или доставки определенных Продуктов.
(b) При отсутствии письменного соглашения об обратном, Продавец владеет авторскими правами и всеми правами (промышленной) собственности на сделанные им предложения и дизайны, изображения, чертежи (тестовые) модели, программное обеспечение, шаблоны и другие товары. что он выпустил.
14. Соблюдение законов.
(a) Продавец обязуется принимать разумные меры для обеспечения соответствия Продукции применимым законам и постановлениям; тем не менее, Покупатель признает, что Продукты могут использоваться в различных юрисдикциях для различных приложений в соответствии с различными нормативными актами, и поэтому Продавец не может гарантировать соблюдение всех применимых законов и постановлений.Продавец отказывается от каких-либо заявлений или гарантий того, что Продукты соответствуют федеральным, государственным или местным законам, постановлениям, постановлениям, кодексам или стандартам, за исключением случаев, прямо указанных Продавцом в письменной форме. Покупатель должен соблюдать все применимые законы, постановления и постановления. Продавец может расторгнуть настоящий Контракт, если какой-либо государственный орган наложит антидемпинговые или компенсационные пошлины или любые другие штрафы в отношении Продуктов.
(b) Продукты, предметы, технологии или программное обеспечение, указанные в предложении / заказе, могут подпадать под действие различных законов, включая U.С. и иностранный экспортный контроль. Продавец обязуется соблюдать все соответствующие законы об экспорте. Если эти товары происходят из Соединенных Штатов и экспортируются из Соединенных Штатов, применяется следующее заявление: «Эти товары, технологии или программное обеспечение были экспортированы из Соединенных Штатов в соответствии с Правилами экспортного контроля. Утечка, противоречащая законодательству США, запрещена ». Покупатель несет ответственность за подачу заявки на экспортные лицензии, если это необходимо, в зависимости от конечного пользователя или страны конечного назначения.Обязательства Продавца обусловлены соблюдением Покупателем всех действующих в США и других применимых законов и постановлений о контроле за торговлей. Покупатель не должен пересылать, реэкспортировать, перенаправлять или направлять Продукты, кроме как в конечную страну назначения, заявленную Покупателем и указанную в качестве страны конечного назначения в счете-фактуре Продавца. Покупатель соглашается освободить Продавца от любых затрат, обязательств, штрафов, санкций и штрафов, связанных с несоблюдением применимых экспортных законов и правил.
(c) Покупатель заявляет и гарантирует, что на него не распространяются какие-либо торговые санкции, налагаемые США, ЕС и / или ООН, и что он соблюдает все применимые законы и правила, касающиеся торговых ограничений и / или экспорта. контроль (включая торговые санкции, введенные США, ЕС и / или ООН) в отношении Продуктов, продаваемых по настоящему Соглашению, и должен предоставлять доказательства соблюдения вышеизложенного, поскольку Продавец может время от времени обоснованно запрашивать.
(d) Покупатель заявляет и гарантирует, что он соблюдает и обязуется соблюдать все применимые законы о борьбе со взяточничеством и коррупцией, включая U.S. Закон о борьбе с коррупцией за рубежом и прямо или косвенно не предлагал, не платил, не обещал и не санкционировал предоставление денег или чего-либо ценного какому-либо государственному должностному лицу с целью оказания влияния на какое-либо действие или решение такого государственного должностного лица. Покупатель не входит и не связан с какой-либо организацией, входящей в список организаций, который ведется правительством США и определяет стороны, которым продажа товаров или услуг ограничена или запрещена.
15. Ядерная и опасная деятельность.
Если иное не согласовано в письменной форме уполномоченным должностным лицом Продавца, Продукты не должны использоваться в связи с какими-либо ядерными установками или любым другим применением или опасной деятельностью, где отказ отдельного компонента может нанести существенный вред людям или имуществу. В случае такого использования Покупатель соглашается освободить Продавца от ответственности и обезопасить его от любых и всех причин исков, претензий, затрат, обязательств и убытков, которые возникают или связаны с использованием Продуктов в таких объектах, приложениях или деятельности.
16. Прекращение действия.
В дополнение к любым средствам правовой защиты, которые могут быть предоставлены в соответствии с настоящими Положениями и условиями, Продавец может расторгнуть настоящий Контракт с немедленным вступлением в силу после письменного уведомления Покупателя, если Покупатель: (i) не уплатит какую-либо сумму, причитающуюся по настоящему Контракту, и такой отказ продолжается в течение 30 (тридцати) дней после получения Покупателем письменного уведомления о неуплате; (ii) полностью или частично не выполнял или не соблюдал какие-либо из настоящих Положений и условий; или (iii) становится неплатежеспособным, подает ходатайство о банкротстве или начинает или уже возбудил против него производство по делу о банкротстве, конкурсном праве, реорганизации или уступке в пользу кредиторов.
17. Поправки и модификации.
Настоящие Положения и условия могут быть изменены или изменены только в письменной форме, в которой прямо указано, что они вносят поправки в настоящие Положения и условия, и подписывается уполномоченным представителем каждой стороны.
18. Отказ от права.
Никакой отказ Продавца от любого из положений настоящего Контракта не имеет силы, если он явно не изложен в письменной форме и не подписан Продавцом. Никакое неисполнение или задержка в осуществлении каких-либо прав, средств правовой защиты, полномочий или привилегий, вытекающих из настоящего Контракта, не действует и не может быть истолковано как отказ от него.Никакое однократное или частичное использование какого-либо права, средства правовой защиты, полномочий или привилегии по настоящему Соглашению не препятствует любому другому или дальнейшему их осуществлению или осуществлению любых других прав, средств правовой защиты, полномочий или привилегий.
19. Конфиденциальная информация.
Вся закрытая, конфиденциальная или служебная информация Продавца, включая, помимо прочего, спецификации, образцы, образцы, конструкции, планы, чертежи, документы, данные, бизнес-операции, списки клиентов, цены, скидки или скидки, раскрываемые Продавцом для Покупатель, независимо от того, был ли он раскрыт устно или раскрыт или доступен в письменной, электронной или иной форме или на средствах массовой информации, и независимо от того, помечен ли, обозначен или иным образом идентифицирован как «конфиденциальный» в связи с настоящим Контрактом, является конфиденциальным исключительно для использования при выполнении настоящего Контракта и не могут быть раскрыты или скопированы без предварительного письменного разрешения Продавца.По запросу Продавца Покупатель должен незамедлительно вернуть все документы и другие материалы, полученные от Продавца. Продавец имеет право на судебный запрет за любое нарушение данного раздела. Этот Раздел не применяется к информации, которая: (а) находится в общественном достоянии; (б) известны Покупателю на момент раскрытия информации; или (c) законно получен Покупателем на неконфиденциальной основе от третьей стороны.
20. Форс-мажор.
Продавец не несет ответственности перед Покупателем, и не считается нарушившим этот Контракт за любой невыполнение или задержку в выполнении или выполнении любого условия настоящего Контракта, когда и в той степени, в какой такой отказ или задержка вызваны или являются результатом от действий или обстоятельств, находящихся вне разумного контроля Продавца, включая, помимо прочего, стихийные бедствия, наводнение, пожар, землетрясение, взрыв, действия правительства, войну, вторжение или военные действия (независимо от того, объявлена война или нет), террористические угрозы или действия, беспорядки или другие гражданские беспорядки, чрезвычайное положение в стране, революция, восстание, эпидемия, локауты, забастовки или другие трудовые споры (независимо от того, касаются ли они рабочей силы любой из сторон), или ограничения или задержки, влияющие на перевозчиков, или неспособность или задержку в получении поставок адекватных или подходящих материалы, материалы или поломка электросвязи или отключение электроэнергии.
21. Переуступка.
Покупатель не должен уступать какие-либо свои права или делегировать какие-либо из своих обязательств по настоящему Контракту без предварительного письменного согласия Продавца. Любое предполагаемое назначение или делегирование в нарушение данного раздела является недействительным. Никакая переуступка или делегирование не освобождает Покупателя от каких-либо его обязательств по настоящему Контракту.
22. Взаимоотношения сторон.
Отношения между сторонами — отношения независимых подрядчиков. Ничто, содержащееся в этом Контракте, не должно толковаться как создание какого-либо агентства, партнерства, совместного предприятия или другой формы совместного предприятия, найма или фидуциарных отношений между сторонами, и ни одна из сторон не имеет права заключать договор или связывать другую сторону каким-либо образом. .
23. Применимое право.
Все вопросы, вытекающие из настоящего Контракта или связанные с ним, регулируются и толкуются в соответствии с внутренним законодательством (i) штата Техас, если место деятельности Покупателя находится в США, или (ii) Британской Колумбии, если место деятельности Покупателя находится в Канаде, без применения какого-либо выбора или положения или правила коллизионного права (будь то штата Техас или любой другой юрисдикции), которые могут привести к применению законов любой другой юрисдикции. Если Контракт включает продажу Продуктов, а Покупатель находится за пределами Страны Продавца, применяется Конвенция Организации Объединенных Наций о Контрактах на Международную продажу Товаров.
24. Подчинение юрисдикции.
Любой судебный иск, иск или судебное разбирательство, вытекающие из настоящего Контракта или связанные с ним, должны быть возбуждены, в зависимости от местонахождения Покупателя, в соответствии со следующим: (i) если соответствующее место деятельности Покупателя находится в США, судебный иск должен будет возбуждено в федеральных судах Соединенных Штатов Америки или в судах штата Техас в каждом случае, расположенном в городе Даллас и округе Даллас, или (ii) если соответствующее место деятельности Покупателя находится в Канаде, судебный иск должен быть возбуждено в федеральных или провинциальных судах, расположенных в Британской Колумбии (судебный округ Ванкувера).Если подходящее место деятельности Покупателя находится за пределами США и Канады, спор будет передан на рассмотрение и окончательно разрешен в арбитражном порядке в соответствии с Арбитражным регламентом Международной торговой палаты («ICC»). Количество арбитров должно быть одним, выбранным в соответствии с правилами ICC, если сумма спора не превышает эквивалент 5 000 000 долларов США, и в этом случае их должно быть три. Когда задействованы три арбитра, каждая сторона назначает одного арбитра, и эти двое в течение тридцати (30) дней назначают третьего, который будет председателем.Местом или юридическим местом арбитража является Лондон, Англия. Арбитраж проводится на английском языке. Принимая свое решение, арбитры должны в полной мере реализовать намерения сторон, выраженные в Контракте, и, если решение не найдено в Контракте, применяют применимое право Контракта. Решение арбитра (ов) является окончательным и обязательным для обеих сторон, и ни одна из сторон не может обращаться в суд или другой орган для обжалования пересмотра решения.Каждая сторона безоговорочно подчиняется исключительной юрисдикции таких судов в любом таком иске, иске или судебном разбирательстве, вытекающих из настоящих условий.
25. Уведомления.
Все уведомления, запросы, согласия, претензии, требования, отказы и другие сообщения по настоящему Соглашению (каждое, «Уведомление») должны быть в письменной форме и адресованы сторонам по адресам, указанным на лицевой стороне Контракта, или по такому другому адресу. который может быть указан принимающей стороной в письменной форме. Все Уведомления должны быть доставлены лично, национально признанной курьерской службой (с предоплатой всех сборов), факсом (с подтверждением передачи), заказным или заказным письмом (в каждом случае запрашивается квитанция о вручении, предоплата почтовых услуг).Если иное не предусмотрено настоящим Контрактом, Уведомление вступает в силу только (а) после получения принимающей стороной и (б) если сторона, дающая Уведомление, выполнила требования настоящего Раздела.
26. Делимость.
Если какое-либо условие или положение настоящего Контракта является недействительным, незаконным или не имеющим исковой силы в какой-либо юрисдикции, такая недействительность, незаконность или неисполнимость не влияет на какие-либо другие условия или положения настоящего Контракта, а также не отменяет или отменяет такие условия или положения в любой другой юрисдикции.
27. Выживание.
Положения настоящих Положений и условий, которые по своему характеру должны применяться сверх их условий, останутся в силе после прекращения или истечения срока действия настоящих Условий, включая, помимо прочего, следующие положения: страхование, соблюдение законов, конфиденциальная информация, Применимое право, компенсация, подчинение юрисдикции / арбитраж и выживание.
28. Полное соглашение.
Настоящие Общие положения и условия представляют собой полное соглашение между Покупателем и Продавцом в отношении предмета настоящего Соглашения и заменяют собой все предыдущие и одновременные обсуждения, договоренности и соглашения, относящиеся к предмету настоящего Соглашения.
29. Язык.
Стороны прямо потребовали, чтобы настоящий Контракт и все связанные с ним документы были составлены на английском языке. Les party ont expressément exigé que la présente Convention et tous les documents connexes soient rédigés en anglais.
Ред. 11.8.17
Как согласовать заказы на закупку со счетами-фактурами
Процесс согласования заказов на закупку, обычно известный как проверка заказа на поставку, — это процесс, который закрывает заказы на закупку, которые соответствуют определенным критериям.Сюда входят заказы на покупку, которые были полностью подтверждены и сопоставлены, а также заказы на покупку, срок выполнения которых истек. Если есть какие-либо заказы на покупку, в которых не было активности в течение определенного периода времени, они будут помечены как завершенные.
Перед запуском процесса отдел закупок должен уведомить остальную часть компании о графике, критериях и списке заказов на покупку, которые будут выполнены для проверки, до начала согласования заказов на покупку. Большинство организаций планируют проводить разведку заказов на поставку несколько раз в год.
Как согласовать заказы на закупку со счетами-фактурами
Согласование заказов на покупку с заказами на покупку гарантирует, что все будет точно между тем, что поставщик взимает с вас, и тем, что вы получили.Сверка требует сопоставления отдельных позиций в ЗП с позициями в счетах-фактурах.
Если вы собираетесь справиться с этим вручную, вам нужно подготовиться, чтобы все было организовано. Организуйте счета-фактуры поставщиков по дате.
Внимательно сравните позиции в ваших заказах на покупку с позициями в ваших счетах-фактурах. Счета-фактуры лучше согласовывать по мере поступления посылок, поэтому в ваших счетах должны быть указаны правильное количество и долларовая сумма каждой посылки.Вы также захотите, чтобы отчеты о доставке товаров были доступны, чтобы вы могли сравнивать эти позиции. Это гарантирует, что вы платите только за фактически полученные товары.
Отметьте все совпадающие элементы. Когда счет-фактура совпадает с позицией в заказе на покупку и полученными товарами, вы понимаете, что все в порядке, и можете двигаться дальше. Если вы столкнетесь с какими-либо позициями, которые не соответствуют друг другу, например заказываете 10 виджетов и получаете только 8, но выставляете счет за 12 виджетов, выделите эти несоответствия.Запишите эти проблемы и обратитесь к поставщику за помощью в исправлении ошибки.
В идеале ваша организация использует систему электронных закупок с трехсторонним процессом согласования. Этот процесс сверки сопоставляет заказ на закупку покупателя со счетом-фактурой продавца, а также с документами о получении запасов или упаковочной накладной, чтобы гарантировать, что заказанный товар соответствует полученному и оплаченному.
Этот трехсторонний процесс сопоставления помогает предотвратить ряд проблем, таких как оплата поддельных или неправильных счетов, оплата за неполученный продукт и т. Д.Это помогает подтверждать действительные счета для немедленной оплаты.
Варианты трехстороннего сопоставления заказа и счета-фактуры широко используются без автоматизации. Однако этот подход требует много времени и может привести к большим ошибкам, поскольку кто-то должен вручную собирать и сравнивать документы в рамках процесса согласования. Из-за того, что документы могут потеряться, легко заплатить неправильную цену, неправильное количество или неправильную стоимость доставки. Если сверка и оплата не происходят достаточно быстро, можно упустить скидки за досрочную оплату.Эти человеческие ошибки и ошибки могут быть дорогостоящими — и происходить в разных местах на протяжении всего процесса.
«Ручные процессы занимают слишком много времени и оставляют много места для ошибок. Без регулярных аудитов, помогающих сбалансировать бухгалтерские книги, ваш бизнес может терять тысячи долларов в год (или больше) из-за ошибок разведки заказов на поставку ».
Использование автоматизированного процесса согласования заказов на закупку
Если вы уже используете программное обеспечение для заказов на поставку, которое интегрировано с другими системами через системы планирования ресурсов предприятия (ERP) вашей компании, вы можете легко автоматизировать задачи для создания отчета о сверке.
Благодаря автоматизации все заказы на поставку и сопутствующие документы стандартизированы, чтобы соответствовать всем требованиям для удобного электронного обмена. Документы, включая заказы на покупку, подтверждения заказов на закупку (POA), расширенные уведомления об отправке (ASN) и счета-фактуры, можно отправлять напрямую с помощью программного обеспечения и инструментов, которые вы уже используете.
Например, заявке на покупку присваивается собственный номер в системе после ее создания. После утверждения и преобразования в заказ на покупку он получает собственный номер заказа на покупку, который связывает его с исходным документом заявки.Когда приходит счет, ему присваивается номер счета. Когда заказ поступает и товары отмечены как полученные, система может быстро все просмотреть, чтобы убедиться, что все соответствует требованиям.
Благодаря трехстороннему процессу согласования PLANERGY, процессы согласования транзакций и платежей значительно упрощаются. Когда совпадения происходят в системе, все документы, соответствующие для оплаты, автоматически утверждаются. Все, что не соответствует, откладывается для проверки вручную.
Преимущества автоматизации процессов
Автоматизация трехстороннего согласования помогает вашей цепочке поставок стать более гибкой.Когда отдел кредиторской задолженности обрабатывает платежи вручную, сложнее использовать возможности, которые могут помочь сэкономить деньги. Более быстрое закрытие заказов на покупку дает вам более четкое представление о том, что можно потратить, что может помочь в планировании дополнительных покупок.
В конечном итоге автоматизация этого процесса может увеличить вашу прибыль без каких-либо серьезных изменений в вашей деятельности. По оценкам экспертов, розничные организации тратят от 120 до 150 долларов на заказ на покупку на вещи, которые можно предотвратить, например, отслеживание пропавших документов, оплата мошеннических или неправильных счетов, исправление ошибок инвентаризации, задержек из-за процессов получения вручную и т. Д. на.
Для розничной организации, которая рассылает 100 000 заказов на поставку в течение года, это составляет от 12 до 15 миллионов долларов (или более) упущенной выгоды и возможностей. Хотя автоматизация процессов сверки не поможет решить все проблемы с деньгами вашей организации, она может уменьшить их и, возможно, устранить проблемы на протяжении всего процесса покупки до оплаты.
Когда вы выбираете автоматизацию процесса выверки, вашему отделу кредиторской задолженности не нужно тратить столько времени на отслеживание счетов и сравнение их с заказами на покупку и квитанциями отгрузки.Вместо этого они могут сосредоточиться на своевременной оплате счетов, что позволяет отделу закупок согласовывать лучшие условия оплаты и скидки за раннюю оплату для улучшения общего денежного потока.
PLANERGY упрощает сверку ваших заказов на покупку со счетами.
Узнайте, как скачать PDF
150 актов примирения за последние 150 дней из 150 канадских 150 — Активная история
Кристал Фрейзер и Сара Комарниски

(Чтобы узнать больше или приобрести плакат 150Acts, посетите 150acts.weebly.com)
4 августа осталось 150 дней в 2017 году — году 150-летия Канады. В этом году вокруг примирения велись активные дискуссии, и мы хотели бы внести свой вклад в этот разговор. Вместе мы написали 150 актов примирения за последние 150 дней 2017 года. Многие из них представляют собой небольшие повседневные действия, которые могут совершать средние канадцы, но другие носят более провокационный характер и побуждают людей по-новому взглянуть на отношения коренного населения и поселенцев.Мы рекомендуем вам использовать # 150Acts, чтобы поделиться своим участием с каждым элементом в списке. Чтобы загрузить версию этого списка в формате .pdf для печати, щелкните здесь.
Плакат № 05 из серии Graphic History Collective «Помни, сопротивляйся! Перерисовывай: плакат радикальной истории». Текст: Эрика Вайолет Ли. Работа: Аноним (по запросу).
Узнайте о признании земель в вашем регионе.
Найдите местную организацию по примирению.
Если такового нет, подумайте о том, чтобы объединиться с другими, чтобы создать один.
Посетите культурное мероприятие, например, пау-вау (да, на это приглашаются все!).
Приобретите предмет у местного художника. Например, если вы заинтересованы в обладании ловцом снов или парой мокасин, найдите художника из числа коренных народов, который изготовит для вас эти предметы и предоставит вам информацию об этих особых творениях.
Загрузите подкаст коренных народов, например Red Man Laughing Райана МакМэхона или Métis in Space Молли Суэйн и Челси Гласный.
Прочтите автобиографию, написанную коренным жителем. Вот несколько идей: Оги Мерасти «Воспитание Ожи Мерасти », Кристи Джордан-Фентон и Маргарет Покиак-Фентон « Толстые ноги: правдивая история» и Мини Адола Фриман « Жизнь среди Каллунаат ».
Узнайте, была ли школа-интернат по месту вашего проживания.
Запомните его название и посетите его прежнее место.
Смотрите канал CBC Eighth Fire .
Выберите одно растение или цветок в вашем районе и узнайте, как коренные народы его используют (d).
Посетите местный музей, особенно его раздел, посвященный коренным народам. Если его нет, спросите персонал, почему бы и нет.
Выучите приветствие на местном языке коренных народов.
Зарегистрируйтесь для бесплатного участия в онлайн-МООК Университета Альберты под названием «Коренные народы Канады».
Начать разговор с другом о проблеме коренных народов в новостях.
Поддержите Black Lives Matter.
Поужинайте в ресторане, кафе или фургоне с едой для коренных народов.
Прочтите о статуе Корнуоллиса в Галифаксе.
Серьезно подумайте о своем положении канадского поселенца. Поддерживаете ли вы методы, способствующие маргинализации коренных народов?
Узнайте, почему головные уборы неуместно носить на музыкальных фестивалях (или вне церемоний коренных народов).
Найдите книгу, в которой рассказывается о местной истории коренных народов.
Сделайте пожертвование на премию Emerging Indocal Voices .
Хотя Горд Дауни внес значительный вклад в разговор о школах-интернатах, подумайте, почему некоторые коренные народы могут не поддержать его проект.
Посетите резиденцию местного писателя или художника из числа коренных народов.
Обсуждая вопросы ЛГБТК, всегда включайте двух людей с двумя духами (LGBTQ2S *).
Пригласите местную организацию по примирению для проведения учений KAIROS Blanket на вашем месте работы.
Купите своим детям несколько книг, которые объясняют историю и наследие школы-интерната (см. Список предложений CBC).
Спросите себя, совпадают ли стереотипы о коренных народах с вашими убеждениями (подробнее о стереотипах см. Chelsea Vowel’s Indocal Writes [2016]).
Изучите проблему кардинга и подумайте, почему это важно для коренного городского населения.
Узнайте историю своей семьи. Знайте, откуда пришли ваши предки и когда они прибыли в Канаду.
Кроме того, поймите, как история вашей семьи является частью более крупной системы, которая стремилась лишить коренных жителей земель их исконных земель.
Слушайте еще. Меньше болтай.
Попросите школу, где учится ваш ребенок, ежедневно признавать землю. Если в их школе поют канадский национальный гимн, попросите, чтобы признание было перед гимном.
Признайте, что канадцы как нация выбирают, какие истории отмечать, а какие стирать.
Узнайте разницу между коренными народами, аборигенами, первыми народами, метисами и инуитами.
Поддержите авторов из числа коренных народов, купив их книги.
Узнайте, почему Джозеф Бойден не принадлежит к коренному населению.
Посмотрите образовательный документальный фильм, например, We Were Children или The Pass System .
Аккуратно опровергайте расистские или стереотипные комментарии, используя информацию, основанную на фактах, на вечеринке, в офисе или в спортзале.
Напишите своему местному советнику, MLA или члену парламента о развешивании флагов коренных народов на местных, провинциальных / территориальных или федеральных зданиях.
Понимать и признать, что первый премьер-министр Канады сэр Джон А. Макдональд был архитектором геноцида. Скажи это вслух вместе с нами. «Джон А. Макдональд был архитектором геноцида.”
Напишите письмо местному начальнику КККП или начальнику местной полиции, чтобы узнать, как полиция активно участвует в налаживании связей с местными общинами коренных народов. Если они этого не делают, попросите их начать.
Покажите свою поддержку в социальных сетях. Страницы «Нравится» и сообщения «Поделиться», которые поддерживают усилия коренных народов.
Слушайте музыку коренных народов. Если вы ничего не знаете, послушайте CBC’s Reclaimed.Или начните с альбома Тани Тагак или Леонарда Самнера.
Найдите секцию коренных народов в местной библиотеке.
Прочтите КПП. Серьезно. Начните с призыва к действию, а затем — с резюме. Вы даже можете послушать его онлайн на #ReadtheTRC. А еще лучше пригласите своих друзей или коллег прочитать его вместе с вами.
Пойдите и посмотрите, как говорят ученые и интеллектуалы из числа коренных народов.
Наймите представителей коренных народов на рабочие места.
Если вы живете в районе, где есть договорные отношения, прочтите договорный документ.
Напишите представителям вашего муниципального, провинциального и федерального уровней и спросите их, как они реализуют призыв к действию.
Обратитесь к вашим представителям по поводу призыва к действию.
Ознакомьтесь с причинами отставки Мэрилин Пойтрас с должности уполномоченного по расследованию дела о пропавших без вести и убитых женщинах и девочках из числа коренных народов.
Найдите локальную организацию, у которой есть предстоящие программы, где вы можете узнать больше. Во многих районах это Центр дружбы коренных народов.
Узнайте о том, как не срабатывает система социальной защиты детей Коренные семьи. Напишите письмо избранному представителю с просьбой об изменениях.
Помните, когда правительство Стивена Харпера отправило мешки с трупами коренным народам васагамак во время вспышки гриппа h2N1 вместо обученных медицинских специалистов с вакцинами?
Знаете ли вы, что существует отдельная и неполноценная система здравоохранения для коренных народов? Прочтите книгу Морин Люкс, раздельные кровати (2016).
Имейте в виду, что коренным народам было запрещено голосовать на федеральных выборах до 1960 года.
Есть ли у вас доступ к чистой питьевой воде? Тебе везет. Кроме того, «удача» не имеет к этому никакого отношения; эти условия были созданы исторически.
В такой «безопасной» стране, как Канада, 57% женщин из числа коренных народов подвергаются сексуальному насилию в течение своей жизни.
Напомним, что представители коренных народов были вынуждены выбирать между сохранением своего статуса в соответствии с Законом об индейцах и поступлением в университет или службой в вооруженных силах, и женщины утратили свой статус, выходя замуж за некоренного человека.
Узнайте, кто был вынужден покинуть ваш район до того, как вы туда переехали, много веков назад или совсем недавно из-за новостройки.
Представьте, что вы живете шесть недель в голодовке, не питаясь только бульоном. Чтобы получить встречу с премьер-министром. Здравствуйте, шеф Тереза Спенс.
Напишите премьер-министру Джастину Трюдо и попросите правительство выполнить обещания, данные им коренным народам на выборах 2015 года.
Есть ли у вашего ребенка школа поблизости? Поймите, что он получает больше финансирования, чем школы, находящиеся в резерве. По крайней мере, на 30%.
Активно ищите героев и образцы для подражания из числа коренных народов. Как насчет доктора Надин Кэрон, первой женщины из числа коренных народов, ставшей хирургом? Или атлет-ирокез Ваник Хорн-Миллер? Или историческая личность, такая как Танаделтур?
Есть ли в вашем районе политический кандидат из числа коренных народов? Даже если они могут не быть связаны с выбранной вами политической партией, позвоните им или отправьте им электронное письмо и начните разговор.
Кто был последним представителем коренных народов, получившим премию Polaris Prize?
Поддерживать права коренных народов на осуществление своего суверенитета. Например, узнайте о паспорте Конфедерации Хауденосауни.
Признать, что правовые нормы и законы коренных народов, регулирующие деятельность общества, существовали на этой земле до власти канадского национального государства.
Путешествуя, знайте, на чьей земле вы находитесь, в отпуске или путешествуя по работе.
Сделайте больше, чем Google.
Если вы говорите или исследуете коренные народы, включили ли вы какой-либо из их голосов?
Поддержите родителей из числа коренного населения, узнав о проблемах, с которыми они сталкиваются и которые часто являются сценариями, которые канадцы-поселенцы принимают как должное. Например, использование имен коренных народов в правительственных документах и то, как это может быть проблематичным. Но также как можно решить эти «проблемы», высказавшись открыто!
# НОДАПЛ.
Да, это все может показаться страшным! Продолжайте, если вы настроены.
Признать, что текущая (а иногда и неприятная) политика коренных народов регулируется Законом об индейцах.
Узнайте, почему мнения сенатора Линн Бейак сомнительны.
Рассмотрите разнообразные семейные формы, которые существовали здесь до прибытия поселенцев. Сюда входили прочные матрилинейные семьи в различных формах, например полиамурные отношения.
Знаете ли вы, что в Северо-Западных территориях и Нунавуте территориальный закон признает усыновление коренных народов по обычаям?
Напишите Роберту-Фалькону Уэллетту письмо в поддержку выступления на кри в Палате общин.
В этом году исполнилась двадцать седьмая годовщина так называемого «окского кризиса». Что вы о нем знаете?
Вы когда-нибудь задумывались, почему только английский и французский являются официальными языками Канады, когда на этой земле проживает не менее шестидесяти языков коренных народов?
Прочтите о решении Дэниела и его важности.
Узнайте об истории Чани Венджек, посмотрев «Минуту наследия». Знайте, что его историю рассказали тысячи других детей коренных народов.
Помните, что добрые намерения тоже могут навредить.
Знаете ли вы, что у коренных народов были изощренные способы ухода за нашими ландшафтами, чтобы предотвратить массовые пожары, наводнения и другие стихийные бедствия? Узнайте больше об этих методах.
Эту рыбу вы собираетесь поймать в эти длинные выходные? Выучите коренное слово, обозначающее это, и местные учения об этом.
Знаете ли вы, что в двух замечательно успешных голливудских фильмах были задействованы актеры из числа коренных народов? Смотрите Мелав Накех’ко из The Revenant и Юджин Храбрый рок из Wonder Woman!
Смотреть Alethea Arnaquq-Baril’s Angry Inuk .
Призывайте компании к ответственности в соответствии с вашей личной этикой и идеологиями.
Не думайте, что вы имеете право присутствовать на местной потовой или другой духовной церемонии.
НО если вас пригласили на церемонию — обязательно идите.Это большая честь!
Если вы действительно хотите, чтобы отношения между коренными и некоренными народами менялись, и взяли на себя обязательство сделать примирение частью вашего повседневного этоса.
При посещении музея относитесь к нему критически. Спросите, кто рассказывает историю, как этот предмет попал туда и какие процессы применяются при репатриации.
Рассмотрите грань между культурным присвоением и культурной оценкой. У Chelsea Vowel есть хороший блог об этом.
Подпишитесь на @ Resistance150 в Твиттере и узнайте, почему Канада 150 не является чем-то, что нужно праздновать для многих коренных народов. В конце концов, Канада не отмечает тот факт, что коренные народы существовали на этой земле с незапамятных времен.
Обратите внимание на то, что отмечается и отмечается в памятниках, парках и названиях улиц в вашем городе. Подумайте о том, как можно иначе рассказать общественную историю.
Выучите оригинальные названия мест.Узнайте, какие места были важны для коренных народов.
Откройте для себя мир блогов коренных народов. Зои Тодд, Эрика Вайолет Ли, Билли-Рэй Белкорт и Челси Гласный — одни из лучших.
Обдумайте слова, которые вы используете. Например, не называйте свою группу друзей «племенем», не называйте собрание «пау-вау» и не называйте лидера некоренного народа «вождем».
Узнайте истории, лежащие в основе вашей любимой музыки. Например, прочитайте о том, как бабушка Лилиан Рубчик, возможно, вдохновила на песню Джона Леннона «Imagine».
Посетите веб-сайт ближайших коренных народов или коренных общин. Прочтите их краткое введение и историю.
Найдите возможности узнать о том, как коренные народы воспринимают место, где вы живете. Поищите серию выступлений местного оратора или онлайн-ресурс.
Волонтерство в некоммерческой организации коренных народов.
Поддерживать СМИ коренных народов (газеты, радиостанции, сайты социальных сетей и телеканалы).
Если вы читаете новость, которая питается стереотипами, напишите письмо, чтобы пожаловаться и спросить мнение коренных народов о местных, национальных и международных новостях.
Прочтите Декларацию Организации Объединенных Наций о правах коренных народов. Наше правительство обязалось его реализовать.
Прочтите Индийский закон.
Прочтите отчет Королевской комиссии коренных народов.
Есть ли в вашем районе паблик-арт художников из числа коренных народов? Если да, посетите его и узнайте об артистах.
Прочтите In This Together: Fifteen True Stories of Real Reconciliation (2016) и запишите свой собственный момент, когда вы осознали суровую реальность колонизации Канады.
Сделайте сверка семейным проектом и вместе заполните пункты этого списка. Пригласите своих детей на мероприятия, вместе изучайте слова на языке коренных народов и, например, организуйте упражнения с одеялами для молодежи.
Создайте свой собственный Сад Сердца с посланиями поддержки для выживших в школах-интернатах.
Начните изучать и понимать культурный протокол. Знайте, что это будет меняться в зависимости от коренного народа и региона.
Обязуюсь быть пожизненным студентом за пределами Канады 150.
Найдите и узнайте об спортсмене из числа коренного населения. Среди нас есть игроки НХЛ и олимпийцы!
Берингов мост — один из способов рассказать историю миграции. Но у коренных народов есть собственное объяснение древних историй, и это нужно уважать.Читайте об этих разговорах здесь и здесь.
Поделитесь этим списком в социальных сетях.
Ищите и делитесь положительными историями о коренных народах, а не только отрицательными.
Пригласите местных коренных жителей на ваше мероприятие или организацию.
Знайте, что когда вы приглашаете коренных жителей, они часто перегружены и перегружены.
Дайте гонорар, если вы ожидаете, что человек из числа коренного населения будет вкладывать свое время и усилия.
Укажите в своей работе авторов и ученых из числа коренных народов.
Рассмотрите возможность использования в своей работе методологий исследования коренных народов. Книга Линды Тухиваи Смит « методологии деколонизации, » (1999) — единственная и самая важная книга для этого.
Хотите включить элементы или политику коренных народов в свое рабочее место? Нанять консультанта из числа коренного населения.
Спросите себя, как поддержать семьи коренных народов, потерявшие близких, в то время как расследование пропавших без вести и убитых женщин и девочек из числа коренных народов разваливается.
Ищите возможности для сотрудничества, охватывающие как формы знаний коренных народов, так и западные знания.
Обновите подпись электронной почты, чтобы отразить территорию, на которой вы живете и работаете.
Поощряйте учреждение, в котором вы работаете или учитесь, официально признать территорию.
Проверить Помни, сопротивляйся, перерисовывай: плакат радикальной истории, проект . Узнайте больше о проекте здесь и поддержите его здесь.
Сделайте финансовое пожертвование местной организации коренных народов.
Поддержите инициативы по переименованию Langevin Block и Ryerson University и узнайте, почему это важно.
Поддерживать инициативы по изменению расистских названий спортивных команд. Узнайте, почему это так важно для многих коренных народов.
Поддержите и отметьте устойчивость наземной экономики, такой как охота на тюленей.
Читайте художественную литературу авторов из числа коренных народов.Хорошим местом для начала является последняя копия The Malahat Review , которую вы можете бесплатно прочитать в Интернете здесь.
Если вы являетесь владельцем собственности, еще раз ознакомьтесь с документами, дающими вам «право собственности» на вашу землю. Подумайте, кто имеет право присвоить этот титул, а кто нет.
Закажите футболку «Колониализм 150» здесь.
В следующий раз, когда вы захотите поговорить с коренным жителем об их происхождении, постарайтесь не ограничивать обсуждение с точки зрения количества крови (т.е. сколько у них крови коренных народов или белой крови). Вместо этого спросите, к какому сообществу они принадлежат, и узнайте, как зовут их народ.
Активно стремиться к искоренению стереотипов о самобытности коренных народов, мягко исправляя людей. Например, «смешанная кровь» не означает метиса.
Сделайте финансовый или неденежный вклад в Национальный центр истины и примирения.
Обратитесь в свою альма-матер и узнайте, сколько представителей коренных народов входит в состав Совета управляющих или Сената.
Посмотрите несколько видеороликов 1491-х годов, чтобы посмеяться.
Посетите веб-сайт Walking With Our Sisters и узнайте, приезжают ли они в ваш регион.
Прочтите историю об одной пропавшей без вести или убитой женщине из числа коренного населения в вашем регионе.
Запомните ее имя и узнайте о ее жизни.
Ознакомьтесь с важной работой Синди Блэксток.
Узнайте, есть ли в вашей местной больнице лечебная палата для всех наций или что-то подобное.Если нет, попросите своего работодателя помочь его финансировать.
Приветствуем всех замечательных тетушек, кокумов, дзиджу и аага! Hai cho’o за ваше постоянное руководство и поддержку.
Поймите, что примирение — это не «чувство вины». Это знание, действие и справедливость.
Зачем останавливаться на 150? В конце концов, коренные народы празднуют тысячелетия на этой земле. Создайте этот список или начните и поделитесь своим.
Кристал Фрейзер, кандидат исторических наук в Университете Альберты, и Гвичья Гвич’ин из Инувик и Дачан Чу Генджик, Северо-Западные территории.Ее исследования посвящены истории школ-интернатов на севере Канады в послевоенный период.
Доктор Сара Комарниски — доктор истории в Университете Альберты, уроженка украинских поселенцев. В настоящее время она антрополог, изучающая искусство и ремесла, созданные пациентами из числа коренного населения в канадских «индийских больницах» с 1940-х по 1960-е годы.
Связанные
Общие правила и процедуры закупок | Стандартные практические руководства
Закупки
Закупка товаров и услуг для университета должна проводиться в открытой и конкурентной среде, чтобы обеспечить справедливые и разумные цены.Закупочная деятельность осуществляется в центральной Службе закупок, а также сотрудниками академических и административных отделов. Закупочная деятельность включает обязательства по надлежащей документации по сделке, финансовую ответственность, этичное поведение, соблюдение федеральных постановлений и постановлений правительства штата, а также соблюдение уставных документов и политик университетов.
Служба закупок предоставляет поддержку университетскому сообществу в выборе, приобретении, использовании и реализации товаров и услуг:
Максимальное увеличение покупательной способности университета за счет сосредоточения внимания на стратегическом поиске поставщиков и получении максимальной отдачи.
Использование своего опыта в переговорах по контрактам и управлении поставщиками на благо университета.
Оптимизация процессов и инвестирование в новые технологии для повышения эффективности администрирования.
Обеспечение того, чтобы покупки совершались в соответствии со всеми применимыми уставами, законами, постановлениями, кодексами и постановлениями университетов.
Минимизация рисков при сохранении гибкости в закупочной деятельности.
Служба закупок
Приобретение товаров и услуг является обязанностью Регентов.Согласно Постановлению 3.07 (2) (d) Совета управляющих, регенты делегировали ответственность за закупки исполнительному вице-президенту и финансовому директору, которые, в свою очередь, делегировали эту функцию Службе закупок. В результате Служба закупок несет ответственность за помощь подразделениям университета в процессе закупок и за надзор за всей закупочной деятельностью.
Посредством дальнейшего, но более ограниченного делегирования полномочий, подробно описанного в разделе 601.24 SPG Делегирование полномочий для привязки университета к внешним соглашениям по деловым и финансовым вопросам, уполномоченные конечные пользователи отдела могут выделять средства от имени университета, используя Заказ на покупку или карту покупки. (PCard).Конечные пользователи отдела не имеют права подписывать контракты; Это могут делать только лица, которым предоставлены такие полномочия в Таблице 1 — Делегации деловых и финансовых органов единой системы обмена сообщениями. Университет не связан и не признает обязательными какие-либо обещания или обязательства, взятые неуполномоченным лицом. Те, кто подписывает внешние соглашения или пытается связать университет любыми другими средствами без полномочий, могут быть подвергнуты судебным и дисциплинарным мерам вплоть до увольнения.
Only Procurement Services имеет право вести переговоры и подписывать соглашения.Однако в обязанности университетского подразделения входит:
Понимать и соблюдать обязательства университета по соглашению.
Понимать и контролировать работу поставщика и уведомлять Службу закупок о любых существенных проблемах с производительностью.
Дополнительная информация об обязанностях университетского подразделения доступна на веб-сайте Службы закупок.
Подразделения университета не имеют права изменять соглашения; только Служба закупок может это сделать, и только после тщательной проверки.Обратитесь в Службу закупок, чтобы запросить изменение или продление.
Университет требует специального разрешения и / или запрещает покупку определенных товаров и услуг. Эти ограничения исходят от различных подразделений университета. Эти подразделения несут ответственность за поддержание информации в таблице ограниченных товаров и за информирование Службы закупок о любых несанкционированных покупках.
Специальное одобрение не освобождает сделку от остальной части политики закупок, включая процесс конкурентных торгов.Подразделение университета обязано знать об ограничениях на покупку товаров или услуг в комбинациях полей диаграммы, на которые взимается плата. Если у сотрудника университета есть вопросы о том, запрещен ли какой-либо товар, необходимо связаться со Службой закупок до совершения покупки. Веб-сайт Службы закупок содержит множество ресурсов, в том числе таблицу ограниченных товаров и форму отчета о несанкционированных покупках.
Покупка на спонсорские средства
Покупки с использованием средств федеральной спонсорской поддержки должны производиться в соответствии с Единым руководством (2CFR 200): Единые административные требования, принципы затрат и требования к аудиту для федеральных наград.Принципы затрат для образовательных учреждений. Дополнительные требования к закупкам, необходимые для соответствия Единому руководству, можно найти на веб-сайте Службы закупок.
Этическое поведение
Необходимо проявлять осторожность, чтобы избежать умысла и проявления неэтичной практики в отношениях, действиях и общении. Вся закупочная деятельность, проводимая от имени университета, должна соответствовать стандартам, установленным федеральными законами, законами штата и местными законами; политика университета; Заявление Мичиганского университета об управлении; и процедуры Службы закупок.Чтобы получить дополнительную информацию о законодательных и нормативных обязательствах университета, посетите его ресурсный центр по соблюдению нормативных требований. Каждый факультет и сотрудник университета несут ответственность за то, чтобы университет сознательно не брал на себя никаких обязательств по закупке, которые могут привести к конфликту интересов. Подразделения, у которых есть вопросы по конкретной ситуации, должны обращаться в Службу закупок. Руководство Службы закупок принимает окончательное решение о том, имеет ли связанная с закупками деятельность намерение или видимость неэтичной практики.Служба закупок может потребовать от лиц, участвующих в оценке предложений поставщиков или контрактной деятельности, подписать соглашения о конфиденциальности и / или раскрыть информацию о конфликте интересов.
На
Службы закупок возложена ответственность за поддержание открытого и конкурентного процесса закупок товаров и услуг. Тендерные предложения и предложения от конкурирующих поставщиков будут оцениваться Службой закупок, которая также будет заключать контракты. В рамках своих управленческих обязанностей конечным пользователям в отделах рекомендуется сравнивать цены между поставщиками, даже если сумма покупки не требует официальной процедуры торгов.Открытая и конкурентная среда закупок требует, чтобы информация, относящаяся к процессу торгов, сохранялась конфиденциальной до его завершения.
Конфликт интересов
Университет особенно внимателен перед заключением договоров купли-продажи со своими сотрудниками, членами их семей или любым другим лицом, которое может быть воспринято как имеющее потенциальный конфликт. Ситуации, в которых поставщик, аффилированный с сотрудником университета, ищет контракт с университетом на предоставление тех же или аналогичных услуг, которые сотрудник предоставляет в его или ее должности в качестве сотрудника университета, требуют особого внимания из-за высокого риска конфликта.Сотрудники университета не должны принимать решения о закупках или иным образом влиять на решения университета вести дела с любым поставщиком, связанным с сотрудником университета, родственником сотрудника университета или любым другим лицом, которое может быть воспринято как потенциальный конфликт.
Сотрудники
Университета должны незамедлительно сообщать в письменной форме обо всех фактических или потенциальных конфликтах уполномоченному должностному лицу университета по мере возникновения или выявления фактических или потенциальных конфликтов. Аналогичным образом, назначенное должностное лицо должно в письменной форме сообщать обо всех фактических или потенциальных конфликтах Руководству Службы закупок.В случае выявления значительных конфликтов необходимо устранить или разрешить конфликты, как описано в разделе 201.65-1 SPG «Конфликты интересов и конфликты обязательств». Сотрудникам университета, которые не уверены в существовании конфликта, рекомендуется обращаться в Службу закупок за помощью в определении целесообразности раскрытия информации.
Государственный закон штата Мичиган № 317 от 1968 г. запрещает сотрудникам университетов требовать, вести переговоры, пересматривать, утверждать или иным образом представлять университет или поставщика, связанного с сотрудником университета, в сделках.В соответствии с Законом штата Мичиган № 317 от 1968 года, университет не может заключать договор с любым поставщиком, связанным с сотрудником университета, без предварительного раскрытия определенной информации Регентам и получения одобрения через 2/3 голосов Попечительского совета. Это раскрытие является публичным документом Regents ’Proceedings. Перед совершением сделки необходимо получить официальное одобрение. Лицо, нарушившее этот закон, виновно в правонарушении. Университет может избежать нарушения контрактов.
При покупке за счет федеральных спонсируемых средств применяются дополнительные требования Единого руководства в отношении конфликта интересов. Эти требования можно найти на сайте Службы закупок.
Чаевые от поставщиков
Сотрудники Университета не должны запрашивать и принимать деньги, ссуды, кредиты, развлечения, услуги или подарки от текущих или потенциальных поставщиков. Такие чаевые, даже если они кажутся незначительными, могут вызвать конфликт интересов или видимость конфликта интересов.В частности, сотрудники университетов никогда не должны принимать денежные вознаграждения от текущего или потенциального поставщика, который подал или может подать заявку на контракт с университетом, для которого рассматривается, разрабатывается или активно принимаются заявки на участие в тендере. Если будет сочтено необходимым посетить объект поставщика для демонстрации, университет оплачивает все связанные с этим расходы.
Конфиденциальность
Сотрудники Университета
должны обращаться с конфиденциальной или служебной информацией с должной осторожностью и с должным учетом этических и юридических последствий, а также правительственных постановлений.Сотрудники университета не имеют права сообщать сторонним лицам цены, сроки или условия, указанные другими поставщиками. Служба закупок должна предварительно одобрять все коммуникации с внешними сторонами относительно потенциальных или предполагаемых отношений, связанных с закупками.
сотрудника университета, получившие запросы по Закону о свободе информации (FOIA), должны связаться с офисом FOIA университета. Если запрос связан с закупками, сотрудник должен уведомить Службу закупок о запросе.
Закупки, отражающие ценности университета
Разнообразие, социальная ответственность и экологическая устойчивость занимают центральное место в миссии университета. Университет стремится предоставлять возможности для бизнеса поставщикам, которые помогают университету соблюдать эти ценности. Посетите веб-сайт MConnect для получения подробной информации о том, как университет способствует участию поставщиков, которое отражает эти ценности.
Пожертвования и взносы
Ресурсы университета будут использоваться для выполнения миссии университета.Статья IX, раздел 18 Конституции штата Мичиган была истолкована как строго ограничивающая пожертвование университетских ресурсов любому физическому или юридическому лицу. Сотрудники университета с вопросами о том, является ли сделка пожертвованием, должны направлять вопросы контролеру университета. Контролер университета должен одобрять любые пожертвования.
Налоги
Университетские покупки не облагаются налогами Мичигана с продаж и использования, если они используются в образовательных и благотворительных целях.Некоторые другие штаты также соблюдают это или имеют эквивалентное правило. Сотрудникам университета с вопросами по конкретной ситуации следует обращаться в налоговый отдел.
Финансовый контроль
При разработке в соответствии с описанием в разделе 500.01 SPG «Финансовые обязанности» средства финансового контроля обеспечивают разумную уверенность в эффективности и результативности операций, соблюдении законов и нормативных актов и надежности финансовой отчетности. Внутренний контроль закупок сосредоточен на заказе, утверждении, получении и согласовании.Каждое университетское подразделение должно иметь соответствующие политики и процедуры, обеспечивающие адекватный контроль на каждом из этих этапов процесса закупок, и должно разделять между двумя или более людьми обязанности на этих этапах; по возможности, между этими лицами не должно быть прямых подчиненных.
Безопасность и конфиденциальность информационных технологий
Все приобретения университетами информационных технологий или информационных товаров и услуг должны иметь приложение по безопасности как часть их контракта; и, при необходимости, пройти оценку конфиденциальности и безопасности, чтобы убедиться в соответствии университетской программе безопасности и государственным постановлениям.Пожалуйста, посетите веб-сайт Службы закупок для получения дополнительной информации.
Любой поставщик, имеющий доступ к информации о здоровье пациентов или студентах, должен соблюдать правила университета для защиты этой информации. Когда поставщик имеет доступ к этому типу информации, подразделения должны привлекать к транзакции Службу закупок.
Процесс от закупки до оплаты
Все покупки товаров и услуг должны производиться в открытой и конкурентной среде, чтобы гарантировать, что цены, которые платит университет, являются справедливыми и разумными.Ниже приводится схема соответствующих шагов, которые нужно предпринимать каждый раз при совершении покупки. Хотя на некоторых из этих этапов требуется участие Службы закупок, ее сотрудники могут помочь на всех этапах. Обратите внимание, что покупки на сумму 10 000 долларов и более также должны проходить в рамках процедуры конкурсных заявок, как описано в разделе «Процесс конкурсных заявок» ниже.
Определить потребности
Первым шагом в процессе покупки является определение потребности. Следует указать спецификации, стандарты производительности и / или объем работ.Эти вопросы должны носить общий характер, чтобы обеспечить достаточную конкуренцию при их выполнении; они не должны содержать ссылки или быть написаны специально для конкретной марки, модели или компании.
Определите потенциальные источники
Университет требует и поощряет конкуренцию среди поставщиков в предоставлении университету товаров и услуг. Конкуренция предоставляет университету прекрасную возможность закупать товары и услуги по лучшей цене. Соответственно, лица, участвующие в выборе поставщика, несут ответственность за широкий и полный поиск жизнеспособных поставщиков.Источники товаров или услуг следует рассматривать в следующем порядке:
Внутренний поставщик услуг
Внутренний поставщик услуг — это университетское подразделение, которое предоставляет товары и / или услуги другому университетскому подразделению. Связанные расходы выставляются на счет принимающей единице с использованием утвержденной ставки пополнения.
Поставщик со стратегическим контрактом Стратегические контракты
— это контракты с поставщиками, которые прошли через конкурентный процесс, и условия были обеспечены по наилучшей цене и доступны для авторизованных пользователей всего университета.Эти поставщики предоставляют товары и услуги с благоприятными условиями в отношении ценообразования, доставки и других факторов и, таким образом, являются предпочтительным источником для покупки товаров или услуг у внешних организаций. Перед размещением крупных заказов по стратегическим контрактам необходимо связаться со Службой закупок, так как на заказы могут быть предусмотрены дополнительные скидки.
Другой поставщик
Если ни один из вышеупомянутых источников не предлагает товары или услуги, в которых нуждается подразделение, необходимо связаться со Службой закупок для определения других поставщиков.Служба закупок может заключить контракт на уровне отдела, если существует потребность в закупках, уникальная для конкретного подразделения, и либо 1) подразделение будет осуществлять повторяющиеся закупки товара и / или услуги у одного и того же поставщика в течение определенного периода времени, либо 2) контракт необходим для адекватного определения товаров и / или услуг, которые должны быть предоставлены.
Соберите котировки и выберите лучшее соотношение
Как правило, перед выбором одного из них рекомендуется оценивать транзакции и собирать котировки из различных источников.Самая низкая цена не всегда может быть лучшим соотношением цены и качества; Подразделения должны учитывать общую стоимость владения, которая включает закупочную цену, транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, осмотр, качество, доработку, техническое обслуживание, утилизацию и другие сопутствующие расходы. Подразделения должны приобретаться у ответственных источников, обладающих способностью успешно работать в соответствии с условиями университета, с учетом таких вопросов, как добросовестность поставщика, соблюдение государственной политики, отчет о прошлой деятельности, а также финансовые и технические ресурсы.Для покупок на сумму менее 10 000 долларов конечные пользователи отдела должны узнать цены у поставщика до создания заказа на поставку. Покупки на сумму 10 000 долларов и более должны осуществляться в рамках процедуры конкурсных заявок, как описано в разделе «Процесс конкурсных заявок» ниже.
Оформить заказ
При заказе от внутреннего поставщика услуг следует связаться с университетским подразделением, предоставляющим товар или услугу, для получения инструкций о том, как разместить заказ. Способы оформления заказа по контракту с университетом различаются; Инструкции по соответствующему способу размещения заказа указаны на веб-странице этого Университетского контракта.Если заказ не осуществляется у внутреннего поставщика услуг, уполномоченные сотрудники университета могут заказывать товары или услуги, используя Заказ на покупку или PCard. Поскольку заказы на поставку предлагают университету лучшую юридическую и финансовую защиту, они являются предпочтительным методом заказа товаров и услуг. Тем не менее, следует связываться со Службой закупок до того, как будут совершаться какие-либо повторяющиеся закупки с помощью Заказа на закупку, поскольку контракт с поставщиком может быть более подходящим и эффективным.
Заказ на поставку — это механизм, который размещает заказ у поставщика и предоставляет способ оплаты счета; товары и услуги не должны приобретаться до получения поставщиком Заказа на закупку.Для получения информации о том, как запросить заказ на закупку, посетите веб-сайт Службы закупок. Объемы заказа, цены и график платежей в заказе на поставку должны быть установлены таким же образом, как поставщик выставляет счет.
Университетская карта покупок или PCard — это кредитная карта, выдаваемая авторизованным пользователям, которую университет выдает через банковское учреждение и которую университет платит напрямую. Карты PCcard предназначены для путешествий и хостинга, а также для нечастых транзакций за небольшие деньги.Раздел 507.10-1 SPG в отношении расходов на хостинг для командировок и бизнеса содержит подробную информацию об использовании PCard для покрытия командировочных расходов и расходов на хостинг. PCards следует редко использовать для совершения покупок в платежных системах, которые не обеспечивают видимость в выписке PCard приобретенных товаров (например, PayPal, Google Wallet и т. Д.). Если такая система является единственным способом, которым поставщик принимает платеж, необходимо предоставить подробные квитанции с указанием конечного поставщика и деталей товара.
PCard следует использовать, когда поставщик не принимает Заказ на поставку, а также при покупке товаров или услуг, недоступных через Внутренних поставщиков услуг или Контракты с университетом.Плата PCard не должна использоваться для совершения покупок, стоимость которых будет возмещена внешней стороной. Владелец карты несет ответственность за все покупки, сделанные с его или ее карты, и должен хранить все необходимые квитанции. Держатели карт или их представители должны ежемесячно оплачивать транзакции PCard в Concur и получать одобрение соответствующего университетского подразделения.
Держатели карт должны обращаться в Службу закупок по мере возникновения или выявления потребностей для 1) закупок у одного поставщика или для любого товара или услуги на сумму 5000 долларов или более; 2) покупка любого товара или услуги на сумму более 25000 долларов в год; или 3) более шести покупок любого товара или услуги в год.Служба закупок поможет держателю карты определить, подходит ли другой метод закупок.
Получение товаров или услуг
Подразделения университета несут ряд обязанностей, связанных с получением товаров и услуг. Система внутреннего контроля университета требует надлежащего разделения обязанностей при выполнении этих задач, т. Е. Разные лица выполняют различные функции процесса закупок. Лица, уполномоченные закупать товары и услуги, могут не одобрять эти транзакции или быть подключенными к оплате этих транзакций.
В соответствии с практикой университетов поставщики осуществляют прямые поставки либо к месту нахождения конечного пользователя отдела, либо к соответствующему пункту получения. Поставщики могут направлять поставки только по адресу университета или в другое утвержденное университетом место. Рекомендации по выбору подходящего адреса для получения товаров доступны на веб-сайте Службы закупок.
При получении университетское подразделение должно немедленно осмотреть посылку, чтобы убедиться, что она правильная, полная и не повреждена.
Если есть какие-либо проблемы, связанные с заказом, включая расхождения в цене или сумме, неправильные или отсутствующие товары и т. Д., Следует немедленно связаться с поставщиком.
Если товар поврежден, сохраните все материалы и свяжитесь с грузоотправителем, чтобы он приехал и осмотрел товары.
В случае возникновения любой из этих ситуаций, а также при возникновении проблем с доставкой или производительностью поставщика обратитесь в отдел отдела счетов к оплате до истечения срока платежа, чтобы запросить приостановку платежа.После оплаты счета возможности Службы закупок по оказанию помощи в разрешении споров уменьшаются.
Если есть проблема с полученными товарами или услугами, которые были приобретены по контракту с университетом, Служба закупок может оказать помощь в разрешении споров с поставщиками. Для отслеживания производительности поставщиков университетские подразделения должны уведомлять Службу закупок о любых существенных проблемах с производительностью поставщика.
Наконец, университетское подразделение отвечает за возврат предметов, которые необходимо вернуть, и за проверку того, что соответствующая комбинация полей диаграммы, если это необходимо, внесена в соответствующую запись.
Выставление счетов и оплата
Accounts Payable отвечает за обработку платежей за товары и услуги поставщикам в соответствии с политикой и стандартными процессами университета, внешними положениями и требованиями законодательства. Отправка счетов-фактур непосредственно в отдел расчетов с поставщиками является стандартным процессом для поставщиков. У поставщиков, отправляющих счета в университетские подразделения, могут возникать задержки в оплате. Если университетское подразделение получает счет-фактуру, его следует немедленно отсканировать, а копию этого счета следует отправить по электронной почте в отдел расчетов с поставщиками.
Когда университетское подразделение утверждает платеж, это свидетельствует о том, что оно получило товар или услугу, если применимо; что сумма платежа верна; что оплата должна быть произведена; и что оплата соответствует бизнесу.
Согласование заявлений
Подразделения университета должны своевременно согласовывать свои отчеты о деятельности и отчеты PCard:
Проверяйте бизнес-целесообразность каждой транзакции.
Подтвердите, что все покупки были допустимы и не выходили за рамки бюджета и расходов.
Обеспечить надлежащую отчетность о платежах поставщикам.
Устраните все ошибки как можно скорее.
Убедитесь, что были сделаны правильные кредиты.
Убедитесь, что использовался соответствующий метод покупки.
В рамках этого процесса отчет должен быть сопоставлен с заказом на поставку и отборочной накладной или другой документацией, которая документирует транзакцию.
Ведение записей
Подразделения университета должны вести записи для всех транзакций, как описано в разделе 604.1 SPG, Ведомственное хранение деловой и финансовой документации . При покупке на спонсорские средства требования к удержанию могут быть намного дольше; вопросы, касающиеся требований к удержанию, следует направлять в спонсируемые программы.
Процесс конкурсных торгов
Регенты требуют, чтобы все транзакции на сумму от 10 000 долл. США проводились на конкурсной основе.Конкурсные торги — это процесс, который позволяет университету должным образом изучать рынок и приобретать товары и услуги по справедливым и разумным ценам. Это помогает гарантировать, что университет получает товары и услуги по наилучшей цене, а также удовлетворяет федеральным, государственным и университетским требованиям. Служба закупок является уполномоченной организацией для проведения конкурсных торгов. Для транзакций на сумму менее 10 000 долларов подразделения могут запросить Службу закупок для проведения конкурсных торгов.
Товары или услуги, приобретенные у внутренних поставщиков услуг, освобождаются от этого требования, поскольку транзакции являются внутренними для университета. Аналогичным образом, поскольку Служба закупок уже завершила конкурентный анализ поставщиков с университетскими контрактами, нет необходимости проводить еще один конкурсный процесс торгов для закупок по этим контрактам. Пределы ставок, где это применимо, указаны на веб-страницах конкретных университетских контрактов.
Разделение транзакции на меньшие суммы в долларах, отсрочка, колеблющиеся покупки и использование нескольких сотрудников для покупки одинаковых или связанных товаров во избежание процесса конкурентных торгов являются серьезными нарушениями политики.Обо всех сделках, признанных нарушающими процесс конкурсных торгов университета, будет сообщаться Регентам как о несанкционированных покупках. Сотрудники, ответственные за нарушение транзакции (транзакций), могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.
Несмотря на то, что Служба закупок проводит конкурсные торги, университетские подразделения также несут ответственность. По запросу Служба закупок окажет содействие университетским подразделениям в выполнении любых их обязанностей, связанных с процессом конкурсных торгов.
Отправить технические характеристики
Подразделения университета должны изложить и представить в Службу закупок подробные спецификации, стандарты эффективности и / или объем работ на необходимые товары или услуги. Эти элементы должны быть универсальными по своему характеру, чтобы обеспечить достаточную конкуренцию при их выполнении; они не должны содержать ссылки или быть написаны специально для конкретной марки, модели или компании. Если для разработки спецификаций заявок требуется помощь поставщика, поставщик не может подать заявку без одобрения директора службы закупок, и все собранные или подготовленные материалы должны быть переданы всем потенциальным участникам торгов.
Запрос предложений
В соответствии со спецификациями, которые предоставляет университетское подразделение, Служба закупок разрабатывает и выдает запрос на информацию (RFI), запрос цен (RFQ) или запрос предложений (RFP) для запроса предложений от поставщиков. Каждый поставщик получает одинаковые указания, информацию, условия. Служба закупок считает действительными только те предложения от поставщиков, которые соответствуют требованиям к торгам и отправлены в Службу закупок к указанному сроку.
Оценить предложения
Служба закупок
работает с университетским подразделением, чтобы оценить каждое предложение, чтобы определить, какое из них является наиболее выгодным для университета.
Открытая и конкурентная среда закупок требует, чтобы информация, относящаяся к процессу торгов, сохранялась конфиденциальной; сотрудники университета должны всегда вести себя этично, как описано выше. Поставщики должны связаться со Службой закупок для получения результатов торгов.
Заключение соглашения и вынесение решения
Служба закупок — единственный факультет университета, наделенный полномочиями вести переговоры и подписывать контракты на закупки. Конечные пользователи отдела не имеют права подписывать контракты; Это могут делать только лица, которым предоставлены такие полномочия в Таблице 1 — Делегации деловых и финансовых органов единой системы обмена сообщениями.
Процесс единственного источника
Штат Мичиган и федеральное правительство, наши грантовые агентства и другие заинтересованные стороны ожидают, что университет будет совершать покупки в открытой и конкурентной среде, чтобы гарантировать получение университетом справедливых и разумных цен.Поскольку процесс с единственным источником не включает ни исследование рынка, ни конкуренцию между поставщиками, университету сложно оправдать эти ожидания. Несмотря на эти недостатки, есть некоторые ситуации, в которых процесс из одного источника отвечает наилучшим интересам университета:
Если только один поставщик предоставляет товар или услугу.
Если покупка в экстренном порядке необходима, чтобы избежать или смягчить серьезное нарушение. В таком случае университетские подразделения должны сначала связаться со Службой закупок, чтобы одобрить покупку.
При подаче запроса на отклонение от стандартного процесса конкурсных торгов университетское подразделение должно заполнить Форму обоснования единственного источника и предоставить все необходимые приложения. Заполнение этой формы не гарантирует, что Служба закупок одобрит запрос. Товары или услуги, доступные от более чем одного поставщика, подлежат описанному выше процессу конкурентных торгов. Служба закупок поможет подразделению определить поставщиков и упростить процесс конкурентных торгов.
Подразделения
не должны создавать или пытаться создавать ситуации с единственным источником посредством задержки или других манипуляций в процессе закупок. Служба закупок будет работать с подразделениями, чтобы определить, существует ли ситуация с единственным источником, и в таких случаях оставляет за собой право согласовывать цены или запрашивать дополнительную информацию. По этим неконкурентным сделкам составляется отчет для ежеквартального представления Попечительскому совету.
Обработка заказа без закупки
Ваучер без заказа на покупку (Ваучер без заказа на покупку) — это метод оплаты, который используется в первую очередь для возмещения расходов гостям и студентам, которые не могут использовать Concur, а также для других централизованно используемых функций.Он также может использоваться в ограниченных обстоятельствах с предварительного одобрения Службы закупок для платежей, когда поставщик не принимает Заказ на поставку или PCard. Это не способ заказа. Ваучеры без заказа на покупку на сумму 10 000 долларов и более должны иметь предварительное одобрение со стороны Службы закупок. Кроме того, Ваучеры, не связанные с заказом на покупку, не должны использоваться для покупок, которые являются повторяющимися по своему характеру и на общую сумму более 10 000 долларов США в транзакциях в год с отдельным поставщиком, если Служба закупок не даст предварительного одобрения.Счета к оплате должны получить квитанции с утвержденными Ваучерами без заказа на покупку до обработки платежа. Конкретные рекомендации по возмещению командировочных расходов и расходов на хостинг приведены в документе SPG 507.10-1 «Политика в отношении расходов на командировки и бизнес-хостинг».
Мелкие наличные
Университет возмещает поставщикам наличными, когда использование Заказа на поставку или PCard нецелесообразно, а расходы составляют небольшую сумму в долларах. Подробная информация о политике, регулирующей мелкие денежные средства, содержится в SPG 507.02 Денежный фонд авансового платежа .
Техническое обслуживание поставщика
Если в процессе определения источника, из которого можно закупить товар или услугу, новый поставщик определяется как лучший источник, поставщик должен посетить веб-сайт программы MConnect, чтобы зарегистрироваться в университете. Подразделения университета не могут размещать заказ у поставщика до тех пор, пока группа поддержки поставщика не создаст запись о поставщике.
Поставщики и университетские подразделения могут запросить создание, обновление или деактивацию записи поставщика, и Центр общих услуг будет работать с ними, чтобы определить, уместно ли такое изменение.Посетите веб-сайт Shared Services Center для получения подробной информации об элементах, которые должны сопровождать запрос на техническое обслуживание поставщика.
Лучшие Лрактики
Университет постоянно стремится улучшить свою практику, чтобы обеспечить целостность и эффективность процессов закупок. Как крупный исследовательский университет, наша политика и практика закупок проверяются Управлением военно-морских исследований, которое ожидает от нас применения конкурентоспособных и современных методов ведения бизнеса.Мичиганский университет также является членом Совета по связям с государственными органами (COGR), ассоциации крупных исследовательских университетов США. Университет регулярно обменивается информацией о передовых методах закупок с другими членами COGR в рамках своих постоянных усилий по совершенствованию своей практики.
Поставщики | Премьер
Присоединяйтесь к новой платформе Premier для оплаты закупок, Remitra
^TM
Premier решил одну из самых сложных задач по эффективному управлению всем циклом обработки платежей для систем здравоохранения и поставщиков.Remitra была разработана для облегчения бремени выставления счетов и обработки платежей за счет использования платформы на базе искусственного интеллекта для оцифровки, отслеживания, согласования и обеспечения точности и беспроблемности обработки платежей. Наша интуитивно понятная облачная платформа оптимизирует каждую часть процесса, поэтому ваши счета оплачиваются быстрее и точнее. Если вы ищете более умный, простой и эффективный способ управления счетами, отслеживания заказов и тратить меньше времени на беспокойство о своей дебиторской задолженности, Premier и Remitra — это то, что вам нужно.Узнать больше

Наши члены нуждаются в высококачественной продукции, поиске поставщиков и квалифицированном управлении цепочками поставок. Им также необходимо эффективно управлять расходами, одновременно предоставляя безопасную и эффективную помощь пациентам или другие услуги. Вы способствуете удовлетворению их потребностей.
Приглашаем к сотрудничеству с Premier. На каждом этапе пути мы работаем над добавлением стоимости с обеих сторон, поддерживая прочные и взаимовыгодные отношения с поставщиками и системами здравоохранения, альтернативными объектами и другими предприятиями.
С кем мы работаем
Premier приветствует поставщиков всех размеров, от небольших стартапов, специализирующихся на одном продукте, до многонациональных конгломератов с разнообразными портфелями продуктов. Наше портфолио может позволить нам предложить широкий выбор членам нашего альянса.
Мы помогаем развивающимся компаниям позиционировать себя на национальном уровне, так же быстро, как мы помогаем существующим поставщикам сохранять конкурентные преимущества. Благодаря нашим хорошо разработанным программам, поощряющим как инновации, так и конкуренцию, мелкие и разнообразные поставщики успешно вышли на рынок и расширились на нем.
Для Premier важнее всего не размер вашей компании или продолжительность наших отношений. Мы работаем, чтобы наладить взаимовыгодные отношения сотрудничества с поставщиками, которые стремятся приносить максимальную пользу нашим членам.
Самые успешные поставщики, заключившие контракт с Premier:
Нацелен на обеспечение максимальной отдачи от национального соглашения
Готов выслушать наших членов
Гибкие и творческие
Активные и активные
Стратегические планы и подходы
Разумные и сосредоточенные в своих целях
Наши Программа Technology Breakthroughs гарантирует нашим участникам своевременный доступ к инновационным продуктам, обеспечивающим высококачественную и экономичную помощь.
Наш коллективный форум новаторов в сфере здравоохранения служит ресурсом, который поможет вам оставаться в курсе последних тем, касающихся политики в области здравоохранения, проблем и законодательства.
И если ваша организация ищет партнера для проведения исследований показателей здоровья и сравнительной эффективности, компания Premier Applied Sciences всегда готова помочь.
Зачем становиться лучшим поставщиком?
Premier управляет групповой закупочной организацией, которая является лучшим выбором для некоммерческих систем здравоохранения, научных работников и других учреждений, ищущих возможности заключения контрактов с высокой стоимостью в широком спектре продуктов и услуг.
Наша способность обеспечивать экономию для наших членов и рост доли рынка для наших контрактных поставщиков сделала нас одной из крупнейших в стране групповых закупочных организаций. Нас отличает стремление раздвигать границы и стремление помочь нашим членам добиться успеха.
Наши участники обращаются к нам за беспрецедентными данными и опытом, чтобы помочь им решить их самые насущные проблемы. И теперь, с учетом сложных требований реформы здравоохранения и постоянной необходимости повышать эффективность и находить сбережения, мы более согласованы с нашими членами, чем когда-либо.Вот почему так много поставщиков предпочитают работать с нами и понимают ценность, которую может принести наш альянс.
Присоединяйтесь к нам, чтобы получить прекрасную возможность стать частью нашей миссии по улучшению здоровья сообществ.
Репутация
2006 Лауреат Национальной премии качества Малкольма Болдриджа
Общий объем закупок группы превышает 67 миллиардов долларов
Институт Ethisphere назвал компанию ^® одной из самых этичных компаний мира ^® 14 лет подряд
Одна из самых сильных Кодексы поведения в отрасли
Одна из немногих компаний, признанных борцом за изменения в области экологического превосходства на основе практики Greenhealth в течение 14 лет подряд
Взаимоотношения
Текущее сотрудничество с центрами услуг Medicare и Medicaid (CMS), Институтом улучшения здравоохранения (IHI) и другими государственными и частными организациями
Более 4100 U.Больницы и системы здравоохранения S. объединились для быстрого повышения качества, безопасности и доступности медицинской помощи
Одна из самых больших долей рынка неострой и немедицинской помощи, с более чем 200000 других поставщиков и организаций
Идеи передовой практики получено от работы с поставщиками
Ресурсы для вас
Менеджер по контрактам / директор, который служит вашим связующим звеном, чтобы помочь с администрированием контрактов, навигацией по Premier и сообщением стоимости вашего контракта
Целенаправленное общение с нашими участниками, уведомляющее их о возможностях заключения контрактов и стимулирующее принятие
Специализированный сервисный центр, который доставляет своевременные ответы отвечает на вопросы и помогает в решении проблем с активацией цен
Группа стратегического взаимодействия с поставщиками, посвященная информированию о перспективах поставщика, оказанию поддержки стратегии продаж и решению проблем
Программа связи по контрактам для эффективного донесения вашей ценности до наших членов и сотрудников на местах
Встроенные ресурсы на местах в организациях наших членов, чтобы влиять на принятие контрактов, выполнять аналитику и управлять проектами поставок
Специалисты на местах, которые консультируют полевую команду Premier и членов по контрактам на клинические и технические поставки
Региональные директора, которые служат связями между Premier и спонсоры-участники, которые специализируются на программах неинтенсивной медицинской помощи
Консультанты по контрактам, которые обращаются как к неотложной помощи, так и к непрерывной помощи / аффилированным участникам, чтобы усилить возможности, доступные им по контрактам Premier
Как стать поставщиком
В конечном итоге комитеты членов Premier решают, получит ли поставщик контракт, но вам решать, как начать процесс заключения контракта.Он начинается с регистрации на Premierinc.com и представления нам ваших продуктов и / или услуг через PASSport 2.0 на портале для заявок поставщиков. По мере появления возможностей заключения контрактов новые и действующие поставщики регистрируют заявки; процесс присуждения обычно занимает один год. Помните, что заполнение формы ознакомления с продуктом не гарантирует, что вашей компании будет заключено групповое соглашение о закупках.
Начало работы
Зарегистрируйтесь у нас.
Заполните регистрационную форму, чтобы начать процесс заключения контракта с Premier.Дождитесь вашего электронного письма с подтверждением.
Если ваша заявка будет одобрена, вы получите электронное письмо с именем пользователя и временным паролем, необходимым для того, чтобы представить нам свои продукты и / или услуги через PASSport. Пожалуйста, дайте 48 рабочих часов для обработки и доставки. По вопросам обслуживания клиентов обращайтесь в Premier Solution Center по телефону 877.777.1552 (выберите вариант 1) или [email protected].
PASSport — это веб-инструмент электронного поиска поставщиков, используемый для централизованного управления всеми действиями по подбору поставщиков и торгам.Серия онлайн-модулей содержит инструкции по навигации по нашему электронному приложению для поиска поставщиков.
Зайдите в PASSport, чтобы зарегистрировать свою заинтересованность в торгах. Войдите в систему, используя имя пользователя и временный пароль, который вы получили по электронной почте (см. Шаг 2). Затем вы создадите свой постоянный пароль.
Просмотрите PASSport и зарегистрируйтесь в соответствующей категории или категориях контракта. Обратите внимание, не все категории открыты для регистрации. Отметьте свой календарь, чтобы вернуться и зарегистрироваться до начала ожидаемого квартала подачи заявок, если интересующая категория в настоящее время недоступна.Завершите обучение PASSport.
Возможности контракта
Чтобы помочь вам быть в курсе возможностей заключения контрактов с Premier, мы ведем Календарь предложений контрактов, в котором перечислены категории контрактов, открытые для приема предложений, а также ожидающие или закрытые.
Если категория закрыта, вы должны дождаться следующего цикла заключения контрактов, чтобы подать заявку, если только у вас нет нового продукта, который представляет собой значительный прогресс с точки зрения безопасности, клинических исходов или операционной эффективности по сравнению с тем, что доступно в настоящее время.Продукты, предлагающие значительный прогресс, могут рассматриваться в рамках нашей программы технологических прорывов.
Мы также предлагаем программу для мелких и разнообразных поставщиков, которая позволяет им заключать с нами более краткосрочные контракты. SEEDS (поиск источников образования и повышение квалификации для разнообразных и мелких поставщиков) помогает предприятиям, принадлежащим меньшинствам, женщинам, ветеранам, а также малым предприятиям расти темпами, соизмеримыми с их существующей деловой инфраструктурой и возможностями.
Процесс поиска поставщиков
Мы используем PASSport, веб-инструмент для электронного поиска поставщиков, для управления действиями по подбору поставщиков и циклам заявок, связанных с Календарем заявок на контракты.Отправленные вами ПАССЫ становятся частью нашего процесса сбора информации, поскольку наши специалисты по планированию продуктов собирают данные и факты о рынке, поставщиках, покупательских моделях и предпочтениях участников. Наша тщательная оценка продукта не только касается цены, но также исследует эффективность продукта, эффективность, надежность, сопоставимость, воздействие на окружающую среду и применение. Также могут быть приняты во внимание сопутствующие продукты в разработке.
Выбор продукта и критерии процесса
Члены
Premier через комитеты по подбору поставщиков конкретных услуг определяют, с какими поставщиками и продуктами заключен контракт.Критерии выбора могут различаться в зависимости от категории продукта и разрабатываются участниками, имеющими опыт работы с рассматриваемой категорией продукта.
Ряд критериев рассматривается во время идентификации, анализа и выбора нового продукта или технологии в Premier, включая, но не ограничиваясь:
Качество
Безопасность
Клиническое воздействие
Экономическая эффективность
Предпочтение врача
Воздействие на окружающую среду
Разнообразие
Прорывный потенциал
Ввод элемента
Процесс выбора продуктов Premier разработан следующим образом:
Стандартизированный, но гибкий. Многие факторы влияют на окончательный выбор продукта для контракта. Лучшие доступные клинические и рыночные знания, а также экспертные обзоры предоставляют больницам-участникам Premier информацию, необходимую для принятия правильного выбора продукта.
На основе доказательств. Продукты должны быть одобрены FDA и демонстрировать, что они выполняют то, для чего предназначены, безопасным и эффективным образом. Для сбора информации о продуктах используется ряд ресурсов, в том числе: рандомизированные контролируемые испытания, опубликованные в рецензируемых профессиональных журналах, тематические исследования, рыночные руководства или сравнения продуктов, полевые испытания, опросы клинического персонала, мониторы качества, данные об удовлетворенности клиентов и финансовые данные.Кроме того, Premier’s Safety Institute может оценивать информацию / данные о продукте, касающиеся безопасности пациентов и работников, а также экологических проблем.
Метрический привод. Функциональность продукта должна быть объективно измерена.
Прозрачный. Конечная цель Premier — гарантировать, что все поставщики и продукты рассматриваются и оцениваются последовательным, своевременным и справедливым образом, независимо от размера компании, широты ее продуктовой линейки или ее отношений с Premier.
Динамический. Процесс планирования продукта Premier формируется постоянно меняющимися потребностями его участников.
Разнообразие. Партнерство с Premier не обязательно означает, что вы должны иметь возможность поставлять свою продукцию на национальном уровне. Возможности существуют для поставщиков, которые являются региональными, а в некоторых случаях и местными по своему охвату. Premier вызывает интерес у мелких и разнообразных поставщиков.
Взаимозависимые. Никакая оценка продукции или решения о заключении контрактов не принимаются на пустом месте.Premier полагается на вклад своих членов при принятии решений относительно новых категорий продуктов и индивидуальных контрактов. Комитеты на основе членов, состоящие из врачей и других лиц, регулярно встречаются для рассмотрения новых продуктов и предлагаемых контрактов.
Этические принципы. Premier полностью одобряет и поддерживает Кодекс поведения для отрасли закупок медицинских групп, который подчеркивает стремление наших организаций помочь поставщикам медицинских услуг предоставлять самое качественное медицинское обслуживание по разумной цене, и делать это этичным и справедливым способом. все участники рынка здравоохранения.
Чтобы гарантировать, что поставщики имеют возможность рассматривать проблемы, претензии или жалобы, связанные с процессом заключения контракта, у нас есть политика рассмотрения жалоб поставщиков.
Присуждение контрактов
После фазы переговоров по контракту результаты представляются соответствующему членскому комитету по подбору персонала. Эти комитеты, сформированные из наших членов систем здравоохранения и других учреждений, определяют, с какими поставщиками заключаются контракты. Если вы заключите соглашение, наши участники будут иметь доступ к специально оговоренным ценам и условиям, которые вы согласовали с Premier.Участники будут решать индивидуально, использовать ли они свой вариант покупки продуктов или услуг по контракту, исходя из своих потребностей и других факторов.
Прорыв в технологиях
Став поставщиком по контракту, вы сможете представить свой продукт членам нашего альянса. Нет лучшего способа увеличить ваши продажи и доходы, повысить осведомленность на рынке и помочь нашим участникам сэкономить на продуктах и услугах, которые они используют каждый день.
Но что произойдет, если цикл конкурентных торгов завершится, а вы только что запустили новый инновационный продукт? Мы не хотим, чтобы нашим участникам приходилось ждать следующего цикла торгов, чтобы получить доступ к самым передовым продуктам, поэтому у нас есть программа технологических прорывов.

	Заказ на поставку	Счет-фактура
Кто это создает?	Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку.	Поставщики несут ответственность за создание счетов-фактур.
Когда отправлять?	Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета.	Создайте и отправьте счет-фактуру после получения платежа.
Какую информацию он содержит?	— Подробная информация о покупках (продукты / услуги и запрошенное количество) — Артикулы, номера моделей и торговые марки каждого товара — Цена — Дата доставки — Место доставки — Платежный адрес — Условия оплаты	— Номер заказа — Номер счета-фактуры — Подробная разбивка заказа со стоимостью