Дефектная ведомость на списание основных средств: образец
В том случае, когда объект основных средств (ОС) прекращает использоваться по причине морального или физического износа, и, следовательно, более не приносит экономические выгоды организации, такой объект в бухгалтерском учете необходимо списать (п. 29 ПБУ 6/01). В обоснование непригодности объекта к использованию может быть заполнена дефектная ведомость, примерный образец которой мы покажем в нашей консультации.
Форма дефектной ведомости
Мы приводили пример дефектной ведомости в нашем материале и указывали, что эту форму организация может заполнять для обоснования необходимости проведения ремонта объекта основных средств. В такой ведомости указывается объект ОС, который подлежит ремонту, сущность неисправности, а также рекомендуемые мероприятия для восстановления объекта в рабочем состоянии.
Конечно, аналогичную форму организация может использовать для подтверждения того, что объект ОС непригоден для дальнейшего использования и потому должен быть списан с учета. Для этого в дефектной ведомости на списание комиссия должна задокументировать причину морального или физического износа, а также тот факт, что объект не способен приносить экономические выгоды для организации, к примеру, по причине того, что он неработоспособен и ремонту не подлежит. Ведомость составляется уполномоченной на это комиссией и утверждается руководителем организации.
Выбранную организацией форму дефектной ведомости на списание объектов ОС необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
Пример дефектной ведомости на списание ОС
Приведем пример заполнения дефектной ведомости на списание объекта основных средств:
Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
Генеральный директор Мохов О.Л.
Как подтверждено актом сервисного центра ООО «Линт» от 31.08.2017 № б/н в результате перепада напряжения сгорела плата управления объекта основных средств. Стоимость ремонта сопоставима со стоимостью приобретения нового объекта со схожими характеристиками (счет на ремонт от ООО «Линт» от 31.08.2017 №12736, служебная записка менеджера Голикова Н.В.). В связи с изложенным, комиссия приходит к заключению о нецелесообразности восстановления объекта основных средств и рекомендует его списание.
Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./
|
На основании дефектной ведомости руководитель организации может составить приказ на списание объекта основных средств. Форму такого приказа мы приводили в отдельном материале. Приказ, в свою очередь, будет являться основанием для составления акта на списание объекта основных средств.
glavkniga.ru
Дефектная ведомость на списание основных средств
Дефектная ведомость на списание основных средств — образец такого документа имеется на нашем портале. Разберем, в чем особенности его составления.
Для чего нужна дефектная ведомость на списание ОС
Дефектная ведомость: структура документа
Итоги
Для чего нужна дефектная ведомость на списание ОС
Списание основных средств (например, в связи с поломкой и невозможностью отремонтировать объект ОС) — нередкая хозяйственная процедура на предприятиях. Выбытие ОС оформляют с использованием документов 2 видов:
- Подтверждающих факт списания ОС.
- Содержащих аргументацию относительно отсутствия возможности дальнейшей эксплуатации соответствующего ОС.
К первому типу документов можно отнести унифицированные формы ОС-4, ОС-4а и ОС-4б, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.
Подробнее об этих формах читайте в материалах:
Документ второго вида представляет собой дефектную ведомость, используемую:
- для обоснования экономической целесообразности списания ОС;
- проведения анализа причин выхода того или иного оборудования из строя;
- экспертного обоснования списания перед владельцами фирмы, инвесторами и иными заинтересованными лицами (желающими убедиться в том, что ОС списано правомерно).
Поэтому в ведомости необходимо обеспечить отражение фактов, неопровержимо указывающих на невозможность дальнейшей эксплуатации ОС и целесообразность его скорейшего списания.
О том, каким может быть такое обоснование, читайте в статье «Заключение комиссии по списанию основных средств – пример».
Дефектная ведомость: структура документа
В дефектной ведомости на списание ОС следует отразить:
- наименование компании и ее структурного подразделения, в котором числился списываемый объект ОС;
- данные о технических специалистах, которые провели экспертизу ОС и установили, что его невозможно эксплуатировать;
- перечень объектов ОС, которые были осмотрены техническим специалистом, их инвентарные и заводские номера;
- сведения о выявленных неисправностях и дефектах объектов ОС;
- заключение технических специалистов о целесообразности списания объектов ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации.
Документ должен быть заверен подписями технических специалистов, которые провели осмотр объектов основных средств.
Вариант образца дефектной ведомости на списание ОС доступен для скачивания на нашем сайте.
Скачать образец дефектной ведомости на списание ОС
Итоги
ФНС при налоговой проверке, собственник бизнеса, инвестор или вышестоящая управляющая компания, обнаружив выбытие объекта ОС по причине списания, может затребовать предъявление документа, подтверждающего правомерность этого действия. Таким документом становится дефектная ведомость. В ней отражается факт технического осмотра объектов ОС, фиксируются сведения о неисправностях и дефектах, а также приводится заключение специалистов о целесообразности списания ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации.
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
ПодписатьсяДефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец оформления, целевое назначение
Дефектная ведомость – это первичный документ, фиксирующий разнообразные дефекты, изъяны или неисправности устройств, механизмов, материалов, используемых на предприятии. Основным ее предназначением является контроль за качеством инструментов или материалов, как со стороны поставщиков, так и со стороны потребителей. Оформление документа является частью процедуры, предшествующей ремонту или восстановлению этих ценностей.
Основное назначение документа. Рекомендации по составлению
Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность, рано или поздно сталкивается с такой проблемой, как порча или износ материальных ценностей. Либо с другими факторами, препятствующими их нормальной работе или дальнейшему применению.
Процесс выявления непригодных к использованию ТМЦ предполагает документальное оформление этих фактов, с соблюдением норм и правил действующего законодательства.
Одним из таких сопроводительных документов является дефектная ведомость, составляемая при обнаружении материальных ценностей ненадлежащего качества, с целью их списания.
При оформлении в нее вписывают:
Составление документа
- полное наименование предприятия (компании, организации, фирмы)
- название структурного отделения, на балансе у которого числятся описываемые материальные ценности
- наименование и тип материальных ценностей
- выявленные недостатки или дефекты
- выводы и предложения по их устранению
- подписи уполномоченных членов комиссии
При выполнении разнообразных ремонтных работ, дефектную ведомость используют в виде акта учета издержек. Она выступает основанием для составления проектной документации и сметы расходов для выделения денежных средств на будущий ремонт (строительство):
- сооружений
- помещений
- зданий
- автомобильных дорог
- транспорта
- крыш
- механизмов
- оборудования
Данная ведомость является главным документом, подтверждающим факт поломки или износа производственного оборудования, имущества, материалов. Применяется в основном на предприятиях-гигантах, состоящих из нескольких структурных подразделений, имеющих в своем активе большое количество:
Она может предъявляться в органы налоговой инспекции, являясь свидетельством необходимости проведения ремонтных или строительных работ. Без дефектной ведомости компания не имеет права учитывать расходы на ремонт, при расчете налога на прибыль.
Порядок составления
Все крупные предприятия периодически проводят осмотр и проверку всех числящихся на балансе материальных средств. Обследование проводится визуально, глубокие и тщательные экспертизы проводятся лишь при необходимости. Предшествует проверке создание специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя. Каждый член комиссии должен иметь определенную квалификацию, позволяющую безошибочно определить вид неисправностей или дефектов, и возможные способы их ликвидации.
Не существует законодательно утвержденной формы документа, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец ведомости. Составив его самостоятельно, в произвольной форме, с учетом всех важных нюансов и деталей. В основном документ имеет вид таблицы, которая не должна содержать никаких исправлений и помарок.
Требования к оформлению:
Необходимые документы
- Обязательным является наличие первичной документации по всем хозяйственным операциям.
- Вся первичка должна быть составлена согласно утвержденным формам.
- Документы должны содержать все основные реквизиты, такие как название, дата оформления, название предприятия, содержание проводимой операции, ФИО ответственных лиц и их подписи.
- Любые исправления в документе должны быть согласованы с лицами его подписавшими, с указанием даты корректировки. По возможности лучше составить новый экземпляр.
- Обязательное наличие сводной документации.
- Желательно, чтобы все первичные и сводные документы составлялись на бумаге. При оформлении их в электронном виде, необходимо сделать дубликат на бумажных носителях.
Дефектная ведомость получает статус официального документа лишь при условии выполнения всех вышеперечисленных требований.
Правила оформления документа
Составить дефектную ведомость можно как на обычном листе бумаги, так и на фирменном бланке компании. Это не принципиально, как и то – написан он будет вручную или напечатан на компьютере.
В основном дефектовка составляется в нескольких экземплярах, для предоставления каждой из заинтересованных сторон. Все копии в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем предприятия и всеми членами комиссии. Ставить штамп на дефектной ведомости не нужно, так как она относится к внутренним документам организаций.
Все документы, после их использования по назначению, отправляются в архив на хранение, на время, установленное на законодательном уровне или предусмотренное правилами внутреннего распорядка компании.
Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости
При составлении дефектной ведомости можно ориентироваться на такой образец:
Порядок заполнения:
- В любом верхнем углу оставляется свободное место, предусмотренное для утверждения директором компании. Здесь пишется занимаемая должность, ФИО, название фирмы.
- В центре документа пишется его полное название и порядковый номер.
- Затем слева дата составления, справа – местонахождение компании (наименование населенного пункта, в котором она официально зарегистрирована).
- Указывается наименование осматриваемого объекта.
- Составляется основная часть документа, в виде таблицы состоящей из четырех столбцов:
- 1-й – порядковый номер
- 2-й – обнаруженные изъяны, поломки и недостатки
- 3-й – заключение экспертной комиссии (рекомендации и пожелания по устранению дефектов)
- 4-й – сроки ликвидации обнаруженных неисправностей
- Завершающими являются подписи членов комиссии, принимавших участие в обследовании материальных ценностей. Обязательно указываются их занимаемые должности и фамилии с инициалами.
Копии дефектной ведомости для предоставления их любым третьим лицам предприятие создает исключительно за свой счет. Помимо этого, контролируют сохранность данной документации сотрудники компании, отвечающие за создание безопасных условий для хранения бухгалтерских документов. Право на изъятие учетной документации имеют только уполномоченные органы (налоговая инспекция, управление внутренних дел и др.).
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
Дефектный акт — что это такое, образец на списание основных средств, от сервиса, бланк, форма
В процессе использования или осмотра оборудования могут обнаружиться дефекты. Это значит, нужен ремонт или списание средств. Документальным основанием становится надлежащий акт.
Каковы особенности создания дефектного акта? Списание оборудования и основных средств в производстве или осуществление ремонта требует документального обоснования.
Необходимо указать причины неисправности или невозможности использования, то есть дефекты объекта. Для этого создается дефектный акт. Каковы особенности его составления?
Дефектный акт составляется при осмотре повреждений и неисправностей объекта. Документ становится основанием полного или восстановительного ремонта либо списания.
Составлением акта занимается специальная комиссия, утвержденная приказом руководителя. Члены комиссии осматривают объект и заносят полученные в процессе осмотра данные в бланк документа.
На основании заполненного дефектного акта принимается решение о дальнейшей судьбе имущества.
Отсутствие дефектного акта зачастую становится причиной непризнания налоговыми органами расходов на ремонт оборудования или объектов основных средств.
Это становится причиной доначисления налогов и применения штрафных санкций. При создании дефектного акта важно учесть три обязательных аспекта, которые должны отображаться в обязательном порядке:
| Четкая идентификация объекта | По штрих-коду, инвентарному номеру, маркировочному номеру, в зависимости от способа учета в организации |
| Выявленные дефекты | Обнаруженные и потенциальные при отсутствии ремонта |
| Действия | Которые необходимо выполнить |
Если ранее акт дефектации организацией не применялся, то вводить его в документооборот желательно постепенно. Например, на начальной стадии можно использовать такие акты в цехах, где наличествуют наиболее большие затраты на ремонт оборудования.
При этом не стоит использовать дефектный акт абсолютно для всего имеющегося оборудования. Для малоценного имущества можно применять менее трудоемкие и временно-затратные способы ремонта и списывания.
Что это такое
Актом именуется документ, который подтверждает какой-либо осуществленный факт. Дефектный акт является подтверждением выявления дефектов. В нем же содержатся рекомендации по устранению неисправностей.
Составляется акт на основании заключения комиссии экспертов. Внешне акт представляет собой таблицу, в которой указаны проблемные участки проверяемого объекта. Хотя форма акта может разрабатываться организацией самостоятельно.
В дефектном акте не отображается стоимость грядущих расходов. Основная цель документа это подтверждение фактического состояния объекта и обоснование последующих действий для приведения ОС или оборудования в рабочее состояние.
На основании дефектного акта составляется смета на ремонт, отчет о целесообразности восстановления объекта, приказ на проведение ремонтных работ, распоряжение о списании с учета.
Назначение документа
Составляется дефектный акт при:
- плановом осмотре имущества;
- осмотре объекта вследствие возникновения сбоев в работе;
- осмотре при приеме из ремонта;
- осмотре после монтажа;
- поступлении оборудования или ОС;
- вводе в эксплуатацию.
Составление дефектного акта обязательно, когда объект находится на гарантии или сервисном обслуживании. На основании акта списываются средства, затраченные на ремонт или восстановление.
В случае, когда объект не подлежит восстановлению, дефектный акт становится основанием для списания с учета.
Действующая нормативная база
Дефектный акт причисляется к первичной документации. На основании акта происходят операции, касающиеся ремонта или списания.
По этой причине при создании дефектного акта следует учитывать требования ФЗ №402 об обязательных реквизитах первичной документации.
Унифицированной формы дефектного акта не предусмотрено. Каждый хозяйствующий субъект самостоятельно разрабатывает и утверждает в учетной политике необходимый шаблон документа.
Можно руководствоваться унифицированными формами схожих документов. Помимо обязательных реквизитов в дефектном акте должны наличествовать данные касательно идентификации объекта, основания осмотра, условий использования.
Дефектный акт содержит рекомендации по устранению неисправностей. Но помимо того он может дополняться различными приложениями, подробно описывающими тот или иной дефект либо рекомендованное действие.
Для составления акта назначается специальная комиссия. В нее включают специалистов, способных верно оценить состояние объекта.
Так бланк «Акт дефектовки пропановых баллонов» заполнять должен исключительно представитель предприятия-наполнителя или наполнительной службы после проведения технического осмотра.
Заполняется акт в процессе дефектовки. Хранится документ не менее пяти лет – в составе документов на списание либо в бухгалтерии вместе с документами, касающимися ремонта активов.
Правильно составленный дефектный акт отвечает интересам предприятия, а значит, способствует улучшению результатов ее работы. Потому выявление дефектов осуществляется группой компетентных сотрудников, способных правильно оценить состояние объекта.
В комиссию для выявления дефектов включают:
| Представителей подразделения | Какое эксплуатирует объект осмотра – подписывают акт. Они инициируют ремонт, первыми выявляют нарушение работоспособности и наиболее заинтересованы в устранении дефектов |
| Представителей ремонтной службы | Заполняют акт. Их задачей становится восстановление объекта и следовательно, они могут детально проверить объект и установить объем необходимых работ |
| Лиц, осуществляющих приемку оборудования | Или ОС из ремонта – контролируют процесс |
| Специалистов по экономическим вопросам и учету | Анализируют затраты, формируют отчетность |
В дефектном акте должны наличествовать реквизиты первичной документации. К таковым относятся:
- название документа;
- дата составления;
- название организации, составившей документ;
- содержание описываемого в документе факта;
- натуральные и/или денежные измерители с указанием единиц измерения;
- указание должностных лиц, ответственных за оформление документа;
- подписи указанных лиц с расшифровкой.
Утвержденный бланк
С 2013 года унифицированные формы первичной документации не обязательны к применению. Утвержденные шаблоны носят рекомендательный характер.
Однако закон не воспрещает использовать типовые формы в их изначальном виде. Так можно составлять дефектный акт, используя унифицированную форму ОС-16.
Данный акт применяется при оформлении дефектов, обнаруженных при монтаже, испытании, наладке оборудования, плановом его осмотре. Эта форма активно используется в самых разных отраслях для фиксирования дефектов оборудования.
Форма ОС-16 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003. Полное название документа звучит как «Акт о выявленных дефектах оборудования».
Но содержание этой формы никак не универсально и в некоторых случаях использование ОС-16 неприемлемо. Например, нельзя использовать подобный документ при выявлении дефектов объектов недвижимого имущества.
В таком случае организация утверждает собственную форму акта, учитывая требования по оформлению со стороны законодательства.
На замену дверей
По обыкновению дефекты имущественных объектов выявляются в процессе монтажа или эксплуатации. Составление дефектного акта на замену дверей может иметь различные последствия, что зависит от периода осмотра.
Здесь следует рассмотреть различные виды дефектов. Таковые могут быть:
| Эксплуатационными | Когда неисправности возникают вследствие использования в рабочих процессах |
| Конструктивными | Если наличие дефектов обусловлено неправильной конструкцией |
Если дефект дверей обнаружен в процессе планового осмотра, то в акте отображаются обнаруженные неисправности. Затем приводятся рекомендации специалистов по поводу целесообразности замены отдельных элементов.
Если ремонт дверей обойдется дороже, чем полная замена, то на основании дефектного акта дверь списывается. На этом же основании приобретаются новые двери. Другое дело, когда дефект обнаружен при монтаже недавно приобретенных дверей.
В этом случае рассматривать ситуацию следует в контексте закона «О защите прав потребителей». Согласно этому нормативу поставщик обязан в течение гарантийного срока заменить товар в случае обнаружения брака.
То есть дефектный акт, в рамках гарантийного периода, предъявляется непосредственному продавцу, который на основании документа должен осуществить замену дверей или устранить выявленные дефекты, оплата исходит от сервиса.
На списание
Дефектный акт может выступать основанием списания объекта. В этом случае значение имеет характер процесса дефектовки.
Оный может быть:
| Внешним | Оценивается внешнее состояние объекта, выявляются внешние повреждения, нарушения функциональности |
| Поузловым | Осматриваются отдельные составляющие комплексы оборудования, выявляются неисправные и работающие с нарушениями |
| Подетальным | Оборудование разбирается полностью и детали сравниваются по параметрам с изначальными размерами согласно условиям технической эксплуатации |
На основании осмотра специалисты, входящие в состав комиссии, определяют возможность восстановления объекта в целом, в том числе и посредством замены отдельных деталей.
Исходя из рекомендаций экспертов, составляется смета ремонта. Таковая становится основой отчета о целесообразности восстановления объекта.
При экономической невыгодности проведения ремонтных работ объект списывается. Также комиссия может сразу при осмотре прийти к выводу о необходимости списания объекта, что отобразит в своих рекомендациях.
Основных средств
Дефектный акт на списывание основных средств составляет комиссия, утвержденная приказом руководителя. Обязательно в состав комиссии включается специалист, способный оценить технические характеристики объекта.
При отсутствии такового в штате компании для оценки технического состояния может привлекаться сторонний эксперт.
Что надлежит указать в акте:
- Наименование акта.
- Дата составления и дата утверждения документа руководителем.
- Наименование предприятия, составившего документ.
- Название объекта ОС и его инвентарный номер.
- Перечень дефектов, выявленных при осмотре.
- Описание дефектов, причисленных к неустранимым, с точки зрения морального или физического износа.
- Технические параметры дефектов с указанием использованных единиц измерения.
- Должности членов комиссии и их подписи с расшифровкой.
Наглядно ознакомиться с примером заполнения дефектного акта на списывание основных средств можно рассмотрев заполненный образец документа.
Важно! Дефектный акт представляет собой первичный документ, предоставляющий техническое заключение по списываемым ОС, стоимостные показатели в нем не отображаются.
Мебели
Дефектный акт мебели, являющейся имуществом организации, целесообразно составлять в процессе инвентаризации имущества. Таковая в обязательном порядке осуществляется в преддверии составления годовой бухгалтерской отчетности.
При этом осуществляется плановый осмотр имеющейся мебели, и выявляются дефекты. Для часто используемой мебели, например в общественных учреждения, можно утвердить более частую инвентаризацию имущества.
При списании мебели следует учитывать сумму амортизационного износа. То есть при определении целесообразности ремонта в расчет принимается не начальная стоимость объекта, а сумма неамортизированной стоимости.
В дефектном акте следует указать первоначальную стоимость предмета мебели и сумму начисленной по нему амортизации. Если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость, мебель подлежит к списанию.
Если в бюджетной организации
В бюджетной организации стопроцентное начисление амортизации не является поводом для списывания имущества. Самортизированные объекты могут находиться в состоянии, пригодном для эксплуатации.
Поэтому списать имущество на основании дефектного акта можно лишь, когда выводы экспертной комиссии сводятся к невозможности использования объекта.
Отдельного внимания заслуживают дефектные акты бюджетных организаций, на основании которых осуществляется ремонт основных средств. Для отдельных отраслей предусмотрены унифицированные формы документов.
При отсутствии утвержденного бланка может использоваться самостоятельно разработанный документ. Главным условием является наличие в акте обязательных реквизитов, перечисленных в п.7 Инструкции к Единому плану счетов №157н.
При ремонте нового оборудования и выявлении дефектовки работ его при монтаже, используется дефектный акт по форме ОС-16.
Если основное средство передается на ремонт в специальное подразделение, то составляется накладная на внутренне перемещение по форме ОС-2.
В случае привлечения подрядчиков надлежит заключать с исполнителями договор подряда с оформлением акта приема-передачи ОС в ремонт. При приеме объекта из ремонта составляется акт приема-сдачи отремонтированного ОС по форме ОС-3.
При проведении подрядчиком ремонтных работ здания, какие признаны строительно-монтажными, к акту ОС-3 дополнительно прилагается акт приемки формы КС-2 и справка о стоимости исполненных работ формы КС-3.
Образец дефектной ведомости
Дефектная ведомость хотя и имеет сходства с дефектным актом, но все же обладает и отличиями. Данный документ создается по факту осмотра объекта, нуждающегося в модернизации либо ремонте.
Также ведомость составляют при принятии на ремонт имущества, находящегося на гарантии или сервисном обслуживании. Функции дефектной ведомости:
- замена объекта;
- составная часть общей сметы;
- доказательство осуществленного осмотра и присутствие дефектов.
Составляется дефектная ведомость как дополнение к дефектному акту. В отличие от дефектного акта в ведомости наличие обязательных реквизитов не обязательно, поскольку данный документ относится к внутренней документации.
Образец дефектной ведомости выглядит так:
- название документа;
- выявленные дефекты;
- перечень деталей, требующих замены;
- подписи составивших лиц.
На основании ведомости составляется дефектный акт. Непосредственно к дефектной ведомости может прилагаться смета на ремонт.
Форма акта дефектации двигателя
Структура акта дефектации двигателя выглядит примерно так:
- Название документа (акт дефектации двигателя, акт технического состояния).
- Дата и место составления.
- Состав комиссии с указанием должностей и фамилий.
- Данные владельца объекта.
- Данные привлеченных независимых экспертов.
- Сведения об осматриваемом объекте (номер двигателя, регистрационный номер авто, иные идентифицирующие данные).
- Результаты дефектовки (выявленные дефекты двигателя).
- Время начала и окончания осмотра.
- Использованные для осмотра технические приспособления.
- Условия осуществления осмотра.
- Рекомендации участников осмотра.
- Прилагаемые документы (фото, смета и т.д.).
- Подписи сторон.
Как и любой первичный документ, дефектный акт составляется в процессе осмотра объекта. Если это невозможно, то сразу же после завершения осмотра имущества.
buhonline24.ru
Дефектная ведомость на списание материальных ценностей образец
Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:
- обязательное оформление оправдательных документов для каждой хозяйственной операции; данные документы являются первичными в бухгалтерском учете;
- документы в обязательном порядке должны быть составлены согласно унифицированным формам первичной учетной документации.
В противном случае такие документы должны содержать обязательные реквизиты, а именно: название документа, дата составления, наименование организации, содержание определенной операции, название должностных лиц, которые ответственные за ту или иную хозяйственную операцию, их подписи.
Если же данная мера необходима, следует согласовать это с лицами, чьи подписи проставлены на документах. В таком случае необходимо указать дату корректировки данных на первичных документах.
Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Актуально на: 14 сентября 2017 г.
Пример заполнения дефектной ведомости на списание объекта основных средств
В том случае, когда объект основных средств (ОС) прекращает использоваться по причине морального или физического износа, и, следовательно, более не приносит экономические выгоды организации, такой объект в бухгалтерском учете необходимо списать (п. 29 ПБУ 6/01 ). В обоснование непригодности объекта к использованию может быть заполнена дефектная ведомость, примерный образец которой мы покажем в нашей консультации.
Мы приводили пример дефектной ведомости в нашем материале и указывали, что эту форму организация может заполнять для обоснования необходимости проведения ремонта объекта основных средств. В такой ведомости указывается объект ОС, который подлежит ремонту, сущность неисправности, а также рекомендуемые мероприятия для восстановления объекта в рабочем состоянии.
Конечно, аналогичную форму организация может использовать для подтверждения того, что объект ОС непригоден для дальнейшего использования и потому должен быть списан с учета. Для этого в дефектной ведомости на списание комиссия должна задокументировать причину морального или физического износа, а также тот факт, что объект не способен приносить экономические выгоды для организации, к примеру, по причине того, что он неработоспособен и ремонту не подлежит. Ведомость составляется уполномоченной на это комиссией и утверждается руководителем организации.
Выбранную организацией форму дефектной ведомости на списание объектов ОС необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
Пример дефектной ведомости на списание ОС
Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
ИНН 7731332719 / КПП 773101001
Генеральный директор Мохов О.Л.
Комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: бухгалтера Мякининой С.П., заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящую Дефектную ведомость по следующему объекту основных средств:
объекта основных средств
Как подтверждено актом сервисного центра ООО «Линт» от 31.08.2017 № б/н в результате перепада напряжения сгорела плата управления объекта основных средств. Стоимость ремонта сопоставима со стоимостью приобретения нового объекта со схожими характеристиками (счет на ремонт от ООО «Линт» от 31.08.2017 №12736, служебная записка менеджера Голикова Н.В.).
В связи с изложенным, комиссия приходит к заключению о нецелесообразности восстановления объекта основных средств и рекомендует его списание.
Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./
На основании дефектной ведомости руководитель организации может составить приказ на списание объекта основных средств. Форму такого приказа мы приводили в отдельном материале. Приказ, в свою очередь, будет являться основанием для составления акта на списание объекта основных средств.
Дефектная ведомость относится к первичной документации и фиксирует изъяны, поломки, всевозможный брак оборудования, устройств, материалов, используемых в деятельности предприятия. Для того, чтобы провести их ремонт и восстановление по всем правилам нужно соблюсти определенную процедуру, частью которой является составление дефектной ведомости. Следует отметить, что дефектный акт, также оформляемый при обнаружении недостатков в товарно-материальных ценностях не является точной копией ведомости и служит лишь приложением к данному документу.
Документ носит сопроводительный характер при выявлении различного рода дефектов. В него вписываются:
- наименование и тип оборудования или материалов,
- найденные повреждения,
- пути их устранения.
Далее данный документ служит основанием для написания сметы и выделения средств на ремонтные работы.
Своевременное устранение поломок и дефектов позволяет увеличить производительность труда в организации, избежать нештатных случаев и ситуаций, способных привести к угрозе жизни и здоровью сотрудников.
Надо сказать, что данный документ не является повсеместно распространенным. Как правило, он применяется только на крупных предприятиях, где большое количество структурных подразделений, различного рода товарно-материальных ценностей, сложного оборудования и технических устройств.
Большие компании периодически проводят специальные обследования на предмет осмотра и проверки числящегося на балансе оборудования. Для этого отдельным приказом от лица руководителя компании создается комиссия в количестве от двух человек. Члены комиссии должны обладать определенным уровнем квалификации, знаниями и навыками, необходимыми для того, чтобы точно определить тип поломки и те действия, которые необходимо предпринять, чтобы исправить оборудование, устройство или какую-либо иную товарно-материальную ценность.
Как правило, членами комиссии становятся специалисты технического отдела, сотрудники бухгалтерии и представители того структурного подразделения, к которому относится поврежденный объект.
Исследование является визуальным и достаточно поверхностным, никаких особых экспертиз и глубоких проверок в процессе него не проводится, более тщательный контроль осуществляется только при необходимости.
Правила составления дефектной ведомости
На сегодня нет унифицированного образца дефектной ведомости, обязательного к применению, поэтому составляться она может по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в учетной политике фирмы или в свободной форме. Тем не менее, есть ряд значений, которые отразить в ней необходимо. Это:
- название компании,
- дата и номер составления ведомости,
- всё, что касается самого объекта.
К параметрам последнего относится его наименование (оно должно совпадать с тем названием, под которым объект числиться на балансе предприятия), выявленные дефекты или поломки, желательно с указанием причин их появления – это входит в компетенцию обслуживающего специалиста, а также работы, которые требуется провести для их устранения – это часть функционала сотрудника ремонтного цеха (если таковой имеется на предприятии). Данный раздел ведомости должен быть оформлен в виде таблицы.
При необходимости в документ следует внести ссылки на всевозможные приложения (фото и видео свидетельства, дефектный акт и т.п.).
Ошибки, допущенные в ведомости, можно исправлять, аккуратно зачеркнув их и сверху написав корректную информацию, заверенную подписью ответственного лица и поставив дату исправления. Однако, наиболее предпочтительный способ – при возможности заново составить и подписать документ.
Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.
Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.
После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.
Образец составления дефектной ведомости
- Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
- его должность (директор, генеральный директор),
- фамилия, имя, отчество,
- полное название компании.
- Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже – населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
- Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
- в первый столбик которой вносится порядковый номер,
- во второй – дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
- в третий – требуемые меры по их устранению,
- в четвертый – сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
- В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.
Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.
Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку9raquo; своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.
Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:
- хозяйственный – необходимость зафиксировать дефекты и спланировать необходимые действия для ремонта (модернизации) и профилактики;
- налоговый – на основании ведомости просчитывается эффективность инвестиций в ремонт и списание соответствующих расходов, что жестко контролируется налоговыми органами;
- уточняющий – данный документ является определяющим при установлении типа необходимых работ (ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление), а значит, их ценовой категории.
На что обратить внимание при составлении ведомости
Поскольку «дефектовка9raquo; является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.
- Марка автомобиля, названия деталей, наименование ремонтной организации должны быть приведены без сокращений.
- Ведомость должна сопровождаться приложениями – документами на приобретение деталей, выполнение отдельных видов работ подрядчиками и т.п.
- Документ должен быть обязательно заверен подписью ответственного лица, а также руководителя или бухгалтера. Обязательна подпись владельца авто об ознакомлении.
- Исправления и ошибки не допускаются.
- Документ должен иметь номер, который регистрируется в реестре «первички9raquo;.
- Заполнять ведомость следует от руки черной или синей пастой.
Внимание, только СЕГОДНЯ! Загрузка…
amvtrade.ru
Образец дефектной ведомости на списание основных средств
Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.
Дефектная ведомость на списание основных средств
№ 129-фз.
В частности:
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.
astbusines.ru
Дефектная ведомость: образец
Документ, составленный по итогам контроля качества объекта и содержащий перечень имеющихся у него дефектов, обычно именуется дефектной ведомостью. Бухгалтерское или налоговое законодательство не определяет конкретные случаи, когда может составляться дефектная ведомость. Это означает, что такая ведомость, в принципе, может подтверждать наличие дефектов у разнообразного вида имущества: материалы, товары, основные средства и т.д.
Однако на практике чаще всего дефектная ведомость составляется по объектам основных средств, которые в связи с выявленными у них дефектами подлежат ремонту или списанию. О том, как можно оформить дефектную ведомость при списании не пригодных к дальнейшему использованию объектов основных средств, мы рассказывали в нашей консультации.
В этом материале расскажем о применении дефектной ведомости в обоснование ремонта основных средств, а также приведем пример заполнения такой ведомости.
Форма дефектной ведомости
Единой формы составления дефектной ведомости нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. При разработке формы бланка организация может воспользоваться унифицированной формой № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) или даже отраслевой формой дефектной ведомости, утвержденной соответствующим ведомством. К примеру, можно обратиться к дефектной ведомости по форме № ВУ-22 ЭТД (утв. Распоряжением ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) или ведомости дефектов по форме № 1 (утв. Распоряжением Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).
Выбранную для применения форму необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
Что указывать в дефектной ведомости?
Учитывая, что цель дефектной ведомости – подтвердить наличие дефектов в объекте основных средств и обосновать необходимость его ремонта, соответствующая информация и должна быть указана в дефектной ведомости. Так, в ведомости, в частности, отражается следующая информация:
- наименование объекта основных средств и его инвентарный №;
- виды выявленных дефектов, их характеристика;
- объем предполагаемых ремонтных работ и их стоимость (при возможности оценки).
Дефектная ведомость обычно составляется комиссией. Эта комиссия может быть создана специально для выявления дефектов основных средств. А может этими вопросами заниматься и та комиссия, которая была назначена для проведения инвентаризации объектов основных средств.
Осмотр объектов основных средств на предмет дефектов может производиться как в плановом порядке (например, ежеквартально), так и на основании отдельного распоряжения руководителя. В последнем случае это происходит, скажем, когда дефект был выявлен лицом, ответственным за конкретный объект основных средств или использующим его в работе, и такой сотрудник инициировал проверку качества основного средства. Ссылка на приказ руководителя в таком случае обычно приводится в дефектной ведомости. При необходимости к дефектной ведомости прикладываются эскизы, фотографии дефектов, иные сведения.
Утверждает дефектную ведомость руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Составленная и утвержденная дефектная ведомость – основание для последующего проведения ремонта объекта основных средств.
О бухгалтерском учете ремонта основных средств мы рассказывали здесь.
Приведем для дефектной ведомости образец ее заполнения.
Учитывая, что в налоговом учете важно обеспечить не только документальное оформление, но и экономическое обоснование расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), составление дефектной ведомости позволит организации избежать претензий со стороны налоговиков при проведении ремонта основных средств (Письмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94). Но это при условии, что по своему характеру понесенные затраты были связаны именно с ремонтом. Ведь если объект основных средств исправен, а организация вкладывается в него, — это модернизация или реконструкция. И затраты на них списываются через амортизацию. Подробнее о том, в чем отличия, в частности, капитального ремонта от реконструкции, мы рассказывали здесь.
Обращаем внимание, что если организация проводит модернизацию или реконструкцию основных средств, составлять дефектную ведомость не нужно.
glavkniga.ru
alexxlab